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數(shù)字化檔案范文第1篇

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化檔案館檔案數(shù)字化關(guān)系

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

當(dāng)下檔案界提出了建設(shè)數(shù)字化檔案館的目標(biāo)，然而這與我們正在搞的檔案數(shù)字化之間有什么區(qū)別和聯(lián)系？本文就這一問題來論述一下兩者之間的關(guān)系。

一、數(shù)字化檔案館與檔案數(shù)字化的概念

（一）數(shù)字化檔案館：所謂數(shù)字化檔案館就是保管、加工、利用數(shù)字化檔案信息的專門機(jī)構(gòu)。它區(qū)別于傳統(tǒng)意義上的檔案館的顯著特點(diǎn)是：1、檔案信息化，就是說館藏所有檔案都是以計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字形式存在；2、傳遞網(wǎng)絡(luò)化，就是說館藏所有檔案的傳遞主要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來完成；3、信息共享化，就是說館藏所有檔案通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享；4、收集規(guī)范化，就是說接收進(jìn)館的數(shù)字檔案信息（電子檔案）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一結(jié)構(gòu)，便于數(shù)字檔案信息的交流應(yīng)用；5、服務(wù)在線化，就是說檔案信息利用者的計(jì)算機(jī)隨時(shí)可以成為數(shù)字化檔案館的終端，方便地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢、利用。

（二）檔案數(shù)字化：所謂檔案數(shù)字化就是將不同表現(xiàn)形式、不同載體上的檔案信息，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)能識(shí)別的二進(jìn)制數(shù)字信息（計(jì)算機(jī)語言），形成各種數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)管理、加工、傳遞、利用諸如文字、圖像、聲音等檔案信息。

二、建設(shè)數(shù)字化檔案館的必要性

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類正進(jìn)入以信息化為主的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，數(shù)字地球，數(shù)字城市，電子政務(wù)，電子商務(wù)等已深入到我們的生活中。城建檔案館作為保管和利用一個(gè)城市在規(guī)劃、建設(shè)、管理中所形成的檔案的專門機(jī)構(gòu)，其保管的文字、圖紙、聲像等各種載體的資料是城市建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)，是數(shù)字城市的重要信息源。因此，順應(yīng)時(shí)展潮流，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)，把分散在不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，實(shí)現(xiàn)資源共享的數(shù)字化檔案館建設(shè)就顯得尤為重要。

數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，不僅要靠檔案界全體同仁的共同努力，還要依托于國(guó)家信息化水平的整體提高；不僅需要社會(huì)各界的支持，更需要有高瞻遠(yuǎn)矚，統(tǒng)籌規(guī)劃的宏觀戰(zhàn)略意識(shí)。既要克服一蹴而就的急躁心理，又要避免低水平的重復(fù)建設(shè)。因此，在沒有現(xiàn)成模式借鑒的情況下，數(shù)字化檔案館建設(shè)可采取分步驟、分階段、分層次的方式以次推進(jìn)。

三、檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字化檔案館的先決條件

建設(shè)數(shù)字化檔案館面臨首要任務(wù)就是對(duì)現(xiàn)有庫存檔案的數(shù)字化問題，其次是數(shù)字化檔案的接收、管理、利用問題。眾所周知，我們檔案館現(xiàn)存的檔案絕大多數(shù)是以紙質(zhì)為載體的，還有一些錄音、錄像磁帶、照片檔案等。小館有萬卷左右，大館幾十萬卷左右，我們青島館就有十六萬多卷。我們館的竣工檔案文字卷每卷平均近200頁，每年近7000卷的速度進(jìn)館，可想我們面臨的檔案數(shù)字化工作量 有多大。因此說建設(shè)數(shù)字化檔案館，檔案數(shù)字化是關(guān)鍵，是先決條件，它是一項(xiàng)十分艱巨而長(zhǎng)期的工作。面對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，設(shè)備的不斷更新，各館要根據(jù)自身的實(shí)際情況，分期分批，穩(wěn)步實(shí)施。做好檔案數(shù)字化首先要解決以下問題。

（一）資金問題?，F(xiàn)代化管理依賴于高科技，高科技就要有高投入，因此資金問題，就成了建設(shè)數(shù)字化檔案館的瓶頸。對(duì)于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，通常采用計(jì)算機(jī)掃描的方法，至少要有高掃A0幅面的掃描儀（用于掃描圖紙）、A4幅面的掃描儀（用于掃描文檔）及相應(yīng)數(shù)量的計(jì)算機(jī)?？紤]到利用，還需有相應(yīng)的輸出設(shè)備及為系統(tǒng)服務(wù)的服務(wù)器、光盤庫等，大一點(diǎn)的館還應(yīng)建立內(nèi)部局域網(wǎng)，這樣至少需要幾百萬的資金投入。

