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電子檔案電子化范文第1篇

[論文摘要]隨著全球和國內(nèi)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和城市經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公呈自動化、無紙化發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

追溯檔案部門應(yīng)用電子計算機(jī)的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》，為我國全面實現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。

一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀

城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟(jì)時代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機(jī)型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。

2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。

4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實的需求。

7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏

數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計算機(jī)、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。

3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。

電子檔案電子化范文第2篇

一、電子文件定義及其特點

所謂檔案電子化，就是用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、檔案信息電子化的益處

從長遠(yuǎn)看，檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)；檔案信息電子化，還可實現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴(kuò)大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。

三、檔案信息電子化的必然性

檔案信息的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。

第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

第二，形勢發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。

第三，社會強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

四、積極應(yīng)對檔案信息電子化帶來的影響

電子文件是計算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對策：

第一，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

第二，解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進(jìn)行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止損失。

第三，檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對策。

第四，電子檔案是通過計算機(jī)、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質(zhì)檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統(tǒng)意義上的“親筆簽名”，法律上能否認(rèn)可、如何認(rèn)可；圖像、聲音的形成、技術(shù)鑒定水平及準(zhǔn)確與否，電子檔案文件的法律依據(jù)等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒有依法制定的相應(yīng)規(guī)范和制度。對于檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的電子化管理這一法律法規(guī)性很強(qiáng)的工作，更需要法律、法規(guī)和制度進(jìn)行規(guī)范。

電子檔案電子化范文第3篇

工程檔案產(chǎn)生于整個工程建設(shè)的全過程，包括從項目提出、可行性研究、設(shè)計、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到項目竣工驗收、試運行、投入使用等過程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的信函、郵件、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。

工程檔案的完整、系統(tǒng)、長久地保存，為今后提高工程項目管理水平，改善工程設(shè)計理念，擴(kuò)展工程規(guī)劃思路保留了寶貴的知識和信息資源；對于工程項目將來的改建、擴(kuò)建保留了珍貴原始的依據(jù)和憑證。

2 工程檔案電子化的必然趨勢

在計算機(jī)尚未普及的年代， 工程檔案的存儲介質(zhì)主要是紙質(zhì)。在縮微技術(shù)引進(jìn)后， 存儲介質(zhì)開始有膠片， 后來也有一定數(shù)量的錄音帶、錄像帶等磁性材料?？傮w來說， 紙作為工程檔案的存儲介質(zhì)有其特有的優(yōu)勢， 價格便宜， 管理直觀， 保存時間長。同時也存在著很大的問題， 如體積龐大， 保存條件相對苛刻， 重復(fù)利用相對困難， 檢索速度慢等。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異、生產(chǎn)建設(shè)水平的不斷提高、計算機(jī)的普及和大范圍應(yīng)用、電子文件大量產(chǎn)生、各種新存儲技術(shù)的不斷更新，檔案的載體被不斷地充實和刷新，工程檔案也必將隨著科技的進(jìn)步而走入以光盤、磁盤等作為載體保存電子文件的電子數(shù)字化時代，這是必然的趨勢。

3 工程檔案電子化的優(yōu)勢

電子檔案其保存的檔案材料全部為電子數(shù)字化，使我們在使用檔案材料時，可以通過完善、敏銳的計算機(jī)智能檢索系統(tǒng)，非常快速準(zhǔn)確的查詢資料。

電子檔案是通過光盤、磁盤來存儲資料，在科學(xué)、合適的保管條件和相應(yīng)的使用情況下，通過現(xiàn)代閱讀工具來進(jìn)行檔案的使用，即使多次使用也不會發(fā)生檔案材料破損和缺損現(xiàn)象，需要詳細(xì)研究的檔案，在檔案管理允許范圍和授權(quán)下，可以隨時打印到紙張上，而不會影響資料的保管和使用。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//總第539期2014年第07期-----轉(zhuǎn)載須注名來源在保管期限上，通過嚴(yán)格控制電腦的復(fù)制轉(zhuǎn)載過程，檔案材料保管期限可以說會達(dá)到真正的完美永久。

利用功能強(qiáng)大的檔案管理軟件可以對電子檔案輕松實現(xiàn)檔案基礎(chǔ)材料電子化，分類、組卷、立卷、裝訂等程序化，抄錄、編排、打號等電腦化，使用高容量的存儲器，達(dá)到占用空間小型化，節(jié)約大量的人力、物力、財力。并且一次投入，多次產(chǎn)出。

