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一、加強(qiáng)全員檔案管理的意識

檔案與人們的日常工作、生活息息相關(guān)，緊密聯(lián)系，然而長期以來，由于醫(yī)院的根本任務(wù)是醫(yī)療服務(wù)，對醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，造成了在現(xiàn)實生活中，檔案管理“無足輕重”、“可有可無”的現(xiàn)狀。而且受人員、設(shè)施和經(jīng)費等方面的影響，導(dǎo)致了檔案管理工作無暇顧及，造成檔案管理冷場的局面。因此，加強(qiáng)全員檔案管理的意識，提高全員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識就顯得尤為緊迫和有必要了。特別是領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理的認(rèn)知，在一定程度上決定了檔案管理工作能否順利實施開展。應(yīng)該加強(qiáng)全員檔案管理的意識，將檔案管理納入到醫(yī)院重要議事日程上來，將檔案管理工作視為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，促使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者、醫(yī)院管理人員、職工等樹立檔案管理重要性的認(rèn)識，進(jìn)而主動融入到醫(yī)院檔案管理的工作上來，全力以赴地支持檔案管理工作。

二、優(yōu)化醫(yī)院檔案管理制度

檔案管理是醫(yī)院日常工作中的一個重點，同時也是一個難點。由于檔案管理工作內(nèi)容繁多復(fù)雜，如檔案管理工作涉及到檔案收集、歸檔、利用、保管等多方面，而且醫(yī)院的部門眾多且分散，專業(yè)性技術(shù)強(qiáng)，對機(jī)密程度高低差異有著不同的檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理首當(dāng)其沖的是建立健全檔案管理制度，落實管理制度與醫(yī)院的崗位責(zé)任制，將其納入到醫(yī)院考核中來，并在實際工作中不斷完善。檔案收集制度是檔案管理的核心，醫(yī)院部門的眾多性、復(fù)雜性，對檔案收集工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。因此，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理制度，就應(yīng)當(dāng)完善檔案歸檔的管理制度，建立健全檔案材料、文件的傳遞、登記管理制度，為了確保檔案材料的完整性，應(yīng)實行動態(tài)管理的運行模式，一旦發(fā)現(xiàn)材料文件的遺漏、缺失，要及時地查找補(bǔ)救。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案逐漸被運用到了醫(yī)院檔案管理工作中來，大大提高了檔案管理、利用的效率。但由于電子文件、數(shù)據(jù)在儲存技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全、管理制度、通訊設(shè)備等方面，還存在一定的不足和缺陷，如果這些問題沒有得到全面有效的解決，就貿(mào)然將醫(yī)院檔案全部轉(zhuǎn)化為電子檔案管理形式，會存在一定的管理風(fēng)險，對檔案管理的安全性構(gòu)成一定的威脅。因此，在電子檔案普及的今天，應(yīng)當(dāng)實行電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理，特別是對于醫(yī)院的科研成果、醫(yī)療成就等。實行紙質(zhì)和電子文件雙套管理，要從醫(yī)院的實際出發(fā)，有針對性地選擇和實施雙套管理模式。如對于實驗記載、取樣調(diào)查、化驗分析數(shù)據(jù)、會議資料等，只存在紙質(zhì)文件的，就只采用紙質(zhì)檔案管理；而上題論證報告、成果申請書、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等既有紙質(zhì)文件，又有電子文件的，就需要采用電子和紙質(zhì)兩種管理套路，提高檔案管理的安全性。

四、對電子檔案要提供利用

電子檔案的信息與紙質(zhì)檔案相比，具有容易修改、容易復(fù)制等特點，在利用、使用階段其安全性是最為薄弱的。為了切實保護(hù)好醫(yī)院科研成果，保護(hù)醫(yī)院的知識產(chǎn)權(quán)，提高檔案管理的安全性，加強(qiáng)電子檔案在利用環(huán)節(jié)管理的意義就不言而喻了。對于醫(yī)院電子檔案的提供利用，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)谋Ｃ?、防范措施，根?jù)電子檔案的科研成果水平及其保密級別，實施在線管理和離線管理的管理機(jī)制。在線管理主要采取防火墻技術(shù)與殺毒監(jiān)控技術(shù)；而離線管理則使用必要的防盜技術(shù)和加密技術(shù)。由檔案資料的科研成果、保密級別而決定查閱者對其利用情況，對于保密級別較高的電子文檔，不提供拷貝、復(fù)制等利用方式；而對于允許拷貝的電子文檔，要嚴(yán)格其拷貝申請的審批環(huán)節(jié)，將審核手續(xù)落實到實際工作中來，并在審批通過之后，設(shè)置相關(guān)保密人員對其拷貝過程、檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督等。

五、加大對電子檔案管理的投入

檔案管理工作對醫(yī)院科研、教學(xué)及其檔案利用成效有著重大的影響，加強(qiáng)對電子檔案管理的投入，優(yōu)化電子檔案管理的設(shè)備、設(shè)施，使用高性能的電子軟件，是提高電子檔案管理安全性、有效性的重要保障。對于電子檔案管理的投入，第一，要引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備、設(shè)施，醫(yī)院應(yīng)盡可能地配備性能較優(yōu)越的設(shè)備，如計算機(jī)、掃描儀、刻錄儀，改善檔案文件存貯載體的質(zhì)量，確保檔案保存的科學(xué)性、安全性。第二，應(yīng)優(yōu)化檔案保護(hù)的技術(shù)，使用先進(jìn)化的保障網(wǎng)絡(luò)安全軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)，構(gòu)建高效便捷的計算機(jī)管理系統(tǒng)等。為了保障電子檔案正常有序運行，除了引進(jìn)新設(shè)備、新技術(shù)之外，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建安全有效的存儲空間，在檔案庫房中配置除濕、空調(diào)等設(shè)備，安裝滅蟲、滅火等設(shè)施。

六、結(jié)語

總之，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院電子檔案管理在迎來廣闊契機(jī)的同時，也面臨著更大的挑戰(zhàn)和威脅。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)更新檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高管理人員的綜合能力。在醫(yī)院電子檔案管理數(shù)字化實施的今天，要做好檔案管理人員信息素養(yǎng)、網(wǎng)路技術(shù)的教育培訓(xùn)，使之滿足信息化發(fā)展的需要，并且要加強(qiáng)職業(yè)道德操守教育，提高管理人員的道德水準(zhǔn)及職業(yè)操守。

作者：楊剛 單位：內(nèi)江市第二人民醫(yī)院