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人事檔案管理數字化范文第1篇

【關鍵詞】大數據；人事檔案；數字化

1引言

在信息數字化時代，企事業(yè)人事檔案記錄著員工在職時工作、學習以及生活的整個過程，其與企事業(yè)職工的個人經歷、綜合素質、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯系。因此，基于大數據的人事檔案數字化管理系統(tǒng)，能夠有效革新傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，實現人事檔案管理的標準化以及服務便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]?；诖髷祿?a href="http://m.rqylqx.com/haowen/212829.html" target="_blank">數字化管理系統(tǒng)，主要是通過采集所需數據，并對其進行清洗、過濾，以及歸并后放入數據庫，方便未來工作時的信息數據提取以及深度分析，實現數據價值效應化[2]。因此，在大數據環(huán)境下，對企事業(yè)人事檔案進行數字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規(guī)范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數據，充分提高利用率。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，查詢人事檔案需要企事業(yè)單位各級職能部門相互協調，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續(xù)工作的時效性[3]?；诖髷祿娜耸聶n案管理，主要是將企事業(yè)員工的各類信息進行技術處理，實現人事檔案相關信息的數字化。與此同時，在大數據環(huán)境下，人事檔案會存入特定的數據庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性?；诖髷祿娜耸聶n案數字化管理模式，通過對人數檔案數據信息進行篩選、挖掘以及預配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數字化技術手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數據的人事檔案數字化管理的質量，需要配備適宜的軟硬件設施。

2當前人事檔案數字化管理現狀

2.1人事檔案利用率低

由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關崗位的員工對其工作職責的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質上并沒有為人事檔案的使用服務提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當前，人事檔案的相關管理、使用工作只服務于特定對象，并沒有在企事業(yè)單位內部形成公共服務的意識，直接導致人事檔案的數據資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質歸檔的方式為主，僅靠個人經驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數字化管理平臺，無法對輸入數據的真實性進行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數字化管理平臺遭受網絡病毒攻擊后，導致人事檔案的失真，都會對人事檔案數據信息的利用率產生直接影響。

2.2管理模式陳舊

人事檔案相關管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現人事檔案數字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數字化管理模式并沒有提高人事檔案相關管理工作的效率。由于當前人事檔案數字化管理平臺的相應設置并不完善，在進行人事檔案變更管理權限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統(tǒng)的數字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。在傳統(tǒng)的人事檔案數字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預測評估。此外，紙質歸檔與數字檔案結合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數字檔案轉換過程中的數據一致性，也無法保證每一個管理環(huán)節(jié)的真實性。

2.3數字化建設重視程度不足

部分企事業(yè)單位對人事檔案數字化管理缺乏充分認知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導致人事檔案不能體現其真正的服務價值[7]。人事檔案數字化管理模式受傳統(tǒng)管理觀念的影響，各類人事檔案數字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導致人事檔案數字化管理困難重重。由于企事業(yè)單位的人事檔案數量非常多，不僅需要數字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當前人事檔案數字化管理已有制作數字檔案的規(guī)定，但由于管理平臺的軟硬件配置達不到要求，還不具備對人事檔案相關數據的真實性進行查驗的條件。在一定程度上，傳統(tǒng)的人事檔案數字化管理模式限制了其信息化的發(fā)展，甚至引發(fā)人事檔案相關數據信息的保密問題。當前，人事檔案數字化管理平臺，只支持人事檔案部門內部單機使用。因此，在開放部分人事檔案數據權限共享的過程中，各層級部門未能實現信息共享，無法進一步提高溝通效率。根據當前人事檔案數字化管理現狀，可以通過引入大數據技術，在保證人事檔案相關信息可靠性的基礎上，實現人事檔案相關數據的共享[8]。

