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電子合同檔案管理范文第1篇

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀分析及相關(guān)特征

結(jié)合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠。同時，由于實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當(dāng)前發(fā)展形勢的影響，自身的應(yīng)用范圍受到了一定的制約，即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對而言，電子檔案由于受到計算機網(wǎng)絡(luò)及各類信息技術(shù)的支持，實際的應(yīng)用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應(yīng)了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。

2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中的區(qū)別

2.1 歸檔方式方面有所差異

結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特征及實際的應(yīng)用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術(shù)，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關(guān)鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應(yīng)注重數(shù)字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術(shù)措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔方式較為簡單。通過相關(guān)部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由于其為紙制品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 歸檔時間不同

當(dāng)文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內(nèi)進行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計算機網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數(shù)碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門進行統(tǒng)一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質(zhì)的影響，需要在計算機網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件后應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管中需要對紙制品材料進行存儲，管理中占用一定的空間，并需要嚴格控制存儲環(huán)境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應(yīng)的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現(xiàn)人為錯誤。

3 ?子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：（1）二者本質(zhì)上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息；（2）電子檔案是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繼承，相比紙質(zhì)檔案管理工作效率更高， 某些業(yè)務(wù)中也需要交叉使用電子檔案與紙質(zhì)檔案；（3）電子檔案的發(fā)展與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案密切相關(guān)，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。

電子合同檔案管理范文第2篇

一、醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問題

對合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視合同檔案管理工作，認為合同檔案管理不會產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫(yī)院合同檔案管理出現(xiàn)設(shè)備不齊全、管理機制不完善、管理技術(shù)落后等問題。在實際工作過程中，檔案資料不齊全、不準確等會帶來嚴重后果，大大降低醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，從而影響醫(yī)院未來的長遠發(fā)展?，F(xiàn)代化的合同檔案管理制度不夠完善：由于與合同檔案管理相關(guān)的各種制度得不到完善，使得醫(yī)院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當(dāng)前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一。以各部門的協(xié)調(diào)制度來說，合同檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門必須要積極配合合同檔案管理機構(gòu)的工作，相互協(xié)作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效地配合工作，使醫(yī)院合同檔案管理的質(zhì)量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設(shè)立專門負責(zé)合同檔案管理工作的部門，一般都由其他相關(guān)部門代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無法完整地保存，從而制約了醫(yī)院的進一步發(fā)展。合同檔案管理的信息化程度不夠高：隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，社會各行業(yè)都開始利用信息技術(shù)促進自身的發(fā)展。對于醫(yī)院來說，必須要跟上時代步伐，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自身服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好地迎接各種挑戰(zhàn)。在實踐過程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術(shù)改進自身的醫(yī)療服務(wù)方式，同時還要利用信息技術(shù)改進合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，沒有在合同檔案管理工作上靈活運用，使得合同檔案管理信息化建設(shè)滯后，信息化程度不夠高，無法有效地促進醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術(shù)應(yīng)用于合同檔案管理工作中，但是因為缺乏既精通合同檔案管理工作，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，使得醫(yī)院合同檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。合同檔案管理隊伍的整體素質(zhì)不高：目前，大多數(shù)醫(yī)院都存在合同檔案管理隊伍素質(zhì)不高的問題，導(dǎo)致合同檔案管理工作的質(zhì)量和效率無法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時，醫(yī)院將一些工作能力不強或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊伍的素質(zhì)不高。隨著醫(yī)院合同檔案管理信息化建設(shè)腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開始對合同檔案資料進行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因為缺乏信息技術(shù)方面的能力，無法適應(yīng)新時代合同檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院合同檔案管理隊伍整體素質(zhì)水平無法快速提升。信息不完整，合同檔案利用率低：在漫長的發(fā)展過程中，醫(yī)院合同檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問題，合同檔案管理工作人員沒有進行整理和收集，造成合同檔案相關(guān)信息的缺失，使醫(yī)院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實踐過程中，合同檔案信息的整理、收集和歸納沒有得到真正落實，使醫(yī)院合同檔案信息出現(xiàn)不完整問題，給醫(yī)院各部門工作帶來嚴重影響，致使合同檔案利用率非常低，失去存在的真正價值。

