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檔案管理實踐范文第1篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；病案；檔案管理；現(xiàn)代管理

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）07-0097-01

一、病案的概念

病案是在醫(yī)療活動過程中，醫(yī)務(wù)人員對病人的健康狀況、疾病的發(fā)生發(fā)展情況以及診療經(jīng)過所做的、以不同載體形式記載并由醫(yī)療機構(gòu)集中歸檔保管的診療記錄。病歷是醫(yī)務(wù)人員對患者疾病的發(fā)生、發(fā)展、檢查、診斷、治療和轉(zhuǎn)歸等醫(yī)療活動過程的記錄，也是對采集到的資料加以歸納、整理、綜合分析，按規(guī)定的格式和要求書寫的患者醫(yī)療檔案。

病歷：是指病人在診治過程中，還未經(jīng)病案人員加工整理的醫(yī)療記錄；病案：是指經(jīng)過病案人員整理過的醫(yī)療記錄，病案是醫(yī)藥衛(wèi)生檔案，是國家檔案的重要組成部分?！夺t(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定》：門診病案的保存期不得少于15年。住院病案的保存期不可少于30年。

病史：是對病人疾病發(fā)生發(fā)展史的描述，是病案記錄的重要組成部分；現(xiàn)代醫(yī)學(xué)對病人的診療記錄稱為：病案、病歷、病史。

二、病歷和病案管理

醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動過程中形成的醫(yī)療記錄一般稱為病歷。病歷和病案是有區(qū)別的。病案管理學(xué)涉及多個相關(guān)學(xué)科，包括組織管理學(xué)，心理學(xué)、流行病學(xué)等，但不包括行為管理學(xué)。病案管理學(xué)是一個實用性較強的邊緣學(xué)科。不屬于基礎(chǔ)學(xué)科、管理學(xué)科、檔案學(xué)科等。

病案檔案管理人員的職責(zé)與功能是滿足院內(nèi)、外及社會需求，提供信息服務(wù)、提供各級各類信息和統(tǒng)計報表，參與醫(yī)院管理和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律法規(guī)及本單位病案管理的各項規(guī)章制度。但不具有審批申報病案表格，監(jiān)控病案記錄內(nèi)容、項目格式的設(shè)置，提出表格印刷、樣式的要求。病案檔案室保存有大量的病案，而且貯存量與日俱增，因此室內(nèi)至少應(yīng)有5年以上貯存常用病案的空間。病案檔案管理人員對病案保護工作的意義在于最大限度的保護病案的完整性，而不是方便性、適用性和耐用性。

三、完善病歷管理措施

病歷既是臨床實踐工作的總結(jié)，又是探索疾病規(guī)律及處理醫(yī)療糾紛的法律依據(jù)。病歷對醫(yī)療、預(yù)防、教學(xué)、科研、醫(yī)院管理等都有重要作用。對病案的管理，建立從上至下的檔案管理制度制，及時解決管理環(huán)節(jié)中存在的問題，加強病案的收集、整理工作，有效地為臨床工作和廣大的病員服務(wù)。

一是規(guī)范病歷書寫行為，提高病歷書寫質(zhì)量。各醫(yī)療機構(gòu)嚴格按照衛(wèi)生部、國家中醫(yī)藥管理局的《醫(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定》對病案進行管理。住院病歷必須有取得執(zhí)業(yè)醫(yī)師（助理執(zhí)業(yè)醫(yī)師）的專業(yè)技術(shù)人員按照《病歷書寫基本規(guī)范——（2010年3月）衛(wèi)生部》的住院病歷書寫標準及時書寫。各醫(yī)療機構(gòu)均建立有病案室，并落實專人負責(zé)對病歷書寫質(zhì)量進行審核，對病歷書寫質(zhì)量較差的人員，給予處罰和通報。

二是嚴格登記，做好病歷的保管。病人出院后及時填好病歷首頁，寫好出院記錄，交相關(guān)人員及病案室，并做好登記建冊手續(xù)。相關(guān)人員及病案室將上交的病歷進行初始分類編號，按序號排列上架，妥善保管，不得丟失，確保住院病歷的完好率。同時做好病案室防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防霉等工作，及時更換防蟲、防霉藥物。經(jīng)常檢查庫房內(nèi)各種安全措施，及時排除隱患，確保病案室安全。

