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檔案管理數(shù)字化范文第1篇

關鍵詞：檔案 數(shù)字化 管理

所謂“數(shù)字化”檔案管理是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡的新興的檔案管理技術。

一、“數(shù)字化”是檔案管理工作的必由之路。

檔案數(shù)字化是信息時代的必然要求。檔案信息數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術以及多媒體技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。辦公自動化要求檔案管理數(shù)字化，信息化建設始終保持以應用為導向，以數(shù)據(jù)為基礎，以網(wǎng)絡建設為中心，積極吸引新技術，完善各種應用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡化發(fā)展，無紙化辦公已成普及之勢，正是由于計算機的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。此外，檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性， 社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

二、“數(shù)字化”檔案管理的主要障礙。

（一）電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

（二）辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。據(jù)了解，目前很多單位都采用了以電子計算機及網(wǎng)絡技術為基礎的辦公自動化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標準化、規(guī)范化、實現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄人造成了一定的困難。

（三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

（四）數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費。

三、“數(shù)字化”檔案管理采取的措施。

（一）加強對檔案工作者的培養(yǎng)與培訓。一是徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發(fā)利用。二是加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎、數(shù)字化技術、網(wǎng)絡技術、現(xiàn)代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現(xiàn)代化技術的技能，以適應檔案信息化的發(fā)展。三是強化檔案工作者訓練，加強培訓，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務素質，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。

（二）正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關系。正確處理紙質檔案與電子檔案的關系，紙質檔案的信息內(nèi)容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備進行再轉換，雖然存儲量大、節(jié)省了儲存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存儲介質的穩(wěn)定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應該積極實行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案。

（三）加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。應投入大量的精力關心和支持這一工作，創(chuàng)造條件投入資金、配置先進設備；積極培養(yǎng)、選拔高素質的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入工作計劃，列入考核范圍；各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，每年要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現(xiàn)況，提出要求、下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題；領導要重視和加強本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，以先進帶動后進，發(fā)揮優(yōu)勢，彌補檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長補短，共同提高；宏觀上要有總體的指導思路，實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動作上實現(xiàn)管理內(nèi)涵和技術手段的創(chuàng)新。

參考文獻：

[1] 葛紅.企業(yè)檔案信息化建設的實踐與思考[J].檔案學通訊，2011（1）.

[3] 彭容.檔案信息化建設的幾點思考[J].檔案學通訊，2004.（1）.

檔案管理數(shù)字化范文第2篇

（1）安全性

數(shù)字化技術雖然給房地產(chǎn)檔案管理帶來了諸多便利，但是在復雜多變的網(wǎng)絡環(huán)境中，檔案信息的安全性則是尤為重要的，所以在數(shù)字化技術應用過程中，房地產(chǎn)檔案信息的安全性是其必須遵循的首要原則。也就是說，在運用數(shù)字化技術的過程中，應該采取相應的措施保證檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全性，使得系統(tǒng)不因自然或者人為因素而受到危害甚至是破壞，進而避免房地產(chǎn)檔案信息的泄露、遺失。因此檔案管理工作人員必須要從各個環(huán)節(jié)、各個方面入手，通過用戶權限的設置、定期備份、升級殺毒軟件以及加強網(wǎng)絡安全防范措施等方法，進一步確保檔案信息的安全，并得到永久保存。

（2）真實性

對于房地產(chǎn)檔案來說，檔案信息的真實性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中也應該加以遵循，及時糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強。

（3）便捷性

通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)所實現(xiàn)的數(shù)字化檔案管理取代了傳統(tǒng)手工保存和管理檔案的模式，這其中一個很大因素就是因為數(shù)字化技術為房地產(chǎn)檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發(fā)利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時間和空間的限制進行相關信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時進行檔案信息的查詢?yōu)g覽，并且不會相互干擾。

（4）可讀性

數(shù)字化技術在房地產(chǎn)檔案管理中的運用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲、轉換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識別和理解，同時保證檔案信息的完整性和真實性，進而保證了檔案的實際價值。

二、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化的應用策略

1.加強創(chuàng)新型數(shù)字化技術人才的培養(yǎng)

首先進行檔案管理工作人員知識結構的調整，培養(yǎng)一支具有先進檔案管理意識和理念的高水平專業(yè)的創(chuàng)新型數(shù)字化技術人才隊伍，以便對各種專業(yè)設施的維護、維修和升級，促進專業(yè)設備的順利安全運行。同時通過相關數(shù)字化技術知識的培訓，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數(shù)字化檔案管理過程中的相關知識。技能和流程，進而提升管理人員的業(yè)務能力，促進數(shù)字化技術的運用和建設。

