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傳統(tǒng)檔案管理范文第1篇

摘 要 隨著我國計算機的普及和信息技術(shù)的發(fā)展，各項工作都步入信息化的行列，當(dāng)然，檔案管理也不例外。電子檔案管理模式在很大程度上提高了傳統(tǒng)檔案管理模式的工作效率，為檔案管理工作提供了便利，但是與此同時也使檔案管理存在著安全隱患。本文主要闡述了電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理各自的特點，并從中分析他們的異同，進而歸納出兩種檔案管理模式的利弊。

關(guān)鍵詞 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 檔案管理 利弊

隨著社會的發(fā)展，日常辦公逐漸趨于自動化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質(zhì)文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現(xiàn)電子檔案管理的高效、準(zhǔn)確、安全是我們在檔案管理工作中應(yīng)該著重思考的問題。 電子檔案的特點

電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯(lián)系起來，實現(xiàn)對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機轉(zhuǎn)換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節(jié)省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯(lián)系，隨時可以分離，能夠復(fù)制存儲于不同介質(zhì)之中，方便進行異地之間的傳輸和管理，節(jié)省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術(shù)記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的相同之處

電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統(tǒng)檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統(tǒng)檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理所包含的內(nèi)容相同，電子檔案管理是對傳統(tǒng)檔案的信息進行歸納，擴大了信息容量，實現(xiàn)了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的管理能夠根據(jù)文件完成的時間隨時歸檔，而傳統(tǒng)檔案管理要在整個過程結(jié)束后制定一個標(biāo)準(zhǔn)的表格在規(guī)定的時間內(nèi)歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準(zhǔn)確性、真實性缺失，而傳統(tǒng)檔案都是按照一定的次序進行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進行電子歸檔時，必須要隨時進行加密和認證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質(zhì)，而且在更換介質(zhì)的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統(tǒng)檔案的保管需要保證紙質(zhì)文件不受損壞，在轉(zhuǎn)移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進行保管時，要求有關(guān)部門使用統(tǒng)一的格式對檔案進行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質(zhì)檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權(quán)限之后，登錄檔案管理中心查閱相關(guān)信息，而傳統(tǒng)檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準(zhǔn)后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊

采用電子檔案管理節(jié)省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區(qū)和不同部門之間進行數(shù)據(jù)傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當(dāng)今社會的低碳環(huán)保理念，無紙化辦公在節(jié)約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護了森林資源[3]。

然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監(jiān)管上落后于一些發(fā)達國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰(zhàn)，如何保證電子檔案的法律效應(yīng)是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護和備份。此外，在信息技術(shù)如此發(fā)達的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術(shù)提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設(shè)置防火墻等措施。

結(jié)束語：

綜上所述，電子檔案管理方式的出現(xiàn)大大提高了辦公的效率，而且有效節(jié)約了森林資源，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理。因此，我們要加強對電子檔案管理的研究，推進電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化、準(zhǔn)確化管理，使之更好地服務(wù)于社會。

參考文獻：

[1] 李丹一.對比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）：88-88.

傳統(tǒng)檔案管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義

做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。

1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時且高效率、精準(zhǔn)地進行檔案查找，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。

2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強這些工作的細節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。

3.提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達到檔案使用價值的最大化。

二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對比研究

傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲存介質(zhì)為計算機光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發(fā)展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計算機網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢，有必要加強對電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。

（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析

1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。

（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；

（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實性的重要保證；

（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大：電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行資料調(diào)用時具有更好的便利性。

2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。

（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進行標(biāo)注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。

（2）保管方式不同：電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。

（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔(dān)憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學(xué)的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。

（二）電子檔案管理的利與弊

1.電子檔案管理的優(yōu)點。

（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。

（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。

2.電子檔案管理的弊端。

（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機，如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護手段可以采用云技術(shù)等。

（2）企事業(yè)單位在進行電子檔案管理時，由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時，還應(yīng)該加強管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。

（3）電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。

（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。

三、結(jié)語

相比傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來的一段時間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會相互協(xié)調(diào)著存在，因為電子檔案管理暫時還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢，來提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻：

