前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇檔案管理具體流程范文，相信會(huì)為您的寫作帶來幫助，發(fā)現(xiàn)更多的寫作思路和靈感。

檔案管理具體流程范文第1篇

關(guān)鍵詞：文書處理；檔案管理；策略

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文書檔案管理工作是各企業(yè)、公司檔案工作的核心內(nèi)容，文書處理整體工作質(zhì)量對檔案管理服務(wù)發(fā)揮著重要影響作用。優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作則離不開公文科學(xué)、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業(yè)的鐵通公司，只有秉承系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范原則，優(yōu)化文書處理，開展現(xiàn)代化檔案管理，才能真正提升實(shí)踐工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續(xù)發(fā)展中作出相輔相成的重要貢獻(xiàn)。

二、提升文書處理規(guī)范性，優(yōu)化檔案管理

良好的文書處理需要依據(jù)規(guī)范程序開展各項(xiàng)工作，針對遼寧分公司經(jīng)營規(guī)模龐大、業(yè)務(wù)豐富廣泛、涉及較多現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)實(shí)特征，文書處理工作更應(yīng)依據(jù)科學(xué)規(guī)律，統(tǒng)籌安排工作流程，推進(jìn)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的良好銜接、文件檔案在公司內(nèi)部的順暢流轉(zhuǎn)、共享傳遞，進(jìn)而綜合應(yīng)用于細(xì)化管理。遼寧公司應(yīng)由文書工作具體形式進(jìn)行處理流程的科學(xué)設(shè)計(jì)，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規(guī)范工作秩序。文書處理具體流程包括內(nèi)部發(fā)文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發(fā)文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現(xiàn)了各個(gè)工作環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系、互相滲透、有效制約與環(huán)環(huán)相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環(huán)節(jié)則會(huì)呈現(xiàn)不同做法，而基本的處理環(huán)節(jié)卻不應(yīng)隨意的增減或省略，應(yīng)遵循客觀規(guī)律、流程安排進(jìn)行規(guī)范處理，只有這樣才能優(yōu)化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運(yùn)轉(zhuǎn)，并在公司內(nèi)部營造良好的工作環(huán)境與暢通的工作秩序。

三、科學(xué)制發(fā)公文，優(yōu)化文書處理

公文是檔案形成的基礎(chǔ)，其制發(fā)科學(xué)性對于自身質(zhì)量與整體檔案水平均產(chǎn)生了至關(guān)重要的影響。因此制發(fā)實(shí)踐應(yīng)秉承科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)原則，摒棄注重公文內(nèi)容、忽視制發(fā)形式的不良意識(shí)。應(yīng)科學(xué)依據(jù)我國公文格式相關(guān)要求，針對行文目標(biāo)、發(fā)文權(quán)限、行文關(guān)系，合理選擇公文類別，體現(xiàn)文種應(yīng)用的合理時(shí)效性。其具體內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)文機(jī)構(gòu)、秘密級別、文號、簽發(fā)方、具體題目、主送方、內(nèi)容、印章、抄送機(jī)構(gòu)、時(shí)間以及附件等。同時(shí)應(yīng)注重的原稿公文的有效整理與科學(xué)收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經(jīng)過幾次修改的文稿均應(yīng)全面收納，良好保存。對于字號的編制，應(yīng)依據(jù)文件形式進(jìn)行統(tǒng)籌編制，不應(yīng)出現(xiàn)某某字或第的字樣，同時(shí)不應(yīng)編制字號虛位。對于主題詞內(nèi)涵的解析應(yīng)體現(xiàn)準(zhǔn)確規(guī)范性，即應(yīng)依據(jù)詞表規(guī)定進(jìn)行選擇，對于特殊應(yīng)用的自擬詞則應(yīng)用三角符號進(jìn)行清晰標(biāo)識(shí)。為體現(xiàn)公文制發(fā)的良好時(shí)效性，應(yīng)按行文公司負(fù)責(zé)人具體的簽發(fā)時(shí)期進(jìn)行編制。作為正文內(nèi)容的有效補(bǔ)充并提供一定參考依據(jù)，公文附件也不可缺少，不應(yīng)將其隨意略去。應(yīng)位于正文后進(jìn)行附件題目及順序的標(biāo)注，體現(xiàn)公文制發(fā)完整有效性，進(jìn)而為優(yōu)質(zhì)的文書處理打下良好的基礎(chǔ)。

四、人性化實(shí)施歸檔立卷，契合現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)

現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)要求，對于相似公文不應(yīng)重復(fù)歸檔立卷，同時(shí)應(yīng)實(shí)施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現(xiàn)檔案信息的廣泛利用價(jià)值、令其發(fā)揮優(yōu)質(zhì)應(yīng)用效果，體現(xiàn)立卷管理的規(guī)范整體性，便于工作人員的個(gè)性化檢索應(yīng)用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應(yīng)基于自身發(fā)展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學(xué)把握以我為核心的實(shí)踐工作原則，有效區(qū)別各類資料與文件，注重內(nèi)容、核心價(jià)值與具體形式的有效劃分，進(jìn)而明確核準(zhǔn)各類高度相似的資料與文件。同時(shí)應(yīng)確保卷宗處理的一致完整性，應(yīng)依據(jù)鐵通公司發(fā)展特征、經(jīng)營業(yè)務(wù)類別、經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢明確主次，樹立人性化管理目標(biāo)，將不應(yīng)歸檔文件合理篩除，并注重預(yù)防價(jià)值化文檔信息的不良丟失，進(jìn)而科學(xué)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)。

五、引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，提升工作效率

為顯著提升工作效率，應(yīng)科學(xué)引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)、計(jì)算機(jī)、信息化管理技術(shù)，創(chuàng)建文書檔案優(yōu)質(zhì)管理體系，實(shí)現(xiàn)前文后檔單次錄入、廣泛應(yīng)用的科學(xué)目標(biāo)。應(yīng)借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、自動(dòng)化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的快速、穩(wěn)定傳輸。同時(shí)可將檔案文書之中具有一定聯(lián)系、性質(zhì)同樣的工作做一體化連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與高效轉(zhuǎn)儲(chǔ)。再者，可引入多媒體實(shí)踐技術(shù)，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規(guī)范錄入、細(xì)化標(biāo)引、綜合統(tǒng)計(jì)與快速打印，進(jìn)而令工作人員可由機(jī)械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術(shù)含量的文書檔案工作，發(fā)揮核心服務(wù)價(jià)值。

