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物品采購申請單范文第1篇

關(guān)鍵詞：采購；付款；內(nèi)部控制

[中圖分類號]F713.36 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-9646（2012）4-0015-02

XX集團是一家跨國企業(yè)，其主營業(yè)務(wù)是各種電子產(chǎn)品。XX公司是該集團的下屬獨資企業(yè)。公司的材料的采購涉及第三方，是內(nèi)控風(fēng)險較大的環(huán)節(jié)。因此該公司制定了詳細的控制流程，期望降低內(nèi)部控制風(fēng)險。與采購以及付款相關(guān)的部門主要包括采購部，倉庫，財務(wù)部和用戶部門，其中采購部門兼管物流部和倉庫。

改進前的付款流程在流程改進前，公司采用的是較普遍的制造業(yè)采購付款流程，即遵循所謂的“三單匹配”原則。大體描述如下：

首先用戶提出采購申請，經(jīng)過審批，采購申請單流轉(zhuǎn)到采購部，采購部進行采購。采購?fù)瓿珊?，供?yīng)商會將物品，送貨單，發(fā)票送到采購部門，采購部門將采購物品和送貨單交給倉庫做收貨處理并開出收貨單。隨后采購員將收貨單，采購訂單，采購申請單和發(fā)票進行匹配，如果一致，則將單據(jù)送給財務(wù)部要求付款。而財務(wù)部檢查三單是否匹配，以及三單和采購申請單是否匹配。

從表面上看流程，進行了單據(jù)的的匹配比對，實現(xiàn)了單據(jù)間勾稽檢查，以及部門間的牽制。但進一步分析并且參考實際效果的話，其中還是有一些風(fēng)險和弊端，具體如下：

一、從組織架構(gòu)來看，將采購，物流和倉庫作為一個部門本身就是容易產(chǎn)生風(fēng)險的架構(gòu)。由于是受命于同一個部門經(jīng)理，倉庫和物流部門很難做到對采購的牽制，從而讓供應(yīng)商有機可乘。

二、由于沒有正式的詢價，比價環(huán)節(jié)。當(dāng)完成了審批的采購申請單流到采購部門后，由采購全權(quán)來負責(zé)后續(xù)工作，包括詢價，供應(yīng)商選擇和送貨安排。會導(dǎo)致采購員暗箱操，沒有其他部門知道最終采購的物品是否基于最優(yōu)成本。

三、對于原材料的采購，沒有負責(zé)運營，計劃的計劃部門參與到申請程序中。由于原材料金額大，容易占用公司的資金，最佳策略就是“零庫存”模式，這就需要運營，計劃部門審核采購量。而XX公司目前采用的方式和其它物資的類似，并不需要類似的審核，忽略了對于庫存水平的控制。

四、物資采購沒有進行有效控制。公司每年都有費用預(yù)算，但實際上沒有將采購行為與預(yù)算控制聯(lián)系起來，造成了預(yù)算管理流于形式。采購申請相應(yīng)的審批程序也成了相關(guān)部門經(jīng)理的“例行公事”。

五、在公司處于業(yè)務(wù)流程末端的財務(wù)部在實際當(dāng)中沒有起到審核流程的作用。在沒有獨立內(nèi)控部門的公司中，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)起到內(nèi)控部門的職能，對公司所有流程進行審核。但是目前財務(wù)部只是執(zhí)行付款流程，之前相關(guān)的文檔都是有采購部準(zhǔn)備好，只要認定文檔齊全就進行付款，并沒有對整個流程進行測試，監(jiān)督。

由于公司采購及付款流程存在著以上列舉的弊端，公司從2009年針對目前流程的弊端進行了優(yōu)化，具體措施如下：

一、從組織架構(gòu)上，首先將倉庫從采購部中剝離出來。將倉庫歸屬于計劃部門，從而實現(xiàn)倉庫與采購的獨立，因此可以通過倉庫對采購行為進行制衡。并要求供應(yīng)商以后直接將發(fā)票寄給財務(wù)部，以減少采購部門的“暗箱操作”。

