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學(xué)校檔案管理制度范文第1篇

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案；管理模式

高職院校作為我國高等教育的重要組成部分,肩負(fù)著為國家培養(yǎng)、生產(chǎn)、管理一線高技能人才的重任。高職教育快速發(fā)展，為社會、區(qū)域輸送的是應(yīng)用型人才，高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生從高中（中專）階段及大學(xué)期間個人學(xué)習(xí)、經(jīng)歷和重要社會實踐活動的真實記錄，是對學(xué)生的綜合素質(zhì)及能力水平較全面的考察，成為用人單位選拔人才的真實、可靠的第一手資料。高職院校的學(xué)生檔案管理也有其自身的特點，重視和加強學(xué)生檔案的管理和利用，是新形勢下高職院校檔案建設(shè)工作的重要內(nèi)容之一。

一高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀與不足

1.檔案管理意識淡薄

現(xiàn)在畢業(yè)生到社會上工作，只有公務(wù)員、事業(yè)性單位、國企等少數(shù)單位是需要調(diào)檔案、辦戶口的，很多公司、企業(yè)都不需要辦理戶口，需求調(diào)整檔案，導(dǎo)致許多畢業(yè)生認(rèn)為只要有施展才華的舞臺和高收入就可以，人事檔案已經(jīng)成為無關(guān)緊要的東西，無需什么檔案證明自己輝煌的過去；在工作之后，有人認(rèn)為職稱已不是證明人才能力的惟一標(biāo)準(zhǔn)，如果不參加職稱評定，就不需要使用檔案。我國現(xiàn)行的人事檔案管理制度在很長一段時間還不會取消，隨著人事制度改革的深入推進，人事管理將逐步進入規(guī)范化管理階段。畢業(yè)生就業(yè)以后，要面臨落戶、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報等問題，這些都需要查閱檔案；畢業(yè)生繼續(xù)升學(xué)、報考公務(wù)員也需要使用檔案。因此，檔案意識淡漠最終將使個人的權(quán)益受到嚴(yán)重的損害。

2.學(xué)生檔案的內(nèi)容不夠全面，形式比較單一

現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案一般包括學(xué)生中高考檔案、學(xué)生在校期間填寫的登記表、黨(團)籍材料、獎(懲)材料、高職院校畢業(yè)生登記表、成績檔案、體檢表等。這些材料基本上能客觀地反映學(xué)生在校期間德、智、體及家庭狀況。但對學(xué)生平時表現(xiàn)記錄少，如學(xué)生參加集體活動、社會實踐活動或輕微違紀(jì)情況沒有反映或只有粗略反映。

3.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

隨著招生規(guī)模的不斷擴大，專業(yè)和學(xué)生數(shù)量不斷增加，檔案整理和在校期間學(xué)籍材料歸檔都大大增加了難度。曾經(jīng)使用單純流水號的方法，已經(jīng)不能很好地完成檔案查閱、使用的功能，檔案保管情況混亂。一是歸檔手續(xù)不完備，如畢業(yè)生登記表沒有本人簽名、沒有學(xué)校公章；學(xué)生成績單沒有教務(wù)部門的公章或用復(fù)印件替代。二是書寫用筆不標(biāo)準(zhǔn)，填寫檔案材料時存在采用圓珠筆、純藍(lán)墨水、鉛筆書寫的現(xiàn)象。三是紙質(zhì)材料頁面設(shè)置不標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)格不一的紙張開本和頁邊距設(shè)置在學(xué)生檔案里隨處可見，增大了檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的難度[1]。

4.入學(xué)檔案轉(zhuǎn)遞途徑不規(guī)范，新生檔案內(nèi)容缺失嚴(yán)重

實行網(wǎng)上招生后，紙質(zhì)檔案寄發(fā)轉(zhuǎn)遞不規(guī)范。檔案都由考生自行帶入學(xué)校，其中有大部分檔案不密封，檔案材料丟失、破損情況常有發(fā)生。高職院校中，中職升高職學(xué)生的檔案還經(jīng)常分地點存放。因中職生畢業(yè)后可直接就業(yè)，故部分中職院校將學(xué)生中職部分的檔案全部派遣至人事局，而僅將高考檔案交由學(xué)生帶入學(xué)校，造成檔案內(nèi)容不完整。

