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一、企業(yè)內(nèi)部會計制度不健全
企業(yè)內(nèi)部會計核算和崗位制度不完善,甚至部分企業(yè)根本沒有制定內(nèi)部會計制度 。這些企業(yè)直接以企業(yè)會計準(zhǔn)則和行業(yè)統(tǒng)一的會計制度 、企業(yè)財務(wù)通則以及上級發(fā)的各種文件作為企業(yè)內(nèi)部會計制度,企業(yè)財務(wù)管理力度明顯不足,這就會出現(xiàn)擠占成本 、虛報成本 、數(shù)據(jù)虛假 、會計失真的情況,致使企業(yè)日常會計核算工作隨意性過強(qiáng),直接影響到會計信息的質(zhì)量,影響會計決算的正確性 。一些企業(yè)在設(shè)計內(nèi)部會計制度時,沒與充分考慮到它的系統(tǒng)性和可操作性,從而無法使內(nèi)部會計制度真正融會 、貫穿于企業(yè)管理制度的各個方面,使得它不能有效運(yùn)轉(zhuǎn) 。因?yàn)榇蠖鄶?shù)企業(yè)認(rèn)為本企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)少,資金往來單一,不需要建立內(nèi)部會計制度 。
還有一些企業(yè)只注重其形而忘其實(shí),草草建立一套內(nèi)部會計制度主要用以應(yīng)付上級檢查,而沒有起到實(shí)質(zhì)性作用,因此,內(nèi)部會計制度沒有得到真正貫徹和執(zhí)行 。如珠海市躍華石油化工公司由輝煌轉(zhuǎn)向衰落的主要原因之一便是企業(yè)內(nèi)部會計制度管理混亂,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不依據(jù)會計制度進(jìn)行反映和監(jiān)督,賬目記錄混亂,無法確認(rèn)資產(chǎn) 、收入 、支出的數(shù)額,導(dǎo)致公司走向破產(chǎn) 。
內(nèi)部會計制度是企業(yè)的一種經(jīng)濟(jì)政策。根據(jù)企業(yè)發(fā)展理論,企業(yè)在其生命周期的不同階段,都會采用不同的經(jīng)濟(jì)政策,即使在同一生命周期上,面對不同的市場也會選擇不同的經(jīng)濟(jì)政策,如擴(kuò)張政策、收縮政策 。企業(yè)經(jīng)濟(jì)政策的實(shí)現(xiàn),需要多種條件配合 。企業(yè)內(nèi)部會計制度為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起決策支持作用,為經(jīng)濟(jì)政策的實(shí)施保駕護(hù)航 。作為企業(yè)內(nèi)部制度,應(yīng)該具有一定的穩(wěn)定性,但隨著會計政策的變化企業(yè)內(nèi)部會計制度也應(yīng)該配合不同的經(jīng)濟(jì)政策作出選擇 。會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)政策的制定和實(shí)施提供信息支持,內(nèi)部會計制度保證會計信息的有用性,屬于企業(yè)經(jīng)濟(jì)政策中不可缺少的內(nèi)容。
二、企業(yè)內(nèi)部會計業(yè)務(wù)缺乏監(jiān)督
良好的內(nèi)部稽查結(jié)合一定的審計方式可以在企業(yè)內(nèi)部各職能部門、各相關(guān)工作人員之間以及在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過程中形成相互聯(lián)系、相互制約的一種管理制度,可以保證企業(yè)業(yè)務(wù)活動的有效進(jìn)行,保護(hù)財產(chǎn)安全和完整,防止、發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤與舞弊,保證會計資料的真實(shí)、合法、完整。
而目前,很多企業(yè)在制定內(nèi)部會計制度時,未能有效的貫徹內(nèi)部審計制度,這樣就無法確保管理部門制定的方針政策得到實(shí)施,無法保證管理信息的準(zhǔn)確可靠和財產(chǎn)的安全完整。很多企業(yè)往往認(rèn)為一旦建立起內(nèi)部會計制度,便可以順利實(shí)施,而缺乏必要和有效的監(jiān)控,內(nèi)部會計制度只能形同虛設(shè),很難嚴(yán)格執(zhí)行下去。
三、企業(yè)財務(wù)人員素質(zhì)不高
