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采購檔案管理的重要性范文第1篇

一、綜合性醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理現狀

（一）醫(yī)療設備檔案管理的部門歸屬不明。醫(yī)療設備檔案的管理涉及多個部門。如作者所在的醫(yī)院，是三級甲等醫(yī)院，目前正在使用的中大型醫(yī)療設備有1350臺，其中2015年購置中大型醫(yī)療設備50臺，2016年1至10月購置38臺。形成的設備檔案1264卷，其中萬元以下335卷，1-5萬元436卷，5-20萬元265卷，20萬元以上228卷。這些醫(yī)療設備前期的采購以及日常維護、保養(yǎng)屬于醫(yī)療設備科，具體使用則是由使用科室進行操作，設備檔案管理部門則負責檔案的采集、照管和調用。但在實際的醫(yī)療設備檔案管理過程中，各部門之間未明確分清職責，工作不協(xié)調，重點是未明確醫(yī)療設備檔案管理權限的歸屬，沒有一個具體的部門來統(tǒng)籌協(xié)調、負責檔案的管理工作。在實際檔案管理過程中，往往出現以下情形：管理科室僅僅關注設備的考察、議價和采購；使用科室僅僅關注設備的安裝、調試和驗收，而對于醫(yī)療設備相關資料的采集、保管則予以選擇性忽視，從而未能形成完整的設備檔案。

（二）醫(yī)療設備檔案管理制度不健全。目前綜合性醫(yī)院醫(yī)療設備檔案的管理工作重視不夠，相當一部分醫(yī)院未認識到醫(yī)療設備檔案管理工作的重要性，導致設備檔案管理活動混亂無序，缺乏一定的系統(tǒng)性和科學性，普遍未建立規(guī)范的、有效的規(guī)章制度，重視文書檔案或人事檔案的管理，形成管理規(guī)范，忽視了對醫(yī)療設備檔案的管理，相關部門的職責分工不明確，互相推諉，醫(yī)院管理部門缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段，難以協(xié)調三者的關系，造成醫(yī)療設備檔案管理混亂，不能及時、有效地提供給維修人員使用，不能很好地服務于臨床、醫(yī)技科室，甚至造成檔案遺失的現象。比如未建立完整適用的醫(yī)療設備檔案管理系統(tǒng)，設備檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，未能充分發(fā)揮設備檔案的作用和深入挖掘設備檔案的深層價值等。2015年筆者所在的醫(yī)院新購進一臺高新設備，因檔案管理員未按要求登記借閱，造成購置合同遺失，給醫(yī)院帶來難以挽回的損失。因此應充分重視醫(yī)療設備檔案的規(guī)范管理，醫(yī)療設備檔案管理作為一項經常性、系統(tǒng)性的工作，是醫(yī)院醫(yī)療設備穩(wěn)定運轉的重要技術支持和保障。

（三）設備檔案管理人員專業(yè)培訓未完善。醫(yī)院對設備檔案重視不足，認為設備檔案是一項無關緊要的工作，常常由設備維修人員或其他行政管理人員兼任設備檔案管理員，甚至沒有經過專門的檔案管理培訓，更不可能選擇檔案專業(yè)技術人員來擔任設備檔案管理員。由于缺乏專業(yè)的檔案管理技能與知識，對檔案管理的具體內容不了解、不熟悉，導致出現檔案文件保管分散、檔案資料采集不完整等問題。同時，由于部分資料散布于使用科室或基層維修人員手中，收集起來比較困難，個別情況下還會出現資料殘缺丟失的問題。此外，部分醫(yī)院未制定完善的借閱制度，檔案的借閱和歸還手續(xù)不規(guī)范，加之檔案管理人員更換頻繁，移交手續(xù)不清，對于一些久借未歸檔的資料未能及時進行催還，最終導致設備檔案的永久遺失。

二、提升醫(yī)療設備檔案管理水平的途徑

（一）提高醫(yī)療設備檔案管理意識。首先必須從院領導到具體管理人員都要從思想上認識到醫(yī)療設備檔案管理的重要性以及必需性。對于綜合性醫(yī)院來說，醫(yī)療設備是醫(yī)院現代化水平的體現，更是保障其長期經營以及今后發(fā)展的重要因素。認識到設備檔案的重要性才能最大程度提高設備的使用效率，提高醫(yī)院的經營管理水平。在醫(yī)療設備的日常使用中，設備檔案可以提供或記錄設備各方面的信息，為醫(yī)院管理層制定相關決策提供可靠依據，提高采購活動的科學性、有效性，防止貴重儀器的閑置浪費，實現醫(yī)療資源的科學配置。醫(yī)療設備從最初的論證、議價、采購，到設備的調試、使用、維修，再到最后的淘汰、更換，需要經歷一個周期性的過程，整個過程與設備檔案的管理密不可分。因此，作為醫(yī)院的管理者，應該把設備檔案的管理列為醫(yī)院的重點工作之一。

