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檔案管理方法范文第1篇

關(guān)鍵詞：科技檔案；管理規(guī)范化；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-01-00-01

一、探究檔案管理的現(xiàn)狀

（一）方式較為傳統(tǒng)，無法實(shí)現(xiàn)信息資源的共享：目前，眾多企業(yè)在管理檔案方面仍采之前的管理方式，忽視了現(xiàn)階段電子檔案管理的環(huán)境與發(fā)展趨勢(shì)，其不注重信息之間的交流與共享，各個(gè)部門之間對(duì)于檔案管理方式以及經(jīng)驗(yàn)較為保留，這在一定程度上影響了檔案管理特有建設(shè)屬性的充分發(fā)揮，導(dǎo)致高校電子檔案管理仍處在不受重視的地位以及尋求合理方式的階段，使對(duì)信息資源的利用不合理，容易發(fā)生二次存檔現(xiàn)象。

（二）技術(shù)落后，各個(gè)部門之間的檔案管理方式差異巨大：由于不同企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度存在一定差異，某些企業(yè)由于資金充足，技術(shù)先進(jìn)，可憑借此優(yōu)勢(shì)直接與社會(huì)企業(yè)、單位等建立良好的檔案管理交流機(jī)制，及時(shí)完善自身的管理方式管理效果，而缺乏資金與技術(shù)支持的少數(shù)企業(yè)卻無法實(shí)現(xiàn)此種局面，由此可見，要想提升高校檔案管理的水平必須輔以先進(jìn)的技術(shù)支持與資金投入，加強(qiáng)企業(yè)之間的信息交流，分享電子檔案管理方式以及管理經(jīng)驗(yàn)等，逐步縮小企業(yè)之間的管理差距，提升整個(gè)企業(yè)的電子檔案管理水平。

（三）分離管理，違背社會(huì)需求目標(biāo)：據(jù)相關(guān)資料顯示，目前，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及員工出國(guó)進(jìn)行深造、評(píng)職稱、被舉薦等，各個(gè)方面，都需要其所在企業(yè)出具相應(yīng)的檔案資料進(jìn)證明，保證其所說完全屬實(shí)。但企業(yè)在檔案管理過程中，信息資源的浪費(fèi)，管理較為分散，各個(gè)部門之間信息交流緩慢等直接影響檔案的及時(shí)填充，盡管現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理已逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化，但依然不能完全滿足其客戶的社會(huì)需求。比如，企業(yè)每位員工的檔案資料，是否屬實(shí)以及對(duì)其價(jià)值進(jìn)行合理估量，這種方式已經(jīng)得到普遍應(yīng)用。

二、利用信息技術(shù)，優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平

（一）建立并逐步完善檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)，推動(dòng)電子檔案管理的迅速發(fā)展：如何實(shí)現(xiàn)電子檔案的整合管理，最重要的便是建立各個(gè)企業(yè)之間的檔案調(diào)控機(jī)構(gòu)，逐步達(dá)到檔案管理的社會(huì)化，為眾多員工以及領(lǐng)導(dǎo)今后的發(fā)展提供及時(shí)、有效的檔案支持。對(duì)此，需要相關(guān)部門的大力支持，憑借其權(quán)力親自指定某一機(jī)構(gòu)為檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定相應(yīng)的檔案管理政策、及時(shí)調(diào)配信息資源、調(diào)控各個(gè)企業(yè)之間的關(guān)系等，當(dāng)然，這需要各個(gè)企業(yè)的主動(dòng)參與，由其組建檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間的電子檔案一體化以及優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)水平。企業(yè)中有檔案管理專業(yè)的可以實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)工作，條件允許的話，可承接檔案調(diào)控機(jī)構(gòu)會(huì)議的召開工作，從而逐步調(diào)動(dòng)其他企業(yè)對(duì)此的重視，主動(dòng)參與檔案調(diào)控機(jī)構(gòu)的組建活動(dòng)，為實(shí)現(xiàn)電子檔案的整合管理做好準(zhǔn)備工作。