傳統(tǒng)檔案管理范文第3篇

1.1傳統(tǒng)人事檔案模式比較僵硬

屬于靜態(tài)式管理，把工作重心放在了管理控制上，帶有嚴(yán)重的政治色彩，往往忽視了人事檔案的服務(wù)功能。要求教職工要無條件的服從檔案管理者的要求，即提供檔案材料和所需文件，但教職工如果需要查詢檔案資料或查看檔案信息時卻需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示。只有少數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以查看，成了領(lǐng)導(dǎo)管理下屬的工具，嚴(yán)重制約了人事檔案的服務(wù)功能。這就造成很多教職工對檔案不重視，覺得和自己工作學(xué)習(xí)沒關(guān)系，這是我們的人事檔案管理者不能很好的將人事檔案的“服務(wù)”功能發(fā)揮出來造成的。

1.2檔案材料單一。

傳統(tǒng)的人事檔案是以記載收錄個人政治面貌為主，家庭出生、社會關(guān)系等單一內(nèi)容為主。記載教職工平時工作表現(xiàn)、文化進修程度、心理健康狀況、學(xué)生評分高低等方面的材料較少。

2創(chuàng)新人事檔案管理工作的措施

2.1充分認識人事檔案管理工作的重要性

我國自改革開放以來，經(jīng)濟生活水平有了很大的提高。企事業(yè)單位的用人形式也發(fā)生了極大變化，人們就業(yè)的自由度和流動頻率越來越快。越來越多的人由原來的“鐵飯碗，一端一輩子”變?yōu)榭勺杂蛇x擇單位高度自由的社會人。人事檔案的重要性也減弱了，對人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對人事檔案產(chǎn)生錯誤的看法。認為檔案已經(jīng)起不到什么作用了，甚至可有可無的思想。這對人事檔案的發(fā)展及其不利，不能真正發(fā)揮人事檔案價值的實用性，我國教育制度改革不斷深化，使各學(xué)校間教師和學(xué)生的流動性更強，同時也對人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個人經(jīng)歷，德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是全面衡量一個人是否能勝任此工作的重要依據(jù)。因此我們必須提高對人事檔案的認識。

2.2改變以往的靜態(tài)式人事檔案管理，增強服務(wù)意識

學(xué)校的人事檔案是記錄學(xué)校教師在平時教學(xué)、科研、社會活動中形成的完整反映教師個人的勞動成果和智慧及獎懲經(jīng)歷，也反映了學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的水平、師資力量，是教師評職稱、考核等重要的依據(jù)。因此學(xué)校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務(wù)的“人性化”服務(wù)理念，并為教職工德、育、體全面發(fā)展提供保障。建立教師成長檔案。為每一位教師編制一份個人成長檔案，檔案資料以學(xué)歷程度、所學(xué)專業(yè)、教學(xué)課程、論文獲獎情況、學(xué)生對教師的滿意度、有無研究課題等為內(nèi)容。教師成長目標(biāo)以鄰近相關(guān)學(xué)?；虮镜貐^(qū)教師發(fā)展水平作為參照物，制定相應(yīng)的目標(biāo)管理辦法。例如本校各教師的特長、優(yōu)勢，那些是老師的斷角，那些是本學(xué)校大部分教師都欠缺的，并以動態(tài)形式公示。這樣教師對自己的狀況十分清晰，能夠及時糾正自己的失誤和不足，做到早準(zhǔn)備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業(yè)技術(shù)人才的成長、發(fā)展規(guī)律，滿足學(xué)校教職員工的專業(yè)發(fā)展需求。

2.3人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)變功能定位，實現(xiàn)“績效化”

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)時代的發(fā)展了，現(xiàn)在很多單位的人事檔案管理還是按以前計劃經(jīng)濟時代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發(fā)展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發(fā)揮不出應(yīng)有的“績效”作用。現(xiàn)在我國高中以下義務(wù)教育階段實行績效工資改革，績效改革涉及教師的崗位工資核定、績效的核算等。而這些改革的依據(jù)很大一部分是來自人事檔案的信息。因此我們在以后的檔案工作中必須突出檔案的“績效”信息功能，更好地發(fā)揮檔案的實用性。