六、結(jié)語

總之，基于文書處理、檔案管理科學(xué)重要性，互相作用影響特征，我們只有依據(jù)鐵通公司經(jīng)營業(yè)務(wù)特征，開展規(guī)范性文書處理、科學(xué)制發(fā)公文、實(shí)施人性化歸檔立卷、引入現(xiàn)代化檔案管理手段，才能優(yōu)化文書檔案管理實(shí)踐效果，提升工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理、文書處理為促進(jìn)鐵通公司的持續(xù)健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)保障。

參考文獻(xiàn)：

檔案管理具體流程范文第2篇

關(guān)鍵詞：數(shù)字；稅收；檔案；人才；安全；應(yīng)用

一、引言

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展日新月異，稅收檔案工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)稅收檔案管理的有序發(fā)展，關(guān)鍵在于現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，能否輻射到稅收檔案管理之中，數(shù)字化技術(shù)是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的整體化發(fā)展技術(shù)，這些技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)稅收檔案管理工作效率的提升，可以進(jìn)一步構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理新次序，不斷提高稅收檔案管理的服務(wù)能力。

二、稅收檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

首先，稅收檔案管理的工作效率進(jìn)一步提升。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在稅收檔案管理過程中應(yīng)用之后，與原來的人員檔案歸檔、整理等方式來說，電腦化的管理可以大大提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理人員工作量的大幅度降低，使得更多的稅收檔案管理人員從繁重的工作中解放出來。其次，稅收檔案整理的準(zhǔn)確性進(jìn)一步提升。稅收檔案管理具有嚴(yán)肅性，必要保證其客觀、準(zhǔn)確的記錄，相關(guān)資料保存必須萬無一失，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用之后，人員整理檔案過程中的準(zhǔn)確性將進(jìn)一步提升。最后，實(shí)現(xiàn)稅收檔案資料保存的多元化。以前的檔案管理工作在整理紙質(zhì)檔案的時(shí)候，相關(guān)資料保存相對比較單一，隨著時(shí)間的推移，資料保存需要付出更多的精力和時(shí)間，同時(shí)在管理過程中需要進(jìn)一步構(gòu)建現(xiàn)代化的管理手段，將實(shí)現(xiàn)這些資料的有效保存，另外，一些其他形式資料可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)更好的保持效率，不斷推進(jìn)稅收檔案管理的多元化發(fā)展。