（二）明確醫(yī)療設備檔案收集的內容。要做好設備檔案的收集工作，保證檔案內容的完整性，首先要明確需要收集的內容，一般來說醫(yī)療設備檔案內容主要源自兩個方面：一是采購過程中產生的文件。二是使用過程中形成的各種資料。因此完整的醫(yī)療設備檔案內容也應包括兩大方面：一是院務會議上討論同意采購立項的會議紀要，以及采購過程中簽定的具有法律依據的合同書；與設備配套的相關證件、說明書、手冊等。二是設備使用期間形成的一些記錄性資料，包括使用記錄、維護記錄、合格證、設備使用的效益分析等，這些都可以為后續(xù)的售后服務、維修活動以及日后購買設備提供有效的參考和依據。其中，對于合同書的收集主要是為了保證各項合同條款的有效性，防止醫(yī)院的合法權益遭到侵害；對于設備說明的收集則是為后續(xù)的檢測和維護提供原始的技術資料支持，從而維護設備的安全、穩(wěn)定運行。當醫(yī)療設備進入報廢環(huán)節(jié)時，需要根據設備檔案中記錄的資料來進行報廢審核，以評估設備的真實價值，確保資產的合理報廢，杜絕資產的流失和浪費。由此可見，醫(yī)療設備檔案與醫(yī)院的各項管理活動息息相關，日常收集過程中應注意把醫(yī)療設備在論證立項采購、安裝監(jiān)測檢查、故障維修、日常維護以及審核報廢等過程中產生的相關檔案資料及時、準確地收集到設備檔案中。

（三）完善醫(yī)療設備檔案管理制度。建立一套科學、完善的規(guī)章制度是醫(yī)療設備檔案工作走向規(guī)范化、法制化的重要基礎。根據綜合性醫(yī)院的實際工作情況，以《檔案法》等法律法規(guī)為準繩，建立一套適用于本單位工作的醫(yī)療設備檔案制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調用、借閱等各個環(huán)節(jié)有章可循，使醫(yī)院設備檔案管理步入標準化、制度化的正軌，從而真正挖掘設備檔案的潛在價值，確保醫(yī)療設備的正常使用，提高醫(yī)療設備的使用效率，為醫(yī)院的醫(yī)療、教研工作奠定堅實保障。另外，要從當前的設備保養(yǎng)、維修人員以及檔案管理工作人員中選出一批思想素質較高、專業(yè)能力過硬的人員來組建一支專門負責設備檔案管理活動的檔案工作小組，并由醫(yī)院檔案中心進行統(tǒng)籌管理，以充分協(xié)調醫(yī)院的設備檔案管理工作，并具體負責檔案管理制度的編制和修訂。

（四）加大醫(yī)療設備檔案管理的硬件以及軟件設施投入。要做好設備檔案的管理，提高醫(yī)療設備檔案管理重要性是第一步，同時重視硬件和軟件設施的投入，還應給檔案管理工作提供必要的條件。應按要求嚴格選擇設備檔案管理場所和設備檔案存放的庫房。其次，應配備設備檔案管理的工具，如空調、密集架（或文件柜）、防磁柜、除濕機、加濕器、溫濕度計、打印機、掃描儀、二氧化碳滅火器等。第三，應引進先進的設備檔案智能化管理系統(tǒng)，促進設備檔案管理的信息化，信息化的基礎硬件設施主要包括網絡設備、服務器、存儲設備、安全設備、檔案數字化加工設備以及其他支撐設備等，同時做好軟件建設，選擇適用的設備檔案管理軟件，有條件的綜合性醫(yī)院可根據本院特點來自行研發(fā)一套功能全面、使用方便的設備檔案管理系統(tǒng)，并設置相應的檔案信息數據庫，同時做好檢索設計等配套工作，以滿足?t院的檔案信息檢索需求。此外，還要增加一套檔案統(tǒng)計分析工具，為檔案管理、數據分析提供詳細、準確的統(tǒng)計信息，以更好地為醫(yī)院工作提供便利。

采購檔案管理的重要性范文第2篇

關鍵詞:電網建設工程;檔案管理;思考

1電網建設項目檔案管理的重要性

電網建設項目中不可缺少的部分就是電網建設項目的檔案，它切實記錄著工程項目中相關數據，也是公司的重要“財產”。工程項目竣工驗收工作中不可缺少的就是電網建設項目檔案的驗收，在驗收項目時，如果不合格，是不允許進行竣工驗收的，而且對于每項工程，驗收項目以及標準的指標都是統(tǒng)一的。為了我國電網有一個良性的發(fā)展的同時整個電網建設的工程從開始到完成都可以安全、毫無差錯的進行下去，對于每一個工程的檔案管理工作必須有一個嚴格的制度約定并且增強。檔案管理工作也在不斷進步，以適應社會的發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展。

