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【關(guān)鍵詞】固定資產(chǎn);清查盤點(diǎn);指引
我們在開展固定資產(chǎn)清查工作最主要的一個步驟,就是進(jìn)行清查盤點(diǎn),為保證清查盤點(diǎn)順利進(jìn)行,就必須對學(xué)校各部門固定資產(chǎn)盤點(diǎn)工作進(jìn)行指導(dǎo)。梳理清查盤點(diǎn)中的重點(diǎn)、要點(diǎn),指導(dǎo)和規(guī)范資產(chǎn)清查工作的具體操作程序,提高工作效率,我們編寫了本工作要點(diǎn),供各資產(chǎn)使用單位在開展資產(chǎn)清查工作中參考借鑒。
1 盤點(diǎn)工作的組織與實(shí)施
各單位需根據(jù)資產(chǎn)清查工作的總體要求,安排至少一名主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行總的統(tǒng)一協(xié)調(diào)工作,依據(jù)本單位資產(chǎn)實(shí)際情況實(shí)行統(tǒng)一盤點(diǎn)和分組盤點(diǎn),確保盤點(diǎn)工作的順利進(jìn)行。
1.1 盤點(diǎn)準(zhǔn)備工作
1)在進(jìn)行盤點(diǎn)工作之前,各單位資產(chǎn)管理員應(yīng)通過資產(chǎn)信息系統(tǒng)對本單位資產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面檢查,并對待處理的事項(xiàng)進(jìn)行處理,保證后續(xù)清查工作的順利開展(詳見《行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查信息系統(tǒng)用戶手冊》)。
2)明確從賬到物,從物到賬的盤點(diǎn)方法,對需要使用計(jì)量器具盤點(diǎn)的存貨準(zhǔn)備相關(guān)計(jì)量器具。
3)實(shí)施實(shí)地盤點(diǎn)工作之前召開盤點(diǎn)工作布置會,使所有參與盤點(diǎn)工作人員了解盤點(diǎn)計(jì)劃和工作內(nèi)容。
1.2 實(shí)地盤點(diǎn)工作
各單位盤點(diǎn)工作人員在進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)基于系統(tǒng)資產(chǎn)卡片,選擇相應(yīng)的盤點(diǎn)方式進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)(采用人工實(shí)物盤點(diǎn)和條碼掃描槍盤點(diǎn)相結(jié)合的方式),對已盤點(diǎn)而未粘貼條碼的補(bǔ)充粘貼條碼或其他盤點(diǎn)標(biāo)識,保證所有資產(chǎn)均被清點(diǎn),且無重復(fù)盤點(diǎn)的情況(對批量購置的家具、設(shè)備,需打印出相同條碼逐一粘貼,防止遺漏;對于無法粘貼標(biāo)簽的資產(chǎn)應(yīng)將標(biāo)簽做好備案與設(shè)備存放一起)。另外,在實(shí)地盤點(diǎn)時(shí)注意觀察資產(chǎn)的實(shí)物狀態(tài)(在用、閑置、報(bào)廢、毀損等),并做好記錄進(jìn)行注明。
1.3 盤點(diǎn)結(jié)果的確認(rèn)
1)對實(shí)地盤點(diǎn)情況進(jìn)行整理,考慮清查日和清查基準(zhǔn)日的變化,勿將基準(zhǔn)日后的資產(chǎn)重復(fù)盤點(diǎn)。
2)將盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行導(dǎo)入或錄入資產(chǎn)清查系統(tǒng),對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行檢查(詳見《行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查信息系統(tǒng)用戶手冊》),初步確定盤盈、盤虧數(shù)額。
3)對盤盈、盤虧、毀損、報(bào)廢的各項(xiàng)資產(chǎn)需查明原因,提供技術(shù)鑒定資料及做出文字說明。
4)在以上基礎(chǔ)上形成盤點(diǎn)結(jié)果,并由單位負(fù)責(zé)人及自查管理員簽字確認(rèn)。
2 固定資產(chǎn)損溢應(yīng)提供的佐證材料
2.1 盤盈的固定資產(chǎn)應(yīng)提供的內(nèi)容。
1)固定資產(chǎn)盤盈匯總情況(包括盤盈的數(shù)量、金額等)。
2)保管人對于盤盈情況的說明(逐項(xiàng)說明)。
3)盤盈固定資產(chǎn)的價(jià)值確定依據(jù)(發(fā)票、同類固定資產(chǎn)的市場價(jià)格、類似資產(chǎn)的購買合同、發(fā)票或竣工決算資料等相關(guān)憑據(jù))。
4)單項(xiàng)或批量數(shù)額較大的固定資產(chǎn)的盤盈,單位難以取得價(jià)值確認(rèn)依據(jù)的,經(jīng)學(xué)校資產(chǎn)清查領(lǐng)導(dǎo)小組同意后,應(yīng)委托具有專業(yè)勝任能力的資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu),出具評估報(bào)告。