一些企業(yè)普遍存在著會計人員素質(zhì)較差、不具備相應(yīng)的專業(yè)知識和職業(yè)道德欠缺的情況。據(jù)統(tǒng)計在我國1 200萬會計人員中,受過正規(guī)教育的人比重偏低,會計人員的素質(zhì)可見一斑。同時職業(yè)道德水準(zhǔn)也較低。有些會計人員置會計的真實(shí)公允性于不顧,為迎合某些特定需要而制造虛假會計信息,侵害他方合法利益,缺乏主動性和創(chuàng)造性。會計人員往往只局限于對已發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的核算、報告,參與管理的意識淡薄,會計的作用得不到全面發(fā)揮 。究其原因,一方面是單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視,另一方面會計人員沒有樹立經(jīng)營觀念和市場觀念,更主要的則是會計人員缺乏內(nèi)在動力。
四、企業(yè)外部缺乏監(jiān)督
某電子研究所是系中央駐陜事業(yè)單位,是一個擁有兩千多人的中型企業(yè)。在這個較大的組織體系中,企業(yè)制度建設(shè)就顯得非常重要,但是現(xiàn)階段也存在一些問題:研究所現(xiàn)階段由于對機(jī)關(guān)的業(yè)績無法準(zhǔn)確評價,針對機(jī)關(guān)特色,制定了一套KPI體系,機(jī)關(guān)部門有一個重要的指標(biāo)就是根據(jù)制定文件的數(shù)量、字?jǐn)?shù)等來進(jìn)行業(yè)績評分,這樣的評價體系直接造成機(jī)關(guān)為了提高自己的分值,大量的起草制度,增加制度中的文字?jǐn)?shù)量,將一個簡單的表述寫的冗長,并且出現(xiàn)了大量空洞的、不切實(shí)際的、甚至與企業(yè)愿景相悖的制度,而這些制度的出現(xiàn),撼動了制度的權(quán)威性,使得人們無法判斷出哪個制度是真正為了解決大家問題的,哪個制度是為了解決起草者問題的。制度的執(zhí)行力出了問題,最重要是企業(yè)文化建設(shè)不到位所導(dǎo)致的。企業(yè)的各職能部門對文化建設(shè)認(rèn)識不足,導(dǎo)致各職能部門的制度建設(shè)沒能和企業(yè)愿景保持一致,甚至相悖,這樣的制度無疑無法貫徹實(shí)施企業(yè)的最終目標(biāo)。并且,企業(yè)的執(zhí)行力不足,主要和職能部門對企業(yè)文化的理解有關(guān)。由于個人差異,每個人對企業(yè)文化的理解可能也會有所區(qū)別,如果在沒有理解透徹的情況下進(jìn)行制度建設(shè),可能會背道而馳。某電子研究所是成立40余年的老國有企業(yè),企業(yè)制度制定工作缺乏科學(xué)、規(guī)范、合理、全面的方法,轉(zhuǎn)換國有企業(yè)的呆板體制,建立現(xiàn)代的企業(yè)制度是急需解決的問題?,F(xiàn)代企業(yè)制度是指以市場經(jīng)濟(jì)為基礎(chǔ),以完善的企業(yè)法人制度為主體,以有限責(zé)任制度為核心,以公司企業(yè)為主要形式,以產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)為條件的新型企業(yè)制度,其主要內(nèi)容包括:企業(yè)法人制度、企業(yè)自負(fù)盈虧制度、出資者有限責(zé)任制度、科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)體制與組織管理制度。而現(xiàn)代企業(yè)管理的出現(xiàn),是符合市場規(guī)律的,是適應(yīng)社會發(fā)展的,企業(yè)作為社會的一種組織形式,進(jìn)行現(xiàn)代企業(yè)制度改革是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。
解決問題的方法
針對研究所制度現(xiàn)狀,我們制定好制度就可以收到很好的效果。針對制度的良莠不齊,只能用嚴(yán)格的審批制度去約束。面對現(xiàn)階段對機(jī)關(guān)部門的績效體制,對擬發(fā)的制度進(jìn)行嚴(yán)格的審批,可以約束制度起草部門只管量不管質(zhì)的問題。有實(shí)際意義的制度,使制度具有可操作性,這樣才能逐漸增強(qiáng)制度在人們眼中的嚴(yán)肅性,提高制度的權(quán)威。企業(yè)制度建設(shè)是企業(yè)文化中重要的組成部分,企業(yè)制度應(yīng)該與企業(yè)愿景保持高度一致,只有將企業(yè)制度做扎實(shí),不浮于形式,才能增加其可操作性。首先,制度的制訂者要深入調(diào)研,認(rèn)真征求相關(guān)部門的意見,切忌照抄照搬,要避免制度間的內(nèi)在沖突,使制度具有可操作性和可考核性。新制度出臺在試行期內(nèi),制度制定部門要追蹤制度的執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)問題,總結(jié)修正后再正式頒布實(shí)施。