三、稅收檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施

1.管理人才數(shù)字化技術(shù)的培養(yǎng)。稅收檔案數(shù)字化管理主要就是解決的紙質(zhì)檔案管理過程中出現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)不齊，內(nèi)容不全，歸檔準(zhǔn)確度不高等問題，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理之后，稅收檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、齊全性、準(zhǔn)確性等大大提升，但是需要對相關(guān)人才進(jìn)行有效提升。這些管理人員僅有高尚的道德、優(yōu)良的職業(yè)準(zhǔn)則是不能勝任具體稅收檔案管理工作的，從事稅收檔案管理工作需要有相對專業(yè)的技能。就管理人才的培養(yǎng)應(yīng)該是一種系統(tǒng)化的管理，進(jìn)一步提升他們?nèi)粘；⒅笜?biāo)化、數(shù)字化、累積化、導(dǎo)向化的管理。不同類型的檔案管理，需要有不同形式的管理，需要管理人員掌握相關(guān)的專業(yè)技能?，F(xiàn)代化的數(shù)字化技術(shù)也是稅收檔案管理人員需必須掌握的專業(yè)知識(shí)，電腦、信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)稅收檔案管理的高效性以及零誤差，這樣的管理可以使管理人員更加方便地管理檔案。具體來說，針對不斷優(yōu)化的信息、計(jì)算機(jī)等技術(shù)，組織稅收檔案管理人員及時(shí)學(xué)習(xí)，不斷更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)。多創(chuàng)造一些學(xué)習(xí)稅收檔案數(shù)字化技術(shù)，對應(yīng)該學(xué)習(xí)了解的大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)等概念進(jìn)行有效掌握運(yùn)用。開展數(shù)字化技術(shù)學(xué)習(xí)的傳幫帶工作，讓那些具有一定數(shù)字技術(shù)水平的人員幫助其他管理人員。2.構(gòu)建稅收檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全屏障。稅收檔案管理需要對網(wǎng)絡(luò)安全問題提高認(rèn)識(shí)，因?yàn)楹芏喽愂諜n案信息都可能通過網(wǎng)絡(luò)泄漏出去，這樣的管理更多的需要管理部門進(jìn)行系統(tǒng)化的網(wǎng)絡(luò)安全措施應(yīng)用，不斷提升服務(wù)主機(jī)的安全性，全局性統(tǒng)一更新病毒庫，同時(shí)嚴(yán)格遵守稅收檔案調(diào)閱的相關(guān)規(guī)章制度，更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效開展。嚴(yán)格細(xì)化稅收檔案管理數(shù)字化在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳遞的級別，根據(jù)其信息的重要程度、核心程度設(shè)置不同的等級，這樣可以保證一些核心稅收檔案管理信息不泄漏。同時(shí)需要進(jìn)一步規(guī)范單位內(nèi)外網(wǎng)的使用制度，不能將內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行互通使用。數(shù)字化的管理可以實(shí)現(xiàn)電子化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，雖然紙質(zhì)的檔案資料也保存，在查閱的時(shí)候，一般都選擇電子化的查閱方式，這種方式更多方便、快捷，對于管理人員調(diào)取檔案資料也相對簡單。大大提高的工作效率，然而這種借閱、審批流程需要嚴(yán)格管理，保證每一次借閱的記錄都可以查詢到。提供更加優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)安全條件，這樣的環(huán)境下，稅收檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)推進(jìn)。3.強(qiáng)化稅收檔案數(shù)字化推進(jìn)力度。稅收檔案的數(shù)字化發(fā)展需要進(jìn)一步構(gòu)建其相關(guān)紙質(zhì)資料的電子化系統(tǒng)，穩(wěn)步推進(jìn)原始檔案的整體化發(fā)展，組織相關(guān)技術(shù)人員對原始稅收檔案進(jìn)行拍照、掃描。數(shù)字化的稅收檔案管理需要在企業(yè)中將相關(guān)事宜辦結(jié)之后，及時(shí)進(jìn)行掃描進(jìn)入電腦，這種隨時(shí)變化稅務(wù)檔案管理不再需要進(jìn)行裝訂，只需要對其按照時(shí)間的先后順序進(jìn)行編號。一方面需要對原始資料的完整性進(jìn)行有效保存，另一方面需要進(jìn)一步加強(qiáng)這些資料電子化發(fā)展的推進(jìn)，研究一套符合檔案保存規(guī)律的措施和手段。具體的推進(jìn)措施：第一，以“件”為單位確定稅收檔案管理的基本要求?？梢詫⑻幚淼囊粋€(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所涉及到的所有資料作為一“件”。第二，將檔案進(jìn)行有效分類。根據(jù)檔案管理的不同環(huán)節(jié)，將其進(jìn)行有效分類，目前的主要種類有：稅務(wù)登記、管理認(rèn)定、納稅申報(bào)、稅款征收、發(fā)票管理、會(huì)統(tǒng)核算、納稅評估、稅務(wù)稽查。4.推進(jìn)稅收檔案數(shù)字化發(fā)展的軟硬件建設(shè)?，F(xiàn)代的稅收檔案數(shù)字化管理掃描的清晰度相對就是比較高，企業(yè)法人的簽字、相關(guān)部門的審核意見和公章相對都是比較清楚。在電腦上查閱這些稅收檔案，可以有效實(shí)現(xiàn)對檔案的查閱，那些不全、申報(bào)的時(shí)候出現(xiàn)問題等，都是可以進(jìn)行事前檢查。稅收檔案數(shù)字化管理的這些優(yōu)勢需要通過其軟硬件的完善實(shí)現(xiàn)。首先需要提高稅收檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視程度。不斷強(qiáng)化部門領(lǐng)導(dǎo)對稅收檔案管理數(shù)字化工作的重視程度，這是現(xiàn)代稅收檔案數(shù)字化設(shè)施優(yōu)化的基礎(chǔ)和前提。其次，構(gòu)建系統(tǒng)化的管理制度。管理制度是一項(xiàng)工作有效開展稅收檔案數(shù)字化發(fā)展的必要條件，例如調(diào)閱稅收檔案管理的具體規(guī)定可以降低檔案的缺失率，使得更多的檔案管理具有規(guī)范化、系統(tǒng)化。進(jìn)一步構(gòu)建稅收檔案數(shù)字化管理的具體流程，保密管理制度，信息查詢和維護(hù)辦法等。最后，進(jìn)一步強(qiáng)化稅收檔案管理的設(shè)備更新，在條件允許的情況下，不斷優(yōu)化稅收檔案管理的硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案設(shè)施的數(shù)字化，不斷構(gòu)建符合大數(shù)據(jù)時(shí)代特征的稅收檔案管理設(shè)備。目前稅收檔案整理工作基本電腦等硬件設(shè)施都已經(jīng)配備齊全，大大提升了整理的工作效率。有時(shí)在網(wǎng)絡(luò)信息化硬件推進(jìn)的過程中需要進(jìn)一步強(qiáng)化，不斷提升網(wǎng)絡(luò)速度，優(yōu)化更加廣闊的網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，有助于稅收檔案整理工作。這些硬件建設(shè)都是需要加大政府的財(cái)政支持，不斷提高相關(guān)設(shè)備的政府采購力度，更好地滿足稅收檔案管理的有序化發(fā)展。

四、結(jié)語

稅收檔案是政府對企業(yè)進(jìn)行稅務(wù)管理的有效依據(jù)，具有嚴(yán)肅性。同時(shí)隨著企業(yè)數(shù)量的增加，稅收檔案管理工作成倍增加，數(shù)字化管理工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)人才培養(yǎng)，完善網(wǎng)絡(luò)安全、有效推進(jìn)工作力度、優(yōu)化軟硬件建設(shè)，從而避免出現(xiàn)人為檔案管理誤差，提升工作效率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)稅收檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙利民.科技檔案數(shù)字化管理[A].煤礦自動(dòng)化與信息化——第21屆全國煤礦自動(dòng)化與信息化學(xué)術(shù)會(huì)議暨第3屆中國煤礦信息化與自動(dòng)化高層論壇,2011,06:145-146.

[2]莫尚東.淺談“問題導(dǎo)學(xué)”的內(nèi)涵及模式解讀,《導(dǎo)學(xué)案》規(guī)范制作,使用和管理[A].2015年9月現(xiàn)代教育教學(xué)探索學(xué)術(shù)交流會(huì),2015,09:129-130.

檔案管理具體流程范文第3篇

1.1知識(shí)管理的含義

知識(shí)管理是對基于現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的積累、整合、評價(jià)、傳輸以及運(yùn)用和創(chuàng)新等活動(dòng)的總稱。它是發(fā)揮知識(shí)價(jià)值、提高知識(shí)的有效利用并且最終達(dá)到加強(qiáng)企業(yè)核心競爭力目標(biāo)的有效途徑和手段。知識(shí)管理多以網(wǎng)絡(luò)化、智能化的運(yùn)作方式，以用戶的實(shí)際需求為核心，提供具有實(shí)用性和專業(yè)性的高效管理服務(wù)。

1.2知識(shí)管理與檔案管理的聯(lián)系

1.2.1管理對象重疊

檔案管理所針對的管理對象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料，知識(shí)管理所針對的管理對象則是廣義上的知識(shí)、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識(shí)的范疇當(dāng)中，是知識(shí)的重要組成部分，因此檔案管理和知識(shí)管理在管理對象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對象上的重疊致使知識(shí)管理和檔案管理具有相當(dāng)密切的相互聯(lián)系。