（二）技術(shù)問題。檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)技術(shù)上沒有問題，要考慮的一是數(shù)字化的格式問題。主要表現(xiàn)在對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化格式以及對(duì)接收的電子檔案格式的規(guī)定， 具體就是計(jì)算機(jī)檔案著錄的執(zhí)行格式。標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)讀目錄編碼執(zhí)行格式的著錄區(qū)首先是“編碼頭標(biāo)區(qū)”，其后是“編碼目次區(qū)”，再后是“變長(zhǎng)編碼數(shù)據(jù)區(qū)”。目前我國(guó)計(jì)算機(jī)檔案著錄在執(zhí)行格式上尚無標(biāo)準(zhǔn)化的編碼規(guī)則，即還沒有檔案機(jī)讀目錄格式，因此，在實(shí)踐中我國(guó)計(jì)算機(jī)檔案著錄處于一種無編碼的狀態(tài)。計(jì)算機(jī)檔案著錄的無序在執(zhí)行結(jié)構(gòu)上使得各檔案計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所生成的目錄數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一、一致的標(biāo)準(zhǔn)化編碼，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)記錄很難“走”出其所依賴的某一計(jì)算機(jī)系統(tǒng)而被其他各個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所共同識(shí)別與處理，即資源不能共享。二是存儲(chǔ)介質(zhì)選用問題。檔案載體主要有光盤、磁帶、可移動(dòng)硬盤等?？梢苿?dòng)硬盤雖然具有移動(dòng)存儲(chǔ)方便等優(yōu)點(diǎn)，但由于其依賴操作系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一等缺點(diǎn)，所以不宜用來長(zhǎng)期保存檔案，只可用作電子檔案的報(bào)送。光盤和磁帶都可用作對(duì)數(shù)字檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)。光盤技術(shù)更新快，刻錄方便，且盤片易于長(zhǎng)期保管，存儲(chǔ)的檔案信息可隨機(jī)讀取，但光盤容量相對(duì)較小，大館就得上光盤庫。磁帶作為信息存儲(chǔ)已有幾十年的歷史，具有技術(shù)穩(wěn)定，兼容性好，不受操作系統(tǒng)約束，海量存儲(chǔ)等優(yōu)點(diǎn)。但磁帶機(jī)的存取速度比光盤慢，且磁帶是一個(gè)連續(xù)媒體，只能順序存取，不能象光盤那樣隨機(jī)讀取。光盤和磁帶各有優(yōu)缺點(diǎn)，各館可根據(jù)實(shí)際情況選用。

數(shù)字化檔案范文第2篇

1.1是有效改善檔案管理工作的需要

紙質(zhì)載體是農(nóng)業(yè)科技檔案的根本依據(jù)，但是避免不了局限性，存在著數(shù)量多、體積大、質(zhì)量重，不易攜帶，不便查找，信息傳遞慢，無法檢索等方面的不足。農(nóng)業(yè)科技檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，可以從根本上克服這些弊端，即以現(xiàn)代通信、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)為基礎(chǔ)，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以建立好的各種檔案信息庫為資源，利用智能信息處理技術(shù)，將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)庫，以供需要者查詢、搜索，并且信息資源的使用維護(hù)方便，安全保密性強(qiáng)。農(nóng)業(yè)科技檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，可以達(dá)到資源信息的數(shù)字化、資源管理網(wǎng)絡(luò)化和智能化。

1.2是檔案管理發(fā)展的大勢(shì)所趨

農(nóng)業(yè)科技檔案資源的高效、快捷開發(fā)利用需要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)。傳統(tǒng)的查閱方法是到檔案館，采用人工撿索的辦法查找所需的檔案，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，查全率和查準(zhǔn)率均不高。檔案管理實(shí)行數(shù)字化后，全市農(nóng)技推廣機(jī)構(gòu)通過互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)入市科技檔案館數(shù)字化信息中心，各單位的檔案電子目錄和開放檔案數(shù)字信息均上傳至市農(nóng)業(yè)科技檔案館信息中心，方便全市農(nóng)業(yè)科技檔案資源的整合和利用，順應(yīng)檔案館現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

1.3是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的必須

在當(dāng)今人們的時(shí)間意識(shí)越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)需要迅速、準(zhǔn)確的決策；各職能部門工作要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加的情況下，要求檔案部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來處理農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源，提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，確保檔案信息能及時(shí)、方便地提供。

1.4是節(jié)約農(nóng)業(yè)檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)資金的舉措