其次,企業(yè)全體人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部一定要從思想上高度重視制度的作用,形成人人認(rèn)同制度、自覺遵守制度的良好氛圍,如果一項(xiàng)制度只是寫在紙上而沒有刻在人們的心里,那將形同虛設(shè)。最后,要維護(hù)制度的嚴(yán)肅性。制度是企業(yè)內(nèi)部的“法律準(zhǔn)則”,具有權(quán)威性和強(qiáng)制性,一旦頒布必須認(rèn)真執(zhí)行,否則,有令不行,有禁不止,制度將會失去嚴(yán)肅性,管理會處于混亂狀態(tài),所以做到制度面前人人平等,一旦發(fā)現(xiàn)違反制度的現(xiàn)象,就要堅(jiān)決處理,以維護(hù)制度的嚴(yán)肅性。3現(xiàn)代企業(yè)制度是一種先進(jìn)的管理制度,通過建立現(xiàn)代企業(yè)制度來轉(zhuǎn)換國有企業(yè)的經(jīng)營機(jī)制,是建立社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。所以,轉(zhuǎn)換國有企業(yè)的經(jīng)營機(jī)制不能就機(jī)制談機(jī)制,必須進(jìn)行企業(yè)制度創(chuàng)新或企業(yè)制度變革。建立現(xiàn)代企業(yè)制度,可以增強(qiáng)國有企業(yè)的活力,是在社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制條件下公有制的有效的微觀實(shí)現(xiàn)形式。但是,在變革中,我們也應(yīng)該清楚,由于國有企業(yè)的特殊性質(zhì),完全依據(jù)現(xiàn)代企業(yè)制度的概念去改革也是不切實(shí)際的,因?yàn)楫a(chǎn)權(quán)問題,政企問題都是無法逾越的鴻溝,所以在國有企業(yè)改制中,現(xiàn)在企業(yè)制度思想只是一種改革的新思路,不能照搬照抄,只能進(jìn)行有針對性的、有特色的變革。
多年來企業(yè)制度建設(shè)一直作為提高企業(yè)管理能力,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制水平的重要立足點(diǎn),很多企業(yè)也都將此作為一項(xiàng)重要的考核內(nèi)容。國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)都能依照公司總部下發(fā)的企業(yè)制度建設(shè)目錄,不斷地完善補(bǔ)充各項(xiàng)制度,取得了很多進(jìn)步。但隨之而來的問題是,從表面上看,不少企業(yè)該有制度都有了,但制度寫得越多,公司管理就越有效嗎?企業(yè)制度建設(shè)只是簡單的做加法嗎?如果增加一項(xiàng)制度對企業(yè)管理不產(chǎn)生實(shí)質(zhì)的影響,那么這項(xiàng)制度就是無效的多余的制度;如果一項(xiàng)制度執(zhí)行不順暢,過于復(fù)雜,對于企業(yè)整體而言,執(zhí)行成本大于帶來的效益,這也是一項(xiàng)無效的制度。有些情形下為了寫制度而制定制度,制定大量的不科學(xué)的制度,而后出現(xiàn)執(zhí)行不力,埋怨制度設(shè)計不合理,這在企業(yè)管理與社會管理中是經(jīng)??梢姷?。制度建設(shè)不應(yīng)成為口號,制度建設(shè)不是目的,而應(yīng)是以問題為導(dǎo)向的解決方式。
(二)制度應(yīng)當(dāng)是系統(tǒng)性的,存在高低層級與左右關(guān)聯(lián)性
在組織的對相關(guān)企業(yè)檢查時,查閱到制度時,對著看似完備的制度目錄,很少有人能說得明白哪幾項(xiàng)制度對哪些業(yè)務(wù)或活動做出了規(guī)定。細(xì)查部制度條款內(nèi)容,規(guī)定出現(xiàn)矛盾互相不統(tǒng)一是每個企業(yè)都或多或少存在的現(xiàn)象。制度一詞在英文中對應(yīng)的單詞是“System”,指遵循一系列規(guī)則或固定的計劃,去組織、實(shí)施事務(wù)的一種方法。System翻譯成中文,首先的意思就是“系統(tǒng)”。在中文中“制度”、“系統(tǒng)”是兩個不太相關(guān)的詞,而在英文中就是一個詞“System”。系統(tǒng)最優(yōu)才是最優(yōu),每個要素都最優(yōu)不是最優(yōu)。因而,花費(fèi)大量資源在個體要素最優(yōu)上的思維方式值得反思,應(yīng)當(dāng)在更大的一個系統(tǒng)上思考各項(xiàng)制度與制度之間的配合。