三是嚴防病歷丟失，是病案管理的核心?；颊咴卺t(yī)療機構(gòu)住院期間，病歷由病區(qū)負責(zé)保管。患者離院后，病案室負責(zé)全院病歷收集、整理和集中統(tǒng)一保管；除涉及患者疾病診治和護理的醫(yī)務(wù)人員及病歷質(zhì)控人員外，其他任何機構(gòu)和個人不得擅自查閱患者的病歷；實行借閱登記制度，借閱病案要辦理借閱手續(xù)，按期歸還，要求妥善保管和愛護借用病歷，不得涂改、轉(zhuǎn)借、拆散和丟失；醫(yī)保及上級行政部門借閱，需出具采集證據(jù)的法定證明及執(zhí)行公務(wù)者的有效身份證明經(jīng)醫(yī)院核實，方可借閱或復(fù)印病歷；醫(yī)院醫(yī)護人員因工作需要查閱病歷者在病案室辦理相關(guān)借閱手續(xù)后，方可借閱相關(guān)病歷；對死亡及有醫(yī)療爭議等特定范圍內(nèi)的病歷，需經(jīng)醫(yī)院醫(yī)務(wù)科批準后借閱；病區(qū)和病案室不準擅自接待無相關(guān)證明手續(xù)的機構(gòu)和個人查詢患者的病歷資料；借閱病案應(yīng)在三周內(nèi)歸還；病歷復(fù)印嚴格按照衛(wèi)生部《病歷復(fù)印管理規(guī)定》執(zhí)行等。

四是病案計算機無紙化病歷是發(fā)展方向。如何安全有效地管理這些龐大的歷史病案資料并能滿足快速查詢的需求，建立一套完整的、自動化的、擴展性強的醫(yī)療病案信息管理系統(tǒng)十分必要。病案資料的收集是病案管理工作的第一步，對于住院病案工作流程應(yīng)始于住院登記處，并不是掛號室、病案室和醫(yī)生工作站。按著資料的來源排列的病案稱為SOMR（資料來源定向病案），按病案的形成方式還有IMR（一體化病案）、POMR（問題定向病案）等。病案加工是將資料中的重要內(nèi)容轉(zhuǎn)換為信息，一般采用索引形式。目前，電子化、自動化的醫(yī)療系統(tǒng)，是利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)對電子病案庫的訪問的，這樣可以更大限度地發(fā)揮電子影像系統(tǒng)的效益，另一方面也大大拓展了系統(tǒng)的功能，從而加快信息的流轉(zhuǎn)，提高工作效率。根據(jù)目前醫(yī)院已經(jīng)建立起的OA網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，可以充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的跨部門、跨地區(qū)的資源共享及統(tǒng)一的管理。目前國家衛(wèi)生部正在實施建設(shè)醫(yī)療信息網(wǎng)工程及中國醫(yī)院信息系統(tǒng)工程，用計算機管理病案，實現(xiàn)電子病案正是這些工程的基礎(chǔ)，是病案管理變革的必經(jīng)之路。

參考文獻：

[1]胡光闊.病案數(shù)字化影像管理系統(tǒng)在醫(yī)院中的應(yīng)用[J].中國醫(yī)學(xué)教育技術(shù).2011，（01）：69-71.

[2]林昕.電子病歷系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D].成都：電子科技大學(xué)，2011.

[3]楊彩虹.加強醫(yī)院病案管理工作淺析[J].華章.2011，（02）：247.

檔案管理實踐范文第2篇

?n案隨著人類社會發(fā)展而產(chǎn)生，學(xué)生在學(xué)校有學(xué)生檔案，國家公務(wù)員在政府機關(guān)工作有干部檔案，相應(yīng)的，在進行農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)工作時也有農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案。根據(jù)不同的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動，具有不同的農(nóng)業(yè)科技檔案，主要涉及農(nóng)、林、牧、副、漁、水利、電力、土地、氣象和環(huán)保等行業(yè)的生產(chǎn)活動的過程和結(jié)果的記載，是重要的信息資源。因此，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，對于促進農(nóng)業(yè)科技活動的發(fā)展具有重要意義。如何利用農(nóng)業(yè)科技檔案管理發(fā)展農(nóng)業(yè)科技，使我國的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動邁上一個新的發(fā)展臺階，是需要政府特別重視的。然而，縱觀目前我國農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，主要存在以下問題：

一、農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作現(xiàn)狀

1.重視程度不夠

農(nóng)業(yè)檔案管理工作在我國相關(guān)部門管理中受到的重視程度不夠，與我國農(nóng)業(yè)地位不相符，我國是農(nóng)業(yè)大國，具有悠久的歷史，而且在基層也有龐大的農(nóng)業(yè)科技服務(wù)群體，但是各級政府部門對農(nóng)業(yè)科技檔案的管理工作缺乏科學(xué)認識，甚至在有些地方政府沒有設(shè)立專門的檔案管理部門。這些都表明了我國農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作做得遠遠不夠。

