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采購部合同管理范文第1篇

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)管理 采購管理系統(tǒng) 場館建設(shè)

一、PMBOK2004項(xiàng)目采購管理

項(xiàng)目采購管理包括從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)外部購買或獲得為完成工作所需的產(chǎn)品、服務(wù)或成果的過程，組織既可是產(chǎn)品、服務(wù)或成果的買方，也可以是賣方。項(xiàng)目采購管理包括為管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)授權(quán)人員簽發(fā)的合同或采購定單所需的合同管理和變更控制過程。

項(xiàng)目采購管理也包括外部組織（買方）從實(shí)施組織（賣方）獲取項(xiàng)目而簽發(fā)的任何合同，以及管理合同規(guī)定的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)承擔(dān)的合同義務(wù)。

采購過程包括：

采購規(guī)劃――確定采購何物及何時(shí)如何采購。

發(fā)包規(guī)劃――記錄產(chǎn)品、服務(wù)或成果要求，并確定潛在賣方。

詢價(jià)――根據(jù)情況獲取信息、報(bào)價(jià)、投標(biāo)書、報(bào)盤或建議書。

選擇賣方――評(píng)定報(bào)價(jià)，在潛在的賣方中進(jìn)行選擇，并與賣方洽談書面合同。

合同管理――管理合同以及買賣雙方之間的關(guān)系，審查并記錄賣方當(dāng)前的績效或截止到目前的績效，以確定所需要的糾正措施，與為將來與賣方的關(guān)系提供依據(jù)，管理合同提供依據(jù)，管理與合同相關(guān)的變更，并在適當(dāng)時(shí)管理與項(xiàng)目外部買方的合同關(guān)系。

合同收尾――完成并結(jié)算合同，包括解決任何未決問題，并就與項(xiàng)目或項(xiàng)目階段相關(guān)的每項(xiàng)合同進(jìn)行收尾工作。

項(xiàng)目采購管理過程涉及的買賣雙方之間的合同是法律文件，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)促使合同符合項(xiàng)目的具體要求。組織制定具體的政策或程序。項(xiàng)目管理涉及的各種活動(dòng)構(gòu)成合同生命期，應(yīng)進(jìn)行積極的管理，并認(rèn)真斟酌合同條款和條件的措詞，可避免或緩解可識(shí)別的項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)。就產(chǎn)品或服務(wù)簽訂合同，是管理或假定潛在風(fēng)險(xiǎn)的一種責(zé)任分配方式。

二、某體育館綜合電子信息系統(tǒng)集成系統(tǒng)工程概況

重慶某體育館是一個(gè)集體育比賽、文藝演出、大型展覽、休閑娛樂、全民健身于一體的多功能建筑群。本公司承接該體育場館綜合電子信息系統(tǒng)集成工程的深化設(shè)計(jì)、設(shè)備材料供貨、安裝、調(diào)試、測試、驗(yàn)收、培訓(xùn)和售后維保，本工程主要內(nèi)容包括了13個(gè)子系統(tǒng)：

1．綜合布線系統(tǒng)GCS。常規(guī)PDS系統(tǒng)、電視轉(zhuǎn)播及評(píng)論布線、場地?cái)U(kuò)聲聯(lián)絡(luò)管線敷設(shè)；設(shè)計(jì)采用流行的六類布線系統(tǒng)及光纖到配線間的光纖布線系統(tǒng)，積木式的標(biāo)準(zhǔn)接插件使系統(tǒng)的擴(kuò)充和升級(jí)極為容易，為體育館提供高速的信息傳輸通道。

2．計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)CIS。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)采取星型拓?fù)浞绞?，運(yùn)用中心和配線間的二級(jí)管理模式，在中心機(jī)房設(shè)網(wǎng)管中心(核心網(wǎng)絡(luò)層，最高級(jí)網(wǎng)管中心)，構(gòu)成中央級(jí)局域網(wǎng)。配線間設(shè)二級(jí)交換網(wǎng)(骨干網(wǎng)絡(luò)層，本地網(wǎng)管中心)，核心網(wǎng)絡(luò)及骨干網(wǎng)絡(luò)均采用intranet模式，網(wǎng)絡(luò)的骨干解決方案是千兆以太網(wǎng)。

3．有線電視系統(tǒng)CATV。系統(tǒng)采用5-860MHZ雙向鄰頻HFC電纜電視傳輸網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，節(jié)目容量大，除了提供有線電視臺(tái)全部節(jié)目以外，并可以開通自辦節(jié)目。同時(shí)系統(tǒng)的傳輸方式可以滿足今后在利用HFC寬帶傳輸數(shù)據(jù)時(shí)，留有另一條高速傳輸網(wǎng)絡(luò)通道的接口。為今后在場館內(nèi)實(shí)施”三網(wǎng)合一”(即：電視網(wǎng)、電話網(wǎng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)) 的綜合傳輸方式預(yù)留網(wǎng)絡(luò)接口。

4．不間斷集中供電系統(tǒng)UPS。設(shè)計(jì)UPS不間斷電源系統(tǒng)則針對(duì)體育中心的中心機(jī)房、重要設(shè)備提供了最可靠的電源支持,并建立雙機(jī)熱備份功能。

5．防雷接地系統(tǒng)。設(shè)計(jì)雷電過電壓及電磁干擾保護(hù)防機(jī)房線路、設(shè)備及人身安全,確保數(shù)據(jù)線路、設(shè)備運(yùn)行安全,是體育館智能化系統(tǒng)數(shù)據(jù)通信網(wǎng)建設(shè)及運(yùn)行管理工作的重要組成部分。

6．閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)CCTV。在場館的各主要出入口及重要部位設(shè)置功能不同的攝像機(jī)，在場館監(jiān)控中心設(shè)置電視監(jiān)控墻，配備先進(jìn)的數(shù)字硬盤錄像系統(tǒng)保存圖像資料，通過管理計(jì)算機(jī)、矩陣控制主機(jī)完成對(duì)任一路攝像機(jī)的顯示、調(diào)用及控制。

另外還有音響擴(kuò)聲系統(tǒng)PAS、公共廣播系統(tǒng)、計(jì)時(shí)記分系統(tǒng)TSS、電視轉(zhuǎn)播及評(píng)論系統(tǒng)BTCS、場地LED大屏幕顯示系統(tǒng)DAS、停車場管理系統(tǒng)以及機(jī)房建設(shè)等