2.2 盤虧固定資產(chǎn)應(yīng)提供內(nèi)容
1)固定資產(chǎn)損失專項(xiàng)說明表(祥見附件)。
2)盤虧情況說明(需按照一物一說明的原則,逐項(xiàng)逐件做出專項(xiàng)說明)。
3)單位內(nèi)部核批文件(附本單位會議紀(jì)要)。
4)單位內(nèi)部出具的責(zé)任認(rèn)定(涉及賠償?shù)?,?yīng)說明賠償比例)。
2.3 報(bào)廢、毀損的固定資產(chǎn)應(yīng)提供內(nèi)容
1)固定資產(chǎn)損失專項(xiàng)說明表(祥見附件)。
2)報(bào)廢、毀損情況說明(需按照一物一說明的原則,逐項(xiàng)逐件做出專項(xiàng)說明)。
3)單位內(nèi)部核批文件(附本撾換嵋榧鴕)。
4)不可抗力原因(自然災(zāi)害、意外事故)造成固定資產(chǎn)毀損、報(bào)廢的,應(yīng)有事故處理報(bào)告、車輛報(bào)損證明、房屋拆除證明、受災(zāi)證明等鑒定報(bào)告。
5)單位內(nèi)部出具的責(zé)任認(rèn)定(涉及賠償?shù)模瑧?yīng)說明賠償比例)。
2.4 被盜的固定資產(chǎn)應(yīng)提供內(nèi)容
1)固定資產(chǎn)損失專項(xiàng)說明表(祥見附件)。
2)向公安機(jī)關(guān)的報(bào)案記錄,公安機(jī)關(guān)立案、破案和結(jié)案的證明材料。
3)單位內(nèi)部有關(guān)核批文件。
4)如涉及保險(xiǎn)理賠的,附理賠資料。
5)單位內(nèi)部出具的責(zé)任認(rèn)定(涉及賠償?shù)?,?yīng)說明賠償比例)。
3 其他說明
3.1 定期溝通制度
各單位定期(具體按照學(xué)校資產(chǎn)清查領(lǐng)導(dǎo)小組要求執(zhí)行)將資產(chǎn)清查的工作情況通過電郵或書面形式進(jìn)行匯報(bào)至國有資產(chǎn)管理處。內(nèi)容主要包括各單位目前的工作進(jìn)度,清查工作中遇到的問題及需要資產(chǎn)清查領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)的事項(xiàng)。
3.2 重大問題請示報(bào)告制度
各單位在清查工作中遇到的重大、緊急的、需及時(shí)與有關(guān)各方溝通及協(xié)調(diào)處理的問題,經(jīng)各單位提出初步意見后,以重大問題報(bào)告的形式隨時(shí)向資產(chǎn)清查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室(國有資產(chǎn)管理處資產(chǎn)科)報(bào)告。
3.3 工作簡報(bào)制度
資產(chǎn)清查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室視清查工作需要,不定期形成工作簡報(bào),向相關(guān)單位就有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行通報(bào)。
3.4 實(shí)地核查制度
資產(chǎn)清查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室視清查工作需要,對問題突出的單位和部門進(jìn)行實(shí)地核查。
固定資產(chǎn)專項(xiàng)損失情況表
關(guān)鍵詞:資金控制 固定資產(chǎn)
一、資金控制
1.國家頒布的《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中明確要求:“出納人員不得兼管稽核、會計(jì)檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)帳目的登記工作?!倍鴮?shí)際工作中不相容職責(zé)未分離現(xiàn)象屢見不鮮。由于人手問題,企業(yè)經(jīng)常存在一人擔(dān)當(dāng)多角的情況。比如出納進(jìn)行收、付類帳務(wù)憑證編制及編制銀行余額調(diào)節(jié)表。不相容職責(zé)未進(jìn)行恰當(dāng)分離可能導(dǎo)致舞弊發(fā)生。尤其是出納做賬將使得敏感度很高的現(xiàn)金和銀行存款管理出現(xiàn)漏洞。
筆者認(rèn)為公司應(yīng)通過增設(shè)人員或改變分工的方式解決不相容職責(zé)的分離問題。如條件允許,各個公司可以增設(shè)財(cái)務(wù)人員。如條件不允許,則可通過調(diào)整分工的方法。如出納不能接觸現(xiàn)金及銀行存款賬務(wù)處理,但是可以接替其他財(cái)務(wù)人員不涉及貨幣資金的賬務(wù)處理,如固定資產(chǎn),存貨等。
財(cái)務(wù)部編制收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)帳目憑證均應(yīng)由財(cái)務(wù)會計(jì)負(fù)責(zé)。在取得銀行對賬單之后,每月由財(cái)務(wù)部會計(jì)編制銀行余額調(diào)節(jié)表,勾對未達(dá)賬項(xiàng),并查找原因。
2.結(jié)賬流程沒有書面規(guī)范及檢查機(jī)制。缺乏書面的結(jié)賬流程將導(dǎo)致結(jié)賬工作沒有具體時(shí)間安排,結(jié)賬時(shí)間無法保證。沒有具體負(fù)責(zé)人和復(fù)核人的設(shè)置,將導(dǎo)致結(jié)賬流程缺乏有效監(jiān)控。