庫藏檔案案卷數(shù)量的不斷增加需要信息化來管理。以杭州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院為例，該院下轄農(nóng)作、水產(chǎn)、茶葉、蔬菜、畜牧、生物等多個(gè)科研所，截止2010年全院庫藏檔案820卷，資料12088冊(cè)，其中相當(dāng)部分檔案分散在基層建檔單位，如果對(duì)這些檔案進(jìn)行有效整合，采用數(shù)字化管理，可大大減輕農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作人員的工作量，降低費(fèi)用支出，使檔案管理人員能在有限的時(shí)間內(nèi)搜集更多的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

2農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)總體設(shè)計(jì)

農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)的指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護(hù)農(nóng)業(yè)科技檔案原件完好，保證數(shù)字化農(nóng)業(yè)科技檔案真實(shí)準(zhǔn)確，更好地發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的作用。農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)的原則是：檔案數(shù)字化，工作標(biāo)準(zhǔn)化。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)，可以從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范層面來研究制定。從簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)化向科學(xué)、精確的標(biāo)準(zhǔn)化過渡，從孤立的標(biāo)準(zhǔn)向體系化的標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)。重要檔案優(yōu)先數(shù)字化。以利用需求為導(dǎo)向，結(jié)合實(shí)際，統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，量力而行，將年限較長(zhǎng)、具有館藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化。各部門分工協(xié)作。檔案數(shù)字化工作相當(dāng)繁瑣，涉及面廣，必須堅(jiān)持分工協(xié)作、整體配合、長(zhǎng)期堅(jiān)持、相互理解的工作理念，充分發(fā)揮單位各個(gè)部門和各類人員的作用，明確工作任務(wù)，落實(shí)責(zé)任分工，真正做到各司其責(zé)，各施其能，協(xié)調(diào)配合，形成全方位、多層面、多角度、共同推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展模式。多方位快速高效檢索。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該建立多種滿足檔案利用者的檢索方式，提高檢索的自由度。完善的電子檢索系統(tǒng)，能高效、快速、全面地從檔案信息中檢索出利用者所需的信息，并對(duì)檔案利用進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)公布、更新、維護(hù)網(wǎng)站網(wǎng)頁內(nèi)容，提供服務(wù)范圍、內(nèi)容，便于檔案利用者了解檔案信息動(dòng)態(tài)，及時(shí)查找所需信息。注重檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)。要建立和完善檔案人才選拔、任用和激勵(lì)機(jī)制，重視人才的儲(chǔ)備，以超前的意識(shí)搞好人才建設(shè)，造就一批既熟悉檔案工作管理、通曉檔案理論知識(shí)，又掌握現(xiàn)代檔案數(shù)字信息技術(shù)的新型檔案工作人才隊(duì)伍，確保檔案數(shù)字化建設(shè)及檔案事業(yè)又好又快地發(fā)展。農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要投入，特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運(yùn)行成本。因此，要按照成本效益最大化的要求，細(xì)化農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步驟。同時(shí)優(yōu)化農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化的各種資源配置，根據(jù)不同的情況，進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案管理專業(yè)人員和數(shù)字化技術(shù)人員、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的合理配置，構(gòu)建農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化投入小收益大的新模式。具體步驟上：

一是建立農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級(jí)目錄。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

二是加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)組合，是未來數(shù)字農(nóng)業(yè)科技檔案管理最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解，必須及時(shí)對(duì)所形成的電子文件進(jìn)行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實(shí)性，還維護(hù)了它的系統(tǒng)性、完整性，同時(shí)，也防止了存有信息內(nèi)容的載體在個(gè)人手中發(fā)生丟失、損壞，從而保護(hù)電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。電子文件的收集積累范圍，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，對(duì)更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。

三是農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步。農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化及管理流程重組是一個(gè)管理思想不斷變化的過程，農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步即是新技術(shù)和新理念相互融合的表現(xiàn)。數(shù)字化農(nóng)業(yè)科技檔案管理分開放與不開放兩種，開放農(nóng)業(yè)科技檔案管理即上互聯(lián)網(wǎng)，建立農(nóng)業(yè)科技檔案管理資料網(wǎng)站，實(shí)施資源共享，在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息。

3農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要把握的幾個(gè)問題

3.1提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃

首先必須在思想上充分認(rèn)識(shí)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的重要意義。在當(dāng)今信息公開程度越來越高的形勢(shì)下，農(nóng)業(yè)科技檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對(duì)象將逐步擴(kuò)大，只有當(dāng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源在農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí)，農(nóng)業(yè)科技檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能充分地全面地展現(xiàn)出來。其次，做好統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況，制訂農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，包括服務(wù)器、電腦、掃描設(shè)備等硬件的購置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。最后，要保障檔案整理過程的完整性。農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)較長(zhǎng)的工程，在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。