三、項(xiàng)目采購管理在本工程中的應(yīng)用

（一）采購規(guī)劃

根據(jù)項(xiàng)目的招投標(biāo)書、項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià)清單表、詳細(xì)的設(shè)備材料工程技術(shù)要求書、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表等相關(guān)文件，制定本體育館電子信息系統(tǒng)集成系統(tǒng)的采購規(guī)劃。但采購內(nèi)容的深化調(diào)整，需要在工程中標(biāo)后，應(yīng)甲方要求進(jìn)行項(xiàng)目深化設(shè)計(jì)，并對(duì)部分技術(shù)參數(shù)進(jìn)行適當(dāng)修改和調(diào)整，進(jìn)而得出較準(zhǔn)確的實(shí)際工程預(yù)算造價(jià)，最后根據(jù)綜合深化后進(jìn)度和費(fèi)用作出實(shí)際的采購計(jì)劃。（見表1所示）

（二）發(fā)包規(guī)劃

本體育館綜合信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目中計(jì)算機(jī)信息集成部分由本公司項(xiàng)目部完成，其它系統(tǒng)的軟、硬件等主要材料采用外部購買方式，由采購部完成。

在項(xiàng)目投標(biāo)期間，部分外購的項(xiàng)目已經(jīng)確定，采購部原則上以已確定的外購單位作為主要的潛在賣方，但是為了減少項(xiàng)目的成本風(fēng)險(xiǎn)，我們要求采購部在已往的同類似經(jīng)銷商數(shù)據(jù)庫中選擇2～3家單位作為候選賣方，若沒有，則尋找新的類似經(jīng)銷商及賣方。在選擇新的候選賣方時(shí)，要求對(duì)賣方進(jìn)行商務(wù)評(píng)審，包括經(jīng)營資質(zhì)、業(yè)績、信譽(yù)和售后服務(wù)等，一般按照公司ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)程序和要求進(jìn)行。

（三）詢價(jià)

分別與潛在賣方和候選賣方進(jìn)行溝通、詢價(jià)、比較，其實(shí)也是一個(gè)講價(jià)還價(jià)的過程，這個(gè)過程是技術(shù)知識(shí)、人的溝通技巧和智慧的綜合應(yīng)用，最后形成采購比較表，承送給主管批準(zhǔn)后，實(shí)施合同簽定。（見表2）

（四）選擇賣方

當(dāng)主管審批后，就與確定的賣方開始簽訂合同，對(duì)合同條款進(jìn)行談判。合同格式和主要條款均由公司法律顧問草擬，在談判的時(shí)候我公司一般要求按照我們的格式條款來簽訂，以期達(dá)到最小的合同風(fēng)險(xiǎn)。特別在一些關(guān)鍵性條款上（如付款、交貨期等），采購人員必須力爭。

（五）合同管理

項(xiàng)目合同簽訂后，我認(rèn)為合同管理的最主要的環(huán)節(jié)是監(jiān)督合同的執(zhí)行，我們這個(gè)工程各項(xiàng)合同加上有近百個(gè)，而且合同的執(zhí)行還應(yīng)該和項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度相配合，并按實(shí)際的進(jìn)度付款，因此正確、及時(shí)、順利的執(zhí)行合同監(jiān)管合同是很重要環(huán)節(jié)。我公司對(duì)合同的監(jiān)管執(zhí)行，是通過物料統(tǒng)籌表來完成的，這張統(tǒng)籌表必須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理和采購部老總的共同審批通過的。（見表3）

（六）合同收尾

在合同收尾階段，采購部要核對(duì)到貨清單，包括收到的、返工的、退貨的總數(shù)，并與財(cái)務(wù)部核對(duì)賬目，確定無誤這之后，再進(jìn)行各項(xiàng)合同的清算。

通過對(duì)項(xiàng)目采購管理知識(shí)的應(yīng)用，規(guī)范了我公司的采購流程，使各采購環(huán)節(jié)清楚、職責(zé)分明，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目整體高效管理關(guān)鍵的部分。但是在應(yīng)用中，我們發(fā)現(xiàn)目前的采購管理缺乏一定的靈活性，在處理一些緊急事件時(shí)，應(yīng)該有靈活的應(yīng)急措施，從而提高采購效率。

采購部合同管理范文第2篇

【關(guān)鍵詞】 物資采購; 會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn); 控制

企業(yè)物資采購主要是指以生產(chǎn)為目的的原料、主要材料、輔助材料、工具、備件和設(shè)備等物資的購買活動(dòng)。采購是各單位開展工作的首要環(huán)節(jié),采購與供應(yīng)一樣在許多方面都反映了單位的戰(zhàn)略能力、市場創(chuàng)新能力和價(jià)值傳遞能力。它是從資源市場上獲取各種資源,包括物資資源,諸如原材料、機(jī)器設(shè)備、工具等;非物質(zhì)資源,諸如軟件、技術(shù)、專利等;人力及人才資源等的過程,同時(shí)也是事關(guān)企業(yè)單位價(jià)值創(chuàng)造的活動(dòng)。

企業(yè)的物資采購包括了采購預(yù)算編制、材料請購、供應(yīng)商選擇、價(jià)格查詢、采購作業(yè)、合同簽訂與執(zhí)行、驗(yàn)收入庫、貨款結(jié)算、付款、賬務(wù)處理等諸多環(huán)節(jié),由于受各種因素的影響,采購的各個(gè)環(huán)節(jié)中都存在各種不同的風(fēng)險(xiǎn),本文主要從采購環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)入手,論述了如何很好地控制物資采購活動(dòng)中存在的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn),比如采購預(yù)算、價(jià)格聯(lián)審、付款控制、賬務(wù)處理等等。

一、企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)中存在的主要會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

(一)采購預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)物資部門及人員計(jì)劃管理技術(shù)不適當(dāng)或不科學(xué),導(dǎo)致采購中的計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn),即采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時(shí)間、運(yùn)輸計(jì)劃、使用計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃等與目標(biāo)發(fā)生較大偏離。

(二)請購風(fēng)險(xiǎn)

請購是實(shí)際采購環(huán)節(jié)中的第一步,若企業(yè)的請購制度不健全,不知訂購多少,向誰發(fā)出購貨訂單,什么時(shí)候發(fā),必會(huì)造成不必要的資金占用和增加倉儲(chǔ)負(fù)擔(dān)。

(三)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)

所有采購活動(dòng)都必須選擇供應(yīng)商,貨比三家,物美價(jià)廉,這是每個(gè)企業(yè)都希望的結(jié)果,但如果沒有一套科學(xué)合理的供應(yīng)商評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),并且對(duì)此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行量化、分值化,選上不合適的供應(yīng)商,它給企業(yè)帶來的損失是不可預(yù)料的。

(四)采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)

一是由于供應(yīng)商操縱投標(biāo)環(huán)境,在投標(biāo)前相互串通,有意抬高價(jià)格,使企業(yè)采購蒙受損失的價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。二是當(dāng)企業(yè)采購認(rèn)為價(jià)格合理的情況下常常會(huì)批量采購,但不久,該種物資可能出現(xiàn)跌價(jià)而引起采購風(fēng)險(xiǎn)。

(五)采購合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)