2.4強化檔案服務(wù)意識，發(fā)揮檔案功能的多樣性

國家教委6號令明確指出：“學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一”。人事檔案反映了學(xué)校教職工和領(lǐng)導(dǎo)的個人的成長歷史和業(yè)績，是選撥人才的重要依據(jù)。所以，管好學(xué)校人事檔案對于人力資源開發(fā)起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學(xué)校包括社會單位對于人事檔案缺乏理解與重視。認為可有可無，只要有個人專門保管即可。沒有對人事檔案應(yīng)發(fā)揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案怎樣才能更好地為學(xué)校師生服務(wù)需要我們檔案管理者不斷探索和發(fā)現(xiàn)。由傳統(tǒng)的簡單的收集整理，向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案的開發(fā)主要包括：一是對人事檔案信息來源的發(fā)掘及人事信息的收集、整理。如擴大對教師人事信息的收集范圍，對學(xué)校干部增加收集信息種類等。二是對手里的人事檔案信息進行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時效性和利用價值，使得檔案信息在學(xué)校教學(xué)、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動態(tài)化加工和重組，滿足現(xiàn)代化建設(shè)對人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對人事檔案形成信息化、集約化、動態(tài)化管理。

2.5提高人事檔案管理方法，加強人事檔案信息化程度

隨著電腦及網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)上教學(xué)、網(wǎng)上信息共享成為一種趨勢。信息化已貫穿我們生活的每個角落。我國把人事檔案信息化建設(shè)作為戰(zhàn)略重點在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》提了出來。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)和落實情況。人事檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢下，人事檔案信息化必須進快實施，并為教育信息化和檔案信息化服務(wù)。人事檔案信息化可實現(xiàn)干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統(tǒng)的庫房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來。提高勞動效率和工作質(zhì)量。增強了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓(xùn)，加強業(yè)務(wù)技能訓(xùn)練，提高自己的業(yè)務(wù)水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學(xué)校、社會單位服務(wù)。

2.6健全人事檔案的管理制度

健全的、規(guī)范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據(jù)，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質(zhì)量的高低直接對學(xué)校其他職位的穩(wěn)定產(chǎn)生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項較碎，所以要有一套嚴(yán)格的規(guī)章制度來制約，我們?nèi)耸聶n案管理者要依據(jù)《干部檔案工作要求》并根據(jù)本學(xué)校人事檔案管理中的實際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學(xué)校各項工作的順利開展做貢獻。應(yīng)明確人事檔案的接收、保管、查閱等細節(jié)，建立電子人事檔案信息，實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享，方便查閱，進一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。

2.7提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

傳統(tǒng)檔案管理范文第4篇

1.檔案載體的多元化

1.1檔案載體多元化的定義

所謂檔案載體的多元化，是指突破原來僅有的紙質(zhì)印刷這種傳統(tǒng)的形式，采用新科技、新技術(shù)對文獻資料進行收集、整理和存儲，并逐漸向以磁、光電等作為介質(zhì)的載體發(fā)展，建立多種存儲方式并存的模式。尤其是以新科技為基礎(chǔ)的信息化存儲方式，極大地豐富了各單位的檔案內(nèi)容，也改變了傳統(tǒng)的檔案存儲方式，優(yōu)化了傳統(tǒng)的信息獲取模式以及信息管理方式。此外，載體多元化也促使傳統(tǒng)的檔案管理機構(gòu)更快地向復(fù)合型檔案管理發(fā)展。由此可見，這一系列的變化都在影響著檔案管理機構(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.2檔案管理機構(gòu)信息載體多元化的基礎(chǔ)

在信息載體逐漸演變的過程中，并不是完全適合物競天擇、適者生存的自然法則，在新的載體出現(xiàn)的同時并沒有伴隨著傳統(tǒng)方式的消亡，而是在這種發(fā)展過程中同時體現(xiàn)出了兼容性，體現(xiàn)了信息載體發(fā)展的特點和規(guī)律。所謂載體之間的兼容性就是指各種載體形式同時存在，并且相互依存，互相補充，彼此協(xié)調(diào)一致的發(fā)展、存在，并且以一個整體的形象出現(xiàn)在大家面前，一起履行信息儲存、交流的使命。