二、從控制手段上，XX公司實施了ERP系統(tǒng)。其中采購申請程序依然是手工方式，之后的采購訂單建立直到付款程序均通過系統(tǒng)實現(xiàn)。最大限度的減少了人為出錯，干預(yù)數(shù)字的可能。基本程序是：采購首先根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請單在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，當(dāng)倉庫進行收貨時，系統(tǒng)收貨單會和采購訂單進行自動比對，如果數(shù)量出錯的話收貨無法進行。當(dāng)財務(wù)進行發(fā)票錄入時，系統(tǒng)可以找到發(fā)票對應(yīng)的收貨單，如果找不到收貨單，發(fā)票將無法錄入，付款無法進行。保證了系統(tǒng)和紙質(zhì)發(fā)票，收貨單，訂單間的一致性。

三、在采購申請程序之前，添加了報價申請程序。某用戶需要采購某東西，要先向采購部提出報價申請，采購部門應(yīng)該至少詢到三家供應(yīng)商的價格，然后提交給用戶讓其選擇。原則上用戶應(yīng)選取最低價供應(yīng)商，如果用戶選取的并非是最低價，需說明原因。采購部門不得直接選擇供應(yīng)商。這樣可以防范采購部門的“大包大攬”。

四、對于原材料的采購，改由計劃部門提出采購申請。并且要求計劃部門每次提出采購申請必須基于計劃產(chǎn)量。計劃部門會根據(jù)未來的計劃產(chǎn)量，庫存水平，訂貨周期等因素提出原材料采購申請，財務(wù)部門對計劃部門的預(yù)測采購量進行審核，實現(xiàn)第三方監(jiān)管。

五、在財務(wù)經(jīng)理審批采購申請單之前，加入由成本會計進行采購是否在預(yù)算內(nèi)審核環(huán)節(jié)，從而保證預(yù)算得到了執(zhí)行。實際操作中，成本會計會記錄每一個成本中心的采購訂單號碼，費用類別和金額，和預(yù)算進行比對，超出預(yù)算部分采購需要說明并得到公司總經(jīng)理批準(zhǔn)方可進行。同時，要求超出預(yù)算的部分要在以后期間的費用額度中進行扣減。

六、此外還對財務(wù)部賦予了“中立的”監(jiān)督職能進行流程監(jiān)管。具體做法是每個月財務(wù)部抽取若干筆付款業(yè)務(wù)進行流程完整性復(fù)核。通過要求采購部提供報價申請，采購申請，采購訂單；倉庫提供供應(yīng)商的送貨單，然后與系統(tǒng)單據(jù)進行比對。確保采購的東西就是用戶要求的足質(zhì)，足量的并按時交付的貨物。

通過以上改進流程的建立，內(nèi)部控制改進目標(biāo)非常的明確，效果比較讓人滿意，但是如果對比財政部的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號――采購業(yè)務(wù)》，能發(fā)現(xiàn)公司還有改進空間。具體如下：

一、指引中提出“企業(yè)應(yīng)當(dāng)對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進行崗位輪換?！钡壳肮具€沒能夠?qū)崿F(xiàn)。因為公司目前的規(guī)模和架構(gòu)很難實現(xiàn)采購人員定期進行崗位輪換，因為這會涉及新員工招聘，培訓(xùn)，工作的交接等大量問題。建議公司業(yè)務(wù)規(guī)模增長后可以考慮開展崗位輪換。

二、企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引中提出“企業(yè)可以根設(shè)置請購部門，對采購需求審核，歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計劃?！蹦壳肮静⒉淮嬖谶@一部門。由于公司規(guī)模不大，對時效性要求較高，因此很難實現(xiàn)。公司可以考慮中遠期和用戶討論流程優(yōu)化，除了緊急采購?fù)?，進行定期的采購，以便于歸類匯總集中采購。

三、在更新的采購流程中提到了首先要進行報價申請，似乎有點冗余。它可以包含在采購申請審批流程中。當(dāng)用戶在進行采購申請時，可以要求采購部進行詢價。用戶將詢價單附在采購申請單之后。相關(guān)審批人都可以看到詢價情況。