一項(xiàng)制度安排的效率不是獨(dú)立于其他制度安排之外的運(yùn)作結(jié)果,每一項(xiàng)制度安排都必定內(nèi)在地聯(lián)結(jié)著其他制度安排,共同鑲嵌在制度結(jié)構(gòu)中,一項(xiàng)制度的效率還取決于其他制度安排實(shí)現(xiàn)它們的外部環(huán)境。目前,現(xiàn)行的制定制度的做法通常是企業(yè)內(nèi)部各部門各做各的,對于避免相互矛盾甚至都做不到,更何況期望制度與制度之間的呼應(yīng)與配合?建議可以根據(jù)企業(yè)自身的業(yè)務(wù)性質(zhì)、組織架構(gòu)、企業(yè)文化,從企業(yè)各項(xiàng)管理功能,或是主要業(yè)務(wù)活動,或是從價值鏈等維度對企業(yè)整體進(jìn)行制度框架設(shè)計,畫出整體的結(jié)構(gòu)樹,在結(jié)構(gòu)樹上標(biāo)出各項(xiàng)規(guī)則需要規(guī)范的基本要素,再列出各項(xiàng)要素的具體控制標(biāo)準(zhǔn),最后按照上述框架對具體制度規(guī)則進(jìn)行詳細(xì)的文字描述,按照這樣的思路來設(shè)計企業(yè)制度可以基本保證制度的系統(tǒng)性與協(xié)調(diào)性。
(三)好的制度能讓參與者在博弈平衡中自動執(zhí)行
充分利用制度執(zhí)行過程中的參與者利益博弈,借助系統(tǒng)的制度設(shè)計,將導(dǎo)向預(yù)定目標(biāo),實(shí)現(xiàn)制度的自動執(zhí)行。有博弈的世界是流動的,公平與有序的,能夠在流動中趨于美妙的平衡。博弈縱然不會產(chǎn)生皆大歡喜,但會進(jìn)行自我診斷與自我修復(fù)。將博弈理念貫穿于制度內(nèi)容設(shè)計,基于對相關(guān)參與主體的利益與責(zé)任的公平性考慮,使相關(guān)主體在自覺執(zhí)行制度的過程中,得以合理的承擔(dān)責(zé)任與獲得應(yīng)得的利益,讓制度的執(zhí)行參與者對制度本身的邏輯公平合理性獲得認(rèn)可。這樣的制度才不會朝令夕改,才不會因?yàn)檫^高的執(zhí)行管理成本而被樹之高擱或是費(fèi)力的玩著貓抓老鼠的游戲。同時也應(yīng)當(dāng)借用法律制定的公序良俗的原則,設(shè)計出來的制度不應(yīng)使參與者中由于正當(dāng)?shù)?、善意的目的而?dǎo)致行為違反規(guī)則。當(dāng)然,透明與公開是降低制度的執(zhí)行成本,保證制度執(zhí)行效果的利器。
(四)制度應(yīng)當(dāng)對參與者賦予有限責(zé)任
一、現(xiàn)代內(nèi)部控制概念及內(nèi)容
內(nèi)部控制制度是企業(yè)管理者為防范經(jīng)營風(fēng)險,保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整,促進(jìn)各項(xiàng)經(jīng)營活動有效實(shí)施而制定的各種業(yè)務(wù)操作程序、管理方法、控制措施的總稱。內(nèi)部控制是企業(yè)管理現(xiàn)代化的產(chǎn)物,是管理當(dāng)局為實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)而設(shè)計的自律系統(tǒng)。
內(nèi)部控制制度由五個要素組成:控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督。
1.控制環(huán)境:控制環(huán)境由反映最高管理當(dāng)局、董事和企業(yè)所有者對內(nèi)部控制重要性的態(tài)度的各種控制行為、政策和程序組成。內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)是人制定的,也是由人完成的,為企業(yè)提供了自律架構(gòu),樹立員工的控制意識和企業(yè)文化的氛圍。企業(yè)的誠信原則、道德價值觀、員工的素質(zhì)、企業(yè)文化等對內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的效果有重要影響。
2.風(fēng)險評估:每個企業(yè)都面臨著來自各個方面的風(fēng)險,正確認(rèn)識風(fēng)險,就要對這些風(fēng)險進(jìn)行評估。風(fēng)險評估受制于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境、規(guī)章制度、經(jīng)營環(huán)境等因素,必須與企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等指標(biāo)結(jié)合起來,以使錯誤和不合法行為的發(fā)生降低到最低水平。