檔案管理方法范文第2篇

隨著燃?xì)夤芫W(wǎng)在城市建設(shè)中的不斷擴(kuò)建延伸，形成的各種資料也越來越多，對(duì)燃?xì)夤こ虣n案管理工作要求也越來越高。長(zhǎng)期以來，檔案管理工作的重要性沒有得到足夠的重視，檔案管理部門和各業(yè)務(wù)部門存在脫節(jié)現(xiàn)象，各類工程資料歸檔不及時(shí)或不完整，導(dǎo)致檔案資料殘缺不全，后續(xù)的檔案使用工作也十分困難。因此，筆者認(rèn)為，要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取一定的措施和方法，對(duì)燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行管理。

1 工程項(xiàng)目檔案概述

項(xiàng)目檔案，指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、采購、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收等全過程中形成的，具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件。

工程項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“三同時(shí)”原則，在簽訂合同（協(xié)議）時(shí)，應(yīng)同時(shí)明確項(xiàng)目檔案所包括的內(nèi)容、要求及各相關(guān)單位對(duì)項(xiàng)目檔案的職責(zé)；檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件材料的收集、整理情況；在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)審查、驗(yàn)收項(xiàng)目文件的歸檔情況。

2 燃?xì)夤こ虣n案管理內(nèi)容

燃?xì)夤こ虣n案管理是對(duì)燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)檔案文件進(jìn)行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用和信息開發(fā)的工作。一個(gè)現(xiàn)代化的燃?xì)馄髽I(yè)，對(duì)燃?xì)夤こ痰臋n案管理應(yīng)做到管理水平專業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務(wù)利用人性化。只有這樣才能使燃?xì)夤こ虣n案信息得到充分利用，才能真正體現(xiàn)檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的根本目的。

3 燃?xì)夤こ虣n案管理方法

3.1 科學(xué)系統(tǒng)分類，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理

將檔案科學(xué)系統(tǒng)地分類，是保證檔案系統(tǒng)后續(xù)整理、編排、使用及信息化管理的基礎(chǔ)。目前，企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)已從過去的文書檔案管理轉(zhuǎn)移到以燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)為主的科技工程檔案管理。

根據(jù)國(guó)家檔案局制訂的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》，結(jié)合燃?xì)夤緳n案的自有特征，將燃?xì)夤こ虣n案分成以下四類：天然氣工程建設(shè)類、基建類、設(shè)備類、科研類。根據(jù)燃?xì)夤緲I(yè)務(wù)發(fā)展的重點(diǎn)，天然氣工程建設(shè)類最為重要，包括分廠站建設(shè)類（其中包括門站、儲(chǔ)配站、調(diào)壓站、加氣站建設(shè)）及管道工程建設(shè)類（其中包括中高壓及市政管道工程、工商戶管道工程、民用管道工程及管網(wǎng)改造工程建設(shè)）。實(shí)現(xiàn)這些分類后，就可以有效地對(duì)工程檔案進(jìn)行后續(xù)的專業(yè)化管理。

3.2 編制檔案標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

結(jié)合國(guó)家頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328―2001）及住建部頒布的《城鎮(zhèn)燃?xì)廨斉涔こ淌┕ぜ膀?yàn)收規(guī)范》（CJJ33―2005）、《城鎮(zhèn)燃?xì)馐覂?nèi)工程施工與質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》（CJJ94―2009）的標(biāo)準(zhǔn)要求，燃?xì)夤緫?yīng)結(jié)合公司實(shí)際情況，編制企業(yè)內(nèi)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)竣工資料中歸檔文件材料的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充，確定燃?xì)夤こ涛募臍w檔范圍，并對(duì)歸檔的文件質(zhì)量做出明確要求。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，力求做到歸檔的燃?xì)饨ㄔO(shè)工程文件內(nèi)容真實(shí)、系統(tǒng)齊全，其歸檔的文件質(zhì)量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準(zhǔn)確、完整的原始資料。

3.3 落實(shí)檔案規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)制度化管理

3.3.1 建立的規(guī)范化

企業(yè)歸檔制度的建立是確保公司的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化。首先把文件材料的編制、累積、整理、歸檔作為實(shí)際工作貫徹到燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)管理中，然后再編制貫徹中的相關(guān)制度。它們與工程建設(shè)同步進(jìn)行，即“工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步”。只有把它納入到工程建設(shè)和管理的規(guī)章制度中，并使其規(guī)范化，才能為工程提供完整的竣工資料。