因此建議企業(yè)應(yīng)以書面文件形式對結(jié)賬流程作出規(guī)范,由財(cái)務(wù)部下發(fā)正式文件或工作指令,規(guī)范各個分公司的財(cái)務(wù)結(jié)賬流程,同時(shí)編制正式的關(guān)賬檢查清單下發(fā)各分公司財(cái)務(wù)部,由相關(guān)執(zhí)行人員填寫。關(guān)賬清單應(yīng)至少包括以下內(nèi)容:關(guān)賬方法,財(cái)務(wù)軟件的操作規(guī)則,每一個關(guān)賬環(huán)節(jié)的執(zhí)行負(fù)責(zé)人,審核負(fù)責(zé)人,執(zhí)行和審核時(shí)間點(diǎn),完成關(guān)帳流程出具報(bào)表的日期。為做好監(jiān)督,財(cái)務(wù)科長每月一次核查,檢驗(yàn)執(zhí)行人員結(jié)賬時(shí)間和簽字確認(rèn)。全部事項(xiàng)完成后由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對關(guān)賬清單進(jìn)行復(fù)核并最終簽字確認(rèn)。
3.未保留書面的現(xiàn)金盤點(diǎn)記錄。雖然出納核對現(xiàn)金日記賬并盤點(diǎn)現(xiàn)金庫存。但是未登記現(xiàn)金盤點(diǎn)表,也沒有留下正式書面證據(jù)不利于現(xiàn)金實(shí)物管理。建議財(cái)務(wù)出納進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn)之后登記現(xiàn)金盤點(diǎn)表,并簽字確認(rèn);財(cái)務(wù)會計(jì)每月監(jiān)盤現(xiàn)金盤點(diǎn)也登記現(xiàn)金盤點(diǎn)表,并分別簽字確認(rèn)。
4.票據(jù)管理有待完善。通過查閱公司《財(cái)務(wù)管理工作考核辦法》及《會計(jì)崗位責(zé)任制度》等相關(guān)財(cái)務(wù)制度,其中未要求出納定期盤點(diǎn)票據(jù),登記票據(jù)盤點(diǎn)表。票據(jù)管理制度不完善,會因日常工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范指引,導(dǎo)致工作混亂。對應(yīng)收應(yīng)付票據(jù)缺乏有效的管理,可能導(dǎo)致資產(chǎn)損失。
建議財(cái)務(wù)部完善相關(guān)財(cái)務(wù)管理制度中對資金、票據(jù)的管理規(guī)定,要求出納嚴(yán)格執(zhí)行票據(jù)盤點(diǎn):每月核對已領(lǐng)用及作廢支票及空白支票的數(shù)量,定期盤點(diǎn)匯票,并登記保存票據(jù)盤點(diǎn)表,確保票據(jù)的安全。并由財(cái)務(wù)主管會計(jì)現(xiàn)場監(jiān)盤盤點(diǎn),且在盤點(diǎn)表上簽字確認(rèn)。
二、固定資產(chǎn)流程
固定資產(chǎn)是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。規(guī)范固定資產(chǎn)管理對企業(yè)運(yùn)營和財(cái)務(wù)核算有重大作用。企業(yè)通常會對資產(chǎn)的購買審批有比較規(guī)范的制度和流程。但是細(xì)節(jié)不完善會導(dǎo)致管理失效和財(cái)務(wù)核算的混亂。
1.公司對固定資產(chǎn)入賬的及時(shí)性沒有預(yù)防性和檢查性控制,有可能導(dǎo)致固定資產(chǎn)入賬不及時(shí)。通常固定資產(chǎn)的購置和審批是由企業(yè)專門的設(shè)備管理部門發(fā)起申請經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后財(cái)務(wù)付款。財(cái)務(wù)人員并不直接掌握固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)。何時(shí)入賬通常是根據(jù)收到發(fā)票時(shí)間。對于達(dá)到預(yù)定可使用狀態(tài)而又未及時(shí)入賬的固定資產(chǎn),會對財(cái)務(wù)報(bào)表的資產(chǎn)分類列報(bào)產(chǎn)生影響,同時(shí)會導(dǎo)致折舊費(fèi)用的計(jì)算錯誤。
公司應(yīng)在固定資產(chǎn)管理辦法中加入保證固定資產(chǎn)及時(shí)入賬的措施,并要求固定資產(chǎn)采購部門根據(jù)運(yùn)輸單,驗(yàn)收單或試運(yùn)行報(bào)告等憑證確定固定資產(chǎn)達(dá)到預(yù)定可使用狀態(tài)的日期,形成書面報(bào)告,交由財(cái)務(wù)部門,于當(dāng)月記賬。
同時(shí),公司要每季度對新增或新轉(zhuǎn)固的固定資產(chǎn)進(jìn)行檢查,結(jié)合運(yùn)輸單、驗(yàn)收單等檢查固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)固的及時(shí)性,如發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)固晚了的固定資產(chǎn),及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。
