國外電子檔案管理經(jīng)驗對我國的啟示
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（一）澳大利亞電子檔案管理經(jīng)驗
西方發(fā)達(dá)國家在這方面已經(jīng)做得很好，因為他們比我國使用和引進(jìn)的時間都早，發(fā)展的時間也更為長遠(yuǎn)，最為突出的就屬澳大利亞國家，對電子檔案的管理工作是目前世界領(lǐng)先。
1.電子檔案國家標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一完善
澳大利亞國家在二十世紀(jì)就是年代就出臺了文獻(xiàn)對電子檔案進(jìn)行保護(hù)與管理，并嚴(yán)格要求從業(yè)人員實施，之后又不斷地完善原先的文獻(xiàn)，這是對電子文檔的管理的不斷進(jìn)步與發(fā)展。所以對于澳大利亞來說他們對標(biāo)準(zhǔn)的制定是在不斷完善的，因為它是由多個小分支共同組成，就更加的全面規(guī)范。國家規(guī)定所有檔案管理的規(guī)范化操作，不管是在前期的建立還是之后的存檔都按照一定的模板進(jìn)行操作。這樣有利于國家管理，同時也能讓檔案管理系統(tǒng)進(jìn)一步完善與進(jìn)步。我國應(yīng)該學(xué)習(xí)澳大利亞的管理制度，對電子檔案管理建立管理標(biāo)準(zhǔn)，來方便操作。這種標(biāo)準(zhǔn)模板不僅適用于國家機關(guān)，同樣也適用于個人或者企業(yè)，讓檔案管理的范圍得到擴大。
2.電子檔案的創(chuàng)建與保存
國家需要對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)制定嚴(yán)格的制度與準(zhǔn)則，這樣方便從業(yè)人員進(jìn)行操作?？偟膩碚f應(yīng)該有固定的工作規(guī)范和工作方法。這其中又要將管理程序詳細(xì)化，按照一定的順序進(jìn)行操作，從登記到修改保存等要有明確的先后順序。對于管理系統(tǒng)而言，這其中需要包含前提的設(shè)計，然后進(jìn)行檢測，檢測成功投入使用，最后進(jìn)行管理系統(tǒng)的評價等。以往早期的檔案都是采用紙質(zhì)進(jìn)行存檔，紙質(zhì)文檔不便于管理和保存，一般都是擺放于書架進(jìn)行排列，這樣就會產(chǎn)生繁瑣與不必要的麻煩。電子文檔的話不需要占用太多的空間，電子文檔在遇到相同的圖形或者文字等不需要像紙質(zhì)文檔那樣全部進(jìn)行登記，這樣就省去了相同的部分，也節(jié)省了空間，讓人很容易就找出。當(dāng)然電子存檔需要進(jìn)行很好的保存，如果存儲出現(xiàn)問題存檔就不復(fù)存在了。所以在電子文檔保存時，可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋?quán)限更改和內(nèi)容更改，這樣有利于從業(yè)人員對文檔進(jìn)行操作。
（二）韓國電子檔案管理經(jīng)驗
在二十一世紀(jì)初韓國也對電子文檔進(jìn)行了整改，將檔案管理工作做了進(jìn)一步的調(diào)整與改革，對管理系統(tǒng)也做出了進(jìn)一步的修正與統(tǒng)一，為了推進(jìn)檔案管理工作的有效開展，這是發(fā)展中國家需要大力提倡的一點。對于我國而言，也要積極響應(yīng)韓國的這一管理政策改革，好的地方可以加以運用和發(fā)展，我國的電子檔案管理目前也是需要改進(jìn)的，所以在這方面可以跟韓國一樣進(jìn)行調(diào)整改革，促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。
1.一體化檔案管理的指導(dǎo)思想
在檔案管理過程中，需要將計算機技術(shù)與信息技術(shù)和電子電子文件技術(shù)相結(jié)合進(jìn)行管理，這種管理方法以電子文件為主，對信息進(jìn)行歸納整理，對文件和檔案進(jìn)行綜合整理并綜合管理模式。在韓國，政府就將檔案管理做到了一體化管理，對文件和檔案進(jìn)行整合和歸納，從初期的文件的電子模式，到資料的整理，再到檔案信息的整理都能做到有順序的管理程序，包括前期的記錄，后期的檔案歸類和檔案檢查篩選等，都能進(jìn)行有序的編寫，統(tǒng)一整合和編撰。只有將檔案的管理有組織有方法的進(jìn)行操作，才能將檔案工作帶入一個新的高度。
2.明確的檔案管理任務(wù)和發(fā)展目標(biāo)
檔案管理的目的就是為了讓電子文檔能夠很好地保存嗎，在需要的時候能夠很方便的拿出并使用，在這點上韓國是做的很好地。在韓國，他們將國家級的檔案管理館作為最高級別的管理機構(gòu)，因為檔案信息中有很多很重要很珍貴的內(nèi)容，這些內(nèi)容有過去的發(fā)展中保存的信息也有現(xiàn)代化發(fā)展中保存的信息，所以是集合了過去與現(xiàn)在的檔案內(nèi)容，是一個國家發(fā)展的歷史的過程。是需要完善保存和珍藏的。對于韓國而言，他們希望透過檔案管理讓公民覺得政府是可以依靠和信任的，同時通過這種方法來實現(xiàn)提高國家設(shè)施的作用，讓韓國能更好的在世界立足。所以他們會對檔案管理工作設(shè)立具體的標(biāo)準(zhǔn)，在已有的標(biāo)準(zhǔn)上對文件和檔案進(jìn)行改革并修正，讓人們知道檔案管理對一個國家的重要性，對檔案的收集與整頓上設(shè)立專門的機構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，讓從業(yè)人員在此基礎(chǔ)上能夠正確并妥善的對檔案進(jìn)行管理。
二、國外電子檔案管理經(jīng)驗對我國的啟示
（一）提高檔案的社會服務(wù)功能
電子檔案應(yīng)該面向全社會，對檔案的選擇要經(jīng)過慎重考慮選擇，選擇合適的檔案進(jìn)行公開，在整理時要將檔案進(jìn)行分類，這樣才能方便查找和閱讀使用。當(dāng)然檔案的公開也需結(jié)合實際情況和人，要滿足人們對檔案的需求。采用電子檔案可以方便人們的使用與閱讀，也節(jié)省人們的時間，有些甚至可以足不出戶利用互聯(lián)網(wǎng)就可以進(jìn)行查找和閱讀，也節(jié)省了許多空間，不像紙質(zhì)檔案那樣占面積。所以電子檔案的好處由此可見。
（二）制定市場發(fā)展規(guī)劃,拓展電子檔案的市場銷售
在電子檔案的發(fā)展過程中，除了依靠國家政策支持和資金投入，還應(yīng)當(dāng)將檔案管理機構(gòu)面向社會，通過社會群體對檔案管理進(jìn)行提高和發(fā)展的幫助。同時對檔案的管理中還要盡量做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，拓展內(nèi)容等方面的提高。只有這樣才能將檔案管理體系進(jìn)一步完善。
作者：吳瑋 單位：西安航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院