其次，把文件材料管理納入到設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位及各施工單位的職責(zé)范圍內(nèi)，并納入到各工程計(jì)劃、施工技術(shù)、質(zhì)量管理的制度中。在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí)，文件材料是否完整、準(zhǔn)確、真實(shí)是工程技術(shù)監(jiān)督檢查、質(zhì)量檢查、管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是保證工程驗(yàn)收合格的重要因素。最后，把文件材料管理納入到工程技術(shù)人員崗位責(zé)任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設(shè)計(jì)人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔(dān)負(fù)的責(zé)任，并進(jìn)行考核。

3.3.2 管理的制度化

檔案的歸檔，移交，使用都應(yīng)有相應(yīng)的控制制度。包括以下三方面：（1）竣工資料的歸檔控制：為確保已竣工的檔案資料按時(shí)歸檔，可制定財(cái)務(wù)部門必須在得到檔案室關(guān)于竣工資料已歸檔的簽章后方可進(jìn)行工程尾款結(jié)算這一內(nèi)部制度，來保證工程檔案資料的完整及時(shí)歸檔。（2）檔案的移交：工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄，按目錄清單向檔案室歸檔，雙方簽章，一式兩份。（3）檔案的使用：在檔案利用過程中嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱制度，認(rèn)真履行簽字手續(xù)。對(duì)涉及燃?xì)馄髽I(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)核心內(nèi)容的商業(yè)機(jī)密設(shè)置使用權(quán)限。

3.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

為提高燃?xì)庠O(shè)施的監(jiān)控及管理水平，科學(xué)、準(zhǔn)確、有效地掌握燃?xì)夤芫W(wǎng)信息，可建立SCADA系統(tǒng)、GPS衛(wèi)星定位系統(tǒng)、GIS燃?xì)夤芫W(wǎng)地理信息系統(tǒng)。檔案部門則根據(jù)實(shí)際情況，配置了主要以管理工程建設(shè)檔案為主的檔案管理系統(tǒng)。通過以上定位系統(tǒng)收集到相關(guān)數(shù)據(jù)并移交檔案管理，定期對(duì)移交到城建檔案館的管網(wǎng)數(shù)據(jù)光盤更新處理。對(duì)已竣工的燃?xì)夤こ虣n案，利用檔案管理系統(tǒng)軟件對(duì)歸本單位保管的燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行微機(jī)管理，并對(duì)全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導(dǎo)入、掃描、攝影等數(shù)碼技術(shù)將一些重要文件的內(nèi)容通過系統(tǒng)中原文管理功能存入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。為使燃?xì)夤こ虣n案管理更有序、查詢更方便及時(shí)，提高查全率和查準(zhǔn)率，應(yīng)合理認(rèn)真使用檔案管理軟件。

3.5 加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)檔案人員多元化管理

天然氣是一種易燃易爆產(chǎn)品，而燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)做為一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的建設(shè)項(xiàng)目工程，不僅要求燃?xì)庑袠I(yè)的檔案人員必須掌握檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理檔案的操作技能，而且要有燃?xì)夥矫娴膶I(yè)知識(shí)。從而使燃?xì)庑袠I(yè)檔案人員在對(duì)燃?xì)夤こ涛募牧闲纬蛇^程中的監(jiān)督、指導(dǎo)、管理有的放矢、有理有據(jù)。

為了適應(yīng)新形勢(shì)和新技術(shù)對(duì)檔案工作的要求，促進(jìn)城建檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)落實(shí)住建部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等法律法規(guī)，檔案部門、施工部門、監(jiān)理部門、工程管理部門的相關(guān)人員參與城建檔案館舉辦的城建檔案收集、編制、整理的培訓(xùn)。通過學(xué)習(xí)，使相關(guān)部門的技術(shù)人員了解了從工程的立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收、從文件的形成到文件的歸檔一整套工作內(nèi)容和工作程序，避免檔案管理人員與工程施工人員、或監(jiān)理人員在工作中的脫節(jié)，造成工程管理與資料管理互相推托的現(xiàn)象。實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的多元化發(fā)展，可以提高工程檔案管理水平，確保燃?xì)夤こ虣n案的歸檔質(zhì)量。

3.6 積極提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人性化管理

燃?xì)夤こ虣n案的形成完善是檔案工作者人員不斷努力的結(jié)果，做好燃?xì)夤こ虣n案資料的收集、整理、歸檔、保存，是為了充分開發(fā)檔案信息資源，可以快速便捷地提供給燃?xì)夤ぷ髡呤褂?，檔案管理工作人員應(yīng)根據(jù)燃?xì)夤緦?shí)際情況，為工程服務(wù)時(shí)靈活應(yīng)對(duì)，為更好地為公司的建設(shè)服務(wù)。