物品采購申請單范文第2篇

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 物資采購 審批 驗收入庫

東營市榮軍醫(yī)院于1991年由東營市事業(yè)單位登記管理局登記成為事業(yè)法人單位，負債全市范圍內(nèi)患有精神病，嚴重慢性病、帶病回鄉(xiāng)復(fù)員軍人、在鄉(xiāng)傷殘軍人和其他優(yōu)撫對象的治療和療養(yǎng)工作；負責(zé)全市范圍城市居民中喪失勞動能力，無依無靠、無生活來源的孤老殘幼、孤兒、棄嬰的收養(yǎng)工作為了規(guī)范管理單位的采購工作、細化采購審批程序，從而保證采購物品的質(zhì)量，降低采購成本，2013年榮軍醫(yī)院制定了新的采購管理制度，從采購業(yè)務(wù)崗位設(shè)置、采購歸口管理、采購審批流程和貨物驗收入庫等四大方面進行全面整改。

一、明確采購業(yè)務(wù)的崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)

為了更好地完成單位所有物品的采購工作，并合理的控制采購成本，單位建立完善的采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購管理有明確規(guī)定，以確保采購過程的公開、公平、公正。建立采購預(yù)算、審核、驗收審批制度，上級主管部門審核批準(zhǔn)制度，加強各環(huán)節(jié)之間相互牽制和相互制約。具體制定以下幾個相互分離、制約和監(jiān)督的崗位：采購預(yù)算計劃與審批不相容；采購合同的訂立與審核不相容；采購與驗收不相容；付款的申請、審批與執(zhí)行不相容。

二、落實了采購歸口管理部門及其權(quán)限

我單位根據(jù)購置貨物、工程和服務(wù)的類型，確定了歸口管理部門并授予相應(yīng)的組織采購權(quán)，其中：固定資產(chǎn)、辦公易耗品的采購工作由辦公室負責(zé)，勞保易耗品、維修工程的采購工作由總務(wù)科負責(zé)，醫(yī)療器械、藥品的采購由藥房負責(zé)。凡是采購物品涉及具體技術(shù)或?qū)I(yè)要求的，采取各個部門相互合作的方法。

三、規(guī)范了采購審批流程

單位根據(jù)年度采購計劃制定年度采購預(yù)算，并按照單位的采購審批程序辦理。根據(jù)采購物品的不同，采購審批有以下幾種：

（一）固定資產(chǎn)的采購：凡各部門需要購置固定資產(chǎn)，嚴格按預(yù)算執(zhí)行流程。申請-審核批準(zhǔn)-先調(diào)劑后采購-使用管理。由需求部門根據(jù)工作需要，填寫《固定資產(chǎn)申請表》，提出所購固定資產(chǎn)的名稱、數(shù)量及估計金額，由財務(wù)科審核，經(jīng)院黨組會審批后，由辦公室和財務(wù)科進行采購。屬政府采購范圍的固定資產(chǎn)購置，由財務(wù)科負責(zé)按照政府采購的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。固定資產(chǎn)實行“以舊換新”。需要更新固定資產(chǎn)時，使用人必須將原用固定資產(chǎn)交回辦公室。

（二） 辦公易耗品、勞保易耗品的采購：2000元（含）以下總務(wù)科根據(jù)各部門使用情況制定采購計劃，提交采購申請，2001-5000元分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報主要領(lǐng)導(dǎo)審批；5001元以上支出，財務(wù)科受理初審后，填報《主管部門支出事項審批單》報分管局長或者局黨組會審批。

（三） 維修工程的采購：辦公區(qū)域的零星維修，由辦公室提出《維修申請單》，分管領(lǐng)導(dǎo)匯報主要領(lǐng)導(dǎo)審批，負責(zé)維修。大型維修（指一次支出2萬元以上）通過招標(biāo)方式確定施工單位，招標(biāo)工作由院辦公室牽頭，財務(wù)科及其他相關(guān)科室參與。超過10萬元（含）的維修工程，通過政府采購確定施工單位。大型維修工程結(jié)算值必須通過工程造價中介（或管理）機構(gòu)審核確定。

（四）醫(yī)療器械、藥品的采購：醫(yī)療器械與藥品是我院長期大宗購買的，我單位尤為重視，采購前要成立三人以上的詢價小組，根據(jù)所需求產(chǎn)品規(guī)格、型號、性能進行詢價在采購工作中，要求采購人員在尋價時，原則上每一種產(chǎn)品有兩家以上供應(yīng)商的價格進行比價，負責(zé)采購部門根據(jù)價格、質(zhì)量、售后服務(wù)和交貨期等情況進行綜合考察確定供貨商，要求在資信好的供應(yīng)商中建立良好合作關(guān)系，并議定長期最優(yōu)惠的價格，并保障產(chǎn)品質(zhì)量。 單位定點采購和批量采購，商家評選招標(biāo)經(jīng)院黨支部會議決定。 應(yīng)急藥品可經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，由需求部門提出《采購申請單》，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，按照相關(guān)程序由專業(yè)人員采購。