2.加強檔案資源的規(guī)范以及標準體系的建立

只要保證了規(guī)范和完整的房地產(chǎn)檔案信息，那么數(shù)字化技術的運用才能得到更好的利用，進而實現(xiàn)數(shù)字化管理的真正價值和意義。同時還要統(tǒng)一房地產(chǎn)檔案管理的標準和規(guī)范，進而充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的價值，否則一些不標準和規(guī)范的檔案管理將會對房地產(chǎn)數(shù)字化檔案管理建設、發(fā)展產(chǎn)生極大的阻礙。

3.建立健全的數(shù)據(jù)系統(tǒng)

檔案數(shù)據(jù)庫的建立是數(shù)字化技術應用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統(tǒng)的資料功能齊全，進而才能為管理人員提供更快捷的管理服務。首先系統(tǒng)的開發(fā)人員將各種房地產(chǎn)檔案導入到數(shù)據(jù)庫中，同時也重新錄入原有的檔案資源，并根據(jù)實際檔案變動和增加及時更新和擴展數(shù)據(jù)庫信息，保證檔案的完整性、實效性和齊全性。而且在相關部門制定決策的時候，該數(shù)據(jù)系統(tǒng)也能為其提供一些真實、全面的有利依據(jù)，進而促進相關政府部門更好的提供優(yōu)質服務。此外，還需要在該數(shù)據(jù)系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，也就是進行檔案的編目，以分層級的方式繼續(xù)擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數(shù)據(jù)化工作做好，存儲好重要的檔案資源，在將其轉化為數(shù)據(jù)化信息的同時也需要運用傳統(tǒng)紙質檔案的形式加以存儲，因為在信號轉換的時候，檔案信息會因為各種因素的共同作用以及技術限制，可能會出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，所以要綜合運用這兩種檔案方式進行檔案管理。

三、結束語

檔案管理數(shù)字化范文第3篇

關鍵詞：數(shù)字化管理；查閱；開放式管理

房地產(chǎn)又叫不動產(chǎn)，是指房屋及其占用的宅基地、院落等使用的土地。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理部門在房地產(chǎn)權屬登記、調查、測繪、產(chǎn)權轉移、房屋變更等房地產(chǎn)權屬工作中，直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同歷史時期所形成的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權屬登記管理工作的真實記載和重要依據(jù)。

所謂房產(chǎn)檔案數(shù)字化，就是指在房產(chǎn)檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。

為了更好地分析房屋權屬檔案的數(shù)字化工作，本文擬從數(shù)字化管理的原則、具體實施以及對數(shù)字化管理的思考三個方面加以闡釋。

1.數(shù)字化管理的原則

1.1實用性原則

所謂實用，是指在數(shù)字化管理過程中，應采用性能穩(wěn)定、與現(xiàn)有房產(chǎn)運行系統(tǒng)相兼容的技術與設備，以最大限度地滿足房產(chǎn)檔案館（室）現(xiàn)有業(yè)務和未來發(fā)展的需求。實用性原則的本質要求乃在于新建系統(tǒng)能夠長久穩(wěn)定地運行、使用。

1.2安全性原則

安全是數(shù)字化檔案建設不可忽視的重要方面.甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當，導致應該保密的房產(chǎn)檔案信息外漏或必要的房產(chǎn)檔案信息毀損，使房產(chǎn)權利人因此而遭受合法權益損失的，檔案館要承擔必要的民事及行政責任。而客觀上，由于存儲電子文件的計算機軟盤、光盤等化學磁性材料壽命較短，不易長久保存以及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代可能產(chǎn)生電子文件存儲的數(shù)據(jù)結構是否兼容及其數(shù)據(jù)結構轉換等問題。電子檔案本身又具有不穩(wěn)定性的特點口。為此，必須采取一系列的措施，使系統(tǒng)無論是硬件還是軟件都具有免受自然災害和人為破壞的能力，防止房產(chǎn)檔案的散失、泄密。

1.3真實性原則

真實是電子檔案的基本要求。在數(shù)字化管理過程中，如果未及時發(fā)現(xiàn)并糾正虛假或錯誤的檔案信息，可能會引起不必要的房產(chǎn)權屬爭議，加劇糾紛當事人的矛盾，并可能導致檔案管理部門承擔民事、行政責任。因此，在實踐中，必須貫徹真實性原則，從錄入、運行、維護等各階段嚴格要求.建立權、責、利相結合的制度，避免產(chǎn)生失真檔案。

