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船舶檔案主要是指有關(guān)于船舶方面的文字、圖像以及聲音和其他類型為載體的原始記錄和資料,在過去的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)船舶檔案的保存一直以紙質(zhì)形式存在,并且這種檔案保存形式也應(yīng)用于社會(huì)個(gè)行業(yè)中,為我國科學(xué)文化事業(yè)提供了重要的幫助。紙質(zhì)檔案作為事件記錄的原始載體不僅具有唯一性的特點(diǎn),不能隨意復(fù)制和更改,更由于其自身的真實(shí)性和直觀性,在鑒定上較為簡(jiǎn)單而受到了人們的喜愛。但是隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步,科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及檔案量的逐漸增加使得原有的檔案保存形式已經(jīng)不適用于當(dāng)今社會(huì),船舶檔案數(shù)字化已經(jīng)成為了不可阻擋的歷史潮流。
一、船舶檔案數(shù)字化工作的發(fā)展現(xiàn)狀
鑒于紙質(zhì)存儲(chǔ)檔案對(duì)于外部環(huán)境的要求較高以及檔案工作量的不斷加大,各方面對(duì)于船舶檔案管理工作都提出了更高的要求,在這樣的環(huán)境背景下進(jìn)行船舶檔案的數(shù)字化建設(shè)顯得勢(shì)在必行。檔案數(shù)字化工作主要就是指通過對(duì)智能信息處理技術(shù)的利用,將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶以及錄像帶等為儲(chǔ)存介質(zhì)的原始檔案材料借助于現(xiàn)代化的掃描、壓縮手段將其轉(zhuǎn)化為圖片文件以及聲音文件和錄像文件的格式,并且在運(yùn)用儲(chǔ)存管理技術(shù)將其儲(chǔ)存到各類介質(zhì)上,便于在需要的時(shí)候能夠通過快速檢索手段將其查找出來予以利用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上,逐步建立小范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),逐漸向全國范圍擴(kuò)展,以便為需要者提供查詢、搜索之需。船舶檔案數(shù)字化的最大優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)在于資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及使用方便化。
從發(fā)展的趨勢(shì)上來看,船舶檔案數(shù)字化發(fā)展是檔案管理工作整體發(fā)展趨勢(shì)的方向,檔案自起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行,將會(huì)有利于檔案的修改和復(fù)制,在數(shù)字化狀態(tài)下的的檔案能夠提供更加高效的利用效率和質(zhì)量,能夠更好地滿足船舶行業(yè)乃至全社會(huì)的需要。但是就我國目前的發(fā)展情況上來看,限于種種客觀原因的限制使得計(jì)算機(jī)技術(shù)在船舶檔案的管理工作中始終沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用和價(jià)值,檔案的保密性和社會(huì)公眾的需求兩者之間的矛盾成為了影響船舶檔案數(shù)字化工作的最大掣肘之一,造成了檔案數(shù)字化的發(fā)展速度相對(duì)于社會(huì)數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展來說存在著很大的滯后性,不能有效地滿足各方需要。
二、船舶檔案數(shù)字化的利與弊
(一)船舶檔案數(shù)字化的積極影響
從發(fā)展的角度上來說,檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,資源建設(shè)主要包含兩部分,一是對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化,二是對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔和電子檔案管理。借助于這種數(shù)字化形式可以對(duì)檔案原件起到很好地保護(hù)作用,使電子文件形式的檔案替代原件的使用,進(jìn)而避免原件檔案的過度使用而損壞,并且在數(shù)字化副本異地保存的條件下,輸出縮微膠片還能夠做到永久保存和使用,通過這種手段即使檔案資料出現(xiàn)了重大災(zāi)難和意外情況也不至于使檔案資料產(chǎn)生毀滅性的破壞。船舶檔案數(shù)字化還能夠有效地改善檔案利用方式,一方面數(shù)字化后的檔案能夠做到共享使用,這樣就能夠提供檔案的利用效率,擺脫孤本的限制;并且當(dāng)需要對(duì)檔案進(jìn)行利用時(shí),利用者將會(huì)打破時(shí)間的限制,能夠隨時(shí)使用需要的文件。最為重要的是船舶檔案數(shù)字化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的主流趨勢(shì),社會(huì)的發(fā)展要求船舶檔案必須進(jìn)行改變和創(chuàng)新,以適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)需要。
(二)船舶檔案數(shù)字化所帶來的隱患
船舶檔案數(shù)字化在為檔案管理工作帶來便利的同時(shí)也帶來的相應(yīng)問題,其中最為突出的就是檔案信息的安全問題。鑒于船舶檔案數(shù)字化工作后,其接觸的范圍和廣度也將會(huì)變得,因此面臨安全風(fēng)險(xiǎn)的幾率也隨之增大。檔案數(shù)字化主要的安全問題來自于四方面,分別是網(wǎng)絡(luò)安全問題、系統(tǒng)安全問題、應(yīng)用安全和病毒防范問題以及檔案數(shù)據(jù)安全問題。網(wǎng)絡(luò)安全問題是指基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施不可能保證一直正常運(yùn)行,在其運(yùn)行過程中很有可能出現(xiàn)各類故障,進(jìn)而影響到檔案管理;二系統(tǒng)安全則是指檔案數(shù)字化的相關(guān)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能存在系統(tǒng)漏洞,在這樣的環(huán)境下檔案信息很有可能被竊取和利用;應(yīng)用安全及病毒的防范則是由于網(wǎng)絡(luò)病毒是伴隨著網(wǎng)絡(luò)的存在而存在的,如果不能進(jìn)行有效地處理很有可能使檔案信息面臨病毒的威脅;而檔案信息數(shù)據(jù)的安全則是指應(yīng)當(dāng)對(duì)船舶檔案信息進(jìn)行一定的加密處理,否則很有可能加大檔案信息數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn),一般情況下用戶在訪問檔案信息和數(shù)據(jù)時(shí),檔案信息都是真實(shí)和完整的,如果不對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置變更,而任由他人進(jìn)入系統(tǒng),將會(huì)使檔案信息處于無保護(hù)狀態(tài),隨時(shí)都存在被更改和利用的風(fēng)險(xiǎn),這也是檔案數(shù)字化所帶來的主要問題。為此,在船舶檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展過程中還應(yīng)當(dāng)對(duì)安全管理技術(shù)進(jìn)行不斷地研究,為檔案信息的安全提供更加可靠地保障。
三、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案工作的思考
從形式上的變化來看,船舶檔案數(shù)字化工作的最大變化在于儲(chǔ)存介質(zhì)發(fā)生了變化,由傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲(chǔ)存轉(zhuǎn)變成了電子文件形式的儲(chǔ)存。從某種程度上來講,數(shù)字檔案的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來使其得以實(shí)現(xiàn),例如各類檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞以及檔案資源的共享和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等。無論是對(duì)于儲(chǔ)存的老檔案來說,還是對(duì)現(xiàn)在的電子文件形式的新檔案來說都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化的原則去進(jìn)行,確保紙質(zhì)檔案能夠被完整的轉(zhuǎn)換為數(shù)字化,電子文件能夠歸檔,數(shù)字化檔案能夠被有序的保管、傳遞和利用,盡量避免各自為政、互不兼容現(xiàn)象的發(fā)生。對(duì)于船舶檔案數(shù)字化工作來講,建立一套標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是必不可少的工作,在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案的過程中一定要發(fā)揮出標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的引導(dǎo)性作用,保證技術(shù)上能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)調(diào)性和整體性的統(tǒng)一。而在現(xiàn)實(shí)的工作中,還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案局所頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》,對(duì)電子文件的歸檔和管理要進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范,對(duì)于文字型電子文件、掃描型電子文件、視頻和多媒體電子文件以及音頻電子文件等各類檔案都應(yīng)當(dāng)采取通用的格式予以儲(chǔ)存和管理。