四、真實完成采購貨物驗收和入庫報銷工作

單位成立以單位負責(zé)人為組長的驗收工作小組，負責(zé)本單位驗收工作管理并制定相應(yīng)的驗收管理辦法。具體工作程序如下：

（一）采購物品到貨后，要由采購歸口部門做好驗收工作，由經(jīng)辦人憑采購申請單、入庫單、發(fā)票辦理報銷手續(xù)，報銷由經(jīng)辦人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總管、主要領(lǐng)導(dǎo)簽字。

（二） 采購物品驗收出現(xiàn)發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責(zé)驗收的部門或人員立即向辦公室報告并與供應(yīng)商聯(lián)系，查明原因及時調(diào)整處理，如出現(xiàn)問題不能及時解決的根據(jù)合同約定違約規(guī)定執(zhí)行。

物品采購申請單范文第3篇

摘要：資金支付基本流程、資金支付審核要點、票據(jù)開具要求、常用單據(jù)展示、常見資金支付業(yè)務(wù)流程案例講解。

一、資金支付基本流程

1、《資金申請表》簽字流程：經(jīng)辦人經(jīng)辦部門負責(zé)人財務(wù)部審核財務(wù)部負責(zé)人部門分管領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)總監(jiān)（1000元以下）總經(jīng)理（金額≥1000元）財務(wù)部付款。

非日常的無論金額多少都需要總經(jīng)理簽字（比如賠款等）。

2、合同審批流程：經(jīng)辦人經(jīng)辦部門負責(zé)人會簽部門財務(wù)部審核財務(wù)部負責(zé)人部門分管領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理綜合部蓋章。

金額大于等于1萬元需簽訂合同。

3、經(jīng)理辦公會審議：金額大于等于5萬元需經(jīng)理辦公會審議；經(jīng)理辦公會會議紀(jì)要

4、招投標(biāo)流程：金額大于等于30萬元小于60萬元公司內(nèi)部招投標(biāo)，金額大于等于60萬元集團招投標(biāo)；中標(biāo)通知書

5、比價流程：參照≤小額（零星）物資采購管理辦法≥

二、資金支付審核流程

（一）有合同的資金支付

（金額大于等于1萬元需簽訂合同）

1、工程類合同資金支付審核要點

（1）查看原件合同是否簽訂流程完整；

①合同大于或等于60萬元，集團招投標(biāo)程序（集團招投標(biāo)會議紀(jì)要材料）；

②合同金額大于等于30萬元，且小于60萬元，公司招投標(biāo)流程（中標(biāo)通知書），經(jīng)理辦公會審議（會議紀(jì)要）；

③合同金額在5萬元(含)以上的經(jīng)理辦公會審議（經(jīng)理辦公會議紀(jì)要）；

（2）審核合同約定付款規(guī)定；

①一般大型工程合同先預(yù)付、再按照工程進度付款，最后留質(zhì)保金；

②預(yù)付情況：按照合同約定，資金支付單是否按照預(yù)付比例支付；對方是否開具相應(yīng)憑證（發(fā)票或收據(jù)）、合同關(guān)鍵頁；

③支付進度情況：金額（合同金額*進度-以前支付金額）工程支付證書及工程支付申請表（對方單位及我方單位簽字蓋章），對方單位提供憑證（一般為發(fā)票）、合同關(guān)鍵頁；

④支付尾款（工程竣工驗收后支付）：金額（決算金額-以前支付金額-質(zhì)保金）、工程支付證書及工程支付申請表、驗收報告（對方單位及我方單位簽字蓋章，注明驗收時間）、發(fā)票（注意以前未開具發(fā)票，本次一并補清，發(fā)票金額和決算金額一致）、合同關(guān)鍵頁；

⑤質(zhì)保金支付：金額（決算金額或合同金額*質(zhì)保金比例/決算金額-以前累計支付）、到期工程質(zhì)量無問題相關(guān)報告、合同關(guān)鍵頁、檢查發(fā)票是否開具齊全；

