電子檔案管理體系建構(gòu)
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數(shù)據(jù)層
數(shù)據(jù)層對生產(chǎn)者提供的電子檔案進行入庫管理，并同步管理電子檔案庫；完成邏輯層傳遞的數(shù)據(jù)庫訪問操作，并將執(zhí)行結(jié)果反饋回邏輯層，同時依據(jù)管理者制訂的保存規(guī)劃對電子檔案庫進行遷移，并保證其長期可用性。其功能結(jié)構(gòu)如圖3所示：數(shù)據(jù)層中主要包括5個實體程序和4個數(shù)據(jù)庫服務(wù)程序。1入庫管理模塊。入庫管理模塊依據(jù)管理者制訂的標準進行入庫管理。各立檔主體提交的電子檔案經(jīng)鑒定后形成AIP，入庫管理程序?qū)IP的數(shù)據(jù)格式進行轉(zhuǎn)換成為標準格式，同時按照管理者要求對AIP包進行分析，生成電子檔案描述信息后將標準AIP包發(fā)送至分布式電子檔案庫保存，將檔案描述信息發(fā)送至電子檔案描述數(shù)據(jù)庫保存。2數(shù)據(jù)庫管理模塊。依據(jù)管理者制定的政策法規(guī)和標準對數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)進行維護，負責(zé)維護數(shù)據(jù)庫完整性，負責(zé)創(chuàng)建支持數(shù)據(jù)管理功能的模式或表的定義，提供創(chuàng)建、維護和存取定制的用戶視圖功能，管理數(shù)據(jù)庫操作日志，提供數(shù)據(jù)庫審計功能，并定期對數(shù)據(jù)庫進行更新、備份；在數(shù)據(jù)庫發(fā)生癱瘓時能夠從備份數(shù)據(jù)庫中恢復(fù)數(shù)據(jù)。同時，負責(zé)向自動遷移程序提供電子檔案訪問統(tǒng)計信息。3自動遷移模塊。自動遷移模塊是為電子檔案的長期保存而設(shè)計，管理者制訂長期保存規(guī)劃作為自動遷移程序設(shè)計原則。由于數(shù)據(jù)庫容量有限，為保證數(shù)據(jù)庫可用性需要定期或是在數(shù)據(jù)庫容量達到一定程度的時候，對所存檔案進行遷移。每條電子檔案都設(shè)置“哨兵值”監(jiān)測訪問量，“哨兵值”擁有一個初始值，檔案每訪問一次“哨兵值”均會加1，定期內(nèi)沒有被訪問“哨兵值”則自動減1，這樣便能對電子檔案訪問量做出排序，自動遷移程序能夠通過數(shù)據(jù)庫管理程序監(jiān)視數(shù)據(jù)庫中電子檔案的哨兵值，依據(jù)排序信息將末位檔案遷移至轉(zhuǎn)移電子檔案庫保存。如果用戶預(yù)訂了已遷移檔案，則遷移程序需將該條電子檔案發(fā)送至入庫管理程序重新入庫。4自同步模塊。自同步模塊是為保證電子檔案數(shù)據(jù)庫和檔案描述數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)一致性而設(shè)計。它定期對分布式電子檔案數(shù)據(jù)庫進行同步檢查，如果發(fā)現(xiàn)更新信息，則將更新信息告知檔案描述數(shù)據(jù)庫，保證二者數(shù)據(jù)始終保持對應(yīng)。5錯誤檢查模塊。錯誤檢查模塊是為保證電子檔案庫中檔案可用性而設(shè)計。程序能定期自動對庫中檔案進行錯誤檢查，防止由于設(shè)備老化或技術(shù)更新導(dǎo)致數(shù)據(jù)不再可用。
邏輯層
邏輯層是系統(tǒng)事務(wù)的處理層，連接著數(shù)據(jù)層和表示層。依據(jù)管理員的輸入條件，完成用戶管理、身份認證、訪問控制、權(quán)限判斷、安全檢測及事務(wù)操作處理，訪問數(shù)據(jù)層得到電子檔案信息，并將其發(fā)送至表示層提供消費者利用。其功能結(jié)構(gòu)如圖4所示：邏輯層是全國電子檔案管理系統(tǒng)中的核心主體服務(wù)層，負責(zé)整個系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。邏輯層主要由5個功能實體組成。1系統(tǒng)管理配置模塊。系統(tǒng)管理配置模塊是服務(wù)層的核心功能，依據(jù)管理者制訂的政策、法規(guī)和相關(guān)標準，進行標準化解釋，生成相應(yīng)的配置信息，管理其它四個功能模塊。2用戶服務(wù)模塊。用戶通過表示層提交注冊信息或反饋信息至用戶服務(wù)程序，用戶服務(wù)程序按照配置信息完成注冊行為并賦予用戶相應(yīng)權(quán)限，儲存至用戶信息庫。同時也將用戶反饋信息提交給系統(tǒng)配置管理程序反映至管理員，作為修訂法規(guī)、政策和相關(guān)標準的參考信息。3訪問控制模塊。訪問控制程序完成兩部分功能，一是進行身份認證，確認利用者身份合法性；二是依據(jù)用戶身份確認用戶權(quán)限，防止用戶訪問未經(jīng)授權(quán)許可的資源。