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一、當(dāng)前高校電子檔案管理工作中面臨的問題

（一）各大高校各自為政。我國高校電子檔案目前沒有統(tǒng)籌管理，電子檔案由各個學(xué)校自發(fā)、分散管理，正所謂，誰有錢誰建，誰有技術(shù)誰能建。對于那些直屬于教育部的高校，其電子檔案起步較早，數(shù)字化、信息化程度也相對較高。如南京大學(xué)檔案館研發(fā)的南大之星軟件就有口皆碑，其開發(fā)軟件的能力也堪稱全國高校之最。而對于那些非直屬院校，其電子檔案的管理和利用能力就相對薄弱些。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范欠缺。由于目前各個高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設(shè)計的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢必會導(dǎo)致將來網(wǎng)絡(luò)化對接時存在困難。

（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲安全和利用安全。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案的安全受到威脅，其內(nèi)容可能被遠(yuǎn)程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無法抵御眾多黑客高手的攻擊。

（四）缺少必要的簽名及確認(rèn)信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨立的不同個體，所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關(guān)的簽名及認(rèn)證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實性，也能在出現(xiàn)問題的時候，第一時間內(nèi)找出責(zé)任人。

（五）缺少風(fēng)險評估體系。我國部分高校即使有安全保障體系，也沒有明確檔案信息的安全目標(biāo)。即明確告知電子信息是否到達(dá)安全標(biāo)準(zhǔn)，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。

二、加強(qiáng)高校電子檔案管理工作的策略

（一）建立全國高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現(xiàn)狀。以國家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來，形成全國高校電子檔案集中管理和服務(wù)體系，實現(xiàn)資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務(wù)用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務(wù)方式對所需內(nèi)容進(jìn)行生動、快捷地咨詢。

（二）出臺標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，統(tǒng)一高校電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。出臺標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，建議從以下兩個方面著手：一是成立專門負(fù)責(zé)建立檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的課題組，使我國的檔案著錄規(guī)則系統(tǒng)化；二是加強(qiáng)對檔案信息化發(fā)展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。

（三）加大資金投入，加強(qiáng)電子檔案軟、硬件設(shè)施建設(shè)。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對歸檔的電子文件進(jìn)行存儲，并積極探索電子檔案存儲的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經(jīng)費投入，將電子檔案建設(shè)的經(jīng)費列入年度財務(wù)預(yù)算中；配置高性能的電子計算機(jī)、激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、多角高倍數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，以進(jìn)一步完善電子檔案的硬件設(shè)施建設(shè)。

（四）強(qiáng)化電子檔案的安全管理和保護(hù)，確保電子檔案的安全。一是建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制；二是采用檔案內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接，以保證電子檔案的安全；三是對單位檔案資源的訪問，采用身份驗證技術(shù)。身份驗證技術(shù)又稱身份識別技術(shù)，是指用戶通過使用通行證、指紋、影像、聲音等生理特征來驗證自己身份的過程；四是采用雙密鑰傳輸重要文件。這主要是指在與單位以外的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳送時，發(fā)方和收方使用成對的密鑰，這樣就能有效地保護(hù)好重要文件和數(shù)據(jù)，避免被黑客等截獲；五是采用訪問控制層技術(shù)。這主要是指在單位的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間，設(shè)置訪問控制層，這樣既可以防止外部對單位局域網(wǎng)的非法訪問，也可以防止單位局域網(wǎng)對外網(wǎng)的不安全操作。訪問控制層技術(shù)包括防火墻、網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換、服務(wù)器、入侵檢測等，其中，防火墻是通過數(shù)據(jù)流的監(jiān)控、過濾等功能來來實現(xiàn)控制作用的，網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換是通過隱藏、偽裝內(nèi)網(wǎng)的IP地址而實現(xiàn)控制功能的，服務(wù)器是通過自身起中介作用而保護(hù)內(nèi)網(wǎng)安全的，入侵檢測技術(shù)有進(jìn)攻識別等功能。

（五）采用數(shù)字簽名技術(shù)，并配以責(zé)任制。數(shù)字簽名技術(shù)包括證書式和手寫式：證書式，需要簽名者向相關(guān)的技術(shù)管理機(jī)構(gòu)注冊、登記；手寫式，簽名者只需安裝專門的簽名軟件，即可借助于壓敏筆或者光筆在手寫板或者電腦屏幕上進(jìn)行簽名。同時，對相關(guān)工作人員實行責(zé)任制，可以更好地確保信息的原始性，責(zé)任制包括如下幾種：第一種，簽發(fā)人、撰稿人、打印人三人會簽制，即將每個人的名字都附到文件上；第二種，專人負(fù)責(zé)制，即由專門指定人員負(fù)責(zé)的電子檔案的存盤、拷貝和保存；第三種，移交責(zé)任制，各單位移交電子文件時，要嚴(yán)格手續(xù)，以確保電子檔案的真實性。

作者:楊大偉單位：黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院