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1目前人事檔案管理存在的一些問題

1.1對人事檔案工作的重視不夠一直以來，由于人事檔案管理工作是內部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目、默默無聞的工作，因此，有些單位領導對人事檔案的重要作用缺乏足夠的重視，認為抓事業(yè)發(fā)展是硬指標，抓檔案管理是軟任務，存在著一些認識誤區(qū)，一是認為選人用人重在現(xiàn)實表現(xiàn)，檔案沒有多大的作用；二是認為人事檔案工作就是簡單的收存材料，只要“守好攤”，確保檔案不丟失，能應付外調、查檔就行了。沒有把人事檔案管理作為人才資源開發(fā)的重要內容來抓。同時，隨著人事制度改革的進一步深化，人才流動日趨活躍，但在人才流動的過程中，相當一部分人對個人檔案的作用認識不足，認為選用、用人重在筆試、面試環(huán)節(jié)，人事檔案不外乎是個人簡歷而已，沒有多大的作用。在這種思想下，就出現(xiàn)了有些單位只用人、而無檔案，新招聘人員的人事檔案還長期滯留在原單位或人才交流中心的現(xiàn)象，未能實行“檔隨人走”，而是“人檔分離”“、有人無檔”。

1.2檔案管理不規(guī)范人事檔案的收集工作一直是檔案工作中的重點和難點，由于需要入檔的材料太多，加之有些單位、部門及干部、職工個人對其重視不夠，因此不能及時將一些學籍檔案、培訓、考核、獎勵等材料送交檔案管理部門分類明細整理并歸檔，導致部分檔案材料內容不完整，不能跟上個人經(jīng)歷的變化。另外，現(xiàn)在存檔材料的紙張大小不一，以致原規(guī)格的檔案盒存放不下。有的人的檔案里出生年月、工作時間填寫的不準確，檔案中有多個年齡、工作時間前后不一致，有些人的檔案中個人履歷表填寫不完整，有許多必填欄目空白，難以反映個人真實情況，有些人的檔案材料填寫時字跡潦草，難以辨認，有的還用復印件代替原件或用原珠筆填寫等，這都嚴重影響了檔案質量，給人事管理工作造成了很多困難。

1.3硬件設施不到位有的單位受辦公條件的限制，沒有專用的檔案庫房，檔案室與辦公室為一體，保管條件相對較差，既影響正常辦公，又影響檔案管理。有的單位檔案室建設不標準、不規(guī)范，基礎設施差，防火、防水、防蟲、防霉等設備不配套，防盜設施也不具備，安全措施落實不到位，這些情況對于檔案的長期安全保管也造成了隱患。

1.4人事檔案的現(xiàn)代化管理明顯滯后如今的社會已進入信息化時期，一些發(fā)達國家和地區(qū)，早已用電子檔案取代了紙質檔案，并通過網(wǎng)絡，實現(xiàn)人事檔案資源社會共享。同發(fā)達國家、先進地區(qū)的信息化檔案管理相比，我們的檔案管理手段和方法還是顯得陳舊、落后。目前，大多數(shù)人事檔案的管理基本上還是采取手工操作的傳統(tǒng)管理模式，沒有把一些先進的現(xiàn)代化管理技術應用到人事檔案工作中，使檔案工作者忙于日常繁雜、冗長的折、裝、查、找的具體工作中，既費時、費力、效率低下，也不利于檢索利用，阻礙了檔案工作的科學化、標準化管理。