1.2.2管理目的相同

檔案管理的最終目的是使所管理的對象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會(huì)各界所使用，通過檔案管理的相關(guān)工作和活動(dòng)，為服務(wù)對象提供便利的檔案查閱和使用服務(wù)。知識(shí)管理的最終目的是讓知識(shí)的價(jià)值得到具體實(shí)現(xiàn)，提高服務(wù)對象的核心能力，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)的目標(biāo)和作用。所以，知識(shí)管理和檔案管理的管理目的都是為服務(wù)對象提供知識(shí)或者檔案方面的服務(wù)，滿足服務(wù)對象對知識(shí)和檔案的使用需要，二者所不同的僅是服務(wù)范圍。

1.2.3管理流程相似

當(dāng)今我國的檔案管理已經(jīng)不再受傳統(tǒng)檔案管理八環(huán)節(jié)的程序限制，還融合了全程監(jiān)理，前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過程包括知識(shí)的積累、整合、評價(jià)、傳輸以及運(yùn)用和創(chuàng)新等一系列流程活動(dòng)，同檔案管理程序在很大程度上存在相似現(xiàn)象。都有對管理對象進(jìn)行收集、甄別、整理、利用的程序和環(huán)節(jié)。

1.2.4管理手段相近

檔案管理與知識(shí)管理所采取的管理方式和手段也具有相當(dāng)程度的相近性。知識(shí)管理的管理手段多是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對其管理對象予以智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理。而目前我國的檔案管理也已經(jīng)改變了以往以手工管理為主的狀況和局面，在很多管理活動(dòng)當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助，融合了現(xiàn)代化信息技術(shù)，初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理與現(xiàn)代信息化技術(shù)的對接，檔案管理的方式和手段如今更趨向于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

1.3知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的含義

基于知識(shí)管理背景的當(dāng)今企業(yè)檔案管理模式是對融合知識(shí)管理觀念、方法，運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，以檔案信息等資源管理為核心，逐漸實(shí)現(xiàn)為服務(wù)對象提供更具實(shí)用性、便利性和效率性的個(gè)性化服務(wù)的新型管理模式的探索。知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對象，但是其服務(wù)方式卻從被動(dòng)轉(zhuǎn)向?yàn)橹鲃?dòng)，從實(shí)體材料管理轉(zhuǎn)向?yàn)閷π畔⒓庸ぬ幚?。企業(yè)檔案管理在知識(shí)管理的背景下從某種意義上已經(jīng)轉(zhuǎn)化為以企業(yè)檔案和相關(guān)信息資源為管理對象的知識(shí)管理模式。

2知識(shí)管理背景下完善企業(yè)檔案管理模式的重要作用

知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理模式是一種結(jié)合知識(shí)管理與現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理優(yōu)勢和特點(diǎn)的新型管理模式。是知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理的完美結(jié)合，可有效修正傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理理論創(chuàng)新能力不足的弊端，還可以為知識(shí)管理實(shí)踐活動(dòng)提供基礎(chǔ)和途徑。

2.1改善當(dāng)前企業(yè)檔案管理模式的弊端

我國當(dāng)今企業(yè)的檔案管理工作過程存在許多弊端。企業(yè)檔案管理工作沒有給予足夠的重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作趨向邊緣化，特別在某些信息化程度較高的企業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運(yùn)維開支，檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時(shí)，信息化進(jìn)程的加速導(dǎo)致大量電子類型文件集中出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足當(dāng)今的管理需求。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)對于證明、責(zé)任、信息等方面的要求，合理使用現(xiàn)代化的先進(jìn)管理技術(shù)和管理理念，科學(xué)進(jìn)行資源的開發(fā)和利用，為企業(yè)的未來技術(shù)研發(fā)、增加生產(chǎn)、開拓市場、強(qiáng)化管理、擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模等需求和活動(dòng)提供理論支持和檔案服務(wù)。我國當(dāng)今多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)從手工管理為主時(shí)期，經(jīng)歷計(jì)算機(jī)為輔時(shí)期，到現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)智能管理時(shí)期。檔案管理工作已經(jīng)開始使用智能化和網(wǎng)絡(luò)化等先進(jìn)手段，但是仍然難以應(yīng)對當(dāng)前大量的電子文檔處理工作，無力滿足服務(wù)對象的個(gè)性化管理需求。企業(yè)檔案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及時(shí)調(diào)整工作方式和服務(wù)理念，為企業(yè)檔案管理水平的提高提供相應(yīng)的技術(shù)基礎(chǔ)。

2.2改善當(dāng)前知識(shí)管理工作當(dāng)中的不足

我國多數(shù)企業(yè)的知識(shí)管理情況并不理想，存在觀望情況居多，而付出實(shí)踐較少的現(xiàn)象。另外，某些將知識(shí)管理付諸實(shí)際的企業(yè)也存在執(zhí)行力度不足，貫徹程度不夠的現(xiàn)象，甚至一定范圍內(nèi)出現(xiàn)停滯現(xiàn)象。企業(yè)的檔案管理和知識(shí)管理在很多方面都有著共通之處，彼此在某些領(lǐng)域存在相似甚至相同的現(xiàn)象，因此二者具有良好的合作空間和合作基礎(chǔ)。檔案管理是一種早已在各企事業(yè)單位普遍存在的工作內(nèi)容和形式，具有一定的認(rèn)可度和使用基礎(chǔ)，是知識(shí)管理的良好引入契機(jī)。知識(shí)管理可以依托檔案管理形式實(shí)現(xiàn)自身理論和實(shí)踐之間的結(jié)合，并以實(shí)踐情況為參考進(jìn)行自身理論的完善和修改。知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理模式也即將知識(shí)管理理念與檔案管理實(shí)踐進(jìn)行相互融合，并實(shí)現(xiàn)雙方共同進(jìn)步的最終目標(biāo)。

