前言：本站為你精心整理了檔案信息化建設中檔案信息服務淺析范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要：信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，能大大提高檔案管理的效率，提升檔案管理的科學性以及合理性，推進檔案管理的現(xiàn)代化進程。當下檔案管理最主要的問題是檔案信息服務水平低，阻礙了檔案信息化建設的進程，本文將指出這些問題，并為解決這些問題提出建設性建議。

關鍵詞：檔案信息化；建設；檔案信息服務

檔案管理在科技急速發(fā)展、信息化時代到來的背景下已經(jīng)進入到一個新的階段，傳統(tǒng)的檔案管理方式較為落后，造成了一定程度上人力和物力資源的浪費。將信息技術(shù)融合在檔案管理中，促使檔案管理走向信息化是當下檔案管理發(fā)展的大趨勢。

一、檔案信息化建設的意義

目前我國進入到一個大融合的時代，任何一個行業(yè)的發(fā)展進步都不僅僅限于行業(yè)本身，其與社會的其他行業(yè)、其他方面都會產(chǎn)生很大的關聯(lián)，檔案信息化也是如此。其不僅僅包含行業(yè)本身，而是與經(jīng)濟、政治、文化相融合之后的檔案信息化，與社會交流領域有著很大的關系，正是因為這種行業(yè)融合性在當下社會發(fā)展中越來越頻繁緊密，因此檔案信息化建設不僅是檔案管理行業(yè)的內(nèi)部要求，更是社會發(fā)展的客觀要求。檔案管理部門要提高檔案信息化建設水平，促使檔案信息服務更好地發(fā)展，就要跟隨時代發(fā)展的趨勢，確保自身發(fā)展的科學性、合理性以及智能化。檔案管理與社會相融合，意味著檔案管理會受到市場以及發(fā)展環(huán)境的影響，也就意味著，檔案信息服務是檔案管理中不可或缺的一部分，相關人員要以用戶的需求為指向，以檔案信息服務水平提高為目標，不斷優(yōu)化檔案資源配置，創(chuàng)新檔案管理模式，不斷推進我國檔案管理行業(yè)的現(xiàn)代化進程。

二、檔案信息化建設中的檔案信息服務中存在的問題

（一）信息化水平低

檔案信息化建設的起步時間較晚，同時行業(yè)內(nèi)部的機制以及員工思想存在很多問題。在檔案信息服務這個過程中，一方面因為缺乏與計算機相關的人才，檔案管理的信息速度跟不上計算機的發(fā)展速度，另一方面因為檔案信息服務是近幾年新興的一種服務，行業(yè)內(nèi)部并沒有健全的制度體系，因為制度缺失，體系不完備，使檔案信息服務過程中出現(xiàn)了一系列問題。

（二）檔案信息服務意識淡薄

檔案管理行業(yè)在過去屬于“文化”行業(yè)，大部門檔案館都采取傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式，不受市場的制約，與其他行業(yè)之間也沒有太大的聯(lián)系，檔案管理人員的觀念較為傳統(tǒng)和落后。盡管檔案信息化建設是當下檔案信息管理的趨勢，行業(yè)性質(zhì)也發(fā)生了一定的變化，但是部分檔案管理人員一時間難以適應這種轉(zhuǎn)變，在檔案信息服務過程中存在著態(tài)度不端正、服務意識淡薄的問題。