與此同時(shí),在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案的過程中我們還應(yīng)當(dāng)注重為數(shù)字化檔案提供一種良好的運(yùn)行環(huán)境。船舶檔案數(shù)字化主要就是指借助于信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸來實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有效利用。對(duì)于檔案的數(shù)字化管理來說,最為重要的就是技術(shù)性支撐,檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的管理平臺(tái)和技術(shù)手段作保證,這也是當(dāng)今社會(huì)進(jìn)行檔案管理所必須具備的條件。但是從難度系數(shù)上來講,檔案數(shù)字化屬于一項(xiàng)全方位的系統(tǒng)工程,其中包含了文件格式標(biāo)準(zhǔn)制定以及系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境中其他標(biāo)準(zhǔn)制定等諸多內(nèi)容,這使得船舶檔案的數(shù)字化在未來的發(fā)展過程中還有很長(zhǎng)一段路要走。針對(duì)于紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案仍然有很多基礎(chǔ)性工作要做,為此在轉(zhuǎn)換過程中主要應(yīng)當(dāng)做好如下幾方面。其一是要制定網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn),為數(shù)字檔案信息提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境;其二則是要制定相關(guān)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn),為數(shù)字化形式的船舶檔案應(yīng)用提供便利條件和有效規(guī)范,在數(shù)據(jù)源、代碼以及電子公文格式上要遵循自身的標(biāo)準(zhǔn);其三就是要制定好應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn),為數(shù)字化檔案信息提供應(yīng)有支撐和服務(wù);最后則是要制定出合理有效地信息安全標(biāo)準(zhǔn),為信息管理和應(yīng)用創(chuàng)造一個(gè)安全的環(huán)境。船舶檔案數(shù)字化工作要堅(jiān)持從自身的立足點(diǎn)出發(fā),在紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換過程中要注重對(duì)門類和多元化檔案資源的有效整合,最大限度上做到檔案資源的合理配置,強(qiáng)化船舶檔案的管理水平。
關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案;安全風(fēng)險(xiǎn);應(yīng)對(duì)策略
中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):
1數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急響應(yīng)
數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急和安全評(píng)估是一個(gè)有機(jī)的整體,一個(gè)完整的安全評(píng)估工作也包括對(duì)組織的安全突發(fā)事件及時(shí)響應(yīng)能力的評(píng)估。安全評(píng)估側(cè)重對(duì)組織日常信息安全的測(cè)評(píng)工作,應(yīng)是常態(tài)化,經(jīng)常性的組織行為,而安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急措施是在組織安全突發(fā)事件發(fā)生時(shí)的一種突發(fā)性、臨時(shí)的組織行為,但對(duì)安全事件的應(yīng)急準(zhǔn)備工作則應(yīng)和安全評(píng)估一樣,是一種有計(jì)劃、經(jīng)常性的組織行為。安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急實(shí)施人員通過對(duì)各種不確定因素的分析,在突發(fā)、重大數(shù)字檔案信息安全事件的發(fā)生,及時(shí)采取有效措施,彌補(bǔ)損失并阻止惡性事件的擴(kuò)大,使數(shù)字檔案信息的損失降至最小。
在數(shù)字檔案信息安全應(yīng)急響應(yīng)中主要有計(jì)劃的準(zhǔn)備、計(jì)劃的編制和計(jì)劃的實(shí)踐三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)使整個(gè)組織形成了一個(gè)信息反饋、控制、管理、決策的良性循環(huán)。在應(yīng)急響應(yīng)三個(gè)環(huán)節(jié)中,計(jì)劃準(zhǔn)備是基礎(chǔ),計(jì)劃編制是依據(jù),計(jì)劃的實(shí)施是應(yīng)急響應(yīng)的核心。
計(jì)劃準(zhǔn)備階段是在安全評(píng)估的基礎(chǔ)上,全面掌握數(shù)字檔案管理系統(tǒng)及組織存在的不確定風(fēng)險(xiǎn)因素,明確組織及應(yīng)急目標(biāo),制定應(yīng)急策略。
計(jì)劃編制是在明確應(yīng)急響應(yīng)需求和響應(yīng)策略基礎(chǔ)上,將各項(xiàng)需求和措施進(jìn)行細(xì)化、分工,以明確不同職能部門及人員的工作內(nèi)容。
計(jì)劃的實(shí)施是組織內(nèi)相關(guān)職能部門對(duì)應(yīng)急計(jì)劃的實(shí)現(xiàn),通過計(jì)劃的實(shí)施,在原有安全措施的基礎(chǔ)上,對(duì)存在的可能造成威脅數(shù)字檔案安全的因素進(jìn)行排查與補(bǔ)救,使其達(dá)到安全管理級(jí)別。
2數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)層次
影響數(shù)字檔案安全的因素多種多樣,環(huán)節(jié)涉及數(shù)字檔案從生成、收集、保管直到提供用戶利用,關(guān)系到其形成機(jī)構(gòu)、管理機(jī)構(gòu)、流通機(jī)構(gòu)、檔案管理信息系統(tǒng)、人員、管理規(guī)范等多個(gè)方面,按照應(yīng)對(duì)措施涉及范圍,將對(duì)數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)劃分為三個(gè)層次:社會(huì)層面、區(qū)域?qū)用?、機(jī)構(gòu)層面。
1)社會(huì)層面
社會(huì)層面的數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)主要在國家層面動(dòng)作,安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)主體包括兩類:一是主管全國信息化建設(shè)部門,包括國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組、國家檔案局以及各個(gè)部委的信息化部門、檔案機(jī)構(gòu)等;二是國家檔案館。前者負(fù)責(zé)管理社會(huì)環(huán)境安全風(fēng)險(xiǎn)因素,營造一個(gè)相對(duì)安全的社會(huì)信息環(huán)境,使社會(huì)整體有較強(qiáng)的數(shù)字檔案安全意識(shí),逐步健全數(shù)字檔案管理規(guī)范體系,完善數(shù)字檔案信息服務(wù)體系。后者則對(duì)數(shù)字檔案信息的收集實(shí)現(xiàn)安全管理。
2)區(qū)域?qū)用?/p>
區(qū)域?qū)用鏀?shù)字檔案安全應(yīng)對(duì)主要體現(xiàn)在一個(gè)特定行政區(qū)的范圍內(nèi),其應(yīng)對(duì)主體包括該區(qū)內(nèi)主管數(shù)字檔案的行政管理部門,如信息化指導(dǎo)辦公室、檔案局,其次是該轄區(qū)內(nèi)的綜合性檔案信息中心、文件中心、聯(lián)合檔案室等。前者主要負(fù)責(zé)保障本區(qū)域檔案信息化建設(shè)的社會(huì)環(huán)境,后者主要任務(wù)是保障委托單位數(shù)字檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、可用。
3)機(jī)構(gòu)層面
機(jī)構(gòu)層次的數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)主要體現(xiàn)在數(shù)字檔案形成機(jī)構(gòu)內(nèi)部,主體包括形成、管理、利用數(shù)字檔案的參與者,主要任務(wù)是提供高質(zhì)量的數(shù)字檔案信息。
3數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)手段
無論是社會(huì)層面、區(qū)域?qū)用孢€是機(jī)構(gòu)層面,實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案安全管理策略的具體應(yīng)對(duì)手段主要有:系統(tǒng)、管理、制度、人員及資金。