1.3信息載體多元化發(fā)展的管理對策

對于檔案管理機構(gòu)而言，現(xiàn)有的信息載體類型以及檔案在所有的檔案資源中的比例都會直接影響管理策略與方針。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，載體類型會不斷增加，而且各種載體的資源量會有所變化，因此制定有效地管理策略十分必要。對于它的管理，首先應(yīng)考慮不同的信息載體之間的科學(xué)分配問題。根據(jù)各種載體形式的特點，選擇出主要載體和輔助載體。還要根據(jù)每個檔案管理機構(gòu)的實際情況，充分考慮載體的差異、資源建設(shè)的資金投入以及檔案管理機構(gòu)空間大小對載體的影響等因素，做好規(guī)劃。

2.紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點

因為信息載體的巨大優(yōu)勢，以及被人們所接受的程度，在擔(dān)負起現(xiàn)代科技信息活動任務(wù)的同時，電子檔案給紙質(zhì)檔案帶來了很大的挑戰(zhàn)，但是這并不代表著紙質(zhì)檔案會就此消失。紙質(zhì)檔案能夠與電子檔案共同存在的原因主要有：一是由于人們的使用習(xí)慣已經(jīng)養(yǎng)成，對紙質(zhì)檔案的鐘愛依然無可取代。紙質(zhì)檔案的便捷性及其悠久的歷史使這一載體保持了與大眾很好的親和力。二是電子檔案雖然在迅速發(fā)展，但其性能并不能夠在每一個方面都超過紙質(zhì)檔案，甚至在某些方面，紙質(zhì)載體反而會比電子載體更具有優(yōu)勢。比如，大眾更喜歡用紙質(zhì)載體，因為其適合大眾的閱讀習(xí)慣。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計顯示，有56%的人習(xí)慣閱讀印刷型文獻，視聽文獻以及機讀文獻分別占有17.2%和9.9%的比例。因此，紙質(zhì)文獻仍然有它存在的價值。同時，紙質(zhì)文獻更易于保管，不需要專門的設(shè)備以及特殊的閱讀條件，因此電子文獻并不能全方位的承擔(dān)信息交流的任務(wù)，它的性質(zhì)也決定了需要其他輔助載體的支持。因此，紙質(zhì)載體的存在還是有必要的。三是電子信息技術(shù)的快速發(fā)展不僅帶來了管理上的創(chuàng)新，同時也促進了紙質(zhì)載體潛能的進一步開發(fā)。紙質(zhì)載體的發(fā)展一直與生產(chǎn)力以及生產(chǎn)技術(shù)的發(fā)展水平密切相關(guān)。從手抄傳閱到刻板印刷再到活字印刷，一直到機械印刷以及現(xiàn)代的數(shù)字印刷，紙質(zhì)載體的作用一直在得到不斷的開發(fā)利用，電子技術(shù)的發(fā)展，使紙質(zhì)載體的潛能有了進一步的可開發(fā)性。