3基于大數據的數字化管理系統(tǒng)設計

隨著大數據技術的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的人事檔案數字化管理，不僅包括數字、符號等結構式人事檔案數據，還可以包括人事檔案的半結構式數據。創(chuàng)建基于大數據技術的人事檔案數字化管理系統(tǒng)，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數字化管理提供分析以及評估，構建管理系統(tǒng)框架見圖1。

3.1系統(tǒng)硬件設計

檔案數字化管理系統(tǒng)選用Mysql數據庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應I5以上，硬盤500G，內存8G，可實現5臺PC服務器同時運作，每臺服務器包含兩個CPU，虛擬服務器4核。

3.2系統(tǒng)軟件設計

3.2.1管理權限模塊基于大數據的人事檔案數字化管理，為了規(guī)范人事檔案數據共享的權利及義務，需要明確數字化人事檔案的共享權限及范圍，進而確定數字化人事檔案相關數據的共享層級。通過分析企事業(yè)內部不同的數字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數字化人事檔案的前提下，只有經過相關管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務。這不僅有效防止企事業(yè)單位內部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關信息。在大數據技術環(huán)境下，形成局域網連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數據的可靠性，權限設置頁面見圖2。圖2權限設置頁面此外，企事業(yè)單位內部的人事檔案具有保密性，不能將企事業(yè)單位的內部信息直接放在公共網絡。因此，在數字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數據的人事檔案數字化管理過程中，通過大數據的先進手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進行精準分類。大數據技術的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責具體包括：定期更新管理平臺相關軟件、協助數字化查閱保密協議的簽訂、保證人事檔案數字化存儲的安全性。

4結語

基于大數據的人事檔案數字化管理系統(tǒng)，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數據、信息互聯網以及云計算等相關技術，實現人事檔案管理框架化、數字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續(xù)相關工作效率，是人事檔案數字化管理的關鍵。此外，由于企事業(yè)人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發(fā)生，需要在人事檔案相關電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴謹性、保密性。

【參考文獻】

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[7]項海菊.淺析大數據時代的數字化人事檔案管理[J].科技創(chuàng)新導報，2020，17(3):143-144.

人事檔案管理數字化范文第2篇

一、當前醫(yī)院人事檔案管理工作的現狀及問題

（一）管理載體傳統(tǒng)老舊

“無紙化辦公”的新風已在強調節(jié)約公司成本和追求現代科學管理的現代公司的擁護下發(fā)展良好，但作為事業(yè)性質的醫(yī)療機構，尤其是屬于國家事業(yè)單位的公辦醫(yī)院，財政支持使其對于辦公用紙這類“小事”覺得不值一提。當前還有很多醫(yī)院的人事檔案管理材料為紙質材料。紙質材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質量會大打折扣。

（二）管理路徑不夠通暢

檔案管理涉及各行各業(yè)，尤其是人事檔案設計的范圍更廣，在電子技術飛速發(fā)展的時代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質材料的信息傳遞單一性，紙質材料的信息只能通過人工轉移、物物交接甚至需要親自抄寫的傳統(tǒng)方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。

（三）管理意識稍顯薄弱

人事檔案管理中的重要一環(huán)便是管理意識，由于人事檔案管理不具有直接產生經濟效益的作用，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后且不易進步的。

（四）管理人員素質較低

首先，醫(yī)院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫(yī)院對于人事檔案管理的忽略直接導致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現時很少主動學習。

（五）管理效率嚴重低下

綜合以上幾點，當前大部分醫(yī)院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數工作都是人工操作，傳遞性差，準確性低。查詢、轉移、歸類、審核的過程中經常出現“一步錯步步錯”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴重影響人事檔案管理效率。

二、醫(yī)院人事檔案數字化管理的基本要求

21世紀是數字化信息時代，利用數字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作可以在傳統(tǒng)人事檔案管理出現的嚴重病癥上補一劑良藥。數字化信息開展工作既要求被管理物的數字化，更要求管理者的數字化，因此，利用數字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作對人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。