3.2加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，認(rèn)真做好檔案數(shù)字化

一是檔案數(shù)字化必須有所選擇。針對(duì)館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化既不可能、也沒必要。應(yīng)該根據(jù)一定的原則確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些檔案原件中哪些不需要數(shù)字化。二是做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。選擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。三是做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。

數(shù)字化檔案范文第3篇

[關(guān)鍵詞]檔案 數(shù)字化 文件級(jí)目錄管理

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2013）07-0055-01

在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化已經(jīng)是時(shí)代的需要。作為高職院校，在這樣的形勢(shì)下，應(yīng)該跟上時(shí)代的潮流，為此，我校對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行了有益的實(shí)踐與探索。

一、檔案數(shù)字化含義、作用

檔案數(shù)字化是指：對(duì)于已有的各種載體形式的檔案采用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行處理加工，以實(shí)現(xiàn)不同載體形式的檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化意義重大，它改變了檔案存在方式和利用方式。從檔案的存在形式上看，檔案不再是紙質(zhì)的檔案，不需再為紙質(zhì)檔案的損壞、保管擔(dān)憂。從利用方式上看，它改變了在利用檔案過程中時(shí)空的限制。在空間上，檔案不再是“孤本”檔案，很多人可以同時(shí)通過互聯(lián)網(wǎng)來使用同一個(gè)檔案；在時(shí)間上，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化以后，使用者可以隨時(shí)根據(jù)自己的需要調(diào)用自己所需要的資料。在高職院校內(nèi)部，實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化，就可以使各個(gè)部門根據(jù)自己的需要，隨時(shí)隨地調(diào)用所需要的檔案資料了。

二、檔案數(shù)字化的思考

檔案數(shù)字化的建立是個(gè)復(fù)雜的過程，我們需要做好技術(shù)上的處理，又要做好全方位的管理，以保證檔案數(shù)字化的合理實(shí)現(xiàn)。

（一）做好館藏情況的調(diào)查

要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，需要引進(jìn)硬件設(shè)施。而需要購置什么樣的設(shè)備，需要了解文檔的類型、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。在充分了解的基礎(chǔ)上，再購置相應(yīng)的設(shè)備，做好硬件設(shè)施的準(zhǔn)備工作。

（二）在硬件設(shè)施到位以后，要進(jìn)行軟件方面的建設(shè)

需要建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。它可以滿足一般檢索和管理的需要。目前，很多的檔案館由于沒有實(shí)現(xiàn)全部檔案的文件級(jí)目錄機(jī)檢，查找檔案不快、不準(zhǔn)、不全的問題普遍存在。所以，把文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率的同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案以件數(shù)為基本單位的管理是非常必要的。在高職院校的檔案管理中，可以把檔案按照教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、行政文件檔案進(jìn)行分類，建立文件級(jí)目錄。在需要找某一類檔案時(shí)，在這一級(jí)別進(jìn)行查找，以提高查找的速度。

三、選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)候建立專題數(shù)據(jù)庫

在檔案數(shù)字化的過程中，只實(shí)現(xiàn)文件級(jí)的目錄，有的時(shí)候，是不能解決全部檢索的需要的。隨著客觀需要的變化，對(duì)某一專題檔案有集中利用的需求是經(jīng)常發(fā)生的，突擊建立專題數(shù)據(jù)庫，以滿足各部門的需求。為做好這項(xiàng)工作，主要把握三個(gè)方面：一是根據(jù)館藏檔案內(nèi)容確定專題數(shù)據(jù)庫的總體布局；二是按需求分期建立專題數(shù)據(jù)庫；三是根據(jù)文件內(nèi)容和檢索需要分別設(shè)立不同的專題數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。例如：為了加強(qiáng)對(duì)教務(wù)管理檔案的利用，可以設(shè)立教務(wù)專題數(shù)據(jù)庫。在設(shè)立教務(wù)專題數(shù)據(jù)庫時(shí)，可以按照時(shí)間進(jìn)行分類，也可以找找教務(wù)管理制度、教師教案、教學(xué)成果等進(jìn)行分類?？傊?，可以通過細(xì)致的分類，以達(dá)到高速運(yùn)用教務(wù)檔案的目標(biāo)。

四、檔案數(shù)據(jù)庫的管理

對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的管理，首先是要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)。檔案工作是一件非?？菰镉种匾墓ぷ鳎枰獧n案人員具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和敬業(yè)精神。例如：檔案人員要掌握數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲(chǔ)的關(guān)鍵技術(shù)；數(shù)字化檔案信息安全、保密技術(shù)；數(shù)字化檔案信息的訪問形式與安全控制；數(shù)字化檔案信息知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。同時(shí)，需要檔案管理人員發(fā)揮主人翁意識(shí)，做好檔案的保密工作的同時(shí)，要耐心細(xì)致地工作。