二、醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的策略

創(chuàng)新管理意識，提高服務(wù)質(zhì)量：在制定合同檔案管理工作考核標(biāo)準的同時，提高合同檔案管理工作人員的服務(wù)意識和專業(yè)水平，從而提高服務(wù)質(zhì)量。在實踐過程中，將合同檔案管理工作與醫(yī)院核心競爭力相結(jié)合，可以促進企業(yè)市場競爭力的不斷提高，從而提升醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益。在日常工作中，還要加強對合同檔案管理工作人員的監(jiān)督，嚴格按照國家規(guī)范標(biāo)準執(zhí)行，確保醫(yī)院檔案信息的準確性、可靠性和完整性。創(chuàng)新管理機制，提升管理水平：在創(chuàng)新管理機制方面，醫(yī)院必須積極學(xué)習(xí)各行業(yè)在合同檔案管理方面的先進經(jīng)驗和國內(nèi)外的先進管理技術(shù)，以根據(jù)醫(yī)院的實際情況、工作性質(zhì)和特點，制定出符合本醫(yī)院需求的合同檔案管理制度，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同檔案管理制度時，還必須將該項工作與醫(yī)院的經(jīng)營制度、經(jīng)營模式、經(jīng)濟水平、企業(yè)文化等有機結(jié)合起來，確保該制度能夠有效地協(xié)調(diào)各部門之間的合作，共同推進合同檔案管理工作的創(chuàng)新。創(chuàng)新管理隊伍，提高整體素質(zhì)：醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要加強對合同檔案管理人員的培養(yǎng)，提高合同檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。首先，必須要強化合同檔案管理人員對這項工作的認識，端正自己的工作態(tài)度，在思想上重視這項工作；其次，必須要加強對合同檔案管理人員的基礎(chǔ)知識、信息技術(shù)能力等方面的培養(yǎng)，提高合同檔案管理人員的綜合能力。只有這樣才能真正滿足社會發(fā)展需求，推動醫(yī)院合同檔案管理不斷創(chuàng)新，促進醫(yī)院長遠發(fā)展。創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度：信息技術(shù)在醫(yī)院合同檔案管理工作中的應(yīng)用，對于提高合同檔案管理的效率和質(zhì)量有著不可估量的作用。在實踐過程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院合同檔案管理模式，注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以將以前紙質(zhì)檔案的管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲、檔案調(diào)用等工作的程序都得到了極大的簡化，大大提高了合同檔案管理工作人員的積極性。與此同時，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了合同檔案管理工作人員的工作量，使合同檔案資料變得更加準確和完整，有效避免了手工管理方式出現(xiàn)的各種錯誤，大大提高了醫(yī)院合同檔案的利用價值和有效利用率。

作者:金銀善 單位:延邊大學(xué)附屬醫(yī)院

電子合同檔案管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；工程監(jiān)理；合同管理

工程施工承包合同是施工承包方和業(yè)主兩方在一定時間內(nèi)為完成某項工程任務(wù)進行簽訂的契約。工程施工合同管理則是指業(yè)主委托監(jiān)理方對工程施工承包合同進行的管理，工程監(jiān)理師利用施工承包方和業(yè)主二者之間依法簽訂的合同為準則，使得工程質(zhì)量得以保證。并且在規(guī)定的時間內(nèi)利用比較低的成本費用達到工程項目建設(shè)的目標(biāo)，同時應(yīng)用公平、科學(xué)、合理的原則處理雙方權(quán)利和責(zé)任之間的關(guān)系，對施工項目進行有效管理。這也是施工合同管理的基本內(nèi)容的體現(xiàn)。