隨著高職院校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，國家不再對高職院校畢業(yè)生進行統(tǒng)包統(tǒng)分。應(yīng)該說，生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，畢業(yè)生的檔案通常經(jīng)過多個環(huán)節(jié)，從學(xué)生本人轉(zhuǎn)到學(xué)校立卷各院系，再到就業(yè)指導(dǎo)辦、地市級教育局（人事局），最終到就業(yè)單位人事部門。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，因此忽視對高職院校畢業(yè)生檔案的管理，加上轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)多、人員雜，導(dǎo)致一些學(xué)生檔案錯投、誤投，甚至丟失。

5.管理方式墨守成規(guī)

高職院校學(xué)生檔案的管理模式、管理方式墨守陳規(guī)，過于強調(diào)其保密性和安全性，而忽視了其作為檔案的開發(fā)利用、為社會提供服務(wù)的宗旨，嚴(yán)重制約了高職院校學(xué)生檔案的提供利用，高職院校學(xué)生檔案平時只是束之高閣，利用頻率比較低。

二新形勢下高職院校學(xué)生檔案的創(chuàng)新管理模式

1.加大宣傳，提高全社會檔案意識

提高全社會的檔案意識并不單純是學(xué)生或?qū)W校的事情。想要提高全社會的檔案意識必須由社會、用人單位、高職院校和學(xué)生共同做出努力。第一，各級人事檔案管理部門應(yīng)通過各種形式貫徹宣傳《檔案法》，特別是要通過具體的實例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識到人事檔案的背后是人事管理關(guān)系，涉及每個人的合法權(quán)益。管理人事檔案的單位就是出具人事證明的擔(dān)保單位、職稱評定的申報單位、社會管理的依托單位。由此可見人事檔案的重要性。第二，現(xiàn)在全國大部分地區(qū)都實行高中畢業(yè)生自帶高中學(xué)籍檔案到錄取院校報到的做法，各院?？衫眯律雽W(xué)繳交檔案之機讓學(xué)生了解這一做法的作用和意義，讓學(xué)生樹立初步的檔案意識。通過加強宣傳教育，讓學(xué)生知曉在校期間哪些材料將進入畢業(yè)生檔案；在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校則應(yīng)把檔案意識教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托校園網(wǎng)、就業(yè)網(wǎng)、校報、就業(yè)宣傳欄等平臺宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去處，提高學(xué)生檔案意識[2]。

2.豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價值

高職院校培養(yǎng)學(xué)生的目標(biāo)是高等技術(shù)應(yīng)用型人才與高技能人才，其檔案內(nèi)容也應(yīng)注重收集體現(xiàn)其實際動手能力方面的材料，如各種技能證書、技術(shù)等級證書等。此外，在校期間因考試作弊、打架等原因受過處分的材料、檢查，以及因表現(xiàn)較好撤銷處分的材料都應(yīng)歸入檔案。這樣一方面能真實、全面、動態(tài)地反映學(xué)生的成長經(jīng)歷，同時也可對學(xué)生的不良行為起到一定的遏制作用。學(xué)生參加社會有益組織的活動情況，如青年志愿者等，以及反映學(xué)生貸款信用狀況的助學(xué)貸款還款情況、在校期間通過自學(xué)同時獲得本科學(xué)歷的證書等等，都?xì)w入學(xué)生檔案，從而豐富了學(xué)生檔案的內(nèi)容，立體地、全面地反映出學(xué)生的發(fā)展情況，使學(xué)生檔案能真正成為學(xué)校或用人單位培養(yǎng)人才、使用人才的可靠依據(jù)。