3.檔案信息電子化的益處

檔案信息電子化是指對那些館、室所藏的資料以及以機讀或紙質(zhì)形式存在的資料，通過計算機技術(shù)對其進行整理、分類以及加工，并將其轉(zhuǎn)化為可以通過計算機進行閱讀使用的文獻資料，其益處主要有：一是可以充分發(fā)揮出計算機的潛能，進一步提高利用效率。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理機構(gòu)對計算機的應(yīng)用還比較單一，開發(fā)出的功能也比較簡單，有的只是利用其存儲目錄或者進行文件打印存儲，較低的利用率不只是浪費了大量的人力物力這么簡單。二是減少二次文獻利用的加工時間，提高檔案信息所具有的時效性。傳統(tǒng)的手工信息加工模式是指：選題———選材———編輯———出版，這種傳統(tǒng)的整理模式，從文件資料到能夠使用的二次資料所耗費的時間較長，因此會降低信息的時效性，影響檔案信息的使用價值。檔案信息的電子化，使讀者可以通過計算機直接讀取資料，并且利用計算機完成加工程序，操作上更加便捷。三是檔案信息電子化的發(fā)展，使一次投入多次產(chǎn)出成為可能。電子化的發(fā)展改變了信息加工受經(jīng)費限制的缺點。通過手工對信息進行加工，編輯出版需要很多的經(jīng)費，信息的電子化不僅方便了大眾的閱讀，也降低了資金的投入。就目前的情況看，國家正在壓縮財政開支，各單位離開財政的支持來解決檔案升級和現(xiàn)代化管理會困難重重，在這種情況下，開源節(jié)流不失為一種好辦法。四是檔案信息的電子化，可以通過其他介質(zhì)將成果進行拷貝，并且可以及時的送到各個部門，在擴大社會影響的同時也拓寬了社會服務(wù)范圍，檔案部門的地位也因此得到提高。五是檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術(shù)接軌，雖然我國的信息高速公路尚在建設(shè)之中，但是要注意這方面的發(fā)展以及最新動向，使檔案工作不斷地適應(yīng)社會的發(fā)展，為今后的工作打下良好的基礎(chǔ)。

4.關(guān)于電子檔案趨于主流地位的優(yōu)勢

傳統(tǒng)檔案管理范文第5篇

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 信息化 缺陷 對策

隨著信息化管理模式的不斷深入與發(fā)展，檔案管理也從傳統(tǒng)的管理模式逐步向信息化管理方向邁進。由于傳統(tǒng)的檔案管理過于復(fù)雜化，且管理過程中存在很大的缺陷，已經(jīng)無法滿足社會經(jīng)濟發(fā)展對信息的需求。因此，實現(xiàn)檔案管理信息化迫在眉睫，信息化檔案管理不僅提高檔案管理工作效率，還推動了檔案管理工作向數(shù)字化、自動化、智能化發(fā)展。

1 檔案管理信息化的重要性

1.1 提高檔案管理工作效率

基于傳統(tǒng)檔案管理形式在信息化時展現(xiàn)狀下存在的缺陷，實現(xiàn)信息化檔案管理，不僅能夠打破傳統(tǒng)檔案管理對信息利用造成的約束，還能夠使封閉式的檔案管理公開化、透明化，有利于人們對檔案信息的接收、了解和查閱。采用信息化管理模式管理檔案，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的規(guī)范化、科學(xué)化、合理化，還能對檔案信息進行合理配置，提高了檔案管理工作效率，為社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.2 提高檔案信息詳實性和決策能力

相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案信息詳實性以及決策能力上存在很大的問題，由于檔案信息量較大，又是人工收集、整理和統(tǒng)計，既無法保證檔案信息的準(zhǔn)確性，也難以對檔案信息做出快速的決策。因此，檔案管理信息化，大大提高了檔案信息的詳實度，還能夠?qū)π畔⒆龀隹焖?、綜合的決策，既能完整的管理檔案信息，還能提高信息決策的正確性。充分體現(xiàn)檔案管理信息化的優(yōu)勢，在信息管理的各個環(huán)節(jié)發(fā)揮著重要的作用。

1.3 提高服務(wù)質(zhì)量

信息化檔案管理大大提高了檔案信息的檢索能力，能夠為人們提供全面的信息服務(wù)，利用計算機技術(shù)對檔案信息進行管理，實現(xiàn)遠程服務(wù)以及檔案信息資源共享。檔案管理信息化不僅提高檔案信息利用的有效性，還能豐富人們對知識的獲取和學(xué)習(xí)。從各個方面延伸了信息化檔案管理的時效性，提高了檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

2 檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理理念的制約

知識經(jīng)濟和信息化時展，促使社會各領(lǐng)域?qū)π畔⑿枨罅坎粩嘣黾印，F(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展是以信息化為載體來開展各項工作。對于檔案管理工作來說，必須順應(yīng)時展的需要，推動檔案管理信息化發(fā)展。但是，由于傳統(tǒng)的檔案管理理念深入人心，很多檔案管理工作人員對信息化檔案管理模式不適應(yīng)，導(dǎo)致信息化檔案管理無法有效實施。