2.管理機制不健全

我國農(nóng)業(yè)科技檔案管理機制落后，管理手段單一。主要表現(xiàn)在：信息科技迅速發(fā)展，很多機關(guān)單位都已實現(xiàn)計算機辦公，而農(nóng)業(yè)科技檔案依然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存，不僅效率低，還存在安全隱患；其次沒有形成合理的檔案管理制度，對于農(nóng)業(yè)科技檔案的使用規(guī)章不明確，使用制度不統(tǒng)一。這些管理工作的落后，嚴重制約了農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的發(fā)展，也難以使農(nóng)業(yè)科技檔案有效服務(wù)與農(nóng)業(yè)科技活動。

3.檔案管理人員工作素養(yǎng)不高

隨著農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的進一步展開，對相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)的要求也越來越高。目前我國農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員普遍存在以下問題：首先是工作人員文化素養(yǎng)偏低，部分工作人員沒有掌握基本的計算機操作能力；其次是缺乏專業(yè)的檔案管理技術(shù)人員，在職的農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作人員中，檔案學(xué)科專業(yè)出身的工作人員較少，很多都是其他專業(yè)的；最后就是工作人員缺乏工作創(chuàng)新意識。很多工作人員的意識停留在人工操作水平階段，缺乏創(chuàng)新意識。

二、改變農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作現(xiàn)狀，促進農(nóng)業(yè)科技檔案開發(fā)利用

農(nóng)業(yè)科技檔案主要為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)工作服務(wù)，各個農(nóng)業(yè)部門的工作對檔案的需求越來越多，利用頻率也在不斷加大。因此，相關(guān)部門要做好農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，使之更好地服務(wù)與農(nóng)業(yè)生產(chǎn)。第一，檔案管理工作要向深層次轉(zhuǎn)化，工作人員要樹立為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務(wù)的意識，有傳統(tǒng)的封閉性向開放型轉(zhuǎn)變，由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。第二，根據(jù)農(nóng)業(yè)科技部門的工作需求，做出相應(yīng)的檔案調(diào)整，比如根據(jù)查閱文獻的需求，編選相關(guān)的參考文獻，為農(nóng)業(yè)科技活動開展時需要查閱資料提供便利；第三；利用現(xiàn)代化技術(shù)進行檔案管理。事實表明，隨著現(xiàn)代信息量的增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案歸檔和人工操作管理已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)現(xiàn)代化的農(nóng)業(yè)科技活動了。

三、做好農(nóng)業(yè)科技檔案編研工作，開發(fā)農(nóng)業(yè)科技資源

在農(nóng)業(yè)科技檔案中涉及到大量關(guān)于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動的信息資料，因此，對這些檔案進行深層次的編研和加工，挖掘出其中蘊含的有效的農(nóng)業(yè)信息，對于提高農(nóng)業(yè)科技生產(chǎn)效率，具有深遠影響。比如，對農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動影響最大的就是天氣因素。每年的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)結(jié)果都與當年的天氣有關(guān)，天氣會影響作物的生長，收割，還會影響林業(yè)和漁業(yè)的生產(chǎn)活動。其中，科技人員對新培育的一種農(nóng)作物，從種植到收割，需要經(jīng)歷幾個月的時間，在這個過程中還會涉及到施肥、除草和生長情況以及產(chǎn)量的記錄等，因此，形成的檔案信息量會非常大。據(jù)此，檔案管理工作人員可以利用這些農(nóng)業(yè)生產(chǎn)特點進行檔案文獻編研，將這些信息進行歸檔，才能最大化地發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率。編研文獻的途徑很多，檔案管理工作人員需要深入到農(nóng)業(yè)科技生產(chǎn)活動中，積極參與，才能真正開發(fā)出有效的農(nóng)業(yè)資源，同時，也豐富了農(nóng)業(yè)科技檔案的內(nèi)容。