三、提高檔案信息化建設中的檔案信息服務的策略

（一）完善制度體系

檔案管理行業(yè)盡管是我國一直存在的行業(yè)，但是新的時代，行業(yè)需要迸發(fā)新的活力，需要建成新的、完備的檔案管理體系。過去的檔案管理以行業(yè)本身需要為出發(fā)點，工作內(nèi)容呈橫向趨勢，雖然工作量較大但是工作形式單一，并不牽涉其他方面，也不受市場的控制。但是當下的檔案管理行業(yè)工作內(nèi)容呈縱橫發(fā)展的趨勢，從橫向上來講，檔案管理人員的工作量不降反升，這是因為當下的檔案管理行業(yè)趨向邊緣化，專業(yè)的檔案管理人才越來越少，行業(yè)需要發(fā)展，就需要少量的人才承擔起大量工作。從縱向上來講，包含以下兩個方面：1.檔案信息化。建設對于檔案管理人員提出了新的要求，過去的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理人員的工作內(nèi)容主要以歸檔、查找為主，但是檔案信息化建設，檔案管理人員除了需要具備專業(yè)的檔案管理能力之外，行業(yè)發(fā)展對檔案管理人員的信息技術(shù)運用能力也提出了新的要求。2.因為時代發(fā)展的要求，檔案信息。化建設成為檔案管理行業(yè)發(fā)展的必由之路，檔案管理行業(yè)的發(fā)展開始與社會的多方面融合，受市場的制約，檔案信息服務就是這個過程中最顯著的表現(xiàn)，新的發(fā)展形式和發(fā)展趨勢就需要新的制度、新的體系。檔案信息服務除了檔案的準確性、簡潔性之外，最重要的就是檔案的保密性。尤其在當前背景下，檔案管理開始與市場掛鉤、與用戶掛鉤，要更好地建立服務體系，檔案管理部門就必須要保證用戶信息的隱秘性。體現(xiàn)在制度上，就需要檔案管理部門在員工入職時就與其簽訂保密協(xié)定，并在日常工作中反復強調(diào)這一點，最大程度地保障用戶的信息安全。同時要建立完備的檔案信息服務體系，就必須要建立統(tǒng)一的檔案信息平臺。平臺設置應當包含多個方面，檔案管理部門只有擁有大量的檔案數(shù)據(jù)，才能建立起信息平臺。這個信息平臺的建立要以小單位開始，之后到市到省進行匯總，最后建立成一個全國性的檔案管理信息平臺，確保檔案信息服務項目能更好地開展。

（二）提高員工服務能力

檔案管理人員是檔案信息化建設中最重要的一方面，只有檔案管理人員具備良好的檔案信息服務意識，檔案信息服務能力才會有一個質(zhì)的提升。1.從思想方面對檔案管理人員進行培訓，最主要的就是要摒棄傳統(tǒng)檔案管理行業(yè)的觀念。過去檔案管理人員只需做好檔案的整理以及歸檔，必要的時候進行查檔等工作。要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的這種意識，特別是資歷較老、年齡較大的檔案管理員，一時間很難適應這種身份的轉(zhuǎn)變，這就需要檔案管理部門在思想上進行培訓，使檔案管理人員在檔案信息化時代讓自己適應從“文化”行業(yè)向“服務”行業(yè)的轉(zhuǎn)變，培養(yǎng)檔案管理人員的服務意識。培訓形式可以以會議或者講座的方式呈現(xiàn)。檔案管理行業(yè)無論是處于過去的“文化”行業(yè)，還是處在當下的“服務”行業(yè)，都需要檔案管理人員具備良好的保密意識，特別是在檔案信息服務行業(yè)，“守口如瓶”是檔案管理人員工作的基本宗旨。因此，保密意識也是檔案管理部門需要著重對管理人員進行培養(yǎng)的，這不僅需要部門對相關人員進行定期培訓，也需要部門在進行招聘的時候，多次進行篩選，選擇出具有強烈的社會責任感以及職業(yè)道德素養(yǎng)較高的員工，避免因為檔案管理人員的原因造成用戶信息泄露的問題出現(xiàn)。2.檔案信息化建設，要求檔案管理人員不僅要具備良好的檔案管理能力，還需要能更好地運用信息技術(shù)。對于老檔案管理人員，檔案管理部門要加大對其信息技術(shù)運用能力的培訓力度，促使其能在最短時間內(nèi)能將自己檔案管理能力與信息技術(shù)完美融合。對于新補充的血液，因為這些新的檔案管理人員擁有較為豐富的理論知識，但是實戰(zhàn)經(jīng)驗欠缺，這就需要單位多進行檔案管理培訓，增加他們的實戰(zhàn)經(jīng)驗。檔案信息服務是近些年檔案管理新興的一個方面，對于新老檔案管理人員而言，都是一個嶄新的領域，老檔案管理人員要將精湛的管理能力與服務水平更好地結(jié)合，創(chuàng)新自身的管理方式以及服務方式，促進檔案信息化建設的進程；新檔案管理人員要樹立良好的服務意識，用自己的思想以及新穎的服務形式帶動部門的服務氣氛，促使檔案管理行業(yè)更好地發(fā)展。檔案管理已經(jīng)進入到一個信息化時代，部門內(nèi)部除了需要專業(yè)的檔案管理人才之外，還需要專業(yè)的信息技術(shù)人才。同時精通這兩方面的人才非常稀少，但是信息技術(shù)的穩(wěn)定在部門正常運行中占據(jù)著非常重要的位置，當信息技術(shù)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，比如系統(tǒng)漏洞、病毒入侵、信息缺失等問題出現(xiàn)的時候，如果數(shù)據(jù)不能及時恢復，會對檔案管理部門產(chǎn)生很大的影響。特別是在檔案信息服務方面，信息服務涉及的都是用戶的隱私問題，如果用戶的重要信息被泄露或者因為信息技術(shù)的緣故丟失，會造成檔案管理部門的信任危機。