2新時代下對于電網建設的思考

2．1應加強對電網建設中檔案管理的認識

1)各項項目的重要性。電網建設中的項目管理就是對于整個電網建設工程從開始建立項目一直到完成任務結束包括審批、采購、勘測、設計、施工、調試、監(jiān)理等一切工作的全部過程中所有應該被保存的圖像、文字以及聲音等所有文件被分類保存。這項工作不僅僅應該由所有檔案管理的相關從業(yè)人員所負責并在最大程度上更好地完成，而且還應該讓工作人員都意識到這項任務的重要性，把這項任務歸入到項目管理程序中與“項目法人制、招投標制、合同管理制、工程監(jiān)理制”等歸納到一起，便于管理。2)提升相關人員工作認識。在每個項目中，檔案管理工作中的所有相關從業(yè)人員只有對檔案管理工作有更好的認識才會使得整個項目可以十分順利地進行下去。所以每一項工程中的每一級的檔案管理機構對于推廣檔案管理的意義而且還要對所有相關從業(yè)人員，都要進行很多次有強度的訓練，從而使得他們對于檔案管理有著很深的認識。3)加強檔案管理工作。對于企業(yè)開展的有關項目檔案管理訓練，必須要側重于以下幾部分內容:《中華人民共和國檔案法實施辦法》《中華人民共和國檔案法》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》《國家電網公司輸變工程達標投產考核辦法》以及《國家電網公司輸為優(yōu)質評選辦法》等的相關規(guī)定。

2．2確定項目檔案歸檔時間的重要性

對于每一個項目的檔案分類時間必須有一個十分準確的標記，不僅僅是國家電網還有企業(yè)的相關管理部門在參與工作后的一個月之中都要對項目的法人以及建設的相關部門提供所有有關項目的資料。①在這個項目中所涉及到的相關部門都必須將工作完成以后的每一份文件包括文字、圖像、聲音等都有在歸納整理以后在一個月的時間之內轉交給有關建設管理的部門。②負責設計的部門應該在項目檔案管理與工程的進度相一致的規(guī)定下，對于已經經過審批后的包括施工圖資料等文件都轉交給有關建設管理部門。③對于施工中的相關采購以及有關供應單位必須將整個項目中的所有購買的設備以及材料中所簽訂的文件以及協(xié)議在一個月之內轉交給有關物資管理單位(招投標管理中心)，然后在該單位進行詳細核查之后在轉交給所對應的有關建設管理部門。

2．3在檔案轉交的過程中必須簽訂相關協(xié)議

1)我國有關法律規(guī)定。在《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法(試行)》(以下簡稱《管理辦法》)中相要求:“電網建設項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃及合同管理。在簽訂項目設計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應設立專門條款明確有關提交項目檔案的責任。”我們從這一段話可以很清楚的認識到，在部門與部門之間轉交所有有關項目的設計以及施工中的相關協(xié)議時，應該制定嚴格的制度從而使得轉交的文件數目、時間等詳細信息都擁有一定的法律權利。通常情況下來說，合同或者協(xié)議都是在多個角度對多方賦予一定法律權利保護的資料，這在市場的經濟交易來說是十分普遍的。只有將檔案轉交到賦予法律權利的合同中，才會使得檔案管理擁有法律的保護。當檔案管理完全走向法制的道路，電網建設項目中檔案管理就會起到十分重大的作用，同時這也屬于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。對于合同來說，要使得其在整個項目的建設中起到重要的作用，就必須不僅僅對于項目檔案管理、轉交的過程中相關部門以及所有參與人員都要制定嚴格的規(guī)章制度，相關單位還要想方設法使得檔案管理的相關從業(yè)人員多加入到有關招投標的合同、協(xié)議以及轉交過程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人員能夠在很大程度上保證對于檔案管理的有關條件以及規(guī)定都與實際相符，還要讓檔案管理的相關單位也參與進來。只有在合同的作用下，項目中的檔案管理才能有條不紊地進行下去，而且還能在最大限度上保證檔案的高效性、高速率等。