1)系統(tǒng)
生成、管理和保存數(shù)字檔案的環(huán)境和管理信息系統(tǒng)的安全是保證數(shù)字檔案安全的基礎(chǔ),"系統(tǒng)"類的數(shù)字檔案安全應(yīng)對(duì)手段,既要應(yīng)對(duì)信息技術(shù)的先天缺陷,又要盡量減少管理信息系統(tǒng)及信息傳輸通道設(shè)計(jì)中考慮的不周,這主要涉及計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等物理設(shè)施與應(yīng)用軟件、協(xié)議等軟件平臺(tái)等多個(gè)方面。
2)管理
主要指數(shù)字檔案的生成、保存、傳輸?shù)裙芾硇怨ぷ?。?shù)字檔案和組織業(yè)務(wù)活動(dòng)相伴而生,因此組織的管理活動(dòng)每個(gè)環(huán)節(jié)都承擔(dān)應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的任務(wù)。數(shù)字檔案信息生成環(huán)節(jié)的優(yōu)化與管理方法的改進(jìn),可以有效防范和控制數(shù)字檔案在管理與流通服務(wù)中面臨的各種威脅。
3)制度
制度是要求數(shù)字檔案生成、管理、存儲(chǔ)、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱,包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。
連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的保障。通過科學(xué)的制度建設(shè),約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素,調(diào)動(dòng)各種人員應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的積極性才是根本。
4)人員
人員是數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)中最關(guān)鍵的部分,也是最難的部分。應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn),有效管理參與人員是建立在以下兩個(gè)假設(shè)之上:
一是人人都可能帶來不確定的安全風(fēng)險(xiǎn)因素,人人都肩負(fù)應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的職責(zé)。在對(duì)外部非授權(quán)用戶制定防護(hù)措施時(shí),也要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的管理、培訓(xùn)、監(jiān)督和審計(jì)工作。
二是參與人員分工不同,每類人員參與應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的工作分工不同。在應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)工作計(jì)劃中,應(yīng)明確主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員、數(shù)字檔案形成者、利用者的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。
5)資金
資金是應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的基本保證。在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)對(duì)中,盡管資金不是充分條件,但是不可或缺的必要條件。組織管理、制度建設(shè)、人員激勵(lì)等都離不開財(cái)力的支持。資金的參與,使安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)工作在保障數(shù)字檔案安全工作中發(fā)揮更有效的作用。
4數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略
根據(jù)數(shù)字檔案安全評(píng)估結(jié)果,全面分析數(shù)字檔案生成、保存、管理、流通等各環(huán)節(jié)存在的影響其長(zhǎng)期保存及安全利用的不確定因素,明確現(xiàn)有安全規(guī)則水平,在盡可能減少組織成本情況下,對(duì)威脅數(shù)字檔案安全的不良因素進(jìn)行有針對(duì)性的保護(hù)措施,使數(shù)字檔案安全保護(hù)能力達(dá)到更高水平,保障數(shù)字檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。
依據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)管理的基本原理,應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn),可以采用預(yù)防、減輕、接受、轉(zhuǎn)移和回避這五種基本策略。
1)預(yù)防
風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防是一種主動(dòng)的應(yīng)對(duì)策略,是一種事前控制,目的在于盡量規(guī)避安全事件的出現(xiàn),是效果最好的安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略?;痉椒òǎ悍乐共淮_定因素的出現(xiàn)、消除已經(jīng)存在的不確定因素、有效管理不確定因素,防止安全事件的發(fā)生三個(gè)方面。
2)降低風(fēng)險(xiǎn)
降低風(fēng)險(xiǎn)也是一種主動(dòng)的安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略,在安全風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生前,能通過計(jì)劃、準(zhǔn)備和控制,削弱不確定因素的威脅力量,降低安全風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或減緩不確定因素帶來的不良后果。在無法完全預(yù)防不確定因素帶來的不良后果時(shí),合理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)也是一種優(yōu)化選擇。根據(jù)二八定律,在不確定因素中,只有很小一部分威脅最大,集中力量控制對(duì)數(shù)字檔案影響最大的一部分不良因素,切斷安全風(fēng)險(xiǎn)的連鎖與耦合作用,降低安全風(fēng)險(xiǎn)的整體水平。因此,在數(shù)字檔案安全管理過程中,對(duì)造成安全事件的源風(fēng)險(xiǎn)及低層風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估與預(yù)防應(yīng)更加重視^。綜合運(yùn)用預(yù)防與降低風(fēng)險(xiǎn)兩種策略,能有效阻止影響組織目標(biāo)的重大安全事件的發(fā)生。
3)轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)
轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)又叫合伙分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn),雖然它不能降低安全風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的概率或減輕不良后果,但借助法律規(guī)定的相關(guān)有效協(xié)議或合同,組織在安全事故中的部分損失按協(xié)議規(guī)定,由合作伙伴承擔(dān)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)后果,相對(duì)降低不良因素對(duì)組織的影響。
4)接受風(fēng)險(xiǎn)
接受風(fēng)險(xiǎn)是有意識(shí)地選擇承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)后果的一種策略,它不采取措施預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)事故的發(fā)生,而是在事故發(fā)生后再進(jìn)行處理。這種策略通常適用于應(yīng)對(duì)發(fā)生概率低、不良后果輕的風(fēng)險(xiǎn)因素。它是一種較為"經(jīng)濟(jì)"的、應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)成本相對(duì)較低的方法。如果風(fēng)險(xiǎn)事故中損失較小,遠(yuǎn)低于風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)活動(dòng)的費(fèi)用,可以考慮接受風(fēng)險(xiǎn)的方法。接受風(fēng)險(xiǎn)策略分為主動(dòng)和被動(dòng)兩種形式。主動(dòng)接受風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急響應(yīng)相似,有事先計(jì)劃,一旦風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生,立即實(shí)施計(jì)劃以彌補(bǔ)損失,并防止向更大范圍的擴(kuò)散。而被動(dòng)接受是不采取任務(wù)防護(hù)措施,在安全風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生后,直接承擔(dān)損失。