2.數(shù)字化管理的具體實施

2.1數(shù)據(jù)庫選擇

建立產(chǎn)權數(shù)字化檔案館（室）是一項龐大、復雜的系統(tǒng)工程。為此，對于房產(chǎn)權屬電子檔案數(shù)據(jù)庫建設，應盡量采用最為先進的存貯系統(tǒng)。針對產(chǎn)權電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性存貯系統(tǒng)的同時，建立完善的光盤庫備份和恢復系統(tǒng)，以保持當前電子數(shù)據(jù)庫的光盤復本。光盤備份，恢復系統(tǒng)采用智能化調度機制，可實現(xiàn)定時、定量（全備份，增量備份）的自動化操作。另外，與其它靜態(tài)的檔案不同。產(chǎn)權檔案隨時因房產(chǎn)權屬的改變而發(fā)生增量變化，應構建一個動態(tài)的電子檔案系統(tǒng)。通過在數(shù)字化檔案館系統(tǒng)中內(nèi)置權屬檔案異動的動態(tài)更新機制，可為房產(chǎn)測繪應用和房產(chǎn)管理應用提供相應的系統(tǒng)接口，在線跟蹤房產(chǎn)的權屬變化（轉讓、變更、抵押，查封、滅失等等），動態(tài)更新電子檔案的狀態(tài)和內(nèi)容，保證了電子檔案與房產(chǎn)權屬現(xiàn)狀的嚴格同步和一致。

2.2人員培訓

人員培訓主要包括兩個方面：一是針對選擇的數(shù)據(jù)庫技術，對員工進行培訓；二是數(shù)字化管理的職責劃分，即分清誰是權屬檔案微機數(shù)字錄入員、掃描員、審核員、備份員，并明確其相應的工作內(nèi)容、責任后果。

2.3錄入、掃描及備份

對相應人員進行培訓后，就進入了由紙質檔案轉化為數(shù)字化檔案的生產(chǎn)運行程序。

第一道工作程序：房屋權屬檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負責的工作態(tài)度，熟練的打字基礎，對所輸入的每一卷房屋權屬檔案的內(nèi)容不得有絲毫的疏忽和大意，確保所輸產(chǎn)權檔案內(nèi)容的真實性、可靠性、完整性。

第二道工作程序：房屋權屬檔案資料掃描。房屋權屬檔案資料掃描人員在掃描過程中，不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失房屋權屬檔案中每一頁資料，不得造成因在這個工作程序中，房屋權屬檔案資料得不到應有的完整保護而丟失或散失，給房屋權利人造成不可彌補的損失。

第三道工作程序：對錄入、掃描的全過程進行檢查。房屋權屬檔案資料每一個信息歷經(jīng)錄入、掃描以后，就進入檢查階段。檢查階段是至關重要的階段，是紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案的最后一道關鍵環(huán)節(jié)。檢查人員要對房屋權屬檔案中每―個信息的真實性負總責，并對圖片的歪斜程度進行必要的調整。

第四道工作程序：對形成的電子檔案進行及時備份。此時的房屋權屬檔案已經(jīng)是傳統(tǒng)的紙質檔案的載體與信息的一體化，其生命具有了明顯的整體性。因此，在保管紙質檔案時，要更多地關注其整體存在。在這一點上，工作人員必須有清醒的認識和嚴肅認真的工作態(tài)度。每天房屋權屬檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認真做好電子檔案的備份工作。要嚴格按照備份制度進行備份，把備份制度真正落到實處，以防由于不可知的破壞性.為數(shù)據(jù)丟失后的補救工作打好堅實的基礎。

2.4開放性管理

所謂開放性管理，是指按照法律法規(guī)的規(guī)定，以公開方式對房產(chǎn)信息查閱、變更所進行的管理。其主要包括兩方面內(nèi)容：一是權利人對房產(chǎn)信息的公開查閱。根據(jù)建設部《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第七條規(guī)定，“房屋權屬登記機關對房屋權利的記載信息，單位和個人可以公開查詢?！钡?，需要注意的是，公開查閱并不是無限制的查閱，其只能在權限范用內(nèi)查閱，未經(jīng)特別委托許可，原則上不得查閱他人的房產(chǎn)信息，為此，《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第八條、第九條對此進行了詳細規(guī)定。二是權利人對房產(chǎn)信息的變更。變更與查閱的性質不同，其直接涉及了當事人的權利義務內(nèi)容，因此，必須嚴格遵循法定程序，審查當事人的變更請求，并要求當事人提供相關的原始憑證，否則，由于房產(chǎn)檔案管理部門的疏漏而對權利人造成的損害，房產(chǎn)部門要承擔賠償責任。

