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一、郵儲銀行市分行的現(xiàn)狀
郵政儲蓄銀行成立之前,各市郵政局設(shè)立儲匯局,專門管理郵政儲匯業(yè)務(wù),未設(shè)立專門的審計部門,設(shè)有稽查室,由儲匯局管理。郵政儲蓄銀行成立后,按照總行制訂的市分行機構(gòu)編制計劃要求,各市分行設(shè)置審計部。審計部是主管對市分支機構(gòu)內(nèi)部控制和各項經(jīng)營活動實施監(jiān)督評價,及對郵政郵政儲蓄銀行業(yè)務(wù)實施檢查的職能部門。主要負責對市轄機構(gòu)開展業(yè)務(wù)審計、財務(wù)審計、離任審計,對機構(gòu)開展業(yè)務(wù)檢查工作,實施內(nèi)控評價及風險評級。審計部設(shè)總經(jīng)理1人,審計員1人,另外按照網(wǎng)點多少,配備一定數(shù)量的稽查人員。按照遼寧的情況,審計部審計人員、稽查人員實行市行集中管理體制,縣支行不設(shè)審計部門和人員。審計部配備了專用車輛和筆記本電腦,增強了審計、稽查工作的時效性、機動性和有效性。審計部由市分行行長或副行長分管,在管理關(guān)系上,市分行審計部對應(yīng)省分行審計部。
二、存在問題
1、內(nèi)部審計難以保持相對獨立性,一定程度上影響了審計效果
相對獨立性是內(nèi)部審計所遵循的一條基本原則。從國外銀行的經(jīng)驗來看,內(nèi)部審計部門往往是直接對董事會負責,而不是行政管理者,內(nèi)部審計部門可以在沒有管理層的干涉下執(zhí)行各項審計任務(wù),可以自由地報告審計發(fā)現(xiàn)的問題和對被審計單位的評價,不會受管理層的干涉。而從我行的實際情況看,審計部門均在各市行領(lǐng)導(dǎo)之下,使得審計部門難以保持相對的獨立性,一定程度上影響了審計效果。
2、審計隊伍人員相對較新,多數(shù)沒有審計從業(yè)經(jīng)驗,業(yè)務(wù)能力較低
內(nèi)部審計是一項政策性強、涉及面廣的工作,內(nèi)部審計人員不僅要通曉相關(guān)業(yè)務(wù)知識,還要懂得財會知識、審計知識和法律知識,還必須掌握電腦知識,并具有較強的綜合分析能力及文字表達能力。而郵儲銀行剛剛成立,內(nèi)審部門剛剛組建起來,而且是和稽查部門合并設(shè)立,原來又沒有專門的郵政儲蓄內(nèi)審部門,審計人員多為稽查人員、儲匯會計或其他人員擔任,難以一下子掌握內(nèi)審人員所必須的各項專業(yè)技能,難以適應(yīng)新形勢下郵儲銀行內(nèi)部審計工作的需要。從郵儲銀行的實際情況看,由于組建部門的需要,原有稽查人員流失較為嚴重,部分相對優(yōu)秀的稽查員被提拔到更重要的崗位,一定程度上降低了稽查工作的質(zhì)量。
3、銀行從業(yè)人員內(nèi)控思想較為淡泊,使得審計工作難度加大,效果銳減
郵儲銀行剛剛成立,壘行法律合規(guī)意識還很欠缺,合規(guī)文化建設(shè)還處于初級階段。表現(xiàn)在全體員工合規(guī)經(jīng)營意識不強,對相關(guān)法律法規(guī)缺乏了解,在日常管理和開展新業(yè)務(wù)時沒有充分重視業(yè)務(wù)的合規(guī)性。部分人員認為儲匯資金安壘是審計人員和稽查人員的事,各營業(yè)崗位、業(yè)務(wù)管理崗位、會計崗位內(nèi)控意識淡泊,對審計部門提出的問題不能切實整改,一定程度上影響了審計效果。
4、郵政儲蓄網(wǎng)點分散,地理分布較廣,加大了審計工作難度和審計成本
郵政儲蓄網(wǎng)點點多面廣,廣泛分布在城鄉(xiāng)各地,這是郵政儲蓄的優(yōu)勢所在。這一特點從審計角度看,也正是審計工作的難度所在。雖然配備了稽查專用車輛,但有時鞭長莫及,審計和稽查的成本較大,給郵儲銀行帶來較為沉重的經(jīng)濟負擔。
5、審計部門管理體制與網(wǎng)點管理體制的矛盾日漸突出,增加了業(yè)務(wù)審計的難度
郵儲銀行成立后,審計部門由銀行管理。從網(wǎng)點管理體制上看,一類網(wǎng)點歸銀行管理,占網(wǎng)點總數(shù)的10%左右,比例較低;二類網(wǎng)點和網(wǎng)點歸郵政局管理。而壘部網(wǎng)點的業(yè)務(wù)審計(稽查檢查)工作由郵儲銀行審計部門負責。審計和被審計部門不同的管理體制使得兩者矛盾日漸突出,增加了業(yè)務(wù)審計的難度。
6、銀行從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)相對較低,與銀行業(yè)務(wù)發(fā)展需要難以適應(yīng),使得審計工作難度加大
郵儲銀行剛剛成立,人員以原郵政局儲匯部門人員和部分郵政人員為主。從整體情況看,人員專業(yè)素質(zhì)相對較低,與銀行業(yè)的發(fā)展需要難以適應(yīng),使得審計工作難度加大。
7、高風險業(yè)務(wù)的人員配置需要與現(xiàn)實人員配備矛盾尤為突出,分級授權(quán)制度難以執(zhí)行,潛藏著巨大的風險隱患
