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檔案管理的成果范文第1篇

關(guān)鍵詞：檔案成果利用；檔案保密；有效措施

如今隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案的保密與利用工作在如今已經(jīng)成為了業(yè)界人士所關(guān)注的話題。對(duì)檔案的成果利用以及保密工作進(jìn)行分析和探討，有利于檔案工作的有效開(kāi)展，同時(shí)也有利于保障機(jī)密檔案的安全性。因此現(xiàn)階段的檔案保管部門(mén)應(yīng)該對(duì)檔案的成果利用以及保密工作給予足夠的重視。

1 檔案保密的重要性及現(xiàn)階段存在的隱患

1.1 檔案保密工作的重要性

檔案作為記錄組織或個(gè)人重要信息的載體，在人們的日常生活當(dāng)中有著極為重要的作用。首先對(duì)檔案的有效保密能夠保證個(gè)人信息不被他人非法竊取[1]。個(gè)人信息的重要性現(xiàn)在已經(jīng)被人們所熟知，一旦個(gè)人信息被他人竊取，他人就可以利用受害者的信息從事非法活動(dòng)而自己能夠從中獲利，給受害人造成不可估量的損失。其次，企業(yè)或組織的檔案中所記錄的是企業(yè)或組織發(fā)展過(guò)程中的核心機(jī)密，一旦出現(xiàn)泄密的情況，就可能給組織或者企業(yè)造成不可估量的損失，輕則是企業(yè)或組織蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重的甚至可能導(dǎo)致組織或企業(yè)的倒閉；最后，對(duì)于國(guó)家而言，機(jī)密檔案的丟失可能會(huì)威脅到國(guó)家的安全，一些重要的軍事或生物方面的科技一旦被其他國(guó)家非法竊取，可能會(huì)使國(guó)家的科技發(fā)展受到巨大打擊，從而威脅國(guó)家的安全穩(wěn)定。綜上所述，檔案的保密工作無(wú)論對(duì)于個(gè)人、集體還是國(guó)家都有著至關(guān)重要的作用，因此現(xiàn)階段的檔案部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的保密工作。

1.2 現(xiàn)階段檔案保密工作中存在的隱患

如今隨著科技的發(fā)展，檔案部門(mén)對(duì)檔案保密工作做的也越來(lái)越好，但是在現(xiàn)階段檔案保密工作的發(fā)展過(guò)程中，還是存在著以下幾點(diǎn)問(wèn)題：首先，隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)入侵系統(tǒng)也不斷升級(jí)，但是現(xiàn)階段的部分檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)還沒(méi)有進(jìn)行全面的升級(jí)，這就是檔案管理部門(mén)所保管的機(jī)密檔案有著很高的安全隱患；其次，在當(dāng)前階段，由于部分年分比較久的檔案是以紙質(zhì)檔案袋的形式進(jìn)行保管，這就導(dǎo)致在檔案的保管過(guò)程中可能會(huì)因?yàn)橥饨鐨鉁?、濕度等變化使文件損壞，從而使文件失去了保密的意義；最后，在現(xiàn)階段的檔案保密工作中，由于部分檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，這就是著這一部分檔案管理人員的安全意識(shí)以及崗位責(zé)任意識(shí)沒(méi)有得到有效加強(qiáng)，一旦檔案保管的網(wǎng)絡(luò)遭受到不明攻擊，可能就會(huì)出現(xiàn)檔案管理人員不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)攻擊來(lái)源以及破解方法而導(dǎo)致檔案丟失的情況。