合同詐騙往往具有一定的隱蔽性,有時(shí)很難與正常的合同糾紛相區(qū)別。合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)主要包括:一是以虛假的合同主體身份與企業(yè)訂立合同,以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔(dān)保。二是接受合同當(dāng)事人給付的貨款、預(yù)付款,擔(dān)保財(cái)產(chǎn)后逃之夭夭。三是簽訂空頭合同,供貨方本身是“空殼公司”,將騙來的合同轉(zhuǎn)手倒賣從中牟利,而所需的物資則無法保證。四是供應(yīng)商設(shè)置的合同陷阱,如供應(yīng)商無故中止合同,更改合同條款,違反合同規(guī)定等。

(六)驗(yàn)收入庫風(fēng)險(xiǎn)

由于人為因素造成企業(yè)所采購物資在進(jìn)入倉庫前未按合同及制度要求,對(duì)采購物資數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、單據(jù)等多方面的審核和驗(yàn)收而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。如在數(shù)量上缺斤少兩;在質(zhì)量上魚目混珠,以次充好;在品種規(guī)格上貨不對(duì)路,不符合合同規(guī)定要求;在價(jià)格上發(fā)生變形等。

(七)貨款結(jié)算、付款風(fēng)險(xiǎn)

貨款結(jié)算、付款必須嚴(yán)格按照程序作業(yè),如果付款程序不完善,很容易造成:采購貨物不合格、但貨款已支付的情況;付這家公司的款卻不小心付給其他公司,這些均會(huì)直接或間接地給企業(yè)造成損失。

二、如何控制采購活動(dòng)中的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

(一)編制合理準(zhǔn)確的采購預(yù)算

采購的動(dòng)因源于內(nèi)部各個(gè)部門對(duì)各項(xiàng)貨物或服務(wù)的需求,在確定采購預(yù)算時(shí),為了避免盲目采購,單位必須制定采購預(yù)算,這既是單位從總體上統(tǒng)籌使用資金,減少資金閑置,提高資金使用效率的需要,也是確保合理采購的需要。

采購預(yù)算應(yīng)是單位全面預(yù)算系統(tǒng)的子系統(tǒng),它的編制是一個(gè)反復(fù)修訂、集體決策的過程,應(yīng)與其他預(yù)算子系統(tǒng)相協(xié)調(diào),單位會(huì)計(jì)人員應(yīng)參與采購預(yù)算指定的全過程。

采購預(yù)算的內(nèi)容包括:應(yīng)采購的品名、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、單位價(jià)格、交貨日期、結(jié)算方式、預(yù)付貨款比例和時(shí)間、運(yùn)輸工具、違約條款等等。

在單位編制預(yù)算時(shí),還要考慮以下幾點(diǎn):一是采購對(duì)象的現(xiàn)有庫存量;二是未來一段時(shí)間內(nèi)的消耗量;三是采購對(duì)象未來的價(jià)格走向;四是存貨的短缺成本;五是單位現(xiàn)金流轉(zhuǎn)狀況;六是用相關(guān)成本最低原則,確定最佳采購批量。

(二)建立規(guī)范的請購制度

許多規(guī)模較大的公司,通常由熟悉市場的采購部門人員來決定貨源和發(fā)出購貨訂單,這樣可以增強(qiáng)管理控制力度,并能夠有批量采購的規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。

請購控制,應(yīng)從以下四點(diǎn)進(jìn)行控制:一是單位有關(guān)部門或人員應(yīng)當(dāng)按照以產(chǎn)定銷和合理庫存的原則,根據(jù)單位預(yù)算、實(shí)際需要等情況,及時(shí)向相關(guān)部門提出采購申請。凡是不需用、不急用的商品,一律不得采購或提前采購,防止不必要的資金占用和增加倉儲(chǔ)負(fù)擔(dān)。單位超過一定金額的采購需求,必須由采購部門統(tǒng)一進(jìn)行,領(lǐng)用部門不得自行采購。二是審批人員根據(jù)規(guī)定的職責(zé)、權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M(jìn)行審批。對(duì)不符合規(guī)定的采購申請,審批人有權(quán)要求調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。三是單位所有采購申請書必須先由領(lǐng)用部門主管簽名批準(zhǔn)。四是單位超過限定金額的大宗采購必須由單位管理層集體決策審批,再交予采購部門執(zhí)行。

(三)完善供應(yīng)商的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

單位選擇供應(yīng)商,不僅要從物美價(jià)廉的角度出發(fā),還要從戰(zhàn)略的角度出發(fā),考慮材料供應(yīng)的長期性、穩(wěn)定性,并對(duì)其標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行量化,采用打分方法操作,最終確定一家或多家供應(yīng)商。

供應(yīng)商的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括:基本標(biāo)準(zhǔn):能否滿足單位采購的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格、服務(wù)等;道德標(biāo)準(zhǔn):包括交易手段是否正規(guī)、是否存在賄賂等不道德行為;資信品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn):包括供應(yīng)商聲譽(yù)、歷史交易記錄、信用記錄、現(xiàn)行技術(shù)力量、財(cái)務(wù)狀況、通信便捷度、所處地理位置、工作程序柔性等;權(quán)重調(diào)整標(biāo)準(zhǔn):采購性質(zhì)與采購數(shù)量會(huì)影響選擇供應(yīng)商的各種物項(xiàng)權(quán)重。比如:對(duì)于小批量科研用品,質(zhì)量比價(jià)格顯得重要,當(dāng)?shù)毓?yīng)商更有優(yōu)越性,而對(duì)于那些批量生產(chǎn)所需要的大量物資來說,價(jià)格和按時(shí)交付就顯得較為重要。

(四)確定科學(xué)的價(jià)格體系

進(jìn)行價(jià)格談判,這是采購決策最關(guān)鍵的環(huán)節(jié),也是最終簽訂采購合同的依據(jù)。

科學(xué)的價(jià)格體系,必須經(jīng)過詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)和定價(jià)等程序。詢價(jià)由采購人員執(zhí)行,或組織價(jià)格調(diào)查小組進(jìn)行,通過函寄詢價(jià)單或親自到相關(guān)供應(yīng)商或在相關(guān)產(chǎn)品上了解相關(guān)產(chǎn)品報(bào)價(jià),為后續(xù)定價(jià)程序提供資料;比價(jià)一般由特別成立的比價(jià)采購小組根據(jù)采購員或價(jià)格調(diào)查小組的詢價(jià)資料進(jìn)行比對(duì),遵循價(jià)格優(yōu)先的原則確定價(jià)格;議價(jià)由責(zé)任采購人或采購部門與有關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行商談,也就是所謂的討價(jià)還價(jià),最后議定價(jià)格進(jìn)行采購;定價(jià)分別可以通過議定、公開市場確定、招標(biāo)定價(jià)、價(jià)格聯(lián)審等方法實(shí)現(xiàn)。