該模塊將通過兩層審核的查詢和預(yù)訂操作信息發(fā)送至安全檢測模塊，未通過審核的則直接拒絕服務(wù)。4安全檢測模塊。該模塊主要對利用者的查詢和預(yù)訂操作合法性進行檢測，判斷是否符合系統(tǒng)制定的安全機制。如檢測查詢或預(yù)訂數(shù)據(jù)量是否超出范圍影響系統(tǒng)性能，檢測用戶操作是否存在非法入侵等等。5事務(wù)處理模塊。該模塊將經(jīng)過安全檢測的合法查詢和預(yù)訂信息進行結(jié)構(gòu)化處理，轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)庫訪問語言，并判斷目的數(shù)據(jù)庫物理地址后，對目的數(shù)據(jù)庫進行訪問。完成后將數(shù)據(jù)庫返回的結(jié)果集或DIP發(fā)送至表示層。
表示層
表示層是系統(tǒng)中的人機交互部分。系統(tǒng)的最終目的是要實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的使用，即依據(jù)管理者的方案向用戶解釋并展現(xiàn)系統(tǒng)的所有功能。通過表示層，數(shù)據(jù)將按照網(wǎng)絡(luò)能理解的方案進行格式化，這種格式化也因所使用網(wǎng)絡(luò)類型的不同而不同。表示層管理的賬戶數(shù)據(jù)在發(fā)送前被加密，表示層將對接收到的數(shù)據(jù)解密。對于表示層，參與的加密屬于端到端的加密，指信息由發(fā)送端自動加密，并進入TCP/IP數(shù)據(jù)包封裝，然后作為不可閱讀和不可識別的數(shù)據(jù)進入互聯(lián)網(wǎng)。到達目的地后，再自動釋放解密，成為可讀數(shù)據(jù)。在表示層，利用者可以完成信息注冊、檔案查詢、預(yù)訂和信息反饋等操作。用戶成功登陸系統(tǒng)后，可按照權(quán)限對相關(guān)電子檔案進行查詢或是預(yù)訂等操作，表示層將用戶的相關(guān)操作轉(zhuǎn)化成程序語言，通過Internet傳輸至邏輯層完成相關(guān)處理，并負責(zé)將邏輯層傳遞回的數(shù)據(jù)信息以可讀的方式展現(xiàn)給用戶。
全國電子檔案系統(tǒng)的障礙因素分析
地區(qū)、部門間電子檔案管理水平不均衡
由于我國地區(qū)經(jīng)濟、信息化發(fā)展水平存在差異，當前電子檔案管理在各地區(qū)、部門間的發(fā)展呈現(xiàn)不均衡現(xiàn)象。發(fā)達地區(qū)擁有充足的資金和智力支持，信息化基礎(chǔ)設(shè)施齊全，對國家有關(guān)電子文件管理標準的執(zhí)行較嚴格，有些檔案館在國家標準的基礎(chǔ)上結(jié)合自身實際出臺了電子文件移交進館規(guī)范，如北京、天津、上海、安徽的部分檔案館開發(fā)了專門的電子文件長期保存系統(tǒng)。而一些欠發(fā)達地區(qū)信息化發(fā)展速度則落后于全國平均水平，由于資金和基礎(chǔ)設(shè)施短缺，電子檔案管理工作滯后，規(guī)范化和標準化更是無從談起，即便有些地區(qū)數(shù)字檔案館項目已陸續(xù)上馬，可也僅僅停留在檔案的數(shù)字化方面，甚至只局限于數(shù)字化掃描工作上。
各自為政、分散探索
各地區(qū)、各部門關(guān)于體系結(jié)構(gòu)、文件格式、元數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標準等方面的規(guī)定互不協(xié)調(diào)，甚至有的元數(shù)據(jù)標準缺乏科學(xué)性與專業(yè)性，以致無法全面保障電子文件的真實性、可靠性、完整性與可用性。[5]即便是為原生性電子文件開發(fā)了專門管理系統(tǒng)的檔案館，它們也會因軟件供應(yīng)商選擇的不同而導(dǎo)致館際間系統(tǒng)難以兼容，以致這些電子檔案只能服務(wù)于本管轄區(qū)域，而不能跨地區(qū)互聯(lián)共享。對此如果國家不從總體上加以規(guī)范和控制，未來電子檔案將難以交流與共享，當這些電子檔案移交進館時，無疑給檔案館進行后續(xù)管理造成巨大困擾。
各立檔主體歸檔工作不規(guī)范
電子檔案的前身是電子文件，電子文件自形成之后，需歷經(jīng)現(xiàn)行、半現(xiàn)行期才過渡至非現(xiàn)行期的“檔案”。在移交進館之前的形成和流轉(zhuǎn)階段，各級檔案行政管理部門并沒有管理權(quán)限，至多對其開展業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。因此，當前各立檔主體電子文件歸檔工作不規(guī)范直接制約著進館電子檔案的質(zhì)量?，F(xiàn)階段我國電子文件歸檔水平普遍偏低的狀況成為構(gòu)建全國電子檔案管理系統(tǒng)的首要障礙。
全國電子檔案系統(tǒng)的實施策略
構(gòu)建電子檔案管理標準體系