3.建立真實性和完整性相統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體系

目前，考生檔案存在日益簡單的趨勢，這與網(wǎng)上招生方式有著密切的聯(lián)系。但是，這種簡單化的方式絕不能理解為在檔案內(nèi)容上的可寫可不寫以及在歸檔材料上的可有可無。相反，為了促進檔案填寫內(nèi)容的真實性與檔案材料的完整性，必須做到：第一，電子檔案格式要統(tǒng)一，填寫內(nèi)容要真實、完整，相關(guān)指標(biāo)項目的含義要清晰、準(zhǔn)確、有效。第二，考生紙質(zhì)檔案歸案項目要統(tǒng)一規(guī)范。

學(xué)生檔案信息的開發(fā)利用是提高學(xué)生檔案管理整體水平的重要任務(wù)。學(xué)生檔案管理人員要解放思想，更新觀念，破除“重管輕用”的觀點，轉(zhuǎn)變“無所作為”的思想認(rèn)識，把學(xué)生檔案信息開發(fā)利用作為學(xué)生檔案管理工作的重要內(nèi)容之一來看待。如：可充分利用學(xué)生檔案管理軟件，編制學(xué)生信息庫，通過跟蹤畢業(yè)生的就業(yè)信息，對畢業(yè)生的就業(yè)質(zhì)量進行分析，為學(xué)校進一步改進人才培養(yǎng)模式，加快課程改革，提高教學(xué)質(zhì)量，促進畢業(yè)生充分就業(yè)提供參考。

4.“雙套制”管理方式

筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗和高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，認(rèn)為高職院校學(xué)生檔案管理必須實行“雙套制”管理方式，即實行紙質(zhì)檔案和電子檔案共同歸檔保存并進行管理和利用的方式，實現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫管理與紙質(zhì)檔案互補、并存的管理方式。采取“雙套制”管理，可以在盡量保護紙質(zhì)檔案的同時，便捷、多渠道地利用電子檔案資源。將學(xué)生檔案與計算機網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來,就可以顯示學(xué)生檔案的生命力:便捷性；交互性；易操作性；便于做數(shù)據(jù)統(tǒng)計；便于查閱；可同時滿足不同檔案使用者的需求。

5.完善學(xué)生檔案管理各項規(guī)章制度，做到有章可循

以《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》為基礎(chǔ)，結(jié)合實際情況，制定相應(yīng)的《學(xué)生檔案管理制度》及《畢業(yè)生檔案管理制度》，使工作有章可循。制定統(tǒng)一的入學(xué)登記表格和《檔案材料標(biāo)準(zhǔn)填寫方法》，確保歸檔內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和一致性。在嚴(yán)格遵守《畢業(yè)生檔案管理制度》的同時，建立全面的檔案郵寄登記及回執(zhí)手續(xù)，保證畢業(yè)生檔案不錯發(fā)、不漏遞。根據(jù)高職院校某些專業(yè)需要借閱檔案的情況，制定一系列檔案查閱和借取的辦法：在由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格辦理登記手續(xù)后，方能將檔案密封借出[3]，確實實現(xiàn)檔案管理的準(zhǔn)確、有效，保證檔案材料按時、完整的歸還。建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序，在保證檔案管理高質(zhì)量、高效率的同時，提高檔案管理的基礎(chǔ)工作水平。

綜上所述，做好高職院校學(xué)生檔案管理工作，是學(xué)校人才培養(yǎng)工作的需要，也是社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，在當(dāng)前經(jīng)濟危機的情況下，不僅有利于畢業(yè)生就業(yè)，還有利于促進高職院校自身建設(shè)，提高社會信譽，檔案工作者在實際工作中仍需加強研究，不斷提高學(xué)生檔案管理工作水平，促進學(xué)生就業(yè)，為畢業(yè)生將來的道路鋪設(shè)檔案的良好道路，進而提高高職院校的整體管理水平，為社會培養(yǎng)高素質(zhì)人才。