3.數(shù)字化管理的思考

房屋權屬檔案的數(shù)字化管理已勢在必行，然而，變革之余，重新審視、反思，卻仍然會發(fā)現(xiàn)數(shù)字化管理的諸多弊端。與傳統(tǒng)紙質檔案的真實性、穩(wěn)定性、可靠性及原始性相比，電子檔案要遜色不少，并且，由于以下三方面的事由，可能影響檔案的運行管理：一是錄入錯誤，即由于錄入員的粗心等原因而導致的檔案信息錯誤；二是病毒侵入，導致電子檔案信息殘缺不全。三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性，其真實可靠性遠不如紙質檔案，隨時都可能被非法修改。當然針對如上弊端，我們也可以采取如下措施進行預防：一是加強培訓，提高檔案工作人員的素質并幫助其樹立責任心，從主觀上避免疏忽大意，并要建立責任追究制度。二是加強電子檔案的使用管理.安裝殺毒軟件，減少外來軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑，建立完善的光盤庫備份和恢復系統(tǒng)，以保持當前電子數(shù)據(jù)庫的光盤復本。三是設定登錄限制、使用文件權限，更改文件屬性，不與他人共享文件資源，減少無關人員的接觸機會。盡管瑕不掩瑜，數(shù)字化管理的弊端并不能根本性地阻礙改革的步伐，但是，房產(chǎn)檔案的重要性，需要我們慎之又慎，在完善數(shù)字化管理的同時，對傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式絕不能完全拋棄。更為理智的做法是，取長補短，將紙壓檔案與電子檔案管理結合起束，共同為房產(chǎn)事業(yè)服務。

參考文獻：

[1】曹蘇慧.關于檔案信息化建設的思考Ⅱ】山西農(nóng)業(yè)大學學報（社會科學版）2004，3（3l

【2】任松華，陳輝.論房產(chǎn)檔案管理的信息化啪蘭臺世界，

檔案管理數(shù)字化范文第4篇

一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

（一）提高經(jīng)濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節(jié)省了人力物力等保管費用，更節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細、即時準確的數(shù)據(jù)信息，為領導決策提供服務。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網(wǎng)絡采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分紙質檔案篡改的行為。（五）檔案數(shù)字化更加方便部門之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過程還可以不經(jīng)過現(xiàn)場通過有關網(wǎng)絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數(shù)字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。

二、數(shù)字化檔案管理的意義

（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發(fā)揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發(fā)展。隨著信息時代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設，不能在網(wǎng)絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發(fā)展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統(tǒng)、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進與之相關的計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理水平的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數(shù)字化建設作為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關鍵，加快檔案數(shù)字化建設步伐，加強檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。

作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局

檔案管理數(shù)字化范文第5篇

關鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 存儲數(shù)字化

人們對工作效率的要求隨著社會的不斷進步而隨之提高，如何利用先進的信息技術推動檔案管理工作，從而提升檔案管理效率，是當前醫(yī)院檔案管理中亟待解決的重要問題。目前數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)逐漸應用于醫(yī)院的檔案管理工作中，形成一種新型的檔案信息管理形式，將檔案信息與計算機網(wǎng)絡加以連接，構成多種形式的存儲，并能夠實現(xiàn)不同時空間的信息資源共享。

一、醫(yī)院檔案管理存儲數(shù)字化中的問題

1.缺乏完善的信息化設施。當前由于許多醫(yī)院缺乏對檔案管理的重視，沒有足夠的資金投入到檔案的數(shù)字化管理中，致使相關信息化設施配置不夠完善。對數(shù)字化設備的更新工作醫(yī)院往往會忽視掉，經(jīng)常因為相關設施配套不夠完善而影響到檔案管理數(shù)字化的存儲建設工作，也降低了工作的效率。通常情況下，醫(yī)院數(shù)字化存儲設備主要包括計算機、存儲服務器、放像機以及打印機等設備。由于缺乏完善的配套設施，會出現(xiàn)局域網(wǎng)速過慢、計算機性能落后、檔案信息遺失等問題，對醫(yī)院的檔案管理工作帶了一定的不利影響。