5)回避風(fēng)險(xiǎn)
由于不同的組織中,數(shù)字檔案利用價(jià)值量與資源管理能力不同,組織放棄對(duì)數(shù)字檔案的管理,從而避免了潛在威脅發(fā)生的可能性?;乇茱L(fēng)險(xiǎn)是一種消極的應(yīng)對(duì)策略,在檔案數(shù)字化及社會(huì)化進(jìn)程中,嚴(yán)重影響檔案社會(huì)價(jià)值的發(fā)揮,浪費(fèi)有效的社會(huì)資源。
預(yù)防、減輕、接受、轉(zhuǎn)移和回避這五種安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略,主動(dòng)性依次降低、實(shí)施難度依次降低,而不良因素造成的損失卻依次增加。在數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)活動(dòng)中,依據(jù)不同地區(qū)、機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)活動(dòng)等特點(diǎn),綜合考慮多方面因素,根據(jù)組織自身情況的不同選擇不同的應(yīng)對(duì)策略,以提高數(shù)字檔案安全層次。但無論采用何種應(yīng)對(duì)策略,都應(yīng)以主動(dòng)應(yīng)對(duì)為主,被動(dòng)應(yīng)對(duì)為輔的總體策略,盡可能避免或降低安全事故的發(fā)生。
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高校數(shù)字化的檔案信息從傳輸、存儲(chǔ)到顯示利用都要通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn),計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)是生成和利用數(shù)字檔案信息的基礎(chǔ)和前提,離開計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)的傳輸,數(shù)字化的檔案信息就不可能讀取和顯示,因此,數(shù)字化檔案信息對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)有很強(qiáng)的依賴性。然而眾所周知,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)具有一定的不安全性,因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的某些隱患,有時(shí)會(huì)使檔案信息遭到毀滅性的破壞,這就產(chǎn)生了檔案信息的安全問題。如何確保數(shù)字化檔案信息的保密性、完整性、真實(shí)性和可利用性,給高校檔案數(shù)字化工作帶來了極大的挑戰(zhàn),對(duì)高校在檔案數(shù)字化進(jìn)程中采取先進(jìn)技術(shù)和有效措施,保障高校檔案信息安全提出了較高的要求。
二、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來了新的生機(jī),數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢?cè)跒樯鐣?huì)提供廣泛信息服務(wù)的同時(shí),也給高校檔案的信息安全帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如:在數(shù)字化加工過程中,有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過外包實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化,存在對(duì)學(xué)生培訓(xùn)不夠和對(duì)數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)、加工場(chǎng)地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位,管理不規(guī)范的問題;有的高校檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的機(jī)要保密培訓(xùn),在工作實(shí)踐中,對(duì)已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng);有的政府信息安全部門對(duì)進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。
1.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中沒有完整的法律法規(guī)制度保護(hù)信息安全。
目前,各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂,缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì),對(duì)于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系,缺少專門的法規(guī)。
2.高校檔案數(shù)字化沒有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
目前,沒有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范,來保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。
3.高校檔案數(shù)字化評(píng)估、防范少,檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。
高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài),常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護(hù)混為一談。人員崗位職責(zé)不明確,業(yè)務(wù)操作不規(guī)范,有越崗代崗現(xiàn)象,有的操作人員在相關(guān)計(jì)算機(jī)上使用與檔案數(shù)字化無關(guān)的軟件,難免帶來病毒侵襲等隱患,造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓,使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護(hù)的水平上,不能主動(dòng)防御和動(dòng)態(tài)保護(hù)檔案信息安全。
4.高校檔案專業(yè)人才短缺,檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。
在檔案信息開發(fā)和利用過程中,人始終參與其中,是檔案信息安全的制造者,也是檔案信息安全的護(hù)衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展,對(duì)檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中,專業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。
法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲(chǔ)、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱,包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程安全風(fēng)險(xiǎn)的保障。通過科學(xué)的制度建設(shè),約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素,調(diào)動(dòng)各方面人員應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的積極性才是根本。在數(shù)字化進(jìn)程中,要保證高校檔案信息安全,必須加強(qiáng)法制管理,充分運(yùn)用法律手段,規(guī)范檔案管理人員對(duì)數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項(xiàng)工作納入法制化、規(guī)范化的軌道,進(jìn)而提高檔案管理部門對(duì)檔案信息安全工作的管理水平。目前,高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括:《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī),加大執(zhí)法力度,嚴(yán)格執(zhí)法,切實(shí)起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用,另一方面針對(duì)高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問題,上級(jí)有關(guān)部門要進(jìn)一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī),盡早出臺(tái)有效的專門的法律依據(jù)。同時(shí),高校也要根據(jù)自身的實(shí)際情況,修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。
2.制定檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是高校檔案信息安全的前提。
檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn),其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行,保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對(duì)數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展,制定數(shù)字化檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)對(duì)保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況,在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上,制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn),保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn),主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面;二是應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn),基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會(huì)面向公眾,為社會(huì)提供必要的服務(wù),所以要制定字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等;三是應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn),主要涉及信息交換平臺(tái)、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn),能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù);四是信息安全標(biāo)準(zhǔn),主要涉及安全級(jí)別管理、身份認(rèn)證、訪問控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標(biāo)準(zhǔn);五是管理標(biāo)準(zhǔn),主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。
3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。
數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物,因此也需要高科技技術(shù)來保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中面臨的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)多種多樣,歸納起來主要有:軟硬件配置不當(dāng)、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等,這些都會(huì)對(duì)信息安全構(gòu)成隱患,但只要有防范意識(shí),絕大部分風(fēng)險(xiǎn)都可以規(guī)避。目前,高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種:一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障,在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān),從而防止發(fā)生不可預(yù)測(cè)的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監(jiān)測(cè)、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流,盡可能地對(duì)外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行狀況,以此來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用,它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性,防止機(jī)密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測(cè)病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪問控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中規(guī)定了訪問控制的權(quán)限,如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強(qiáng)制性訪問控制引入了安全管理員的機(jī)制,增加了安全保護(hù),可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權(quán)利。五是安全審計(jì)技術(shù)。通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪問情況記錄日志,并對(duì)日志進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,進(jìn)而對(duì)資源使用情況進(jìn)行事后分析,它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。
數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對(duì)象的安全管理,它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運(yùn)行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動(dòng)態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動(dòng)包括建立機(jī)構(gòu)、制定計(jì)劃、開展培訓(xùn)、落實(shí)措施、檢查效果和實(shí)施改進(jìn)等過程。學(xué)校檔案部門必須成立一個(gè)安全管理工作組,負(fù)責(zé)實(shí)施和監(jiān)控整個(gè)檔案數(shù)字化信息安全管理活動(dòng),對(duì)檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估;不定期對(duì)人員進(jìn)行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn),有效地遏制來自外部和內(nèi)部的攻擊,增強(qiáng)安全防護(hù)能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力,確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。
5.高素質(zhì)的人才是高校數(shù)字化檔案信息安全的保證。
[文章編號(hào)]1005-6041(2016)03-0021-04
在信息化時(shí)代背景下,檔案載體由傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)橄葦?shù)字后紙質(zhì)的載體產(chǎn)生形式,因此需要科學(xué)的技術(shù)手段進(jìn)行管理應(yīng)用。檔案利用過程中,會(huì)產(chǎn)生具有附加價(jià)值的新檔案,產(chǎn)生“二次歸檔”問題,如何保證數(shù)字檔案的原始性,如何對(duì)檔案“二次歸檔”,如何解決檔案保密與檔案利用的矛盾,是檔案管理領(lǐng)域需要探索的方向。數(shù)字檔案研究有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案等偏向保存的研究,重點(diǎn)在于如何確保檔案原始性和如何管理利用檔案。數(shù)字檔案無須過多考慮存放問題,而需考慮分級(jí)保密和存檔價(jià)值問題。在新的時(shí)代潮流面前,針對(duì)高校圖書館檔案管理混亂的現(xiàn)狀,本文提出高校圖書館數(shù)字檔案共享模式,試圖在高校圖書館特定領(lǐng)域挖掘數(shù)字檔案管理的新需求,使數(shù)字檔案的管理和利用能夠保障和推動(dòng)高校圖書館發(fā)展。
1 高校圖書館檔案管理研究現(xiàn)狀
1.1 檔案知識(shí)管理研究薄弱
檔案學(xué)研究已由檔案記錄的保存演進(jìn)至檔案記錄的管理[1],這與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字存儲(chǔ)等高科技技術(shù)普及有關(guān)。但檔案學(xué)與圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)在知識(shí)管理研究領(lǐng)域上仍存在著差距。在定量方面主要表現(xiàn)為文獻(xiàn)整體數(shù)量不足,期刊的集中程度不高,沒有形成核心作者群,得到資助的基金比較少;在定性方面,檔案學(xué)知識(shí)管理研究的關(guān)鍵詞和主題不如圖書館學(xué)豐富,沒有將知識(shí)管理的內(nèi)涵和外延進(jìn)行擴(kuò)展[2]。這種差距與檔案工作“重藏輕用”的特點(diǎn)和檔案學(xué)整體發(fā)展落后于圖書館學(xué)有關(guān),檔案學(xué)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)管理研究的重視。作為圖書館學(xué)與檔案學(xué)的交叉領(lǐng)域的圖書館檔案管理,仍然停留在紙質(zhì)檔案回溯數(shù)字化、圖書檔案管理融合一體化階段。檔案管理要適應(yīng)信息化時(shí)展需求,應(yīng)吸取圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)研究理論和方法,通過知識(shí)管理應(yīng)用技術(shù),實(shí)現(xiàn)“信息”向“知識(shí)”演變。