四、采用聯(lián)合服務(wù)形式，促進農(nóng)業(yè)科技成果的轉(zhuǎn)化

事實證明，農(nóng)業(yè)科技檔案具有很強的綜合性，在不同農(nóng)業(yè)部門之間都有涉及，也互相聯(lián)系，很多農(nóng)業(yè)科研成果也都通過農(nóng)、林、漁、牧等基層部門之間互相合作，共同參與才取得的。根據(jù)這一特點，農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門應(yīng)該采取聯(lián)合服務(wù)的形式，促進農(nóng)業(yè)科技成果的轉(zhuǎn)化，提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作效率，使之適應(yīng)現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)科技發(fā)展的需要。比如，聯(lián)合不同的農(nóng)業(yè)科技部門進行檔案的編纂，編寫農(nóng)業(yè)科技生產(chǎn)指導(dǎo)手冊等工具書，建立農(nóng)業(yè)科技網(wǎng)絡(luò)建設(shè)系統(tǒng)，方便不同階層的農(nóng)業(yè)工作者進行信息的搜索，樹立農(nóng)業(yè)科技信息共享觀念等，盡可能的提高農(nóng)業(yè)科技檔案信息的利用率，促進農(nóng)業(yè)科技成果向農(nóng)業(yè)先進生產(chǎn)力方向轉(zhuǎn)化。

檔案管理實踐范文第3篇

關(guān)鍵詞 “互聯(lián)網(wǎng)+”思維；檔案管理；實踐；運用

中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）182-0078-02

“互聯(lián)網(wǎng)+”內(nèi)容豐富，其思維的本質(zhì)特征表現(xiàn)在“融合”方面，其功能主要是“效率”。因此，在檔案管理中實踐“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，或通過對其思維的轉(zhuǎn)化、落實到實際管理工作方面，需要增加“融合”性推進措施，提高管理“效率”。另一方面，實踐該思維，需要增加匹配性的人員培訓(xùn)、機制完善。

1 從“融合”層面運用

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維實踐運用中，主旨在于通過其思維，將檔案管理與其它資源進行融合，既包括以信息技術(shù)為基底的技術(shù)工具融合；也包括“互聯(lián)網(wǎng)+”思維與其他思維融合。實踐技術(shù)工具融合，要求在現(xiàn)有檔案管理電子化完成的基礎(chǔ)上，引入“信息傳輸”所必需的其他技術(shù)工具。比如，電子郵件及其類似形式。由于檔案管理中的軟件平臺操作系統(tǒng)屬于固定化系統(tǒng)，需要從技術(shù)方面采取一些措施。比如，制作可分割、可直接劃分為多個“文檔”的系統(tǒng)平臺，然后，將其與其它新媒介進行融合式推進。

在思維融合方面實踐，需要從檔案管理出發(fā)，將系統(tǒng)思維、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維、以人為本思維進行融合。比如，在實踐檔案管理中，始終以“人”的管理為核心，引入系統(tǒng)思維，將各個部分資源進行有效融合。在與其他資源融合方面，可實踐多種可利用資源的融合，并使其得到科學(xué)配置；其實質(zhì)是將檔案管理作為一個“項目”實施具體管理，并關(guān)注每個項下設(shè)置，從而在整體―部分原理之上，實現(xiàn)設(shè)備資源、人力資源、信息資源、技術(shù)資源融合。在“融合”實踐方面，具體是在電子檔案管理平臺，設(shè)置查詢、共享、傳遞、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等各個頁面功能，將其融合到一個系統(tǒng)之中，利用技術(shù)之便達到專業(yè)平臺的操作。然后，將這種專業(yè)化的操作平臺，與其他技術(shù)工具實施融合，如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)間的融合，類似QQ、微信之類手機平臺工具的融合。在這個方面因涉及檔案管理高效化利用，所以，在實際的融合路徑中，建議從檔案管理的現(xiàn)實情況出發(fā)，借助技術(shù)工具實踐App制作，可直接委托信息公司完成制作事宜，并將其安裝在其管理人員及應(yīng)用人員的手機之中，通過任務(wù)式分發(fā)提高融合的最大化。

2 從“效率”層面運用

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維實踐的最終目的即是達到對檔案管理的高效化利用。為了達到目標，除了上文所說的媒介融合、思維融合、操作平臺融合之外；需要突顯出檔案管理中的管理“效率”。檔案管理屬于人力資源管理，其特征在于人才信息資源的利用，技術(shù)工具融合、管理思維融合能夠滿足其外在制度化、流程化、專業(yè)化實踐。為了效率進一步提高，需要對檔案管理的信息資源本身進行革新，促進效率提升。我國檔案管理的利用率并不在技術(shù)之弊，而是來自于“應(yīng)用程序化不足”“執(zhí)行力度較弱”；可以借用資源融合簡化程序、提高執(zhí)行監(jiān)督。