為了避免由于標準分散、協(xié)調(diào)性差造成的文件信息孤島現(xiàn)象重復(fù)發(fā)生，我國應(yīng)建立一套完善的電子檔案管理標準體系供各級政府、企事業(yè)單位和檔案管理部門參照執(zhí)行。體系內(nèi)各標準間應(yīng)相互協(xié)調(diào)配套，環(huán)環(huán)相扣，且體現(xiàn)出一定的層次性，諸如國際標準、國家標準、地標、行標等。此外，還要確保電子檔案管理標準體系與其它相關(guān)標準體系協(xié)調(diào)，如電子政務(wù)領(lǐng)域、傳統(tǒng)檔案管理等。[1]
推行電子檔案管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范
一個完善的電子文件管理系統(tǒng)需具備自動抓取、組織、長久保存、安全控制、自動記錄、和查找利用等功能，然而，目前我國已開發(fā)并投入運行的地方性電子文件管理系統(tǒng)的基本功能要素多不完整。因此，國家檔案局應(yīng)基于當前電子文件管理系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計存在的缺陷，盡快出臺并推行我國電子檔案管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，該規(guī)范主要面向電子檔案管理的軟件供應(yīng)商，應(yīng)用于文件形成機關(guān)的電子文件管理，旨在保障文件形成、運行階段的真實性，以及文件長期保存的真實。[4]當電子檔案被系統(tǒng)捕獲后，系統(tǒng)需要采集其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息、元數(shù)據(jù)等相關(guān)數(shù)據(jù)信息，并進行組織和存儲，當外界有訪問請求時，系統(tǒng)會對用戶身份展開識別，而后提供相關(guān)文件和元數(shù)據(jù)的即時利用。同時，系統(tǒng)還應(yīng)承擔(dān)風(fēng)險防控、自動記錄、自動追蹤等日常操作。
統(tǒng)一技術(shù)機制
統(tǒng)一技術(shù)體制是實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)、互通、互操作的前提。首先，統(tǒng)一硬件要求，如處理器最低運算速度，內(nèi)存、硬盤最低容量，最低網(wǎng)絡(luò)接入帶寬要求等；其次，統(tǒng)一底層軟件，服務(wù)器選用什么操作系統(tǒng)，客戶端使用什么操作系統(tǒng)，底層用什么通信協(xié)議，這些都要協(xié)商一致；再次，統(tǒng)一應(yīng)用軟件，選擇統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，設(shè)計統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，使用統(tǒng)一的開發(fā)軟件和編程語言，統(tǒng)一開發(fā)接口等等。
采用B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計
B/S結(jié)構(gòu)是隨著Internet技術(shù)的興起而對傳統(tǒng)C/S結(jié)構(gòu)的一種改進，克服了傳統(tǒng)C/S只能在廣域網(wǎng)應(yīng)用的局限性。通過B/S（Browser/Server）結(jié)構(gòu)模式和數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行結(jié)合的圖徑，將是基于網(wǎng)絡(luò)的最佳的電子檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計是有效解決用戶眾多的龐大系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計的一種策略，它的最大優(yōu)點在于可以在任何地方進行操作而不用安裝任何軟件，而且升級和維護方式簡單，無論用戶規(guī)模、分支機構(gòu)多么龐大，只需要管理好有限的服務(wù)器就可以了，所有的操作僅針對服務(wù)器而進行，客戶端僅僅是瀏覽器而已，不需要任何維護，使系統(tǒng)的升級維護工作量降至最低。
強調(diào)多主體共同合作
電子檔案管理是一項復(fù)雜的綜合事務(wù)，既涉及到文件形成單位，又涉及到文件保管單位，既需要技術(shù)支撐，又需要管理規(guī)范。電子檔案管理活動的順利實施僅靠單一部門也無法實現(xiàn)，需要多主體共同合作，可通過部委合作、行業(yè)合作、地區(qū)合作、部門合作、跨學(xué)科交流與合作等方式實現(xiàn)，通過這一前端控制不僅能克服長久以來我國電子檔案存在的先天性“頑疾”，還能有效遏制低水平重復(fù)開發(fā)建設(shè)，優(yōu)化資源配置、節(jié)約管理成本。
本文作者：肖潤作者單位：安徽大學(xué)管理學(xué)院