1.2 檔案管理手段單一
現(xiàn)有的高校圖書館檔案管理手段以檔案數(shù)字化、圖書檔案管理融合一體化為主,缺少檔案演變?yōu)椤爸R(shí)”的形式及手段。對(duì)檔案“信息”的評(píng)價(jià)、鑒定等行為僅限于檔案管理人員個(gè)人對(duì)制度化管理的理解,而由此造成對(duì)檔案留存價(jià)值評(píng)估處于封閉狀態(tài)下的經(jīng)驗(yàn)行為、制度行為。而制度和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)有時(shí)未能及時(shí)跟上科技發(fā)展的變化。當(dāng)單個(gè)檔案的部分缺失,檔案管理人員時(shí)常以檔案不全或該部分未達(dá)到留存價(jià)值等理由推諉,查閱檔案用戶很少就檔案缺失部分提出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)漠愖h。
1.3 高校圖書館檔案管理服務(wù)理念缺失
我國高校圖書館信息化設(shè)施的普及階段已基本結(jié)束,目前正朝著質(zhì)量提升的階段前進(jìn)[3],然而高校圖書館檔案管理服務(wù)理念局限于被動(dòng)式查閱。高校圖書館側(cè)重于黨務(wù)、人事、設(shè)備、基建、財(cái)務(wù)等方面行文格式公事化的檔案歸檔保存,其目的是有需求時(shí)提供查閱。此類服務(wù)方式屬于檔案學(xué)最原始的基本的查閱功能。現(xiàn)有高校圖書館檔案管理在讀者檔案、新館建設(shè)檔案、人事檔案、圖書館歷史檔案等方面都有涉及,但都沒有提出“知識(shí)”化的服務(wù)概念。在一體化中進(jìn)程中,圖書、檔案、情報(bào)一體化數(shù)字網(wǎng)站必須能夠快速地接收、分析、處理新的信息,并將處理后的信息及時(shí)地傳遞給需要它的讀者[4]。這類著重網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)形式,忽視了服務(wù)的理念――“知識(shí)管理”主動(dòng)式服務(wù),此管理狀態(tài)形成的原因是檔案管理服務(wù)理念與信息化環(huán)境脫節(jié)造成服務(wù)理念缺失。
隨著網(wǎng)絡(luò)信息化蓬勃發(fā)展,國家圖書館“十二五”規(guī)劃綱要中提出加快圖書館現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型,開創(chuàng)國家圖書館事業(yè)發(fā)展新局面,強(qiáng)調(diào)為圖書館界提供主動(dòng)服務(wù)理念。高校圖書館檔案服務(wù)理念應(yīng)著重在主動(dòng)服務(wù)、合作共贏、引領(lǐng)業(yè)務(wù)、開放資源等方面進(jìn)行深化。建立檔案管理主動(dòng)服務(wù)理念,形成有效的共享機(jī)制,能夠加強(qiáng)館內(nèi)各部門粘連性、加強(qiáng)校內(nèi)職能部門之間的粘連性、強(qiáng)化館際之間交流學(xué)習(xí)的粘連性。通過從檔案管理演變成檔案的知識(shí)管理,使得圖書館檔案為圖書館發(fā)展提供有力的知識(shí)儲(chǔ)備及共享平臺(tái)。
2 高校圖書館檔案信息化共享模式策略
檔案學(xué)應(yīng)擴(kuò)大原有的研究領(lǐng)域,借鑒圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)的信息組織研究方式,來滿足新技術(shù)環(huán)境下人們對(duì)檔案利用方式變革的需求[5]。高校可以利用檔案信息化共享模式建立檔案共享平臺(tái),通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值評(píng)估,確保檔案的完整性和檔案管理的規(guī)范化。構(gòu)建檔案管理平臺(tái)以館內(nèi)共享為主,可推廣到校內(nèi)學(xué)科研究服務(wù)領(lǐng)域和館際之間交流服務(wù)領(lǐng)域(見圖1)。
2.1 高校圖書館檔案館內(nèi)共享模式
圖書館檔案館內(nèi)共享基于公平公正公開原則,是結(jié)合圖書館績(jī)效管理,推動(dòng)業(yè)務(wù)技術(shù)共享為核心的共享模式。館內(nèi)檔案的共享內(nèi)容包括:館內(nèi)各業(yè)務(wù)部門的年度工作計(jì)劃,年度總結(jié)報(bào)告等量化數(shù)據(jù),館內(nèi)不同業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)的服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià),館員素質(zhì)培訓(xùn)實(shí)踐效果,設(shè)備采購選擇參數(shù)等。通過共享模式加強(qiáng)全館館員的參與度,利用共享檔案價(jià)值評(píng)估,進(jìn)行有效的量化工作服務(wù)質(zhì)量評(píng)定,形成完善的服務(wù)檔案群。通過年度檔案的比較分析,使業(yè)務(wù)側(cè)重調(diào)整有據(jù)可依,館員業(yè)務(wù)培訓(xùn)流程有章可循,創(chuàng)新服務(wù)的效果有表可查,館員輪崗交接材料也能以檔案形式保留。
2.2 高校圖書館檔案校內(nèi)共享模式
高校圖書館檔案校內(nèi)共享模式策略是以科學(xué)數(shù)據(jù)服務(wù)[6]、學(xué)科服務(wù)、讀者特殊服務(wù)為指向的引導(dǎo)型共享模式。利用共享平臺(tái)讓校內(nèi)師生讀者充分了解圖書館的特色服務(wù)內(nèi)容及服務(wù)效果,以達(dá)到宣傳、凝聚關(guān)聯(lián)讀者群體的目的。對(duì)高校新開專業(yè),院系拆分或合并等行為進(jìn)行檔案存檔,根據(jù)相關(guān)教學(xué)需求通過檔案共享模式跟進(jìn)圖書資源配置,使得行政角度自上而下的執(zhí)行轉(zhuǎn)變?yōu)樽韵露系闹鲃?dòng)配合。
2.3 高校圖書館檔案館際共享模式
圖書館檔案館際共享模式策略是以打破高校圖書館間“貧富差距”,構(gòu)建海量分布式檔案資源庫群、統(tǒng)一的檔案知識(shí)型管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)圖書館館際間合作共贏的泛合作型共享模式。檔案館際共享模式能有效地進(jìn)行業(yè)務(wù)部門檔案交流、創(chuàng)新服務(wù)檔案的價(jià)值評(píng)估和圖書館學(xué)術(shù)交流。共享策略的目的是節(jié)約館際合作交流成本,提供館際合作成功案例,使區(qū)域的發(fā)展不平衡具體方面得以量化表現(xiàn),采取“跟隨戰(zhàn)略”使落后的高校圖書館發(fā)展有所借鑒。特別是針對(duì)高校圖書館的評(píng)估要求可以有依據(jù)地適度調(diào)整,針對(duì)高效益低成本創(chuàng)新特色服務(wù)能迅速推廣,針對(duì)高效價(jià)值的服務(wù)體系由國家層面的統(tǒng)籌規(guī)劃投入從而縮小地域性差距。
3 高校圖書館檔案實(shí)現(xiàn)信息化共享的措施要求
3.1 檔案信息化共享的硬件設(shè)施要求
檔案共享硬件設(shè)施要求數(shù)據(jù)庫分布式管理存儲(chǔ)、有集中安全的異地備份。檔案雖然提供查閱功能,但并不是所有范疇的檔案都可以完成公開。分布管理存儲(chǔ)使數(shù)字檔案具有地域性的存放地點(diǎn),可以有效地保護(hù)檔案安全性,有效防范系統(tǒng)維護(hù)人員登錄檔案存儲(chǔ)設(shè)備服務(wù)器,有效地保護(hù)檔案共享范圍。利用異地加密的備份手段,可以規(guī)避突況下檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫遭受災(zāi)難性打擊,加快重建修復(fù)進(jìn)度,確保檔案管理系統(tǒng)可靠運(yùn)行。
3.2 檔案信息化共享的技術(shù)平臺(tái)要求
本著節(jié)約成本,縮短開發(fā)周期出發(fā),利用開源系統(tǒng)如Dspace等為基礎(chǔ)平臺(tái),對(duì)檔案管理平臺(tái)進(jìn)行配置和二次開發(fā)。技術(shù)平臺(tái)重點(diǎn)是優(yōu)化檢索方式,簡(jiǎn)化檔案錄入提交的步驟,達(dá)到易錄優(yōu)檢的效果。通過爬蟲技術(shù)提取有效的關(guān)鍵詞,組合檔案錄入時(shí)設(shè)置的主題詞進(jìn)行爬蟲檢索。以明晰的(檔案前期的)需求分析進(jìn)行相關(guān)檢索,使檢索結(jié)果以完整的連續(xù)存檔顯示。當(dāng)存檔部分內(nèi)容有等級(jí)限制時(shí),可通過用戶級(jí)別進(jìn)行隱性顯示,以方便用戶知曉并提出查考申請(qǐng),經(jīng)核準(zhǔn)后,單獨(dú)進(jìn)行檔案?jìng)鬟f推送。
3.3 檔案信息化共享的標(biāo)準(zhǔn)化要求
文檔、音頻、圖片的檔案存儲(chǔ)相對(duì)于目前存儲(chǔ)設(shè)備容量不構(gòu)成負(fù)擔(dān),如何完整記錄保存才是關(guān)鍵之所在,因此,檔案信息化過程中需要執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范。真實(shí)地實(shí)時(shí)記錄檔案,并對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤記錄,確保檔案的完整性以方便檔案的查考。引入“標(biāo)準(zhǔn)化”可以通過平臺(tái)設(shè)計(jì)來量化檔案錄入的元數(shù)據(jù)量。“標(biāo)準(zhǔn)化”過程是通過實(shí)踐讓“標(biāo)準(zhǔn)”不停修正的過程,并通過平臺(tái)管理應(yīng)用強(qiáng)制執(zhí)行的過程。在檔案分類、分級(jí)和鑒定等量化過程需要平臺(tái)以“標(biāo)準(zhǔn)化”的規(guī)范,在界面上設(shè)定簡(jiǎn)單可視符合思維邏輯判定的布局。