2.沒有定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn),而僅是定期進(jìn)行賬面盤點(diǎn)。這可能存在賬實(shí)不符的情況無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)。也無法對資產(chǎn)運(yùn)行狀態(tài),有無丟失或毀損進(jìn)行有效地監(jiān)測。企業(yè)應(yīng)每年對固定資產(chǎn)進(jìn)行一次全面盤點(diǎn),并按季度進(jìn)行抽盤,制作盤點(diǎn)表和盤點(diǎn)差異匯總表。盤點(diǎn)工作應(yīng)有生產(chǎn)部人員和財(cái)務(wù)部人員同時(shí)在場進(jìn)行。如有需要,有技改部專家對固定資產(chǎn)的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行評估。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)包括數(shù)量,運(yùn)行狀態(tài)是否良好,技術(shù)指標(biāo)是否正常等描述。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)由參與盤點(diǎn)各方簽字。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量差異或由于損壞造成的減值跡象,生產(chǎn)部應(yīng)查明原因,并對上述差異進(jìn)行匯總匯報(bào),經(jīng)生產(chǎn)部部長簽字后交由財(cái)務(wù)部進(jìn)行會計(jì)處理。對于有減值跡象的固定資產(chǎn),應(yīng)結(jié)合外觀和技術(shù)淘汰問題評估,確認(rèn)減值損失。使資產(chǎn)賬面價(jià)值正確體現(xiàn)實(shí)際價(jià)值。
此外,企業(yè)還可以每年出具一份是否有市場因素和技術(shù)因素導(dǎo)致出現(xiàn)固定資產(chǎn)減值跡象的報(bào)告。
關(guān)鍵詞:固定資產(chǎn);問題;建議
一、南京市江寧醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀
醫(yī)院固定資產(chǎn)是指醫(yī)院為維持日常治病救人、護(hù)理病人而特有的、使用期限較長、單位價(jià)值較高,在使用過程中保持原有的實(shí)物形態(tài)的非貨幣性資產(chǎn)。其范圍包括病床、電視、空調(diào)等,醫(yī)院固定資產(chǎn)是維持醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)和提供服務(wù)保障的基本物質(zhì)基礎(chǔ),對醫(yī)院的核心競爭力有著直接的影響,是醫(yī)院賴以生存和發(fā)展的重要資源,因此它的重要性非常值得我們重視,它所面臨的問題需要我們認(rèn)真分析并提出新方案來解決。
當(dāng)前,大部分醫(yī)院主要采用歸口分級的管理模式進(jìn)行固定資產(chǎn)管理,院計(jì)財(cái)處負(fù)責(zé)全院固定資產(chǎn)價(jià)值與產(chǎn)權(quán)管理,各歸口部門負(fù)責(zé)具體的業(yè)務(wù)管理,即設(shè)備科負(fù)責(zé)管理醫(yī)療設(shè)備,信息科負(fù)責(zé)管理電子網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,后勤處負(fù)責(zé)管理家具,房屋建筑物,辦公室負(fù)責(zé)交通工具,統(tǒng)一入賬標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一賬卡管理模式。
二、南京市江寧醫(yī)院后勤固定資產(chǎn)管理中存在的問題
(一)多部門管理,權(quán)責(zé)不分
固定資產(chǎn)管理部門和使用部門職責(zé)、權(quán)限不明確。小到固定資產(chǎn)表格、卡片的制定,大到固定資產(chǎn)歸屬管理部門的明確,整個醫(yī)院缺乏統(tǒng)一的固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu),存在多頭管理問題,使固定資產(chǎn)管理職能分散,財(cái)務(wù)、設(shè)備、信息、后勤等部門權(quán)責(zé)界分不清,容易出現(xiàn)管理上的盲區(qū),造成固定資產(chǎn)購置、領(lǐng)用、保管等環(huán)節(jié)出現(xiàn)脫節(jié)問題。
(二)固定資產(chǎn)利用率較低
固定資產(chǎn)管理薄弱,內(nèi)部控制不夠嚴(yán)格,造成有些固定資產(chǎn)閑置、浪費(fèi)和損失,利用率低。尤其是后勤固定資產(chǎn)的價(jià)值低、可移動,所以普遍對后勤固定資產(chǎn)的重視程度不足,這就導(dǎo)致部分固定資產(chǎn)處于閑置狀態(tài),沒有發(fā)揮特定的作用的同時(shí)又占用了醫(yī)院的大量資金,造成醫(yī)院的資源浪費(fèi),也妨礙了醫(yī)院的更好發(fā)展。產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因首先在固定資產(chǎn)購買時(shí)沒有考慮過它的實(shí)用性,盲目購買的后果就會導(dǎo)致固定資產(chǎn)的后期利用率降低;其次是因?yàn)槭窃诤笄诠潭ㄙY產(chǎn)管理的時(shí)候沒有有效的使用計(jì)劃安排,有效統(tǒng)一的固定資產(chǎn)管理體系的缺乏使得固定資產(chǎn)在購買后的利用達(dá)不到預(yù)想的效果,造成了醫(yī)院的資源浪費(fèi)。