2．4確定要求然后做好手中事

項目建設的全過程與電網建設項目檔案管理密切相關，它是項目建設工程中的關鍵，這也就表明檔案管理的全過程就是項目建設的全過程?！豆芾磙k法》提出“統(tǒng)一領導、分級管理、層層負責”的理論，規(guī)定了建設管理單位、項目法人以及包含調試、采購、施工、監(jiān)理、設計等各種與管理職責有關的檔案，明確規(guī)定檔案管理機構有嚴格的管理職責，進而，將工作標準與崗位責任制納入有關人員、相關部門的職責范圍內。工程建設全過程的監(jiān)督、檢查、組織和各種服務型工作都由項目法人全權負責，同時，項目法人還需進行工程建設檔案管理工作。當兩方或多方單位進行項目施工時，項目法人應選擇其中一個單位作為建設管理單位。其他建設單位需配合建設管理單位，負責與自己有關的檔案工作。工程建設項目所有檔案全過程的有關工作都由項目法人負責，同時，還需有關規(guī)定實行統(tǒng)一領導、層層負責、各級管理的原則，構建較為完善的管理體系。各部門、各單位及采購人員不僅要做好自身工作，還需要在工作時按照“誰形成，誰負責”的原則進行，并總結與記錄相關數據，保證項目檔案的系統(tǒng)、準確、完整。

2．5構建完善的監(jiān)管體系

想要保證項目建設與檔案管理工作同時進行，就需要各級領導、各部門認真地實行與自身有關的檔案管理方面的職責，同時，還應該構建完善的監(jiān)管體系監(jiān)督檔案管理工作。首先，依據有關規(guī)定，建設工程相關單位檔案管理工作的指導、協(xié)調和組織工作，都要聽從項目法人的安排，各有關單位的檔案工作還需管理單位進行監(jiān)督;其次，監(jiān)理單位需要履行自己的職責，承擔部分工作。例如:施工與設計單位的檔案管理監(jiān)督工作等。

2．6做好項目檔案最后的驗收工作

項目檔案驗收作為，項目竣工驗收的重要組成部分。如果未進行檔案驗收或驗收不合格，不能進行項目竣工驗收。國家發(fā)展改革委員組所驗收的項目是由國家發(fā)展改革委向國家檔案局提出驗收申請，在由國家檔案局組織檔案驗收。各個區(qū)域的電網公司電力公司組織所驗收的項目，由各區(qū)域的電網公司、電力公司的檔案管理部門提出驗收申請。并且由檔案局負責組織項目的驗收，將驗收結果上報國家電網公司備案。項目檔案專項驗收，是由建設管理單位提出申請，申請內容主要有:項目建設體及檔案管理的情況。采取適當措施，保證檔案的完整準確性。項目文件材料的收集整理，歸檔情況。竣工圖的質量情況及編制情況。檔案在建設管理運行中發(fā)揮的作用。發(fā)現問題以及采取適當的解決方案。

3結語

有關工程竣工驗收備案工作需要結合項目工程檔案管理工作，通過各部門檔案管理機構進行管理，進而，完善電網建設工程管理體系，加強了有關檔案各種工作力度，這對完善工程建設相關的監(jiān)督體系是非常重要的。

參考文獻:

采購檔案管理的重要性范文第3篇

文獻標識碼：A

文章編號：16723198（2015）13007801

醫(yī)療設備檔案是指在醫(yī)療設備申請、論證、購置、到貨、驗收、安裝、使用、質量控制、計量、維修、養(yǎng)護直至報廢各個環(huán)節(jié)所形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的各類技術資料及證明文件。隨著醫(yī)療新技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院引進的設備數量逐步增長，精密度愈發(fā)提高，醫(yī)院對于設備的檔案管理工作也日益重視。

1醫(yī)療設備檔案管理的重要性

醫(yī)療設備檔案能夠為強化資產管理、開展設備養(yǎng)護、臨床應用風險評估以及追溯監(jiān)督采購行為提供準確、詳實和可靠的依據。醫(yī)療設備檔案具有涉及環(huán)節(jié)眾多、資料文件復雜多樣及歸檔時間較長等特點。一臺醫(yī)療設備，從論證、購置到安裝、使用直至維修、報廢，具有相當長一個周期，涉及眾多職能部門和使用科室，將會形成大量的文件和證明材料。醫(yī)療設備檔案能為醫(yī)院提供詳盡而準確的設備信息資料，有助于領導合理配置醫(yī)療設備，使現有的設備效能充分發(fā)揮，避免醫(yī)療設備閑置浪費，也避免盲目重復引進同樣的醫(yī)療設備。醫(yī)療設備的全生命周期管理是近年來設備管理部門提出的全面管理新理念，這也是體現醫(yī)院精細化管理的重要部分。

2新建醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理面臨的問題

某院是在優(yōu)質醫(yī)療資源下沉、市校合作的基礎上的新建三甲醫(yī)院。其引進的設備均是參考省內一流三甲醫(yī)院的標準配置的優(yōu)質資源。醫(yī)院臨床醫(yī)學工程部是醫(yī)療設備管理職能部門，在醫(yī)院籌建階段一直在不斷探索和實踐醫(yī)療設備的全生命周期管理，以期為醫(yī)院資源的合理利用，設備的合理引進發(fā)揮更大的作用。新建醫(yī)院設備檔案管理主要面臨以下問題。

