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一、全國城建檔案信息化現(xiàn)狀

（一）信息資源建設(shè)情況

1、紙質(zhì)檔案數(shù)字化情況：有相當(dāng)一批城建檔案館開展了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。兩種模式：一種是全部館藏檔案數(shù)字化。武漢是全國全部館藏檔案數(shù)字化第一家；第二種模式：館藏重要檔案、利用率高的檔案先行數(shù)字化。目前大部分為此種模式。

2、電子文件歸檔情況：有少數(shù)城建檔案館開展了電子文件歸檔工作的實(shí)踐。典型城市有珠海、天津、大連、蕪湖、廊坊等。從電子文件歸檔領(lǐng)域來看，僅限于工程領(lǐng)域，還沒有發(fā)展到建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理。工程電子文件歸檔有四種模式：第一種，無軟件模式，如景德鎮(zhèn)、無錫市城建檔案館。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是簡便；缺點(diǎn)是沒有背景信息，不能前端控制，真實(shí)、完整、有效性不能保證；與檔案管理軟件對(duì)接困難；成本高；占用空間大。第二種，“歸檔軟件+掃描”模式，如天津、廣州市城建檔案館。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是與檔案軟件對(duì)接方便，一定程度上保證了真實(shí)、完整、有效性；缺點(diǎn)是成本高，占用空間大。第三種，“歸檔軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式，如蘇州、昆山市城建檔案館。這種模式優(yōu)點(diǎn)是格式統(tǒng)一，便于保存和利用；節(jié)省掃描費(fèi)用；節(jié)省存儲(chǔ)空間。缺點(diǎn)是仍不能取代一些文件的掃描。第四種，“資料文檔一體化軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式，如珠海、大連、蕪湖市城建檔案館。這是一種最理想的模式，這種模式的優(yōu)點(diǎn)是更方便建設(shè)、施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位；缺點(diǎn)是需要協(xié)調(diào)，兩個(gè)軟件融合統(tǒng)一有難度。

（二）保障體系情況政策法規(guī)方面：

國家層面的文件有：電子公文歸檔管理暫行辦法(2003.7國家檔案局令第6號(hào))；《電子文件管理暫行辦法》（廳字[2009]39號(hào)）；《國家電子文件管理工作規(guī)劃》（2011-2015）；住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部2004年了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面：國家建設(shè)部門頒布了5個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2002）；《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）；《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）；《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T187-2012）；正在修訂《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）等。

（三）信息資源服務(wù)情況

1、信息化對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的作用：內(nèi)部檢索。

2、信息共享問題：各城建檔案館的檔案管理系統(tǒng)彼此獨(dú)立，互不相通，形成一個(gè)個(gè)信息孤島，沒有實(shí)現(xiàn)共享。目前沒有全國性和地區(qū)性的城建檔案目錄中心，沒有一個(gè)權(quán)威的中國城建檔案網(wǎng)站，更沒有全國城建檔案數(shù)據(jù)中心。城建檔案信息資源與相關(guān)單位和部門政務(wù)網(wǎng)的鏈接很少。

（四）信息安全管理情況

1、信息安全意識(shí)很強(qiáng)（上網(wǎng)檔案幾乎沒有），技術(shù)措施有待加強(qiáng)。

2、異地備份：各地開展了異地備份相關(guān)工作，按照住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部異地備份工作方案，河北、江西、浙江、貴州、廣西、安徽、江蘇、新疆、湖北、吉林、山西、四川、廣東、山東等省均開展了省際合作。

二、存在的問題

目前，全國城建檔案信息化存在以下問題：法律缺失。受《電子簽名法》局限，電子文檔（接收、數(shù)字化）在法律上沒有憑證作用，這對(duì)檔案界是個(gè)重要打擊。沒有法律地位的電子文檔路在何方？觀念陳舊。一是重要性認(rèn)識(shí)不足。對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)僅僅停留在：信息化只是為提高工作效率；現(xiàn)代化的名片沒有認(rèn)識(shí)到；信息化是適應(yīng)社會(huì)環(huán)境的必然之路，信息化決定了城建檔案館的生存。第一，電子檔案的形成對(duì)檔案館的壓力：公文，業(yè)務(wù)管理文件，工程資料。不能順應(yīng)形勢必將被歷史淘汰；第二，檔案利用方式對(duì)檔案館的壓力：如對(duì)地下管線的利用，不能發(fā)揮作用的檔案，就如同一堆廢紙；第三，檔案庫房的壓力：二是檔案是保密信息，不能上網(wǎng)、不能信息化。錯(cuò)誤之處在于：第一，大部分檔案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最長30年后也必須解密。第二，不是說敏感信息就不能上網(wǎng)。三是沒有證據(jù)作用，不接收電子檔案。原始憑證性，信息化難以達(dá)到，由此導(dǎo)致許多城建檔案館不接收電子文件，尤其是在地下管線檔案問題上。效果不顯著。一是信息化沒有減輕工程檔案形成單位的負(fù)擔(dān)?！八Φ魣D板”、使用軟件，但是移交檔案仍然必須以紙質(zhì)形式提交，而且要求兩套制，不僅沒有減輕負(fù)擔(dān)，反而增加了負(fù)擔(dān)。二是信息化對(duì)城建檔案館起到的作用不夠顯著。動(dòng)力不足。一是外部沒有用戶導(dǎo)向；二是內(nèi)部沒有生存壓力。

三、信息化建設(shè)的發(fā)展方向

總體來看，城建檔案信息化發(fā)展方向有以下幾個(gè)趨勢：

（一）從檔案管理到信息管理。城建檔案信息化是形勢所迫，全球信息化浪潮、電子計(jì)算機(jī)的普遍使用、查閱利用的需求。檔案管理與信息管理的區(qū)別是，檔案管理只管檔案載體，你查我調(diào)，領(lǐng)上路；信息管理要管檔案內(nèi)容，你求我供，送到家。

（二）從筑建檔案庫到構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。

（三）從紙質(zhì)檔案數(shù)字化到接收檔案數(shù)字化。

（四）從工程檔案庫到城建檔案庫。

（五）從孤立建設(shè)到融合發(fā)展（數(shù)字化城管、數(shù)字城市、電子政務(wù)等）。

（六）從重視管理檔案到注重利用檔案。

作者：姜中橋單位：住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部科技與產(chǎn)業(yè)化發(fā)展中心