2 檔案保密的有效措施

2.1 做好開(kāi)放檔案的審查工作

由于部分檔案由于年代或者其他方面的原因，已經(jīng)失去了其保密的意義，因此需要對(duì)公眾進(jìn)行開(kāi)放。在這一過(guò)程中，檔案的有關(guān)管理人員應(yīng)該對(duì)需要開(kāi)放的檔案做好審查工作，確保所開(kāi)放的檔案是已經(jīng)過(guò)了保密時(shí)期的檔案[2]。因此，在開(kāi)放檔案之前，檔案管理人員應(yīng)該對(duì)即將開(kāi)放的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確保沒(méi)有還處于保密期的檔案暴露在公眾的事業(yè)之下。例如，檔案保管部門(mén)應(yīng)該建立完善的開(kāi)放檔案審查體制，在所開(kāi)放檔案的審查過(guò)程中應(yīng)該建立“三重審查”，即首先有基層檔案保管人員對(duì)檔案進(jìn)行初步審查，在審查的過(guò)程中基層審查人員應(yīng)該做好相關(guān)檔案的審查記錄工作，隨后將檔案以及記錄表遞交上級(jí)的審查部門(mén)。上級(jí)的審查部門(mén)在接到基層工作人員送來(lái)的信息后，應(yīng)該對(duì)照表格信息對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)審，并將基層工作人員再審查過(guò)程中出現(xiàn)的失誤進(jìn)行彌補(bǔ)，隨后將整理好的檔案送交最高領(lǐng)導(dǎo)。最高領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)自身對(duì)檔案信息的了解，對(duì)檔案進(jìn)行最終的審查，并在表格上簽字蓋章后，該檔案才可以處于開(kāi)放的狀態(tài)。通過(guò)這種三重審查的審核流程，能夠在最大程度上確保處于保密時(shí)期檔案的安全度，從而提升機(jī)密檔案的安全系數(shù)[3]。

2.2 做好檔案的解密工作

國(guó)家《保密法》為檔案的保密想作出了三個(gè)等級(jí)地劃分，即“絕密檔案”、“機(jī)密檔案”以及“秘密檔案”，由于三個(gè)等級(jí)檔案的機(jī)密程度不一樣，因此在實(shí)際的操作過(guò)程中，對(duì)檔案的保管措施也不盡相同。隨著時(shí)間的流逝，由于檔案的機(jī)密程度具有一定的“時(shí)效性”，因此在對(duì)檔案進(jìn)行解密時(shí)要根據(jù)不同檔案的機(jī)密程度采取不同的解密手段，為了使檔案解密工作順利展開(kāi)，在檔案的保管過(guò)程中，就應(yīng)該對(duì)不同機(jī)密等級(jí)的檔案保存在不同區(qū)域，同時(shí)做好相關(guān)記錄，在解密時(shí)就可以根據(jù)不同檔案的機(jī)密程度送交不同的解密人員手中。例如，檔案管理部門(mén)可以開(kāi)設(shè)三個(gè)等級(jí)的解密工作小組，同時(shí)在保存檔案的過(guò)程中對(duì)不同機(jī)密等級(jí)的檔案實(shí)施不同區(qū)域的保管，一旦檔案過(guò)了有效期，就可以根據(jù)不同機(jī)密程度的檔案送交相應(yīng)的解密人員手中。通過(guò)這種方式，能夠有效提升檔案保管部門(mén)的工作效率，也能在一定程度上增加檔案在保管過(guò)程中的安全性。

2.3 強(qiáng)化有關(guān)人員的保密與崗位責(zé)任意識(shí)

檔案的保密與利用工作最終也要落實(shí)到具體工作人員的肩上，因此在現(xiàn)階段檔案保管過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)檔案部門(mén)工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及崗位責(zé)任意識(shí)進(jìn)行加強(qiáng)和培養(yǎng)，確保在檔案保管的過(guò)程中，機(jī)密檔案始終處于安全的狀態(tài)。對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，可以采取培訓(xùn)班的模式，對(duì)檔案的保管人員進(jìn)行相應(yīng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使其意識(shí)到檔案保管的重要性，從而使檔案在被保管的過(guò)程中有強(qiáng)有力的安全保障。例如，在檔案部門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)后，可以聘請(qǐng)專門(mén)的信息技術(shù)人員對(duì)檔案的保管人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全責(zé)任意識(shí)，一旦檔案部門(mén)的信息系統(tǒng)遭受到黑客攻擊，檔案管理人員能夠及時(shí)做出應(yīng)對(duì)，確保檔案的安全。