參考文獻(xiàn)：

陳凱俠：高職院校學(xué)生檔案管理工作的問題及措施.黑龍江檔案.2009年3月：85

學(xué)校檔案管理制度范文第2篇

關(guān)鍵詞：高校 教學(xué)檔案 管理

近年來，隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，從而對檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學(xué)檔案管理工作也應(yīng)按照高校教學(xué)規(guī)律的要求，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。

一.高校教學(xué)檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識不強

一些高校的教學(xué)和教輔人員，對教學(xué)檔案工作缺乏充分認(rèn)識，甚至于對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有些人認(rèn)為，教學(xué)科研成果是他們自己心血的結(jié)晶，自我保存得相當(dāng)好，沒必要歸檔；有的教師認(rèn)為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院（系）在期中教學(xué)質(zhì)量檢查中，不按照教務(wù)處要求整理材料，造成了教學(xué)檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的建設(shè)和利用效率，從而也影響教育教學(xué)工作的順利開展。

（二）檔案管理制度不健全

高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照其基本原則，進行科學(xué)分類集中統(tǒng)一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長足的進步。但就目前各高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如：有些高校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度；有些高校各基層部門沒有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學(xué)檔案管理人員等。

（三）檔案工作隊伍不穩(wěn)定

要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)及教學(xué)管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務(wù)、又有責(zé)任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。

二.改進高校教學(xué)檔案管理工作的措施

（一）提高對教學(xué)檔案管理工作的認(rèn)識

教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)校必須把它納入教學(xué)計劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級人員的管理責(zé)任制中，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。首先，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常過問教學(xué)檔案工作，把教學(xué)檔案管理列入學(xué)校的工作計劃，在經(jīng)費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學(xué)檔案管理中存在的問題。其次，學(xué)校檔案部門必須督促、指導(dǎo)和檢查全校教學(xué)檔案工作，驗收各部門移交的教學(xué)檔案，按照《教學(xué)類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學(xué)檔案的整理、分類、保管。

（二）健全教學(xué)檔案管理制度

由于認(rèn)識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學(xué)檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規(guī)定。因此，要健全教學(xué)檔案管理制度，以適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢?？煽紤]從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時掌握收集工作情況，避免應(yīng)歸檔材料的遺失、散落），執(zhí)行時限制度（強調(diào)及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊伍

要建設(shè)優(yōu)質(zhì)高效的教學(xué)檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養(yǎng)工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學(xué)檔案管理隊伍補充新鮮血液，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)；加大在職檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過召開交流會議、教育培訓(xùn)、學(xué)歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質(zhì)人才保障和智力支持。

（四）實現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化

學(xué)校檔案管理制度范文第3篇

科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度是做好教學(xué)檔案管理工作的基本保障，有了科學(xué)的制度，工作才有章可循，有規(guī)可依。沒有制度的保障，任何工作都不會做好。而任何制度都需要不斷完善。隨著時代的發(fā)展和教育的前進，已有的教學(xué)檔案管理制度逐漸顯出這樣那樣的不足，甚至暴露出某些缺陷。因此，要不斷完善教學(xué)檔案的管理制度。學(xué)校要根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定和本校的具體情況，制定周密的教學(xué)檔案管理制度，既包括對教學(xué)檔案的采集、整理、分類、存放、使用、調(diào)閱等等的具體規(guī)定，也包括對教學(xué)計劃、教學(xué)進度表、課堂日志、考勤表、教案、講義、工作總結(jié)、學(xué)生成績表等等的具體規(guī)定。要建立教學(xué)檔案管理人員的崗位責(zé)任制度，明確各個崗位的職責(zé)范圍和工作要求。教學(xué)檔案管理人員在各個工作環(huán)節(jié)中，都嚴(yán)格按規(guī)章和程序辦事，一絲不茍，有條不紊，這樣，才能保障教學(xué)檔案的時效性、完整性、規(guī)范性和真實性，才能建立起質(zhì)量高、價值大的教學(xué)檔案。