(三)清查、盤點(diǎn)制度執(zhí)行不到位
管理部門和使用科室不能定期進(jìn)行固定資產(chǎn)的清查、盤點(diǎn)。盤點(diǎn)前沒有安排熟悉的相關(guān)人員進(jìn)行,盤點(diǎn)時(shí)常發(fā)生錯盤、漏盤的現(xiàn)象發(fā)生,盤點(diǎn)后沒能及時(shí)生成盤點(diǎn)報(bào)表,有的生成盤點(diǎn)表對盤虧、盤盈未附文字說明原因。
(四)報(bào)廢過程、手續(xù)不完善
在醫(yī)院的具體工作中,有些科室認(rèn)為后勤固定資產(chǎn)價(jià)值較低,在不能使用時(shí)自行報(bào)廢處理,報(bào)廢后又沒有及時(shí)上報(bào)財(cái)務(wù)和管理部門核銷的情況,有些固定資產(chǎn)報(bào)廢時(shí)未經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)同意即發(fā)生報(bào)廢事實(shí)。同時(shí),有些固定資產(chǎn)由于資產(chǎn)使用部門無專人保管財(cái)產(chǎn),造成財(cái)產(chǎn)損失或丟棄,從而導(dǎo)致固定資產(chǎn)虧損,以上幾種情況發(fā)生均會導(dǎo)致固定資產(chǎn)賬面數(shù)和財(cái)務(wù)不符現(xiàn)象。
(五)管理方法落后
雖然現(xiàn)在多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)實(shí)施信息化管理,但只是簡單的數(shù)據(jù)錄入,有的未及時(shí)錄入,有的錄入時(shí)發(fā)生差錯,時(shí)常發(fā)生固定資產(chǎn)調(diào)劑給其它部門使用,但未更改使用部門,造成固定資產(chǎn)管理混亂,遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理模式的要求。
三、做好醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的對策
(一)明確職責(zé)權(quán)限主體
財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一制定固定資產(chǎn)管理卡片,管理部門負(fù)責(zé)登記且一式三份,一份交財(cái)務(wù)、一份交使用科室、一份管理部門留存。卡片詳細(xì)記錄資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、財(cái)產(chǎn)編碼和使用變動等具體情況。固定資產(chǎn)采購管理部門負(fù)責(zé)所屬部門固定資產(chǎn)的管理,定期前往使用部門進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn),并與賬務(wù)進(jìn)行核對。固定資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)本科室固定資產(chǎn)的管理,建立本科室固定資產(chǎn)臺賬,對固定資產(chǎn)的具體存放地點(diǎn)、使用人員進(jìn)行詳細(xì)登記。
(二)制定合理的程序
PDCA循環(huán)是我所認(rèn)同的一種可參考的模板,即Plan計(jì)劃、Do執(zhí)行、Check檢查、Act修正。將其借鑒到醫(yī)院固定資產(chǎn)管理上則可將此程序細(xì)分為初審申請、交由領(lǐng)導(dǎo)審批、采購、入庫、科室領(lǐng)用、調(diào)劑等各個環(huán)節(jié)全方位進(jìn)行管理,減少固定資產(chǎn)毀損和流失,確保賬實(shí)相符,提高固定資產(chǎn)使用效率。
(三)規(guī)范操作流程
固定資產(chǎn)管理涉及到物品的出入庫等方面工作,用科學(xué)的視角看即使是入庫一個小小的步驟也有非常嚴(yán)格的要求:物資是否合格,入庫后庫存時(shí)間定為多少合適、科室領(lǐng)用手續(xù)是否完備、對于棄置物品處理是否得當(dāng)?shù)龋虼藢⒚總€環(huán)節(jié)都考慮到并做到細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)即可使流程更加符合規(guī)范。
(四)定期進(jìn)行固定資產(chǎn)的清查、盤點(diǎn)
定期由固定資產(chǎn)管理部門組織對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查、盤點(diǎn),對盤盈、盤虧,以及在盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的具體問題,由財(cái)務(wù)部門與使用科室一起協(xié)同查明原因,形成書面報(bào)告,報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,按照會計(jì)制度規(guī)定進(jìn)行處理。財(cái)務(wù)和管理部門會同使用科室定期進(jìn)行賬、卡、物核對工作,完善固定資產(chǎn)檔案,確保賬賬相符、賬卡相符、賬物相符。
