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[摘要]我國(guó)電算化的發(fā)展,改善了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,降低了會(huì)計(jì)工作的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高了會(huì)計(jì)信息的實(shí)時(shí)性,但同時(shí)也賦予會(huì)計(jì)信息以新的流通特點(diǎn),為會(huì)計(jì)信息的傳遞和交流帶來新的問題。通過對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息資源共享的相關(guān)問題的分析,提出普及與提高會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技能,給電算化會(huì)計(jì)信息共享創(chuàng)造物質(zhì)與技術(shù)上的條件的解決措施。

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)電算化;信息資源共享;解決措施

一、怎樣理解電算化會(huì)計(jì)信息資源共享

所謂會(huì)計(jì)信息資源共享,是指同一會(huì)計(jì)信息資源可以被不同的使用者用于各自不同的目的。而電算化后的會(huì)計(jì)信息資源共享,則是使同一信息資源的電子數(shù)據(jù)形式能夠被各需求方無障礙地解讀和利用。對(duì)于具體的會(huì)計(jì)主體,會(huì)計(jì)信息資源的共享有兩層含義:分享他人信息資源和我方信息資源與他人分享。

以具體的信息處理系統(tǒng)為參照,可將共享的信息資源分三類:原始資料、中間結(jié)果和終極信息產(chǎn)品。

從信息需求者所涉及的范圍看,電算化會(huì)計(jì)信息資源共享又可以分為以下幾個(gè)層次:信息系統(tǒng)內(nèi)各功能模塊間的原始資料共用和中間結(jié)果交換;會(huì)計(jì)主體與上下級(jí)間的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的上報(bào)與下發(fā);社會(huì)范圍內(nèi)財(cái)務(wù)狀況的披露與經(jīng)濟(jì)情報(bào)的搜集。

二、電算化會(huì)計(jì)信息資料共享的現(xiàn)狀分析

基于以上概念,反觀我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的歷程,在孤立系統(tǒng)的普及和應(yīng)用上發(fā)展迅猛,已基本滿足了替代手工進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的需求;然而在電算化會(huì)計(jì)信息共享方面的發(fā)展卻非常欠缺。會(huì)計(jì)信息在部門間、上下級(jí)單位間、社會(huì)各相關(guān)權(quán)益人間的交流,甚至比手工會(huì)計(jì)時(shí)期更艱難,必須在系統(tǒng)間對(duì)同一數(shù)字化信息再通過人工解讀、轉(zhuǎn)換、重新錄入的事例不勝枚舉。如工資核算系統(tǒng)無法直接利用人事勞資管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、上級(jí)部門的報(bào)表匯總系統(tǒng)與本單位的報(bào)表生成系統(tǒng)脫節(jié)等等,不一而足。對(duì)同一數(shù)據(jù)源的重復(fù)錄入,不僅僅是對(duì)人力和設(shè)備資源的浪費(fèi),更為嚴(yán)重的是它增大了數(shù)據(jù)的差錯(cuò)率,降低了會(huì)計(jì)信息利用的時(shí)效性,其影響要比表面上深遠(yuǎn)得多。

三、問題分析和解決措施

造成上述情況的原因是多方面的。從計(jì)算機(jī)技術(shù)水平方面看:我國(guó)計(jì)算機(jī)平均應(yīng)用水平低,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展相對(duì)滯后,通訊基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。除此之外,更有人的認(rèn)識(shí)和行為模式上的原因,即與此相關(guān)的各階層普遍缺乏會(huì)計(jì)信息社會(huì)化意識(shí),對(duì)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程中的信息共享問題認(rèn)識(shí)不足,產(chǎn)生盲點(diǎn),進(jìn)而在本單位工作中忽略了會(huì)計(jì)電算化信息共享的特殊要求。

首先是制定會(huì)計(jì)制度和規(guī)范會(huì)計(jì)電算化行為的權(quán)利部門和權(quán)威機(jī)構(gòu),在注重制度的行業(yè)適用性和電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的合法性、安全性的同時(shí),相對(duì)忽略了電算化會(huì)計(jì)信息交流所需要的信息規(guī)范性和一致性。其次是各財(cái)務(wù)軟件開發(fā)商,較重視系統(tǒng)核算功能方面的完善,而較少顧及信息交流與通訊功能的開發(fā)及其他系統(tǒng)兼容性的研究。再次,財(cái)會(huì)人員本身,只局限于本職核算工作的要求設(shè)計(jì)原始資料的錄入和加工結(jié)果的輸出,對(duì)怎樣利用他人的數(shù)據(jù)為自己服務(wù)和怎樣以自己的信息產(chǎn)品服務(wù)于他人皆認(rèn)識(shí)不足。