2.3實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理和企業(yè)檔案管理的共同發(fā)展

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理更注重對于相關(guān)記錄文檔的保存和管理，而輕視了對于相關(guān)記錄文檔資料的利用。使企業(yè)檔案管理偏離了價(jià)值的創(chuàng)造和開發(fā)目標(biāo)，在相當(dāng)范圍內(nèi)局限了自身價(jià)值的體現(xiàn)和發(fā)揮。知識(shí)管理則是將文檔資料等全部形式的知識(shí)進(jìn)行管理和利用，通過一系列整合處理過程，建立相對完整和獨(dú)立的知識(shí)資源框架和系統(tǒng)。結(jié)合知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理具有更為開闊的活動(dòng)空間，也對文檔資料的開發(fā)和利用具有更為積極主動(dòng)的推進(jìn)作用。因此，知識(shí)管理可以有效擴(kuò)展企業(yè)檔案管理的工作范圍，提高企業(yè)檔案管理工作的作用和價(jià)值，提高檔案管理部門與工作人員在企業(yè)當(dāng)中的地位和作用。而與此相對的，檔案管理明確地關(guān)注企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的過程和結(jié)果，有效地進(jìn)行記錄和保存，預(yù)防相關(guān)信息的消失，其對文檔資料的整理和控制活動(dòng)對于知識(shí)的積累和整合十分有利，也為知識(shí)管理提供了資源基礎(chǔ)和實(shí)施途徑，其對文件流通方面的效率優(yōu)勢也可有效促進(jìn)知識(shí)的傳遞、交流和整理，對于知識(shí)的了解和認(rèn)識(shí)也具有很大益處，檔案管理對于重要文件和材料的原始保管和維護(hù)，在企業(yè)維護(hù)自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及生產(chǎn)合作權(quán)益等方面具有重要作用。因此，企業(yè)的檔案管理和知識(shí)管理之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，二者相互貫通并相互促進(jìn)，找到雙方的準(zhǔn)確結(jié)合契機(jī)，就可有效發(fā)揮兩者的自身優(yōu)勢，發(fā)揮更大的作用，推動(dòng)企業(yè)的良好發(fā)展。

3知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立措施

3.1更新現(xiàn)有企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)觀念

知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理與傳統(tǒng)模式的企業(yè)檔案管理的差別在于是否融合了知識(shí)管理理念和方式。因此轉(zhuǎn)變對于企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的固有認(rèn)知和觀念是建立新型以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的檔案管理模式的前提和關(guān)鍵，需要企業(yè)檔案管理人員首先改變自己的管理觀念，立足于企業(yè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效轉(zhuǎn)化。改變企業(yè)檔案管理工作只重保存輕視利用的現(xiàn)象，轉(zhuǎn)變檔案管理工作關(guān)注點(diǎn)，將信息管理作為檔案管理工作的重心，保證以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式得以實(shí)施。

3.2使用信息化手段完善企業(yè)檔案管理模式

知識(shí)管理是基于現(xiàn)今社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)施途徑主要依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科技、現(xiàn)代通訊科技以及網(wǎng)絡(luò)傳播科技等技術(shù)手段。知識(shí)管理主要針對各類型獨(dú)立的文件或檔案進(jìn)行集中化處理，使之實(shí)現(xiàn)有序化、高效化管理，在其實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的全部過程當(dāng)中都不能脫離現(xiàn)代化信息技術(shù)或設(shè)備。因此，需要一套完整的軟硬件配套設(shè)施，來保證以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理工作的順利實(shí)施，使之實(shí)現(xiàn)為服務(wù)對象提供高效服務(wù)的最終目標(biāo)。

3.3建立以知識(shí)管理為依據(jù)的企業(yè)檔案管理制度體系

以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式是一種對于傳統(tǒng)檔案管理模式的更新和改造，通過檔案管理的原有結(jié)構(gòu)和工作資源，實(shí)現(xiàn)對于企業(yè)檔案管理效果的提升，使檔案管理的價(jià)值得以更好地實(shí)現(xiàn)的有效途徑和手段。這種以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式區(qū)別于以往的檔案管理模式，在管理對象方面有了更為廣泛的空間，在管理模式上也從過去的實(shí)體文檔保管轉(zhuǎn)化為信息的管理。科學(xué)完善的企業(yè)檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩(wěn)過度和連接，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的服務(wù)價(jià)值。

4結(jié)語

檔案管理具體流程范文第4篇

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)中小銀行知識(shí)管理知識(shí)化升級

隨著金融電子化的推進(jìn)，銀行檔案管理越來越依賴信息系統(tǒng)，但檔案管理系統(tǒng)單一化的保存功能極大地限制了銀行知識(shí)管理水平的提升。為改變這一現(xiàn)狀，大型銀行利用其在資金與管理上的優(yōu)勢，不斷推廣知識(shí)管理，特別是直接引進(jìn)成熟的知識(shí)管理系統(tǒng)，極大地提高了知識(shí)資源的開發(fā)利用率，但中小銀行在資金與管理上的劣勢使其在知識(shí)管理推廣及知識(shí)管理系統(tǒng)建設(shè)方面仍處于落后局面。因此研究中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級問題對提升知識(shí)資源的開發(fā)利用水平具有重要意義。通過文獻(xiàn)研究發(fā)現(xiàn)，對中小銀行檔案管理系統(tǒng)研究的文獻(xiàn)不僅數(shù)量少，而且研究方向局限在普通檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用方面，并沒有關(guān)于檔案管理系統(tǒng)升級問題的研究，致使中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級缺乏理論支撐?；诖?，本文提出了“知識(shí)化升級”模式，知識(shí)化升級是指運(yùn)用知識(shí)管理與系統(tǒng)集成原理對組織現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行升級改造以提高知識(shí)資源利用率的過程，一方面為中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級提供理論支撐，另一方面為中小銀行推行知識(shí)管理提供有效切入點(diǎn)。

一、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級的必然性與可行性

（一）中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級的必然性分析

中小銀行檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級具有內(nèi)部推力與外部拉力的雙重動(dòng)力。內(nèi)部推力因檔案管理系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的支撐力不足而產(chǎn)生，分散于各業(yè)務(wù)部門的檔案管理系統(tǒng)由于檔案資源的封閉性，在開發(fā)利用上沒有很好地開展橫向協(xié)作交流，[1]僅僅發(fā)揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉(zhuǎn)向服務(wù)型組織提供有效支撐。外部拉力因知識(shí)管理系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)的比較優(yōu)勢產(chǎn)生。知識(shí)管理系統(tǒng)具有功能全面及互動(dòng)性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，可充分發(fā)掘檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，而不僅僅是被動(dòng)保存檔案。