2.沒有明確的檔案管理標準。當前一些醫(yī)院沒有制定相應的檔案管理標準，各種檔案信息自收集、整理到存儲等環(huán)節(jié)都沒有規(guī)范的參照依據(jù)，容易造成檔案信息混亂的狀況。由于醫(yī)院檔案內(nèi)容龐雜，包含各類人群，他們的年齡、病癥各不相同，在檔案數(shù)字化存儲的過程中又有聲音、圖片、影像以及文字等多種形態(tài)的信息，如果沒有明確的檔案管理規(guī)范和標準，檔案的數(shù)字化存儲工作也就無法正常開展。

3.檔案數(shù)字化的存儲安全性較差。很多醫(yī)院對于檔案信息的存儲缺乏安全預防措施，造成醫(yī)院檔案信息泄露、遺失或被篡改等，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來較大的損失。究其原因，一方面醫(yī)院對檔案管理的安全性缺乏足夠的重視，沒有制定相應的安全管理制度，檔案管理工作中存在著一定的安全隱患，比如缺乏明確的責任機制、檔案管理人員安全意識不強等。另一方面，一些醫(yī)院的檔案管理工作缺乏信息保密意識，在網(wǎng)絡上病人的隱私信息，沒有有效的安全措施，對計算機病毒或黑客攻擊缺乏防備能力，導致信息被篡改或泄露。

二、強化醫(yī)院檔案管理存儲數(shù)字化的措施

1.健全醫(yī)院檔案管理制度。規(guī)范和完善醫(yī)院檔案管理制度，明確檔案管理存儲數(shù)字化的相關標準，從而為醫(yī)院管理決策與醫(yī)療護理等工作提供必要的參考依據(jù)。因此，要保障醫(yī)院檔案管理部門在進行檔案信息收集、整理與存儲時，各類信息資源的真實、有效，必須建立較為完整的、系統(tǒng)性較強的檔案歸檔制度和檔案目標管理考核機制。充分利用數(shù)字化存儲系統(tǒng)中的檢索和排序功能，對檔案的存儲情況加以實時監(jiān)控，對其中的存檔錯誤或歸檔不及時等問題，要采取有針對性的措施加以解決。同時，檔案管理工作中要加強合作，有序安排各項工作，以免導致工作混亂或工作重復的情況。

2.強化相關設施的建設工作。數(shù)字化的硬件設施是順利開展檔案數(shù)字化存儲工作的必要保障，采用先進的信息化、數(shù)字化技術，結合醫(yī)院自身的檔案管理實際情況，建立靈活且全面的布線結構以及先進的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)。配備足夠的計算機、放像機及存儲服務器等設備，建立各個部門間局域網(wǎng)共享機制，使醫(yī)院內(nèi)部資源實現(xiàn)動態(tài)鏈接，從而提升資源的利用效率。借助相關數(shù)字化存儲軟件，進行檔案管理中的頁面設計、域名申請和維護、存儲空間以及后臺設計等工作，提高檔案管理的工作效率。

3.加強檔案數(shù)字化存儲安全預防。檔案信息存儲的安全保護工作對保障檔案管理工作的有效進行具有極大的現(xiàn)實意義，需要加強對這方面的重視。第一，建立和完善相關安全保障制度，對內(nèi)部檔案管理人員的行為加以約束，并成立相應的責任機構，安排專門的責任人，將每項檔案管理措施落實到實際工作中。第二，加強對系統(tǒng)網(wǎng)絡安全的預防，包括IP地址安全、網(wǎng)關安全、服務器安全等內(nèi)容，積極采用數(shù)字認證、數(shù)字簽名等形式增強系統(tǒng)的安全等級，并對客戶端權限加以明確，從而有效避免非法修改、拷貝以及打印等行為。第三，定期對檔案信息資源進行全面的安全檢查，并對安全維護工作加以記錄，對相關數(shù)據(jù)及時備份，確保系統(tǒng)在任何時候都能滿足工作需要。

綜上所述，醫(yī)院要想更好地適應時展的需要，就必須加強檔案管理數(shù)字化應用。但在實際工作中存在著諸如存儲缺乏安全性、相關設施不完善等問題。通過對當前醫(yī)院檔案管理存儲數(shù)字化的研究，針對相關問題提出相應的解決措施，對推動醫(yī)院檔案管理工作的開展具有極大的現(xiàn)實意義。

參考文獻

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