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公司人事檔案管理制度范文第1篇

供電企業(yè)的人事檔案管理工作中存在較多的問題，具體分析來看，主要是有四個方面的問題。首先，是人事檔案管理制度方面的問題，供電企業(yè)的人事檔案管理制度不夠完善。這是由于企業(yè)本身存在人事檔案管理意識淡薄的情況，企業(yè)的精力和資金投資過多地投放在生產(chǎn)經(jīng)營上，長此以往，導致了供電企業(yè)人事檔案管理制度的不健全、供電企業(yè)的人事檔案管理不規(guī)范的問題。其次，是內(nèi)容不完整、準確性不足的問題。供電企業(yè)的人事檔案尤其是員工工資、職稱、履歷等的變動情況等材料的完整性不足，使得企業(yè)的人事檔案未能很好反映當前情況，且有時也可能會給員工帶來不可彌補的損失；目前現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理推廣使用的EPR系統(tǒng)和人力資源管控系統(tǒng)在人事檔案管理方面起著越來越重要的作用，但在這其中也發(fā)現(xiàn)存在著部分職工人員的電子信息與紙質(zhì)檔案材料之間不相符的情況，這也為人事檔案管理工作帶來了問題。第三，是人事檔案保管不嚴格的問題。一些企業(yè)的人事檔案管理既缺乏專用的設備，又沒有較好的保管條件，這極易造成人事檔案的遺失，當需要用人事檔案辦理相關手續(xù)時，就會造成麻煩。最后，是人事檔案管理信息化建設滯后的問題。雖然信息化隨著網(wǎng)絡信息技術的迅速發(fā)展成為了提高企業(yè)檔案管理工作的有效途徑，但還有很多供電企業(yè)的人事檔案管理存在信息化管理工具、技術手段落后等問題，導致企業(yè)的人事檔案管理不能很好地適應現(xiàn)代化的發(fā)展。

二、供電企業(yè)人事檔案動態(tài)管理的完善措施

人事檔案管理工作是企業(yè)人事工作中的重要組成部分，企業(yè)的人事檔案管理不僅具有重大的社會價值，而且人事檔案管理也能在企業(yè)制定決策時提供有力參考并促進人力資源的合理配置，其對企業(yè)的發(fā)展日趨起著關鍵的作用。供電企業(yè)的人事檔案管理工作的存在和發(fā)展是企業(yè)內(nèi)在、本質(zhì)的需要，對企業(yè)的生存和發(fā)展有著重要的影響。因此，針對供電企業(yè)的人事檔案管理，應突破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，選擇先進的、科學的新路徑，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理。對此，可以從以下幾方面入手。

1.完善、創(chuàng)新人事檔案管理制度

在供電企業(yè)的人事檔案管理工作中，要有效地改革不適應于新形勢發(fā)展的規(guī)章制度，消除傳統(tǒng)管理方式的弊端，及時建立更為先進的、科學合理的人事檔案管理制度，使企業(yè)的人事檔案管理更具規(guī)范化、合理性和有效性。完善人事檔案管理制度，供電企業(yè)需要依據(jù)人事檔案規(guī)范化管理的需要、結合人事檔案管理的工作實踐，制定并完善企業(yè)人事檔案管理各項檔案的管理規(guī)章制度，并要根據(jù)員工檔案的內(nèi)容、檔案標準等對企業(yè)職工的人事檔案資料進行規(guī)范的分類整理以及更新工作，并提高紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的同步性，最終實現(xiàn)人事檔案管理的標準化、規(guī)范化和完整化。

企業(yè)也可以建立起專業(yè)化的人事檔案管理機制來進一步完善人事檔案管理制度，不斷增強企業(yè)人事檔案管理的軟、硬實力。最后，還可以建立完善的人事檔案開發(fā)利用機制，即結合企業(yè)的實際發(fā)展情況、充分利用計算機網(wǎng)絡建立起適合企業(yè)自身實際發(fā)展需要的人事檔案管理檢索系統(tǒng)和一個完善的咨詢服務體系，以實現(xiàn)人事檔案管理的價值、檔案管理的目標，并實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)與外部的企業(yè)人事檔案管理環(huán)境之間的有效地溝通和聯(lián)系、實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理。對于供電企業(yè)的人事檔案管理，還需要增強企業(yè)的創(chuàng)新意識，創(chuàng)新管理模式。要著眼于形勢的發(fā)展、制度的更新，不斷更新、改進工作的方法。在企業(yè)的人事檔案管理工作進行過程中，檔案管理相關工作人員要積極創(chuàng)新，尋求有效的方法解決管理工作中出現(xiàn)的問題，以促進人事檔案管理工作效率及水平的提高。