檔案管理方法范文第3篇

目前，我國(guó)事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理中，應(yīng)用了電算化管理方法，這一方法的應(yīng)用不但可以獲取更加精確的信息數(shù)據(jù)，而且大大提高了工作者的工作效率。探討和分析事業(yè)單位在管理會(huì)計(jì)檔案中，應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化后所取得的實(shí)際效果，希望可以推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化在其他領(lǐng)域得到更廣泛的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】

事業(yè)單位；會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案管理

在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化之后，不但提高了數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，而且也提高了工作人員的工作效率。顯然，在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理者的工作能力提出了較高的要求。在新的檔案管理策略中，雖然可以解決在傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，但是在實(shí)際應(yīng)用過程中存在著很多不足之處，這就需要事業(yè)單位因地制宜地完善這些不足之處。

一、會(huì)計(jì)檔案在實(shí)施電算化后具有的特點(diǎn)

（一）擴(kuò)大了存儲(chǔ)范圍。

在會(huì)計(jì)電算化沒有實(shí)施之前，會(huì)計(jì)所有工作都是純手工的，手工記賬、手工登記賬簿、手工記錄報(bào)表等等。在會(huì)計(jì)電算化實(shí)施之后，大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量，只需要在利用財(cái)務(wù)軟件的基礎(chǔ)上，就可以制作憑證，并輕松打印出所需要的報(bào)表，在年度總結(jié)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，只需要直接打印出來賬簿就可以。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案不但包括所需打印出來的紙質(zhì)檔案，而且也包括計(jì)算機(jī)軟硬盤上的電子數(shù)據(jù)，同時(shí)也包括用戶服務(wù)卡、用戶手冊(cè)、軟件系統(tǒng)的安裝等等方面的資料數(shù)據(jù)。

（二）提高了保管要求。

在對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行查看時(shí)，可以直接查看到，不需要利用任何介質(zhì)。但是查看在磁盤上或者光盤上的會(huì)計(jì)檔案，必須要在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上，才能進(jìn)行查看。因此，在保存電子檔案時(shí)，由于會(huì)受到磁盤和光盤等等磁性介質(zhì)因素的限制，如果保存不及時(shí)或者不正確，那么很容易丟失數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)一旦丟失，就很難找回。

（三）提高了安全性要求。

在磁盤、光盤等等磁性介質(zhì)上所記錄的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，具有不可修改、刪除等等特性，因?yàn)橐坏┯须娔X黑客侵入其中或者有不法分子企圖篡改數(shù)據(jù)，可以任意銷毀或者偽造數(shù)據(jù)，那么將會(huì)給單位造成無法估計(jì)的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)，在保存硬盤和磁性介質(zhì)時(shí)，應(yīng)保存防病毒、防火、防潮的環(huán)境中，因此，對(duì)介質(zhì)存儲(chǔ)的安全性要求高了。

二、事業(yè)單位實(shí)施電算化后會(huì)計(jì)檔案管理的有效對(duì)策

（一）建立健全的管理制度。

在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化之后，檔案管理所涉及的內(nèi)容較多，因此，對(duì)制度規(guī)范的要求也隨之提高。因此，要結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)，有效地發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作的實(shí)施。結(jié)合檔案管理的特征，事業(yè)單位想要建立健全的制度體系，應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況以及會(huì)計(jì)資料實(shí)際情況，制定出完善的制度規(guī)章，確保檔案妥善保管，并完善在資料管理、備份存儲(chǔ)數(shù)據(jù)、維護(hù)檔案日期等等方面的不足。同時(shí)，還需要明確規(guī)定出每位工作者負(fù)責(zé)的工作事項(xiàng)，做到權(quán)責(zé)一致，從而加強(qiáng)管理檔案的工作效率。