(五)加強(qiáng)固定資產(chǎn)報(bào)廢環(huán)節(jié)處理
加強(qiáng)固定資產(chǎn)報(bào)廢的管理,使資產(chǎn)與賬實(shí)保持一致。人員變動或裝修、改造、搬遷時(shí),及時(shí)通知?dú)w口管理部門,辦理相關(guān)手續(xù),并進(jìn)行賬務(wù)處理,對利用率低的閑置固定資產(chǎn)進(jìn)行內(nèi)部調(diào)撥。固定資產(chǎn)報(bào)廢應(yīng)首先由使用科室提出申請,經(jīng)維修部門檢查審核,確實(shí)沒有維修價(jià)值后,協(xié)同歸口管理部門到現(xiàn)場核對實(shí)物的名稱、型號是否一致,核實(shí)無誤后,使用科室將廢舊財(cái)產(chǎn)交給管理部門,廢舊資產(chǎn)回收管理人員在報(bào)廢單上簽字,會同財(cái)務(wù)部門對賬務(wù)進(jìn)行調(diào)整,以確保醫(yī)院資產(chǎn)的真實(shí)性。
四、結(jié)語
總之,醫(yī)院固定資產(chǎn)管理是一種既繁鎖又不容易做好的工作,只有明確權(quán)限主體,制定合理的程序,定期進(jìn)行固定資產(chǎn)的清查、盤點(diǎn),加強(qiáng)固定資產(chǎn)報(bào)廢環(huán)節(jié)管理,提高固定資產(chǎn)使用效率,從意識上重視,在管理環(huán)節(jié)上嚴(yán)格把關(guān),雙管齊下,以期能促進(jìn)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理更加科學(xué)合理。
參考文獻(xiàn):
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(一)賬務(wù)管理不清晰
目前看來,醫(yī)院的固定資產(chǎn)主要供臨床科室、醫(yī)療技術(shù)科室、行政職能、后勤保障等科室使用,根據(jù)其不同的工作職責(zé)使用著不同類別的固定資產(chǎn),因而他們是固定資產(chǎn)的實(shí)際使用者和擁有者,自己往往也設(shè)立了本科室的備查臺賬。而固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理主要是由財(cái)務(wù)科和資產(chǎn)管理科進(jìn)行總賬和三級明細(xì)賬的登記和管理。這樣很容易導(dǎo)致賬務(wù)管理與實(shí)物管理之間的不銜接,有時(shí)候固定資產(chǎn)實(shí)物應(yīng)工作需要調(diào)整到別科了,但因原使用科室沒及時(shí)上報(bào)給醫(yī)院資產(chǎn)管理科從而導(dǎo)致三級明細(xì)賬沒做任何賬務(wù)處理。因此賬務(wù)處理的嚴(yán)謹(jǐn)性與固定資產(chǎn)實(shí)物使用的即時(shí)性導(dǎo)致科室固定資產(chǎn)盤盈盤虧現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。設(shè)備使用的流動性強(qiáng)而缺乏行之有效的管理手段,必然影響固定資產(chǎn)賬目明細(xì)管理的清晰度。
(二)人工管理流程效率低下
賬務(wù)管理不清晰的背后是管理流程的不科學(xué)。固定資產(chǎn)的管理過程包括可行性調(diào)研、購入、驗(yàn)收、出入庫、入賬、折舊、維修、和報(bào)廢等,每一個流程對應(yīng)著不同的環(huán)節(jié)。在實(shí)際依靠人工進(jìn)行管理的傳統(tǒng)管理方式下,往往在設(shè)備資產(chǎn)購買后,使用科室人員和資產(chǎn)管理人員之間的確認(rèn)就存在問題。加上種類項(xiàng)目繁多,更是考慮到固定資產(chǎn)設(shè)備的存放地點(diǎn)分布于各個科室,進(jìn)行固定資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)管理時(shí),人工管理難免出現(xiàn)紕漏,復(fù)雜繁瑣的管理流程致使管理效率較為低下。
(三)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)及調(diào)用效率低
固定資產(chǎn)管理中效率低下的另一主要原因是對固定資產(chǎn)盤點(diǎn)和調(diào)用的管理,依靠人工效率低下也容易出現(xiàn)錯誤。固定資產(chǎn)的管理,由于其種類多、設(shè)計(jì)金額大、應(yīng)用分布廣的特點(diǎn),需要經(jīng)過定期的盤點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的賬賬、賬物和賬卡相符。傳統(tǒng)的管理方式主要是依靠人工進(jìn)行盤點(diǎn),手工記錄設(shè)備的使用現(xiàn)狀,因而無法保證所有記錄的統(tǒng)一性和客觀性,對折舊、磨損等的判斷會出現(xiàn)較大偏差,所以盤點(diǎn)周期長,效果也不夠理想。
二、條碼技術(shù)在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用