2.重視加強人事檔案管理的信息化建設

隨著計算機信息技術的發(fā)展，在供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中也越來越廣泛地運用到計算機網(wǎng)絡技術。重視加強計算機網(wǎng)絡技術在人事檔案管理當中的運用以及其信息化的建設，是實現(xiàn)供電企業(yè)長遠發(fā)展的必要選擇。對于企業(yè)的人事檔案管理信息化建設，需要正確認識這項工作的必要性，供電企業(yè)要認識到企業(yè)人事檔案管理的信息化不僅是提升人事管理效率的必然選擇，也是提升企業(yè)核心競爭力的重要手段。要加強供電企業(yè)人事檔案管理的信息化建設，企業(yè)要做好三個方面的工作。第一方面，是建立起完善的人事檔案管理網(wǎng)絡，為實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建立基礎；第二方面，是建立并完善人事檔案管理的運行機制，保障工作的順利進行；第三方面，是要加強企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)資料的收集管理工作，對此要實現(xiàn)人事檔案管理工作流程的數(shù)字化、保證數(shù)據(jù)資源的及時更新以及人事檔案的資料的完整性。只有做好這三個方面的工作，才能更好地實現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化的管理。

3.加強人事檔案管理隊伍的建設

對于供電企業(yè)的人事檔案管理工作，需要大力宣傳其的重要性，以引起人們足夠的重視。同時，也要提高相關人事檔案管理工作人員的素質(zhì)、加強培訓提高他們的能力，以使其可以自如運用數(shù)字化、信息化手段來進行人事檔案管理，更好地服務企業(yè)。

三、小結

公司人事檔案管理制度范文第2篇

論文摘要：在我國社會實現(xiàn)由計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)型的過程中,人才的流動已經(jīng)成為一種客觀的事實,,但是在傳統(tǒng)人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發(fā),從人才強國的戰(zhàn)略高度,提出了相應的改革意見和建議。

檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，對了解歷史、查考現(xiàn)實、總結經(jīng)驗教訓、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項改革方案、描繪未來發(fā)展藍圖時，都要參考檔案資料;又如學校、單位、企業(yè)，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責任感、榮譽感、歸屬感等等。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強

傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規(guī)定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報考公務員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”?，F(xiàn)實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位;也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無法適應我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問題。

（三）社會主義市場經(jīng)濟進程中呈現(xiàn)“棄檔族”

過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務中心檔案托管費，且未作補交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調(diào)整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關、事業(yè)單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業(yè)，不關心員工人事檔案

與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業(yè)在招聘員工時也并不關心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調(diào)查表明，不關心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機關或國有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當重要的?！比缃瘢髽I(yè)必須在市場上尋找最優(yōu)秀的人才，以應對激烈的競爭。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國公司、民營企業(yè)、上市公司越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和各種所有制市場參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進的原因

人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰(zhàn)略的具體實施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業(yè)介紹機構帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。

二、對新型人事檔案管理制度的設想

（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質(zhì)

在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務，而且?guī)в泻軓姷恼涡?。出于深化機構改革和機關轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質(zhì)。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質(zhì)，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管公共部門或三資、民營企業(yè)都應在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權。為保障流動人員權益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調(diào)動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內(nèi)保留其人事檔案。

個人求職或服務的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權，原單位應無償提供。非經(jīng)個人授權，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。

（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經(jīng)授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作?！睘榱诉m應服務人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內(nèi)容?！边@些服務內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進經(jīng)濟發(fā)展的有效途徑。

(四)執(zhí)行“收支兩條線”

為了保證規(guī)定落到實處，應當收取少量服務費，必須嚴格執(zhí)行物價部門批準的標準，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務費要如數(shù)上繳政府財政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對行政事業(yè)費的管理措施，對企業(yè)則無法執(zhí)行，這也從另一個側面說明了企業(yè)是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務變成了企業(yè)行為。

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺上實現(xiàn)共贏，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

[1]胡偉.淺談人事檔案的特點和作用[J].科技，2004,(10).