（三）拓寬服務領域

檔案信息服務既然已成為當下檔案信息化建設的重中之重，服務的人群就要從過去單純的企事業(yè)單位轉(zhuǎn)變?yōu)槿鐣€可以向特定行業(yè)進行特定的項目服務，滿足社會各方面人群對于檔案信息的需求。同時，檔案管理要發(fā)展，就必須進行革新。革新不僅僅體現(xiàn)在行業(yè)意識的轉(zhuǎn)變上，還應該體現(xiàn)在產(chǎn)業(yè)意識的樹立上。具體可以體現(xiàn)在檔案信息服務為企業(yè)服務的時候，可以在信息服務之外幫助企業(yè)進行科技開發(fā)、技術(shù)引進等，將自身檔案管理的能力運用到與企業(yè)的合作之中，促進雙方合作的廣度以及深度。當今時代是一個信息共享以及“信息爆炸”的時代，各個部門的管理都離不開檔案信息，社會要突破行業(yè)局限，建立一個系統(tǒng)的、完整的社會檔案管理體系，促使檔案管理邁向一個新的階段。檔案信息化建設是檔案管理行業(yè)進步的主要表現(xiàn)，其不僅是檔案管理行業(yè)發(fā)展的機遇，同樣也是檔案管理行業(yè)發(fā)展的挑戰(zhàn)。檔案信息服務在如今的檔案管理中占據(jù)著非常重要的位置，檔案信息化建設要進入到一個新的階段，就需要檔案管理人員的檔案信息服務的水平不斷提高，這對檔案管理人員的服務意識、服務水平以及檔案管理行業(yè)的制度和體系都提出了新的要求。檔案管理行業(yè)以及檔案管理人員應當不斷提高對于檔案信息服務的重視程度，不斷提高自身水平，加快推進檔案信息化建設的現(xiàn)代化進程。

[參考文獻]

[1]何丹,陳禮金,柳霞.機構(gòu)改革后加強自然資源檔案信息化建設的若干舉措[J].浙江檔案,2020(04).

[2]曹雯君.病歷檔案管理與個人醫(yī)療信息保護探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2020(31).

[3]白茹玉.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高職院校檔案信息化建設中的問題及對策研究——以長春金融高等?？茖W校為例[J].科技資訊,2019(29).

[4]朱強.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位探討[J].科學與信息化,2019(06).

作者:梁蓓蘭 單位:福建省泉州第一中學