戶外廣告檔案的建立和管理探討
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就銅川市城建監(jiān)察支隊管理的戶外廣告建檔來說，首先按地域概念劃分為新區(qū)、老區(qū)（王益區(qū)、印臺區(qū)）兩個全宗。其次在全宗內(nèi)再按照所轄街道和路段來建立戶外廣告檔案。像新區(qū)按轄區(qū)內(nèi)街道和路段可以劃分為：南北方向的路段：東環(huán)路、長豐路、鐵諾路、長虹路、華夏大道、長寧路、西環(huán)；東西方向的路段：北環(huán)、咸豐路、華原東道、正陽路、朝陽路、鴻基路；第三在每個街道和路段內(nèi)又可按廣告的種類和形式來劃分。
2、做好戶外廣告檔案的登記和收集工作
城建管理人員和檔案管理人員要加強溝通和協(xié)調(diào)，嚴(yán)格按照銅川市人民政府《關(guān)于新區(qū)戶外廣告清理整治有關(guān)問題的會議紀(jì)要》的要求，安排專人，深入一線，對轄區(qū)內(nèi)的戶外廣告進(jìn)行一次全面的摸底調(diào)查，了解清楚所有戶外廣告的業(yè)主和所屬廣告公司，并對廣告內(nèi)容、聯(lián)系電話、設(shè)置地點、設(shè)置規(guī)格、設(shè)置期限、面積、審批單位、廣告的材質(zhì)等相關(guān)資料進(jìn)行登記造冊、現(xiàn)場拍照，收集齊全，為建立好戶外廣告檔案奠定基礎(chǔ)。
3、分門別類，整理歸檔
檔案人員要對所收集到的第一手資料，按照戶外廣告檔案的分類方案，將每一個戶外廣告的檔案進(jìn)行詳細(xì)的歸類和整理，最后對整理好的戶外廣告檔案進(jìn)行編目裝盒，以便以后的查找利用。
4、借助現(xiàn)代科技手段，提高戶外廣告檔案的管理水平
在歸檔整理戶外廣告檔案的過程中，要借助計算機和檔案管理軟件，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子的檔案，實現(xiàn)文字和電子兩種形式保存，這樣既起到了保護(hù)檔案原件的作用，又方便了查找利用。通過計算機和檔案管理軟件的幫助，可以很容易的查找到利用者的所需。同時也方便檔案人員統(tǒng)計出轄區(qū)內(nèi)的門面店鋪牌、戶外廣告牌、公益性指示牌、宣傳欄及建筑工地戶外廣告的數(shù)量，真正做到對轄區(qū)內(nèi)的戶外廣告檔案了如指掌。
5、建立相關(guān)規(guī)章制度，及時更新完善戶外廣告檔案內(nèi)容
戶外廣告檔案的建立，只是這項工作的起點，檔案管理人員切不可有一勞永逸的思想，而是要和戶外廣告登記管理部門做好配合工作，實行動態(tài)管理。既要按照《銅川市市容市貌標(biāo)準(zhǔn)》，做好對戶外廣告設(shè)置的審批工作，又要根據(jù)戶外廣告內(nèi)容的變更和數(shù)量的增減，隨時隨地收集相關(guān)的檔案資料予以補充和完善。同時還要建立和完善戶外廣告檔案管理的相關(guān)制度，靠制度來管理好、利用好這些檔案，真正使這些戶外廣告檔案在宣傳公益事業(yè)，宣傳企業(yè)產(chǎn)品，宣傳公司及業(yè)主信息，美化城市形象，提升城市品位的過程中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。
作者：王賓娃單位：陜西省銅川市城建監(jiān)察支隊