[2]孫鵬.人事檔案如何更好地發(fā)揮作用[J].中國科技信息，2005,(06).

公司人事檔案管理制度范文第3篇

關鍵詞：企事業(yè)單位；人事檔案管理；研究與探討

當前，我國社會經(jīng)濟正飛速發(fā)展，事業(yè)單位也隨之發(fā)揮著日益重要的作用。隨著科學技術的不斷進步，我國逐漸進入信息化社會，事業(yè)單位中原有的人事檔案管理工作存在的諸多問題漸漸暴露了出來，如檔案管理人員選拔不嚴格，專業(yè)素質(zhì)和工作能力低等等，嚴重影響了人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。為了提高事業(yè)單位在人力資源管理方面的工作效率，必須要加強人事檔案管理工作，推進事業(yè)單位的變革。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.硬件設備太差

由于企業(yè)檔案室過于陳舊，配備的基礎設施太差，或者沒有專用的檔案存放地點，檔案保存不妥善，長此以往便出現(xiàn)了霉變、破損、紙張泛黃、字跡模糊等情況，影響了檔案資料的完整性。

2.管理人員專業(yè)素質(zhì)和綜合能力低

檔案管理是一項對管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力要求都非常嚴格的工作，而目前許多企業(yè)的檔案管理人員多是一些兼職人員，人員變動大，流動性強。這些兼職人員對于檔案管理工作缺乏專業(yè)性，并且在上崗時缺少必要的培訓，對人事檔案管理工作并不熟悉，技術水平不夠，專業(yè)知識不精，這些情況都會直接或間接地導致檔案資料的缺失或者是損壞。

3.檔案內(nèi)容不夠完善和全面

人事檔案資料的管理并不完善，沒有結合企業(yè)的自身情況，不具備企事業(yè)特色；檔案內(nèi)容也不全面，無法正確反映出一個人的個人經(jīng)歷和德才情況。

4.檔案的價值沒有得到充分利用

由于檔案資料不完善，無法全面反映人才情況，降低了檔案的利用價值。企業(yè)同時也沒有重視內(nèi)部的考核，沒有重視人事檔案的記錄，造成了人員和檔案分離的情況。

5.檔案管理模式太單一，無法適應職工層次的多樣性

與傳統(tǒng)的紙張管理方式相比，采用數(shù)字化和信息化管理不僅簡便快捷，還能大大降低費用成本。然而，當下采用數(shù)字化管理的事業(yè)單位卻很少，大部分事業(yè)單位仍然采用紙質(zhì)的管理手段。此外，按照干部人事檔案管理模式進行的檔案管理也無法適應職工層次的多樣性。

6.人事檔案管理體制太僵化，無法適應企業(yè)靈活的用人機制

隨著改革開放和市場經(jīng)濟的發(fā)展，公司的管理理念發(fā)生了重大變化，企業(yè)主要利用合同和協(xié)議來對員工進行法律約束，人事檔案越來越不被重視，導致了社會上出現(xiàn)了許多如“人檔脫節(jié)”、“死檔棄檔”等現(xiàn)象，現(xiàn)行的人才檔案管理機制已無法適應企業(yè)靈活的用人機制，必須要對體制機制進行革新。

二、改善人事檔案管理工作的具體措施

1.完善人事檔案管理制度，引進現(xiàn)代化管理設備與技術

人事檔案的管理工作繁雜瑣碎，且有一定的難度。為了提高管理效率，相關部門要積極引進現(xiàn)代管理理念和技術，投入經(jīng)費配備相關設備，對檔案室的整體環(huán)境做出整改，充分利用現(xiàn)代化管理設備來變革傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而提高管理效率和質(zhì)量。此外，完善人事檔案管理制度也是必不可少的。企業(yè)要制定檔案管理制度，施行統(tǒng)一的檔案管理措施，定期對管理人員進行考核，加強工作指導，從而促進事業(yè)單位人事檔案資料管理工作更加科學和規(guī)范。制度建立起來，信息收集、日常保管、借閱分享、開發(fā)利用等操作才會變得規(guī)范。