2、強化教學(xué)檔案材料的收集工作

教學(xué)檔案工作是從檔案材料的收集開始的，收集的及時、齊全、完整，是做好教學(xué)檔案管理的首要要求。學(xué)校在強調(diào)教學(xué)檔案重要性的基礎(chǔ)上，做好各級各部門的協(xié)調(diào)工作，加強各級各部門之間的縱橫聯(lián)系，及時向各級各部門布置并收取各種教學(xué)檔案材料。各種教學(xué)檔案材料的收集必須嚴(yán)格按制度和標(biāo)準(zhǔn)做，不能應(yīng)付，不能草率，不能遷就。力求收集及時，歸檔及時，材料齊全，真實規(guī)范。這樣，才能使教學(xué)檔案真實反映出學(xué)校教學(xué)活動的情況，具有使用價值，為改進教學(xué)與管理提供可靠的依據(jù)。

3、主動聯(lián)系教師做好材料歸檔

教學(xué)檔案管理人員要主動聯(lián)系教師做好材料的歸檔。教師能夠提供教學(xué)活動的第一手材料，這些材料能夠直接反映教學(xué)情況，對學(xué)校加強管理、改進教學(xué)具有十分重要的作用。教師要提供的材料十分豐富，有教學(xué)大綱、考試大綱、教學(xué)計劃、教學(xué)進度表、講稿、教案、課堂日志、學(xué)生成績表、工作量登記表、教學(xué)工作總結(jié)、科研成果報告、學(xué)術(shù)論文和學(xué)術(shù)著作等等。學(xué)校要明確通知教師上交各種材料的時間、地點，對各種材料的要求，但是，由于教師重視不夠、工作忙等原因，有時有些教師可能不會及時上繳各種教學(xué)材料，或所交的教學(xué)材料不符合學(xué)校的要求。因此，教學(xué)檔案管理人員要主動配合教師做好各種材料的歸檔，要主動聯(lián)系教師，主動收取各種材料，不能坐等，不能別人交多少我就收多少，同時要指出哪些材料不符合學(xué)校要求，懇請教師修改或調(diào)換。這對教學(xué)檔案收集的時效性、構(gòu)成的完整性等等都是十分重要的。

4、促進教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化

隨著時代的發(fā)展，科技的進步，某些原有的教學(xué)檔案管理方式已不能很好的適應(yīng)學(xué)校的教學(xué)與管理，影響了學(xué)校的發(fā)展。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)檔案管理人員必須更新觀念，共同促進教學(xué)檔案管理工的現(xiàn)代化。領(lǐng)導(dǎo)要重視教學(xué)檔案管理工作，加大人力、財力的投入；盡快引進或增加現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備；教學(xué)檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)，盡快掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，如計算機的成績管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等。現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備和現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，可以大幅度的提高檔案工作效率，提高檔案的科學(xué)性、規(guī)范性和整體質(zhì)量，提高檔案的實用價值和利用率，從而充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。

5、不斷提高教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

學(xué)校檔案管理制度范文第4篇

關(guān)鍵詞：轉(zhuǎn)型升級；高職院校；檔案管理；問題；措施

為了適應(yīng)現(xiàn)代教育機制的變化，在學(xué)校檔案管理工作上也需要進行相應(yīng)的革新，尤其是經(jīng)過升級轉(zhuǎn)型后的高職院校其需要面對更加復(fù)雜的檔案管理環(huán)境，在實際中學(xué)校此種轉(zhuǎn)變無疑為檔案管理工作的進行帶來一定的沖擊，同時在現(xiàn)代化的檔案管理趨勢下高職院校檔案管理應(yīng)抓住這一時機，化被動為主動，規(guī)范創(chuàng)新檔案管理工作的進行，使管理工作可以更加有序的進行。