(一)條碼系統(tǒng)優(yōu)化固定資產(chǎn)管理流程,解決賬務(wù)管理問題
條碼管理是在固定資產(chǎn)引入時(shí)就貼上條碼,再對固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格型號、價(jià)值、入賬時(shí)間等各類信息進(jìn)行采集,將每一個設(shè)備的具體信息存入條碼。然后在固定資產(chǎn)的管理部門、財(cái)務(wù)部門、使用科室等管理環(huán)節(jié)上分別都安裝統(tǒng)一的條碼管理識別系統(tǒng),其中資產(chǎn)管理部門可設(shè)置不同部門對固定資產(chǎn)的使用、查詢權(quán)限。以后不管該設(shè)備因工作需要轉(zhuǎn)移到什么地方,都方便進(jìn)行設(shè)備的追溯,即時(shí)的進(jìn)行賬務(wù)核算和管理,從而解決了人工進(jìn)行固定資產(chǎn)管理過程中的賬務(wù)不清問題。
(二)條碼系統(tǒng)通過對固定資產(chǎn)的全程跟蹤,解決人工管理混亂問題
應(yīng)用條碼系統(tǒng),固定資產(chǎn)的整個過程的具體情況等信息都會在其條碼中被記錄下來,并可隨時(shí)生成關(guān)于固定資產(chǎn)的報(bào)表或數(shù)據(jù),從而對固定資產(chǎn)的流向、使用、磨損、折舊等進(jìn)行動態(tài)全過程的跟蹤,而且條碼系統(tǒng)可對所有固定資產(chǎn)按照其狀態(tài)進(jìn)行分類,大大提高了管理和使用效率。
(三)條碼系統(tǒng)通過手持設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn),提高盤點(diǎn)效率
條碼系統(tǒng)提供的手持設(shè)備,可實(shí)現(xiàn)對任何固定資產(chǎn)的隨時(shí)查詢。因而,固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)工作只需要在系統(tǒng)中首先進(jìn)行設(shè)備的自查,而后應(yīng)用手持終端掃描條形碼對設(shè)備的狀態(tài)進(jìn)行確認(rèn),通過復(fù)核后,便可實(shí)現(xiàn)對資產(chǎn)的財(cái)務(wù)狀況、使用情況、盤盈盤虧的清查,錯誤率大大降低,極大的提高了盤點(diǎn)效率。
三、條碼技術(shù)在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理中的未來發(fā)展趨勢
固定資產(chǎn)管理的主要內(nèi)容包括四方面:一是固定資產(chǎn)的購置和驗(yàn)收管理,主要是對所購置或自建的固定資產(chǎn)在計(jì)劃(預(yù)算)、購買、投資分析、驗(yàn)收方面的管理;二是固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)核算管理,根椐固定資產(chǎn)的入賬價(jià)值、折舊方法、折舊年限、后續(xù)支出、盤盈盤虧、報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理;三是固定資產(chǎn)的維護(hù)管理,在固定資產(chǎn)使用過程中對其進(jìn)行維修、技改等后續(xù)管理,及時(shí)地消除一些不安全因素,保證固定資產(chǎn)能夠正常地運(yùn)行,或者通過技術(shù)改造,提高固定資產(chǎn)使用效益或延長其使用壽命;四是固定資產(chǎn)報(bào)廢處理,對已無使用價(jià)值的固定資產(chǎn)進(jìn)行及時(shí)妥善處置。
二、目前企業(yè)固定資產(chǎn)管理存在的問題
1.對固定資產(chǎn)管理工作不夠重視目前,固定資產(chǎn)管理意識淡薄的現(xiàn)象在企業(yè)中普遍存在,即認(rèn)識不清,責(zé)任不清,家底不清。一是在思想上不重視,導(dǎo)致意識不到位,認(rèn)識不清。片面認(rèn)為只要抓好了生產(chǎn)經(jīng)營,提高業(yè)務(wù)量,就能提高企業(yè)效益,而固定資產(chǎn)管理只是為業(yè)務(wù)一線提供服務(wù)的“后勤”工作,于是很多企業(yè)資產(chǎn)管理就被邊緣化,成為了被淡忘的工作。二是一些企業(yè)重錢輕物、重用輕管,導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)家底不清。對于企業(yè)資產(chǎn)過去有多少、現(xiàn)在有多少、中途用了多少、庫存有多少、缺貨有多少,以及各種物品的規(guī)格、型號等,管理人員心中常常是只有一本糊涂帳,企業(yè)內(nèi)控機(jī)制不健全、制度執(zhí)行不力,不能定期清查、盤點(diǎn),形成“閑時(shí)不收拾,用時(shí)找不到”現(xiàn)狀。
2.固定資產(chǎn)管理制度不健全一些企業(yè)沒有一套行之有效的固定資產(chǎn)管理制度,誰該管、誰不該管,誰能管、誰不能管,管什么,界定不清,隨意性強(qiáng)。制度不健全,導(dǎo)致管理責(zé)任不清,管理松散。一是資產(chǎn)購置后,未建立固定資產(chǎn)臺賬或登記不全,無固定資產(chǎn)驗(yàn)收、登記等制度,也沒有建立固定資產(chǎn)卡片,固定資產(chǎn)的領(lǐng)用、調(diào)撥、轉(zhuǎn)移等沒有詳細(xì)記錄,造成資產(chǎn)使用狀況不明。二是未建立固定資產(chǎn)盤點(diǎn)制度,企業(yè)長期不對賬、不盤點(diǎn),沒有定期檢查和盤點(diǎn),造成賬實(shí)不符,監(jiān)管不力。三是固定資產(chǎn)索賠制度執(zhí)行不力,資產(chǎn)損毀、盤虧后,難以查明原因,追究責(zé)任。