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維中的“效率”功能運用，要求將現(xiàn)有的檔案管理中的“信息資源”實施重新分割與組合。以人事檔案管理為例，實際的電子檔案在錄入系統(tǒng)中因其“姓名、年齡、籍貫……”等太過煩瑣；所以，對于一般的基本資料需要實踐信息資源的重組，利用“身份證模式”直接掃描上傳。針對其工作經(jīng)驗，則需要按照年份，進行“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下設(shè)的“系譜”方法進行細致羅列；還應(yīng)該利用系統(tǒng)平臺查詢之便，將信息資源中的“檔案利用率”進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，從而實現(xiàn)“應(yīng)用頻率表格”制作，以圖譜顯示方式進行排列，使其利用得到優(yōu)化。完成信息資源融合之后，必要按照所采用的系統(tǒng)，進行程序化編排，使其利用達到“一站式”應(yīng)用。針對執(zhí)行力度較弱的問題，應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維進行解決；具體操作中可以通過系統(tǒng)打卡實施監(jiān)督；并在檔案管理人員、工作人員之中成立半自主化討論小組，組織以“電子檔案管理”為專題的討論會，不斷增加檔案管理工作中實際遭遇難題的探討，從實踐提煉經(jīng)驗改善其不足之處。

3 配套建設(shè)

目前電子檔案的管理思維基于紙質(zhì)檔案模式，只是形式上的更新。為了達到“融合”效果，提高管理“效率”，建議在技術(shù)融合、信息資源融合后，按照現(xiàn)有檔案管理流程設(shè)置，增加針對崗位方面的專業(yè)化培訓(xùn)；同時，需要增加電子檔案系統(tǒng)操作訓(xùn)練，計算機應(yīng)用維護及一般故障排除訓(xùn)等。從技術(shù)層面可以引入技術(shù)人才，實施針對機構(gòu)自身檔案資源管理融合后的系統(tǒng)開發(fā)；如App開發(fā)、掃描功能開發(fā)、系統(tǒng)簡化。最好按照電子計算機原有構(gòu)建模式，利用多個App組建一個以檔案管理為核心的App網(wǎng)絡(luò)；最終推動其實現(xiàn)“一鍵式”檔案管理，使“互聯(lián)網(wǎng)+”思維達到最終的高效化實踐。

在管理方面實踐“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，應(yīng)逐漸導(dǎo)向人才資源利用中心，⒂肴瞬潘具備的知識、能力進行對接式全面評估。雖然會花費較多時間，但有必要將人事檔案管理、文獻檔案管理進行一些必要的對接；并把各個類型的檔案管理實施“融合”，從而以人為主體的資源、以信息為主體的資源“融合”。擴大信息化的檔案管理系統(tǒng)范圍，從交叉、關(guān)聯(lián)中，實現(xiàn)知識與人才資源復(fù)用“效率”提高。美國高校在這個方面經(jīng)驗較多，人力資源管理發(fā)達，尤其是作為互聯(lián)網(wǎng)發(fā)明者，目前已實現(xiàn)了不同類型檔案管理的交叉與融合；因此從該方面可增加研究并提高“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用能力。

需要注意制度化革新需要落實到運行機制的實踐層面，進而提升改革后的執(zhí)行力，強化監(jiān)督效果。在這個方面，應(yīng)該按照上文中的運用實踐，從中摘錄出具體的技術(shù)指標、管理項，并將每個指標明確列入到每個對應(yīng)項下；再按照這種思路出發(fā)，制定與其匹配的評估體系。以當前現(xiàn)代企業(yè)的評估考核體系構(gòu)建經(jīng)驗與實證結(jié)果觀察，必要采用三表法，提高考核的精準性。具體的方法是設(shè)計三欄表格，左右兩欄加下設(shè)橫欄；通常左邊為考核指標，右邊為評估內(nèi)容填寫，下欄為數(shù)據(jù)的表格制作、圖表的趨勢圖譜，以及附錄性質(zhì)的文字說明。在這種評估體系之下，可以將原來的結(jié)果評估，擴展到包含有過程評估與自我評估、互評等多種方式共用方面；以此增加檔案管理中的績效管理與崗位監(jiān)督；并且能夠滿足內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督的當前需求。另外，就是以制度、運行機制為主要依據(jù)，在人力資源管理部門設(shè)置與信息化檔案管理相適應(yīng)的知識培訓(xùn)、技能操作訓(xùn)練，以及團隊建設(shè)；重點挖掘管理潛力，提高知識復(fù)用水平。

4 結(jié)論

本次探討后認為在運用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的過程中，重點在于思維轉(zhuǎn)用，并在經(jīng)驗總結(jié)與方法提煉路徑選擇下透過體系建設(shè)，將各方面的匹配措施進行資源整合，從而獲得融合后效率的最大化提升。希望在未來的學(xué)習(xí)與工作經(jīng)驗中，可以針對該主題收集更多的資料，在材料增加的廣度、深度方面，更好地完成檔案管理中對“互聯(lián)網(wǎng)+”思維深度運用的細致研究。

參考文獻

[1]劉蓓，劉江霞.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢――檔案管理的信息化[J].價值工程，2012，31（4）：327-328.