2.4 做好檔案利用前的準(zhǔn)備工作

在檔案進(jìn)行公開(kāi)之前，檔案部門(mén)應(yīng)該對(duì)檔案的利用做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。所謂準(zhǔn)備工作，其實(shí)就是在檔案進(jìn)行公開(kāi)之前，對(duì)所公開(kāi)檔案進(jìn)行備注、備份以及確認(rèn)分類等工作，這一系列工作是保證檔案安全性的重要措施，因此檔案的保管部門(mén)應(yīng)該對(duì)此加以重視。在當(dāng)前的檔案利用前的準(zhǔn)備工作中，最為重要的就是對(duì)檔案的分類保存以及備份工作。檔案的分類保存能夠是整個(gè)檔案管理部門(mén)的對(duì)檔案管理的系統(tǒng)性，而檔案的備份工作是保障檔案在利用過(guò)程中不會(huì)丟失的重要舉措，因此在現(xiàn)階段的檔案保管部門(mén)，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的備份和分類工作。例如，檔案保管部門(mén)建立自身的數(shù)據(jù)庫(kù)，在檔案利用之前對(duì)所有已經(jīng)無(wú)需繼續(xù)保密的檔案進(jìn)行分類保存。同時(shí)要對(duì)即將轉(zhuǎn)移的檔案進(jìn)行備份保存，以保障在今后的工作中如果還要使用該檔案，檔案部門(mén)能夠在最快的時(shí)間內(nèi)將該檔案進(jìn)行提取，以此來(lái)提升檔案部門(mén)的工作效率，保障檔案保管部門(mén)的工作質(zhì)量。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，檔案的安全性在一定程度上受到來(lái)自多方面的威脅，因此現(xiàn)階段對(duì)檔案的保管工作在現(xiàn)階段應(yīng)該引起有關(guān)部門(mén)足夠的重視。如今檔案的管理方面還存在著很多的安全隱患，而檔案部門(mén)方面還在不斷發(fā)展中，因此現(xiàn)階段距離實(shí)現(xiàn)檔案的絕對(duì)安全看起來(lái)不切合實(shí)際，對(duì)此，檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部的管理以及優(yōu)化檔案管理措施，從根本上確保所保存檔案的安全性。

參考文獻(xiàn)

[1]李志宏. 對(duì)檔案工作中正確處理保密與利用關(guān)系的思考[J]. 內(nèi)蒙古統(tǒng)計(jì)，2014，03：49-50.

[2]劉曉玲. 談檔案利用與檔案保密[J]. 山|紡織經(jīng)濟(jì)，2012，07：119-120.

[3]李財(cái)富，劉東紅. 略論檔案服務(wù)社會(huì)化的基本原則[J]. 檔案與建設(shè)，2013，11：4-7+14.

檔案管理的成果范文第2篇

保密工作是檔案保管利用工作的重要環(huán)節(jié),是保證檔案在利用過(guò)程中安全的必要手段,二者具有相輔相成、良性互動(dòng)的關(guān)系,現(xiàn)就當(dāng)前新形勢(shì)下加強(qiáng)保密工作的新思路、新舉措和新方法談一下檔案保管利用過(guò)程中的保密工作自己的粗淺認(rèn)識(shí)。

一、積極做好檔案保管利用過(guò)程中公文管理與保密工作

在檔案保管利用過(guò)程中公文管理與保密,是機(jī)關(guān)文檔管理的一項(xiàng)重要工作。做好公文管理與保密,對(duì)于促進(jìn)機(jī)關(guān)工作,確保公文的有效運(yùn)轉(zhuǎn),提高機(jī)關(guān)工作效率,具有十分重要的意義。

二、提高檔案保管工作人員的職責(zé)和素養(yǎng),加強(qiáng)保密意識(shí)

1.檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員的職責(zé),就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無(wú)損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案,要及時(shí)搶救。不丟,就是使檔案絕對(duì)安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實(shí)體安全,也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散,就是要求檔案的保管相對(duì)集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查。

2.檔案管理人員的素養(yǎng)。(1)檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德,認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策?？陀^地、辯證地、全面地研究和分析工作中存在的問(wèn)題,維護(hù)歷史的真實(shí)面目,懂得黨的路線、方針、政策及黨和國(guó)家關(guān)于檔案、保密工作的方針、路線、政策、法律和法規(guī)。(2)檔案專業(yè)人員要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)。檔案是歷史的真實(shí)記錄,是極為豐富的知識(shí)資源,其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、外交、科學(xué)等廣泛的領(lǐng)域;其知識(shí)涉及文、史、哲、數(shù)、理、天、地等各個(gè)方面。要管好這些檔案。我們需要具有廣博的科學(xué)文化知識(shí)和現(xiàn)代科學(xué)管理知識(shí),要具有一定的古漢語(yǔ)、現(xiàn)代漢語(yǔ)和外事知識(shí)、一般法律知識(shí)和一定歷史知識(shí),在當(dāng)今信息社會(huì)里更要有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)等。還要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)。(3)檔案管理人員要具備較好的身體素質(zhì)。 一直以來(lái),人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)始終存在誤差和偏見(jiàn),認(rèn)為它是“老、弱、病、殘”做的事情。其實(shí),恰恰相反,檔案工作既有腦力勞動(dòng),又有體力勞動(dòng),工作艱辛而又煩瑣,細(xì)致而又嚴(yán)格,常年不懈,周而復(fù)始,沒(méi)有健康的身體和旺盛精力是根本無(wú)法勝任檔案工作的。所以,身體健康、精力充沛、思維敏捷是一個(gè)檔案人員所必備的條件。(4)加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)。就是要維護(hù)檔案的完整與安全,因此必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)。要通過(guò)培訓(xùn)手段來(lái)增強(qiáng)檔案管理人員的法制意識(shí)和保密意識(shí)。