應(yīng)當(dāng)指出,在電算化會(huì)計(jì)信息資源共享問題上,普遍存在著一種誤解,認(rèn)為信息共享必須以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為充分必要條件,有了這一基礎(chǔ),信息共享會(huì)自然而然的得以實(shí)現(xiàn),沒有這一條件,就無信息共享可言。筆者認(rèn)為,情況恰好與此相反,事實(shí)上,網(wǎng)絡(luò)設(shè)施僅僅是為信息共享創(chuàng)造了有利的物質(zhì)和技術(shù)條件,而人的因素才是問題得以解決的關(guān)鍵。大量的、基礎(chǔ)的、關(guān)鍵性的工作是與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無關(guān)的,是只關(guān)乎人們的認(rèn)知和行為的,是應(yīng)當(dāng)在技術(shù)實(shí)現(xiàn)之前就要作好的。因而,即使在無網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的情況下,也能較好地實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)信息的便捷交流;反之,則無論網(wǎng)絡(luò)設(shè)施如何發(fā)達(dá),以上所述的電子會(huì)計(jì)信息交流上的尷尬都會(huì)依然存在。

四、資源共享前期應(yīng)作好的三個(gè)社會(huì)層面工作

(一)制定會(huì)計(jì)政策規(guī)范的機(jī)構(gòu)或社團(tuán),肩負(fù)著規(guī)范和引導(dǎo)會(huì)計(jì)人員和系統(tǒng)研制開發(fā)人員的責(zé)任。在會(huì)計(jì)人員對(duì)信息共享的認(rèn)識(shí)不足、開發(fā)商缺少必要的利益驅(qū)動(dòng)的情況下,政府和權(quán)威機(jī)構(gòu)為其創(chuàng)造條件,進(jìn)行必要的引導(dǎo)與干預(yù)非常重要。為此,在制度制定開始,就應(yīng)當(dāng)考慮電算化會(huì)計(jì)信息在社會(huì)范圍內(nèi)交流的需要,力求制度中的名詞、代碼、元素、表格做到精確、規(guī)范、統(tǒng)一,以利于社會(huì)范圍內(nèi)的信息交流。如各行業(yè)同一經(jīng)濟(jì)性質(zhì)的科目名稱力求一致,同一科目名稱的科目代碼力求一致,同一報(bào)表元素在表中、賬中和表間含義力求一致等等。此外,在對(duì)會(huì)計(jì)軟件提出安全、合法、可用性要求的同時(shí),對(duì)其數(shù)據(jù)的輸入、輸出提出必要規(guī)范,如規(guī)定必須提供標(biāo)準(zhǔn)格式的、符合社會(huì)規(guī)范要求的、光磁介質(zhì)的對(duì)外會(huì)計(jì)信息,主要會(huì)計(jì)報(bào)表必須能夠被幾種通用的辦公軟件準(zhǔn)確識(shí)別,孤立系統(tǒng)必須留有用戶級(jí)的輸入輸出接口等。

(二)軟件開發(fā)商應(yīng)注意保持軟件產(chǎn)品的前瞻性,積極將產(chǎn)品從自閉型軟件向兼容型、開放型軟件過渡,從核算軟件向管理型軟件、決策支持型軟件過渡。一是產(chǎn)品定位將會(huì)計(jì)信息作為經(jīng)濟(jì)管理者系統(tǒng)的核心與基礎(chǔ),而不是作為一個(gè)孤立的系統(tǒng)來開發(fā)。二是功能設(shè)計(jì)上,盡量考慮軟件的開放性、兼容性和擴(kuò)展性,設(shè)計(jì)中應(yīng)包括必要的按用戶要求格式導(dǎo)入數(shù)據(jù)的功能、網(wǎng)絡(luò)共享和遠(yuǎn)程通迅功能、二次開發(fā)和可與第三方產(chǎn)品作兼容性組合等功能,以利于數(shù)據(jù)收發(fā)和交流。三是應(yīng)積極開展行業(yè)內(nèi)聯(lián)合與交流,形成一套系統(tǒng)間信息交換標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)部數(shù)據(jù)格式約定,使系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享更易于實(shí)現(xiàn)。

(三)樹立會(huì)計(jì)為管理服務(wù)、為相關(guān)權(quán)益人服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)的理念。會(huì)計(jì)的最終意義不在于產(chǎn)出會(huì)計(jì)信息,而在于會(huì)計(jì)信息的再利用,為社會(huì)各相關(guān)方面的經(jīng)濟(jì)行為提供科學(xué)的依據(jù)。因此,作為會(huì)計(jì)人員,一方面不能只限于本環(huán)節(jié)、本系統(tǒng)度量信息的出入量,必須站在全面經(jīng)濟(jì)管理與服務(wù)的高度,設(shè)計(jì)系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)錄入需求和系統(tǒng)產(chǎn)出需求,避免相關(guān)系統(tǒng)必要信息在本環(huán)節(jié)的缺失。另一方面,應(yīng)該充分利用軟件的功能,積極進(jìn)行二次開發(fā),最大限度地利用他人的勞動(dòng)成果,減少數(shù)據(jù)資料在系統(tǒng)間無謂的重復(fù)錄入。與此同時(shí),作為用戶方面的領(lǐng)導(dǎo),則應(yīng)給予計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以充分重視,著力普及與提高會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技能,給電算化會(huì)計(jì)信息共享創(chuàng)造物質(zhì)與技術(shù)上的條件。