（3）審核資金申請單及發(fā)票

資金申請單中、“收款單位”、“開戶賬號”、“金額”（大小是否寫一致）；發(fā)票流和資金流一致。

合同與發(fā)票信息中單位名稱、賬號、金額一般與“資金申請表”中所填信息一致；

‚發(fā)票審核

發(fā)票真?zhèn)未_定（稅務(wù)局官網(wǎng)查詢）、發(fā)票信息是否齊全（購銷兩方信息）、發(fā)票專用章、發(fā)票最后一行署名實名（開票人實名）、發(fā)票背書簽名。

2、其他合同資金支付審核要點

（1）審核參照工程類合同資金支付審核；

（2）采購合同資金支付需要請購單、領(lǐng)用單（食堂福利一般不需要）、簽呈；

（二）無合同資金支付審核要點

1、采購類資金支付

（1）辦公用品類采購支付所需附件：資金申請表、發(fā)票、發(fā)票清單、請購領(lǐng)用單，簽呈（固定資產(chǎn)類、工程采購類及預(yù)算外的非日常性業(yè)務(wù)）、比價材料（詳見小額零星管理辦法）；

①請購單、領(lǐng)用單數(shù)量型號與發(fā)票內(nèi)容相吻合；請購單簽字（使用部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合部簽字、總經(jīng)理大于等于1000元）、領(lǐng)用單（使用部門負責(zé)人和綜合部簽字）；

②發(fā)票審核:金額、開票信息、查詢真?zhèn)?、發(fā)票背書；

③資金申請表審核：付款信息與發(fā)票一致（墊付情況除外）；

④時間邏輯順序：領(lǐng)用單時間不早于請購單、發(fā)票時間不早于請購單；

（2）維修物品采購支付所需附件：資金申請表、發(fā)票、發(fā)票清單、請購領(lǐng)用單、簽呈（非日常需求）、比價材料（維保單位不需要，其他詳見小額零星管理辦法）；

①請購領(lǐng)用單、領(lǐng)用單數(shù)量型號與發(fā)票內(nèi)容相吻合；請購單簽字（使用部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合部簽字）、領(lǐng)用單；

②發(fā)票審核:金額、開票信息、查詢真?zhèn)巍l(fā)票背書；

③資金申請表審核：付款信息與發(fā)票一致（墊付情況除外）；

物品采購申請單范文第4篇

為有利于各部門工作的正常開展，規(guī)范管理辦公用品，合理控制各類辦公用品的正常使用，在滿足工作需要的前提下做到勤儉節(jié)約，特制定該管理制度。

一、辦公用品的采購

（一）本制度所稱辦公用品指除水文設(shè)施設(shè)備外，各科室日常需要的辦公用品及文印消耗品。

（二）消耗性辦公用品由各科室向辦公室申報，每月25日前由辦公室統(tǒng)一提出次月辦公用品購買計劃表，經(jīng)分管局長審核后，由辦公室統(tǒng)一購置、發(fā)放、登記和管理。

（三）辦公用品類固定資產(chǎn)每年申請報廢一次，報廢后將辦公用品交回辦公室，需要新購置的每年10月底可申請采購一次。

（四）辦公易耗品由辦公室根據(jù)耗量，提出書面計劃，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，交采購員購買，驗收入庫無誤簽字后方可報銷。

（五）有專項資金的會議和項目所需辦公用品，由辦公室指定人員購買，在專項資金中報銷。

（六）購買各類物品時，要重實用、重質(zhì)量，對量大、金額大的物品做到3人以上參與詢價采購，貨比三家，價廉、物美、實用。

（七）購買的辦公用品需建立入出庫制，并由接收人在物品發(fā)貨單上簽字，報銷應(yīng)憑發(fā)票和簽收的發(fā)貨單報賬。

二、辦公用品的使用和借用

（一）辦公用品領(lǐng)用，需填報領(lǐng)用申請單，經(jīng)各單位負責(zé)人簽字同意，聯(lián)系分管局長審核后，由分管辦公用品的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能領(lǐng)用。

（二）各部門所領(lǐng)辦公用品均屬水文局公有財產(chǎn)，只能用于工作所需，絕不允許據(jù)為已有。

（三）各類專項項目領(lǐng)用的辦公用品、耗材等按成本核算價格，計入專項項目成本。

（四）因工作需要借用公共辦公用品（如照相機、攝像機等）時，要履行相關(guān)借用手續(xù)。借用前，保管人員及借用人員要仔細檢查辦公用品有無損壞，并在借用人員應(yīng)在借用單上簽字；歸還時，仍然要仔細檢查其有無損壞及損壞程度，在歸還單上詳細備注并簽字。

