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檔案管理資料員范文第1篇

1 建檔設(shè)計(jì)

1.1 專人管理

績效工資考評資料即績效檔案.之所以為“檔案”，是因?yàn)樗且杂涗浿冃Э荚u的全過程，內(nèi)容較為全面。為使檔案更具使用價(jià)值，建檔設(shè)計(jì)是基礎(chǔ)，指定專人負(fù)責(zé)保以確保檔案的真實(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)性。在內(nèi)容上分別對各科季度的工作效率、效益等表現(xiàn)記載、評價(jià)以及年度總評等方面進(jìn)行了設(shè)計(jì).以保證使用目的的充分實(shí)現(xiàn)。

1.2 按科歸檔

按不同科室匯總目錄按年度裝訂成冊，本文以對我院的不同科室特點(diǎn)的科室如臨床科、職能科、急診科、重癥醫(yī)學(xué)科等績效考核為例，

1.3 雙形式存檔

以季度內(nèi)職工的服務(wù)質(zhì)量、工作量、服務(wù)效能、滿意度測評等常規(guī)性記載.配以創(chuàng)新、增效、失職、失誤分項(xiàng)描述，由人事科制定對各科的考評標(biāo)準(zhǔn)提前發(fā)放每季一次，當(dāng)季獎金收入與考評實(shí)際分值掛鉤。每季的不同工作重點(diǎn)與評價(jià)的準(zhǔn)確是檔案保存的意義所在，避免了因年終時間跨度過長而混淆、遺漏績效的情況，同時也使每季與工資掛鉤的考核得分做得有依有據(jù)。所有績效檔案以紙質(zhì)版和電子版雙形式存檔。紙質(zhì)檔案便于被考核對象簽字查閱核對，并整改不足部分，電子版有利獎金的測算比對和審核，提高了檔案的利有價(jià)值。細(xì)化的考核與記載提高了職工尤其是科長的受關(guān)注度，使得考評目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)促進(jìn)員工提高工作效益效率。

2 績效檔案收集與建立

2.1 內(nèi)容雙向確認(rèn)

績效內(nèi)容的定稿前發(fā)放到科室征求意見與確認(rèn)，如對考評內(nèi)容有異議.可以提出，績效考評小組研究后給予確定內(nèi)容，被考評科確認(rèn)考評內(nèi)容后簽字。

2.2 過程真實(shí)記錄

每季末人事科組織考評小組對各科進(jìn)行考評?？荚u中有不能達(dá)到考評要求和標(biāo)準(zhǔn)的當(dāng)場告知被考評人員并在簽字欄內(nèi)署名，以示對績效考評真實(shí)性的認(rèn)可。考評組對照考評內(nèi)容提出扣分意見。人事科根據(jù)各考評組考評情況匯報(bào)醫(yī)院績效評價(jià)小組確定科室考評分?jǐn)?shù)。

2.3 結(jié)果書面反饋

各科室最終績效評價(jià)結(jié)果以書面形式反饋科長簽收確認(rèn)。對于表現(xiàn)突出的科室或職工，予以公開表揚(yáng)；對于表現(xiàn)一般的職工.讓其了解醫(yī)院提出的工作要求，從而促進(jìn)其工作不斷提高：對于表現(xiàn)不好的職工，由所在科室主任與職工溝通，了解職工狀況.為職工提高績效提供方法、指引方向，使職工了解醫(yī)院期望.明確個人定位。并將不足之處書面反饋至科室同時提出整改建議，以達(dá)到考評的目的確保不走形勢。

3 檔案內(nèi)容與適時利用

3.1 考評內(nèi)容

以百分制考評分三類。一類分為全院任務(wù)目標(biāo)完成情況如門診數(shù)、住院床日數(shù)和經(jīng)濟(jì)結(jié)余等效益、效率情況占總分的30%；二類為各科共同完成的任務(wù)目標(biāo)如合理使用抗生素、醫(yī)保、農(nóng)保等管理占30%；三類為具有各科職能特點(diǎn)的任務(wù)如限期完成學(xué)科成立、質(zhì)量管理、教學(xué)科研、基建驗(yàn)收等占40%。

3.2 組織考評

成立四個考評小組由分管理領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，各職能科長交叉考評，每季末對照標(biāo)準(zhǔn)逐一評價(jià)，當(dāng)場指出完成與未完成的部分，要求被考核科限時整改。

3.3 審定考評分

由四個考評小組匯報(bào)考評情況，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和具體表現(xiàn)集體審定最后結(jié)果給予考評分。

3.4 適時利用

年終評先評優(yōu)使用，考評分低于95分的不參與評優(yōu)和先進(jìn)個人（集體）；獎金等級使用，考評分位居全院第一名可上浮動一個獎金等級，給予全科員工一個鼓勵，繼續(xù)發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神出色完成任務(wù)目標(biāo)。提升獎金基數(shù)使用，績效檔案的建立對領(lǐng)導(dǎo)決策提供了良好依據(jù)，分析近年來任務(wù)目標(biāo)和效益完成以及全院的獎金情況，以便決策獎金的動態(tài)管理，提升基數(shù)的重要依據(jù)。

4 體會

4.1 溝通要充分

考評分的高低與績效直接掛鉤，所以對分?jǐn)?shù)的多少被考評人是很在意的，要避免因怕得罪人不敢扣分導(dǎo)致考評流于形式，也要考慮不分具體情況呆板扣分導(dǎo)致對考評不信任而放棄努力。所以此前充分溝通是考評不走形式的基礎(chǔ)。

4.2 建檔設(shè)計(jì)要科學(xué)

建立檔案的設(shè)計(jì)科學(xué)與否與檔案存在的意義關(guān)系密切，從目錄、及時收集、整理歸類等要有明確的思路，尤其是績效檔案關(guān)系到員工的個人直接待遇與醫(yī)院動態(tài)業(yè)務(wù)量、質(zhì)量等相關(guān)。