銀行業(yè)是經(jīng)營風險的行業(yè),大部分業(yè)務(wù)需要執(zhí)行分級授權(quán)制度,各級人員之間認真履職,相互制約,才能保證各項業(yè)務(wù)健康穩(wěn)定發(fā)展。而我行目前的實際情況是,考慮到人員成本較大等原因,多數(shù)崗位難以按照業(yè)務(wù)要求配足人員,只能采取兼職的辦法解決業(yè)務(wù)操作的問題,授權(quán)制度難以真正落實,無疑會給儲匯資金帶來較大的風險隱患。
三、加強郵儲銀行市分行審計工作的對策
1、進行人力資源整合,加強審計力量
根據(jù)郵儲銀行審計部門審計人員和稽查人員構(gòu)成的實際情況,結(jié)合實際需要,通過優(yōu)勝劣汰的方式,將稽查人員適當壓縮編制,將原有稽查人員過渡成審計人員,實現(xiàn)人力資源的整合,充實審計力量,將稽查檢查與業(yè)務(wù)審計、財務(wù)審計、經(jīng)營責任審計等審計項目充分結(jié)合起來,納入到日常審計工作中來。
2、優(yōu)化審計管理體制,實行壘省審計人員統(tǒng)一管理,實現(xiàn)審計人員的相對獨立
省分行審計部門對各市分行的審計人員實行統(tǒng)一管理,采取派駐制,各市審計人員人事關(guān)系、工資關(guān)系等劃歸省分行管理。從而增加省分行審計人員配備,實行下審一級,增強審計力度。對于市行審計來講,審計部門相對獨立,直接向省分行報告情況,不受來自市分行的干涉,可以全面地反映審計結(jié)果和判斷。
3、加強培訓(xùn),不斷提高審計隊伍整體素質(zhì)和水平
我行審計隊伍剛剛組建,多數(shù)人員以前沒有從事過審計工作,因此加強培訓(xùn),提高審計人員的素質(zhì),是提高我行內(nèi)部審計工作的水平、發(fā)揮內(nèi)部審計職能的關(guān)鍵所在。為了提高審計隊伍的整體素質(zhì),調(diào)動審計人員學(xué)習鉆研業(yè)務(wù)的積極性,應(yīng)逐步加強審計人員培訓(xùn)工作,加強對審計人員審計、會計、業(yè)務(wù)、計算機知識的培訓(xùn),全面提高審計人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì),適應(yīng)不斷發(fā)展的銀行內(nèi)部審計工作的需要。只有銀行審計隊伍和人員的專業(yè)素質(zhì)和水平提高了,內(nèi)部審計水平才能提高。
4、建立審計人員準人、準出制度,保持審計隊伍的穩(wěn)定
一是要嚴把審計人員進入關(guān),建立準人制度。在配備審計人員時,要設(shè)置必要的準入條件,優(yōu)先安排業(yè)務(wù)素質(zhì)高、精通會計知識、政策水平高、具有一定計算機水平的人員從事內(nèi)部審計工作。隨著內(nèi)部審計在銀行公司治理結(jié)構(gòu)中的地位日益重要,審計人員必須是復(fù)合型人才,必須具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)和能力,才能勝任內(nèi)部審計工作。二是要嚴把調(diào)離關(guān),建立準出制度。要培養(yǎng)一名合格的審計人員,需要較長時間,因此維持審計隊伍的穩(wěn)定是保證審計工作質(zhì)量的重中之重,因此有必要建立準出制度。如果由于工作需要,審計人員調(diào)離,要經(jīng)過省分行相關(guān)部門批準,方可調(diào)離,最大限度地維持審計隊伍的穩(wěn)定性。
5、建立獎懲責任制和激勵約束機制,提高審計人員的工作自覺性和積極性
強化內(nèi)部審計管理與控制,建立健全審計責任制,以便促進其增強紀律觀念,遵守職業(yè)道德,不斷加強自身修養(yǎng),進一步增強責任意識。同時,要建立科學(xué)、有效的激勵約束機制,培育良好的企業(yè)精神和健康的內(nèi)部審計和控制文化,提高全體員工的職業(yè)操守和誠信意識,從而創(chuàng)造全體員工都充分了解且能履行其職責的環(huán)境。
6、要加強審計的電子化,改進和創(chuàng)新審計方法
一是審計人員要充分利用電子信息技術(shù),實現(xiàn)審計方法的改進和創(chuàng)新,不斷提高審計效率。審計人員對電子稽查系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)、信管系統(tǒng)、經(jīng)營管理系統(tǒng)以及會計系統(tǒng)反映的各種信息,運用計算機手段進行相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理,科學(xué)地進行分析和判斷,得出客觀的結(jié)論,用于指導(dǎo)現(xiàn)場審計,從而提高審計工作的實效性。二是要根據(jù)網(wǎng)點分布較廣的實際情況,保證審計部門的專用車輛,增強審計工作的突擊性和時效性,切實開展審計工作。
7、加強合規(guī)性監(jiān)督,建設(shè)合規(guī)性文化
根據(jù)郵儲銀行剛剛成立,全行合規(guī)意識比較欠缺的實際情況,各業(yè)務(wù)部門和支行應(yīng)定期對員工進行合規(guī)性文化教育,通過培訓(xùn)、宣傳等各種形式提高員工的合規(guī)意識,通過各種途徑培養(yǎng)全體員工正確的合規(guī)管理理念,把合規(guī)理念貫徹到壘體員工和所有業(yè)務(wù)中去,逐步樹立全員內(nèi)控思想,營造全員內(nèi)控的文化氛圍,促進各崗位員工認真履職,自覺遵守規(guī)章制度和操作規(guī)程,充分發(fā)揮員工在防范操作風險中的主導(dǎo)作用。同時,要按照業(yè)務(wù)健康發(fā)展的需要,合理配備人員,切實實現(xiàn)分級授權(quán)管理,減低風險隱患。合規(guī)文化建設(shè)好了,審計難度自然就降低了,從而提高審計效果。