檔案管理實踐范文第4篇

1 高校畢業(yè)生檔案工作的內(nèi)涵

高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國家教育部或者就讀高校所規(guī)定的的學(xué)分或者學(xué)時的學(xué)生的個人干部檔案。主要內(nèi)容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績冊（學(xué)籍卡）、綜合素質(zhì)評定表（鑒定表）、體檢冊、錄取名冊、社會實踐評定表、在校期間獲得的各種獎勵與懲罰、相關(guān)技能證書、畢業(yè)報到證復(fù)印件以及高中階段的相關(guān)材料等。這些材料全面記載了一個人從高中階段求學(xué)到高校畢業(yè)期間形成的所有材料，是社會了解該同志的第一手原始資料，也是該同志步入社會的第一手推薦資料。

20世紀90年代以前，高校畢業(yè)生檔案基本上是由畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位、高校學(xué)生工作部門、招生就業(yè)等相關(guān)部門全面負責(zé)管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個各自獨立的管理體系。20世紀90年代末期開始，隨著我國經(jīng)濟體制的進一步深化改革和我國高校就業(yè)體系的改革，同時根據(jù)高校各自的實際情況，各高校的畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入社會人事中心與學(xué)校檔案部門館進行統(tǒng)一全面管理。

2008年，國家教育部第27號令-《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布，明確規(guī)定了學(xué)生檔案作為高校檔案管理之一門類進行統(tǒng)一管理，各高校都在籌備學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理工作，這才真正意味著學(xué)生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標志著高校畢業(yè)生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業(yè)生檔案由各地人事中心檔案部門存放，留校畢業(yè)生檔案由高校檔案部門統(tǒng)一存放。

2 高校畢業(yè)生留存檔案管理中存在的問題

近年來，高校畢業(yè)生面臨的就業(yè)環(huán)境日趨復(fù)雜，高校畢業(yè)生在雙向選擇的就業(yè)形勢下，越來越多地到各種體制的單位就業(yè)。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業(yè)生本人在就業(yè)過程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態(tài)的意識，造成了高校畢業(yè)生檔案的大量遺留。

2.1 畢業(yè)生檔案內(nèi)容匹配問題

在高校留存畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案內(nèi)容匹配錯誤、檔案歸檔混淆的問題并不普遍，可以說只是個別現(xiàn)象，但是這類問題一旦發(fā)生卻不易及時發(fā)現(xiàn)，并且給下一步的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作留下嚴重的隱患。隨著高校畢業(yè)生人數(shù)的逐年增加，高校畢業(yè)生檔案管理工作日益繁重，畢業(yè)生檔案在歸檔管理的過程總越來越多地出現(xiàn)材料不全、同一個畢業(yè)生的檔案材料分散保管、不同畢業(yè)生的檔案混淆的現(xiàn)象。

這種檔案內(nèi)容陪陪錯誤是由于多種原因造成的。一方面是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的過程中檔案要進過多個管理機構(gòu)、多人次管理，在這些管理環(huán)節(jié)的交接過程中，就可能出現(xiàn)交接檔案不完全、多次歸檔的現(xiàn)象。另一方面，在學(xué)生檔案由各院系轉(zhuǎn)往畢業(yè)生檔案管理機構(gòu)的時候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級之間對學(xué)生檔案管理工作的互不聯(lián)系，導(dǎo)致了一個人的信息相似的檔案內(nèi)容發(fā)生混淆、難以區(qū)分的現(xiàn)象。出現(xiàn)檔案內(nèi)容匹配問題的學(xué)生檔案一旦歸檔，就很難發(fā)現(xiàn)問題，一般只有等到相關(guān)畢業(yè)生在檔案流轉(zhuǎn)規(guī)程中發(fā)現(xiàn)問題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過程，重新整理匹配錯誤的畢業(yè)生檔案內(nèi)容。