檔案管理資料員范文第2篇

一、當(dāng)前高職院校檔案資料管理工作的現(xiàn)狀

目前高職院校的學(xué)院檔案室應(yīng)該成為評估資料主要的“資源庫”，但事實(shí)上檔案室所提供的資料卻占不到整個評估資料的二十分之一。原因在于：學(xué)院的檔案管理與實(shí)際需要?dú)w檔保存的資料存在“兩張皮”現(xiàn)象。一方面檔案室雖然制定實(shí)施了檔案歸檔范圍和歸檔目錄，但對各系（部）、處室實(shí)際形成的資料，尤其是新形成的不在原定歸檔范圍的資料缺乏有效的監(jiān)控，檔案歸檔范圍和歸檔目錄也存在不能根據(jù)新的高職教育發(fā)展需要采取及時修訂和完善的問題。另一方面各系（部）、處室可能出于查閱、使用方便考慮，對有些應(yīng)該“自覺”歸檔的資料不上交檔案室。由于缺乏科學(xué)系統(tǒng)的管理，時間一長，就容易丟失，或難以找尋，事后追查究竟有沒有這樣的資料，也因?yàn)闆]有嚴(yán)格的登記制度而查無實(shí)據(jù)，只能憑借“記憶”作出“也許有”“可能無”的似是而非的判斷。由于沒有明確的責(zé)任人，也就沒有一個人為此而負(fù)責(zé)任，最后只有不了了之。

二、建立高職院校院系二級檔案資料管理模式

高職院校的學(xué)院檔案室是檔案管理的一級單位，各系（部）、處室為檔案管理的二級單位，各系（部）因?yàn)楣ぷ餍枰?，在條件允許的情況下，可考慮建立系（部）檔案室。院級檔案室要根據(jù)教高『2006116號文件（《關(guān)于全面開展高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估的通知》）和教高[2008]5號文件（教育部關(guān)于印發(fā)《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作水平評估方案》的通知）有關(guān)規(guī)定，對原定檔案歸檔范圍和歸檔目錄進(jìn)行全面修訂和完善，在廣泛征求各系（部）、處室意見和建議基礎(chǔ)上，形成學(xué)院一級檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子審定后正式實(shí)施。各系（部）、處室要在規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)W院檔案室如數(shù)上交檔案，學(xué)院檔案室與各系（部）、處室之間要嚴(yán)格履行檔案逐份交接手續(xù)。各系（部）、處室根據(jù)實(shí)際工作需要，在學(xué)院檔案室專業(yè)人員指導(dǎo)下，制定本系（部）、處室檔案歸檔范圍和歸檔目錄（一級檔案），建立相應(yīng)的管理制度。各系（部）、處室二級檔案單獨(dú)編號。各系（部）、處室要將每年的二級檔案實(shí)際目錄索引上繳學(xué)院檔案室備案，學(xué)院檔案室要履行嚴(yán)格的交接手續(xù)。二級檔案以每3年或5年為一周期（各處室二級檔案以3年為周期，各系部按照學(xué)生學(xué)制為周期），各系（部）、處室二級檔案保管不超過一個周期，周期滿后3個月內(nèi)整體移交學(xué)院檔案室，學(xué)院檔案室嚴(yán)格履行交接手續(xù)，并對二級檔案進(jìn)行“專區(qū)”管理。各系（部）、處室要設(shè)專兼職檔案管理員，學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)對專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和日常工作指導(dǎo)。實(shí)施檔案二級管理模式，就是為了明確院級檔案室和各系（部）、處室的工作職責(zé)，細(xì)化管理，最大限度地保證檔案資料安全，切實(shí)發(fā)揮檔案資料對教學(xué)和管理工作的資政、借鑒作用。

三、加強(qiáng)高職院校系級教學(xué)檔案資料管理，促進(jìn)各項(xiàng)工作穩(wěn)步發(fā)展

教學(xué)檔案資料是反映和評估教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，對教學(xué)檔案資料的收集、整理、保存和利用是檔案資料管理工作的重要組成部分。所謂系級教學(xué)檔案資料，是指教學(xué)管理人員、教師、學(xué)生在系教學(xué)活動中直接形成的具備對日后全系教學(xué)工作有查考和利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等載體材料，比如，上級教育主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件，培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)規(guī)劃、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃，年度教學(xué)工作計(jì)劃與總結(jié)、教學(xué)研究計(jì)劃與總結(jié)，授課計(jì)劃、教案、試卷及其分析報(bào)告，講課課件、講課錄像、教學(xué)錄音、電教片，學(xué)生學(xué)籍情況、作業(yè)、學(xué)生成績報(bào)告單、實(shí)習(xí)（實(shí)驗(yàn)）報(bào)告、畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計(jì)，教學(xué)管理制度、教學(xué)任務(wù)安排、教師培訓(xùn)進(jìn)修材料，教師課表等。這些檔案資料真實(shí)地記載著高校各系教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果等，是衡量一個系教學(xué)水平的重要標(biāo)志之一，是制訂各類教學(xué)計(jì)劃、修改教學(xué)大綱、計(jì)算教學(xué)工作量、考核單位、個人教學(xué)水平的重要依據(jù)。高職院校系級教學(xué)檔案資料管理作為一個系統(tǒng)的工作，是高職院校教學(xué)管理的重要內(nèi)容之一，對于加強(qiáng)系（部）教學(xué)基礎(chǔ)建設(shè)，深化教學(xué)改革，規(guī)范教學(xué)管理和實(shí)施素質(zhì)教育以及推進(jìn)教育現(xiàn)代化等方面起著積極的作用。

加強(qiáng)高職院校系級教學(xué)檔案資料管理是高職院校檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是促進(jìn)各項(xiàng)工作穩(wěn)步發(fā)展的有力舉措。近幾年來，高職院校各級領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生對系級教學(xué)檔案資料管理重要性的認(rèn)識有了新的提高，也采取了不少有針對性的建設(shè)措施，提高了系級教學(xué)檔案資料管理的水平，但由于受各種因素的制約，系級教學(xué)檔案資料管理存在的問題仍然不容忽視。要解決這類問題，必須充分認(rèn)清以下兩個問題。