4 工程檔案電子化技術(shù)要點

第一是應(yīng)該能確保工程檔案資料的真實、合法、有效、不被改動的原始憑證的功能，通過數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份認(rèn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，同時對所歸檔文件設(shè)置安全密鑰，用以保障文件的不可改動，只可閱讀。以確保電子檔案的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件在法律上的憑證地位。

第二是擁有能提供隨時實現(xiàn)即時生效的電子簽章系統(tǒng)，通過一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軟硬件結(jié)合的系統(tǒng)，使持章者可以在電子文件上完成簽字、蓋章，與傳統(tǒng)的手寫簽名、蓋章具有完全相同功能，同時依據(jù)《電子簽名法》使所簽署的文檔具有可靠、真實的法律效力。

第三是要嚴(yán)格把握好工程檔案材料格式的統(tǒng)一化。工程檔案一個重要的屬性是應(yīng)用屬性，因此歸檔的工程電子檔案應(yīng)該按照一個統(tǒng)一、通用、規(guī)定的格式來存儲電子檔案，諸如：工程文檔可采用后綴名為* . doc、* . xls、* . wps、txt等通用格式；工程圖紙可采用后綴名為* . dwg、* . dwf 等CAD 通用格式；工程照片可采用后綴名為* . jpg、* . gif、*. bmp 等格式；工程影像可采用后綴名為* . wmv、* . swf、*. avi、* . mpg 等通用格式。特殊格式的電子文件，應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式的電子文件后再存儲，以便將來計算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

第四是要建立一個完善、系統(tǒng)、統(tǒng)一、規(guī)范化的工程建設(shè)檔案管理軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)涵蓋了文件處理和檔案管理全過程，集文件登記、公文處理、自動組卷、自動編目、智能檢索、統(tǒng)計編研于一體的檔案管理軟件系統(tǒng)，真正實現(xiàn)“一次登記，多次使用”的電子數(shù)字化檔案的管理模式。

電子檔案電子化范文第4篇

關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；問題；對策

檔案信息電子化主要是指應(yīng)用計算機(jī)對檔案進(jìn)行材料進(jìn)行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計算機(jī)軟件的形式供人們使用。電子檔案，從文件的起草、修改到印發(fā)的過程都是在電腦上進(jìn)行，電子檔案便于修改、復(fù)制、傳送，提高了工作的時效性；但其在使用過程中導(dǎo)致原始檔案記錄的消失，原始記錄特征不復(fù)存在，并且電子文件是計算機(jī)文字處理的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，檔案和文件之間也沒有清晰的界限區(qū)分，這樣電子化信息給檔案工作的管理造成的影響是深刻而長遠(yuǎn)的。檔案信息的電子化管理是牽一發(fā)而動全身，檔案管理工作是信息化的推進(jìn)，是知識與技術(shù)的進(jìn)步，使得檔案管理工作的技術(shù)含量顯著增加，因此，檔案管理工作者要全面發(fā)展積極采取措施適應(yīng)技術(shù)的更新。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 檔案信息電子化方便處理、傳送和保存

電子化檔案管理的工作都是在計算機(jī)上進(jìn)行，檔案文件的修改、復(fù)制、查找、輸出等工作簡單快捷，避免了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，處理起來就要翻閱大量的文件，檔案的傳送只需互聯(lián)網(wǎng)即可，一個郵件的發(fā)送就能傳送到使用者手中，解決了距離的局限性。電子化檔案的保存只需一個軟件，解決了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對保存環(huán)境和場地面積的高要求。

1.2 檔案信息電子化實現(xiàn)信息利用共享性

電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，而是利用計算機(jī)以文件的形式展現(xiàn)為任何使用者，實現(xiàn)了信息利用的共享性，不再受時間和距離的影響。

1.3 檔案信息電子化，可充分利用電腦的潛能，降低成本

目前，大部分單位的檔案部門都是使用電腦及網(wǎng)絡(luò)對檔案工作進(jìn)行管理，用于檔案的處理、保存等。檔案信息管理的硬件設(shè)備以及技術(shù)條件日益成熟，電子化檔案管理廣泛應(yīng)用，新技術(shù)也在逐漸的被應(yīng)用到管理工作中，如語音識別、文字掃描模式識別等，提高了利用率。減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式的檔案管理需要大量人力、物力、財力等的浪費，降低了管理成本，提高了工作效率。