8、加快郵儲銀行改革的進程,進一步理順網(wǎng)點管理體制
一、突出風險監(jiān)管意識,努力維護銀行業(yè)的穩(wěn)健運行
1、拓寬監(jiān)管信息渠道,完善風險評估體系。著重圍繞治理結(jié)構(gòu)、內(nèi)控機制、違規(guī)行為、潛在風險、監(jiān)管意見的整改落實等情況,持續(xù)抓好國有銀行、股份制銀行、合作金融機構(gòu)、政策性銀行、郵政儲蓄、“兩非”等六大板塊的非現(xiàn)場監(jiān)管工作。采取約見談話、機構(gòu)回訪,努力掌握監(jiān)管對象工作動態(tài),督促建立和完善一整套行之有效的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)操作流程和系統(tǒng)性風險防火墻,切實提高風險防御能力。要密切關(guān)注擔保公司的運作,及時提請政府及有關(guān)部門加強警示,配合打擊“兩非”和亂集資現(xiàn)象。
2、強化對轄內(nèi)各機構(gòu)不良貸款增減變化情況的監(jiān)測,嚴防不良貸款反彈。要針對各機構(gòu)業(yè)務(wù)特點,深化結(jié)構(gòu)性“抓降”工作機制,加強比較和監(jiān)測,重點跟蹤監(jiān)管新增不良貸款、違規(guī)不良貸款、大額不良貸款和關(guān)聯(lián)性不良貸款,重點防范行業(yè)性風險和企業(yè)經(jīng)營者的道德風險。督促做好貸款集中風險的防范工作,指導(dǎo)銀行改善信貸結(jié)構(gòu),優(yōu)化信貸投向,共同加強對集團客戶授信風險的監(jiān)測分析,抓集團客戶和關(guān)聯(lián)交易,做好風險判斷與提示。
3、正確把握銀行新辦業(yè)務(wù)風險,寓監(jiān)管于發(fā)展、穩(wěn)定、服務(wù)之中。要做好票據(jù)融資業(yè)務(wù)的規(guī)范化工作,防止信用過度擴張。及時跟蹤了解創(chuàng)新業(yè)務(wù)發(fā)展態(tài)勢,調(diào)查了解存在的內(nèi)控薄弱環(huán)節(jié),指導(dǎo)銀行建立和完善識別、計量、監(jiān)測、控制和處理相關(guān)風險的管理體系,按照風險可控、成本可算和信息充分披露的原則,正確處理監(jiān)管與服務(wù)的關(guān)系,規(guī)范、促進創(chuàng)新業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。
二、嚴格監(jiān)管責任意識,狠抓合作金融機構(gòu)監(jiān)管
1、督促提升法人治理水平。積極貫徹農(nóng)村合作金融機構(gòu)法人治理指引,全面推進法人治理建設(shè),進一步明確董(監(jiān))事會的職責和權(quán)利,充分發(fā)揮董事會各專業(yè)委員會的作用,縮短“三會一層”磨合期。加強對董事和高管人員的監(jiān)管,實施履職行為的持續(xù)、動態(tài)監(jiān)管,加強勤勉盡責的考核和問責。促成**農(nóng)村合作銀行根據(jù)現(xiàn)代公司治理結(jié)構(gòu)要求完善“三會”機制,建立科學(xué)的決策體系、內(nèi)部控制機制和風險管理體制,認真執(zhí)行報告制度,定期聽取高管理、非執(zhí)行董(監(jiān))事履職情況。
2、督促加強內(nèi)控建設(shè)。跟蹤檢查年非現(xiàn)場監(jiān)管和現(xiàn)場檢查中發(fā)現(xiàn)問題整改落實情況。要在年案件專項治理的基礎(chǔ)上,對各風險點進行排查、評價,對內(nèi)控各項制度的實施進行試評價。加強資產(chǎn)管理,完善新增不良貸款臺帳,進一步督促對已核銷呆帳貸款和“三違”貸款責任追究整治工作。
3、提高非現(xiàn)場監(jiān)管的有效性。繼續(xù)按季做好風險評價工作,實施外部審計、三方會談,落實“三年達標計劃”。以非現(xiàn)場監(jiān)管發(fā)現(xiàn)的問題為目標導(dǎo)向,以內(nèi)控管理薄弱、違規(guī)問題突出、風險隱患較大的分支機構(gòu)為日常監(jiān)管重點,開展針對性的調(diào)查。督促嚴格執(zhí)行農(nóng)村合作銀行資產(chǎn)負債比例管理規(guī)定,規(guī)范股本金管理,提高撥備覆蓋面。指導(dǎo)做好貸款五級分類法的推行工作,提高分類準確性,真實反映資產(chǎn)風險。
三、發(fā)揮窗口指導(dǎo)作用,提高縣域金融服務(wù)水平
1、加強監(jiān)管信息宣傳力度。定期召開監(jiān)管通報會,及時向監(jiān)管對象反饋提示監(jiān)管信息和銀行業(yè)運行中存在的問題,實時分析轄內(nèi)潛在的風險隱患。積極引導(dǎo)轄內(nèi)銀行業(yè)金融機構(gòu)進一步落實國家宏觀調(diào)控政策,密切關(guān)注產(chǎn)能過剩和限制類的行業(yè)及企業(yè)的貸款風險,引導(dǎo)銀行加大對小企業(yè)貸款力度,支持鼓勵國家扶持行業(yè)的發(fā)展。督促銀行防范操作性風險長效管理機制,切實鞏固案件專項治理成果。