第一，充分認(rèn)清現(xiàn)代電子教學(xué)檔案資料在促進(jìn)整個教學(xué)工作中有著比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料更多的優(yōu)越性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案資料較易遭受溫度、濕度、光線、蟲、鼠、水、火等自然因素造成的破壞，許多檔案沒有備份，檔案極易受到破壞，其受損后往往難以恢復(fù)原狀，因而建設(shè)和管理上需要較大的資金、設(shè)施、技術(shù)、人力支持，建設(shè)和管理成本較高。另外，由于紙質(zhì)教學(xué)檔案資料的數(shù)量多，體積大，建設(shè)、管理、查詢起來也比較麻煩。電子檔案資料是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生的新事物，由于它具有成本低、容積小、信息存儲量大、檢索快捷、傳輸方便、管理省事等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，它一產(chǎn)生便受到社會各界的歡迎。教學(xué)檔案資料的開發(fā)利用逐步向電子化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)將成為一種必然的發(fā)展趨勢。目前，電腦硬盤的存儲量早已突破1024G。一臺硬盤為320G的普通電腦就可以存儲200多億文字，相當(dāng)于十幾萬冊圖書的存儲量，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是信息壓縮技術(shù)水平的不斷提高，電子介質(zhì)的存儲密度還在以難以想象的速度繼續(xù)增加，這使得任何一個系用一臺普通電腦就可以把下屬各教研室、實(shí)驗(yàn)室等單位的教學(xué)檔案資料全部存入。如果對教學(xué)視頻檔案資料要求較高，投入1000元，配置數(shù)個大容量的移動硬盤或者采用DVD光盤刻錄存儲就可解決問題。電子教學(xué)檔案資料的建檔成本和管理成本都比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料低廉，再裝上教學(xué)檔案資料檢索和搜索軟件，查詢教學(xué)檔案資料就成為一件十分簡便和快捷的事情，其查詢效率會比傳統(tǒng)方法大幅提高，這就為系級教學(xué)檔案資料建設(shè)和管理開辟了廣闊的前景。因此，系級教學(xué)檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料。

第二，充分認(rèn)清實(shí)現(xiàn)系級教學(xué)檔案資料供全系師生網(wǎng)絡(luò)查詢對促進(jìn)教學(xué)上臺階具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。高職院校系級教學(xué)檔案資料不同于人事、行政等檔案，其保密性要求不是很高，大部分檔案資料可以向全系人員公開（少數(shù)不宜公開的在研項(xiàng)目和專利技術(shù)除外），其建設(shè)和管理的主要目的有二：一是作為上級各部門檢查教學(xué)的憑證式佐證材料；二是為師生更好地“教”與“學(xué)”提供服務(wù)。第二種目的是最主要的，也是系級教學(xué)檔案資料理應(yīng)經(jīng)常發(fā)揮的功能。這就決定了系級教學(xué)檔案資料建設(shè)和管理必須設(shè)置和強(qiáng)化網(wǎng)上查詢功能，為全系師生服務(wù)，為全系教學(xué)上臺階服務(wù)。紙質(zhì)教學(xué)檔案資料的查詢、分析需要大量的人力和物力，這使得有些工作不便進(jìn)行。廣大師生在日常教學(xué)生活中希望隨時隨地獲得本系的教學(xué)檔案資料，師生如果查詢紙質(zhì)檔案資料必須事先專門預(yù)約檔案資料管理員，屆時打開檔案資料室，才能進(jìn)行查找，而且查找、借用過程非常繁瑣，既費(fèi)時又費(fèi)力。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案資料，師生可以在電腦前把許多檔案資料“拉到”自己的顯示器上來，實(shí)現(xiàn)跨校區(qū)，乃至跨地域、國度的檔案信息資源共享，只要有一臺上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，就可以進(jìn)入系里全日服務(wù)的“檔案資料室”。另外，借閱者“借用”的電子檔案永遠(yuǎn)都只是一個“副本”，不會引起檔案資料的損壞，而紙質(zhì)檔案資料在借閱或復(fù)制過程中可能會被損壞甚至丟失。借助本系的電子教學(xué)檔案資料和查詢系統(tǒng)，所在系的全體人員、尤其是新參加工作的教師和剛?cè)雽W(xué)的新生可以隨時獲取針對性最強(qiáng)，而在別的地方很難得到的教學(xué)檔案資料。這種便利而有針對性的教學(xué)檔案對搞好本系的“教”和“學(xué)”無疑是一個強(qiáng)勁的信息支持。目前，高職院校各系都建立了電子教學(xué)檔案資料庫，但這些檔案資料大多都存放在系檔案資料室的專用電腦中，只能供少數(shù)人查詢，遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)全系師生網(wǎng)上共享，“重藏輕用”的低效狀況亟待改變。而這種狀況一旦得以改變，就會有力地推動教學(xué)上的借鑒和交流，極大地提高教學(xué)實(shí)效。

四、結(jié)束語

隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對其管理模式的要求也更加細(xì)化和規(guī)范化。本文從當(dāng)前的實(shí)際情況出發(fā)對高職院校院系二級檔案管理工作進(jìn)行了深入的探討。若要建立起一套切實(shí)可行的管理模式和制度，還需要做大量細(xì)致的工作，還需要在實(shí)際工作中按照具體情況做出必要的調(diào)整和修訂。

【參考文獻(xiàn)】

［1］黃健.中職學(xué)校教職工檔案資料管理探討——以業(yè)務(wù)檔案為例[J]. 科學(xué)與財(cái)富，2011（10）.

檔案管理資料員范文第3篇

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理包含三個層次：第一個層次是規(guī)范化管理，第二個層次是精細(xì)化管理，第三個層次是個性化管理。精細(xì)化管理是社會分工精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入基本思想和管理模式，是一種以最大限度減少管理所占用資源和降低管理成本為目標(biāo)的管理方式。精細(xì)化管理的前提是基礎(chǔ)管理,在此基礎(chǔ)上,它是注重過程的細(xì)節(jié)管理,它的核心是規(guī)范管理,專業(yè)管理是精細(xì)化管理的支撐。地鐵工程施工檔案的精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)管理質(zhì)量與效益的同步提高，強(qiáng)調(diào)檔案管理者的責(zé)任心和敬業(yè)精神。施工單位實(shí)施精細(xì)化管理通過精細(xì)化的決策，確立以提高檔案質(zhì)量，建立精細(xì)化的檔案管理模式等多途徑來實(shí)現(xiàn)。