2.提高對人事檔案管理工作的重視，增強業(yè)務意識

管理部門要把提高對人事檔案管理工作的重視落到實處，可以舉行會議宣傳檔案管理的重要性，同時制定檔案管理制度，施行統(tǒng)一的檔案管理措施，定期對管理人員進行考核，加強工作指導，從而促進事業(yè)單位人事檔案資料管理工作更加科學和規(guī)范。檔案管理人員要認清人力資源管理的發(fā)展形勢，端正自己的工作態(tài)度，增強服務意識，積極主動地為企事業(yè)的檔案管理工作提供有效的信息服務。

3.建設高素質(zhì)管理人才隊伍

在選拔人事檔案管理的工作人員時，要摒棄隨意采用兼職人員的做法，提高人員標準，要求應聘人員必須要具備專業(yè)的檔案管理知識，要有一定的文學素養(yǎng)和政治覺悟，并且還能夠熟練操作計算機檔案管理系統(tǒng)。管理層要嚴格挑選，引進優(yōu)秀的管理人才。后期，要有計劃地對人事檔案管理隊伍進行思想宣傳，開展講座培訓，提高管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)，提升業(yè)務能力。除此之外，人事檔案資料屬于個人隱私，必須加強保護，因此要對管理人員進行法制教育，提高法律意識，完善檔案的保密制度，防止檔案資料泄露或外傳。

4.建立人事檔案網(wǎng)絡化管理模式，完善檔案內(nèi)容，增強人事檔案信息化服務

加強人事檔案信息化管理是提高管理工作效率的關鍵。要加強人事檔案信息化管理，就必須加強檔案信息化建設，建立人事檔案網(wǎng)絡化管理模式。首先，可以建立一個人才信息數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術把文字、圖片、視頻等信息收集起來轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)保存起來作為信息留存；其次，可以充分利用現(xiàn)代化管理設備來變革傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而提高管理效率，提高管理質(zhì)量，提高檔案管理信息化水平，有效保證資料的完整度，減少損失。

三、結語

綜上所述，做好事業(yè)單位人事檔案管理工作是保證事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展的重要舉措?，F(xiàn)階段，人事檔案管理工作還存在著硬件設備太差、管理人員專業(yè)素質(zhì)和綜合能力低、檔案內(nèi)容不夠完善和全面、檔案的價值沒有得到充分利用、無法適應企業(yè)靈活的用人機制等問題，需要完善人事檔案管理制度，引進現(xiàn)代化管理設備與技術，提高對人事檔案管理工作的重視，增強業(yè)務意識，建設高素質(zhì)管理人才隊伍，建立人事檔案網(wǎng)絡化管理模式，增強人事檔案信息化服務等，從而提高檔案管理效率。

參考文獻：

[1]周瑞廷.人事檔案管理在企事業(yè)單位中的重要意義經(jīng)驗談[J].辦公室業(yè)務,2017(11):143.

公司人事檔案管理制度范文第4篇

關鍵詞：人事檔案；必要性；有效措施

引言

人事檔案是企業(yè)人事管理活動中形成的，以個人為單位組合起來，以備考察的文字材料。就企業(yè)而言，準確、齊全、完整的員工人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。隨著社會的發(fā)展，經(jīng)濟文化社會和高等教育也隨之快速的發(fā)展，特別是信息技術的高速發(fā)展，檔案工作也隨之賦予更多的意義，不再是傳統(tǒng)的文件收集的作用，開始有了更廣闊的作用。人事檔案管理在企業(yè)管理建設中有著不可缺少的作用，是現(xiàn)實性與歷史性結合的產(chǎn)物，然而很多企業(yè)卻對檔案管理不夠重視，并沒有足夠的認識，因而，正確認識檔案管理規(guī)范化與公司管理建設之間的相互作用就顯得尤為重要，同時各部門檔案工作者對檔案工作的正確認識，有利于正確發(fā)揮發(fā)揮檔案工作的作用，為檔案工作取得公平、公正的地位，更有利于公司管理建設的發(fā)展，為公司創(chuàng)造更多的效益。