一、中職學(xué)校升級轉(zhuǎn)型為高職院校后檔案管理工作需要面對的問題

一般升級成高職的院校通常為中職學(xué)校轉(zhuǎn)型而成，進而加劇了院校的競爭力，對于其中存在的問題可以從以下幾點進行解析。

1.檔案管理制度中存在的問題

在高職院校中存在著與原有檔案管理制度不相容，管理目標(biāo)、目的、項目不一致的情況，這也造成了原有的檔案管理制度無法應(yīng)用于升級后的院校中。再加上院校升級后對檔案管理工作的要求增多，且在內(nèi)容上也有一些轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作的局限愈發(fā)突顯出來。同時檔案管理工作在學(xué)校教育體系中屬于學(xué)校管理的一個旁支，長期邊緣化的處理使學(xué)校并不重視檔案管理工作的進行，因此在人力、物力、財力的支持上有所欠缺，因此在檔案管理制度的創(chuàng)立及執(zhí)行上沒有規(guī)范化的約束，較為混亂。

2.檔案管理隊伍專業(yè)素質(zhì)水平不高

通常升級后的高職院校在檔案管理工作中依舊沿用原有的檔案管理人員，這些工作人員多數(shù)沒有經(jīng)過系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓(xùn)教育，其對檔案知識及管理技能的掌握都有一定的欠缺，再加上學(xué)校對管理人員的培訓(xùn)及教育的意識不強，因此工作人員很難接受到正規(guī)的知識技能培訓(xùn)，在學(xué)校升級轉(zhuǎn)型后檔案人員管理能力的短處也就體現(xiàn)了出來。

3.管理技術(shù)上的不足

在國家檔案局頒布的檔案信息化建設(shè)政策的推動下，高職院校全面開展檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為管理工作必經(jīng)的發(fā)展途徑，但是在許多中職學(xué)校中依舊采用原有的紙質(zhì)檔案管理方法來進行檔案工作，這種情況也影響了其在升級為高職院校后的檔案管理工作。并且由于資金投入不足，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不全面，嚴(yán)重限制了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、規(guī)范化發(fā)展。

4.檔案管理意識不足

在中職學(xué)校中普遍重視教學(xué)活動的價值，因此檔案管理工作的開展通常只是簡單的檔案收集及管理，沒有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價值。在轉(zhuǎn)型升級為高職院校后，尤其是在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層中，對檔案管理的認(rèn)識仍停留在表面，認(rèn)為其既不能提高學(xué)校教學(xué)水平，又不能帶來經(jīng)濟利益，因此在各個方面的支持都有限。

二、可以應(yīng)用于升級轉(zhuǎn)型后高職院校檔案管理工作中的措施

1.建立規(guī)范的檔案管理體系

規(guī)范的檔案管理體系是檔案人員進行管理工作的執(zhí)行依據(jù)，也是控制檔案工作走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基本條件，因此在實際中應(yīng)根據(jù)高職院校的需要及發(fā)展模式建立一套創(chuàng)新且適用的管理體系，嚴(yán)格的落實其中規(guī)章制度的執(zhí)行力度，進而約束檔案人員的管理行為，使檔案工作在檔案管理制度的監(jiān)督下有效進行。

2.建立高素質(zhì)的人才隊伍

對于建設(shè)一支有合理分工、明確責(zé)任的檔案管理隊伍，首先需要對檔案管理中的人力資源進行合理配置，確定專人專崗的管理形式，避免出現(xiàn)職責(zé)混淆的情況；其次，加強專業(yè)檔案管理人才的引入，通過高素質(zhì)人才的聘用來帶動整個團隊素質(zhì)的提高；最后，定期對檔案人員進行培訓(xùn)，確保其可以掌握先進的管理知識及管理手段，滿足檔案管理工作所需。

3.集中管理

集中統(tǒng)一地管理全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。這是我國檔案工作的基本原則。要求升級轉(zhuǎn)型后的新院校在機構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)、管理制度、發(fā)展規(guī)劃、學(xué)科建設(shè)等方面必須與時俱進。所以，在院校升級轉(zhuǎn)型過程中，學(xué)校的檔案部門也必須對應(yīng)實行升級轉(zhuǎn)型，不應(yīng)存在“轉(zhuǎn)校不轉(zhuǎn)檔”的現(xiàn)象。實行集中統(tǒng)一管理能克服檔案的分散保存和各自為政所帶來的局限性。更大限度地發(fā)揮檔案的作用，以利學(xué)校的教學(xué)、科研、管理和發(fā)展。