二、檔案管理工作的內(nèi)涵

中國最古老的檔案是殷商時的甲骨檔案。檔案管理工作的內(nèi)涵是健全機(jī)構(gòu)檔案的保管制度，規(guī)范檔案管理工作的流程，積極發(fā)揮檔案的功能。地鐵工程檔案資料管理包含一般文檔資料管理和竣工驗(yàn)收資料管理。一般文檔資料包含發(fā)文、收文、標(biāo)書、會議紀(jì)要和其他文函;竣工驗(yàn)收資料主要包括文字資料、圖紙資料等。

三、精細(xì)化管理在地鐵施工檔案管理

工作中的應(yīng)用中的實(shí)際意義2014年，我們集團(tuán)公司提出“精確管理、精益管理、精心經(jīng)營、精誠共贏”管理理念。為認(rèn)真貫徹這一管理理念，我們應(yīng)加強(qiáng)精細(xì)化管理在地鐵檔案管理工作中的應(yīng)用。精細(xì)化管理是地鐵施工單位提高管理水平的有效手段。精細(xì)化管理在地鐵施工單位檔案管理工作中的應(yīng)用,可以使地鐵施工單位的檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦公效率?！熬?xì)化管理”融入地鐵施工單位的檔案管理工作中，地鐵施工單位的檔案管理工作將會做深做細(xì)，管理受控，做到流程規(guī)范化、管理科學(xué)化，更好地促進(jìn)日常管理工作。因此，精細(xì)化管理在地鐵施工單位的檔案管理工作中的應(yīng)用將會有深遠(yuǎn)的意義。四、精細(xì)化管理在地鐵施工單位的檔案管理工作中的應(yīng)用地鐵施工單位檔案管理流程可以分為文件形成的準(zhǔn)備階段、文件的形成階段、文件的流通利用階段、文件的移交業(yè)主階段，文件的作廢處理階段。每個階段都有關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)置控制點(diǎn)，細(xì)化管理方法，嚴(yán)格控制要求，才能保證文件管理受到控制，提高文件質(zhì)量。

1.文件形成的準(zhǔn)備階段。第一，要制定工作流程。根據(jù)圖紙和現(xiàn)場實(shí)際情況編制工作流程，編制時要考慮有哪些資料，這些資料由哪些人編寫，怎樣傳遞，時間要求等，根據(jù)這些要求編制出具體工作流程，發(fā)放到相關(guān)個人以作指導(dǎo)，并督促其按此流程工作。如果缺少這一環(huán)節(jié)，技術(shù)員和資料員間不能很好配合，并影響到工作效率。第二，制定規(guī)章制定，促進(jìn)施工檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。為了確保地鐵工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，施工單位項(xiàng)目初期就要備齊各類規(guī)范和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國家《檔案法》、《保密法》及各類規(guī)范和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等制定《檔案管理制度》、《檔案員崗位責(zé)任制》等規(guī)章制度，對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面作了嚴(yán)格規(guī)定。信息化時代，給地鐵施工檔案工作帶來了新的課題，地鐵施工檔案管理應(yīng)推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，適應(yīng)現(xiàn)代管理模式，探索地鐵施工檔案信息資源體系，根據(jù)地鐵工程和單位信息化管理實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)地鐵工程檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高地鐵施工檔案管理效率。第三，責(zé)任落實(shí)到人，制定獎罰制度，加強(qiáng)制度執(zhí)行力和考核力。根據(jù)工作流程，分解工作職責(zé)，使技術(shù)員和資料員明確各自責(zé)任。如發(fā)生問題，不會發(fā)生推卸責(zé)任的現(xiàn)象。并制定獎罰制度。如果檔案有問題，要責(zé)任到人，并對其進(jìn)行處罰；如果檔案做得非常好，并在各項(xiàng)檢查中，取得良好的成績，或項(xiàng)目竣工后，獲得魯班獎，就要對相關(guān)人員進(jìn)行獎勵，形成激勵政策。這樣才能形成趕幫超的局面，達(dá)到精細(xì)化管理的目的。第四，定期對資料員與技術(shù)員進(jìn)行培訓(xùn)。人才資源是地鐵施工單位資料管理精細(xì)化管理的關(guān)鍵因素。目前資料員和技術(shù)員的業(yè)務(wù)能力良莠不齊，有必要對資料員和技術(shù)員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和拓展，提升資料員和技術(shù)員的工作能力，確保資料搜集的真實(shí)有效，使其明確精細(xì)化管理的必要性，并定期組織考試，使相關(guān)人員有緊迫感。我們項(xiàng)目部努力為檔案人才提供良好的發(fā)展平臺，多渠道多途徑培養(yǎng)一支規(guī)模適度、素質(zhì)優(yōu)良的專家型、技能型的精細(xì)化人才隊(duì)伍，充分挖掘地鐵施工單位人員的主動性、創(chuàng)造性和發(fā)展?jié)摿?，?shí)現(xiàn)天津地鐵項(xiàng)目部檔案的大發(fā)展。第五，建立三級檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)是確保檔案工作有序開展的關(guān)鍵。應(yīng)建立三級檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，即總工程師領(lǐng)導(dǎo)一級、施技部部長一級、資料主管部長一級，建立三級領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制網(wǎng)絡(luò)確保檔案工作由上到下，全面覆蓋，帶動全員。