(五)簽訂合法的采購合同

依法訂立采購合同是避免合同風(fēng)險(xiǎn),防患于未然的前提條件,也是強(qiáng)化合同管理的基礎(chǔ)。

建立合同臺(tái)賬、做好合同匯總,是加強(qiáng)合同管理,控制合同風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重要方面。對(duì)于已簽訂的合同,檢查是否整理成冊,妥善保管;是否建立合同臺(tái)賬、合同匯總以便及時(shí)查找合同履行情況。審查合同管理部門是否對(duì)交付合同進(jìn)行分類編號(hào),并建立合同臺(tái)賬。合同統(tǒng)一編號(hào)是否合規(guī),每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齊全。合同履行完畢是否及時(shí)建立合同檔案。合同管理人員是否將所有合同進(jìn)行分類匯總,及時(shí)提出報(bào)告和匯總表,報(bào)送單位領(lǐng)導(dǎo)和各有關(guān)業(yè)務(wù)部門據(jù)此組織生產(chǎn),規(guī)劃價(jià)位,及時(shí)接運(yùn)和按時(shí)承付貨款。是否運(yùn)用先進(jìn)管理手段,向相關(guān)部門提供及時(shí)準(zhǔn)確、真實(shí)的反饋信息,提高合同管理水平。

(六)做好物資驗(yàn)收記錄

審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況,是否做好物資到貨驗(yàn)收工作和原始記錄。如有與合同不符的情況,是否及時(shí)與供方協(xié)商處理。審查物資驗(yàn)收工作執(zhí)行情況,是否對(duì)物資進(jìn)貨、入庫、發(fā)放過程進(jìn)行驗(yàn)收控制。對(duì)不合格品控制執(zhí)行情況審計(jì),審計(jì)物資管理部門是否對(duì)發(fā)現(xiàn)的不合格品及時(shí)記錄。審查采取“零庫存”策略的企業(yè),是否保持一定的產(chǎn)成品存貨以規(guī)避缺貨損失;是否保持一定的料件存貨以滿足需求增長引起的生產(chǎn)需要;是否建立牢固的外部契約關(guān)系,保證供貨渠道穩(wěn)定,降低風(fēng)險(xiǎn),規(guī)避成本。

(七)加強(qiáng)貨款結(jié)算、付款程序的控制

貨款結(jié)算、采購付款是單位支付貨幣、取得材料實(shí)物的過程之一,極容易產(chǎn)生差錯(cuò),為保證采購成本核算正確,采購記錄真實(shí)完整,付款結(jié)算程序必須嚴(yán)格控制,主要注意以下幾點(diǎn):

一是單位會(huì)計(jì)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)采購部門送來的原始憑證進(jìn)行審核,復(fù)核單據(jù)和原始憑證是否完整、合法,內(nèi)容是否真實(shí),手續(xù)是否齊全,計(jì)算是否正確等;二是單位會(huì)計(jì)應(yīng)定期核對(duì)應(yīng)付賬款總賬與明細(xì)賬金額是否一致,如不一致,應(yīng)詳查原因,及時(shí)更正;三是對(duì)長期掛賬的預(yù)付賬款,應(yīng)及時(shí)查明是否存在已收貨物但未記錄采購的情況;四是對(duì)暫估入賬的物資,應(yīng)及時(shí)向采購部門索要發(fā)票;五是支付貨款必須有嚴(yán)格的審批手續(xù),層層把關(guān)、各負(fù)其責(zé),準(zhǔn)確支付。

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,資源市場空間越來越大,采購人員選擇供應(yīng)商和確定采購價(jià)格的余地也相應(yīng)增大,由于原材料等物資的成本費(fèi)用是企業(yè)產(chǎn)品成本的重要組成部分,因而加強(qiáng)企業(yè)物資采購中的會(huì)計(jì)控制,防范企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn),對(duì)于提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟(jì)效益,具有不可替代的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 中國會(huì)計(jì)網(wǎng).企業(yè)采購合同的審計(jì)審簽及其應(yīng)注意的問題[EB/OL].2007.

采購部合同管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：合同管理；庫存管理；結(jié)算管理

中圖分類號(hào)：TP311.52

項(xiàng)目背景，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛運(yùn)用和迅速普及，給傳統(tǒng)的管理機(jī)制和運(yùn)行模式帶來了一場革命，依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)處理事務(wù)、管理政務(wù)，已成為發(fā)展趨勢。隨著集團(tuán)公司的不斷發(fā)展，對(duì)原材料的依賴程度越來越高，原材料的庫存、采購及時(shí)性、資金占用等問題日益突出。

研究意義，針對(duì)當(dāng)前企業(yè)原材料采購周期長、庫存量高、運(yùn)輸成本高等現(xiàn)狀，以提高原材料供應(yīng)鏈的敏捷性和運(yùn)作效率為目標(biāo)，開發(fā)基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的原材料供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，利用公司已有的局域網(wǎng)絡(luò)將分布在不同地域的多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)聯(lián)接在一起，通過標(biāo)準(zhǔn)化的信息傳遞和管理機(jī)制實(shí)現(xiàn)多個(gè)部門互聯(lián)互通、資源共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息流、物流、資金流的有效控制，提高工作效率、決策質(zhì)量、調(diào)控能力、節(jié)約成本，進(jìn)而提高企業(yè)的整體競爭力。

1 開發(fā)環(huán)境與開發(fā)技術(shù)

1.1 硬件環(huán)境

CPU：Intel Pentium 2.0 GHZ以上；

硬盤：80G以上；

內(nèi)存：2G以上。

1.2 軟件環(huán)境

操作系統(tǒng)：Windows XP/Windows2003/Windows 7/Linux；

數(shù)據(jù)庫：ORACLE 11G；

開發(fā)工具：eclipse；

輔助開發(fā)工具：powerdesigner 12以上；

瀏覽器：IE6以上；

WEB服務(wù)器：tomcat6.0以上。

1.3 開發(fā)技術(shù)

本系統(tǒng)采用Java技術(shù)開發(fā)的，融合了STRUTS2、SPRING、IBATIS、JQUERY等主流開源技術(shù)框架。

2 系統(tǒng)架構(gòu)

軟件的主要功能分為：計(jì)劃管理、合同管理、物流管理、庫存管理、結(jié)算管理，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)總圖如圖1：

3 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

3.1 計(jì)劃管理

原料使用部門根據(jù)生產(chǎn)使用需要，編寫需求計(jì)劃，完成相應(yīng)的審批后，提交給采購部門。采購部門根據(jù)需求計(jì)劃和技術(shù)部門的技術(shù)要求，積極尋求多元、穩(wěn)定的供貨渠道，簽訂月度、季度、年度合同。