2.2 信息化技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用不徹底

信息化檔案管理得到大力推廣和應(yīng)用，但是有很多組織機構(gòu)依然采用傳統(tǒng)的管理手段，雖然從一定程度上利用了計算機技術(shù)，但是卻沒有將計算機硬件與軟件結(jié)合起來有效利用，致使信息化檔案管理沒有得到徹底的應(yīng)用。檔案信息管理、工作人員服務(wù)態(tài)度、經(jīng)費等也是制約信息化檔案管理工作有效開展的因素。

2.3 檔案管理人員配置不合理，缺乏專業(yè)性人才

知識經(jīng)濟時代，各行各業(yè)對用人要求也越來越高，專業(yè)性人才成為阻礙行業(yè)發(fā)展的重要因素。檔案管理工作作為一種信息服務(wù)工作，在信息時展的需求下，必須發(fā)生轉(zhuǎn)變。由于傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，大多檔案管理人員缺乏專業(yè)性知識能力，綜合素質(zhì)水平不高，使得檔案管理工作無法適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的需求。很多組織機構(gòu)在檔案管理工作上的人員配置過于隨意，以至于管理工作不到位，信息技術(shù)在檔案管理中得不到有效利用。

3 實現(xiàn)檔案管理信息化的對策

3.1 打破傳統(tǒng)管理模式，創(chuàng)新管理思路和方法

要想推動檔案管理的信息化發(fā)展，就必須與時俱進，打破傳統(tǒng)管理模式，創(chuàng)新管理理念，轉(zhuǎn)變管理思路和方法，以順應(yīng)時展的需求為最終目標(biāo)。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式在信息的采集、處理、歸檔、保存等方面過于復(fù)雜，且工作效率低下，無法滿足不斷進步和發(fā)展的社會經(jīng)濟。因此，要發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢，就必須提高管理人員的自身素質(zhì)，轉(zhuǎn)變管理理念，采用先進的計算機技術(shù)，并充分利用計算機軟件功能，實現(xiàn)信息化檔案管理的高效性、準(zhǔn)確性、便捷性。

3.2 強化保密工作，避免信息失竊

檔案信息的保密工作必須得到進一步加強，信息化檔案管理工作在檔案收集、整理、歸檔以及保存過程中，或多或少存在一定的保密隱患，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不是無孔不入的。因此，相關(guān)組織結(jié)構(gòu)在進行檔案管理工作時，需制定有效的檔案管理保密機制，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)設(shè)置使用權(quán)限，加強檔案管理系統(tǒng)的病毒防御能力，在對檔案信息進行存儲和檢索時，要設(shè)置條件限制，并及時更新系統(tǒng)，擴大檔案信息的保密范圍。總之，用制度來約束人的主觀能動性，從根本上提高檔案信息的保密性。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)性人才，實現(xiàn)人力資源合理配置，

隨著信息化不斷深入和發(fā)展，提高檔案管理工作效率，滿足人們對檔案信息的需求，必須將信息技術(shù)應(yīng)用與檔案管理工作中。要改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，就必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，培養(yǎng)專業(yè)性檔案管理人才，對管理人員進行技術(shù)培訓(xùn)，提高管理人員計算機技術(shù)的操作和應(yīng)用能力，進而從根本上改善檔案管理工作效率，提高檔案信息資源利用率，推動檔案管理信息化不斷進步與發(fā)展。

4 結(jié)語

信息化檔案管理需要綜合多方面的因素考慮，從管理模式、信息技術(shù)應(yīng)用、人力資源配置等方面全面轉(zhuǎn)變，推動檔案管理的信息化發(fā)展。在當(dāng)前發(fā)展形勢下，信息技術(shù)應(yīng)用和知識經(jīng)濟發(fā)展成為現(xiàn)代化建設(shè)的重點，檔案管理既要符合知識經(jīng)濟發(fā)展的要求，又要滿足信息時代對檔案信息的需求。因此，不斷強化和提高檔案管理的信息化建設(shè)，是提高檔案管理水平的有效途徑。

參考文獻：