（一）醫(yī)院人事檔案管理者的數字化

俗話說“事在人為”。倘若配備先進的管理設備而沒有先進的管理人才同樣達不到預期效果，因此要先將醫(yī)院人事檔案管理者數字化。目前我國醫(yī)院人事檔案管理者老齡化嚴重，計算機水平普遍較低，很多尚處于只會開機、打開文件夾和網頁的階段，因此要及時更新換代，培養(yǎng)、儲備檔案管理和計算機水平都較高的復合型人才。

（二）醫(yī)院人事檔案設備的數字化

與醫(yī)院人事檔案管理者的數字化相比，設備的現代化要求看似比較容易，其實不然?？茖W的管理系統(tǒng)、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進先進的管理設備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。

（三）醫(yī)院人事檔案與管理者二者的數字化信息標準統(tǒng)一化

數字化信息的有效利用一定要建立在標準統(tǒng)一的基礎上。比如數據庫標準統(tǒng)一化有利于醫(yī)院科室之間、部門之間、院所之間的數據體系更完整；應用技術標準統(tǒng)一化有利于整個醫(yī)院人事檔案技術處理可以做到無縫銜接；管理標準統(tǒng)一化有利于醫(yī)療體系人事管理系統(tǒng)之間的相互交流；信息統(tǒng)計標準統(tǒng)一化有利于進一步提高醫(yī)院人事檔案管理效率。

三、醫(yī)院人事檔案數字化管理的實現路徑

（一）打開思想，改變思路，高度重視

當前醫(yī)院人事檔案管理工作的傳統(tǒng)老舊很大程度上歸結于醫(yī)院對于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對于一個組織的隱性能量，故而對其軟硬件、人工的水平和素質要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫(yī)院的寶貴財富，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的思想重視程度，對于其工作的需求提供必要的條件。

（二）新老交接，提高標準，培養(yǎng)人才

老一輩醫(yī)院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻過卓著力量，對他們給予充分肯定的基礎上也要看到時代在發(fā)展，科技在進步，長江后浪推前浪的現象已經逼迫醫(yī)院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質、專業(yè)化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對醫(yī)院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質。可通過專業(yè)人事檔案管理培訓來提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，包括新時期人事檔案管理的專業(yè)知識、計算機操作、業(yè)務技能和信息安全學習，其中計算機操作即使最基礎的要求也是最關鍵的技術手段核心，努力培養(yǎng)合適的新型人才。

（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬

硬件和軟件的科技含量和技術含量直接關系醫(yī)院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數字化管理對計算機核心技術的依賴性較高，硬件設備和軟件系統(tǒng)的匹配同樣不容忽視。首先，要加強對人事檔案信息的環(huán)境管理，信息技術和計算機軟件對外部環(huán)境有一定要求；其次，科學技術更新換代的速度非?？欤嬎銠C軟件必將經常更新。然而軟件技術的更新卻有可能與硬件設施不匹配，從而導致原有數據的流失，不利于人事檔案管理。

（四）隊伍建設，注重安全，注意穩(wěn)定

建設一支高水平、高素質、專業(yè)化的醫(yī)院數字化信息人事檔案管理工作團隊實屬不易。隊伍建設前應確保數字化信息崗位人員的安全意識是否滿足崗位要求，數字化工作是一項充滿安全保密性的工作，需要團隊的整體性和安全性；其次，由于醫(yī)院屬性較為特殊，人事檔案管理隊伍建成之后盡量確保管理人員的相對穩(wěn)定，在不必要換崗和流動的前提下盡可能保證醫(yī)院人事檔案人員的相對穩(wěn)定，既有利于熟悉業(yè)務，又有利于隊伍的穩(wěn)定性。

四、實現醫(yī)院人事檔案數字化管理需要創(chuàng)新

現代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國家人事檔案管理中心的構想,本文提出了未來人事檔案管理“三位一體”模式,即國家人事檔案管理中心集中進行傳統(tǒng)人事檔案管理、數字化人事檔案管理和人事檔案網絡共享管理。