2、配合推進銀行業(yè)改革。引導(dǎo)國有商業(yè)銀行分支機構(gòu)以改革為契機,網(wǎng)點布局更趨科學(xué)化,完善授信授權(quán)管理模式,建立高效的貸款審批機制,大力改善縣域金融服務(wù)和小企業(yè)貸款服務(wù),確保信貸有效投入穩(wěn)健增長。配合做好郵政儲蓄管理體制改革,督促加強內(nèi)控管理。鼓勵金融創(chuàng)新,開展理財、財務(wù)咨詢等業(yè)務(wù),增加中間業(yè)務(wù)收入。
3、深入開展調(diào)研活動。圍繞履行監(jiān)管職責中遇到的難點、熱點問題,充分利用非現(xiàn)場監(jiān)管手段,提升調(diào)研活動質(zhì)量,努力向上級反饋轄內(nèi)經(jīng)濟金融運行動態(tài),發(fā)揮調(diào)研對監(jiān)管創(chuàng)新和風險防范的現(xiàn)實指導(dǎo)作用。
四、深化各類創(chuàng)建活動,不斷提高員工素質(zhì)
一、結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)實際,建立有效的學(xué)習機制,營造濃厚的學(xué)習氛圍,全面提升員工對內(nèi)部會計控制體系的認識。
由于受固有觀念的限制,內(nèi)部控制體系建立的前期,往往會出現(xiàn)認識不足、學(xué)習不深的情況,最終導(dǎo)致內(nèi)部控制措施落實不到位,甚至內(nèi)控流于形式,使原本規(guī)范的內(nèi)部控制體系失去了應(yīng)有的控制作用。因此,統(tǒng)一思想認識,提高全員對內(nèi)部控制的重視程度,是有效實施內(nèi)部會計控制措施的前提。
1.加大內(nèi)部會計控制知識的前期宣傳
煤炭企業(yè)結(jié)合各部門、各崗位實際,制定一套行之有效的宣傳教育方案,注重國內(nèi)外先進企業(yè)成功經(jīng)驗的導(dǎo)向作用,要充分利用內(nèi)部網(wǎng)站、礦區(qū)廣播、電子屏幕、黑板報、專欄櫥窗、標語、牌板、班前會、座談會、例會等各種宣傳介質(zhì),加大內(nèi)控知識的前期教育,形成人人重視內(nèi)部控制的局面。
2.制定科學(xué)有效的內(nèi)控學(xué)習方案和考核評價機制。
根據(jù)企業(yè)工作業(yè)務(wù)實際,分部門、分崗位,確定學(xué)習內(nèi)容、學(xué)習步驟、學(xué)習時間、學(xué)習方式方法等,并引發(fā)學(xué)習手冊,組織學(xué)習,為了保證方案落到實處,企業(yè)必須定期或不定期對學(xué)習情況進行考核評價,使內(nèi)控知識深入人心。
二、做好內(nèi)部會計控制方案實施前的準備工作。
內(nèi)部會計控制方案的實施,牽扯到原有業(yè)務(wù)流程、崗位設(shè)置、職能劃分的調(diào)整,大部分企業(yè)都會在實施初期遇到各種阻力,加上人們固有的思維模式和操作習慣的影響,要想使內(nèi)控方案落到實處,必須做好實施前的各項準備工作。
(一)做好流程塑造、崗位設(shè)置、職能劃分的調(diào)整工作
大型煤炭企業(yè)在實施ERP等控制軟件的準備過程中,僅財務(wù)模塊的流程塑造、崗位設(shè)置和職能劃分就涉及到單位、財務(wù)人員、多項業(yè)務(wù)的調(diào)整,此項工作處理的好壞直接影響到系統(tǒng)實施的效果。為此,管理層應(yīng)通盤考慮,結(jié)合分險防范、崗位需要、個人特點以及其他管理要求等統(tǒng)一安排部署。
(二)做好數(shù)據(jù)備份和過渡期的業(yè)務(wù)處理
無論是新企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)上線,還是老企業(yè)管理系統(tǒng)升級,均需要做好原始數(shù)據(jù)的備份,防止因系統(tǒng)風險造成數(shù)據(jù)丟失,另外,對過渡期(不少于3各月)的業(yè)務(wù)處理,因是并行處理,故此階段經(jīng)辦人員需特別小心,注意數(shù)據(jù)核對,并防止數(shù)據(jù)混亂,同時,對舊系統(tǒng)的單據(jù)做好留存,以便檢查。
三、完善內(nèi)部會計控制管理系統(tǒng)
(一)制定內(nèi)部會計管理規(guī)范和監(jiān)督制度,體現(xiàn)出權(quán)責明確,相互牽制,制定的《內(nèi)控制度》和《財務(wù)管理文件規(guī)定匯編》,是財務(wù)人員工作的具體指導(dǎo)。
(二)根據(jù)《新會計準則》、集團財務(wù)總體要求以及煤炭企業(yè)性質(zhì),確定使用統(tǒng)一的會計制度、會計政策和會計科目,以便核算、報表、分析時口徑一致,考核時依據(jù)充分。
(三)煤炭企業(yè)內(nèi)統(tǒng)一規(guī)定會計工作處理程序的方法,各崗位依據(jù)控制內(nèi)容完成自己的工作流程,一環(huán)扣一環(huán)地完成會計核算與財務(wù)管理工作,做到為單位內(nèi)部經(jīng)營與管理提供信息,既當好管家,又當好參謀,為單位外部各相關(guān)機構(gòu)了解企業(yè)經(jīng)營成果及財務(wù)管理狀況提供信息。