三、辦公用品的管理

（一）辦公日常用品，均由辦公室統(tǒng)一登記造冊，集中管理。

（二）各類物資存放要做到安全，避免物資損壞；物資要分類存放，清理記賬，列好收支明細表，做到心中有數(shù)。

（三）借用公物，必須登記入冊，按時歸還。

（四）各科室所需辦公用品，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)取單。

（五）原則上公物不得外借或合用，外單位因特殊情況借用我局公物，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)，辦公室統(tǒng)一登記并辦理借還手續(xù)。

（六）發(fā)給各科室的辦公用品，要管好、用好，不得亂放亂扔或損壞遺失，人為損壞或因保管不善遺失的，責(zé)任人按價賠償。

物品采購申請單范文第5篇

關(guān)鍵詞：政府采購；協(xié)議采購；供貨流程

Suggestions of the process of purchasing by agreement for universities in Beijing

Xue Hong

Beijing union university, Beijing, 100101, China

Abstract: The way of purchasing by agreement is one of those adopted by universities in Beijing, which has been broadly accepted and widely utilized. The recent process and method of purchasing and supply were well analyzed in this essay. According to my experiences , this paper gave out my own suggestions as well.

Key words: government procurement; procurement by agreement; process of supply

當(dāng)前北京市屬高校政府采購的方式主要有項目采購、協(xié)議采購和分散采購等幾種模式。其中協(xié)議采購是指事先通過公開招標(biāo)的采購方式，統(tǒng)一確定中標(biāo)供應(yīng)商及其所品的品牌、價格、供貨期限、服務(wù)承諾等內(nèi)容，用協(xié)議的形式加以明確，各單位采購人在協(xié)議范圍內(nèi)進行詢價采購的一項政府采購管理制度。協(xié)議采購具有規(guī)范政府采購市場、采購流程，以及提高采購效率、降低政府采購成本幾大優(yōu)勢。隨著市場的變化，采購流程也在不斷變化。

1 協(xié)議采購新舊流程

1.1 舊流程

(1)采購人員向主管校領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)遞交申請報告。

(2)申請報告獲得批準(zhǔn)后，采購人員通過北京財政局北京財政網(wǎng)(bjcz.省略)，查找所需的協(xié)議采購商品；在確定好需要購買的產(chǎn)品類型和規(guī)格型號后，填寫協(xié)議采購申請單，交校國資處。

(3)國資處同意后，由專人在財政專網(wǎng)上錄入，提交訂單。

(4)市教委和市財政局在專網(wǎng)上分別對其協(xié)議采購商品進行審批，并決定是否同意購買。

(5)若審批通過，供貨商可在專網(wǎng)上看到協(xié)議采購商品，并形成電子合同。國資處由專人在網(wǎng)上確認合同，供貨商將打印好的合同送到購貨單位，經(jīng)雙方確認簽訂采購合同。

(6)供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)送貨；學(xué)校通過網(wǎng)絡(luò)打印出商品結(jié)算明細單，交給供應(yīng)商簽字蓋章后，再送回學(xué)校確認。

(7)供貨商和學(xué)校分別將相應(yīng)的文件存檔備案。

1.2 新流程

(1)采購人員向主管校領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)遞交申請報告。

(2)申請報告獲得批準(zhǔn)后，采購人員通過北京市政府采購中心網(wǎng)(bgpc.省略)查詢相關(guān)協(xié)議采購商品。在確定好需要購買的產(chǎn)品類型和規(guī)格型號后，與供貨商議價。最后填寫協(xié)議采購申請單，交校國資處。