其次，加強(qiáng)對(duì)在建數(shù)據(jù)庫和成果數(shù)據(jù)庫的管理。所謂的在建數(shù)據(jù)庫是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的數(shù)據(jù)庫，要進(jìn)行及時(shí)維護(hù)和更新。成果數(shù)據(jù)庫是已經(jīng)完成的數(shù)據(jù)整理，不需要再進(jìn)行更改。但是要加強(qiáng)對(duì)使用權(quán)限的限制，以保證檔案信息使用的安全性?？梢越⒓夹g(shù)負(fù)責(zé)人、權(quán)限負(fù)責(zé)人，也就是設(shè)立專門的人員進(jìn)行管理。一方面可以保證檔案使用部門快速使用，另一方面可以保證檔案的訪問權(quán)限，避免惡意地竊取檔案信息的行為。

總之，檔案數(shù)字化的建立是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工程，需要政策上的重視，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，硬件設(shè)施的不斷更新。作為檔案管理人員，應(yīng)該為檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)不斷進(jìn)行探索。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王萍著.電子檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用.吉林大學(xué)出版社，2010-10-1.

數(shù)字化檔案范文第4篇

[關(guān)鍵詞] 膠片檔案;數(shù)字化;數(shù)字轉(zhuǎn)換

[中圖分類號(hào)]R197.38[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]B [文章編號(hào)]1674-4721(2009)07(a)-141-01

本文就醫(yī)院膠片檔案數(shù)字化進(jìn)行探討分析,報(bào)道如下:

1 醫(yī)院膠片檔案數(shù)字化的形式

醫(yī)院諸多信息膠片檔案數(shù)字化的基本過程就是將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù),再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型,把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼,引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部,進(jìn)行統(tǒng)一處理。所謂膠片檔案數(shù)字化[1],就是將以上二者結(jié)合起來,把膠片檔案中的信息在預(yù)覽情況下,選定要掃描的范圍,先調(diào)節(jié)圖片的亮度及對(duì)比度至清晰,然后進(jìn)行掃描,便得到了膠片初始圖像。在圖像處理軟件Photoshop 5.0中對(duì)圖像進(jìn)行對(duì)比度、亮度的調(diào)節(jié),并根據(jù)不同的需要調(diào)整圖像的大小,最后將圖像存貯為JPG格式[2]。

膠片檔案的數(shù)字化主要有三個(gè)重要組成部分,它們是掃描設(shè)備、膠片檔案以及計(jì)算機(jī)管理軟件。通過掃描設(shè)備將膠片檔案的影像信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,再通過相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理軟件將數(shù)字信息存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)上,以便保存、備份、維護(hù)等,并通過相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件查找并輸出檔案信息,以供人們利用。

采用掃描設(shè)備進(jìn)行膠片檔案數(shù)字化的具體步驟是:首先,調(diào)出膠片。對(duì)于待掃描的CT、MRI膠片應(yīng)選擇無明顯劃痕的圖像,事先應(yīng)對(duì)膠片污漬進(jìn)行清潔,否則會(huì)因掃描圖像的分辨率太高而使劃痕和污漬特別明顯,而影響圖像質(zhì)量。第二,按照原有膠片目錄及相應(yīng)的索引號(hào)碼,比如住院號(hào)、片號(hào)制作相對(duì)應(yīng)電子版的目錄。第三,閱讀膠片。這是承上啟下的一步。利用閱讀器將膠片檔案的內(nèi)容讀出,此時(shí)要注意將膠片檔案分類,弄清楚哪些需要全文掃描,哪些需要部分掃描,哪些只保留目錄即可。第四,膠片掃描。利用掃描儀等相關(guān)設(shè)備將膠片檔案的內(nèi)容有序地掃入計(jì)算機(jī),每張膠片都要注意檢查畫面是否放得端正、號(hào)碼是否正確,根據(jù)每個(gè)畫幅的不同對(duì)照調(diào)整,選擇適當(dāng)?shù)姆直媛蕦?duì)比度、亮度,然后再開始掃描。第五,畫面處理。注意一定要保持檔案的真實(shí)性及原有的排列次序,不得隨意刪改,同時(shí)對(duì)一些與原檔案信息不相關(guān)的內(nèi)容也要適當(dāng)加以修改,如去掉不必要的黑點(diǎn)、麻點(diǎn)、黑邊、黑框等,以減小占用空間。第六,信息校對(duì)。掃描后的檔案一定要與原膠片檔案逐頁進(jìn)行校對(duì),以確保原文圖像、文件夾名稱、機(jī)讀目錄內(nèi)容的一致。第七,內(nèi)容掛接。由膠片檔案數(shù)字化后得到的圖像,應(yīng)按件與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)目錄掛接。第八,影像還原。通過模數(shù)轉(zhuǎn)換器,即A/D轉(zhuǎn)換器,將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)。第九,將掃描圖像存貯為JPG圖像格式,可大大減少圖像磁盤的占用空間,方便圖像的調(diào)用和傳輸。使人們獲得相應(yīng)的文、圖像、聲音,或是三者的結(jié)合體[3]。