一、加強人事檔案管理工作的必要性

人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體，全面記載員工基本情況，反映著員工個人經(jīng)歷、能力和德才綜合表現(xiàn)；是企業(yè)全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。加強人事檔案管理工作的必要性體現(xiàn)在當前人事檔案管理工作的意義和現(xiàn)狀上，下面從這兩點出發(fā)分析加強人事檔案管理工作的必要性。

（一）人事檔案管理工作的意義

從職工角度看：人事檔案是對一個職工的個人學習、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績的原始記錄，是職工享受各種社會待遇的憑據(jù)以及解決勞動糾紛的依據(jù)，它關系到職工的切身利益。對職工個人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為流動人員提供身份認定和辦理社會保險；為員工代辦申報職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關的證明材料等等。

從企業(yè)角度看：（1）有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。人事檔案全面記錄了員工的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，通過檔案可以了解員工的過去，掌握現(xiàn)在，從而預測其發(fā)展?jié)摿?，及時發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒人才；依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚長避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。

（2）促進人力資源的合理配置。利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息，從而對其進行科學管理，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點，在組織內(nèi)進行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長，

促進部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學的現(xiàn)象產(chǎn)生，為企事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。

（3）有利于人力資源需求預測的科學化與規(guī)范化。影響人力資源需求的因素主要來自組織內(nèi)部，有效的人事檔案對分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應組織的變革與發(fā)展要求，制定科學的人力資源計劃起著重要作用，脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預測必然是盲目的。

（二）企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

1、對人事檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。因此，一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設服務。

2、管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

隨著人事制度改革向縱深推進，機構調(diào)整、內(nèi)部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投人不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

3、管理水平不高，管理手段落后

在設備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調(diào)用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。企業(yè)改革帶來一系列變化，如流動人員增加，外聘技術人員增加，使用期相對較短，而這些人缺少人事檔案，這就給企業(yè)識才、留才帶來了不便，反映這部分人的工作能力、業(yè)績、培訓方面的材料幾乎空白。

4、檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量差

填寫表格時隨心所欲，大約是在五年之內(nèi)才整理一次，材料中的數(shù)據(jù)不盡一致，履歷材料中，入黨時間、年齡不一致，鑒定材料滿是優(yōu)點。還有就是重要材料不能及時歸檔，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息，造成反映當事人近期動態(tài)情況的材料不全面。

二、加強人事檔案管理工作的有效措施

公司人事檔案管理制度范文第5篇

[關鍵詞]人力資源管理；人事檔案管理；作用

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）27-0049-02

人事檔案管理的好壞決定了人力資源的開發(fā)和使用的效率。人事檔案管理必須適應現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展服務職能，為人力資源開發(fā)、使用提供保障。人力資源管理是一種管理員工關系的戰(zhàn)略方法，它強調(diào)開發(fā)員工的潛能對獲取持續(xù)競爭優(yōu)勢有至關重要的作用。人力資源管理是以“人”為中心，高層管理人員應盡可能地培育并保持最佳員工隊伍，最大限度地實現(xiàn)個人目標和組織目標的有機統(tǒng)一，使組織成長與個人能力發(fā)展相適應。人事檔案是員工信息的重要載體，歷史全面地記載著員工的基本情況，反映著每一個員工個人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。準確、齊全、完整的員工人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，并按有關規(guī)定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施，特別是對專業(yè)技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。人事檔案具有法律效用。認真搞好人事檔案管理，就能為決策者提供準確、齊全、完整情況。應該說人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個相當長的時期，無論對單位和個人都有不可替代的作用。