三、做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái),檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施:

1.制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí),確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明,便于執(zhí)行,并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實(shí)和完善。

2.隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任,必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì),要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神,熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì),要具備專業(yè)知識(shí),熟悉所保管的檔案內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì),要有較高的文化知識(shí),能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題,從中掌握利用工作的規(guī)律。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。

3.監(jiān)督措施。在利用中,要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的,掌握其心理和思想動(dòng)機(jī),加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者,要防止偷撕或涂改檔案;對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書(shū)劃線或翻書(shū)沾口水之類習(xí)慣的利用者,要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督,還要做到三勤:一是嘴勤,勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定,勤與利用者交談,掌握其利用目的與動(dòng)機(jī);二是眼勤,勤觀察動(dòng)態(tài),置每個(gè)利用者于視覺(jué)之中;三是手勤腦勤,勤分析利用者的情況和利用效果,勤檢查被利用的案卷,勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前,仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處,并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為,應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以便及時(shí)查處,挽回?fù)p失。

檔案管理的成果范文第3篇

目前，高校招生辦公室的檔案整理工作分為兩個(gè)大類：紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案又分為日常公文檔案和學(xué)生紙質(zhì)檔案兩種。電子檔案即考生錄取時(shí)各省招生辦公室通過(guò)全國(guó)招生錄取系統(tǒng)向各高校投出的學(xué)生檔案，檔案上面詳細(xì)記錄了考生的基本情況、身體狀況、家庭基本情況、高中的學(xué)籍、在校表現(xiàn)及各科高考成績(jī)等。

高校招生檔案的保管過(guò)程中，最重要的是保密工作，適當(dāng)調(diào)整檔案保管過(guò)程中的保密程度是相當(dāng)有必要的。根據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)檔案法規(guī)，結(jié)合招生工作的實(shí)際情況，適當(dāng)調(diào)整招生檔案的保密程度和管理過(guò)程中的管理制度，如，閱覽制度、復(fù)制制度、保密制度、銷毀制度等。對(duì)不同層次的檔案借閱人員確定檔案的利用范圍，規(guī)定不同的審批借閱手續(xù)，由上而下建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)督機(jī)制，及時(shí)掌握檔案信息變動(dòng)，從根本上保障招生檔案管理的有效性、準(zhǔn)確性和完整性。

1 招生過(guò)程中考生電子檔案的保管和利用

電子檔案與紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的方向和趨勢(shì)?？忌娮訖n案是將考生的影像、文字甚至聲音等信息轉(zhuǎn)換為符號(hào)或數(shù)碼進(jìn)行傳輸、存儲(chǔ)，利用者需要相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能查閱。電子檔案的形成階段，招生工作人員就應(yīng)該參與到應(yīng)用設(shè)計(jì)中來(lái)，使形成的電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中能按政策法規(guī)要求并能行之有效。電子檔案形成后的使用過(guò)程中，招生工作人員要全程參與對(duì)其的應(yīng)用管理，熟練操作系統(tǒng)，熟知在使用過(guò)程中發(fā)生的各種情況，積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理應(yīng)用的不足之處提出建議，及時(shí)進(jìn)行合理化修改。

2 管理應(yīng)用電子檔案中的困難與挑戰(zhàn)

科技日新月異的今天，如何保護(hù)和利用考生電子檔案已成為招生一線工作人員思考和亟待解決的問(wèn)題。

第一，電子檔案的內(nèi)容易于修改，且修改過(guò)后可以不易留下痕跡，雖說(shuō)目前某些技術(shù)可以有效地防止修改、偽造電子檔案，但仍要比紙質(zhì)檔案的內(nèi)容發(fā)生變化的可能性大得多，在內(nèi)容的穩(wěn)定性上并不盡如人意。電子檔案還不具備特定的字體，個(gè)人可根據(jù)自己的愛(ài)好隨意變換字體、字號(hào)，根本無(wú)法從字跡上分辨出其原始性，這就為判斷電子檔案的原始依據(jù)增添了更多不必要的麻煩。