（一）建立醫(yī)院人事檔案數字化管理云數據庫

《關于改變傳統(tǒng)人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數據”技術也已應用多年，但是至今這些先進的管理理念和數據處理技術都沒能在醫(yī)院人事檔案管理工作中體現出應有的作用。建立醫(yī)院人事檔案數字化管理云數據庫已成為利用數字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新的首要創(chuàng)新點。

（二）建立醫(yī)院人事檔案網格化交叉體系

以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案母系統(tǒng)為基礎，建立涵蓋醫(yī)療人員戶籍、社保、成長、信用等方面的子系統(tǒng)，并完成網格化信息交叉。體系的完善既幫助醫(yī)院人事信息的全面匯總，又可幫助醫(yī)院內部人才的選拔和干部的任用。

（三）學習利用新技術新方法

信息技術發(fā)展雖然迅猛，但由于信息技術引入人事檔案管理領域起步較晚，各項工作的信息化進程并沒有借成熟的信息與電子技術而加快。我們應當吸取經驗教訓，努力學習其他領域或者其他國家的先進技術，用在我國醫(yī)院人事檔案數字化工作中。軟件上可使用大區(qū)域通用的高級別人事檔案管理系統(tǒng)，數據標準統(tǒng)一，數據轉換流暢，提高醫(yī)院人事檔案工作效率。硬件上可依據實際需求和工作環(huán)境情況選擇配置相應的數碼產品幫助人事檔案數據信息電子化。技術上引進先進技術，如射頻、芯片、磁條等數據存儲、讀取技術，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲的長期性。

五、利用數字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作需注意的問題

（一）與時俱進，不斷進步

利用數字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作具有長期性、延伸性、進步性。需要長期不斷的與時俱進、跟進學習，同時要勇于超越現有技術，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時代最前沿的數字化信息技術發(fā)展成果，將其運用到醫(yī)院人事檔案管理實踐之中。這其中既是一個環(huán)境更新、人員學習的復雜過程，也需要醫(yī)院對于此項工作的政策支持和財力幫助。

（二）牢記根本，不忘初心

人事檔案管理數字化范文第3篇

一、人事檔案數字化的意義

1.減少查詢時間，提高工作效率

傳統(tǒng)的干部檔案查閱，基本上都是先根據姓名查看檔案號，再根據檔案號調出檔案，然后手工翻閱，如果要查詢一本比較厚的干部檔案，查閱人員需要花費很長時間。而數字化電子檔案只需要在計算機的人事系統(tǒng)上輸入姓名直接查詢并按所需查閱內容點擊查閱，只需要幾秒鐘就能調閱一本檔案。實現了快速查詢和檢索，使干部檔案得到了充分的開發(fā)與利用。

2.節(jié)約干部檔案的管理成本

過去，要提高檔案的利用率，通常都是用增加檔案人員和辦公費來實現，導致檔案的管理成本大幅增加。而數字化電子檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節(jié)省了紙質檔案信息在保護或修復過程中所需的人力、設備與耗材的費用，避免了人員的浪費，也節(jié)省了庫房硬件環(huán)境所需的費用，極大地降低了檔案的管理成本。

3.有利于對檔案原件的保護

將紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案信息，既方便了利用，也減少了翻閱對紙質檔案的傷害，保護了檔案的原件，避免紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現象，使檔案能長期或永久保存，有效地保證了檔案的完整和安全，延長了檔案材料的壽命。

二、醫(yī)院人事檔案數字化管理的途徑

1.通過醫(yī)院網上招聘系統(tǒng)，建立完善的干部信息網絡基礎數據收集流程管理。

一是統(tǒng)一字段的設置。求職者在填報求職信息的過程中，通過系統(tǒng)設置的列表框、復選框等方式，對字符類較統(tǒng)一的項目作屬性限制，避免錄入過程中出現差錯，如身份證號碼、出生年月、性別、籍貫、簡歷時間等，同時也通過眾多的數據驗證程序，驗證輸入數據的合法性，數據庫表字段的設置也會設置一些限制，如果誤差太大，也一樣會在提交過程中提示無法執(zhí)行，從而促使求職者檢驗并更正數據。提高數據精確度。