3.固定資產(chǎn)核算不規(guī)范企業(yè)存在固定資產(chǎn)賬實(shí)不符、會計(jì)核算不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。一是很多企業(yè)財(cái)務(wù)賬面只反映固定資產(chǎn)總值,未建立固定資產(chǎn)明細(xì)分類賬,無法與固定資產(chǎn)實(shí)物管理部門實(shí)行賬賬核對,賬面失去了對實(shí)物的控制,賬面數(shù)與實(shí)物數(shù)無法核對。二是接受無償調(diào)撥、捐贈和其他渠道取得的固定資產(chǎn)未入賬,形成賬外資產(chǎn)。三是盤虧、盤盈,變賣、報(bào)廢等處置的資產(chǎn)未及時(shí)入賬及核銷,已經(jīng)報(bào)廢的固定資產(chǎn)還掛在財(cái)務(wù)賬上。四是固定資產(chǎn)的改建擴(kuò)建增加的部分作為費(fèi)用支出,未按規(guī)定計(jì)入固定資產(chǎn)價(jià)值;工程建設(shè)項(xiàng)目完工后未及時(shí)進(jìn)行竣工決算,致使固定資產(chǎn)入賬滯后,甚至竣工決算后一直未入賬或仍掛在“在建工程”賬戶中,沒有及時(shí)、正確地進(jìn)行賬務(wù)處理。
三、加強(qiáng)企業(yè)固定資產(chǎn)管理的對策
1.建立完善的固定資產(chǎn)管理制度。(1)建立固定資產(chǎn)盤點(diǎn)制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立完善的固定資產(chǎn)盤點(diǎn)制度,明確盤點(diǎn)人員組成、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)方式、盤點(diǎn)報(bào)告要求以及盤盈盤虧的處理等內(nèi)容。定期盤點(diǎn)的次數(shù)一定要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模、固定資產(chǎn)的數(shù)量確定,但是一年不能少于一次。通常固定資產(chǎn)盤點(diǎn)成員可以由固定資產(chǎn)的實(shí)物管理部門、財(cái)務(wù)部門以及使用部門等相關(guān)人員組成。對于盤盈盤虧的資產(chǎn)要分析原因,分清楚責(zé)任,按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行及時(shí)地處理。(2)建立固定資產(chǎn)的處置及報(bào)廢制度。企業(yè)對于固定資產(chǎn)處置一定要做到物盡其用,制定合理的設(shè)備報(bào)廢條件,對于一些超過規(guī)定使用年限和性能落后的零部件和主要結(jié)構(gòu),則需要及時(shí)地報(bào)廢。明確報(bào)廢要履行的審批程序,要求報(bào)廢手續(xù)及時(shí)傳遞到財(cái)務(wù)部門,確保在實(shí)物資產(chǎn)報(bào)廢后,賬面得到及時(shí)處理,避免報(bào)廢資產(chǎn)長期掛賬。(3)建立多部門聯(lián)動的固定資產(chǎn)實(shí)物管理制度。由于現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn),大部分是流水線生產(chǎn),生產(chǎn)線是聯(lián)動的,如果一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)故障,那么就會造成資產(chǎn)組的停產(chǎn),因此需要對固定資產(chǎn)實(shí)施全方位的管理:一是制定對固定資產(chǎn)全過程采取監(jiān)督的規(guī)章制度;二是需要建立一個完善的三級管理制度,實(shí)施基層使用部門、財(cái)務(wù)部以及實(shí)物歸口管理部門,采取業(yè)務(wù)處理統(tǒng)一管理,最終形成一個以流程作為導(dǎo)向的企業(yè)固定資產(chǎn)管理制度。
2.不斷完善企業(yè)固定資產(chǎn)的核算管理。(1)嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則,完善固定資產(chǎn)核算管理制度。針對固定資產(chǎn)入賬價(jià)值確認(rèn)、折舊方法選擇、后續(xù)支出核算、盤盈盤虧處理、報(bào)廢處置等,在遵循企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則的前提下制定企業(yè)自己的核算管理方法,作為財(cái)務(wù)工作具體指南。統(tǒng)一核算方法,并保持一致性,科學(xué)、客觀反映固定資產(chǎn)價(jià)值。(2)采取合適的方法計(jì)提折舊。企業(yè)通常采用直線法計(jì)提折舊,但考慮某些固定資產(chǎn)的具體特點(diǎn),可以采用加速折舊法,但折舊方法一經(jīng)選用,不得隨意調(diào)整。