一、簡述合同管理于工程監(jiān)理的重要性

（一）合同具有較強的法力約束效力

工程監(jiān)理是施工管理中的重要環(huán)節(jié)，建設(shè)單位的業(yè)主或者建設(shè)單位通過招標(biāo)的方式對施工單位進行擇優(yōu)錄取，將項目管理工作交予其監(jiān)管。工程承包合同和監(jiān)理委托合同是監(jiān)理工程師進行監(jiān)理工作的依據(jù)。委托是一種契約關(guān)系，委托是以契約形式存在的一種雙方之間的合作關(guān)系，而工程監(jiān)理的管理是以管理性的政府監(jiān)理經(jīng)濟法律和委托過程中的社會監(jiān)理經(jīng)濟法律的綜合。工程承包合同以國家經(jīng)濟合同法作為法律依據(jù)。監(jiān)理工作的依據(jù)是委托雙方簽訂的合同，合同一旦具有法力效力就可以說監(jiān)理工作受到法律的保護。從以上論斷可以看出，合同管理在監(jiān)理工作中的重要地位。

（二）加強合同管理有助于監(jiān)理目標(biāo)的實現(xiàn)

建立目標(biāo)控制一方面在于采取科學(xué)有效的方法和手段，另一方面主要是取決于合同管理和控制的好壞與否。項目施工的行為和過程要滿足合同的要求，一方面建設(shè)行為要合乎合同規(guī)范，施工建設(shè)過程要得到監(jiān)理工程師的肯定，另一方面工程建設(shè)效果也要讓業(yè)主滿意。因此，加強合同管理有助于建立目標(biāo)實現(xiàn)。

（三）加強費用控制是做好監(jiān)理工作的有效手段

費用控制時間里工作中四大控制內(nèi)容的核心，也是進行進度控制與質(zhì)量控制的有效手段。費用、進度、質(zhì)量控制目標(biāo)的制定是經(jīng)過合同形式確定的。因此，合同管理在整個監(jiān)理工作中是最基本的工作也是重要的手段。監(jiān)理工程師在項目施工中進行的監(jiān)理工作其實質(zhì)上也就是合同管理工作。建立行業(yè)在建設(shè)市場中作為主體之間參與到建設(shè)工程的管理環(huán)節(jié)中，要想做好監(jiān)理工作，除了要協(xié)調(diào)好工程進度、工程質(zhì)量、以及項目投資外，還要讓所有參與工程建設(shè)管理的監(jiān)理人員切實認識到合同管理的重要性。這樣才能讓建設(shè)施工更好、更快的達到預(yù)期的建設(shè)目標(biāo)。

二、監(jiān)理工作中合同管理的內(nèi)容

合同履行管理和合同文檔資料管理都屬于合同管理的具體內(nèi)容。合同履行管理也叫做合同控制管理，即在工程施工過程中，依據(jù)合同上所列出的條款規(guī)定，對工程建設(shè)項目雙方的建設(shè)行為及過程實行科學(xué)有效地控制監(jiān)督，確保合同得以順利執(zhí)行。合同文檔資料管理又稱為合同檔案管理，從屬于建立檔案管理的一環(huán)節(jié)。其中包括合同管理、與合同有關(guān)的文件、函件、電子信息資料、傳真資料、電子郵件、電子數(shù)據(jù)、各種證明、影像資料、工程紀實和圖紙的分析和使用的系統(tǒng)管理工作。

合同檔案是工程技術(shù)檔案的重要組成部分，也是證實合同是否的有效法律證據(jù)，這進一步說明合同檔案管理的重要性。監(jiān)理工程師主要在施工階段進行合同管理工作。合同管理的主要內(nèi)容主要有以下幾個方面：（1）建設(shè)工程項目分開承包管理；（2）工程施工變更管理；（3）工程延期管理；（4）合同賠償管理；（5）協(xié)調(diào)合同糾紛；（6）管理合同支付；（7）合同檔案管理；（8）管理工程各項保險。

三、監(jiān)理工作中合同管理的措施

（一）管理好合同事件

基于施工合同的履行時根據(jù)所有合同事件的處理完結(jié)而完成的，因此，監(jiān)理工程師可以對施工方在編制工程計劃的時候提出要按照分項工程來進行合同事件表的制定，實行責(zé)任落實到位，工作安排恰當(dāng)，以便更好的進行合同管理工作。同時監(jiān)理工程師也必須按照合同事件表實施對合同事務(wù)的監(jiān)督控制和處理。對于正常的一般的合同時間只要做好統(tǒng)計，而存在違約行為的合同事件或者是涉及到工程變更的事件就要嚴格按照合同條例進行處理。