二是細化個人信息模塊。在個人信息模塊設置上，根據干部檔案的十大類的分類要求進行設置，求職者在錄入信息時，特別在個人履歷、資格證書、獲獎情況、科研成果、學術論文、在校學生工作任職情況、家庭情況、證書圖片上傳中必須進行細化填寫，以便于入職后的人事檔案系統(tǒng)的豐富與建立。

三是多媒體技術的運用。計算機的多媒體技術為招聘工作提供了豐富多彩，效用優(yōu)良的媒質，以多媒體記錄招聘人員信息，以其信息量大、高密度存儲、便于使用等諸多優(yōu)點，成為我院招聘工作中一大亮點，為醫(yī)院選拔人才提供了可視、可讀的信息，擺脫了以往記錄個人材料單一的紙質文字記載，利用多媒體信息技術生動全面記錄各專業(yè)考生網上視頻面試信息、考場面試視頻信息和音頻信息，面試官評語及評分，臨床科室考核情況、心理測試分析、專業(yè)理論及英語考核、體檢情況、招聘考核小組意見及錄用批示等材料，針對檔案實體情況，制定合適的處理方案，如紙質、照片等材料，通過高速掃描儀進行數據的采集、壓縮、儲存等數字化處理，成為各錄用人員統(tǒng)一的數字化檔案信息，最大限度地將檔案實體上所負載的信息保留下來，準確、完整、真實記載各類人才原始的檔案資料。

四是整合人員數據，醫(yī)院網上招聘系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)實行無縫對接，建立入職人員電子檔案。

2.建立審查監(jiān)督機制

在干部電子檔案收集的過程中，注意把好“三關”：一是審查關，人事科和人事檔案室嚴格履行審查手續(xù)，從電子檔案材料形成開始就把真實性、合法性和實用性作為人事電子檔案材料鑒定和取舍的標準。二是程序關，人事電子檔案形成涉及多個部門和環(huán)節(jié)，既有組織形成的材料，也有個人提供的材料，嚴格遵守個人上傳證件材料與個人檔案記錄一致的原則，忠于真實，杜絕弄虛作假。建立個人誠信記錄及職業(yè)信用記錄，使之成為個人職業(yè)生涯的信用資本。三是處罰關，嚴肅處理檔案材料中弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對偽造檔案，篡改檔案等行為給予嚴厲的制裁。

三、醫(yī)院人事檔案數字化管理的成效

1.為“知人”“善任”提供全面的材料

由于電子檔案中記錄的是干部的個人履歷情況、誠信狀況、干部在錄用、考核、專業(yè)技能、專業(yè)資格、科研成果、晉升、培訓教育、獎懲情況、工資福利、健康狀況等方面情況的記錄，改變了以往人事檔案內容單一的模式，注重反映一個人的個性特征，通過對入職人員績效以及信譽做出的評估，建立員工翔實的個人職業(yè)信用檔案，為單位選拔人才提供詳盡的材料，為個人職業(yè)生涯規(guī)劃的設計、穩(wěn)定干部隊伍提供有效的數據分析。

2.個別材料向個人公開增加透明度

通過人事檔案管理信息服務平臺，輸入職工姓名及工號和密碼，實現人事檔案遠程化查找和利用。把人事檔案信息數據庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續(xù)保密外其他一些非保密信息向個人開放，如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格，對這些信息個人只有查閱權利而沒有修改權利。在一定范圍內開放檔案，保證職工對檔案的知情權，便于檔案的利用，促進檔案的完整、真實和透明。人事檔案信息部分向個人開放，不僅方便了職工對檔案的利用，而且增強了公眾的檔案意識，對人事檔案工作也起到了監(jiān)督的作用，使人事檔案更好地為公眾服務。