2.2 畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范

畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題看似是檔案管理工作的表面形式問題，但正是這種形式上的不統(tǒng)一，造成了檔案管理過程中無法進行統(tǒng)一有效的管理。畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題主要體現(xiàn)在一下兩點：一是材料手續(xù)不完備；二是材料規(guī)格不統(tǒng)一。

材料手續(xù)的不完備，主要是指畢業(yè)生在校期間的檔案材料的完整性問題。畢業(yè)生在校檔案是畢業(yè)生在入學(xué)后生成的一系列相關(guān)檔案，包括黨團材料、學(xué)籍材料、獎懲材料、課程成績材料、鑒定材料、學(xué)位授予材料等。由于沒有統(tǒng)一化的材料管理標準，使得畢業(yè)生檔案材料中不完備的現(xiàn)象時有發(fā)生，給畢業(yè)生檔案在下一級檔案管理機構(gòu)的管理工作帶來不便。

材料規(guī)格的不統(tǒng)一，表現(xiàn)在各種畢業(yè)生檔案材料中缺乏統(tǒng)一的格式管理要求。目前，畢業(yè)生檔案已經(jīng)由過去相對單一的檔案形式發(fā)展成多樣化的檔案形式，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規(guī)格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規(guī)格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業(yè)生檔案看起來雜亂、不美觀，同時，也給檔案的正常裝訂帶來麻煩。另一方面，電子檔案和紙質(zhì)檔案在信息分配上的重復(fù)或者缺失、畢業(yè)生檔案無法統(tǒng)一辨識，都給畢業(yè)生檔案管理工作帶來不便。

3 高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化管理策略研究

針對目前高校畢業(yè)生檔案管理和利用的現(xiàn)狀，本人從畢業(yè)生檔案的主體與客體角度提出自己的應(yīng)對策略，改善現(xiàn)有的畢業(yè)生檔案管理的不合理性與被動性，搞好資源整合，實現(xiàn)物盡其用，人盡其才。

3.1 加強對畢業(yè)生的宣傳教育，從思想上提高畢業(yè)生的檔案管理意識

畢業(yè)生作為國家的知識儲備資源，關(guān)系到國家、社會的發(fā)展大計，畢業(yè)生檔案是這些知識資源的另一種載體，它對畢業(yè)生是否能夠全面融入社會，知識能否轉(zhuǎn)化為國家的發(fā)展動力關(guān)系重大，因此我們應(yīng)該利用社會宣傳媒體入電視、廣播、報紙等加強宣傳，讓全社會重視畢業(yè)生檔案，納入關(guān)注畢業(yè)生就業(yè)工作體系之中。

3.2 統(tǒng)一管理存放地，實現(xiàn)資源整合

現(xiàn)在異地存放體系對畢業(yè)生檔案管理極為不利，不利于畢業(yè)生檔案的明確去向，也不利于畢業(yè)生檔案明確轉(zhuǎn)遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業(yè)生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國家應(yīng)該從資源整合的角度來解決這個問題，把畢業(yè)生檔案重點納入地方人事中心進行統(tǒng)一管理，讓地方人事中心真體體現(xiàn)社會、國家、和地方人事資源的中心職責(zé)，把這項職責(zé)從高校檔案管理職責(zé)中解放出來，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業(yè)服務(wù)，以此推動高校教育事業(yè)和社會檔案管理工作的雙重發(fā)展。

3.3 更新管理觀念，變被動為主動

1、主動與畢業(yè)生檔案來源地聯(lián)系協(xié)調(diào)，力求畢業(yè)生檔案來源內(nèi)容與來源渠道的安全。

檔案管理實踐范文第5篇

一、實行電子會計檔案管理的重要性

隨著社會的不斷進步和發(fā)展，各行各業(yè)對現(xiàn)代化信息要求越來越高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的成熟，電子會計業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴大，這些都要求會計檔案管理要與時俱進，推進電子會計檔案管理對未來會計檔案的管理和利用具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