2.1人員短缺

新建三甲醫(yī)院開業(yè)必備的醫(yī)療設備就有大大小小上千余種，涉及金額上億。這些醫(yī)療設備從立項審批到組織考察、資金落實、立項招標到安裝、驗收等過程中產生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存價值。然而在醫(yī)院籌建期間，采購職能科室基本沒有專職的檔案管理人員來負責檔案的收集管理工作，所有的資料只有由采購員兼職管理。由于籌建期間采購任務重，時間緊迫，采購項目是接連進行。采購員幾乎是分身乏術，無暇進行精細化、完善化的管理。

2.2管理缺少規(guī)范和制度

新建醫(yī)院萬事待興，既沒有專門的檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員，醫(yī)院更沒有針對醫(yī)療設備檔案管理制定專門的規(guī)章制度，對于醫(yī)療設備檔案的管理只是停留在建檔、收納這一表層，沒有更為深入的管理。

2.3技術手段落后于需求

醫(yī)院籌建期間，信息化系統(tǒng)的建設遠遠落后于需求。盡管新建醫(yī)院都標稱是數字化醫(yī)院，但信息化建設一般是優(yōu)先完成保證臨床需求的HIS和PACS等系統(tǒng)，而涉及固定資產管理的OA系統(tǒng)或者HRP系統(tǒng)，則是延后進行。因此，檔案管理人員只能靠手工登記已采購的設備相關的檔案信息。尤其是設備的驗收、何時開始保修、何時進行PM修護等信息都只有工程師的手工單，查閱起來非常麻煩，并且容易遺漏和丟失。

3如何加強新建醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理

根據《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法規(guī)和JIC標準、等級醫(yī)院評審要求，新建醫(yī)院要在既定時間內通過相關的評審，必須從開始就提高管理層對設備檔案管理的重視，加強醫(yī)療設備檔案管理工作。

3.1建立完善的制度

首先要從管理層面，根據各級監(jiān)管部門的規(guī)定，制定符合規(guī)范的醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理制度。明確需要歸檔范圍，一般而言對于價值1千元以上的設備都需要有申購審批材料、招標資料和采購合同及供應商的三證、安裝驗收報告及PM維護記錄等。對于單價10萬以上的醫(yī)療設備要做到一機一檔。做到醫(yī)療設備檔案資料的收集與設備立項、招標、安裝、驗收、維護維修、調撥、捐贈、報廢同步。

實行醫(yī)院、設備科、使用科室操作人員的三級管理。使用科室必須要做好日常維護保養(yǎng)記錄，每半年將整理好的記錄上報設備科。設備科核查并整理完善后移交綜合檔案室歸入檔案，形成一個有效管理流程。

3.2信息系統(tǒng)管理

醫(yī)療設備檔案資料文件復雜多樣，收集整理過程涉及環(huán)節(jié)眾多，加之歸檔時間較長，完全依賴人工進行

管理容易出現人為疏漏而造成重要檔案資料遺失，導

致資料完整性難于查驗、資料檢索困難，不利于調閱使用等情形，利用信息系統(tǒng)是醫(yī)療設備檔案管理的信息化是解決上述問題的有效方案。目前已有成熟的軟件開發(fā)公司在進行醫(yī)療設備的固定資產管理信息系統(tǒng)開發(fā)，可以借助其開發(fā)經驗并根據醫(yī)院實際需求，進行醫(yī)療設備檔案的動態(tài)實時管理，有效提高資源的利用率。

3.3提高管理人員的意識和素質

醫(yī)院管理層需重視醫(yī)療設備檔案管理，在設備科設置專職的檔案管理人員，負責醫(yī)療設備的全程檔案資料的收集整理、歸類工作。有計劃、有目的對設備檔案的專職人員和業(yè)務相關人員開展設備管理和建檔工作培訓，提高整體專業(yè)人員業(yè)務素質。

采購檔案管理的重要性范文第4篇

[關鍵詞] 醫(yī)療設備；計量技術檔案；管理；必要性

[中圖分類號] R-05 [文獻標識碼] C [文章編號] 1674-4721（2012）06（a）-0156-02

醫(yī)療設備計量檢測與醫(yī)療安全和質量息息相關，隨著科學技術的發(fā)展，社會的進步，人們的生活質量進一步提高，對醫(yī)療安全和質量要求也隨之提高，因此，如何做好醫(yī)療設備計量管理成為至關重要的問題。而計量技術檔案是計量技術機構在檢測工作實踐中形成的系列資料，它是開展計量檢測工作全過程的真實記錄。醫(yī)療設備計量技術檔案的建立與管理，有著極其重要的作用，是計量管理的重要組成部分[1]。

