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一、當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

1、人事檔案材料的制作不規(guī)范

按照規(guī)范要求,檔案材料必須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙。但近年來一些新形成的材料,如學(xué)歷、職稱材料等,都是A4紙規(guī)格,這些材料不僅加大了裁剪工作,造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi),而且案卷也不美觀。

2、檔案管理人員素質(zhì)偏低

由于受傳統(tǒng)觀念的影響,對檔案管理的認(rèn)識不足,重視程度不夠,難以勝任檔案工作更換頻繁。究其原因,往往是一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職,且一崗多職,造成檔案工作兼而不顧。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模日益擴(kuò)大,員工數(shù)量不斷增多,檔案數(shù)量逐漸增多,檔案管理難度增大,有關(guān)的管理措施卻未能及時(shí)跟進(jìn)。

二、適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展,加強(qiáng)人事檔案管理工作的對策

1、建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度

在企業(yè)的人事檔案管理工作中,對于不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度進(jìn)行改革。按照《干部檔案工作條例》和《關(guān)于干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》制定更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度,來保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。使人事檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。嚴(yán)格遵循《收集制度》、《整理制度》、《鑒別歸檔制度》、《保管保密制度》、《查閱制度》等各項(xiàng)制度,對于不屬于干部人事檔案內(nèi)容、錯(cuò)裝、混裝、重復(fù)多余的材料,退還本人或銷毀,做到及時(shí)清理。對破損嚴(yán)重的檔案材料,要采取裱糊、復(fù)制的方法,進(jìn)行搶救。使人事檔案更加完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用,更好的為企業(yè)服務(wù)。

2、引進(jìn)高素質(zhì)人才,加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn),提高檔案人員素質(zhì)

人才是企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力。業(yè)務(wù)素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的優(yōu)秀專業(yè)人才是提升檔案管理工作的重要保證。在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天,引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí),企業(yè)也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)。人事檔案管理,人員是關(guān)鍵。檔案工作人員必須是具有較高的政治品德素質(zhì),責(zé)任心強(qiáng)和熟悉檔案業(yè)務(wù)、熱愛檔案事業(yè)的中共正式黨員。在日常的工作中才能體現(xiàn)出它的嚴(yán)肅性和原則性,人事檔案人員必須嚴(yán)守紀(jì)律、遵守保密制度、保持高度的責(zé)任心,才能認(rèn)真細(xì)致地去收集、歸檔、鑒別材料,將檔案規(guī)范整理裝訂成卷。檔案工作人員在加強(qiáng)自身專業(yè)水平的同時(shí),通過自學(xué)、參加培訓(xùn)或到其他單位學(xué)習(xí)、進(jìn)修,學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的好經(jīng)驗(yàn)、好做法,不斷充實(shí)新知識到人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié),從而全面提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),更好地適應(yīng)新形勢下的新要求,使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用,為創(chuàng)新轉(zhuǎn)型、科學(xué)發(fā)展的企業(yè)提供有利的人事資源。

3、發(fā)揮好人事檔案管理的服務(wù)工作

人事檔案作為一種資源,不僅僅是單純保管,而是有著一系列服務(wù)內(nèi)容?！陡刹繖n案工作條例》明確規(guī)定:“干部工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)調(diào)動(dòng)后,干部檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)給新的主管單位。”應(yīng)在工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)調(diào)動(dòng)后2個(gè)月內(nèi),通過機(jī)要或派專人及時(shí)、安全、規(guī)范地轉(zhuǎn)遞檔案。逾期一個(gè)月未接到接受單位檔案轉(zhuǎn)遞單回執(zhí)的,檔案轉(zhuǎn)出單位要及時(shí)進(jìn)行催問索要,明確檔案的去向,防止檔案的丟失,對當(dāng)事人負(fù)責(zé)。員工個(gè)人求職或服務(wù)的新單位需了解查閱其原單位的人事檔案,經(jīng)由本人書面授權(quán),原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán),任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留個(gè)人檔案并公開、披露其信息。

4、利用信息化手段,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢,它對人事檔案工作提出了新的要求,那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和新手段,提高人事檔案工作的效率和水平,以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化,就是要在企業(yè)中建立一個(gè)以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。首先,就必須建立有效的檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),使之適應(yīng)檔案信息管理的需要;其次,依據(jù)處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì);最后要在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度,控制風(fēng)險(xiǎn),確保檔案的安全。人才是一個(gè)企業(yè)發(fā)展壯大不可或缺的重要因素,人力資源也已成為企業(yè)最重要的資源,而在人力資源管理中的基礎(chǔ)工作就是人事檔案管理,人事檔案工作已經(jīng)成為企業(yè)管理工作的重要組成部分,對于企業(yè)來講,員工的人事檔案不但可以使企業(yè)的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息,而且可以為企業(yè)的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數(shù)據(jù)支持。譬如:制定員工招聘計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃、合理配置人力資源等等。因此,企業(yè)人事檔案管理工作的好壞不但可以直接影響到企業(yè)的人力資源管理,而且會(huì)間接影響到企業(yè)的整體管理,在企業(yè)發(fā)展中具有重要的促進(jìn)作用。

作者：鄒建平單位：內(nèi)蒙古滿歸林業(yè)局