3.減少對紙質檔案的傷害

通過掃描儀把紙質的原始檔案中利用頻率高、利用價值高的檔案材料傳輸到計算機中，形成個人檔案信息基礎數據，有效保護紙張載體和字跡，利用部門或上級領導可根據需要進行查閱、打印、摘錄，避免反復調用原件，更好地保護實體檔案。

4.數據共享，達到資源的有效利用

通過建立人事檔案管理信息基礎數據庫，實現多個平臺進行訪問，為不同部門提供各類人員基本信息的共享。數據庫的建設，不僅可以支持人事管理部門的管理，為綜合研究分析本單位人員信息，開展高層次的檔案信息服務和人才選拔工作提供幫助，為人事部門科學的決策提供準確信息，更方便領導調閱，為領導和相關部門提供全方位的人員信息，有利于人才的挑選，通過實時服務，提高人事檔案管理效率和人事檔案利用效率。

5.實現人性化管理，提高工作效率。

人事檔案管理數字化范文第4篇

政府部門的人事檔案是根據政府部門的需要記錄個體的個人信息、工作履歷、重要事績的信息材料。這份檔案既是政府部門作人事安排的基礎，也是人事部門作好激勵工作的基礎，也是個人對自己作綜合評估的重要依據。做好人事檔案管理對政府部門、人事部門、個人需求來說，都有著重要的意義。隨著社會信息化的發(fā)展，人們要求人事檔案管理也要向著數字信息化的方向發(fā)展，然而數字信息化的檔案目前面臨著很多風險問題，如果不能有效的防控風險，人事檔案數字信息化將很難繼續(xù)進行。

2 人事檔案數字化風險防控面臨的主要問題

2.1 數字化檔案的真實性風險控制

人事檔案資料對政府部門、人事部門、人個需求來說，有重要的意義，為了保證人事檔案的客觀性，人們要求人事檔案的數字化數據能確保其真實性。然而電子化數據本身具易復制性、易修改性、易丟失性的特點，這些特點都給人事檔案數字化管理帶來風險。以一份人事檔案資料來說，它的信息是用數字化方法記錄的，它附帶的身份證資料、圖片資料等均為檔案管理人員掃描得到的。如果人們有心要涂改電子化檔案資料，就可以用相關的軟件修改電子檔案中的文字信息，用平面設計軟件更改身份證及照片信息，利用特殊的軟件更改檔案修改時間的信息等。電子設備能實現檔案的無痕修改，如果不能對真實性的風險有效的控制，那人電子化人事檔案資料的真實性將不能滿足人們的需求。

2.2 數字化檔案的存諸性風險控制

政府部門的人事檔案電子化管理，是一個長期的、持續(xù)的過程，相關人員做人事檔案管理時，會擴充人事檔案材料的內容。不斷擴大的數據庫，這給管理人員帶來管理上的困難，如果管理人員要轉移數據庫的資料，可能會造成數據損失的風險；電子化的數據庫案在被反復的讀取、保存的過程中，也有可能會出現數據損壞的風險；如果電子檔案的存儲介質出現問題，可能也會出現擻據損壞的風險。如何在存諸中保持數據的完整性，是人事檔案管理人員需要重視的一個問題。

2.3 數字化檔案的病毒性風險控制

信息化的時代，數據安全問題成為人們非常重視的一個問題。數據化的人事檔案要方便人們調閱，就需要把電子數據信息公享化，而這可能會引起病毒性風險的問題。比如如果有人從網絡入侵人事檔案管理的服務器，那么檔案資料有可能被全部竊取。人們在服務器中讀寫數據的時候，如果使用帶有病毒的介質，可能會使人事檔案管理服務器染上病毒。如果服務器中出現病毒，則相當于人事檔案數據庫的“門戶大開”，散播病毒者可隨意的竊取自己需要的檔案材料。