（一）有利于綠色環(huán)保，減少資源浪費。會計工作耗材成本巨大，日報、月報、年報所需紙張加上色帶、打印機等各類耗材，無以計算，造成資源浪費、環(huán)境污染。由于大量的會計報表、報銷單據(jù)及記賬憑證等都以紙質(zhì)檔案呈現(xiàn)，給檔案管理及檔案利用帶來諸多不便，以我校為例，一些科研項目結(jié)題審計、學(xué)科評估、教學(xué)評估等等不僅需要大量的原始票據(jù)憑證，還需要例如合同、協(xié)議、文件等原始憑證等，這些文件材料大部分都附在會計原始單據(jù)后面，這樣一來，一個項目查下來就要翻閱少則一年多則五、六年，甚至十年的原始會計憑證，另外由于復(fù)印、照相、掃描不清不詳，還要往返檔案館查找多次，耗資耗力耗材，給會計檔案的利用帶來諸多不利。如果實行電子會計檔案管理就不一樣了，新《會計檔案管理辦法》規(guī)定，符合條件的電子會計資料和電子會計憑證都可以同紙質(zhì)檔案一同歸檔立卷。這樣會計檔案利用者就可以通過電子會計平臺迅速查到自己需要的會計原始憑證，既節(jié)省了時間又降低了耗材成本，節(jié)能減排，綠色環(huán)保。

（二）提高會計工作的效率，便于會計檔案管理。紙質(zhì)檔案在形成和保管、利用的實踐過程中，投入大量的人力、物力和財力，近年來紙質(zhì)會計檔案，尤其是記賬憑證成倍增加，占用了大量的空間，一些館所由于缺少現(xiàn)代化、標準化檔案庫房管理，出現(xiàn)會計憑證擺放雜亂、無序的現(xiàn)象，給工作帶來極大不利，甚至造成嚴重的安全隱患。電子會計檔案管理的出臺，以它獨特的便捷性，提高了會計工作的效率，加速了會計信息資源的傳遞速度，進而提升了會計檔案的利用率。

（三）有利于現(xiàn)代化會計大數(shù)據(jù)事業(yè)的發(fā)展?，F(xiàn)代化信息時代的發(fā)展，要求財務(wù)會計大?稻蕕鬧С幀Mü?一些會計數(shù)據(jù)的分析和研究，可以為決策者提供有價值的依據(jù)和決策。新《會計檔案管理辦法》的出臺，將有利地推動電子會計大數(shù)據(jù)的實現(xiàn)，為機關(guān)企事業(yè)管理者提供更準確、更真實、更可靠的一手數(shù)字信息，為社會經(jīng)濟的發(fā)展做好參謀。

二、建立嚴謹?shù)?、?guī)范的電子會計檔案管理制度

電子會計檔案的管理需要以科學(xué)的態(tài)度、完善的管理進行，它與紙質(zhì)檔案的管理無論在制度管理，還是業(yè)務(wù)流程，以及安全防范方面都存在著很大差別，為保證電子會計檔案的管理科學(xué)、規(guī)范，最大限度地開發(fā)、利用，應(yīng)該從規(guī)范管理、組織流程、建立安全防范體系幾個方面落實。

（一）制定完善的電子會計檔案的制度。新《管理辦法》明確了電子會計檔案的管理，規(guī)定電子會計檔案在接收、傳輸、保管、利用等環(huán)節(jié)，要遵循建立與紙質(zhì)會計檔案相關(guān)聯(lián)的會計檔案檢索系統(tǒng)，并且強調(diào)同時要符合長期保管的條件。規(guī)定從外部接收的符合存檔條件的電子會計資料，同時其電子簽名必須符合《中華人民共和國電子簽名法》的要求。

（二）健全電子會計檔案的移交手續(xù)。規(guī)定指出，電子會計檔案在移交時，應(yīng)嚴格遵守電子會計檔案與其元數(shù)據(jù)一同移交的規(guī)定，并且要求電子會計檔案在形成過程中的文件格式必須符合國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定。強調(diào)如果是特殊的電子格式必須連同電子會計檔案的讀取平臺一同移交歸檔保存。

三、建立健全科學(xué)完善的電子會計檔案安全保障制度

電子會計檔案歸檔，應(yīng)當從它形成的全過程加以監(jiān)控。首先應(yīng)當從電子會計檔案的收集、傳輸、整理、保管開始，到最后的移交，形成電子信息一體化的電子會計檔案管理體系；對其形成過程中的準確性、完整性、可用性及安全性一一進行嚴格的檢測把關(guān)，真正符合規(guī)定的會計資料才可以接收歸檔。

（一）建立電子會計檔案安全保障體系。從管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)傳輸、到電子會計檔案的利用，檔案部門應(yīng)協(xié)同會計部門、信息技術(shù)管理部門一同建立安全有效的防范體系，嚴防電子會計檔案利用中的丟失及篡改。

（二）建立電子會計檔案的備份制度。防止自然災(zāi)害及人為破壞。

（三）建立電子檔案查閱權(quán)限的控制機制。防止電子會計檔案內(nèi)容的篡改或泄露。