1.4 提高檔案信息的時效性

信息的手工加工程序是選題―選材―編輯―出版，是一個比較慢的細(xì)活，再從文件資料形成開發(fā)二次文獻(xiàn)信息，可想而知，時間比較漫長，等到二次文獻(xiàn)開發(fā)好，往往造成信息的失效，直接影響了檔案信息的應(yīng)用價值。電子化檔案，管理人員只需利用計算機(jī)利用機(jī)讀形式的檔案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文獻(xiàn)，提高檔案信息的時效性。

1.5 降低傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件使用的出版經(jīng)費成本

傳統(tǒng)的手工編制的紙質(zhì)檔案出版需要很多的經(jīng)費，國家撥給檔案部門的經(jīng)費又是有限的，靠單位解決更是不現(xiàn)實的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經(jīng)費。

1.6 提升檔案部門的自身價值

檔案信息電子化可實現(xiàn)多次拷貝，拷貝的成果可供任何使用者使用，擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，提高了檔案部門的影響力度及自身價值。

2 檔案信息電子化現(xiàn)狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由于軟件的不統(tǒng)一，造成不能利用計算機(jī)軟件完成檔案信息管理工作，不能快捷的出版檔案信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)展。

2.2 檔案信息資源共享的要求達(dá)不到

我國目前還沒有開發(fā)出一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)形式不統(tǒng)一，層次不同，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，達(dá)不到檔案信息資源共享的要求。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作有待提高

檔案信息電子化工作開展的前提是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，僅僅著眼于某個單位或某個企業(yè)，并不能全面實施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作，制約了檔案工作電子化的發(fā)展。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高

實現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機(jī)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。目前大多檔案部門缺乏高技術(shù)的人才，專業(yè)的檔案、信息處理人才更是缺乏，大部分的檔案管理人員的技術(shù)賀歲平較低，文化水平較低，不能滿足于現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應(yīng)對措施

3.1 政府要加大支持力度

政府應(yīng)加大對檔案信息電子化的投入，開發(fā)檔案管理準(zhǔn)用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題

做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是推進(jìn)檔案信息電子化的重要前提和基礎(chǔ)；同時，檔案信息電子化水平的提高能有效促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，二者是相輔相成，互相促進(jìn)的。要不斷加強(qiáng)電子檔案的硬件和軟件建設(shè)，不斷規(guī)范電子檔案的收集、整理、歸檔、利用程序，制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的準(zhǔn)確性、安全性，不斷提高電子檔案管理水平。

3.5 人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫

我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

4 結(jié)束語

總之，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢，當(dāng)前我國檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點突破階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來，是值得我們認(rèn)真思考的問題.各級檔案業(yè)務(wù)、計算機(jī)專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門要積極行動起來，協(xié)同作戰(zhàn)，認(rèn)真研究檔案信息管理電子化過程中存在的問題，討論并提出系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)、技術(shù)路線、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和可實施方案，為全面實現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)

[1]溫陽春. 檔案信息電子化管理芻議[J]. 企業(yè)改革與管理，2014，07：65.

[2]鄭曉雁. 淺談加強(qiáng)檔案信息電子化管理的重要性[J]. 長治學(xué)院學(xué)報，2008，04：88-89.

電子檔案電子化范文第5篇

【關(guān)鍵詞】信息電子化 特點 存在問題

【中圖分類號】D630.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01―0332-01

一、檔案信息電子化的特點

1.能夠充分的利用和發(fā)揮計算機(jī)的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基層的檔案館、室對于計算機(jī)的應(yīng)用比較單一，有的甚至只用于檔案著錄或文件打字貯存，這樣就造成了人力、物力財力和時間的極大浪費，致使現(xiàn)代化的設(shè)備不能發(fā)揮其真正的作用。

2.對于二次文獻(xiàn)信息要縮短其加工時間，提高檔案信息的時效性。以前的手工信息加工時采用：選題――選材――編輯――出版的工作模式，這種被稱作慢工出細(xì)活的工作方式，會造成文件資料形成到“二次文獻(xiàn)信息”的開發(fā)時間過長，導(dǎo)致信息的實效，并嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值，檔案信息的電子化能夠使編者直接利用檔案，然后利用電腦功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文獻(xiàn)。

3.檔案信息電子化，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的一次投入多次產(chǎn)出，并且改變信息加工工作總是受到經(jīng)費限制的格局。由于手工編研信息成果出版的費用較高，現(xiàn)在以及以后相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，國家不可能會給檔案部門撥較多經(jīng)費進(jìn)行信息編輯，依靠自身解決也是困難重重，一旦糾結(jié)不好就會使檔案工作者的工作成果變成徒勞。