第二，在電子檔案建立的過(guò)程中，虛擬化的程序使得對(duì)其原件的界定難以實(shí)現(xiàn)。建立電子檔案不一定像建立紙質(zhì)檔案那樣，必須制定出一份原件來(lái)行使其應(yīng)用職責(zé)，有時(shí)只不過(guò)是制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息收集起來(lái)集中在一起，并在需要的時(shí)候進(jìn)行輸出。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上進(jìn)行應(yīng)用，不同的管理人員也可以將其任意拷貝到任何計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來(lái)。不同時(shí)間、不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無(wú)區(qū)別，無(wú)法區(qū)分“原件”和“復(fù)制件”。

第三，計(jì)算機(jī)的軟硬件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使電子檔案不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的變化為代價(jià)。

第四，電子檔案不再有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子檔案，還需要定期進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換、復(fù)制，以防止信息損失。一份電子檔案沒(méi)有了固定的載體，也就無(wú)法判定這份電子文件的原始性。

第五，目前，電子檔案的簽署技術(shù)還不能普及，我們還不能為每一份電子檔案蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子檔案是否為原件。

第六，采集電子檔案的困難性?？忌鷤€(gè)人電子檔案的建立與管理，不是只懂得紙質(zhì)檔案建立原則、方法和技術(shù)的招生管理人員所能夠勝任的。他們?cè)谕瓿呻娮有畔n案的存儲(chǔ)形式、傳輸及對(duì)電子檔案的管理上，無(wú)法達(dá)到開(kāi)發(fā)利用電子檔案的目的。也并非是單單懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)處理的技術(shù)人員所能夠勝任的。其盲點(diǎn)在于不能懂得電子檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)、管理環(huán)節(jié)和管理原則，不能理解保存電子檔案的必要性，也就不可能采取一些必要的技術(shù)和措施來(lái)規(guī)范電子檔案的管理。鑒于此，我們不能盲目認(rèn)為，凡是從事管理紙質(zhì)檔案的工作人員都能管理電子檔案；也不能機(jī)械地認(rèn)為，凡是懂得計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的工作人員，都可以管理電子檔案。

3 解決問(wèn)題的思路與對(duì)策。

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子檔案管理凸顯的特殊性，并表現(xiàn)出發(fā)展的趨勢(shì)和方向。

一是電子信息數(shù)碼化。電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等文件信息，轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào)，進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸，要通過(guò)相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能獲知。

二是檔案管理的現(xiàn)代化。當(dāng)考生將個(gè)人信息填寫(xiě)完整后，信息錄入員便依據(jù)統(tǒng)一的程序、標(biāo)準(zhǔn)將考生信息輸入計(jì)算機(jī)，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理、打印，考生對(duì)自己的信息進(jìn)行核對(duì)簽字確認(rèn)后，形成有實(shí)際利用價(jià)值的二次檔案信息，實(shí)現(xiàn)一次輸入，多次、多種形式輸出的目的，為下一步的考生在網(wǎng)上錄取時(shí)的信息利用奠定可靠基礎(chǔ)。

三是檔案處理一體化。電子檔案和計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用，有著密不可分的關(guān)系。電子檔案的建立必須了解形成電子檔案相關(guān)的軟件和設(shè)備。電子檔案的形成者和管理者要通力協(xié)作，才能確保電子檔案的可存取性、利用性、理解性。因此，在電子時(shí)代，檔案一體化管理勢(shì)在必行。

四是檔案信息情報(bào)一體化。辦公室工作的自動(dòng)化和檔案管理的現(xiàn)代化，使人們迫切需要社會(huì)信息“資源共享”，于是招生戰(zhàn)線電子檔案管理的一體化發(fā)展趨勢(shì)尤為突出，以計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，為檔案一體化管理提供了技術(shù)保證。

五是保管保存技術(shù)化。電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案復(fù)雜得多。要考慮電子檔案可存取性、利用性、理解性等，這就要求不僅要保存電子檔案所表述的信息，還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息和原始數(shù)據(jù)等。電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)發(fā)展迅速，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)日新月異，其存儲(chǔ)載體性也不甚耐久。給電子檔案的保存帶來(lái)諸多不利因素，需要電子檔案管理人員認(rèn)真對(duì)待，具有一整套的對(duì)策、技術(shù)和措施。