2.文件形成階段控制。雖然項(xiàng)目部總工程師對檔案的技術(shù)內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé)，但資料員審查環(huán)節(jié)和文件輸出環(huán)節(jié)在文件質(zhì)量把關(guān)上也發(fā)揮著十分重要的作用。目前地鐵施工單位的技術(shù)文件的編制流程是首先通過技術(shù)員在現(xiàn)場記錄，然后把現(xiàn)場記錄交給資料員，資料員檢查現(xiàn)場記錄，輸出文件。文件流轉(zhuǎn)中疏忽的問題會暴露在交接環(huán)節(jié)，審查環(huán)節(jié)和輸出環(huán)節(jié),所以技術(shù)人員和資料員要按照項(xiàng)目部檔案管理制度的要求交接，審查和輸出文件，將這些環(huán)節(jié)中的問題分類匯總，表格化管理，對共性問題制定措施，從而促進(jìn)檔案規(guī)范化管理，按流程流轉(zhuǎn)，提高形成文件的質(zhì)量。為了提高檔案質(zhì)量,采取了以下幾項(xiàng)措施:(1)每周對資料進(jìn)行一次抽查,使檔案工作與地鐵工程建設(shè)同步。根據(jù)地鐵施工現(xiàn)場的進(jìn)展情況，有針對性地進(jìn)行跟蹤,有效地避免了資料的丟失和滯后,保證資料與工程建設(shè)同步。(2)每月一次的工程資料例會制度,加強(qiáng)資料的協(xié)調(diào)管理。為了及時溝通資料檔案中存在的普遍問題，每月召集項(xiàng)目部資料員、總工程師、施技部部長、主管資料部長召開資料例會，總結(jié)一個月以來的資料工作情況，對資料歸檔工作做得好的資料員提出表揚(yáng)，提出存在和需要解決的問題，資料例會最終形成的會議紀(jì)要要下發(fā)到各相關(guān)部室，這樣既有利于領(lǐng)導(dǎo)及時了解檔案工作情況，又有利于工作的監(jiān)督和落實(shí)。（3）嚴(yán)格文件工作流程。地鐵工程項(xiàng)目文件的來源廣泛，檔案人員要嚴(yán)格把關(guān)，從文件的格式、簽字手續(xù)、蓋章情況等等嚴(yán)格把關(guān)，禁止形成不合規(guī)范的文件，以及嚴(yán)禁文件材料的不及時歸檔，從而有效提高文件資料的歸檔質(zhì)量。

3.文件流通利用階段控制。文件流通利用階段包括文件查閱環(huán)節(jié)之前的準(zhǔn)備工作，文件查閱環(huán)節(jié)，文件發(fā)放環(huán)節(jié)，文件歸還環(huán)節(jié)。在文件查閱環(huán)節(jié)之前的準(zhǔn)備工作如下：首先應(yīng)建立檔案卷內(nèi)目錄，圖紙卷內(nèi)目錄，使文件有據(jù)可查；其次要建立文件和圖紙卷內(nèi)目錄電子匯總表,能快速高效找到文件；再次，要掃描重要文件，以防文件丟失。在文件流通階段，我們首先建立檔案、圖紙查閱登記簿和檔案、圖紙收發(fā)文登記簿，做到來源和去向清晰，有據(jù)可查。其次要建立檔案、圖紙電子文件數(shù)據(jù)庫并根據(jù)工程進(jìn)度完善相關(guān)信息，定期催促借閱人歸還，跟蹤文件流向，更要定期要組織文件檢查工作，以便及時了解文件實(shí)際情況，保證文件、圖紙與目錄相符。但在歸還環(huán)節(jié)容易發(fā)生矛盾，應(yīng)建立歸還確認(rèn)制，使借閱管理更加精細(xì)化，無紕漏。對于外發(fā)的文件，發(fā)放記錄應(yīng)與分發(fā)申請單的要求一致，分發(fā)回執(zhí)由接收部門或單位簽字蓋章后歸還給地鐵施工單位，發(fā)放單與回執(zhí)單應(yīng)成套管理，一一對應(yīng)，確保外放文件閉環(huán)管理。

4.檔案的移交業(yè)主階段。精細(xì)化管理在檔案移交業(yè)主階段，應(yīng)做到“三同步”：即布置施工任務(wù)與布置竣工文件編制、工程施工進(jìn)展與竣工文件形成積累、工程竣工驗(yàn)收交接與竣工文件交接同步進(jìn)行。地鐵項(xiàng)目部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)竣工文件的編制、移交和檔案信息化工作，特別是重點(diǎn)工程項(xiàng)目的竣工檔案管理工作，集團(tuán)公司、工程公司負(fù)責(zé)科研技術(shù)和檔案管理的部門，應(yīng)積極協(xié)助項(xiàng)目部做好竣工文件的編制與指導(dǎo)，必要時應(yīng)配合項(xiàng)目部一起主動邀請工程竣工檔案接收單位檔案部門對編制工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，為竣工檔案順利移交、工程質(zhì)量保證金及時回款打下基礎(chǔ)。工程結(jié)束，要根據(jù)業(yè)主要求編制竣工資料，并把竣工資料移交給業(yè)主，并對作廢文件進(jìn)行處置。在這一階段，文件歸檔環(huán)節(jié)與作廢環(huán)節(jié)是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

檔案管理資料員范文第4篇

【關(guān)鍵詞】工程檔案；管理；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-8500（2013）12-0086-01

在社會經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的今天，電網(wǎng)建設(shè)進(jìn)程不斷加快，新建工程、技改大修項(xiàng)目越來越多，建設(shè)管理水平不斷提高，工程建設(shè)從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)到開工、竣工驗(yàn)收，形成大量有保存價(jià)值的資料，這些資料是工程建設(shè)全過程的真實(shí)記錄。收集保管好這些資料，對工程建設(shè)和維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與合法權(quán)益具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。切實(shí)做好電網(wǎng)建設(shè)工程檔案管理工作，把工程建設(shè)資料的收集歸檔作為工程建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)來抓，采取有效措施，在保證工程檔案與工程建設(shè)同步進(jìn)行的基礎(chǔ)上，確保工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使工程檔案更好地為電力系統(tǒng)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，發(fā)揮最大的效益。

一、電網(wǎng)建設(shè)工程檔案管理存在的問題

加強(qiáng)電網(wǎng)建設(shè)工程檔案管理十分重要，電網(wǎng)建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)全過程的綜合反映，對工程項(xiàng)目管理的作用也越來越大，而與此不相適應(yīng)的是工程項(xiàng)目管理對工程檔案的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足日益增長的工程項(xiàng)目建設(shè)的需要，從筆者所在單位檢修公司的電網(wǎng)建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)狀看，存在的主要問題是歸檔項(xiàng)目文件不齊全、質(zhì)量不高、歸檔不及時，分析原因主要有：

1.對工程檔案的重視程度不夠。雖然大家都知道工程檔案是工程管理全過程、系統(tǒng)、真實(shí)的記錄，對工程建設(shè)和管理都有很重要的影響，但在實(shí)際工作中，由于檔案管理對工程建設(shè)直接的影響不大，只要工程質(zhì)量上去了，認(rèn)為工程檔案工作的好壞不會影響到對工程質(zhì)量的考核評定，在驗(yàn)收檢查過程中，對現(xiàn)場施工質(zhì)量方面存在的問題重視的多、檢查得仔細(xì)，對檔案資料方面存在的問題關(guān)注的少、檢查也存在走過場，資料審查不仔細(xì)，導(dǎo)致檔案資料的質(zhì)量得不到保證，可能隨著工程項(xiàng)目的投運(yùn)而成為遺留問題。