在檔案整合過程中，檔案管理部門應(yīng)把院校升級前的檔案作為獨立的全宗，或作為封閉全宗，以確保這些檔案的完整，并妥善保管。由于歷史原因，可能存在檔案管理水平不一致、檔案整理情況參差不齊的問題。對于沒有收集或者整理的檔案，檔案管理部門必須要求轉(zhuǎn)型后的學(xué)校收集齊全并整理好，責(zé)任落實到人，必須堅持移交清楚、檔案完好、限定完成時間。只有各全宗檔案完全整理好之后，n案管理部門才能進行檔案實體的整合。

4.推動檔案管理工作全面信息化建設(shè)

信息化管理是現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子化技術(shù)融合而成的一種高效管理手段，在檔案工作中需要緊跟時展的趨勢，運用現(xiàn)代化的管理手段來提高管理工作的效率。并且信息化管理不僅可以高效處理檔案內(nèi)容，還可以為檔案的應(yīng)用提供良好的平臺。例如通過檔案管理信息平臺的搭建為用人單位及學(xué)生提供交流渠道，用人單位可以通過檔案管理系統(tǒng)來了解學(xué)生的資料，而學(xué)生也可以選擇是否與企業(yè)進行交流，使用人單位可以和學(xué)生進行雙向選擇，為提高就業(yè)率提供了幫助。

三、結(jié)語

雖然在中職學(xué)校轉(zhuǎn)型升級為高職院校后檔案管理工作遇到了一定的難題，但是檔案人員需要意識到這也是其發(fā)展中所得到的機遇，為此在檔案工作中需要抓住學(xué)校實際的發(fā)展趨勢及發(fā)展原則，采用積極的應(yīng)對措施來為檔案工作謀求發(fā)展機遇。上文中提到的建立標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度、完善管理措施等方法可以強化檔案管理工作效果，推動檔案管理工作在院校中的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 林琳.關(guān)于高職院校合并后檔案管理問題的探討[J].科技展望，2016，26（7）.

學(xué)校檔案管理制度范文第5篇

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

高校學(xué)生的檔案進行管理具有一定特殊性，這項工作與干部檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案管理有所不同。高校學(xué)生檔案管理是對學(xué)生培養(yǎng)情況的反映，在檔案中記錄著學(xué)生的學(xué)習(xí)、成長及德智體美等方面的發(fā)展情況。對學(xué)生的檔案進行管理，可以對社會選拔人才提供參考依據(jù)?，F(xiàn)階段，高校學(xué)生檔案管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，一定程度上增加了檔案管理的難度，同時也使檔案管理工作中存在一定缺陷。

（一）學(xué)生檔案管理工作重視程度不夠。當(dāng)前，多數(shù)高校的領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生檔案管理工作沒有足夠重視，檔案管理觀念較為淡薄，在日常工作中，把重點放在了學(xué)校的基礎(chǔ)性設(shè)施和師資隊伍建設(shè)中，沒有對檔案管理有足夠的認(rèn)識，只是單純的認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作就是對學(xué)生的信息進行搜集、保存和管理，沒有對檔案管理工作做出嚴(yán)格的要求，也未能形成統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)。在開展檔案管理時，檔案管理人員，通常在每個學(xué)期的開學(xué)伊始和期末結(jié)束時，沒有對檔案管理工作做出認(rèn)真的總結(jié)與對接，更是缺乏有效的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（二）學(xué)生檔案管理制度不夠完善。由于高校管理階層對學(xué)生的檔案管理工作沒有足夠重視，因而在檔案管理工作中，也未能制定出嚴(yán)格的管理制度。而當(dāng)前已有的檔案管理制度也存在缺陷，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作缺乏一定約束性，沒有工作標(biāo)準(zhǔn)可參考。同時由于學(xué)生檔案管理工作本身沒有明確的制度保障，相關(guān)管理人員沒能對學(xué)生的檔案管理工作進行定期的監(jiān)督與檢查，導(dǎo)致檔案管理人員責(zé)任心不強，執(zhí)行力不夠，工作人員未能及時有效的開展管理工作，致使工作中經(jīng)常會出現(xiàn)資料丟失、信息數(shù)據(jù)不全等問題。