（二）合同履行的信息管理

合同履行情況的好壞與否要由信息來證實，也就是說要靠客觀數(shù)據(jù)來證明，而不是主觀的判斷或者概述。文檔資料是否全面和可靠很大程度上影響到管理工作的好壞。一個良好的工程監(jiān)理系統(tǒng)首先都有一個良好的信息管理系統(tǒng)，而且進行信息化方式進行管理。在信息管理系統(tǒng)中要充分做好合同管理子系統(tǒng)與其他各項信息系統(tǒng)之間的相互溝通和聯(lián)系工作，各子系統(tǒng)輸入輸出的信息構(gòu)成合同管理系統(tǒng)的信息結(jié)構(gòu)。比如各項工程的開工時間、工程完成日期、工程質(zhì)量檢測、費用結(jié)算、施工安全數(shù)據(jù)記錄等按照工程進度、工程質(zhì)量、工程造價分別輸入并與計劃值進行比較，合同事件履行的情況便可一目了然。

（三）合同文件的管理和整理

合同文件作為工程檔案資料的重要部分，它與工程中大多數(shù)的原始合同都有不同之處。在工程建設(shè)過程中會發(fā)生很大的變化，有的甚至面目全非。而檔案資料僅是原始合同，其作用也就明顯了。筆者認為要做好合同管理工作，施工建設(shè)工程完結(jié)之后要對合同文本進行最后整理，以便日后查證需要。為了減少合同文件管理的工作量，施工單位應(yīng)該采用計算機信息技術(shù)管理方式，在原始合同輸入之后可以不斷的更新內(nèi)容，而最終文本也伴隨著更新內(nèi)容的輸入自然完成。

電子合同檔案管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：國土資源；電子檔案；管理；智能化

中圖分類號：F301.2；G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-0432（2013）-04-0054-1

0 引言

近些年來，電子信息技術(shù)的發(fā)展為人類的生活帶來了極大方便，豐富了人們的商務(wù)活動。目前，利用網(wǎng)絡(luò)開展交易已經(jīng)成為人們購物交易的重要組成部分。在傳統(tǒng)的交易管理中，所產(chǎn)生的各種合同檔案等手續(xù)，將逐漸被電子文本所取代，這就給傳統(tǒng)的交易檔案管理思想帶來了挑戰(zhàn)。電子檔案的逐漸增多，為檔案的管理帶來了極大不便，采用現(xiàn)代化的電子檔案智能化管理，逐漸成為電子檔案管理的新趨勢。

1 電子檔案管理的特點和現(xiàn)狀

電子檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理，紙質(zhì)的文件逐漸被電子文件所取代，而電子文檔具有虛擬性、復(fù)雜性和集成性的特點。首先，電子檔案主要發(fā)生在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間中，并且電子檔案的各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的交易記錄和交易信息具有虛擬性。在進行電子交易時，會產(chǎn)生很多虛擬的電子檔案，其檔案管理數(shù)量多，虛擬性強，在管理上存在著一定難度。其次，電子檔案具有復(fù)雜性，電子商務(wù)檔案通過數(shù)字信息直接存儲在存儲介質(zhì)上，人們無法用肉眼識別文件信息，只能借助于計算機才能進行閱讀和記錄。同時，存儲在介質(zhì)上的信息不盡相同，這在客觀上就造成了電子商務(wù)檔案信息的復(fù)雜性。最后，相對于單一的紙質(zhì)檔案，電子檔案信息具有集成性，很多復(fù)雜的電子信息可以存儲在同一份存儲介質(zhì)上。因此，在管理電子商務(wù)檔案時，要針對其檔案特點進行合理的管理。目前，隨著計算機系統(tǒng)的發(fā)展，電子檔案管理正在朝著智能化管理方向上發(fā)展。