4 探索檔案管理規(guī)范化的路子

4.1 借鑒紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，盡快制定出電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。一開(kāi)始就應(yīng)該充分注意到電子檔案的各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、制度的建立，以防止電子檔案在形成、使用、保存過(guò)程中遭受損失。我們要根據(jù)本部門(mén)的實(shí)際工作情況，認(rèn)真研究彌補(bǔ)我們的實(shí)踐少、經(jīng)驗(yàn)不足等問(wèn)題，盡快制定出與本部門(mén)相關(guān)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)和制度。

檔案管理的成果范文第4篇

一、反思當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的不足

關(guān)于學(xué)校檔案管理工作中存在的不足，首先是?碓從諶鮮凍潭鵲牟蛔恪S捎誆皇苤厥櫻?學(xué)校檔案管理工作長(zhǎng)期沿用傳統(tǒng)的管理方式，效率較低，比如關(guān)于學(xué)校檔案資料的整理，大部分管理認(rèn)為只是單純地對(duì)資料進(jìn)行收集和存放，缺乏后續(xù)的整理和利用，導(dǎo)致檔案資料的管理工作與學(xué)校其他部門(mén)的管理工作配合度不高，大大降低了檔案資料的利用效率，無(wú)法利用檔案資料對(duì)學(xué)校的評(píng)建創(chuàng)優(yōu)作出貢獻(xiàn)。

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，需要工作人員掌握科學(xué)的管理理念與方法。但實(shí)際上，很多學(xué)校的檔案管理工作由于不受重視，其管理人員也并不專業(yè)，基本上都是從其他崗位調(diào)到檔案管理崗位上來(lái)，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，無(wú)法做好檔案管理工作?；蛘吆芏鄬W(xué)校是由其他部門(mén)的工作人員兼任檔案管理工作，這不僅加大了工作人員的日常工作壓力，也容易出現(xiàn)檔案缺失、遺漏等問(wèn)題，有時(shí)工作人員為了完成任務(wù)不會(huì)過(guò)多地追究這些問(wèn)題，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理的質(zhì)量難以提升。

在這些因素的影響下，學(xué)校檔案管理工作中存在著兩個(gè)比較突出的問(wèn)題。一方面，檔案原始資料不全面。由于缺少必要的管理和監(jiān)督機(jī)制，很多部門(mén)對(duì)于檔案資料的收集并不重視，對(duì)于一些比較復(fù)雜的資料得過(guò)且過(guò)，收集不完善。比如對(duì)于學(xué)校在學(xué)年之內(nèi)的活動(dòng)，很多學(xué)校只是有大致的、階段性的記錄，卻并沒(méi)有詳細(xì)記錄活動(dòng)的具體內(nèi)容和具體效果，這對(duì)學(xué)校后續(xù)的活動(dòng)和工作無(wú)法提供幫助和指導(dǎo)。另一方面，由于學(xué)校檔案資料的來(lái)源不同，其收集和管理難度也不同，為了快速完成檔案資料收集的任務(wù)，很多學(xué)校并不重視校外資料的收集與管理，這嚴(yán)重破壞了學(xué)校檔案資料的完整性。

二、提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量的具體途徑

首先，為了充分發(fā)揮檔案管理工作促進(jìn)學(xué)校評(píng)建創(chuàng)優(yōu)的作用，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者需要加強(qiáng)檔案管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，促進(jìn)檔案管理部門(mén)提高檔案管理效率，為學(xué)校評(píng)建創(chuàng)優(yōu)提供充足的檔案資料和信息。學(xué)校需要召開(kāi)相關(guān)會(huì)議，以不斷完善檔案資料、提高檔案管理質(zhì)量為主題，號(hào)召學(xué)校其他部門(mén)的工作人員重視檔案資料的收集與整理工作。

在此基礎(chǔ)上，學(xué)校需要針對(duì)檔案管理工作制定完善的檔案資料管理制度。鑒于檔案資料收集、整理的復(fù)雜性，只有配合完善的管理制度，才能促使檔案資料收集與整理的完整性。關(guān)于檔案收集，學(xué)校需要制定硬性規(guī)定，并將內(nèi)部檔案與外部檔案資料的收集與整理情況作為相關(guān)管理人員的年終考核與評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。其次，對(duì)于檔案資料的內(nèi)容、格式等，學(xué)校需要做出統(tǒng)一的規(guī)定，不同部門(mén)均需要按照統(tǒng)一的格式框架進(jìn)行檔案資料的收集和遞交，以保證檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性。