3.2 合同管理功能

合同管理主要實(shí)現(xiàn)了采購合同和運(yùn)輸合同的管理工作。采購合同根據(jù)采購原料不同又分為礦石類、廢鋼類、焦炭類、生鐵類、合金類、耐材類、溶劑類合同；物流合同根據(jù)物流性質(zhì)又分為港口合同、長協(xié)運(yùn)輸合同、單簽運(yùn)輸合同、貨物合同、保險(xiǎn)合同。

原材料采購管理系統(tǒng)以合同為主線，所以合同是基礎(chǔ)。錄入合同時(shí)，根據(jù)選擇的合同類型自動(dòng)加載相應(yīng)的合同條款，實(shí)現(xiàn)合同的在線審核、打印，同時(shí)根據(jù)合同條款設(shè)定相應(yīng)的結(jié)算規(guī)則，為后期自動(dòng)結(jié)算提供數(shù)據(jù)支撐。

3.3 物流管理功能

物流管理主要實(shí)現(xiàn)了提貨指令管理、港口庫存管理、到港計(jì)劃管理、派船管理、外港取樣管理、報(bào)港上料管理。

對(duì)于承運(yùn)方式是船運(yùn)的，由采購部門發(fā)提貨指令，物流部門對(duì)發(fā)的提貨指令進(jìn)行審核。對(duì)于供送到場的，系統(tǒng)根據(jù)提貨指令自動(dòng)生成到港計(jì)劃，對(duì)于公司派船的，系統(tǒng)根據(jù)提貨指令自動(dòng)生成外港庫存，物流部門再派船到外港把貨物拉回來，根據(jù)外港出庫數(shù)據(jù)自動(dòng)生成到港計(jì)劃，同時(shí)質(zhì)檢部門完成對(duì)外港貨物的取樣管理。報(bào)港處根據(jù)到港計(jì)劃和船戶的紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行報(bào)港上料，表示貨物到場。對(duì)于承運(yùn)方式是車運(yùn)的，報(bào)港處直接根據(jù)合同進(jìn)行報(bào)港上料。質(zhì)檢部門對(duì)到場的貨物進(jìn)行取樣，計(jì)量部門對(duì)報(bào)港貨物進(jìn)行計(jì)量，當(dāng)計(jì)量數(shù)據(jù)、化驗(yàn)數(shù)據(jù)都出來后，就可以入庫了。

3.4 庫存管理功能

在供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中，庫存管理是一個(gè)重要環(huán)節(jié)，原料、設(shè)備、作業(yè)人員及作業(yè)流程，將直接影響到企業(yè)的成本、工作效率。庫存管理主要實(shí)現(xiàn)了入庫管理、出庫管理、庫存調(diào)整等功能。

為了準(zhǔn)確管理原料庫存，原料堆場采用堆場化管理（類似備件的貨架號(hào)管理），通過標(biāo)準(zhǔn)化料場區(qū)域名稱、區(qū)域編號(hào)、堆場名稱、堆場編號(hào)，實(shí)時(shí)處理原料的進(jìn)、出庫數(shù)據(jù)。原料報(bào)港后，要求指定原料的具體堆放場地，系統(tǒng)自動(dòng)生成唯一的報(bào)港編號(hào)，計(jì)量系統(tǒng)調(diào)取報(bào)港編號(hào)，完成稱重，原料入庫時(shí)，根據(jù)報(bào)港編號(hào)調(diào)取稱重記錄進(jìn)行入庫。原料出庫時(shí)，選擇相應(yīng)的堆場記錄進(jìn)行出庫，由庫存管理部門對(duì)出庫數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)。當(dāng)實(shí)際堆場與系統(tǒng)庫存出入較大時(shí)，庫存管理部門對(duì)原料進(jìn)行庫存盤結(jié)工作。

3.5 結(jié)算管理功能

結(jié)算管理主要實(shí)現(xiàn)了采購結(jié)算、物流結(jié)算、發(fā)票管理、臺(tái)賬管理等功能。貫穿整個(gè)原料采購管理系統(tǒng)的是合同，原料入庫后，根據(jù)合同約定對(duì)入庫數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)算。檢化驗(yàn)分內(nèi)部檢化驗(yàn)和外部檢化驗(yàn)，內(nèi)部檢化驗(yàn)數(shù)據(jù)根據(jù)報(bào)港取樣獲得，外部檢化驗(yàn)只能將紙質(zhì)化驗(yàn)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)合同約定自動(dòng)完成扣款、扣噸計(jì)算，生成采購結(jié)算單、物流結(jié)算單。再根據(jù)采購結(jié)算單、物流結(jié)算單，生成發(fā)票入庫清單，同時(shí)要求填寫稅率、稅額、稅金，系統(tǒng)根據(jù)財(cái)務(wù)憑證模板，自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證拋財(cái)務(wù)系統(tǒng)。業(yè)務(wù)單位根據(jù)發(fā)票入庫清單生成供應(yīng)商的往來臺(tái)賬信息。

3.6 接口管理

（1）OA系統(tǒng)接口。該接口主要完成對(duì)合同的審批動(dòng)作。

（2）財(cái)務(wù)系統(tǒng)接口。該接口將生成的財(cái)務(wù)憑證拋財(cái)務(wù)。

4 結(jié)束語

如今鋼鐵企業(yè)已進(jìn)入微利時(shí)代，原料采購管理系統(tǒng)的開發(fā)，加強(qiáng)了對(duì)原料的管理，提高了內(nèi)部管理水平，為企業(yè)管理者提供了科學(xué)的決策依據(jù)，提高了企業(yè)競爭力，是典型的長業(yè)務(wù)流程ERP管理子系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]陳青.有色冶金企業(yè)原料供應(yīng)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)及軟件實(shí)現(xiàn)[J].中南大學(xué)，2004

[3]楊彬.鋼鐵冶金企業(yè)大宗材料采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電子科技大學(xué)，2011.

采購部合同管理范文第4篇

公司采購管理制度

一、總則

第一條 為加強(qiáng)公司各項(xiàng)采購活動(dòng)的管理和控制，結(jié)合《預(yù)算管理制度》的相關(guān)規(guī)定，經(jīng)公司研究特制定本制度。

第二條 本制度所指的采購包括公司各項(xiàng)固定資產(chǎn)及其附屬設(shè)備的采購、車飾等商品采購、配件及其他材料采購、低值易耗品和辦公用品采購、各種廣告和展示設(shè)計(jì)采購。

第三條 公司所有的采購活動(dòng)統(tǒng)一由公司的所指定的相關(guān)專業(yè)部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。具體規(guī)定為：

1、廣告和展示設(shè)計(jì)采購由行政部負(fù)責(zé)執(zhí)行；

2、生產(chǎn)車間、辦公室物品由采購部負(fù)責(zé)執(zhí)行；

3、電腦、軟件等電子信息設(shè)備的采購由行政部負(fù)責(zé)執(zhí)行。

4、其他上述未包括的采購全部由行政部或其他公司另行指定部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。