3.信息與溝通:指企業(yè)的各部門管理人員能夠取得在執(zhí)行、管理、控制過程中所需要的信息,這些信息包括經(jīng)營、財務(wù)等方面的信息,并且能夠交換。
4.控制活動:控制活動是指管理當(dāng)局為保證管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)而建立的各種政策和程序。任何企業(yè)都可能有許多這類的政策和程序,但一般都可歸納為以下幾種:職責(zé)分工、授權(quán)與批準(zhǔn)、充分的憑證和紀(jì)錄、資產(chǎn)和記錄的實(shí)物控制、獨(dú)立檢查。
5.監(jiān)督:監(jiān)督活動是有管理當(dāng)局對內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的設(shè)計和運(yùn)行效果進(jìn)行經(jīng)?;蚨ㄆ诘馁|(zhì)量評估,以確定內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)是否按照既定的目的運(yùn)行,以及對特定情況下發(fā)生的變化進(jìn)行適當(dāng)?shù)男拚?。對?nèi)部控制監(jiān)督所需的信息,來自于多種渠道,包括內(nèi)部審計人員的報告、有關(guān)控制活動的例外報告、有關(guān)管理機(jī)構(gòu)提交的報告、經(jīng)營人員的反饋信息以及顧客對賬單費(fèi)用的意見等各個方面。
二、關(guān)于內(nèi)部控制的目標(biāo)
內(nèi)部控制制度的目標(biāo)是指企業(yè)管理當(dāng)局實(shí)施內(nèi)部控制所要達(dá)到的效果,歸納有四個目標(biāo):
1.保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整及對其的有效使用。
2.保證會計信息及其他各種管理信息的存在、可靠和及時提供。
3.保證企業(yè)經(jīng)營管理活動的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性。
4.保證各項(xiàng)法律和規(guī)范的遵守,以使企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營活動有序進(jìn)行。
三、內(nèi)部控制固有的局限
內(nèi)部控制只能為企業(yè)達(dá)到其經(jīng)營目標(biāo)提供合理的保證,因?yàn)閮?nèi)部控制還有其固有的局限,管理當(dāng)局在制定內(nèi)部制度時許多無法預(yù)料的因素及許多對于內(nèi)部控制本身就無法控制,例如:
1.內(nèi)部控制只適于正常且經(jīng)常反復(fù)出現(xiàn)的業(yè)務(wù)活動,而不能對特殊的、非正規(guī)的業(yè)務(wù)活動(例外事項(xiàng))進(jìn)行控制。
2.內(nèi)部控制可能因企業(yè)員工的粗心大意、精力分散、判斷失誤或誤解上級指令而失效。
3.內(nèi)部控制還受到控制成本的限制,企業(yè)內(nèi)部控制制度設(shè)立的成本不應(yīng)高于因舞弊和錯誤所造成的可能損失。
4.當(dāng)企業(yè)員工相互勾結(jié)、內(nèi)外串通共謀時也無法控制。
5.當(dāng)管理人員濫用職權(quán)或不能正確使用權(quán)力時無法控制。
6.內(nèi)部控制可能因經(jīng)營環(huán)境、業(yè)務(wù)性質(zhì)的變化,使內(nèi)部控制削弱或失效。
盡管管理當(dāng)局力爭取得有效的控制效果,但由于上述及其他限制因素存在,內(nèi)部控制不可能完美無缺,這是企業(yè)在制定內(nèi)部控制制度時要認(rèn)真思考的問題,內(nèi)部控制制度的建立也存在著經(jīng)濟(jì)性和有效性的關(guān)系。
四、當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部控制存在的一些問題
由于受長期計劃經(jīng)濟(jì)的束縛,我國在企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)上還存在不少問題,表現(xiàn)在:
1.企業(yè)管理層重生產(chǎn)、輕經(jīng)營、重開發(fā)、輕內(nèi)部管理,甚至把內(nèi)部控制制度看成僅僅是財務(wù)管理部門的事,而沒有把內(nèi)部控制放在整個企業(yè)經(jīng)營管理的高度來考慮。