（二）中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級的可行性分析

1.檔案與知識(shí)的內(nèi)在聯(lián)系是知識(shí)化升級的邏輯前提。一方面，檔案具有知識(shí)屬性，無論是實(shí)體檔案還是電子檔案均蘊(yùn)含豐富知識(shí)；另一方面，知識(shí)具有多樣性，檔案是知識(shí)的重要子集，銀行知識(shí)資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識(shí)管理系統(tǒng)。

2.檔案管理與知識(shí)管理的內(nèi)在聯(lián)系是知識(shí)化升級的理論基礎(chǔ)。檔案管理正處于由“分布式”“實(shí)體化”向“集中式”“電子化”模式轉(zhuǎn)變的階段。“集中式”使各業(yè)務(wù)部門的檔案有了橫向交流的機(jī)會(huì)，“電子化”則為檔案的知識(shí)挖掘提供了數(shù)據(jù)支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉(zhuǎn)向“檔案知識(shí)管理模式”。[2]檔案知識(shí)管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識(shí)化水平，還可以使銀行逐漸形成簡單的知識(shí)管理，從而在循環(huán)中不斷提升銀行的管理水平。

3.檔案管理系統(tǒng)與知識(shí)管理系統(tǒng)的內(nèi)在聯(lián)系是知識(shí)化升級的技術(shù)依據(jù)。維娜?艾莉的知識(shí)“波粒二相性”理論認(rèn)為知識(shí)既具有實(shí)體性，又具有過程性。傳統(tǒng)的銀行檔案管理系統(tǒng)，側(cè)重從實(shí)體視角管理知識(shí)，主要管理可編碼化知識(shí)。但強(qiáng)調(diào)知識(shí)共享與創(chuàng)造的過程視角更加符合銀行日益復(fù)雜化的業(yè)務(wù)需求，知識(shí)管理系統(tǒng)則為過程視角的產(chǎn)物。

二、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級的基本原則

（一）堅(jiān)持集成化的設(shè)計(jì)原則

銀行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)會(huì)產(chǎn)生不同類型的檔案，檔案管理、知識(shí)管理與業(yè)務(wù)流程管理具有密切聯(lián)系，為使三者緊密結(jié)合，“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)融合、充分集成，而不是作為一個(gè)單獨(dú)的、專門的系統(tǒng)存在。[3]

（二）堅(jiān)持以業(yè)務(wù)為驅(qū)動(dòng)，以流程為依托

流程導(dǎo)向模式（BRK模型）認(rèn)為檔案資源對業(yè)務(wù)流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統(tǒng)又內(nèi)嵌于各個(gè)業(yè)務(wù)流程中，因此知識(shí)化升級必須堅(jiān)持以業(yè)務(wù)為驅(qū)動(dòng)，以流程為依托。

（三）堅(jiān)持以用戶為中心，以需求為導(dǎo)向

檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級必須堅(jiān)持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐步增加知識(shí)共享、知識(shí)推送等模塊，并堅(jiān)持在后期運(yùn)行中不斷進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化。

（四）堅(jiān)持以編碼化為主，人性化為輔

銀行業(yè)務(wù)具有高度標(biāo)準(zhǔn)化和穩(wěn)定性等特點(diǎn)，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識(shí)，因此以知識(shí)編碼化為切入點(diǎn)，逐步推廣人性化的知識(shí)管理理念是中小銀行有效實(shí)施知識(shí)管理的藍(lán)圖。

（五）堅(jiān)持自主集成為主，軟件外包為輔

隨著集成技術(shù)的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢，中小銀行較為可行的方式是以堅(jiān)持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐步添加一些簡單的知識(shí)管理功能模塊，特別復(fù)雜的模塊則可外包給專業(yè)軟件公司。

（六）堅(jiān)持開放性與安全性并重

銀行檔案具有高度機(jī)密性，所以系統(tǒng)必須建立嚴(yán)格的權(quán)限制度規(guī)范檔案開放，但知識(shí)管理的有效實(shí)施依賴于知識(shí)共享，只有充分共享各類知識(shí)資源，知識(shí)管理才會(huì)成為有源之水，因此系統(tǒng)升級必須堅(jiān)持開放性與安全性并重。

三、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級的路線與關(guān)鍵技術(shù)

中小銀行具有組織層級少、人員規(guī)模小、業(yè)務(wù)種類少等特點(diǎn)，所以現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)基本能支撐其業(yè)務(wù)活動(dòng)，高跨度或直接引進(jìn)的升級模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進(jìn)式的升級路線，即首先運(yùn)用集成技術(shù)對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行無縫化連接，然后根據(jù)需求分析添加相應(yīng)的知識(shí)管理模塊，同時(shí)逐漸推廣知識(shí)管理理念，并結(jié)合系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題不斷改進(jìn)現(xiàn)有系統(tǒng)，最終建成高效益、多功能、人性化的知識(shí)管理系統(tǒng)。在升級過程中，技術(shù)選擇至關(guān)重要，因此筆者根據(jù)知識(shí)化升級的實(shí)際要求，總結(jié)了檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級的關(guān)鍵技術(shù)。具體如下： （一）中間件技術(shù)。中間件技術(shù)是最成熟的集成技術(shù)之一，廣泛應(yīng)用于信息系統(tǒng)的集成領(lǐng)域。中間件介于應(yīng)用系統(tǒng)和系統(tǒng)軟件之間，可銜接網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)用系統(tǒng)的各個(gè)部分，同時(shí)屏蔽了底層操作系統(tǒng)的復(fù)雜性，降低了程序設(shè)計(jì)的難度。[5]

（二）Web2.0相關(guān)技術(shù)。Web2.0相較于Web1.0的優(yōu)勢在于更加以人為本，體現(xiàn)了人人參與的互聯(lián)網(wǎng)精神，這與知識(shí)管理的分享理念十分契合，Web2.0技術(shù)可極大提升組織的隱性知識(shí)管理水平。中小銀行適合采用以下技術(shù)：

1.Blog技術(shù)。Blog是一種在網(wǎng)絡(luò)上自由個(gè)人日志的網(wǎng)絡(luò)交流方式，其他用戶可以對相關(guān)日志進(jìn)行評價(jià)，從而促進(jìn)知識(shí)互動(dòng)。