第四條 單項(xiàng)（含綜合項(xiàng)目采購，整車和配件采購及整車供應(yīng)商指定的采購除外）采購金額超過10萬元的采購項(xiàng)目，應(yīng)由相應(yīng)的采購部門會(huì)同有關(guān)采購需求部門、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部和總經(jīng)辦舉行采購聽證會(huì)或合同評(píng)審會(huì)，采購部門應(yīng)在會(huì)前準(zhǔn)備好充足的資料，如項(xiàng)目方案介紹，供應(yīng)商詢價(jià)記錄或招投標(biāo)情況，各供應(yīng)商優(yōu)惠辦法，性價(jià)比意見書，其它相關(guān)資料等。

第五條 本制度采購管理主要指采購預(yù)算管理、采購詢價(jià)管理、采購合同管理、采購入庫和付款、供應(yīng)商評(píng)審等幾個(gè)重大方

二、采購詢價(jià)管理

第六條 采購部門接到批準(zhǔn)的采購申請單后，優(yōu)先到公司指定的供應(yīng)商處購買，如指定供應(yīng)商無貨供應(yīng)時(shí)，必須進(jìn)行多方比價(jià)，1千元以上的物品，貨比三家，作好市場詢價(jià)記錄（市場詢價(jià)記錄表附后），擇優(yōu)擇廉購買，同時(shí)保管好《市場詢價(jià)記錄表》以供以后參考和審核，保管期限為一年。

第七條 審計(jì)部和財(cái)務(wù)部定期或不定期聯(lián)合進(jìn)行市場信息調(diào)查，作好市場信息調(diào)查記錄（記錄表附后），對(duì)前期購買活動(dòng)進(jìn)行評(píng)審，做好評(píng)審工作總結(jié)，報(bào)總經(jīng)理參考。

第八條 定期評(píng)審分為季度評(píng)審、半年度評(píng)審、年終評(píng)審。不定期評(píng)審可以根據(jù)工作需要，由總經(jīng)理或?qū)徲?jì)總監(jiān)決定。

三、采購合同管理

第九條 采購價(jià)格選定后，采購商品單位價(jià)格在5000元以上或采購合同金額在5000元以上的或有經(jīng)常供貨行為的（一年內(nèi)有3次以上）必須與供應(yīng)商簽訂采購合同，廣告、展示設(shè)計(jì)采購必須與供應(yīng)商簽訂合同。

第十條 采購合同必須進(jìn)行合同評(píng)審會(huì)簽，各職能部門對(duì)合同的內(nèi)容和條款逐一進(jìn)行審查，各職能部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同進(jìn)行聯(lián)合會(huì)簽，并對(duì)會(huì)簽結(jié)果負(fù)責(zé)。只有經(jīng)過會(huì)簽同意的合同才能加蓋公司的合同專用章或公章。

第十一條 參加合同會(huì)簽的職能部門：總經(jīng)理、審計(jì)總監(jiān)、財(cái)務(wù)部、行政部。合同會(huì)簽的經(jīng)辦人為相關(guān)采購責(zé)任部門。

第十二條 采購合同的保管：采購合同原件由采購責(zé)任部門保管，留復(fù)印件在財(cái)務(wù)部備案，合同原件保管時(shí)限為3年。

第十三條 采購合同條款的執(zhí)行跟蹤：日常跟蹤由采購責(zé)任部門負(fù)責(zé)，審計(jì)部對(duì)合同條款的執(zhí)行進(jìn)行定期和不定期的審計(jì)。

第十四條 供應(yīng)商給予公司現(xiàn)金折扣和銷售折讓的情況，必須在合同條款中反映。嚴(yán)禁采購人員私自收取或索要供應(yīng)商回扣、傭金等，一經(jīng)查明發(fā)現(xiàn)將由公司視具體情況給予責(zé)任人開除、降職或其他行政處罰。

四、采購入庫和付款

第十五條 屬于固定資產(chǎn)的（單位價(jià)值在2000元以上，使用期限在一年以上），必須辦理固定資產(chǎn)驗(yàn)收手續(xù)（附固定資產(chǎn)驗(yàn)收單格式），驗(yàn)收合格才能入庫。

第十六條 屬于公司商品、原材料（車飾精品、配件、車間輔料等）的必須辦理入庫手續(xù)，認(rèn)真填寫入庫單，倉管員對(duì)入庫數(shù)量負(fù)責(zé)，月末盤虧時(shí)需進(jìn)行賠償。

第十七條 辦公用品和其他不需入庫的零星物料（數(shù)量在5個(gè)以下金額在10元以下且不屬公司商品、原材料的物料），必須有兩人以上在送貨單或發(fā)票上簽名確認(rèn)。

第十八條 采購金額超過50元的，必須取得合法的發(fā)票，盡量取得增值稅專用發(fā)票。

第十九條 付款注意事項(xiàng)：固定資產(chǎn)付款必須附上發(fā)票、合同復(fù)印件、《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》；公司商品付款須附上發(fā)票、入庫單；未簽訂采購合同的須附上〈〈市場詢價(jià)記錄表〉〉，否則財(cái)務(wù)部不得付款。廣告、展示設(shè)計(jì)付款時(shí)必須附上合同

五、供應(yīng)商評(píng)審

第二十條 每年年初，由審計(jì)部組織，對(duì)上年度的各類供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，對(duì)價(jià)格高、服務(wù)差的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰替換。列出合格供應(yīng)商名錄。

第二十一條 評(píng)審委員會(huì)的組成：行政部負(fù)責(zé)人、售后服務(wù)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、審計(jì)總監(jiān)、總經(jīng)理共五人組成。

如何執(zhí)行制度

如何執(zhí)行制度？如何才能執(zhí)行好各項(xiàng)制度？這是跟企業(yè)內(nèi)部各層管理密不可分的一個(gè)重大問題。所謂制，乃束縛、制約；度即量體裁衣，針對(duì)各種不良病癥所下的藥。制度下來沒有人執(zhí)行是何原因？細(xì)追究，原來制度是要制約某些人的行為。為什么要制約這些行為呢？因?yàn)槟承┤说倪@類行為從企業(yè)整體角度上說，影響了大多數(shù)人的利益，也損害了企業(yè)的利益，所以我們要制訂這些東西約束一些行為的產(chǎn)生。假如我們的管理為了不得罪某些人，把企業(yè)的利益和制度放在一邊，這樣，企業(yè)的制度形同虛設(shè)，也就沒有起到實(shí)際的作用，失去了它所產(chǎn)生的意義了。所以對(duì)主管的工作考核很重要。