（二）提高檔案管理者的管理意識(shí)。

傳統(tǒng)的手動(dòng)化檔案管理形式與實(shí)施電算化的檔案管理形式來講，二者存在著很大的差異，但是應(yīng)該明確的是，唯有檔案管理者真正提高對(duì)檔案管理的意識(shí)，才能從根本上提高管理檔案的效率。簡(jiǎn)單來講，事業(yè)單位目前正處于積極轉(zhuǎn)型的時(shí)期，要轉(zhuǎn)變工作人員過去只注重紙質(zhì)資料管理的意識(shí)，提高對(duì)電算化管理的意識(shí)，改進(jìn)電子檔案管理中的不足之處，及時(shí)解決在工作中出現(xiàn)的各種問題，確保各項(xiàng)工作的順利完成。另外，在實(shí)際工作過程中，要建立起專門的電子檔案管理室，配備相應(yīng)數(shù)量的電子設(shè)備，及時(shí)更新和升級(jí)軟件系統(tǒng)，確保檔案管理各項(xiàng)工作穩(wěn)定進(jìn)行。

（三）定期檢查檔案數(shù)據(jù)。

在實(shí)施電算化后，會(huì)計(jì)檔案資料會(huì)涉及很多方面的內(nèi)容，由于計(jì)算機(jī)自身的問題，很容易發(fā)生丟失數(shù)據(jù)資料的情況。為了防止檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或者篡改的情況，事業(yè)單位必須要采用強(qiáng)有力的措施，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，并且選擇一些質(zhì)量較好的硬件來保存資料，注意磁盤存放的環(huán)境應(yīng)溫度適宜，并定期派人檢測(cè)磁盤數(shù)據(jù)是否完整無缺。

（四）提高檔案管理者的工作能力。

在檔案管理過程中，事業(yè)單位應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，唯有他們具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，才能做好檔案管理的各項(xiàng)工作。在選拔檔案管理工作者時(shí)，應(yīng)注重考察工作者的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，挑選出高素質(zhì)、高水平的人才負(fù)責(zé)管理檔案，定期組織他們進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀者進(jìn)行更大力度的培訓(xùn)和教育，在加強(qiáng)他們綜合能力的同時(shí)，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

（五）同時(shí)保存紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案具有一定的原始性，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與其他檔案形式形成了區(qū)別。同時(shí)紙質(zhì)檔案還具有安全性，與信息化檔案相比具有更高的安全性與穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案原件中的內(nèi)容不會(huì)發(fā)生變化，在保密性方面更具有一定的優(yōu)勢(shì)。要確定紙質(zhì)檔案的保存能夠更安全，真正做到紙質(zhì)檔案不丟失、不傳遞。此外，在保管紙質(zhì)檔案時(shí)，要采取合理的方法，確保其資料保存的期限能夠更長(zhǎng)。當(dāng)需要利用紙質(zhì)檔案時(shí)，可以能夠做到一目了然，不需要通過一些輔助方式，就能夠達(dá)到檔案的使用，在某種程度上可以促進(jìn)檔案的使用率。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)施電算化技術(shù)管理會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)成為發(fā)展的主要趨勢(shì)。在實(shí)施電算化技術(shù)之后，對(duì)檔案管理者的管理能力提出了較高的要求，所以，想要成為一名合格的檔案管理者，就必須要找到傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，提高自身對(duì)檔案管理的重視度，確保檔案管理的各項(xiàng)工作都能穩(wěn)定有序地進(jìn)行。

作者：王麗濤 單位：河北省崗南水庫管理局

【參考文獻(xiàn)】

檔案管理方法范文第4篇

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)療糾紛檔案；管理；作用；方法

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，國(guó)家對(duì)衛(wèi)士、醫(yī)療事業(yè)的改制改革和完善相關(guān)的法律規(guī)則行動(dòng)，全面建設(shè)法治社會(huì)，人們的法律維權(quán)意識(shí)逐步提高。醫(yī)療糾紛事件頻發(fā)，從而醫(yī)療糾紛檔案管理工作越來越受到重視。這些檔案不僅能夠促使醫(yī)療糾紛事件的順利解決，還能為后人提高處理此類事件的經(jīng)驗(yàn)和參考案例，減少工作的事物，減輕雙發(fā)損失。越來越多的人開始對(duì)醫(yī)療糾紛檔案管理工作進(jìn)行研究。

