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電子文件和電子檔案的特點

同原來的紙質(zhì)文件相比，電子文件具有以下特點：①載體不固定。電子文件可以使用多種設備生成，存儲和傳輸方式多樣，也不能判斷該文件的原始性。②易于更改。電子文件易于修改和刪除，并且可以清除各種痕跡，其內(nèi)容原貌難以把握。③必須緊密追隨計算機軟硬件的更新升級。電子計算機的硬件和軟件的更新升級是快速的，文檔的格式或者內(nèi)容難免因為不兼容等諸多問題而出現(xiàn)問題，這就需要我們對于電子文件不斷的進行轉(zhuǎn)換優(yōu)化，防止信息的丟失。④易丟失性。電子文件要存儲在各種形式的軟硬盤等儲存戒指中，如果有軟硬盤出現(xiàn)損害的情況，極易導致信息的丟失或者失真。因此，在電子文件的存儲過程中，應當保護好存儲介質(zhì)，并防止電腦病毒的侵害。通過上面介紹的電子文件的特點，我們可以看到電子文件和紙質(zhì)文件的區(qū)別。電子文件利用方便但是保存較容易出現(xiàn)問題，而紙質(zhì)文件雖然使用不方便但是易于存儲。作為檔案管理工作者，要對電子文件和紙質(zhì)文件的特點有充分的了解，只有這樣在檔案管理工作中才能游刃有余。同時，應該認清電子文件和紙質(zhì)文件之間的本質(zhì)區(qū)別，遵循兩者不同的管理方式。

電子文件的歸檔、管理和利用

電子文件的存儲歸檔應該建立一整套的歸檔制度，電子文件的生成者或者處理者應該嚴格按照指定的歸檔準則進行歸檔，并明確標注其保管年限。電子文件歸檔后，應該對其進行編碼，納入到數(shù)據(jù)庫中，以便于日后的管理和利用。不同特點的電子文件應該使用不同的存儲載體，并且應該同紙質(zhì)文件的保存相結合，以便于保證文件的原始性和真實性。電子文件歸檔的主題思想應該是統(tǒng)一標準和格式，同時通過加密、設置安全措施和備份措施保證電子文件的安全和穩(wěn)定。電子文件與傳統(tǒng)檔案存在的諸多區(qū)別，在產(chǎn)生、歸檔、保存和傳輸上區(qū)別顯著，因此在電子文件的管理工作中，應該注意一下幾個方面：①形成完整的電子檔案管理體系，整合相關資源，實現(xiàn)資源利用的最優(yōu)化。在電子檔案的管理中，明確電子檔案的生成和歸檔，避免重復錄入，確保其原始性和真實性，并在傳輸過程中保證其安全。②檔案管理工作中應該充分利用已有的網(wǎng)絡資源，并對非電子文檔轉(zhuǎn)化為電子文件保存，逐步建立起完整的電子檔案體系。對于系統(tǒng)內(nèi)部的電子檔案的管理要規(guī)范，做好充足的安防措施，暢通電子檔案的訪問和查詢路徑。③標準化管理和存儲。電子檔案的生成、存儲、傳輸和使用應該按照相關的標準進行，在電子文件的管理過程中我們可以參照相關的國家標準規(guī)范、政策等。例如，參考國家關于電子文件的相關政策和標準，制定本單位的電子檔案歸檔范圍和保管期限表。④提高電子檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。電子檔案管理的好壞與電子檔案工作者的知識水平、專業(yè)技能和工作態(tài)度息息相關，因此提高電子檔案工作者的知識水平、專業(yè)技能和工作態(tài)度有著極其重要的作用。在這個過程中，我們可以“走出去”和“請進來”“。走出去”即多向電子檔案管理工作突出的單位學習取經(jīng)，“請進來”即可以引進這方面的人才，帶來新的管理理念。電子檔案的利用不會受到時間和空間上的諸多限制，方便了使用。電子檔案一般有三種利用方式，即拷貝、通信傳輸和直接利用?？截悶閷n案備份轉(zhuǎn)化為一定標準的文件提供給使用者，或為電子文件或為打印文件；通信傳輸為將經(jīng)過了各項處理以后的電子檔案通過網(wǎng)絡傳輸給相關使用者，多為共享檔案文件；直接利用就是使用檔案室中已有的設備進行查詢。

電子文件和檔案管理中存在的問題以及其對策

電子檔案的管理中會出現(xiàn)種種問題，這將影響到電子檔案的穩(wěn)定性和安全性。從多年的電子文件和檔案的管理工作經(jīng)驗來看，問題多出在以下幾個方面：①忽視對文件原稿的保存。文件原稿富含著豐富的信息，諸如圖片信息、聲音信息。如果在處理為電子文件和檔案的過程中，忽視了對文件內(nèi)容的深加工和處理，必然會讓文件失真。因此，保留原始文件對于后續(xù)工作時極其重要的。②電子文件存儲和傳輸?shù)陌踩院捅Ｃ苄?。應該加強安防措施，避免病毒和黑客的入侵。③電子檔案生成、存儲和傳輸設備的維護保養(yǎng)問題。每年都有大批的電子文件和檔案因為硬件設備的保養(yǎng)維護不到位而丟失，因此必須做好這方面的工作。④電子文件的長期可讀性。因為電子信息技術的飛速發(fā)展，電子檔案應該不斷的更新，以防文件在新設備和新軟件中無法讀取。對于可能出現(xiàn)的問題，我們應該從以下幾個方面入手：電子檔案管理工作的規(guī)范性、可靠性和高效性。做好這三個方面，就能在工作中避免這些常見的問題。

總結

目前國家相關部門正在積極制定有關于電子檔案管理和歸檔的相關技術標準，逐步推行電子檔案管理的規(guī)范化措施，因此我們的電子文件和檔案管理工作的程序和目標正在不斷明朗化。當然，由于新技術的不斷出現(xiàn)，這方面的問題也會不斷涌現(xiàn)，所以我們要多關注電子文件和檔案領域的最新進展，爭取能夠在電子檔案管理工作中做出優(yōu)異的成績。

作者：謝蔓單位：中國市政工程東北設計研究總院