有一則管理案例上講過一個(gè)故事，大意是這樣：一歐洲人販到非洲販運(yùn)黑人前往澳洲做苦力，商議給船主運(yùn)一個(gè)人給五十美金。人販一次性買了二百個(gè)黑人，可是到達(dá)澳洲后，二百個(gè)黑人死了大半，原來船主為了獲得更大的利益，每日克扣黑人的伙食，結(jié)果在運(yùn)輸?shù)耐局?，二百人餓死了大半。得知原因后，人販決定增加船主的運(yùn)費(fèi)，于是運(yùn)一個(gè)黑人的費(fèi)用從五十上升到了一百?？墒?，人販發(fā)現(xiàn)，即使這樣，船主仍要克扣黑人伙食，餓死的黑人有增無減。后來，人販想到了一條好主意，他和船主談定，運(yùn)送一批黑人到澳洲，到岸后按照人頭付錢給船主，每運(yùn)送一個(gè)給一百二十元。后來，人販發(fā)現(xiàn)這種方法非常好。原來船主為了提高黑人到岸的成活率，不敢克扣黑人伙食，所以到岸后的黑人成活率好高，二百個(gè)人只有一兩個(gè)因不適環(huán)境而病倒，幾乎沒有死亡的現(xiàn)象了。

故事中，人販再三通過增加費(fèi)用來提高黑人的到岸成活率，而他前兩次所用的方法（或制度）沒有造成對(duì)船主自身利益有沖突，所以他的方法不起作用。第三次，人販采取了與船主有責(zé)任和利益相關(guān)連的辦法，結(jié)果取得了突破性的成功。

同理，如果企業(yè)的制度與管理方法沒有同管理者個(gè)人利益進(jìn)行沖突時(shí)，出于人性的自私本能，許多管理者是以個(gè)人利益為前提，而至公司利益于不顧。

假如我們的管理制度的執(zhí)行放在各級(jí)層管理利益息息相關(guān)的立場，那么我相信，執(zhí)行力度不嚴(yán)或沒有執(zhí)行力度的現(xiàn)象是會(huì)慢慢減少的。

一個(gè)制度的形成大致如下：

制訂者根據(jù)管理者代表意愿，充分了解員工的承受力，結(jié)合公司實(shí)情而制訂形成草案，經(jīng)高層領(lǐng)導(dǎo)審核，進(jìn)行修訂，最后呈老總再審核，再修訂、核準(zhǔn)，然后下達(dá)到各部門執(zhí)行。

采購部合同管理范文第5篇

〔關(guān)鍵詞〕醫(yī)療設(shè)備；互聯(lián)網(wǎng)+；合同管理；信息化

1現(xiàn)行醫(yī)療設(shè)備合同管理存在的問題

現(xiàn)行醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的合同管理大致可以分為科室申請階段、論證招標(biāo)階段、合同訂立階段、合同履行階段[3]。在合同管理中的前兩個(gè)階段，醫(yī)院各部門投入了大量的人力、物力，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院利益的最大化付出了很多努力。但是，在確定設(shè)備供應(yīng)商后的兩個(gè)階段，醫(yī)療設(shè)備合同管理出現(xiàn)了較多、較煩瑣的問題，而醫(yī)院管理層未給予足夠的重視，降低了醫(yī)院采購醫(yī)療設(shè)備的效率[4]。其存在的主要問題如下。

1.1合同管理不規(guī)范

醫(yī)院缺乏對(duì)合同管理的頂層設(shè)計(jì)，缺乏統(tǒng)一的合同管理?xiàng)l例，而且在很多采購環(huán)節(jié)，醫(yī)院并未嚴(yán)格執(zhí)行合同要求內(nèi)容，缺乏對(duì)合同履行狀態(tài)的有效跟蹤和反饋。

1.2審核流程冗長

醫(yī)院合同審核流程較長，且涉及臨床和多個(gè)行政部門，整個(gè)采購過程需要多個(gè)部門審核簽字，增加了合同的時(shí)間消耗。

1.3缺乏集中歸口管理

目前醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備合同管理涉及多個(gè)部門，多個(gè)部門之間缺乏有效的溝通，各部門間針對(duì)合同管理的義務(wù)和責(zé)任定義不明確，降低了合同管理工作的效率，而且難以追究合同管理中的責(zé)任。

1.4無格式化合同

醫(yī)院缺乏格式化合同作為參考，增加了締約成本，降低了交易活動(dòng)的效益，浪費(fèi)了交易時(shí)間，增加了醫(yī)院在采購過程中的交易風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)出現(xiàn)合同糾紛時(shí)，醫(yī)院易處于被動(dòng)位置。

1.5信息化程度不高

醫(yī)院現(xiàn)行合同管理的信息化程度較低，醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)的對(duì)上級(jí)報(bào)告、對(duì)下級(jí)檢查的做法，缺乏對(duì)合同的動(dòng)態(tài)全過程監(jiān)管，縱向的信息溝通渠道也比較少，管控的效率較低。

2醫(yī)院合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

目前，我院雖然建立了基于辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的合同管理模塊，但是其存在功能單一，與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)融合不夠，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療設(shè)備合同的統(tǒng)計(jì)分析，不能與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息交互等缺點(diǎn)。我院利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備合同管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，在系統(tǒng)中提供范本管理、流程審批、移動(dòng)化以及一站式審批等功能，幫助醫(yī)院提高合同管理各環(huán)節(jié)的效率，減少工作量，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。

2.1信息維護(hù)模塊

2.1.1范本管理

醫(yī)院涉及的主要合同類型（如設(shè)備采購類、維修保養(yǎng)類、基建工程類等），應(yīng)該逐步建立符合自身實(shí)際情況的合同范本庫，實(shí)現(xiàn)合同條款的標(biāo)準(zhǔn)化[5]。醫(yī)院針對(duì)不同合同類型，需要制定適用于本院不同類型設(shè)備采購的標(biāo)準(zhǔn)合同。不同類型合同范本中應(yīng)包含標(biāo)的、驗(yàn)收、保修、違約及賠償、配置清單、高值備件、消耗品的報(bào)價(jià)等主要內(nèi)容。

2.1.2用戶與角色管理

在web端系統(tǒng)中和移動(dòng)端APP中設(shè)計(jì)用戶與角色管理模塊，確保醫(yī)療設(shè)備合同管理各環(huán)節(jié)的用戶與角色能夠根據(jù)提前設(shè)定的使用權(quán)限，調(diào)用相應(yīng)的程序；針對(duì)醫(yī)療設(shè)備的供應(yīng)商，需要記錄供應(yīng)商服務(wù)態(tài)度和信用評(píng)價(jià)，并具有彈窗提醒與凸顯功能，方便為選擇供應(yīng)商的綜合分析階段提供參考依據(jù)；組建具有相關(guān)資質(zhì)的專家?guī)?，通過隨機(jī)抽選專家，提高招投標(biāo)工作中的公平性和公正性[6]。