(四)加強會計工作檢查,財務(wù)資產(chǎn)部定期或不定期組織人員對各核算點進行會計工作檢查,而且范圍逐次加大,層面步步加深,針對檢查出的問題當場提出,問題再小也不放過,書面公開,獎罰分明,效果明顯。財務(wù)資產(chǎn)部應(yīng)對基礎(chǔ)工作達標提出更高的要求,會計人員的素質(zhì)進一步得到提升。這也是煤炭企業(yè)在煤炭企業(yè)精細化管理方面的充分體現(xiàn)。
(五)實行對賬控制,保證了會計信息的準確性、完整性,具體體現(xiàn)在財務(wù)工作必須經(jīng)常對賬,即各單位原始憑證與記賬憑證、記賬憑證與相關(guān)賬簿、記賬憑證、賬簿與報表的核對,以及時發(fā)現(xiàn)可能存在的憑證錄入問題;財務(wù)和核算單位定期對賬,及時發(fā)現(xiàn)核算單位預(yù)算資金余額,資產(chǎn)實際價值與賬面價值存在的不符。同被核算單位對賬還有助于增強核算單位對財務(wù)的信任感;出納及時與銀行之間核對被核算單位的銀行存款賬戶余額,對不符的金額查找原因,及時發(fā)現(xiàn)有關(guān)問題。
(六)實行會計提示方法,對在財務(wù)核算和監(jiān)督反映出的企業(yè)相關(guān)部門內(nèi)控中存在的問題,財務(wù)通過出具會計提示進行溝通,起到了一定的效果。目前會計提示編號連續(xù),規(guī)避的財務(wù)風險可查,及時解決了經(jīng)營中存在的棘手問題。
(七)建立并完善會計檔案保管和使用工作,根據(jù)國家新的《會計檔案案卷格式》進行補充修訂原《公司會計檔案管理辦法》,并聘請檔案局專家培訓(xùn)全體會計人員。會計檔案做到內(nèi)容齊全、格式專業(yè)、庫房集中、安全保密的管理規(guī)范。
四、實行科學(xué)的崗位分工與輪換控制制度
恰當?shù)膷徫环止ぃ梢允箻I(yè)務(wù)流程中下一環(huán)節(jié)的人員對上一環(huán)節(jié)人員的工作進行檢查,從而減少差錯產(chǎn)生的幾率;還可以使不相容的職位分開,使各職位能夠相互牽制,減少舞弊的發(fā)生。財務(wù)人員輪崗率達到力爭達到80%以上,并逐步實現(xiàn)全員輪崗。同時財務(wù)資產(chǎn)部應(yīng)強化崗位職責,一是建立 “崗位責任制”,包括財務(wù)資產(chǎn)部經(jīng)理崗位責任制、核算中心主任崗位責任制、財務(wù)主管崗位責任制、主辦會計崗位責任制、出納崗位責任制,做到嚴格按照不相容職務(wù)相分離的要求,人人簽字明確,崗位清楚、責任分明。二是制定財務(wù)主管考核制度,針對各類考核項目,對每個財務(wù)主管考評打分,以激勵財務(wù)主管帶領(lǐng)會計人員提高工作質(zhì)量。三是建立會計主管審核制,平時及月末由會計主管對每筆會計憑證審核,由會計主管親筆簽字,確保每筆會計技術(shù)處理的合規(guī)性;對所核算單位每個會計科目審核,確??颇康臏蚀_性及安全性。四是建立了崗位輪換制,主要是不同核算單位會計人員之間的輪換,通過崗位輪換,可以降低會計人員和被核算單位合謀作弊的可能性。
因特殊原因無法及時完成輪崗工作時,企業(yè)考慮采取現(xiàn)代企業(yè)管理中正逐步推行的關(guān)鍵崗位強制休假制度進行補償性控制。關(guān)鍵崗位員工每年須在一段時間內(nèi)脫離原工作崗位,所在派駐單位、科室及上級部門應(yīng)在其休假期間派出人員接手其工作,通過交接工作及時發(fā)現(xiàn)差錯,并對其的履職情況進行檢查。期滿銷假且離崗檢查期間未發(fā)現(xiàn)影響其復(fù)崗履職問題的,各項工作權(quán)限方可自動恢復(fù)。通過《會計工作移交清冊》檢查是否按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行關(guān)鍵崗位輪崗;關(guān)鍵崗位員工強制休假通知等相關(guān)文件,檢查是否在未能及時執(zhí)行關(guān)鍵崗位輪崗的情況下通過強制休假進行補償控制。
五、加強預(yù)算控制,合理配置資源
(一)建立預(yù)算管理制度,成立企業(yè)預(yù)算管理委員會,由企業(yè)董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理以及企業(yè)各部門負責人組成,負責制定企業(yè)全面預(yù)算管理的原則、目標、政策和程序,制定和更新企業(yè)全面預(yù)算管理制度,并確保執(zhí)行。預(yù)算管理委員會委托財務(wù)資產(chǎn)部主責全面預(yù)算管理中包括制度建設(shè)在內(nèi)各項工作。
(二)預(yù)算編制、審批與下達,每年10月企業(yè)開展下一年度全面預(yù)算編制工作。各職能部門和生產(chǎn)單位應(yīng)準確將下一年度預(yù)算情況匯總,并經(jīng)本部門或單位負責人審批后報送至財務(wù)資產(chǎn)部,財務(wù)資產(chǎn)部根據(jù)集團下達的產(chǎn)量、收入及成本指標及上一年度的預(yù)算執(zhí)行情況,對各職能部門和生產(chǎn)單位上報的預(yù)算支出進行調(diào)整;預(yù)算指標經(jīng)過各職能部門和生產(chǎn)單位進行反復(fù)修訂后,財務(wù)資產(chǎn)部編制年度全面預(yù)算草案,提交企業(yè)管理層,并召開企業(yè)預(yù)算審核專題會議,各職能部門和生產(chǎn)單位預(yù)算負責人以及財務(wù)資產(chǎn)部負責人與會。預(yù)算草案獲得通過后,由企業(yè)總經(jīng)理、董事長審批后,形成正式文件上報集團進行審批。