1 醫(yī)療設備計量技術檔案的特點和發(fā)展趨勢

檔案的本質屬性是原始性和歷史性，在計量檢測工作中形成的大量文件資料，是檢測機構質量體系管理、運行及質量體系有效性、規(guī)范性、真實性的反映和記載，它不僅是檢測機構規(guī)范化管理的基礎資料，也是日常工作及機構考核的重要憑據[2]。醫(yī)療設備計量技術檔案為醫(yī)院現代化管理提供了可靠的依據，使醫(yī)院管理在現代醫(yī)學模式轉變中，由單純經驗型、粗放型向科學型、集約型轉變，促進了醫(yī)療技術水平和醫(yī)療服務質量的不斷提高，增加了社會效益與經濟效益，提高了醫(yī)院的競爭實力。醫(yī)療設備計量檢測有其特殊性，它的計量準確性直接影響到病患的檢查、治療、康復等方面，而記錄、保存相關的計量檢測報告、數據等技術檔案則是必須的、重要的工作，是開展計量檢測量值溯源等工作的必要依據。充分利用開發(fā)科技檔案，有利于醫(yī)學科研成果的開發(fā)、推廣和應用。醫(yī)療設備計量技術檔案作為醫(yī)療技術檔案領域的重要分支之一，醫(yī)療設備技術檔案的科學發(fā)展對提高醫(yī)療質量和科研水平都產生重要影響。

2 醫(yī)療設備計量技術檔案的重要性

醫(yī)療設備計量技術檔案特點主要有以下幾點：（1）真實性。醫(yī)療設備計量技術檔案主要內容有計量標準檢測合格證書、計量標準技術報告、計量標準操作流程、開展檢定校準工作的原始記錄等，它真實反映醫(yī)療設備計量檢測的過程及結果。（2）實用性。醫(yī)療設備計量技術檔案是經過收集、分類、鑒定等科學方法形成的，具有內在聯系的有價值的文件體系，以確保相關人員能夠進行查閱和參考。（3）保密性。對某些有特殊價值的醫(yī)療技術檔案要根據國家保密法確定其保密等級，并正確處理好利用和保密關系。（4）專業(yè)性。醫(yī)療設備計量技術檔案是在醫(yī)院醫(yī)療設備計量檢測工作中形成的，而醫(yī)學專業(yè)發(fā)展迅速，相關的計量檢測技術也相應的提高，要求從事醫(yī)療設備技術檔案管理的工作者有較高的專業(yè)技術知識[3]?？萍紮n案、資源檔案的可利用價值是保存檔案的前提條件，也是檔案的生命之源。合理利用科技檔案信息并最大限度地發(fā)揮它在科研管理中的作用，對提高醫(yī)療質量和科研水平都 將產生重要影響。

3醫(yī)療設備計量技術檔案的建立和管理

3.1前期準備工作的資料檔案

醫(yī)療設備計量檢測技術檔案須有專人專管，明確分工制度和工作流程，掌握一定計量管理和檔案管理的相關知識，熟悉相關法規(guī)文件[4]。在醫(yī)療設備計量管理中，經常會遇到的問題是既要不影響正常的診療工作，又要進行計量檢測，設備正在運行或操作中以確保日常診療工作，配合計量檢測問題、醫(yī)務人員人力資源分配問題等，必須做好前期準備工作，包括計量檢測相關的法規(guī)文件、通知、日程表等安排。

完整的前期準備工作的歸檔資料主要包括：計量工作的工作依據、審批文件、通知、日程表、地點安排、人力資料分配及計量檢測方式等，將以上資料分類、按時間順序進行歸檔。

3.2醫(yī)療設備計量檢測的資料收集

技術檔案的信息收集是做好技術檔案歸檔的基礎。由于計量標準檔案就涉及報、標準器及配套設備的論證、采購、驗收使用維護、量值溯源以及考核評審批準、中間運行核查、能力驗證、到期復查、設備更新、更換、報停及封存的審核批準等過程。在這些過程中涉及到具體的技術人員、采購人員、管理人員、審核評審人員、論證人員，因此，它既是一項細致而長期的工作，也是一項綜合性、全局性的工作。制定計量檢測數據表格，對計量檢測過程結果數據進行登記、收集，動態(tài)記錄相關醫(yī)療設備的設備計量檢測情況。表格填寫清晰、具體到每項數據及檢測結果。醫(yī)療設備計量檢測范圍登記：如監(jiān)護儀、流量計、分光光度計等。醫(yī)療設備計量檢測的數量登記。醫(yī)療設備計量檢測相關的原始數據及檢測歷史情況登記。醫(yī)療設備計量檢測的統(tǒng)計對比報告、證書保存[5]。

3.3 醫(yī)療設備計量技術檔案的整理、建立電子數據源

審閱技術資料完整性，是否有前期、計量檢測過程、結果等完整的相關資料；審閱技術資料是否填寫清晰、詳細、簽字的有效性等；技術資料的分類、時間順序排列整理；整理臺賬數據，錄入相關計量檢測管理軟件，生成各類匯總報表。