2 國土資源電子檔案管理智能化趨勢

2.1 電子檔案信息存儲的智能化

電子檔案的存儲和查詢以及改寫都需要依賴于計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。電子檔案的智能化存儲主要是通過計算機的運算和控制功能存儲到相應(yīng)的存儲設(shè)備之中。智能化的電子檔案信息存儲系統(tǒng)，通常能夠?qū)崿F(xiàn)存儲資源的透明式管理和訪問，同時還要能夠完成存儲資源的虛擬化和統(tǒng)一管理，分級存儲管理，存儲安全控制和存儲設(shè)備安全預(yù)警等一系列功能。在未來，智能化的電子檔案信息存儲可以集存儲與管理與一體，能夠保證存儲的數(shù)據(jù)能夠被應(yīng)用系統(tǒng)安全訪問，并確保數(shù)據(jù)在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時可以迅速恢復(fù)。對電子檔案而言，電子檔案信息存儲智能化可以有效提高存儲系統(tǒng)的實用性和可靠性，能夠及時發(fā)現(xiàn)存儲系統(tǒng)的運行故障，及時保護數(shù)據(jù)不受損壞?？傊悄芑碾娮訖n案信息存儲功能，將會提高整個電子檔案的管理。

2.2 國土資源電子檔案信息檢索的智能化

電子檔案信息管理智能化不僅包括電子商務(wù)信息存儲智能化，還包括電子信息檔案檢索智能化。電子檔案信息的檢索在電子商務(wù)信息智能存儲的基礎(chǔ)上，以文獻和檢索詞的相關(guān)度為基礎(chǔ)，按照相關(guān)度進行匹配排序，在結(jié)果排序的同時考慮相關(guān)性和重要性，使相關(guān)性分析更為準確，更能將與用戶愿望最相關(guān)的文獻排在前面，提高電子檔案信息檢索的效率。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，電子商務(wù)檔案智能化信息檢索將會更加人性化，利用人工智能開展電子檔案信息檢索會提高電子檔案的管理，為電子檔案管理提供更為智能化的、人性化的管理。

2.3 國土資源電子檔案應(yīng)用的智能化

電子檔案的智能化存儲和智能化查詢?yōu)殡娮拥捻樌M行提供了重要的作用。借助于電子檔案信息，智能化的存儲和查詢系統(tǒng)可以為企業(yè)提供較為便利的數(shù)據(jù)分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的將相關(guān)資源進行整合，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)的營銷策劃提供數(shù)據(jù)支持。其次，在進行企業(yè)客戶資源管理同時，智能化的電子檔案信息管理可以提供智能化的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，通過智能化的客戶管理系統(tǒng)來加強對客戶的服務(wù)質(zhì)量，提高客戶的滿意度。最后，電子檔案智能化管理中，智能化的數(shù)據(jù)分析和資料查詢將會大大節(jié)省國土資源檔案管理員工的工作量，提高的工作效率。

參考文獻

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[2] 姚鳳臣.電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢探析[J].華章，2012（19）.

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電子合同檔案管理范文第5篇

關(guān)鍵詞:建設(shè)項目;工程監(jiān)理;合同管理;監(jiān)理工程師

中圖分類號:TU712 文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:1009-2374(2010)09-0134-02

通過實行建設(shè)監(jiān)理制度,我國建設(shè)工程的管理體制開始向社會化、專業(yè)化、規(guī)范化的先進管理模式轉(zhuǎn)變。這種管理模式,在項目法人與承包商之間引入了建設(shè)監(jiān)理單位作為中介服務(wù)的第三方,進而在項目法人與承包商、項目法人與監(jiān)理單位之間形成了以經(jīng)濟合同為紐帶,以提高工程質(zhì)量和建設(shè)水平為目的的相互制約、相互協(xié)作、相互促進的一種新的建設(shè)項目管理運行機制。這種機制為提高建設(shè)工程的質(zhì)量、節(jié)約建筑工程的投資、縮短建筑工程的工期創(chuàng)造了有利條件。根據(jù)筆者在多年在監(jiān)理工作的體會擬談?wù)劷ㄖこ添椖恐泄こ瘫O(jiān)理工作的合同管理。