2 膠片檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)

首先,膠片檔案數(shù)字化大大縮小了膠片檔案的保存空間。膠片檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案來說,不但體積縮小了,而且記錄了更加豐富的內(nèi)容,節(jié)省了保存空間。

第二,膠片檔案數(shù)字化使膠片檔案的維護(hù)更加方便、安全。目前,我們所見的膠片檔案易受鹵化銀感光介質(zhì)、空氣、光線、微生物等的影響,因此維護(hù)起來也需格外謹(jǐn)慎小心。而數(shù)字化后的膠片檔案存于計(jì)算機(jī)或移動(dòng)硬盤上,只需定期對(duì)它們進(jìn)行病毒掃描等基本維護(hù)就可以達(dá)到維護(hù)膠片檔案內(nèi)容的目的。

第三,膠片檔案數(shù)字化有利于膠片檔案的快速遠(yuǎn)距離傳播。傳統(tǒng)的膠片檔案在提供利用時(shí),不僅受地域限制,而且傳輸起來也相當(dāng)麻煩,很費(fèi)時(shí)間。膠片檔案數(shù)字化后可以在網(wǎng)上廣泛傳播,實(shí)現(xiàn)共享,大大拓寬了其內(nèi)容信息的傳播范圍,更方便了醫(yī)務(wù)人員的媒體教學(xué)、遠(yuǎn)程會(huì)診、科研、寫作和資料的積累等諸多領(lǐng)域。

第四,膠片檔案數(shù)字化使人們檢索查閱膠片檔案變得更加簡(jiǎn)便。數(shù)字化的膠片檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)上,可以提供多種檢索工具,只要輸入已掌握的信息,就會(huì)自動(dòng)調(diào)出相關(guān)檔案,如需要即可打印出來,不僅提高了檢率,而且縮短了檢索的時(shí)間。這使得膠片檔案的利用變得更為方便,憑借軟件查詢系統(tǒng),可以很方便地查找到所需的資料,無需再用閱讀器一張一張翻閱膠片了。

3 膠片檔案數(shù)字化的缺點(diǎn)

首先,數(shù)字化后的膠片檔案壽命縮短。它所采用的載體介質(zhì)主要有磁盤、磁帶、光盤。這些介質(zhì)的壽命比較短,軟盤壽命為3年,磁帶壽命為10年,光盤壽命為20～30年。再是由于數(shù)字化處理需要將信號(hào)進(jìn)行模擬數(shù)字模擬的處理,必然會(huì)對(duì)膠片檔案的圖像質(zhì)量、聲音質(zhì)量有所損傷,使數(shù)字化后的膠片檔案的原始憑證性和膠片檔案壽命受到影響。

第二,計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的檢準(zhǔn)率要低于手工檢索,而且必須要懂得一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)才會(huì)操作,而且為了更好地保存膠片檔案的信息內(nèi)容,對(duì)計(jì)算機(jī)的維護(hù)顯得尤為重要,定期的查毒與殺毒將變得必不可少。

第三,由于數(shù)字化后的膠片檔案可以在網(wǎng)上傳播,其法律效力低于膠片檔案,而且對(duì)于病人的某些隱私保護(hù)也就提出了更高的要求。我們可以通過劃分保密級(jí)別、限制利用權(quán)限和用戶身份驗(yàn)證來做好保密工作[4]。

[參考文獻(xiàn)]

[1]孫新華.縮微膠片的數(shù)字化管理[J].中國(guó)檔案,2001,5:20.

[2]馮振榮.檔案保護(hù)技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)[M].北京:檔案出版社,1987:137.

[3]趙康莉,姚清華,龍平.衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案的兩級(jí)管理[J].中國(guó)醫(yī)藥導(dǎo)報(bào),2006,15:313.