2.有的企業(yè)雖建立了財會規(guī)章制度,但僅是紙上談兵,流于形式,而未得到切實(shí)的貫徹執(zhí)行。
3.忽視財務(wù)內(nèi)部稽核和內(nèi)部審計的作用。有的企業(yè)沒有財會部門的稽核,有的內(nèi)部稽核不規(guī)范,未形成制度。
4.在日常經(jīng)營管理方面,比較麻木,內(nèi)部管理缺陷視而不見,使一些事故隱患長期得不到發(fā)現(xiàn)和解決。
五、加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制
《會計法》對建立內(nèi)部控制制度做出了明確規(guī)定,建立現(xiàn)代企業(yè)制度更要求企業(yè)建立和完善內(nèi)部控制制度,針對當(dāng)前企業(yè)在內(nèi)部控制方面出現(xiàn)的一些主要問題,應(yīng)從以下幾方面著手:
(-)加強(qiáng)企業(yè)各方面的內(nèi)部牽制制度
內(nèi)部牽制是指對具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分工時,必須做到不相容職務(wù)的分離。企業(yè)內(nèi)部不相容職務(wù)有:授權(quán)審批職務(wù)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦職務(wù)、財產(chǎn)保管職務(wù)、會計記錄職務(wù)、審核監(jiān)督職務(wù)。
在內(nèi)部牽制中,必須對關(guān)鍵崗位采取工作輪換制,這樣才能更好地達(dá)到牽制的效果。工作輪換制是指根據(jù)不同崗位在管理系統(tǒng)中的重要程度,明確規(guī)定并嚴(yán)格控制每一員工在某一崗位的履職時間。對關(guān)鍵崗位應(yīng)輪換頻繁一些,次要的崗位可少一些。從輪換中暴露出存在的問題,揭示出制度的缺陷、管理的缺陷,如會計人員的委派制和輪崗制的結(jié)合。
(二)加強(qiáng)企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制
建立科學(xué)、嚴(yán)密的企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制制度是安全、有效的財務(wù)管理的基礎(chǔ)。結(jié)合企業(yè)實(shí)際,嚴(yán)格按《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求設(shè)立財務(wù)控制的程序和崗位、稽核監(jiān)督的辦法。
(三)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部稽核制度
在激烈的競爭壓力下,企業(yè)較多地強(qiáng)調(diào)發(fā)展生產(chǎn),追求經(jīng)濟(jì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),不同程度地放松了內(nèi)部管理。沒有正確處理好發(fā)展與管理的關(guān)系,輕視內(nèi)部稽核作用,企業(yè)的經(jīng)營者認(rèn)為,稽核部門不能創(chuàng)造效益,還要占用人員編制,增加經(jīng)營成本,沒有從根本上重視內(nèi)部稽核制度建設(shè)。
企業(yè)經(jīng)營管理的很多案例表明,一些問題的發(fā)生,并不是因?yàn)闆]有制度,而是沒有嚴(yán)格執(zhí)行制度,缺少內(nèi)部稽核制度。
(四)加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部審計制度
關(guān)鍵詞:企業(yè)制度;建設(shè)管理
中圖分類號:F279.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼: A 文章編號:1001-828X(2015)010-000-01
規(guī)章制度建設(shè)是企業(yè)長期的基礎(chǔ)管理工作之一,是內(nèi)部控制體系貫徹執(zhí)行的保障,同時它也是對企業(yè)各項(xiàng)管理工作和生產(chǎn)要素組合所做的規(guī)定,是企業(yè)成員必須共同遵守的辦事規(guī)程和行為準(zhǔn)則,是實(shí)現(xiàn)一切管理活動的手段和載體。為了加強(qiáng)制度建設(shè),堅(jiān)持“簡明、實(shí)用、系統(tǒng)、高效”的原則,是企業(yè)加速推進(jìn)制度建設(shè)步伐的根本。
一、一些企業(yè)制度建設(shè)管理現(xiàn)狀