3.4 檔案信息化共享對(duì)建檔館員的素質(zhì)要求
館員參與檔案信息化建檔的過程主要是把檔案信息知識(shí)化的過程。規(guī)范培訓(xùn)內(nèi)容及流程,加強(qiáng)歸檔工作的日?;?、分類的規(guī)范化,適度放寬分布式參與程度,使館員在歸檔交流中以常態(tài)化進(jìn)行建檔管理。特別在檔案保密分級(jí)制度和對(duì)檔案完整性的概念理解上,對(duì)完整的檔案進(jìn)行合理拆分提交,并對(duì)拆分各部分進(jìn)行分級(jí)保護(hù),達(dá)到檔案內(nèi)容分級(jí)保護(hù)的效果。館員參與檔案的建檔、管理及評(píng)價(jià)有利于館員自身業(yè)務(wù)服務(wù)水平的提高,有利于檔案價(jià)值的傳遞推廣。建檔共享過程也是館員相互學(xué)習(xí)促進(jìn)的過程,達(dá)到相互共贏的目的。
3.5 數(shù)字檔案原始性的存儲(chǔ)技術(shù)要求
確保數(shù)字檔案的原始性是檔案管理最為核心的保護(hù)技術(shù)之一。解決的辦法是依賴開放性Linux操作系統(tǒng)的用戶權(quán)限功能,在數(shù)字檔案在歸檔后,讓系統(tǒng)定時(shí)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行寫權(quán)限的提升,禁止用戶對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行修改增刪操作。通過分布式存儲(chǔ)技術(shù),使存儲(chǔ)與系統(tǒng)平臺(tái)物理存放分離,并限定存儲(chǔ)服務(wù)器的Root用戶只能在存儲(chǔ)服務(wù)器上登錄,杜絕Root權(quán)限人員通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程操作對(duì)檔案進(jìn)行修改增刪。當(dāng)需要對(duì)檔案進(jìn)行修改增刪操作時(shí),應(yīng)視為檔案進(jìn)行“二次歸檔”的相關(guān)活動(dòng),應(yīng)保留記錄體現(xiàn)數(shù)字檔案原始性。
4 通過信息化共享構(gòu)建高校圖書館檔案價(jià)值體系
明確檔案管理的價(jià)值體系是執(zhí)行高校圖書館檔案管理共享理念前提。便利的獲取方式,檔案真實(shí)有效,數(shù)據(jù)原始且具有連續(xù)性,突顯檔案利用價(jià)值,并通過價(jià)值觀來確定服務(wù)觀。在圖書館數(shù)字化建設(shè)階段,傾向追求讀者服務(wù)為主的服務(wù)價(jià)值而忽視自身發(fā)展服務(wù)價(jià)值,目前應(yīng)考慮圖書館自身發(fā)展需要,使館員素質(zhì)及圖書館自身能夠穩(wěn)定均衡發(fā)展,再進(jìn)行下輪創(chuàng)新服務(wù)的發(fā)展。高校圖書館檔案價(jià)值可從權(quán)威、考核及監(jiān)督三個(gè)方面構(gòu)建價(jià)值體系。
4.1 通過網(wǎng)絡(luò)分布式數(shù)據(jù)庫管理構(gòu)建權(quán)威價(jià)值體系
高校圖書館檔案分布式數(shù)據(jù)元收集的完整性體現(xiàn)檔案考查核心價(jià)值。從歸檔的嚴(yán)謹(jǐn)角度,收集元數(shù)據(jù)不可修改只能追加,體現(xiàn)檔案原始性的同時(shí),也繼承了檔案文件的記錄性,再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)理念。通過豐富原始性數(shù)據(jù)積累為檔案研究利用提供數(shù)據(jù)挖掘的條件。來源正統(tǒng)的權(quán)威性價(jià)值檔案,讓研究分析起點(diǎn)上建立在成功因子之上,使分布式數(shù)據(jù)檔案管理得以進(jìn)入良性發(fā)展。
4.2 通過網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境構(gòu)建考核價(jià)值體系
高校圖書館業(yè)務(wù)檔案有效記錄圖書館服務(wù)質(zhì)量和館員工作成績(jī)并進(jìn)行量化管理,并作為績(jī)效考核、高校教學(xué)評(píng)估圖書館考核的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來源、新服務(wù)立項(xiàng)和院系專業(yè)改革等跟蹤考核。在網(wǎng)絡(luò)信息化的環(huán)境下,構(gòu)建全面的參與評(píng)價(jià)考核機(jī)制,全面參與有利于考核價(jià)值的合理性和客觀性,讓考核價(jià)值體系在依托檔案管理下公正地產(chǎn)生合理激勵(lì)效果,考核價(jià)值體系也有利于指導(dǎo)檔案歸案細(xì)節(jié)。在檔案管理和考核相互作用下,使檔案管理制度及規(guī)范章程“標(biāo)準(zhǔn)化”,為“標(biāo)準(zhǔn)化”的可復(fù)制性創(chuàng)造條件。
4.3 通過網(wǎng)絡(luò)信息化公開構(gòu)建監(jiān)督價(jià)值體系
高校圖書館檔案共享平臺(tái)有效監(jiān)管高校圖書館投資、設(shè)備選購、新館建設(shè)等發(fā)展項(xiàng)目。利用檔案管理建立資金投入效益最大化為目的的監(jiān)督機(jī)制,有利于圖書館集思廣益、少犯錯(cuò)誤和節(jié)能減排規(guī)避浪費(fèi)。以自下而上的修正執(zhí)行監(jiān)督,能有效制約權(quán)力壟斷格局,推進(jìn)民主參與的進(jìn)程。在圖書館改革修正的道路上,起到保駕護(hù)航的監(jiān)管。明晰的檔案管理的監(jiān)督價(jià)值體系,讓圖書館在有序合理、與時(shí)俱進(jìn)的慣性下高速高效地發(fā)展。
一、主要成效
(一)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),落實(shí)了主管部門,明確了責(zé)任主體,配備了專職或兼職檔案員,構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
(二)檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室,并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn);能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案,并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),對(duì)當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目,基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范;市公安局和市總工會(huì)堅(jiān)持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評(píng)比,做到了經(jīng)?;鸵?guī)范化;市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式,對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題,收效明顯。
(三)檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加,檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善,滿足了檔案工作開展的需要。市勞動(dòng)局在搬遷到新辦公場(chǎng)所后,投入30余萬元,對(duì)檔案庫房進(jìn)行了改造;市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí),專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級(jí)檢察院以此次檢查為契機(jī),把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃,狠抓組織落實(shí),并且基本完成了各門類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入,實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程,電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架,解決了多年來檔案庫房狹小,檔案存放擁擠的難題。
(四)檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí),積極開展檔案利用工作,產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問題
在這次檢查中,也發(fā)現(xiàn)了一些問題,主要表現(xiàn)在四個(gè)方面:
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動(dòng),有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自查工作重視不夠,有的檔案室自查自糾的工作主動(dòng)性不強(qiáng),不少單位沒有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底,市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位,占總數(shù)的69%。