為了不斷提高學(xué)校檔案資料的管理質(zhì)量，學(xué)校一定要成立專門(mén)的檔案資料管理部門(mén)，促使檔案管理工作不斷完善，為學(xué)校的評(píng)建創(chuàng)優(yōu)工作提供良好的服務(wù)。一方面，學(xué)校一定要改變其他部門(mén)工作人員兼任檔案管理工作，以及檔案資料管理團(tuán)隊(duì)不專業(yè)的問(wèn)題。招聘專業(yè)的檔案資料管理人才，構(gòu)建年輕化、專業(yè)化的學(xué)校檔案管理團(tuán)隊(duì)。并結(jié)合最新的檔案資料管理要求，定期對(duì)相關(guān)工作人員開(kāi)展培訓(xùn)工作，使其了解學(xué)校關(guān)于檔案資料的管理要求，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的責(zé)任感。另一方面，需要在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上積極引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的有效結(jié)合。紙質(zhì)檔案資料具有其他形式所不具有的優(yōu)勢(shì)，因此學(xué)校需要成立專門(mén)的檔案資料室，便于紙質(zhì)檔案的存檔和管理。同時(shí)需要積極構(gòu)建學(xué)校內(nèi)部專門(mén)的檔案資料管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)不同檔案資料的電子化存檔，并為每一份檔案設(shè)置對(duì)應(yīng)編號(hào)，方便進(jìn)行檔案資料的存檔和資料的查詢利用，提高檔案資料的利用效率。需要注意的是，學(xué)校檔案資料屬于重要的信息資源，因此在設(shè)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)，既要注重于其他部門(mén)、單位的對(duì)接，又要充分做好內(nèi)部資料的保密工作，防止不法分子盜取檔案資料，構(gòu)成不利影響。

檔案管理的成果范文第5篇

關(guān)鍵詞：廣播電視檔案 規(guī)范管理 重要性 措施

所謂的廣播電視檔案，也就是廣播電視從業(yè)人員在其廣播電臺(tái)、電視臺(tái)開(kāi)展的活動(dòng)過(guò)程中通過(guò)采訪、錄制、播出的過(guò)程中形成的具有一定收存價(jià)值的視頻、音頻或者文字材料。人們?cè)诤髞?lái)的查閱過(guò)程中能夠進(jìn)行相應(yīng)的觀察和總結(jié)，并且反映出真實(shí)的歷史過(guò)去，是研究歷史、指導(dǎo)人類未來(lái)發(fā)展的重要資料。

一、認(rèn)識(shí)廣播電視檔案管理工作的重要性

1.能夠準(zhǔn)確反映現(xiàn)實(shí)情況。廣播電視檔案中各類形式的資料，是最能夠反映出資料形成時(shí)代社會(huì)各個(gè)行業(yè)、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、政治進(jìn)步以及人們思想行為動(dòng)態(tài)的直觀材料。并且這種材料由于其儲(chǔ)存介質(zhì)的特殊性，能夠多次重復(fù)利用。由于節(jié)目播出時(shí)間的限制，在人民群眾能夠接觸到的電視和廣播節(jié)目，往往無(wú)法將拍攝的全部情景完全地展示在人民群眾面前，還有大量的視頻、音頻材料無(wú)法播出。而這部分資料仍然具有非常重要的價(jià)值。強(qiáng)化對(duì)于相關(guān)上述資料的檔案管理，無(wú)論其是否能夠與廣大群眾見(jiàn)面，都需要進(jìn)行全面、有效地評(píng)估和儲(chǔ)存。而電視臺(tái)和電臺(tái)由于具有藝術(shù)創(chuàng)造性和盈利性，往往能夠在節(jié)目設(shè)置和播出的過(guò)程中形成版權(quán)或者其他形式的經(jīng)濟(jì)收益。這對(duì)于廣播電視檔案管理的工作開(kāi)展來(lái)說(shuō)，具有十分重要的意義。