1 醫(yī)療糾紛檔案管理的作用

1.1 有利于加強(qiáng)醫(yī)院的管理工作和順利的處理醫(yī)療糾紛事件 在醫(yī)療糾紛事件發(fā)生時(shí)，醫(yī)院可以通過搜索相關(guān)醫(yī)療糾紛檔案，全面的去了解、看待事件，清楚的把握事件中的重點(diǎn)，找出事件發(fā)生的原因。通過與患者一方共同的協(xié)商，明白在事件中各方所承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，促進(jìn)事件得到良好的圓滿的解決，減少雙方的損失。在醫(yī)療糾紛事件結(jié)束后，醫(yī)院通過對(duì)檔案的分析和管理，根據(jù)材料實(shí)事求是的分析原因，找到自身存在的失誤與不足，完善管理制度和責(zé)任制度，適時(shí)地更新管理方法和機(jī)制，從而是醫(yī)院得到更好的發(fā)展和更大的進(jìn)步。

1.2 警示和借鑒作用 在醫(yī)療糾紛事件中，很多原因是因?yàn)獒t(yī)務(wù)人員的責(zé)任心不夠強(qiáng)，工作沒有做到位造成的。對(duì)于醫(yī)療糾紛檔案進(jìn)行管理，等同于給了醫(yī)務(wù)人員警示，深深地教育了他們，促使醫(yī)務(wù)人員主動(dòng)的對(duì)事件進(jìn)行分析和整理，找出前人的成功經(jīng)驗(yàn)或者失敗的原因，從而充實(shí)自己，提高素質(zhì)，謹(jǐn)慎工作，減少甚至避免醫(yī)療糾紛事件的發(fā)生。另一方面，醫(yī)療糾紛檔案的管理對(duì)于再次發(fā)生醫(yī)療糾紛事件處理上有著重要的借鑒作用。通過對(duì)醫(yī)療糾紛檔案梳理，找到相似的事件，參考處理方法并結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)于正確處理好當(dāng)下正在發(fā)生的醫(yī)療糾紛事件有著重要的作用。

1.3 良好的教材 當(dāng)下醫(yī)療糾紛問題已經(jīng)收到了全社會(huì)的廣泛關(guān)注，為了更好的、更順利的解決醫(yī)療糾紛事件，越來越多的有識(shí)之士投入了此種問題的研究和學(xué)習(xí)探索中。醫(yī)療糾紛檔案的管理，可以為這些人提供十分全面的、豐富的研究材料，每一起醫(yī)療糾紛事件都是一個(gè)鮮活的事例，使得研究和學(xué)習(xí)探索更加具體，探索出的內(nèi)容更加具有實(shí)用價(jià)值。

2 醫(yī)療糾紛檔案的管理方法

醫(yī)療糾紛檔案特點(diǎn)突出，專業(yè)性比較強(qiáng)，材料繁多，產(chǎn)生的周期長(zhǎng)，在管理這些檔案的過程中要特別注意方法。避免檔案的缺失不全，事件敘述不清晰，給日后的應(yīng)用帶來不便。

2.1 要十分重視醫(yī)療糾紛檔案的材料收集工作 醫(yī)療糾紛事件的材料收集工作是醫(yī)療糾紛檔案管理的重要環(huán)節(jié)，本工作應(yīng)從事件發(fā)生開始直到事件的全面解決，全方位、多層次的收集材料。因?yàn)槊考t(yī)療糾紛事件都有著自己的特點(diǎn)，因此在處理的過程中，有一部分相對(duì)復(fù)雜的事件不能及時(shí)的、快速得到解決處理而隔年處理的事件也時(shí)有發(fā)生，所以這就為材料收集提出了要求。要求工作人員隨時(shí)保持收集工作，在收集的過程中要本著公開、公正、求真、務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，保證檔案材料的全面和完整。

2.2 及時(shí)分析歸類，形成系統(tǒng) 在醫(yī)療糾紛材料收集工作結(jié)束后必須及時(shí)的進(jìn)行歸納分析，按照每件事件的特點(diǎn)，及時(shí)的歸類總結(jié)，讓檔案整齊化、系統(tǒng)化。將每一案例材料按照時(shí)間和事情的發(fā)展順序整理好放在一起；將每一案例具體的分析歸類，案例相似的檔案放在一起。當(dāng)然，所有的檔案都要獨(dú)立裝袋并標(biāo)出序號(hào)，有所記錄，方便日后查找。對(duì)于檔案的結(jié)案與否一定要標(biāo)示清楚，如：2013年內(nèi)科李某，已經(jīng)結(jié)案（或者未結(jié)案）。將正在辦理的時(shí)間檔案單獨(dú)的放在臨時(shí)地點(diǎn)，結(jié)案后按規(guī)則歸類存放。