2.4 數字化檔案的電磁性風險控制

數據化的人事檔案是以電磁等形式出現，它們與其它的電磁設備會存在一定的同步性，這種同步性存在著風險。比如如果將某些電磁設備放到存儲有人事檔案材料的服務器旁邊，這些電磁設備會影響服務器的磁盤運作，磁盤受到電磁影響會使數據化的檔案材料失真或丟失；服務器的電磁設備所散發(fā)出的磁場若與另一種電磁波同步，對方就能完全竊取服務器內的數據化檔案材料。

3人事檔案數字化風險防控問題的解決對策

3.1使用同步化管理

數據化的人事檔案雖然具有易整理、易存儲、易傳播的特點，但是卻有易修改的問題。為了確保人事檔案的真實性，人事檔案管理部門的人員要以同步化的方式管理檔案。它要求實體檔案與數據化檔案能做到同步化，實體檔案作為數據化檔案的留底，如果一旦發(fā)生數據分岐問題，要以實體檔案的資料為標準；數據化的檔案則可作為日常調閱、檢索、共享的對象。

3.2使用規(guī)范化管理

所謂的規(guī)范化的管理，是指人事檔案部門要根據數據化檔案存儲的需求制定一個標準的操作方法，人事檔案管理人員必須按這套標準的操作方法操作，以免出現數據化檔案不完整的現象。比如人事檔案管理人員使用移動硬盤備數據的時候，要先完全刪除外部設備，隔絕計算機對移動硬盤的操作時才可以拔出移動硬盤設備，以免移動硬盤中的數據會遭到電磁的沖擊；人事檔案管理人員需要定期的備份數據，且要使用多種方法備份數據，以免使數據化的檔案資料丟失。

3.3 使用隔離化管理

為了加強網絡的安全性，人事檔案部門要使用隔離式的管理方式。這種方式是指一個部門要形成一個局域網絡，局域網絡中的數據可以傳播或共享，而局域網要連接入外網，則需要通過嚴格的審核。這種方式能減少外網入侵局域網的機會。使用局域網的工作人員不能使用外部的存儲介質，只能使用部門指定的存儲介質，以免出現病毒問題。網絡技術人員要定期的維護網絡與存儲介質，降低病毒入侵的機會。

3.4 使用屏磁化管理

電磁波泄密的問題已經引起人們高度的重視，目前人們已經研究出接地技術、隔離技術、軟件技術等解決電磁泄密問題。以TEMPEST軟件技術為例，該軟件安裝到計算機上，它能在操作的時候，散播不規(guī)律的高頻“噪聲”，使信息接收者難以接收到正確的電磁波信息。人事檔案管理人員要請網絡技術人員使用屏磁化技術做好檔案保密工作。

人事檔案管理數字化范文第5篇

在大數據時代下，經濟競爭日益激烈，我國人事檔案管理相對不足，原有的紙質檔案已經無法滿足市場需求。如果企事業(yè)單位想在市場中保持長久的市場競爭力，就必須根據市場變化，改善管理模式，抓住機遇應對挑戰(zhàn)。而采用互聯網+檔案服務的新型管理模式，不僅促進了與行業(yè)間的交流協作，還實現了交流互動、傳遞信息、實現多元化的發(fā)展，這樣對事業(yè)單位的長遠發(fā)展有很大幫助，同時提高了事業(yè)單位管理的運營模式。

2 創(chuàng)新人事檔案管理制度的必要性

人事檔案信息失真，是我國人事檔案工作面臨的問題之一。比如說，落后的人事檔案管理方法及手段，人事檔案機構分散和非專業(yè)化；檔案材料在收集加工傳遞等一系列環(huán)節(jié)中的管理也存在不同的漏洞，致使檔案材料損失等；“棄檔”現象就是人事檔案管理中出現的問題之一。被人遺棄的檔案就是“棄檔”。數據顯示，目前全國各級人才流動服務中心有大概50/60萬流動人員的人事檔案無人理會。從這些事情我們就可以看到人事檔案管理制度的弊端。