3.4 醫(yī)療設備計量技術檔案的組合、裝訂、歸檔

準備相關專業(yè)的檔案裝訂工具，將技術資料組合裝訂成冊、歸檔，匯編目錄或粘貼標簽，按年度匯編存放。

3.5 醫(yī)療設備計量技術電子檔案。

將歸檔的所有資料掃描，方便查閱，為進一步實現無紙化檔案管理作準備。

3.6 醫(yī)療設備計量技術檔案的保存。

檔案的保存要注意防蟲、防潮、防火，有專門的檔案存放地點，專人專管。

3.7 醫(yī)療設備計量技術檔案的借閱、查閱管理。

醫(yī)療設備計量技術檔案必須有專用的借閱、查閱登記本，確保借閱查閱情況的可追溯性。

綜上所述，醫(yī)療設備計量檢測是醫(yī)院的醫(yī)療質量和安全的必要手段，而醫(yī)療設備計量技術檔案的建立與管理，則是醫(yī)院醫(yī)療設備計量檢測的一個重要依據。它真實、完整并科學地記載了醫(yī)療設備計量的歷史過程，對醫(yī)院醫(yī)療設備計量檢測發(fā)展有至關重要的作用。如何讓醫(yī)療設備計量技術檔案充分發(fā)揮其作用，成為現代醫(yī)療設備技術管理的重要問題，只有不斷總結汲取教訓，并不斷掌握和學習新的技術檔案管理知識，才能讓醫(yī)療設備計量技術檔案更好的為臨床服務，從而為提高醫(yī)院整體的管理水平作出必要的貢獻。

[參考文獻]

[1] 孟慶勇. 技術檔案管理的重要性分析[J]. 臨床合理用藥，2011，6（7）：140.

[2] 王英秀. 淺談醫(yī)療技術檔案管理[J]. 中國新技術新產品，2011，12（14）： 245.

[3] 暢秋菊. 從機構考核談計量技術檔案管理[J]. 中國計量，2011，10（9）：46-47.

[4] 羅寶文. 淺談如何加強醫(yī)療設備管理[J]. 醫(yī)療裝備，2009，9（8）：40-41.

采購檔案管理的重要性范文第5篇

職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理工作的重要性主要體現在以下幾個方面：其一，職業(yè)院校實驗實訓儀器設備檔案記錄了一切實訓儀器設備的使用，維護過程，存儲了職業(yè)實踐課程教學的基本信息，是職業(yè)院校進行實踐課程的參考資料；其二，實驗實訓儀器設備檔案將儀器設備的采購過程，質檢過程，安裝過程，調試過程和報廢過程中各環(huán)節(jié)的職責進行了規(guī)定，一旦因此而發(fā)生法律糾紛，可以以此為依據去執(zhí)行；其三，職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理工作的正常開展，有利于實驗實訓設備檔案管理質量和效率的提升，尤其是以往的采購管理方案的積累，可以給今后制定更加完善的采購管理方案打下基礎。

2職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理工作存在的問題

通過對職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理工作的調查發(fā)現，現階段職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理工作還存在著諸多問題。具體來講，可以將其歸結為以下幾個方面：其一，實驗實訓儀器設備檔案管理制度不符合實訓儀器設備檔案的特點。主要表現在檔案管理人員對于不同實驗實訓設備的維護管理注意事項不是很了解，常常以一刀切的方式去進行維護和管理，由此建立起來的檔案常常出現一些問題，使實驗實訓設備檔案體系難以有效的反饋出職業(yè)院校實驗實訓設備的特點；其二，職業(yè)院校對于實驗實訓設備檔案管理工作不是很重視，實驗實訓儀器設備檔案管理人員素質不高，難以將復雜的，系統(tǒng)化的檔案管理工作做好，不懂得使用現代化的檔案管理手段，這也成為制約實驗實訓設備檔案管理工作健康發(fā)展的瓶頸；其三，職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理方式落后，不懂得使用現代化信息技術去進行調整和改善，導致職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理工作質量一直處于低效率的狀態(tài)，難以跟上時代的潮流；其四，職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理意識淡薄，缺乏具體的組織管理部門去專門負責，常常是將其附屬到其他職能管理部門權責中去，造成了職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理組織體系不全的問題，導致職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理工作質量較差。如果上述提到的種種缺陷和不足長期存在的話，勢必會影響到職業(yè)教育的人才培養(yǎng)質量，是不利于職業(yè)院校高素質人才培養(yǎng)目標實現的。