3 總 結(jié)

經(jīng)濟(jì)在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，人們的溫飽問題早已經(jīng)得到的解決，正在向著全面小康目標(biāo)奮斗，法治社會(huì)的建設(shè)工作如火如荼，觀念深入人心，所以現(xiàn)代人的維權(quán)意識(shí)也就不斷的提高。而醫(yī)院中工作的失誤，服務(wù)不到位，讓患者一方感到不滿意，從而導(dǎo)致了醫(yī)療事件糾紛發(fā)生。如何妥善處理這些事件，被人們所關(guān)注，這樣醫(yī)療糾紛檔案的管理工作也就被重視起來。完整的醫(yī)療糾紛檔案既能提供事件解決方法，又能做為學(xué)習(xí)材料為學(xué)習(xí)研究這提供參考，是解決糾紛事件、促進(jìn)和諧的重要因素。因此，做好醫(yī)療糾紛檔案管理工作有助于為醫(yī)院和患者雙方減少損失、有助于提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量、促進(jìn)社會(huì)和諧。

參考文獻(xiàn)

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[2] 姜秋英，何曉虹.做好醫(yī)院檔案管理工作[J].黑龍江檔案，1998（04）.

檔案管理方法范文第5篇

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化校園環(huán)境 學(xué)籍檔案 管理方法 技術(shù)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前校園環(huán)境已經(jīng)逐漸向著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，在這種形式下，校園管理理念不斷發(fā)生變化，學(xué)籍管理方法與技術(shù)不斷創(chuàng)新。管理者利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，逐步建設(shè)起數(shù)字化管理系統(tǒng)，有效提升了學(xué)籍檔案管理水平。

一、當(dāng)前學(xué)籍檔案管理中存在的問題分析

首先，當(dāng)前還有相當(dāng)一部分學(xué)校對(duì)于學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理不夠重視，檔案數(shù)字化管理還沒有完全普及，盡管應(yīng)教育部門要求在信息庫中錄入了學(xué)籍基本信息，但是這些信息并不全面，不能滿足社會(huì)的查詢需要，對(duì)與能夠反應(yīng)學(xué)生綜合能力的信息，例如參加過的重要活動(dòng)、獲得過的獎(jiǎng)項(xiàng)以及專利等還是要通過紙質(zhì)資料來查找。

其次，對(duì)于學(xué)生的學(xué)籍檔案存在多頭管理現(xiàn)象，導(dǎo)致信息孤島的形成。由于學(xué)籍檔案中的材料由多個(gè)學(xué)生管理部門提供，例如，教務(wù)處負(fù)責(zé)提供學(xué)生個(gè)人基本信息、入學(xué)以及畢業(yè)信息等，而學(xué)生處則提供學(xué)生的獎(jiǎng)懲記錄以及就業(yè)信息等，各個(gè)部門在管理的過程中存在不統(tǒng)一的問題，不能建立緊密聯(lián)系，形成信息孤島，導(dǎo)致學(xué)籍材料不能及時(shí)歸檔。

最后，電子文件歸檔方式與先進(jìn)的數(shù)字化管理模式不適應(yīng)。很多學(xué)校在對(duì)電子信息進(jìn)行歸檔時(shí)，都是采用磁盤拷貝的方式，安全性得不到保證，有可能會(huì)出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象。同時(shí)，由于這些信息來自不同的部門，因此存儲(chǔ)信息的格式也不統(tǒng)一，無法與先進(jìn)的軟件平臺(tái)相適應(yīng)，這無疑會(huì)增大管理難度。

二、數(shù)字化校園環(huán)境下學(xué)籍檔案管理方法與技術(shù)

（一）明確學(xué)籍歸檔范圍、加強(qiáng)數(shù)字化管理

首先，各個(gè)學(xué)校要對(duì)學(xué)籍歸檔范圍進(jìn)行明確，突破傳統(tǒng)思想觀念的束縛，將數(shù)字化材料列在歸檔范圍內(nèi)，管理者要認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性。數(shù)字化材料中不僅要包括學(xué)生的個(gè)人信息（如求學(xué)經(jīng)歷、專業(yè)信息以及研究方向等），還要將能夠體現(xiàn)出學(xué)生特長(zhǎng)的信息包括在內(nèi)，例如興趣愛好、參與過的重要活動(dòng)、獲取過的獎(jiǎng)勵(lì)以及專利等，使用材料的部門可以根據(jù)這些信息判斷出學(xué)生的能力，既是對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，也方便了使用者。