二、強化高校學(xué)生檔案管理的方式

現(xiàn)階段，國家教育部門已經(jīng)對高校學(xué)生的檔案管理工作提出了更高的要求因而實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化、制度化十分重要。隨著我國教育制度改革的深入發(fā)展，高等教育的形式與內(nèi)容也隨之發(fā)生了改變。近些年來，高校受教育學(xué)生的數(shù)量逐漸增多，使得高校學(xué)生檔案管理工作的內(nèi)容也越來越復(fù)雜，檔案管理工作的難度也隨之增加，因而加強學(xué)生檔案管理十分重要。

（一）注重檔案管理，提高工作積極性。要強化高校學(xué)生檔案管理，首先高校的領(lǐng)導(dǎo)階層要提高對檔案管理工作的重視程度，以身作則，充分認(rèn)識到學(xué)生檔案管理對學(xué)校于學(xué)生成長及高校發(fā)展的重要作用。高校在日常管理工作中，需要把檔學(xué)生的案管理工作上升到學(xué)校戰(zhàn)略性發(fā)展的層面上，積極響應(yīng)與號召國家教育部門提出的方針政策，結(jié)合本校檔案管理工作的實際情況，制度出科學(xué)化的學(xué)生檔案管理制度。與此同時，需要更新高校學(xué)生檔案管理人員的思想與觀念，提高對學(xué)生檔案管理的認(rèn)識程度，認(rèn)識到檔案管理的重要性，從而增強工作責(zé)任心，提高執(zhí)行力，對檔案管理工作保持高度熱情，進而積極投身到檔案管理工作中來。

（二）完善制度，規(guī)范檔案管理。完善的制度是檔案管理工作順利開展的重要保障，高校學(xué)生檔案管理需要健全的規(guī)則制度來規(guī)范和引領(lǐng)。隨著高校的不斷壯大與發(fā)展，學(xué)校里有更多的活動和事宜需要整理和記錄，面對高校日趨復(fù)雜的檔案管理工作，只有建立起合理、科學(xué)、嚴(yán)格的制度，對學(xué)生檔案管理工作中的每個環(huán)節(jié)做出詳細(xì)具體的規(guī)定，才能實現(xiàn)檔案管理工作的高效化。并對學(xué)生檔案進行分類、整理與存檔，針對管理中存在的問題，采取切實可行的應(yīng)對措施，才能使學(xué)生檔案管理工作有序進行。

（三）加大信息化投入，提高管理人員的素質(zhì)?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，在高校學(xué)生檔案管理中，同樣也少不了科學(xué)技術(shù)的大力支持。高校學(xué)生檔案管理是一項復(fù)雜的工作，在平時的工作中需要不斷進行經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)。部分學(xué)校在學(xué)生檔案管理中，依然還采用傳統(tǒng)的管理方法，用手工方式進行收集與檢索，整理、檢閱等方面的效率不高下，很多學(xué)生的資料信息丟失無法恢復(fù)。因而在新時期的學(xué)生檔案管理工作中，需要加大信息化技術(shù)的投入，在廣泛運用計算機技術(shù)的同時，也要加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的實踐，并要設(shè)置檔案信息系統(tǒng)，加強對涉密檔案信息和文件銷毀環(huán)節(jié)的技術(shù)運用與保密管理。為了更好的開展高校學(xué)生檔案管理工作，需要認(rèn)識到教育培訓(xùn)工作的重要性?？梢詫n案管理人員進行業(yè)技能培訓(xùn)，使其具備更加專業(yè)和規(guī)范的檔案管理技能，努力培養(yǎng)出新時期專業(yè)技能高、紀(jì)律嚴(yán)明、業(yè)務(wù)精通的檔案管理團隊。