(三)預(yù)算分解,企業(yè)全面預(yù)算經(jīng)營指標由財務(wù)資產(chǎn)部按照各單位上報的預(yù)算需求及年度經(jīng)營指標進行平衡將年度全面預(yù)算分解為產(chǎn)量、收入、成本、費用等指標;專項資金則由規(guī)劃發(fā)展部按照建設(shè)項目、建設(shè)單位及資金類別進行分解。各項預(yù)算指標分解完成后,同年度全面預(yù)算一同審批后,企業(yè)管理部將各項指標匯總形成《年度全面預(yù)算指標匯編》并下發(fā)。
(四)預(yù)算調(diào)整,每年年中,企業(yè)財務(wù)資產(chǎn)部按照集團的要求,根據(jù)集團實際生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要進行預(yù)算中期調(diào)整,并上報集團進行最終審批。具體控制標準請參見“預(yù)算編制、審批與下達”。
(五)預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控,全面預(yù)算指標的執(zhí)行監(jiān)控通過每月財務(wù)報告分析中對相關(guān)指標的分析說明,以及每月經(jīng)營活動分析會進行。
(六)預(yù)算分析,全面預(yù)算的指標執(zhí)行監(jiān)控通過每月財務(wù)報告分析中對相關(guān)指標的分析說明,以及每月經(jīng)營活動分析會進行。
(七)預(yù)算考核評價,企業(yè)全面預(yù)算考核與“五型企業(yè)”考核相結(jié)合,將各職能部門、生產(chǎn)單位納入考核范圍。實行月度、季度、年度考核編寫《月度、季度、年度指標完成情況報告》、《績效指標完成情況分析報告》報企業(yè)管理部考核辦,由其主責各職能部門形成《“五型企業(yè)”績效考核結(jié)算表》,企業(yè)管理部考核辦將考核結(jié)果遞交內(nèi)控審計部,對考核結(jié)果進行審計;審計完成后,考核領(lǐng)導(dǎo)小組對考核結(jié)果及兌現(xiàn)結(jié)果進行審批后,人力資源部按照經(jīng)審批的《“五型企業(yè)”績效考核結(jié)算表》對考核結(jié)果予以兌現(xiàn)。
六、加強資金控制,防范資金風險
煤炭企業(yè)財務(wù)加強現(xiàn)金流管理,既保全了資金的安全完整,又對現(xiàn)金流不足的財務(wù)風險和經(jīng)營風險進行了全面防范和有效控制。采取的管理途徑有:
(一)實行資金集中管理,銀行賬戶控制。在資金管理方面,采取統(tǒng)一調(diào)集煤炭企業(yè)資金,提高了資金的使用效益,降低資金成本,保障了資金的安全完整。成立內(nèi)部銀行,控制了核算單位的銀行賬戶,即下屬各單位只能在內(nèi)部銀行開立內(nèi)部銀行賬戶,發(fā)生的資金收付款業(yè)務(wù)統(tǒng)一到內(nèi)部銀行辦理,而在商業(yè)銀行,只允許煤炭企業(yè)開立了兩個賬戶,一個只收賬戶和一個只支賬戶,真正做到收支兩條線。
(二)銀行余額調(diào)節(jié)表編制與復(fù)核
每月初,財務(wù)資產(chǎn)部內(nèi)部銀行、資金科以及其他銀行賬戶所屬單位財務(wù)站會計按照銀行賬戶的交易明細(非邊遠礦區(qū)銀行賬戶所有單位還應(yīng)按照《銀行對賬單》)與財務(wù)系統(tǒng)銀行存款科目明細賬進行核對,編制上一月度銀行余額調(diào)節(jié)表并簽字確認,該單位財務(wù)科長對銀行余額調(diào)節(jié)表進行復(fù)核并簽字確認。
非邊遠礦區(qū)的《銀行對賬單》,由資金科會計到銀行領(lǐng)取或銀行通過郵政寄達財務(wù)資產(chǎn)部資金科;邊遠礦區(qū)的《銀行對賬單》,每季末由銀行通過郵寄方式寄達財務(wù)資產(chǎn)部資金科。資金科設(shè)立《銀行對賬單登記簿》,對各單位領(lǐng)取銀行對賬單的信息(領(lǐng)取人、領(lǐng)取時間、銀行賬戶等)進行記錄,并要求領(lǐng)取人簽字確認。
(三)統(tǒng)一資金過程控制,加強預(yù)算分析,提高資金使用效益。在資金控制上,年度、月度資金預(yù)算指標與經(jīng)營考核指標掛鉤。通過預(yù)算的制定、考核,對資金從物資采購、存貨的盤點和處置、煤炭的銷售全過程實行控制和管理。預(yù)算執(zhí)行分析制度是一項很有效的監(jiān)控制度,各單位相關(guān)人員按月填報執(zhí)行數(shù)據(jù)。
各審核單位本著實事求是的原則,認真落實預(yù)算執(zhí)行金額,編寫預(yù)算執(zhí)行分析說明,分析說明必須按項目逐一說明節(jié)超的原因,同時按當月及累計實際收、支、余節(jié)超情況分析說明原因,相關(guān)人員必須簽字蓋章后,于每月月底以書面形式上報至預(yù)算辦公室。