2.1.3公共字典管理

通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，搭建供應(yīng)商登記系統(tǒng)，設(shè)置相應(yīng)的字典信息（包含品牌、設(shè)備廠商、規(guī)格、型號(hào)、產(chǎn)地、市場參考價(jià)格等），供應(yīng)商需要登入該系統(tǒng)，自主登記相關(guān)信息，獲得醫(yī)院相關(guān)管理人員審核通過后，才能參與采購項(xiàng)目招標(biāo)和瀏覽醫(yī)院采購信息。

2.2招標(biāo)管理模塊

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的使用部門提出設(shè)備需求草案，經(jīng)過醫(yī)院器材科匯總后，組織醫(yī)院評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)申請草案進(jìn)行評(píng)估，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際和年度設(shè)備總預(yù)算編制采購計(jì)劃方案，提請醫(yī)院辦公會(huì)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的購置計(jì)劃進(jìn)入平臺(tái)采購流程，招標(biāo)管理模塊可根據(jù)所需設(shè)備的參數(shù)、規(guī)格自動(dòng)生成招標(biāo)文書，醫(yī)療設(shè)備采購部門也可以根據(jù)需求完善招標(biāo)文書內(nèi)容。招標(biāo)文書通過web端系統(tǒng)中的外網(wǎng)端口和移動(dòng)端APP進(jìn)行。廠商根據(jù)招標(biāo)文書要求，通過系統(tǒng)上傳商務(wù)文件信息，系統(tǒng)自動(dòng)審核廠商信息。web端系統(tǒng)和移動(dòng)端APP同時(shí)記錄招標(biāo)文件、技術(shù)咨詢等信息，方便后續(xù)操作和審批查詢。專家?guī)斐蓡T通過web端系統(tǒng)或移動(dòng)端APP進(jìn)行評(píng)標(biāo)工作，系統(tǒng)自動(dòng)記錄專家?guī)斐蓡T的評(píng)標(biāo)分?jǐn)?shù)，并統(tǒng)計(jì)投票結(jié)果，評(píng)標(biāo)結(jié)果生效后，通過web端系統(tǒng)和移動(dòng)端APP及時(shí)招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行公示，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)全過程的信息公開透明[6]。

2.3審批管理模塊

醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)完成后進(jìn)入合同審批階段，包含合同發(fā)起、會(huì)審、流轉(zhuǎn)、審批、修改報(bào)批、簽訂等環(huán)節(jié)，其中需要嚴(yán)格把控“合同審核”環(huán)節(jié)[7]。合同上傳前，系統(tǒng)自動(dòng)分配合同編號(hào)。合同上傳過程中，設(shè)備需求科室通過合同范本庫，選擇相應(yīng)的合同文本。合同范本庫以外其他類型合同，設(shè)備需求科室可上傳合同文本，系統(tǒng)通過文本抽取技術(shù)，自動(dòng)提取合同名稱、合同標(biāo)的、合同金額等合同內(nèi)容。完整的合同審批流程則需要經(jīng)過設(shè)備需求科室、器材科、國資辦、財(cái)務(wù)處、審計(jì)科等部門審核，最后經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)簽字生效[8]。整個(gè)流程采用電子簽名形式進(jìn)行確認(rèn)，嚴(yán)格授權(quán)審批權(quán)限，保障信息安全。

2.4合同執(zhí)行管理模塊

醫(yī)療設(shè)備合同管理的最終目的是促使合同雙方嚴(yán)格執(zhí)行合同內(nèi)容，在對(duì)紙版合同進(jìn)行信息化管理后，如何有效執(zhí)行合同，也是合同管理的重要環(huán)節(jié)[9]。通過移動(dòng)端APP，識(shí)別合同編號(hào)，生成二維碼，使用標(biāo)簽打印機(jī)打印并粘貼在設(shè)備銘牌處。在合同的每個(gè)執(zhí)行環(huán)節(jié)，都必須掃描二維碼進(jìn)行驗(yàn)證，對(duì)設(shè)備信息進(jìn)行識(shí)別、修改、完善、確認(rèn)。針對(duì)設(shè)備入庫、返廠維修等情況都應(yīng)設(shè)有提醒功能，每個(gè)環(huán)節(jié)的信息都會(huì)被記錄和上傳在系統(tǒng)平臺(tái)上，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)督和管理，以確保嚴(yán)格執(zhí)行合同條款[10]。

2.5存檔管理模塊

醫(yī)療設(shè)備合同的存檔是醫(yī)院合同管理的重要環(huán)節(jié)，方便今后合同的查找、賬目核對(duì)和審查審計(jì)等工作。通過web端系統(tǒng)，可以自動(dòng)生成并導(dǎo)出PDF格式電子版本合同；紙制合同則在合同首頁根據(jù)合同編號(hào)，生成二維碼，便于識(shí)別查找。存檔則由參與醫(yī)療設(shè)備采購各環(huán)節(jié)的部門和院辦、檔案科，同時(shí)永久保存電子版本和紙質(zhì)版本合同。

2.6應(yīng)用效果

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)設(shè)計(jì)的醫(yī)療設(shè)備合同管理平臺(tái)，醫(yī)院實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療設(shè)備合同管理的信息化和流程化，使參與醫(yī)療設(shè)備合同的各職能部門告別了煩瑣的紙質(zhì)合同的整理、歸納、交接，降低了時(shí)間和空間成本，提升了工作效率，有效避免了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備合同管理中出現(xiàn)的遺失、漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)等問題。

3小結(jié)

傳統(tǒng)的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備合同管理方式存在諸多問題，已經(jīng)不能滿足醫(yī)院精細(xì)化管理的需求，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的醫(yī)療設(shè)備合同管理是傳統(tǒng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備合同管理和現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，其具有可多方監(jiān)督、高效、便捷等優(yōu)點(diǎn)。醫(yī)院構(gòu)建基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的醫(yī)療設(shè)備合同管理方案，能夠打通醫(yī)院和供應(yīng)商、醫(yī)院各部門之間的交互環(huán)節(jié)。通過平臺(tái)，供應(yīng)商信息由供應(yīng)商上傳至系統(tǒng)，減少了醫(yī)院的人力和物力支出，提高了業(yè)務(wù)效率；電子化招標(biāo)流程和審批流程，增加了公平性和透明度；設(shè)備二維碼管理，保證了設(shè)備入庫、維保的及時(shí)性；紙質(zhì)版和電子版合同的同時(shí)存檔，方便了今后的查詢和核對(duì)工作。

［參考文獻(xiàn)］

［1］邵勤，嚴(yán)郁，朱偉，等.醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的問題及對(duì)策[J].醫(yī)療裝備，2018，31（5）：77-78.

［2］朱勁松.互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療模式：內(nèi)涵與系統(tǒng)架構(gòu)[J].中國醫(yī)院管理，2016，36（1）：38-40.