人事檔案是國家機構、社會組織在人事檔案管理活動中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。

人事檔案與人力資源管理的關系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發(fā)。

1 人事檔案管理與人力資源管理的關系

干部人事檔案是干部人事制度改革的重要環(huán)節(jié)，是人才信息的重要載體。在新形勢下，人事檔案如何與時俱進，為事業(yè)單位合理配置人才資源，更好地發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、提供可靠的信息參考，最大限度地發(fā)揮干部人事檔案的作用，人才與人力資源的充分開發(fā)與利用是社會發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)。隨著我國經(jīng)濟體制的改革和人事制度改革，合理正確地選用人才和配置人才已成為目前企事業(yè)單位亟須優(yōu)先考慮的問題。我國對人事檔案的定義是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動中形成的具有一定保存價值和有機聯(lián)系的原始歷史記錄。人力資源管理就是對與一定物力相結合的人力運用科學的方法進行合理的組織、培訓與調(diào)配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。人力資源管理的基礎是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優(yōu)劣將會對人力資源管理工作的有效性產(chǎn)生直接影響。人才與人力資源的充分開發(fā)與利用是社會發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)，人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，人事檔案管理根據(jù)人力資源工作的需求加強信息建設。

2 人事檔案管理對人力資源管理的意義

2.1 為人力資源開發(fā)提供真實可靠的信息和數(shù)據(jù)

人事檔案是現(xiàn)代社會人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生的成長歷程，可以說，人一生中所發(fā)生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時地發(fā)現(xiàn)新人，各盡其職，揚長避短，使人才得到充分的利用。人事檔案管理部門只有系統(tǒng)、有序、及時地開發(fā)人事檔案信息資源，有效地為其提供利用，才能充分顯示出它的價值，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，信息化是人事檔案管理工作的重要管理平臺和技術支撐，實現(xiàn)人事檔案管理信息資源的社會共享是人事檔案的發(fā)展方向。人事檔案管理信息化是以檔案原始資料信息為基礎，開發(fā)一些信息軟件，利用現(xiàn)代化工具使人事檔案管理資源信息化；即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)人事檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價值，提供必要的服務。

2.2 有助于對人力資源進行合理配置

隨著信息化、全球經(jīng)濟一體化加速和國內(nèi)法制體系的健全，以知識、信息、服務等為特征的新經(jīng)濟時代對傳統(tǒng)人事檔案管理實施了合理配置，進而更好地促進企事業(yè)單位的迅速發(fā)展。利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息，從而對其進行科學管理，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點，在組織內(nèi)進行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長，促進部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學的現(xiàn)象產(chǎn)生，為事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。

3 人事檔案管理不善對人力資源管理的阻礙作用

（1）人事檔案是一個人在社會實踐活動中成長的真實寫照，本應全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌，使考察者在翻閱檔案時能夠一目了然，如見其人。然而，如今人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，體現(xiàn)不出個性特色，失去真正意義上的參考價值，進而影響到員工的正常晉升和選拔，挫傷了員工的積極性，導致組織蒙受不必要的損失。

（2）人事檔案材料分散，內(nèi)容簡單雷同，降低了人力資源的效力

人事檔案應該全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌，然而，如今有些人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，無法體現(xiàn)個性特色，這種人事檔案對選人、用人失去了真正意義上的參考價值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還將會導致組織不必要的損失。因此大大降低了人力資源的效力。

4 完善人事檔案管理以服務現(xiàn)代人力資源管理

4.1 優(yōu)化人事檔案管理制度，增強人事檔案的動態(tài)性和真實性

人事檔案管理的活動中，應該及時對于不適應新形勢、新情況的規(guī)章制度進行改革，從而建立新的、適應新形勢的、更為合理、更為科學的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作變得更為法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理和考核，運用現(xiàn)代科技和信息技術，及時對遺漏丟失的材料進行檢索，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

4.2 建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，提高人力資源管理的效率

人事檔案是事業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務工作接受黨委領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。運用現(xiàn)代化信息管理制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。

4.3 切實提高檔案管理人員的素質(zhì)

一是切實提高檔案管理人員的素質(zhì)。在引進高素質(zhì)人才充實到檔案管理部門的同時，要注重對現(xiàn)有人員進行培訓，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能夠適應新形勢下的新要求。二是建立健全合理的人事檔案管理制度。三是加快人事檔案工作科學化、現(xiàn)代化進程。