本文就制度建設(shè)情況對一些公司進(jìn)行了調(diào)研,通過調(diào)研,這些公司在基于內(nèi)控體系建設(shè)的情況下,已經(jīng)建立了較為完善的規(guī)章制度體系。但從執(zhí)行層面上看,存在以下問題:
(一)業(yè)務(wù)領(lǐng)域制度缺失比較嚴(yán)重
有效制度覆蓋不全面,另有一部分制度在用,但沒有以正式文件形式下發(fā)執(zhí)行,缺乏一定的效力。
(二)現(xiàn)行制度缺乏統(tǒng)一的管理
由于管理權(quán)限分散,沒有負(fù)責(zé)規(guī)章制度整體規(guī)劃和綜合管理的職能部門,各業(yè)務(wù)部門都可以獨(dú)立地制度,不可避免地出現(xiàn)從自身業(yè)務(wù)需求出發(fā)考慮管理要素和條款內(nèi)容的情況,導(dǎo)致制度的局部功能大于整體功能,沒有形成管理的合力。
(三)管理層級多
從制度的制定與渠道看,大部分企業(yè)分為公司、公司機(jī)關(guān)、基層單位、生產(chǎn)單元等4個層級。各個層級制定制度的標(biāo)準(zhǔn)和程序不統(tǒng)一,公司級別的制度沒有自己的制度程序,參照公文進(jìn)行管理,基層單位和生產(chǎn)單元的制度在管理上缺乏統(tǒng)一的規(guī)范,編寫和缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
(四)規(guī)章制度內(nèi)容的可操作性不強(qiáng)
有的制度規(guī)定程序復(fù)雜,不夠簡潔實(shí)用,有的制度一經(jīng)出臺,長期不進(jìn)行修訂,不能支持實(shí)際工作。由于缺乏統(tǒng)一的管理,部分規(guī)章制度存在錯位、交叉和職能真空。
(五)規(guī)章制度的落實(shí)執(zhí)行不到位
規(guī)章制度一經(jīng)出臺,就明確了企業(yè)運(yùn)營的秩序和規(guī)則,但由于相應(yīng)的培訓(xùn)宣傳不同步,違規(guī)違紀(jì)行為的查處監(jiān)督機(jī)制不配套,導(dǎo)致制度的實(shí)際執(zhí)行效力弱化,企業(yè)內(nèi)部仍存在有章不循、有禁不止的現(xiàn)象,按章辦事、依法合規(guī)的意識和氛圍還沒有有效建立。
針對以上問題,企業(yè)需要從全局出發(fā),立足頂層設(shè)計,構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度管理體系。
二、立足頂層設(shè)計,建立科學(xué)規(guī)范的體系制度
整體結(jié)構(gòu):統(tǒng)領(lǐng)發(fā)展戰(zhàn)略,強(qiáng)化頂層設(shè)計,集中強(qiáng)化管理,努力實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略保障和法律合規(guī)功能。具體為:
公司層面:以《制度管理辦法》為依據(jù),加強(qiáng)制度的管理;
二級單位:主要作為總部制度的具體貫徹執(zhí)行者,不再單獨(dú)制度。
在制度的管理上,實(shí)現(xiàn)集中管理:進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)章制度歸口管理,嚴(yán)格把關(guān)管理程序。
(一)制定詳細(xì)《規(guī)章制度管理細(xì)則》,實(shí)現(xiàn)歸口管理
在制度的審查程序上,本著先立項(xiàng)再審核的原則,把好立項(xiàng)關(guān)。立項(xiàng)階段:立項(xiàng)部門需要提出立項(xiàng)申請,說明立項(xiàng)的原因、依據(jù)等,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過后方可立項(xiàng)。審查、審定與頒布階段:首先進(jìn)行沖突性和專業(yè)審查,其次根據(jù)制度內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)辦公會審查或經(jīng)理辦公會審查,為保證制度的效力,審查通過的制度以紅頭文件形式下發(fā)執(zhí)行,使制度的設(shè)立過程更加嚴(yán)謹(jǐn)。