（二）學(xué)籍信息的采集管理

學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，做好學(xué)籍信息采集的規(guī)劃。首先，學(xué)校各個(gè)部門應(yīng)該明確自身所管理信息的內(nèi)容，管理部門根據(jù)規(guī)章制度制定管理規(guī)劃，對(duì)這些信息進(jìn)行統(tǒng)一管理；其次，各個(gè)部門所管理的內(nèi)容雖然不一樣，但是管理人員一定要認(rèn)識(shí)到這些信息并不是孤立的，部門之間應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系，使用統(tǒng)一的形式來存儲(chǔ)這些信息，檔案館在對(duì)這些信息進(jìn)行匯總以后，將這些信息嵌入到數(shù)字化管理系統(tǒng)中，保證這些信息的真實(shí)性和完整性；最后，對(duì)于學(xué)籍檔案信息的更新要及時(shí)，保證系統(tǒng)中所存儲(chǔ)的資料是最新的。

（三）歸檔技術(shù)分析

對(duì)于學(xué)籍檔案信息的歸檔有一個(gè)要求就是要做到“實(shí)時(shí)”，這就需要數(shù)字化技術(shù)提供基本支持。要想做到實(shí)時(shí)歸檔，就要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)檔案化的標(biāo)準(zhǔn)接口，這個(gè)接口有兩個(gè)功能，第一要能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行發(fā)送、完成數(shù)據(jù)遷移過程；第二是對(duì)數(shù)據(jù)在完成歸檔以后，要能夠自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行檔案化處理，保證這些信息的“標(biāo)準(zhǔn)性”。具體做法如下：首先，向各個(gè)管理部門采集學(xué)生的所有信息，并將這些信息分成兩類，其中一類是共享信息，包括學(xué)生的一卡通信息（姓名、性別、學(xué)號(hào)以及以及學(xué)院等）、畢業(yè)論文信息等，將這些信息放在數(shù)據(jù)管理中心共享，因?yàn)檫@些信息除了檔案管以外，其他很多部門也會(huì)需要。還有一類就是非共享數(shù)據(jù)，包括學(xué)生學(xué)籍的變化情況、求學(xué)期間的成績(jī)以及答辯材料等，相關(guān)部門要將這些數(shù)據(jù)及時(shí)歸到數(shù)據(jù)庫中。接口程序會(huì)對(duì)這些信息進(jìn)行檔案化處理，將這些自動(dòng)分類、編號(hào)，同時(shí)蓋上歸檔章等，這樣就在歸檔的同時(shí)完成了預(yù)立卷工作。

（四）紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理

目前很多學(xué)校在檔案進(jìn)行管理時(shí)存在紙質(zhì)檔案與電子檔案不同步的現(xiàn)象，這是學(xué)籍檔案管理中必須要解決的一個(gè)問題。要求學(xué)校在建設(shè)數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，也加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復(fù)勞動(dòng)，提升管理效率。首先，學(xué)校要將學(xué)生作為基本管理單位，建立起一個(gè)個(gè)獨(dú)立的學(xué)籍檔案案卷，其內(nèi)容與電子學(xué)籍卡保持一致；其次，二者之間要做到一一對(duì)應(yīng)，計(jì)算機(jī)會(huì)電子文檔進(jìn)行自動(dòng)組卷，而紙質(zhì)文檔則需要借助輔助工具進(jìn)行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號(hào)的對(duì)應(yīng)，對(duì)于更新的內(nèi)容也要做到完全對(duì)應(yīng)，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案更新滯后的現(xiàn)象；最后，紙質(zhì)檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，對(duì)于缺失的部門要將其數(shù)字化處理，保證電子檔案信息的完整性。

三、總結(jié)

在數(shù)字化校園環(huán)境下，學(xué)籍檔案信息的數(shù)字化管理已經(jīng)成為一種必然選擇，各個(gè)學(xué)校應(yīng)該積極建立數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，并對(duì)所有信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，并做到實(shí)時(shí)更新，除此之外還要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，二者之間做到同步統(tǒng)一，不斷提升學(xué)籍檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]成小芬，陳國(guó)鈞.高校學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)[J].南通紡織職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013.