然而，在現有人事檔案中收集的資料不完整，舊資料居多， 新資料少之又少，還有補充不及時的情況，這無法反映出一個人的現實面貌。組織評價又流于形式化并不能客觀真實反映一個人的情況。關于個人政治品德、家庭歷史和社會關系方面的內容居多， 反而體現一個人的能力水平和特長信息量卻非常少。在現實生活中，檔案造假的違法行為也逐年增加，假學歷、假年齡等現象也是只增不減。為了改變這種情況，創(chuàng)新人事檔案管理制度是我們的唯一途徑。

3 創(chuàng)新人事檔案管理制度的原則

3.1 服務原則

人事檔案首先要從每個人開始建立，隨后要做到整體檔案系統(tǒng)的管理， 這些都需要做到適應市場化需求，優(yōu)化人才流動及管理，讓人才的使用、管理、流動得以實現最大化的利用。人事檔案是證明每個人整體素質的履歷資料，也是每個單位需要施行人事管理的重要證據。當求職者去應聘工作時，這個檔案是應聘者向招聘單位說明自身素質的重要依據 。

3.2 準確原則

人事檔案信息儲存需要做到信息準確全面，要做到內容充分，檔案資料要豐富、全面、完整， 能夠反映一個人的真實面貌， 不能存在核實不準確的消息就歸檔，比如模糊不清的數字、日期等也不可以歸檔。人事檔案要反映出一個人的整體素質和履歷情況，突顯出一個人最有價值的信息以及他的具體情況。

3.3 通用原則

某個人因為換工作的原因，想把自己的人事檔案從原來的工作單位換到另一個單位，這就需要從個案的編制到系統(tǒng)的建設都要完整，做到通用原則。第一要做到標準化，第二要做到規(guī)范化，第三要做到適應網絡化的需求，這樣才能實現通用原則服務的宗旨。還有將人事檔案的管理樹立一種 “以用戶為中心”的服務理念，改變不合適的管理體制， 努力完善檔案的功能，確保人事檔案內容真實性和公民知情權的實現，發(fā)揮人事檔案作用和保證社會穩(wěn)定。

4 人事檔案管理創(chuàng)新制度的方法

4.1 實現數字化管理

檔案管理應拋棄傳統(tǒng)方法，實現數字化管理。傳統(tǒng)的紙質保存時間短，溫度和濕度都可能造成檔案的損壞。數字化管理節(jié)省存儲空間和提高檢索檔案的效率，最重要的是數字化檔案管理的模式延長了檔案的壽命。數字化檔案都存儲在一個小小的硬盤中，他們對環(huán)境并沒有特別要求。小小的一塊硬盤可以存儲的檔案?盜靠氨紉蛔?小型圖書館。數字化檔案可以復制和備份，一般情況下丟失不了，易于保存。

4.2 建立檔案管理機構

檔案管理機構存在許多問題，要建立開放化的管理模式，首先要實現人事檔案管理社會化 ，要建立具備社會性質的檔案管理機構。管理機構建立需要檔案管理的專業(yè)性、技術性、還要解決沒有檔案的人員的檔案問題。在過去的工作中，自己的檔案都是在所在單位，而部分沒有工作或者是退休的人員檔案就沒有機構在收錄，就造成了無人管理的現象。因此，需要建立開放型和社會化的檔案管理機構，發(fā)揮管理機構的最大作用。

4.3 借鑒國外的先進管理經驗

各個國家、各個區(qū)域都有不同的人事檔案管理制度模式。檔案管理包括公立、私立系統(tǒng)。人事檔案管理工作不是簡單的管理工作，它是和人事有關系，需要調動和流動。總之，我們需要借鑒國外的先進經驗提升我們的檔案管理工作。