2.屬于可再生資源，符合低碳經(jīng)濟(jì)要求。廣播音頻和電視臺(tái)掌握了大量的演繹材料，其中包含了豐富的信息傳遞，并且能夠作為工作人員只做節(jié)目的源素材，能夠多次利用而不消失，并且能夠從固定的資源中獲取新的創(chuàng)作靈感和創(chuàng)作形式。從這一方面來(lái)說(shuō)，廣播電視檔案也屬于可再生資源，能夠大量地節(jié)約創(chuàng)作成本。正因?yàn)閺V播電視檔案具有如此重要的屬性，也就決定了廣播電視檔案管理工作必須要嚴(yán)格地按照歸檔制度，將相關(guān)材料妥善入檔，使得具有使用價(jià)值的材料能夠安全穩(wěn)妥地保存起來(lái)，以備將來(lái)的開(kāi)發(fā)和利用。

3.承擔(dān)歷史宣傳和歷史教育的職能。廣播電臺(tái)和電視臺(tái)都是黨和政府宣傳施政方針、公布發(fā)展路線的喉舌，在對(duì)群眾進(jìn)行教育和影響的過(guò)程中發(fā)揮了不可替代的重要作用。在進(jìn)行歷史教育的過(guò)程中，如果缺乏相關(guān)的歷史音像材料作為補(bǔ)充，那么宣傳作用就會(huì)大大降低。對(duì)于在改革開(kāi)放之后成長(zhǎng)起來(lái)的青年群體，由于他們接觸新媒體的機(jī)會(huì)較多，如果不大量地加入視聽(tīng)資料的說(shuō)教，很難培養(yǎng)起青年人群尊重歷史、以史為鑒的正確歷史觀。所以說(shuō)，規(guī)范廣播電視檔案管理，對(duì)于強(qiáng)化輿論宣傳、提升媒體引導(dǎo)方面具有非常現(xiàn)實(shí)的意義。

二、強(qiáng)化規(guī)范管理在廣播電視檔案管理工作中的重要性

1.爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，培養(yǎng)專業(yè)管理人才。要爭(zhēng)取取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于電臺(tái)、電視臺(tái)檔案管理工作的關(guān)注和支持，使得相關(guān)的管理成為各部門(mén)重視的工作，并且在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)保持對(duì)于廣播電視檔案管理工作的高投入，使得檔案管理工作能夠有較為充沛的人力資源、行政資源以及經(jīng)濟(jì)來(lái)源。因?yàn)殡娨暸_(tái)和廣播電臺(tái)具有新聞單位的職能，這就要求檔案管理人員必須具有相應(yīng)的專業(yè)管理素養(yǎng)。在熟悉檔案管理工作的前提下，要對(duì)相關(guān)的媒體檔案保存擁有正確的認(rèn)識(shí)和理解，及時(shí)地掌握行業(yè)內(nèi)最新的發(fā)展情況，積極參加相關(guān)的培訓(xùn)和輔導(dǎo)，使得自身專業(yè)素質(zhì)能夠滿足檔案管理工作的開(kāi)展。

2.不斷健全和完善相關(guān)規(guī)章制度，并且做好落實(shí)。實(shí)現(xiàn)聲像檔案規(guī)范化管理，必須制定行之有效的管理辦法和建立科學(xué)的管理制度。相關(guān)部門(mén)要完善管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定出一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處。制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法可依，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保聲像檔案的歸檔質(zhì)量。

3.形成正確的廣播電視檔案鑒定方法。要保持廣播電視檔案管理工作保持規(guī)范、高效、有序，就必須在工作過(guò)程中形成正確的資料鑒定理論與評(píng)價(jià)體系。為達(dá)到這種目的，就必須在進(jìn)行管理工作的過(guò)程中形成獨(dú)立思考、不惟權(quán)威、辯證考慮的態(tài)度，積極地做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判，確保相關(guān)資料不受損壞，造假資料不入庫(kù)，使得廣播電視檔案管理風(fēng)險(xiǎn)在可控范圍內(nèi)，使得真正有價(jià)值的資料能夠最大化地發(fā)揮作用。

總之，形成正確認(rèn)識(shí)，明確規(guī)范管理，對(duì)于廣播電視檔案工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。在日常廣播電視檔案管理的過(guò)程中，必須樹(shù)立規(guī)范管理的意識(shí)，從而使得廣播電視檔案資料能夠持續(xù)地發(fā)揮作用。

參考資料

[1]楊紅巖.高校聲像檔案管理工作中的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2005