(3)經(jīng)國資處審核同意后，采購人員給供貨商打電話，通知供貨。

(4)供貨商下載合同范本，送到學(xué)校，雙方簽訂合同。

(5)供貨商在規(guī)定時間內(nèi)供貨，采購人驗收、付款。供貨商網(wǎng)上填報結(jié)算明細單，雙方簽字確認。

(6)供貨商和學(xué)校分別將相應(yīng)的文件存檔備案。

2 協(xié)議采購新舊流程的各自特點

2.1 協(xié)議采購舊流程的特點

(1)審批程序復(fù)雜和采購手續(xù)煩瑣。在采購辦公用品過程中，要經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)、校級領(lǐng)導(dǎo)、市教委、財政局的審批。在整個協(xié)議采購過程中，各級領(lǐng)導(dǎo)審批和簽字，專網(wǎng)錄入，市教委審批，財政局在專網(wǎng)上審批，供應(yīng)商在專網(wǎng)上出合同，采購單位在專網(wǎng)上確認合同，供應(yīng)商將紙質(zhì)合同送到采購單位簽合同，供應(yīng)商送貨，采購單位出結(jié)算單，雙方在結(jié)算書上簽字蓋章等。運作方式煩瑣，讓人感到頭疼。

(2)采購時間相對過長。在財政專網(wǎng)上，市教委和市財政局對協(xié)議采購商品進行審批，有時要經(jīng)過幾天的時間才能完成，最長曾達到一個星期，嚴重影響了單位的使用。再有，當(dāng)今辦公用品變化快，新性能、新功能的產(chǎn)品不斷涌現(xiàn)，財政網(wǎng)上產(chǎn)品也在不斷更新，若采購時間過長，將出現(xiàn)產(chǎn)品型號和價格改變的情況，導(dǎo)致采購人員還要從新辦理采購手續(xù)，從而造成學(xué)校采購管理部門、市級審批部門、供貨商等多方的重復(fù)勞動。

2.2 協(xié)議采購新流程的特點

(1)審批程序和采購手續(xù)簡化。新流程省去了市教委和市財政局在專網(wǎng)上的審批過程，省去校國資處專人在網(wǎng)上錄入的過程。采購合同和結(jié)算單全部由供貨商打印，節(jié)省了時間和人力。

(2)協(xié)議采購時間縮短，由于以上運作方式和手續(xù)的簡化，大大縮短了采購周期。

總之，新的協(xié)議采購流程給采購雙方帶來極大的便利，手續(xù)簡便、快捷，省時省力。

3 協(xié)議采購新流程中存在的問題

一年來，我們按照新協(xié)議采購流程進行工作的同時，也感到了某些不便：

(1)協(xié)議采購流程的變更沒有及時通知。2010年國慶節(jié)后，一些想買辦公用品的教師發(fā)現(xiàn)北京市財政局主頁中的協(xié)議采購商品欄目中的常用辦公用品內(nèi)容全部取消了，當(dāng)時我們以為是正常產(chǎn)品更換階段。但是幾天后，該網(wǎng)還是這樣，給北京市財政局打電話后才知道，協(xié)議采購網(wǎng)址已更換成北京市政府采購中心網(wǎng)。這樣重大的變化，事前沒有任何通知，對新網(wǎng)址的使用也沒有任何的培訓(xùn)和說明，造成我們當(dāng)時的采購工作很被動。

(2)在審批程序上。舊的協(xié)議采購程序雖然復(fù)雜，但它能夠嚴格管理學(xué)校的協(xié)議采購，規(guī)范其過程，不易出問題。2010年上半年，市教委在市屬高校進行辦公設(shè)備資產(chǎn)清查，對辦公設(shè)備配備情況進行了統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)不少學(xué)校辦公設(shè)備數(shù)量超標(biāo)。于是教委在協(xié)議采購專網(wǎng)上，對購買超標(biāo)的辦公設(shè)備，審批時一律不予通過，使這些學(xué)校辦公設(shè)備數(shù)量得到了控制。但是新的采購程序省去了這一環(huán)節(jié)，學(xué)校短時間內(nèi)也沒有制定出明確的管理辦法。