一、合同管理在工程監(jiān)理中的重要性

(一)合同具有法律約束力

工程監(jiān)理是監(jiān)理單位受建設(shè)單位業(yè)主委托或者由建設(shè)單位通過招標(biāo)競爭方式擇優(yōu)委托監(jiān)理單位,承擔(dān)其項目管理工作。監(jiān)理工程師的監(jiān)理依據(jù)是監(jiān)理委托合同和工程承包合同。委托是一種契約關(guān)系工程監(jiān)理是管理性的經(jīng)濟法律關(guān)系政府監(jiān)理和委托協(xié)作性的經(jīng)濟法律關(guān)系社會監(jiān)理的集合,工程承包合同的法律依據(jù)是中華人民共和國經(jīng)濟合同法。

監(jiān)理工作的依據(jù)是合同,合同具有法律的約束力即可以說監(jiān)理工作受到法律保護來自于合同,因此僅僅從這一點就足以說明合同管理在監(jiān)理工作中的地位是至關(guān)重要的。

(二)加強合同管理有助于監(jiān)理目標(biāo)的實現(xiàn)

監(jiān)理目標(biāo)控制除了采取科學(xué)的和有效的方法和手段外,主要是取決于合同控制或管理好壞。滿足合同要求的行為和過程是可行的,既滿足合同要求的建設(shè)行為及施工過程是令監(jiān)理工程師滿意的,達到這樣要求的監(jiān)理工作又是令業(yè)主滿意的,因此是理想的。合同管理與監(jiān)理目標(biāo)控制關(guān)系如圖1所示:

(三)合同管理是監(jiān)理工作的基礎(chǔ)

在整個監(jiān)理工作中費用控制是四項控制中的核心,是施行進度控制與質(zhì)量控制的基本手段。而費用進度質(zhì)量控制的目標(biāo)值是事先經(jīng)合同形式約定的。所以合同管理應(yīng)該是整個監(jiān)理工作的基礎(chǔ),監(jiān)理工程師所進行的管理工作實質(zhì)上就是合同管理工作。無論是進行質(zhì)量監(jiān)督還是費用支付或是進度控制都要依據(jù)施工承包合同辦事,只有依照合同處理問題才能保證合同各方全面履行合同。因此從充分發(fā)揮監(jiān)理的功能來說做好合同管理在監(jiān)理施工過程中也是非常重要的。

監(jiān)理行業(yè)作為市場主體直接參與建設(shè)工程管理,在整個建設(shè)項目的施工階段要想把進度、質(zhì)量、投資搞好和協(xié)調(diào)好各方關(guān)系,就必須要求所有參與建設(shè)項目管理的監(jiān)理人員真正認識到合同管理在工程監(jiān)理工作中的地位。

二、監(jiān)理工作中合同管理的內(nèi)容

合同管理的內(nèi)容分為合同履約管理和合同文檔管理。

合同履約管理亦稱合同控制,就是根據(jù)合同條款的規(guī)定,工程施工過程中,對當(dāng)事人的雙方的建設(shè)行為和工程建設(shè)的過程進行有效的控制和監(jiān)督,保證合同順利執(zhí)行。

合同文檔管理亦稱為合同檔案管理,屬監(jiān)理檔案管理的一部分,是對包括合同在內(nèi)的,以及合同有關(guān)的文件、信函、電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件,各種記錄、證明、錄像、照片、紀要、報告、圖紙以及說明等進行的歸類、編碼、整理、存放、保管、檢索、分析和使用等系統(tǒng)管理工作。合同檔案是工程技術(shù)檔案的組成部分,是合同履行的真實記錄和有效的法律證據(jù),因此,合同檔案管理非常重要。

監(jiān)理工程師的合同管理工作主要在施工階段。在此階段中,合同管理的主要工作如下:(1)工程分包管理;(2)工程變更管理;(3)工程延期管理;(4)合同索賠管理;(5)合同糾紛的協(xié)調(diào);(6)合同支付管理;(7)合同檔案管理;(8)工程保險管理。