3職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理的策略

3.1職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理的基本原則

職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理工作有其自身的特殊性，但也需要遵循檔案管理工作的一般準則。具體來講，結合多年實驗實訓設備檔案管理工作經驗，需要遵循以下基本工作原則：其一，循序漸進的基本原則。由于實驗實訓儀器設備檔案的收集工作是與實習基地建設檔案管理工作息息相關的，并且與實際的實訓教學工作之間存在密切的關系，因此在進行實驗實訓儀器設備檔案管理的過程中，應依照實踐教學規(guī)律去開展，顯得尤為重要；其二，專業(yè)劃分的基本原則。由于職業(yè)院校不同專業(yè)之間，其實踐課程是不同的，其所需要使用的實驗實訓設備也是不一樣的，因此實驗實訓設備檔案管理的過程中，能做到按專業(yè)劃分管理類別，也是很有必要的；其三，及時歸檔的基本原則。由于職業(yè)院校專業(yè)眾多，學生人數多，實驗實訓設備常常處于連軸轉的狀態(tài)，這種情況下實驗實訓設備檔案管理也應該是動態(tài)化的；其四，重點管理的基本原則。簡單來講，就是對于價格昂貴，使用率比較高，出現故障后需要大量維修費用的儀器設備，應該格外注重，將其每一個信息都計錄在案，以實現對重點儀器設備的動態(tài)化跟蹤和管理。上述是在職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理過程中，需要遵循的特定規(guī)范，也是制定職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理策略的依據。

3.2職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理策略

（1）建立健全職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理制度。

檔案管理制度的健全，是保證職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展和進步的前提和基礎。尤其是職業(yè)院校實驗實訓設備眾多，需要進行的信息收集和整理工作任務重，常常會因為不規(guī)范的操作影響檔案管理的質量，難以保證職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理工作的有效性。為此，我們應該積極做好以下幾方面的工作：其一，組建專家小組，對當前職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理管理工作進行全面調查和總結，找到制度建設中存在的缺陷，尤其是與實際實驗實訓設備特點不吻合的條款，積極進行改善和調整；其二，凡是與職業(yè)院校實驗實訓設備存在關聯的行為，都應該指派專門的檔案管理員參與，保證其能夠對于整個儀器使用情況進行記錄和管理，以保證收集到的檔案信息是真實的，在此基礎上進行及時歸檔；其三，建立健全職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理組織體系，以崗位責任制度的健全，將實驗實訓設備檔案管理工作效果納入到績效考核中去，以此去激勵各個部門參與到實際實驗實訓管理工作的積極性；其四，積極將實驗實訓儀器設備檔案管理經費納入到職業(yè)院校預算管理體系中去，實現其物質基礎的規(guī)范化管理。

（2）不斷提高實驗實訓儀器設備檔案管理人員的素質能力。

實驗實訓設備檔案管理工作涉及面廣泛，牽涉內容眾多，無論是教學資料，還是設備維護資料，都需要具有一定專業(yè)知識的才去進行處理。針對當前實驗實訓設備檔案管理人員素質和能力不佳的問題，應該積極采取以下幾方面的措施：其一，積極開展大范圍教育和宣傳，尤其在檔案管理職能部門內部加強學習，使各個職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理人員意識到此項工作的重要性；其二，關注與管理人員專業(yè)理論知識和實踐操作能力的培養(yǎng)，使得其能夠處理好日常實驗實訓設備檔案的基本管理工作；其三，嚴格控制實驗實訓設備檔案管理人員的招聘和選拔過程，從檔案管理經驗，檔案管理技能，職業(yè)精神等多方面綜合考核應聘者的素質，實現對實驗實訓設備檔案管理人員準入機制的控制和管理；其四，做好新入職人員的培訓，保證其能夠在相對較短的時間內適應新的工作環(huán)境，切實的做好各方面的檔案管理工作；其五，積極做好信息技術的培訓，使實驗實訓設備檔案管理人員具備信息素質，保證實驗實訓設備檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展和進步。（3）推動實驗實訓儀器設備檔案管理信息化進程。針對于當前部分職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理方式落后的問題，應該積極推行現代信息化技術管理，具體來講，可以從以下幾個角度進行探析：其一，針對當前職業(yè)院校實驗實訓設備的基本情況，建立實驗實訓設備檔案目錄數據庫，為實現檔案信息資源建設工作做好基礎數據工作，為提升實驗實訓設備檔案使用效率和質量打下基礎；其二，倡導檔案全文數據庫和多媒體數據庫的建立，構建職業(yè)院校實驗實訓特色檔案體系，更加全面的展現職業(yè)院校實驗實訓設備檔案管理的狀態(tài)；其三，積極做好實驗實訓設備檔案信息的歸檔處理，以先進的安全加密技術去保證信息的安全，并且在此基礎上構建職業(yè)院校實驗實訓設備檔案數字化系統(tǒng)；其四，建立健全實驗實訓設備檔案信息系統(tǒng)的評價機制，對于其運行效率進行總結和歸納，并且在此基礎上實現實驗實訓設備檔案信息的電子化。

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