電子檔案管理在辦公中的應(yīng)用
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眾所周知，在辦公管理中，工作人員的檔案管理是十分重要的一部分，通過檔案管理信息不僅能夠在工作過程中提供及時有效的幫助，并且還可以為辦公提供一個有效的依據(jù)。除此之外，在一些突發(fā)情況下，檔案管理信息還可以對司法、保險以及公安部門等提供一些法律根據(jù)?，F(xiàn)階段，在社會經(jīng)濟高速發(fā)展的同時，人們的精神文化水平也獲得了極大的提高，人們的自我保護意識、法律意識以及保險意識較以前也得到增強。人們加強了對自身檔案管理信息的真實性以及完整性的重視，意味著人們對辦公的檔案管理信息的要求變得更高。特別是近年來，隨著國家《檔案法》的頒布及實施，更是為辦公檔案管理檔案的規(guī)范化管理進行了嚴格控制，要求辦公提高對檔案管理檔案的管理意識，改善檔案管理的方法，進而對工作人員的自身情況進行科學合理地存儲。在這何種情況下，電子檔案管理的應(yīng)用成為解決辦公檔案管理困難的有效途徑。所謂的電子檔案管理，就是利用計算機技術(shù)，將工作人員的自身情況和相關(guān)資料進行保存，或者刻成光盤進行保存以及復制到電腦的硬盤中進行保存，之后將檔案給辦公的有關(guān)管理部門進行統(tǒng)一管理。這樣不僅能夠節(jié)約大量的儲存空間，還可以降低工作難度，提高辦公效率?？傊?，電子檔案管理檔案在辦公中的應(yīng)用已經(jīng)成為未來的一個必然趨勢。
二、文書類檔案在辦公中的具體應(yīng)用
目前，在我國的各大辦公中，對于工作人員的文書類檔案的管理，辦公的相關(guān)檔案管理部門通過電子管理軟件，將整個檔案管理分為收集登錄、輔助立卷、檔案檢索以及目錄打印等部分。這樣，在進行工作人員檔案管理檔案的查閱時，能夠提高檔案的查閱速度，同時還可以對檔案管理進行科學合理地統(tǒng)計，這對于提高辦公的檔案管理具有極其重要的作用。就目前的發(fā)展階段來說，雖然電子檔案管理技術(shù)還處于初始階段，但是如果我們將其有效運用到辦公的自動化辦公系統(tǒng)中，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相結(jié)合，就能夠有效地實現(xiàn)電子檔案的管理。與此同時，實行電子檔案管理，在建立相關(guān)的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之后，還可以在網(wǎng)上進行借閱，有助于各個辦公之間進行交流。最后，電子檔案管理檔案還可以延長工作人員的保存時間以及保存價值。
三、推進電子檔案管理檔案應(yīng)用的對策
1.建立完善的備份機制
隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)獲得了飛速進步，但同時，一些違背計算機使用道德的不法分子也隨之增多。對于電子檔案管理來說，極其容易受到黑客以及病毒的攻擊。此外，在有些情況下，機器出現(xiàn)故障，這些因素都會導致計算機中的檔案信息丟失，從而給辦公的檔案管理造成極大阻礙。為解決這一難題，必須建立健全完善的備份機制，對電子檔案管理進行及時備份，減小由于不良攻擊或者機器故障造成檔案信息丟失而帶來的危害。除此之外，還應(yīng)該安裝相應(yīng)的安全軟件以及設(shè)備，防止黑客的攻擊以及病毒的侵犯，保證整個電子檔案管理檔案的安全性。
2.提高檔案管理管理人員的素質(zhì)
要加強電子檔案管理檔案在辦公檔案管理中的應(yīng)用，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)。對于檔案管理人員來說，不僅要求他們具有深厚的檔案管理專業(yè)知識和檔案管理能力，能夠熟練運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進電子檔案管理在辦公中的應(yīng)用。要實現(xiàn)這一目標，可以在招聘時引進一批知識深厚、檔案管理能力強以及計算機技術(shù)熟練地復合型人才。另外，可以對專業(yè)人員進行相關(guān)培訓，對他們的辦公知識、檔案管理管理能力以及計算機技術(shù)進行統(tǒng)一培訓，培養(yǎng)出一批檔案管理能力強、計算機技術(shù)熟練的復合型人才。此外，檔案管理人員還應(yīng)該通過各種有效途徑學習新理論、新知識以及新技能，提高自身的業(yè)務(wù)能力和管理水平）對于各個辦公之間，可以加強辦公之間的交流，通過頻繁的檔案交流進行取長補短，完善自身技術(shù)，彌補管理中的不足，從整體上提高辦公檔案管理管理人員的素質(zhì)。
3.及時修補管理軟件的安全漏洞
為了及時修補管理軟件的安全漏洞，可以及時對計算機上的防火墻以及殺毒軟件進行升級，保證檔案管理在上傳、查閱以及借閱時的安全性。除此之外，還要對電子檔案管理檔案的使用環(huán)境以及計算機設(shè)備進行完善，強化整個防磁化設(shè)施，減少因為管理軟件出現(xiàn)安全漏洞而造成的電子檔案管理檔案的管理問題。
四、結(jié)語
隨著社會經(jīng)濟的不斷進步以及計算機技術(shù)的蓬勃發(fā)展，電子檔案管理在辦公中的應(yīng)用已經(jīng)成為一個必然趨勢。在未來的辦公中，電子檔案管理絕對會成為辦公管理中極其重要的一部分。所以，必須要加強對電子檔案管理在辦公中應(yīng)用的重視，采取合理有效的方式推進電子檔案管理在辦公中的應(yīng)用，同時還要提高檔案管理人員的管理素質(zhì)和水平，使電子檔案管理更加合理有效地服務(wù)于辦公的檔案管理，提高辦公效率。
作者：李華 單位：承德市軍隊離退休干部休養(yǎng)所