2.檔案管理職責(zé)不清。一是各種施工項(xiàng)目文件編制人員的職責(zé)不清，讓現(xiàn)場資料員過多承擔(dān)項(xiàng)目文件的形成工作，而受專業(yè)知識所限，由他們形成的項(xiàng)目文件普遍質(zhì)量不高、真實(shí)性差；二是項(xiàng)目檢查驗(yàn)收組人員職責(zé)不清，特別是企業(yè)內(nèi)部的檢查驗(yàn)收，對項(xiàng)目文件的檢查過多依賴檔案專業(yè)人員，其他專業(yè)技術(shù)人員對各自專業(yè)的項(xiàng)目文件檢查不夠仔細(xì)。而檔案專業(yè)人員也因?qū)I(yè)知識所限、對現(xiàn)場情況不了解，對資料的收集情況和資料的質(zhì)量難以把握、控制，這就需要各技術(shù)專業(yè)人員的配合，對工程資料要認(rèn)真審核把關(guān)。

3.檔案管理監(jiān)督不力。一是現(xiàn)場資料員的主要工作職責(zé)應(yīng)是做好收集工作，而當(dāng)其又成為項(xiàng)目文件的主要形成者時，就缺少了對收集資料的監(jiān)督；同時，現(xiàn)場資料員又有其他現(xiàn)場工作任務(wù)，對資料的收集、整理往往無暇顧及，都作為一種差事應(yīng)付，自然質(zhì)量難以保證。二是現(xiàn)場監(jiān)理在施工人員對應(yīng)形成資料的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)不清楚時，缺少指導(dǎo)，任其自然，或因某些原因未能及時形成文件時，缺少督促，讓其直接進(jìn)入下一施工環(huán)節(jié)，到后期即使再補(bǔ)上，文件的質(zhì)量也不高；三是建設(shè)單位業(yè)務(wù)部門、監(jiān)理單位在對項(xiàng)目文件進(jìn)行審核、簽字時沒有認(rèn)真審閱。四是很多工程由于參建單位多、工期長、人員變動大等因素影響，而且在施工過程中，資料管理不規(guī)范，一些相關(guān)資料被借進(jìn)借出，人手較多且雜，導(dǎo)致最后很多資料丟失，以致工程竣工后不能及時移交歸檔。雖然事后花費(fèi)很大精力補(bǔ)做，但補(bǔ)做出來的資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性都難以保證。

以上各種原因影響工程檔案的歸檔質(zhì)量和歸檔時間，也給以后的檔案管理帶來不必要的麻煩和隱患。

二、電網(wǎng)建設(shè)工程檔案管理的對策

1.建立完善管理制度，落實(shí)歸檔管理流程。一項(xiàng)工程建設(shè)，涉及的參建單位、部門多且廣，千頭萬緒，錯綜復(fù)雜，作為建設(shè)單位的檔案管理部門，要根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況制定相應(yīng)的電網(wǎng)建設(shè)工程檔案管理辦法。規(guī)定各參建單位、部門的歸檔范圍和責(zé)任，明確檔案資料的編制、整理、移交辦法、時間節(jié)點(diǎn)、操作流程等。

2.明確管理職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行文件資料誰形成誰整理歸檔。制度化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理的主要手段，“誰形成誰歸檔”是檔案管理的基本原則，也是一項(xiàng)重要制度。為了使建設(shè)工程檔案收集與建設(shè)工程進(jìn)度同步，建設(shè)單位應(yīng)結(jié)合工程實(shí)際制定工程資料管理職責(zé)，明確各單位、部門專（兼）職檔案人員職責(zé)。成立建設(shè)項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，制定檔案工作計(jì)劃，并貫徹落實(shí)。建設(shè)單位檔案管理人員從工程一開始，就要介入工程建設(shè)，對工程建設(shè)過程中形成的文件材料進(jìn)行跟蹤檢查和督導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。對施工現(xiàn)場的資料要嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案人員“四參加”制度，參加設(shè)備開箱檢查，參加工程竣工驗(yàn)收，協(xié)調(diào)各參建單位歸檔工作中的問題，對工程檔案做到心中有數(shù)。

3.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高全員檔案意識。著力提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能水平，是搞好工程檔案管理的需要，檔案管理人員不僅需要學(xué)習(xí)檔案管理知識，還要學(xué)習(xí)掌握工程建設(shè)方面的相關(guān)知識，熟悉了解工程建設(shè)流程，建設(shè)過程中需要產(chǎn)生哪些資料，對工程建設(shè)資料做到可控、能控、在控。同時，還要對現(xiàn)場資料員以及參建各單位的技術(shù)人員、項(xiàng)目管理人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的檔案管理意識，通過他們在各自的崗位上發(fā)揮各自的作用，讓他們在工程建設(shè)過程中對產(chǎn)生的資料有意識地進(jìn)行收集整理，使他們成為既是工程技術(shù)人員，又是檔案人員的復(fù)合型人才，為工程檔案管理發(fā)揮更大的作用。

工程檔案是工程建設(shè)全過程的真實(shí)記錄，它的作用在工程建設(shè)和生產(chǎn)管理中是任何項(xiàng)目無可替代的，它是企業(yè)未來發(fā)展的潛在生產(chǎn)力。因此，作為電力企業(yè)，電網(wǎng)工程建設(shè)的質(zhì)量是企業(yè)的生命，而工程檔案對于電力企業(yè)來說也是同等重要，保證工程實(shí)體的質(zhì)量和工程檔案的質(zhì)量，二者在企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中才能珠聯(lián)璧合，發(fā)揮更好的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]華向陽，王濤.淺析抽水蓄能電站前期工程文件歸檔與管理[C]//抽水蓄能電站工程建設(shè)文集2011.