二是個(gè)別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整,專門檔案及時(shí)歸檔的意識(shí)還不強(qiáng);少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí),甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多,檔案的日常管理難以顧及,有的單位檔案人員變動(dòng)頻繁,隊(duì)伍不夠穩(wěn)定,對(duì)檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件,占總數(shù)的27%,直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對(duì)所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能,以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點(diǎn)要求
針對(duì)存在的問題,希望各部門、單位引起高度重視,及時(shí)加以整改。同時(shí),為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作,更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè),提出如下要求:
(一)要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前,檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定,今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案,必須同時(shí)報(bào)送符合《文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對(duì)檔案室工作新的規(guī)范要求,也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè),適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購置檔案管理軟件,切實(shí)提高檔案管理水平。
(二)要加強(qiáng)新型載體檔案的管理。隨著辦公自動(dòng)化的深入推進(jìn)和辦公條件的改善,電子文件、數(shù)碼照片等在各單位大量出現(xiàn),相應(yīng)的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用,檔案實(shí)體和檔案管理模式也有了相應(yīng)的變化,對(duì)檔案管理提出了新的要求。各單位要加強(qiáng)新型載體檔案的管理,做好對(duì)這些檔案的積累、收集和整理工作,保證檔案的齊全完整。
(三)要今年9月市檔案局下發(fā)《關(guān)于開展全市檔案工作執(zhí)法檢查的通知》后,各部門、單位認(rèn)真對(duì)照檢查內(nèi)容開展了自查,針對(duì)存在問題,制定整改措施,如期上報(bào)了自查材料。在各部門、單位自查的基礎(chǔ)上,市檔案局于12月份抽查了市環(huán)保局、經(jīng)委、公安、檢察系統(tǒng)等14個(gè)單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看,近年來我市學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動(dòng)檔案管理工作的總體形勢(shì)較好,但也存在一些問題。
一、主要成效
(一)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),落實(shí)了主管部門,明確了責(zé)任主體,配備了專職或兼職檔案員,構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
(二)檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室,并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn);能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案,并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),對(duì)當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目,基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范;市公安局和市總工會(huì)堅(jiān)持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評(píng)比,做到了經(jīng)常化和規(guī)范化;市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式,對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題,收效明顯。
(三)檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加,檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善,滿足了檔案工作開展的需要。市勞動(dòng)局在搬遷到新辦公場(chǎng)所后,投入30余萬元,對(duì)檔案庫房進(jìn)行了改造;市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí),專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級(jí)檢察院以此次檢查為契機(jī),把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃,狠抓組織落實(shí),并且基本完成了各門類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入,實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程,電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架,解決了多年來檔案庫房狹小,檔案存放擁擠的難題。
(四)檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí),積極開展檔案利用工作,產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問題
在這次檢查中,也發(fā)現(xiàn)了一些問題,主要表現(xiàn)在四個(gè)方面:
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動(dòng),有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自查工作重視不夠,有的檔案室自查自糾的工作主動(dòng)性不強(qiáng),不少單位沒有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底,市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位,占總數(shù)的69%。
二是個(gè)別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整,專門檔案及時(shí)歸檔的意識(shí)還不強(qiáng);少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí),甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多,檔案的日常管理難以顧及,有的單位檔案人員變動(dòng)頻繁,隊(duì)伍不夠穩(wěn)定,對(duì)檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件,占總數(shù)的27%,直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對(duì)所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能,以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點(diǎn)要求
針對(duì)存在的問題,希望各部門、單位引起高度重視,及時(shí)加以整改。同時(shí),為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作,更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè),提出如下要求:
(一)要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前,檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定,今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案,必須同時(shí)報(bào)送符合《文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對(duì)檔案室工作新的規(guī)范要求,也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè),適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購置檔案管理軟件,切實(shí)提高檔案管理水平。
數(shù)字貿(mào)易論文 數(shù)字素養(yǎng)教育 數(shù)字化教育 數(shù)字仿真技術(shù) 數(shù)字科技技術(shù) 數(shù)字貨幣論文 數(shù)字營銷論文 數(shù)字技術(shù)論文 數(shù)字媒體論文 數(shù)字化智慧監(jiān)管 紀(jì)律教育問題 新時(shí)代教育價(jià)值觀