數(shù)字化檔案范文第5篇

1 照片檔案數(shù)字化管理的重要性

隨著社會(huì)日新月異的發(fā)展，各級(jí)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及群眾個(gè)體在撰寫史志、社會(huì)宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應(yīng)與滿足倍增的需要，勢(shì)必要運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)，如信息技術(shù)、掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等，與傳統(tǒng)的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結(jié)合，建立起電子照片檔案系統(tǒng)，這就形成了照片檔案的數(shù)字化管理。數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，主要包括了檔案資源數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化、信息利用社會(huì)化等內(nèi)容。照片檔案的數(shù)字化管理具有其必然性和重要性。

首先，數(shù)字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統(tǒng)照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價(jià)值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進(jìn)行復(fù)制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對(duì)照片保管不妥善，極有可能導(dǎo)致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理之后，不僅可以實(shí)現(xiàn)照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉(zhuǎn)移，而且各歸檔單位通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以直接將照片傳送到檔案部門。

其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統(tǒng)的照片檔案是以感光材料作為載體，對(duì)保存環(huán)境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)影像褪色、滲化和消失等現(xiàn)象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發(fā)揮的作用也會(huì)受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動(dòng)硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點(diǎn)，而且保存與復(fù)制過程中不會(huì)存在變質(zhì)、褪色等問題。同時(shí)，在照片修復(fù)上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進(jìn)行修復(fù)處理，使得圖片達(dá)到較好的效果。

第三，電子化管理實(shí)行后，照片檔案的利用會(huì)變得更加靈活便捷。人們?cè)诓殚喓褪褂谜掌瑱n案時(shí)，并不一定按內(nèi)容一對(duì)一地調(diào)用照片，而是根據(jù)所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時(shí)，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時(shí)使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對(duì)照片檔案的利用可通過計(jì)算機(jī)隨時(shí)隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度大大降低，節(jié)省了大量的查閱時(shí)間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時(shí)使用、調(diào)看同一張照片而不必動(dòng)用原件，還可通過通訊網(wǎng)絡(luò)以電子郵件等方式進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

近幾年，隨著國(guó)家社會(huì)的發(fā)展和各地經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，照片檔案管理工作也進(jìn)入到一個(gè)新的歷史發(fā)展階段。由于傳統(tǒng)的照片檔案有相應(yīng)的《照片檔案管理規(guī)范》，所以在管理實(shí)施的過程中會(huì)有章可循，相對(duì)規(guī)范，但對(duì)于數(shù)碼照片檔案的管理相對(duì)而言就不是那么規(guī)范了。

2.1 管理制度不完善

國(guó)內(nèi)雖然早已出臺(tái)了《照片檔案管理規(guī)范》，但這個(gè)規(guī)范只適用于傳統(tǒng)照片檔案的管理，具有一定的限制性，對(duì)于新興的數(shù)碼照片檔案在較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)一直沒有制定出一套相對(duì)完整的的管理規(guī)范，這給照片檔案的數(shù)字化管理帶來了嚴(yán)重的影響。直至2014年，國(guó)家出臺(tái)了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014），使得數(shù)碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級(jí)單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執(zhí)行國(guó)家的相關(guān)規(guī)范，但由于長(zhǎng)時(shí)間缺乏一套完整的規(guī)范，很多的檔案館（室）現(xiàn)行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對(duì)照片檔案的電子化管理意識(shí)還較為薄弱的現(xiàn)象，在管理過程中出現(xiàn)執(zhí)行不嚴(yán)格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級(jí)管理部門仍未結(jié)合實(shí)際的具體情況，制定出相適應(yīng)的電子化管理實(shí)施細(xì)則，如對(duì)數(shù)碼照片檔案歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數(shù)碼照片檔案的利用等未做出具體的規(guī)定。因此，實(shí)際上，很多單位對(duì)于數(shù)碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態(tài)，這對(duì)照片檔案電子化管理工作產(chǎn)生了直接影響。

2.2 收集、整理難度大

與傳統(tǒng)照片的管理對(duì)比而言，數(shù)碼照片檔案的收集難度更大。數(shù)碼照片具有無底片、不用沖洗的特點(diǎn)，無需產(chǎn)生購買膠卷和沖洗的費(fèi)用，使得照片數(shù)量比以往大幅增加。在這些大批量的數(shù)碼照片中，質(zhì)量參差不齊，也不全都具有收集價(jià)值，而且缺乏相應(yīng)的收集細(xì)則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現(xiàn)今數(shù)碼相機(jī)的普及率很高，甚至智能手機(jī)也具有優(yōu)質(zhì)的攝像功能，不僅照片數(shù)量增多，收集對(duì)象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進(jìn)行收集歸檔。