檔案管理資料員范文第5篇

最近頻繁發(fā)生的在建設(shè)工程質(zhì)量事故，包括房屋、橋梁的突然垮塌，都給我們提出一個相同的課題：事故發(fā)生后憑什么來分析事故原因來認(rèn)定事故責(zé)任來還原建設(shè)過程建設(shè)過程中用什么來促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量來規(guī)范建設(shè)工程管理來保留建設(shè)的真實(shí)過程答案是工程檔案。建設(shè)工程是資源和智慧的結(jié)晶。對一些重大的建設(shè)工程來說。其投入的財(cái)力、物力和人力往往是巨大的。除了建設(shè)工程竣工之后的實(shí)體成果如住宅、辦公樓、廠房、場館、道路、橋梁、廣場等之外，作為建設(shè)過程直接記錄的檔案也是建設(shè)工程的重要組織部分，是建設(shè)工程的技術(shù)成果。因?yàn)橄暮驼加觅Y源巨大，建設(shè)工程的實(shí)體成果一般都能得到廣泛重視，從投資方到行政部門，到普通市民，注意力都集中到了實(shí)體成果上面，甚至是只關(guān)注建設(shè)工程的外在觀感。對建設(shè)工程檔案關(guān)注甚少，知之甚少。一些人認(rèn)為，檔案只是建設(shè)工程竣工后的資料整理，是建設(shè)工程的末端，而且非常瑣碎，對檔案工作表現(xiàn)的是一個敷衍塞責(zé)的態(tài)度。因此，對工程檔案管理促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的作用進(jìn)行研究是非常重要，有利于引起我們對工程檔案管理的高度重視，更有利于工程檔案管理工作的有效開展。

2工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分

一般來說，遠(yuǎn)在建設(shè)工程施工之前，建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。項(xiàng)目預(yù)算編制、項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)都必須以立項(xiàng)文件為依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。也就是說，在建設(shè)工程項(xiàng)目開工建設(shè)前，已經(jīng)有大量的文件材料形成了。如果把這一個文件積累過程從建設(shè)工程中剔除，建設(shè)工程是根本無法成立，也是無法開展的。即使是在施工過程中，文件材料的產(chǎn)生與具體施工進(jìn)程也是不能割裂的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進(jìn)行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進(jìn)程中。應(yīng)該根據(jù)指令實(shí)施，如用什么標(biāo)號水泥，怎么配比，用量多少等：在實(shí)施中還有監(jiān)理旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄；出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等。可以說，貫穿建設(shè)工程過程一直有兩根線條，一條是技術(shù)性的，是抽象的，以文件材料為表征：另一條是操作性的，是實(shí)體的，以工程物理結(jié)果為體現(xiàn)。技術(shù)性線條還要先產(chǎn)生，還要更長遠(yuǎn)在施工階段，二者又是交織在一起的。但無論如何，技術(shù)性線條是不能從建設(shè)工程中抽離出來的，更不能忽略不計(jì)。

關(guān)于建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分，我們的古人早就有樸素的認(rèn)識。1973年12月長沙市發(fā)掘馬王堆漢墓，在出土的文物中有三份帛質(zhì)地圖，沒有注明名稱，一般稱為《地形圖》、《駐軍圖》和《城邑圖》，《地形圖》和《駐軍圖》都保存較好，《城邑圖》還未修復(fù)。其中，《駐軍圖》繪有一座三角形城堡，城垣上設(shè)有五個箭樓，四個戰(zhàn)樓，并注有“門”、“箭道”等字樣。它繪制于西漢文帝之前，距今已有2100多年。在古代，駐軍與造城是統(tǒng)一的。這說明古人在造城時，已經(jīng)認(rèn)識到了編制城市規(guī)劃圖和城市實(shí)況圖的重要性。只是歲月的流逝，古城不再，檔案依舊，我們只能通過這張珍貴的圖紙來遙想古城英姿。

當(dāng)然，我們也看到，在廣大農(nóng)村地區(qū)，在許多偏遠(yuǎn)的聚落，房建工程并沒有檔案留下來。特別是這一次遭到地震毀滅性破壞的羌族民居聚落。因?yàn)槲幕鄬β浜蠛土?xí)慣傳統(tǒng)的作用，這些地方建設(shè)工程的技術(shù)性線條主要是手口相傳的一種經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ?，絕大部分都沒有形成文件材料和圖紙。這并不是對建設(shè)工程檔案作為建設(shè)工程有機(jī)組織部分的否定，但的確是對建設(shè)工程檔案的一個簡化，而這種簡化造成偏遠(yuǎn)地區(qū)住房安全無法保障，在災(zāi)害中往往損失慘重，更不能“按圖索驥”地進(jìn)行救災(zāi)和修復(fù)。這從反面揭示了建設(shè)工程檔案與建設(shè)工程的不可分割性。

3工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映

建設(shè)工程質(zhì)量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價(jià)，是對建設(shè)工程性能、品質(zhì)和安全的綜合性表述。但隨著建設(shè)工程項(xiàng)目廣泛實(shí)施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展，對建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格的定義，即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性、與環(huán)境協(xié)調(diào)性六個方面。特別是隨著量化分析和精細(xì)化管理的推動，對建設(shè)工程質(zhì)量有了一系列精確的評價(jià)體系。當(dāng)我們的評價(jià)由感受性的經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ缴仙揭詳?shù)據(jù)和現(xiàn)狀圖紙為依據(jù)的體系化模式時，對建設(shè)工程質(zhì)量的評價(jià)就不再是以到工程現(xiàn)場看看就行了，而是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標(biāo)的量化統(tǒng)計(jì)分析為手段，進(jìn)行綜合測評了。這實(shí)際上是說，建設(shè)工程檔案直接反映了建設(shè)工程質(zhì)量，我們應(yīng)以建設(shè)工程檔案為依據(jù)來全面評價(jià)工程質(zhì)量。

建設(shè)工程檔案作為建設(shè)工程質(zhì)量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建設(shè)過程中，有許多工序的內(nèi)容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場記錄對這一部分工程內(nèi)容進(jìn)行評價(jià)，工程檔案在此的作用就是無可替代了。