2做好人事檔案管理的對策和思考

2.1加強隊伍建設，提高人事檔案工作者的素質要提高人事檔案的管理水平，一是應依照《人事檔案工作條例》的規(guī)定，按規(guī)定配備政治可靠、作風正派、責任心強的干部從事檔案工作，保證檔案員的素質。二是嚴把隊伍的進口關，實行執(zhí)業(yè)資格證書制度，凡從事人事檔案工作的人必須經(jīng)過考核，合格的發(fā)給檔案執(zhí)業(yè)資格證書，“準入”上崗；三是加強培訓。從政治思想、業(yè)務能力等方面對檔案人員進行綜合培訓，同時鼓勵檔案人員學習計算機、網(wǎng)絡應用、信息管理等現(xiàn)代化管理知識，使之能夠適應人事檔案工作的素質要求。四是增強檔案工作者的事業(yè)心、責任感。人事檔案管理工作是一項繁雜、單調、艱苦細致的服務性工作，檔案工作者要充分認識到檔案工作在組織人事部門的作用，在工作崗位上努力學習，刻苦鉆研，做到“眼勤”“、手勤”、“腿勤”，立足崗位創(chuàng)業(yè)績，實現(xiàn)自己的職業(yè)價值。

2.2加強信息化建設，提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平檔案信息化建設是提高檔案管理水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。隨著我國科學技術水平的不斷發(fā)展，為提高檔案現(xiàn)代化管理提供了有力的技術支持。因此，在人事檔案管理中，應建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案的動態(tài)化管理?？梢岳糜嬎銠C、掃描儀、數(shù)據(jù)庫管理軟件等現(xiàn)代化設備和技術，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數(shù)據(jù)資料，比如把個人照片、基本信息、崗位變動、職務職稱晉升、工資、獎懲、教育培訓等動態(tài)信息轉變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關內容，同時要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新，在檔案的查閱、借閱、歸檔、檢索等日常工作方面實行計算機操作，為人力資源管理提供準確的人事信息和數(shù)據(jù)。

2.3推行人事檔案科學化管理人事檔案的科學化管理，就是把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。推行科學化管理，是人事檔案服務于人事制度改革和發(fā)展的需要，是推動人事檔案管理科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必由之路。因此，可以從以下幾個方面來著手考慮如何推行人事檔案的科學化管理：首先，檔案管理人員應全面熟悉和了解《檔案法》、《人事檔案管理條例》、《檔案整理工作細則》等有關法規(guī)條例，提高業(yè)務水平和規(guī)范管理能力；其次，要強化規(guī)范管理意識，加強各項制度建設，嚴格工作程序，做到人事檔案管理流程規(guī)范、檔案內容規(guī)范、科學分類規(guī)范。其次，要嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，即：查、借閱檔案制度、收集歸檔制度、保管保密制度等，使檔案管理工作有章可循、有法可依。第三，建立收集歸檔聯(lián)系制度，及時全面地收集新的人事管理數(shù)據(jù)，不斷充實檔案材料內容。在日常工作中，應隨時了解掌握和收集員工在各項工作中的獎懲情況、教育培訓情況等，一旦發(fā)生變化，及時的補充到檔案和信息數(shù)據(jù)庫中，為信息利用增添新鮮內容，這是住處化管理的基礎工作。

2.4提高的人事檔案管理工作的重視，拓展其價值的開發(fā)人事檔案管理工作的順利進行，離不開領導層面的重視，在新時期，要充分開發(fā)人事檔案管理工作的價值，通過分析人事檔案的信息，對人才進行科學合理的歸類、組合，并根據(jù)員工的日常工作表現(xiàn)，建立相應的培訓督導機制，深度挖掘檔案信息的利用價值。通過比較員工的縱向檔案信息的變化，梳理出員工的個人工作變化軌跡，在此基礎上落實員工的管理考核政策，實現(xiàn)檔案管理價值的最大化。與此同時，還要學習優(yōu)秀公司的先進人事檔案管理策略，深化檔案管理工作的內涵，把人事管理同檔案管理相互有機結合，促進內部員工組織關系的和諧順暢發(fā)展。

3結束語

總之，檔案管理工作內容極為豐富，是一門科學性很強的系統(tǒng)工程，它在人力資源開發(fā)中扮演著重要角色。隨著人事制度改革的不斷深入，我們應當在新的時期下加大力度不斷創(chuàng)新檔案管理模式，把檔案工作與時展緊密結合起來，緊跟時代的步伐，不斷促進和推進檔案管理事業(yè)的順利發(fā)展。

作者：梁華單位：寧夏廣播電視臺組織人事處