4.檔案信息電子化，電子化的信息可以多份拷貝，并將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，這樣有利于擴(kuò)大信息的社會影響，并且擴(kuò)寬了其服務(wù)范圍，從而提高了檔案部門的地位。

5.檔案信息電子化，有利于檔案信息與個方面信息技術(shù)結(jié)合。我國的“信息高速公路”項目已經(jīng)進(jìn)入了去不階段，檔案事業(yè)要針對這方面的動向，提前拿出對策與方針，使檔案工作能夠適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，現(xiàn)在的勞動電子化，將為后來的“信息高速公路”中檔案信息的完善打下基礎(chǔ)。

二、實現(xiàn)檔案信息電子化存在的問題

辦公自動化改變了傳統(tǒng)的辦公手段與方式，原來以紙質(zhì)格式承載的各類文件及其他文字、數(shù)據(jù)資料逐步被以計算機(jī)為依托的電子格式所替代，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。如何對自動化辦公過程中形成的電子文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲、進(jìn)館、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理和有機(jī)結(jié)合，已成為檔案部門迫切需要重點解決的問題。把檔案工作帶人了自動化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段，加快檔案信息電子化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的電子化，是大勢所趨，也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。本文對文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀和對策作一些研究。目前，在我國辦公自動化雖然逐步已普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，并且在目前我國生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對落后的條件下，完全實現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，特從以下幾點做出分析：

1.軟件沒有信息管理功能缺乏通用性各檔案部門使用的計算機(jī)軟件不能互用，沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2.在我國數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)至今還沒有得到完善，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是層次不一規(guī)范性開發(fā)性共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3.標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化工作有待提高，檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但由于歷史原因館室收藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差案卷質(zhì)量不高特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)無法全面實施推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)這也制約了檔案信息工作電子化。

4.檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤光盤現(xiàn)行的檔案整理分類方法著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定所不能完全適應(yīng)。

5.電子檔案在其形成存貯和共享利用等各個環(huán)節(jié)中都會存在各種類型和各種層次的安全問題，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案信息化應(yīng)用過程中存在的安全隱患問題表現(xiàn)在數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化、應(yīng)用基礎(chǔ)環(huán)境、技術(shù)方案應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)備故障，這四方面無論哪一方面存在問題都會導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無法保持原有的有序的存貯狀態(tài)，這樣所造成的危害和損失都是非常大的。

6.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高，實現(xiàn)檔案信息電子化首先管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。

三、對檔案信息電子化存在問題的思考

1.實行檔案信息館藏傳遞網(wǎng)絡(luò)化。實行檔案信息館藏數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲海量化、服務(wù)自動化、信息共享化的巨大優(yōu)勢，激發(fā)了檔案建設(shè)電子檔案館的熱情。電子檔案館是一項龐大而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而且需要巨額資金和高新技術(shù)作保證。在目前我國檔案界，許多人都覺得建設(shè)數(shù)字檔案館所面臨的主要困難不僅僅是資金不足，其實數(shù)字檔案館建設(shè)還處在探索階段，除了存在資金不足的難題外還有許多難題，其中既有技術(shù)因素也有非技術(shù)因素，要實事求是地分析現(xiàn)狀逐步解決我國檔案信息管理工程的數(shù)據(jù)壓縮，數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)檢索、海量信息存儲與調(diào)配等技術(shù)和應(yīng)用軟件中存在的問題。

2.搞好電子文件的收集歸檔工作。電子檔案館的檔案信息資源設(shè)有兩個方面：一方面是對館藏檔案的數(shù)字化處理；另一方面是做好電子文件的收集歸檔，對于后者它是今后電子檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，做好電子文件的收集歸檔工作就成為電子檔案館建設(shè)的重要前提和步驟。因此從現(xiàn)在起就要做好電子文件的歸檔管理工作，要對本地區(qū)各部門目前已經(jīng)形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，進(jìn)行全面系統(tǒng)地調(diào)查和了解并進(jìn)行收集歸檔，還應(yīng)采取相應(yīng)的管理手段和技術(shù)措施，以保證歸檔文件的真實完整和有效，如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作，就很容易使這些電子文件丟失或失真，做好電子文件的收集歸檔工作，不僅為數(shù)字檔案館建設(shè)提供豐富的檔案信息資源，而且還可以減少檔案信息數(shù)字化的重復(fù)勞動。