(3)在采購手續(xù)上。新采購流程同樣也出現(xiàn)過問題，比如在采購辦公設(shè)備中，由于新采購流程規(guī)定采購人可直接給供貨商打電話，詢問商品型號和價格，供貨商和采購人員簽訂合同后就可送貨。而省去了舊程序要在專網(wǎng)上錄入、再由市教委和市財政局網(wǎng)上審批的過程。這樣可能會出現(xiàn)采購人員還未向部門領(lǐng)導(dǎo)和國資處提出申請并得到同意，就先向供貨商打電話詢問商品價格，在沒有簽訂合同的情況下，供貨商就將商品送來，然后采購人員再向相關(guān)部門提出購物申請。這種先斬后奏的情況給學(xué)校辦公設(shè)備采購及管理帶來了混亂。再比如：以前舊流程是采購人員交申請單，國資處專人在專網(wǎng)上錄入，經(jīng)審批后，供貨商在專網(wǎng)形成合同，一級連一級，設(shè)備型號和價格不會出現(xiàn)差錯。但是新流程是采購人員給供貨商打電話訂貨，我校曾出現(xiàn)過供貨商送來貨的型號、價格及合同(供貨商將貨與合同同時送來)與協(xié)議采購申請單不符的情況，于是又退貨并讓供貨商改合同。

(4)關(guān)于議價問題。新的政采網(wǎng)上，辦公設(shè)備處標(biāo)的政府采購價格為最高限價，規(guī)定采購人員在實際采購中可以與供貨商議價。但在實際運作中，絕大部分供貨商根本不議價。有時如果買的辦公用品多，或者設(shè)備價格高，供貨商有可能采用贈送東西的方式，這樣也會產(chǎn)生一些問題，一般情況下采購人員不會將所送物品主動入賬，因此給國有資產(chǎn)的管理造成很大困難。

(5)不能保證按時供貨。在新協(xié)議政采網(wǎng)上，增加供貨服務(wù)商詳細信息項目中，有供貨服務(wù)商的庫存和送貨時間，按理說這兩項的增加能方便采購人選擇供貨商并保證按時供貨。但是在實際運作中卻出現(xiàn)問題，我校一部門在購買三臺筆記本電腦時，網(wǎng)上的庫存顯示有貨，送貨時間寫著10天，可實際上供貨商沒有貨，要拿著合同向廠商訂制，一個多月后才送貨。雖然是個別現(xiàn)象，但是會讓采購人員對政采網(wǎng)的信譽有所顧慮。

(6)其他問題。辦公用品的種類和價格不全，也就是說價格較低的產(chǎn)品不多。2010年年底，我校計劃買一臺打印機，在京東網(wǎng)上找到一款，價格幾百元人民幣。但是按規(guī)定，必須在政采網(wǎng)上購買，可是政采網(wǎng)上的激光打印機沒有這一款，最便宜的也得上千元，這樣就造成不必要的浪費。政采網(wǎng)上雖有一項可參考的中關(guān)村商品價格，可是到目前為止，大部分產(chǎn)品這一項還是空白。

4 建議

4.1 加強培訓(xùn)和學(xué)習(xí)

建議政采網(wǎng)協(xié)議采購形式及內(nèi)容變更時，要及時通知各采購單位，同時希望政采網(wǎng)對各校負責(zé)協(xié)議采購人員及各供貨商定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)及經(jīng)驗交流，不斷提高業(yè)務(wù)水平，要求嚴格按規(guī)章制度辦事，以便能夠更好地勝任工作。

4.2 加強審批及購買手續(xù)的管理

建議建立一個由市教委與各高校國資處聯(lián)合控制的協(xié)議采購辦公設(shè)備管理平臺；或者執(zhí)行由市教委統(tǒng)一制定的辦公設(shè)備采購管理辦法，以此達到采購審批及數(shù)量控制的作用。

4.3 加強采購內(nèi)容的管理

(1)建議政采網(wǎng)要加快產(chǎn)品的更新速度，增加辦公設(shè)備的種類，特別是要增加價格較低的產(chǎn)品種類，比如像鼠標(biāo)和鍵盤等，因為這類設(shè)備實驗室?guī)缀趺繉W(xué)期都要更換。

(2)對議價方式制訂一個規(guī)范的管理辦法，比如超過多少件數(shù)或超過多少錢的辦公設(shè)備可議價等。

(3)對價格來說，政府采購網(wǎng)上的價格肯定拼不過京東網(wǎng)上的價格，那就應(yīng)該在產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品配制和產(chǎn)品售后服務(wù)上做文章。如有條件，最好將每一辦公設(shè)備都標(biāo)注上中關(guān)村商品價格，供采購人員購買設(shè)備時參考。

協(xié)議采購作為政府采購的一種方式，已在市屬高校采購工作中得到普遍認可和廣泛應(yīng)用，因此協(xié)議采購的供貨流程與方式只有與時俱進、不斷更新，才能得到更好的發(fā)展。