在前面我們已經(jīng)論述過建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分，從現(xiàn)代管理科學(xué)的角度來看，建設(shè)工程檔案的質(zhì)量也是建設(shè)工程質(zhì)量的重要構(gòu)成部分。工程檔案質(zhì)量好，反映工程管理規(guī)范，反映工程管理人員素質(zhì)高，反映工程質(zhì)量好。這一個觀點(diǎn)可以從建設(shè)工程項(xiàng)目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項(xiàng)活動可以看出。凡是有意參評的項(xiàng)目，建設(shè)、施工各方對建設(shè)工程檔案管理都是非常重視的，都非常重視檔案的真實(shí)性、完整性，包括施工現(xiàn)場拍照、錄像等方面都是非常重視的，對檔案的收集、編制和整理就更加認(rèn)真細(xì)致、精益求精了。

4工程檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

建設(shè)工程檔案是一個靜態(tài)的概念，而建設(shè)工程檔案管理則是一個動態(tài)的過程。一般來說。這一過程的目的和結(jié)果都是建立真實(shí)、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。但對這一過程進(jìn)行深入、清晰的研究，我們會發(fā)現(xiàn)，工程檔案管理實(shí)際上不是一個單獨(dú)的、孤立的行為，而是工程項(xiàng)目管理的一部分。更進(jìn)一步，我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā)，工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。

建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場的質(zhì)量控制，控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素主要有“人、材料、機(jī)械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設(shè)工程資料員是工程建設(shè)中不可缺少的技術(shù)人員。要經(jīng)過專門培訓(xùn)后持證上崗，而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報(bào)告、出廠合格證、使用說明等是建設(shè)工程質(zhì)量保證資料的主體從“機(jī)械”的因素來看，機(jī)械設(shè)備的使用和現(xiàn)場調(diào)度是施工組織設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容：從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環(huán)境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環(huán)境進(jìn)行拍照和錄像，反映場地環(huán)境的變化；上述幾個方面的資料都在建設(shè)工程檔案的收集編制范圍內(nèi)，所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

早期的建設(shè)工程項(xiàng)目管理的確對工程檔案管理有所忽略，建設(shè)工程項(xiàng)目管理人員培訓(xùn)(俗稱“五大員”培訓(xùn))一般是指：施工員、監(jiān)理員、材料員、安全員、造價(jià)員，一直沒有包括資料員。而建設(shè)工程資料員培訓(xùn)由各市城建檔案館自行組織，沒有納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)I范疇，也沒有發(fā)國家認(rèn)可的證書。近幾年，隨著建設(shè)工程檔案管理對建設(shè)工程質(zhì)量控制重要性的認(rèn)識日益提高，有的城市實(shí)現(xiàn)了建設(shè)工程資料員經(jīng)常性培訓(xùn)I，還將《資料員合格證》上網(wǎng)，便于查詢和核對，并要求每個建設(shè)工程項(xiàng)目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作，才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案：有的城市，如上海、重慶等已經(jīng)將資料員納入了“五大員”培訓(xùn)，懷化市20D8年也正式將資料員培訓(xùn)納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)。建設(shè)工程檔案管理作為建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)已得到越來越多的認(rèn)可和重視。

2000年頒布的國務(wù)院第279號令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》，首次從國家法規(guī)的層面把建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)工程質(zhì)量控制體系，對建設(shè)工程檔案的內(nèi)容、質(zhì)量要求、報(bào)送移交程序和法律責(zé)任等方面進(jìn)行了強(qiáng)制性規(guī)定，是目前推動我國城建檔案工作發(fā)展最重要的一部法規(guī)。建設(shè)工程檔案管理的要求已經(jīng)從微觀提升到了宏觀，從基層技術(shù)實(shí)踐提升到了國家法規(guī)意志，這是對建設(shè)工程檔案管理在工程質(zhì)量控制體系中重要作用最有力的證明。

5工程檔案管理是促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段

工程檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強(qiáng)制性，這種強(qiáng)制性往往與建設(shè)行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項(xiàng)目竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個內(nèi)容。這一系列的行政行為，以加強(qiáng)工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質(zhì)量的效果。

從懷化市建設(shè)工程檔案管理的實(shí)踐’來看，第一步是由市建設(shè)局把關(guān)，在建設(shè)工程取得《施工許可證》之前，建設(shè)單位一定要與市城建檔案館簽訂《報(bào)送建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任書》，并填寫《建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任人登記表》，從一開始就把建設(shè)工程檔案的要求、責(zé)任告知建設(shè)單位，要求他們明確分管領(lǐng)導(dǎo)和專門資料人員，對工程資料終身負(fù)責(zé)，提高他們的檔案責(zé)任意識；第二步是對建設(shè)工程檔案實(shí)行專人負(fù)責(zé)、全程跟蹤、經(jīng)常性業(yè)務(wù)指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改：第三步是工程竣工前對建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格發(fā)《建設(shè)工程竣工檔案初驗(yàn)認(rèn)可證》方能舉行竣工驗(yàn)收會，由市工程質(zhì)量監(jiān)督站查驗(yàn)資料備案后，再完整向市城建檔案館報(bào)送移交建設(shè)工程竣工檔案并取得《建設(shè)工程竣工檔案合格證》，然后才能去辦產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)：此外，還由市建設(shè)局統(tǒng)一組織建設(shè)工程檔案編制執(zhí)法檢查，加強(qiáng)工程檔案收集編制的原始性、真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性管理。這一系列與建設(shè)行政職能相融合的措施。通過建設(shè)工程檔案管理促進(jìn)了建設(shè)工程質(zhì)量的提高。

在建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)過施工單位的建筑用料與技術(shù)說明文件不符的情況，我們及時向建設(shè)單位反映，防止了。以次充好”事件發(fā)生：還發(fā)現(xiàn)過隱蔽工程中以空心墻代替實(shí)心墻等“偷工減料”行為，并得到了及時制止。建設(shè)工程檔案管理對工程質(zhì)量的促進(jìn)作用得到了建設(shè)單位(業(yè)主單位)高度認(rèn)可。例如，2007年1月長沙市城建檔案館與長沙市電業(yè)局、長沙市電纜管理所聯(lián)合簽發(fā)了長城檔[2007]02號《關(guān)于加強(qiáng)電力地下管線工程質(zhì)量控制和檔案管理，做好工程驗(yàn)收交接工作的通知》的文件，三家相互配合。以加強(qiáng)工程檔案管理來促進(jìn)電力地下管線工程質(zhì)量。