2.Wiki技術(shù)。Wiki是一種社會(huì)互動(dòng)式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關(guān)類目，最終形成一個(gè)可不斷更新的知識(shí)目錄。

3.RSS技術(shù)。RSS可以聚合多樣化的信息來源，并可自動(dòng)過濾無用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識(shí)。

（三）J2EE技術(shù)。J2EE是Sun公司為企業(yè)級應(yīng)用推出的標(biāo)準(zhǔn)平臺(tái)，它把各類不同的組件、服務(wù)架構(gòu)及技術(shù)的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構(gòu)的不同平臺(tái)之間存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技術(shù)。PHP是由Java語言和C語言混合而成的語言，具有極強(qiáng)的兼容性與可擴(kuò)展性，可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的跨平臺(tái)操作，具有開放的源代碼，易于系統(tǒng)的不斷完善和升級。

四、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級的具體策略

（一）普及知識(shí)管理理念

檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級不僅是技術(shù)的升級，更是管理理念與方法的升級。因此在升級過程中，要不斷宣傳知識(shí)管理的理念與方法。

（二）盤點(diǎn)知識(shí)，評估現(xiàn)狀

知識(shí)化升級的目的是幫助中小銀行建立科學(xué)有效的知識(shí)管理體系，在系統(tǒng)升級之前，必須要對包含檔案資源在內(nèi)的知識(shí)資源進(jìn)行盤點(diǎn)并評估組織的知識(shí)管理現(xiàn)狀，以便有效支撐知識(shí)化升級的持續(xù)推進(jìn)。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)同推進(jìn)

中小銀行檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級是需要各部門配合的系統(tǒng)工程，因此應(yīng)建立相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)知識(shí)化升級的統(tǒng)籌規(guī)劃，并制定部門間的協(xié)調(diào)機(jī)制以推進(jìn)知識(shí)化升級工作。

（四）突出重點(diǎn)，全面推進(jìn)

中小銀行應(yīng)根據(jù)自身情況，堅(jiān)持以檔案管理為重點(diǎn)，形成良好的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)組織知識(shí)的高度編碼化，并以此為切入點(diǎn)，全面推進(jìn)知識(shí)管理。

（五）增強(qiáng)系統(tǒng)柔性

檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級是一項(xiàng)持續(xù)性工作，必須樹立長遠(yuǎn)觀念，在知識(shí)化升級過程中合理增強(qiáng)系統(tǒng)柔性，提高系統(tǒng)兼容性，為今后檔案管理系統(tǒng)的持續(xù)升級打好基礎(chǔ)。

（六）選擇適合的升級技術(shù)

技術(shù)選擇是知識(shí)化升級成功的重要因素，因此在選擇技術(shù)時(shí)，不能僅考慮技術(shù)的先進(jìn)性，還要充分結(jié)合成本、功能需求以及系統(tǒng)兼容性等因素，堅(jiān)持以最優(yōu)成本完成知識(shí)化升級。

五、檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級的發(fā)展趨勢

檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級與信息技術(shù)和檔案理論的發(fā)展密切相關(guān)。一方面，由于檔案管理正經(jīng)歷由實(shí)體管理向電子管理、知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變，所以未來的檔案管理系統(tǒng)必將融合更多的知識(shí)管理功能；另一方面，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的深入發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)將不斷融合最新的信息技術(shù)以提升其知識(shí)化水平，如可設(shè)計(jì)一種基于RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案的自動(dòng)化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以實(shí)現(xiàn)文件鑒定的智能化操作；通過云存儲(chǔ)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的異地存儲(chǔ)等。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐擁軍.企業(yè)檔案知識(shí)管理模式―基于雙向視角的研究[J].檔案學(xué)通訊，2007（5）：50-53.

[3]徐擁軍.“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)構(gòu)建的原則與策略[J].檔案學(xué)通訊，2009（2）：58-62.

[4]安小米，朝樂門，徐少同等.知識(shí)管理方法與技術(shù)[M].南京：南京大學(xué)出版社，2012：107―112.

檔案管理具體流程范文第5篇

關(guān)鍵詞 跨流域調(diào)水；檔案管理；實(shí)踐分析

跨流域調(diào)水工程量大、涉及單位多、時(shí)間跨度長，在工程銜接、項(xiàng)目決策、審計(jì)稽查、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等方面的工作中，工程檔案具有非常重要的作用。水利工程檔案管理內(nèi)容劃分非常的復(fù)雜，尤其是跨流域水利工程，劃分出多個(gè)標(biāo)段的檔案，同時(shí)由于工作地點(diǎn)的不集中，在檔案管理上還需要采用分級化的管理方式，才能保證檔案管理的完整性、可用性和規(guī)范性。水利工程檔案管理首先要建立科學(xué)化的檔案管理體系，包括檔案人員體系、檔案收發(fā)體系、檔案歸類體系和分級化的監(jiān)理體系，各個(gè)環(huán)節(jié)都要通過流程銜接，制度約束，才能夠保證檔案管理工作的有效性。

1.跨流域調(diào)水工程檔案管理概念與特點(diǎn)

跨流域調(diào)水是對水資源合理應(yīng)用的重要手段之一，其空間尺度較大、調(diào)水距離遠(yuǎn)、工期長、涉及單位多，所以建立跨流域調(diào)水工程檔案對于保證工程規(guī)范化實(shí)施，提高工程項(xiàng)目質(zhì)量，加強(qiáng)監(jiān)理水平和后期的使用與維護(hù)工作具有非常重要的作用?？缌饔蛘{(diào)水工程的檔案管理與一般的水利工程檔案管理不同，其更加復(fù)雜、多變，牽涉企業(yè)眾多，涉及環(huán)節(jié)繁雜，檔案的利用率也非常的頻繁?？缌饔蛘{(diào)水工程檔案管理的特點(diǎn)主要包括以下幾個(gè)方面。

第一，跨流域調(diào)水工程量巨大，單憑國家或者地方獨(dú)立投資建設(shè)難以保證資金上的充足，所以往往都是由國家、地方、銀行、投融資渠道等多方聯(lián)合籌款興建項(xiàng)目。而作為投資人對項(xiàng)目的效益尤為關(guān)注，這就要保證檔案管理中τ詼嘣化的投資方式和比例檔案管理到位，避免出現(xiàn)法律上的糾紛。