三、監(jiān)理工作中合同管理的做法

由于我國國情和文化背景所致,許多情況下在合同談判要約條件時比較重視,一旦合同簽訂后的執(zhí)行過程中就重視程度不夠,甚至將合同擱置一邊;投標(biāo)單位在思維邏輯上也存在較大落差,認為反正工程已拿到手,把任務(wù)完成即可。這種認識在承包人和監(jiān)理人員中普遍存在,從而導(dǎo)致人們在工程管理中合同約束概念淡薄。為解決這個問題,監(jiān)理單位接到中標(biāo)通知后應(yīng)及時組織派駐現(xiàn)場的監(jiān)理工程師全面認真地閱讀熟悉甲、乙雙方和監(jiān)理的招投標(biāo)文件,全面掌握施工合同和監(jiān)理合同內(nèi)容。

從工程實踐中看,要想在建設(shè)項目過程中把握監(jiān)理工作的主動權(quán),做到辦事有根、表態(tài)有據(jù),監(jiān)理工程師應(yīng)從始至終抓住合同這個牛鼻子不放,才能處于主動地位。目前許多工程不注重合同條款,盲目地干,直到竣工后對方按合同約定算帳時方如夢初醒,導(dǎo)致相互扯皮,給工程投入使用和投資控制帶來不利影響,甚至訴諸法庭,這種教訓(xùn)實在太多太深刻了,施工各方應(yīng)引以為戒。

(一)公平公正履行合同

“守法、誠信、公正、科學(xué)”是施工監(jiān)理工作的基本準則。根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)程》“監(jiān)理單位是建設(shè)單位在施工現(xiàn)場唯一的管理者”的規(guī)定,監(jiān)理單位派駐現(xiàn)場的監(jiān)理工程師既代表監(jiān)理單位在現(xiàn)場履行合同約定的責(zé)任、權(quán)力和義務(wù),也代表甲方監(jiān)控施工合同條款和招投標(biāo)文件的落實。那么,如何履行好責(zé)任、權(quán)利和義務(wù),就是要堅持公平公正地處理有違合同條款的各種矛盾。

現(xiàn)在建筑市場存在著諸多矛盾點,有相當(dāng)一部分是由社會條件和商的選擇等問題。這些都是當(dāng)前建筑市場中建設(shè)單位司空見慣的違約現(xiàn)象。針對這些行為,監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)在監(jiān)理合同約定條件范圍內(nèi),以積極公正的態(tài)度加以處理,做到主動預(yù)控,及時書面提示建設(shè)單位防止違約,化解風(fēng)險,一旦發(fā)生應(yīng)及時召開專題會協(xié)調(diào)解決產(chǎn)生的矛盾。對產(chǎn)生的利益糾紛應(yīng)明確責(zé)任,合理解決。一時解決不了的應(yīng)各方書面?zhèn)渫?待時機成熟再行公正處理。

一般來講,在建筑市場的競爭中尤其在合同履行過程中,承包人總是處于弱勢地位,鑒于此,作為建設(shè)工程施工監(jiān)理單位及其委派的監(jiān)理工程師更應(yīng)有根據(jù)地維護合同和招投標(biāo)文件要約條件,正視矛盾、運用不同的合理手段和措施適時處理,做到不積壓矛盾;既代表建設(shè)單位利益,又維護承包人的合法權(quán)益。

(二)實事求是 科學(xué)管理

建筑工程產(chǎn)品與其他工業(yè)產(chǎn)品的最顯著區(qū)別在于體量大、生產(chǎn)周期長和采用的產(chǎn)成品構(gòu)配件上千上萬種。在長時間的建設(shè)過程中,各參建方都可能在履行合同過程中有違約事件的發(fā)生。那么,要使各方做到在合同約定范圍內(nèi)規(guī)范性合作,就應(yīng)在履行合同過程中堅持實事求是。