相關(guān)部門建立異常預(yù)算資金預(yù)警制度,對預(yù)算實行動態(tài)監(jiān)控、定期和不定期檢查預(yù)算的執(zhí)行情況。
同時財務(wù)還應(yīng)加強應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款、預(yù)收預(yù)付賬款的管理,加快現(xiàn)金的回收,控制壞賬損失,利用商業(yè)信用,合理利用客戶的資金。
七、規(guī)范計算機權(quán)限控制
存在問題
反洗錢工作思想認識不深刻。思想認識是制約農(nóng)村信用社反洗錢工作質(zhì)量提高的關(guān)鍵因素。雖然反洗錢工作已開展多年,市(縣)人行和聯(lián)社也做了大量工作,并進行了多次培訓(xùn),但缺教材、缺師資、缺案例、缺成熟規(guī)范的反洗錢技術(shù)模式,從而培訓(xùn)也只是停留在低層次水平,翻來覆去抄法規(guī)、讀概念,對如何深化反洗錢工作的現(xiàn)實指導(dǎo)意義不大。在實際工作中多數(shù)職工不熟知與其業(yè)務(wù)相關(guān)的金融法規(guī)和行業(yè)制度規(guī)范,憑感覺、憑經(jīng)驗辦理,業(yè)務(wù)處理隨意性較強,不能及時識別和防范洗錢活動。加之部分農(nóng)村信用社的管理人員及員工對反洗錢工作重視不夠,表現(xiàn)在:一方面認為農(nóng)村地區(qū)交通不便,信息閉塞,經(jīng)濟發(fā)展落后,貪污、販毒、走私、黑社會等犯罪分子不會通過本地信用社進行洗錢犯罪;另一方面是怕得罪客戶,擔心業(yè)務(wù)流失,影響自身經(jīng)濟效益,發(fā)現(xiàn)疑點后沒有深入調(diào)查。
反洗錢工作宣傳力度不到位。反洗錢工作的艱巨性,決定了加強力度宣傳相關(guān)知識的必要性。由于農(nóng)村信用社的服務(wù)對象主要是“三農(nóng)”,而農(nóng)村文化素質(zhì)高的年輕人基本外出打工,留守在家的都是文化素質(zhì)較低、體弱病殘的老人或留守兒童,再加之農(nóng)村地區(qū)大多交通不便,消息閉塞,群眾基本不知道洗錢為何物,更談不上了解或熟悉反洗錢的相關(guān)法律法規(guī)了,而農(nóng)村信用社的反洗錢相關(guān)知識宣傳只局限在信用社所在場鎮(zhèn)或結(jié)合懸掛橫幅標語等方式宣傳,也沒有深入到偏遠的、交通不便的鄉(xiāng)村,沒有真正把宣傳工作落到實處,做到家喻戶曉,人人皆知,從而沒能在社會上營造出 “打擊洗錢犯罪”強烈之勢。
反洗錢工作崗位履職不落實。一是縣級聯(lián)社制訂的相關(guān)制度中,雖然明確了牽頭組織部門的工作職責,相關(guān)部門的職責以及部門之間的協(xié)調(diào),而在實際工作中都未得到落實,造成部門之間相互推委, 工作效率低。二是縣級聯(lián)社指定信用社主管會計為反洗錢崗位兼職人員,但主管會計既要承擔會計職責又要履行出納復(fù)核職責,工作量大;再則對反洗錢的相關(guān)業(yè)務(wù)知識了解只來源于上級聯(lián)社轉(zhuǎn)發(fā)的文件,對可疑交易的辨別能力較差;加之反洗錢相關(guān)案例學(xué)習較少,缺乏反洗錢的工作經(jīng)驗,這些都直接影響反洗錢工作的開展。三是信用社存在“重現(xiàn)金支出管理、輕現(xiàn)金收入和大額轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)管理”的現(xiàn)象,聯(lián)社雖制訂了相關(guān)審批辦法,但信用社科技手段相對落后,對上報聯(lián)社審批的大額現(xiàn)金及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)需電話請示后方可辦理,而聯(lián)社相關(guān)人員無法現(xiàn)場審核交易的真實性,只得事后補批,一定程度上致使審批流于形式。四是雖制定大額交易和可疑交易信息報告、分析程序和操作規(guī)程,但只停留在操作人員的口頭匯報上, 且只進行了簡單的登記、審批和匯總,操作不夠規(guī)范、隨意性較強。五是未制定內(nèi)部反洗錢工作激勵約束辦法,未將反洗錢工作納入部門、員工日常和年度考核,工作人員缺乏責任性、主動性和積極性。這些都導(dǎo)致反洗錢工作不能高效開展實施。
反洗錢工作資料審查、保管不規(guī)范。由于農(nóng)村信用社機構(gòu)人力資源不足,客戶經(jīng)理配備不齊,而客戶經(jīng)理面對的客戶對象多且雜,于是對客戶的了解有限,柜面也只對客戶開戶資料進行了即時的完整性審查,沒有實地調(diào)查開戶資料真實性和開戶單位經(jīng)營狀況,因此開戶資料真實性調(diào)查不到位的現(xiàn)象普遍。同時,個別信用社對開戶資料的重要性認識不夠,對開戶單位有關(guān)證件審查不嚴,開戶資料檔案的保管不規(guī)范,造成開戶資料檔案缺失,不能及時有效排查風險。