第二，在管理模式上采用項(xiàng)目負(fù)責(zé)制、招投標(biāo)制、工程監(jiān)理制和合同制的管理方式，這就需要有制度、規(guī)范協(xié)調(diào)各參與方的利益，并且通過工程檔案的管理能夠?yàn)楹筮M(jìn)入的施工方找到工作的參考依據(jù)和建設(shè)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)工作內(nèi)容，保證工程項(xiàng)目的有序進(jìn)行。

第三，跨流域調(diào)水工程的檔案主要涉及到合同、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、指示文件和其他類文件，各部分文件類型又劃分出多種類型的子文件類型，如：設(shè)計(jì)文件包括設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)答疑等文件；合同文件包括采購合同、施工合同、監(jiān)理合同等，要做到文件的統(tǒng)一和有序管理必須根據(jù)工程整體項(xiàng)目的實(shí)施過程有序的劃分，才能做到檔案的科學(xué)利用。

第四，跨流域調(diào)水工程工期長，施工企業(yè)參與和準(zhǔn)入的時(shí)間不同，這就會(huì)導(dǎo)致工程項(xiàng)目的整體質(zhì)量難以保證，所以工程檔案管理中的施工建設(shè)參數(shù)、材料參數(shù)等重要信息可以作為施工過程的重要參考。檔案管理人員不僅要熟悉水利工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的施工過程，而且要清楚的知道不同檔案資料對不同企業(yè)的用途，做到檔案的合理利用。

2.跨流域調(diào)水工程檔案管理實(shí)踐流程

跨流域調(diào)水工程檔案管理能夠?yàn)轫?xiàng)目決策、項(xiàng)目建設(shè)、項(xiàng)目監(jiān)理、審計(jì)稽查、竣工驗(yàn)收、投產(chǎn)運(yùn)營、擴(kuò)建改造、維修維護(hù)等提供全面可靠的資料支撐。檔案管理工作流程包括前期信息的收集、立項(xiàng)資料的管理、設(shè)計(jì)資料的管理、招投標(biāo)資料的管理、施工資料的管理、監(jiān)理資料的管理和建設(shè)資料的管理等。根據(jù)跨流域調(diào)水工程的生命周期逐一的建立檔案，形成有序的檔案管理體制，在不同階段都應(yīng)制定及時(shí)有效的管理辦法和檔案管理細(xì)則，根據(jù)具體項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行檔案的有序劃分，始終保證檔案的連續(xù)性和檔案管理的可控性。

跨流域調(diào)水工程的過程管理非常重要，而檔案管理內(nèi)容則涉及到每個(gè)環(huán)節(jié)銜接的重要參考和質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理中，要強(qiáng)化關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案管理，對每個(gè)子項(xiàng)目的建設(shè)過程細(xì)節(jié)進(jìn)行控制和管理，保證工程質(zhì)量和工程進(jìn)度的順利實(shí)施。首先在對招投標(biāo)文件進(jìn)行管理時(shí)要明確提出應(yīng)歸檔材料的具體內(nèi)容、數(shù)量與規(guī)范，便于對項(xiàng)目的參與單位進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理；其次要在工程建設(shè)過程中，對工程建設(shè)數(shù)據(jù)和工程驗(yàn)收數(shù)據(jù)進(jìn)行整體把控，保證檔案信息與工程項(xiàng)目建設(shè)信息準(zhǔn)確無誤。最后將檔案管理工作與工程建設(shè)的總目標(biāo)聯(lián)系起來，建立規(guī)范的檔案使用制度，明確檔案使用章程，使檔案的使用更加規(guī)范化、科學(xué)化。

3.跨流域調(diào)水工程檔案管理實(shí)踐遇到的問題與解決方法

3.1檔案管理與工程建設(shè)進(jìn)度不同步問題

跨流域調(diào)水工程工期長，一些檔案管理人員認(rèn)為工作可以慢慢來，等一個(gè)子項(xiàng)目完成后再進(jìn)行檔案的整理。這種想法是錯(cuò)誤的，檔案管理工作是各工程有機(jī)的載體，只有保證檔案資料的采集、分類與工程建設(shè)同步才能夠做到準(zhǔn)確無誤。所以，檔案的建設(shè)與管理必須要形成即時(shí)完成制度，各項(xiàng)目主管保證與檔案管理人員的實(shí)時(shí)溝通，實(shí)施施工前的介入、施工中的控制和施工后的驗(yàn)收檔案管理模式，杜絕事后突擊整理檔案的工作做法，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。

3.2檔案管理人員被動(dòng)接收各種資料的問題

在跨流域調(diào)水工程中，檔案管理人員被動(dòng)接收各種資料的問題非常普遍，這導(dǎo)致檔案的利用效率低，檔案存在滯后性的問題。所以要打破檔案管理的被動(dòng)局面就必須要明確好檔案管理的工作方向，處理好檔案管理與工程建設(shè)之間的關(guān)系，使檔案的收集和整理具有前瞻性和可控性，充分體現(xiàn)檔案資料的價(jià)值和檔案管理工作的重要性。

3.3檔案管理與使用不規(guī)范問題

一些工程的檔案管理完全是將所有資料交由檔案管理員進(jìn)行整理、分類和歸檔，這導(dǎo)致對跨流域調(diào)水工程檔案管理不熟悉的檔案管理員，將檔案分類和歸檔錯(cuò)誤，導(dǎo)致使用起來很難快速找到，并且容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的問題。此外，對于檔案的使用也是隨意調(diào)用，沒有嚴(yán)格的審核手續(xù)，導(dǎo)致重要信息被竊取，檔案的遺失等問題存在。所以在檔案管理和使用過程中，要建立檔案資料部門審核制度和檔案移交管理制度，一方面由各主管部門進(jìn)行審核，確定檔案的分屬類別，便于檔案管理員進(jìn)行分類管理，另一方面通過嚴(yán)格的檔案移交手續(xù)，保證檔案的使用途徑準(zhǔn)確，有利于檔案管理員及時(shí)收回檔案，杜絕檔案的遺失問題。