首先建設(shè)工程參建各方在合同履約過程中應(yīng)不斷地進行目標(biāo)一致性的協(xié)調(diào)。在協(xié)調(diào)問題上,施工監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)主動牽頭進行組織。只有經(jīng)常協(xié)調(diào)過程中發(fā)生或預(yù)測將要發(fā)生的違約風(fēng)險點,本著風(fēng)險共擔(dān)、同舟共濟的原則,及時化解或消除風(fēng)險,才能大大降低合同管理中發(fā)生的違約現(xiàn)象。

堅持實事求是,就要求合同主體各方應(yīng)敢于承擔(dān)責(zé)任。建設(shè)單位不能一談到有關(guān)自身工作不到位或者社會條件制約因素導(dǎo)致違約責(zé)任就如臨大敵,視承包人在推卸責(zé)任和轉(zhuǎn)嫁風(fēng)險,甚至一提違約索賠就大為惱火,認為是有悖常理的不規(guī)范行為。筆者認為,具有真正市場經(jīng)濟頭腦的建設(shè)單位應(yīng)該正視和承認違約責(zé)任,將之看作是甲方與承包人在工程施工管理過程中的一種很正常的經(jīng)常性經(jīng)濟活動,是工程建設(shè)的重要組成部分,應(yīng)以積極合作的姿態(tài)來對待。

堅持實事求是,就是要求承包人加強合同管理,嚴肅認真地履行施工合同和抓好分包合同和采購加工定貨合同的落實。建設(shè)工程承包人絕對不應(yīng)當(dāng)從中謀取不正當(dāng)利益,要自覺地用合同約定去約束企業(yè)的施工行為,完成合同要求的任務(wù)。依據(jù)《經(jīng)濟合同法》的原則,履約雙方的權(quán)利義務(wù)是平等的。對于任何一方的違約行為,應(yīng)是在履約雙方之間進行的,如果不執(zhí)行合同合約而給對方造成損失時,雙方有依據(jù)合同約定提出合理的索賠要求的權(quán)利,要敢于依約據(jù)實提出索賠要求。

工程實踐中往往會發(fā)生建設(shè)單位向承包人提出工期和質(zhì)量問題的質(zhì)疑,承包人往往會提出許多無證據(jù)的理由來回避自身的責(zé)任。針對這種矛盾,監(jiān)理工程師應(yīng)在監(jiān)控承包人和建設(shè)單位履約過程中,切實加強數(shù)據(jù)證據(jù)和資料的收集整理,用確鑿的數(shù)據(jù)證據(jù)來說服各方并做出合理準確的判斷。

在施工過程中要切實做到收集各方違約資料,力求完整,手續(xù)齊全,及時準確。監(jiān)理工程師要既有既成事實,又有責(zé)任歸屬證據(jù),同時還要有判斷違約的資料和數(shù)據(jù)。

在處理承包人向建設(shè)單位提出違約要因和索賠要求時,監(jiān)理工程師應(yīng)進行充分分析。首先要把握事件與合同對照是否出現(xiàn)費用增加或工期延長,是否會對質(zhì)量和功能造成影響,排除虛擬臆造成分。同時要甄別分析費用增加和工期延長的因果關(guān)系,從而劃清責(zé)任,在此基礎(chǔ)上按合同約定的程序進行協(xié)調(diào)處理。

監(jiān)理工程師在以下方面應(yīng)特別給予重視:

1.向建設(shè)單位索要完整的建設(shè)工程招投標(biāo)文件。

2.收集合同變更文件或補充協(xié)議,要求承包人和建設(shè)單位提供完整的分包合同、采購合同。監(jiān)理工程師應(yīng)主動及時收集官方的物價指數(shù)和國家法律法規(guī)及行政行規(guī)章等。

3.收集整理各種會議紀要和往來電函。

4.收集工程照片和音像資料。

5.收集工程進度計劃包括被監(jiān)理批準的施工組織設(shè)計或施工方案。

6.積累工程計量和結(jié)算資料。

7.整理工程檢驗資料和各種試驗數(shù)據(jù)。

8.收集設(shè)計變更和工程洽商,整理好工程圖紙及其他設(shè)計文件,做好監(jiān)理日志。

四、結(jié)語