與收集工作密切相關(guān)的整理工作難度也加大。上述數(shù)碼照片的收集已難以做到及時(shí)，更遑論做到及時(shí)的整理了。數(shù)碼照片檔案的數(shù)量相比傳統(tǒng)照片?n案的數(shù)量更加巨大，在整理數(shù)碼照片時(shí)既要鑒定篩選，又要進(jìn)行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數(shù)碼相片的質(zhì)量參差不齊，檔案管理人員需要對(duì)這些照片進(jìn)行整理、選擇，所以數(shù)碼照片的整理很難做到及時(shí)、準(zhǔn)確。

2.3 安全隱患嚴(yán)重

數(shù)碼照片的存儲(chǔ)依賴于電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)，這給數(shù)碼照片檔案的安全帶來了嚴(yán)重的隱患。當(dāng)存儲(chǔ)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，數(shù)碼照片有可能就會(huì)丟失。數(shù)碼相片是數(shù)碼文件，其具有數(shù)碼文件的易損性、易改性，計(jì)算機(jī)和操作系統(tǒng)有被病毒感染的危險(xiǎn)性，這會(huì)造成大量數(shù)碼照片被破壞，甚至丟失。

3 加強(qiáng)照片檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

3.1 進(jìn)一步完善數(shù)碼照片收集歸檔制度

數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片具有一定的區(qū)別，就形成模式和保存載體而言，數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片完全不同，數(shù)碼照片是電子靜態(tài)圖像文件，需要依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理。因此，制定適合本地區(qū)本單位的切實(shí)可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前工作的實(shí)際內(nèi)容以及自身部門的需要來制定一套與當(dāng)前部門現(xiàn)狀相符合的關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)章制度。上級(jí)管理部門應(yīng)當(dāng)明確提出數(shù)碼照片歸檔的各項(xiàng)指標(biāo)要求，即對(duì)數(shù)碼照片的格式、分辨率等作出細(xì)致具體的規(guī)定。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)專門制作歸檔照片著錄卡片，對(duì)每張照片進(jìn)行逐張編號(hào)并按照編號(hào)逐張進(jìn)行錄入說明，包括時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物和攝影者。嚴(yán)禁對(duì)拍攝影像進(jìn)行加工修改，以保證歸檔數(shù)碼照片的真實(shí)性、完整性和有效性。只有責(zé)任到人，工作要求明確，形成常規(guī)才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數(shù)碼照片檔案收集的工作網(wǎng)。

3.2 建立有效的照片歸檔審核機(jī)制

歸檔的數(shù)碼照片要求是真實(shí)且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時(shí)，首先要打開數(shù)碼照片文件仔細(xì)檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經(jīng)過編輯，如添加、合成、修改、挖補(bǔ)等后期編輯制作處理，不允許照片有調(diào)整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數(shù)碼照片的有效性和真實(shí)性。此外，對(duì)于數(shù)量巨大的數(shù)碼照片必須嚴(yán)格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質(zhì)量清晰度高不高等，以此確定其保存的價(jià)值，才能決定能否轉(zhuǎn)化為照片檔案。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片應(yīng)去粗取精，將反映事件全貌的或典型細(xì)節(jié)的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對(duì)活動(dòng)又具有表現(xiàn)力的、有重要價(jià)值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)安全保護(hù)

各檔案館（室）對(duì)歸檔的數(shù)碼照片要嚴(yán)格按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》進(jìn)行管理，要加強(qiáng)對(duì)照片檔案電子化管理工作的執(zhí)行力度。在電子計(jì)算機(jī)中建立分類整理完畢的數(shù)碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進(jìn)行脫機(jī)保存，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，數(shù)字光盤的儲(chǔ)存和利用方便，通用性較強(qiáng)，容量較大；二是移動(dòng)硬盤，選用存儲(chǔ)容量為500-1000 GB容量的，要注意移動(dòng)硬盤的存放環(huán)境，避免磁化、強(qiáng)光照射和磕碰；三是傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片，應(yīng)選取一定數(shù)量比較常用的且具有代表性和有價(jià)值性的數(shù)碼照片資料在入檔案時(shí)就特殊記錄，輸出一套高質(zhì)量的紙質(zhì)照片進(jìn)行整理存檔，方便臨時(shí)使用時(shí)閱覽參考。實(shí)行一套紙質(zhì)，兩套電子，三備份制度。

電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數(shù)字光盤和移動(dòng)硬盤儲(chǔ)存的數(shù)碼照片資料，都有丟失的風(fēng)險(xiǎn)，光盤和硬盤都可能因?yàn)榛覊m、光照、使用過頻、磕碰等環(huán)境因素而使壽命縮短，從而造成存儲(chǔ)內(nèi)容丟失。在數(shù)碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質(zhì)照片進(jìn)行翻拍、掃描，把丟失的數(shù)碼影像恢復(fù)過來。