在制度的監(jiān)督執(zhí)行上,充分發(fā)揮職能部門的監(jiān)察力度。業(yè)務(wù)部門可以每隔一段時間對照制度檢查執(zhí)行情況,是否按章行事,是否履行簽字審批程序,是否做到了有效授權(quán),同時也要定期檢查制度是否跟得上形式的發(fā)展,能否滿足企業(yè)內(nèi)部管理的需要,需要根據(jù)實(shí)際情況對制度進(jìn)行時時的修改;審計監(jiān)察部門要充分發(fā)揮監(jiān)察職能,對制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。同時以公司年度經(jīng)營業(yè)績考核為載體,對制度的實(shí)際執(zhí)行效果進(jìn)行客觀記錄和評估,以發(fā)現(xiàn)執(zhí)行效果偏差。針對檢查考核結(jié)果,對制度落實(shí)不到位情況進(jìn)行查處,對規(guī)章制度本身的不足進(jìn)行調(diào)整,實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度的自我改良和完善,有效提高制度執(zhí)行力。
(二)編撰《規(guī)章制度手冊大綱》,構(gòu)建科學(xué)化、規(guī)范化的制度結(jié)構(gòu)體系
通過加強(qiáng)對各職能部門業(yè)務(wù)的綜合分析,按照少而精的原則構(gòu)建制度體系,并在相應(yīng)制度結(jié)構(gòu)上進(jìn)行配套整合與優(yōu)化,形成《制度手冊編撰大綱》。
從結(jié)構(gòu)設(shè)置上,《大綱》由“部分―篇―章”三層結(jié)構(gòu)組成。
該制度手冊編撰大綱將為公司搭建起未來規(guī)章制度體系的框架,為體系規(guī)范奠定基礎(chǔ)。
(三)完善制度計劃管理,確保清理整合工作有序進(jìn)行
結(jié)合《規(guī)章制度手冊編撰大綱》確定體系架構(gòu)和規(guī)范要求,按照優(yōu)化結(jié)構(gòu)、完善體系、控制數(shù)量、提高質(zhì)量的要求,結(jié)合自身生產(chǎn)管理特點(diǎn),制定分階段建設(shè)規(guī)劃和目標(biāo),保證各項(xiàng)工作有章可循。
在制定制度計劃時,要充分考慮以下幾個因素:
1.逐一對照手冊編撰大綱,結(jié)合各部室的職能定位,系統(tǒng)梳理現(xiàn)有制度,確認(rèn)是否有遺漏的制度,是否存在職能真空的情況。
2.結(jié)合內(nèi)控測試發(fā)現(xiàn)的問題,就流程涉及的需要完善和修訂的制度列入制度建設(shè)計劃。
3.公司領(lǐng)導(dǎo)在各類會議中明確要求建立或完善的制度內(nèi)容;
4.年度重點(diǎn)關(guān)注的工作,尤其缺乏制度支撐或制度不完善的要列入制度建設(shè)計劃。
(四)編制基層隊(duì)管理(操作)手冊,推進(jìn)基層管理制度的結(jié)構(gòu)優(yōu)化
為有效解決管理體系多,基層負(fù)擔(dān)重,崗位標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、制度落實(shí)不到位的問題,在基層小隊(duì)建立《基層隊(duì)(站)管理手冊》和《基層隊(duì)(站)標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊》,按照簡單、實(shí)用、標(biāo)準(zhǔn)化的要求,運(yùn)用信息化手段,編制、應(yīng)用兩冊,整合制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)、體系、資料、表單等各項(xiàng)管理要素,進(jìn)一步明晰崗位職責(zé),建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn),切實(shí)減輕基層工作負(fù)擔(dān),實(shí)現(xiàn)崗位管理標(biāo)準(zhǔn)化、精益化、信息化。
通過制訂《管理手冊編制規(guī)范》和《操作手冊編寫規(guī)范》,由前期的“手冊標(biāo)準(zhǔn)文本”向“手冊管理標(biāo)準(zhǔn)”的轉(zhuǎn)變,以此來推進(jìn)基層管理制度的結(jié)構(gòu)優(yōu)化,切實(shí)簡化基層管理制度。
(五)構(gòu)建規(guī)章制度管理平臺,借助信息化手段提升管理效率
傳統(tǒng)的制度管理手段面臨著制度查詢不全、宣傳不廣、執(zhí)行情況反饋渠道不暢通等問題,而且,制度審查人員對相關(guān)制度的內(nèi)容參考難度較大。構(gòu)建規(guī)章制度管理平臺,借助信息化手段提升管理效率成為一種必然的趨勢。
三、幾點(diǎn)認(rèn)識
(一)制度承載著公司的戰(zhàn)略規(guī)劃,承載著企業(yè)文化的傳承,更承載著一種集權(quán)還是分權(quán)的管理模式,體現(xiàn)公司的管理意志,所以制度頂層設(shè)計尤為重要,特別是在新舊體系交迭、清理整合的關(guān)鍵時期,必須設(shè)計嚴(yán)謹(jǐn),穩(wěn)扎穩(wěn)打,不能急于求成。
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