反洗錢工作協(xié)調(diào)機制不完善。一是各金融機構(gòu)之間缺少協(xié)調(diào)和資源共享的機制,農(nóng)村信用社與其他商業(yè)銀行、工商、稅務(wù)、紀檢監(jiān)察部門沒有實行橫向聯(lián)網(wǎng),無法真 正實現(xiàn)客戶身份識別的資源平臺信息互通,對客戶身份無法有效識別,對大額資金的來源無法進行辨別分析,給一些洗錢犯罪分子造成可趁之機,反洗錢工作沒有形成聯(lián)動。二是由于縣級人行與反洗錢的聯(lián)系機構(gòu)屬于同一級別,制約了區(qū)域性人民銀行反洗錢聯(lián)席機構(gòu),不能有效發(fā)揮反洗錢聯(lián)系部門的職能,難以將金融機構(gòu)、工商、公安、紀檢監(jiān)察部門聯(lián)合起來,無法形成強大的反洗錢社會聯(lián)動網(wǎng)絡(luò),無法營造良好的社會反洗錢氛圍。
對策與建議
加大宣傳力度,營造反洗錢社會氛圍。一是加大社會公眾宣傳力度。在集鎮(zhèn)、鬧市和營業(yè)窗口宣傳的同時,聯(lián)合人行、公安、國有商業(yè)銀行、郵政儲蓄銀行和保險公司以及相關(guān)政府部門聯(lián)合在媒體上做公益性廣告宣傳,提高社會公眾對反洗錢工作重要性的認識;二是加大對偏遠農(nóng)村反洗錢宣傳教育的投入,組織相關(guān)部門進行反洗錢宣傳,使偏遠農(nóng)村的農(nóng)戶更多地了解反洗錢知識和反洗錢的重要性;三是充分利用自身網(wǎng)點多、人員多、覆蓋面廣的優(yōu)勢,向廣大群眾宣傳洗錢活動對社會的危害性,重點要向企事業(yè)單位的財務(wù)人員宣傳洗錢的方式和方法,從而營造濃厚的反洗錢社會氛圍。
規(guī)范完善制度,明確反洗錢業(yè)務(wù)流程。結(jié)合自身實際,盡快建立健全反洗錢內(nèi)控制度。一是制定行之有效的操作規(guī)程和管理制度,以及反洗錢業(yè)務(wù)學(xué)習制度和違規(guī)違紀操作處罰制度,將反洗錢工作納入內(nèi)部稽核范圍,增強反洗錢工作的監(jiān)督檢查力度,加大對,違規(guī)違紀操作的處罰。使反洗錢內(nèi)控制度與信用社的業(yè)務(wù)操作規(guī)程和會計核算系統(tǒng)做到有機結(jié)合,兩者共同進步,相得益彰,促進農(nóng)村信用社穩(wěn)健經(jīng)營和發(fā)展。二是將存款實名制、賬戶管理、票據(jù)監(jiān)管全部納入反洗錢的管理范圍之內(nèi)。三是在財務(wù)會計部門盡快設(shè)立專職反洗錢監(jiān)管員,專門負責反洗錢的非現(xiàn)場監(jiān)管、檢查、輔導(dǎo)以及基層信用社反洗錢崗位人員的培訓(xùn)工作。明確各信用社的會計為反洗錢專職工作人員,實行崗前培訓(xùn),持證上崗的原則,每月發(fā)放一定的風險崗位津貼,主要負責大額交易和可疑交易的甄別、分析、報送工作,不斷增強反洗錢工作人員的工作責任心。四是由人民銀行、財政和縣聯(lián)社共同出資設(shè)立反洗錢獎勵基金,對那些工作責任心強,準確甄別大額和可疑交易,發(fā)現(xiàn)可疑的洗錢犯罪人員,及時報告上級進行處理,挽回國家經(jīng)濟損失的單位和個人進行獎勵。
重視人員培訓(xùn),培植反洗錢骨干隊伍。人民銀行應(yīng)制定和實施對金融機構(gòu)特別是縣級聯(lián)社的反洗錢由淺入深的系列培訓(xùn)計劃,盡快培養(yǎng)一批具有專業(yè)技能的反洗錢業(yè)務(wù)骨干,再由這部分人員負責指導(dǎo)、培訓(xùn)基層營業(yè)網(wǎng)點的反洗錢人員,不斷增強和充實一線反洗錢操作人員的業(yè)務(wù)水平和可疑交易的甄別能力。通過采取舉辦多層次的反洗錢業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、編印反洗錢教材、組織反洗錢知識競賽、在金融機構(gòu)開展巡回指導(dǎo)、案例剖析、以會代訓(xùn)等多種形式,豐富和提高金融從業(yè)人員的反洗錢知識技能,提高處理、甄別、審議可疑支付交易的能力,培養(yǎng)出一批批反洗錢骨干精英,全面提升農(nóng)村信用社員工反洗錢工作水平。
強化現(xiàn)金管理,管好反洗錢重點部位。農(nóng)村信用社通過近幾年的規(guī)范管理,對大額現(xiàn)金支取能按照現(xiàn)金管理的有關(guān)規(guī)定嚴格審核、審批程序,但對繳存現(xiàn)金卻不夠重視,而現(xiàn)金繳存恰好是反洗錢的重要環(huán)節(jié)。為此農(nóng)村信用社在辦理業(yè)務(wù)過程中,對大額現(xiàn)金存取均應(yīng)嚴格按照大額交易和可疑交易管理辦法要求及時上報,同時更要強化現(xiàn)金管理:一是堅持對大額現(xiàn)金繳存實行登記,了解客戶信息,摸清資金來源;二是嚴禁為單位和個人違規(guī)提取現(xiàn)金,對于超過規(guī)定金額起點的大額現(xiàn)金支付要進行嚴格的審查和登記備案;三是對發(fā)生頻繁的存取現(xiàn)金業(yè)務(wù)進行重點監(jiān)管;四是建立覆蓋所有營業(yè)網(wǎng)點的金融網(wǎng)絡(luò),有效監(jiān)控和管理資金賬戶系統(tǒng),積極引導(dǎo)客戶使用先進的電子化非現(xiàn)金結(jié)算工具,不斷改善支付清算環(huán)境,減少社會現(xiàn)金持有量,防范和打擊利用現(xiàn)金結(jié)算進行套現(xiàn)、洗錢、逃稅等違法犯罪活動,堅決維護支付結(jié)算秩序和良好的經(jīng)濟金融環(huán)境。
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