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摘要:隨著煙草企業(yè)標準化體系與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系相結(jié)合的整合型管理體系的建立，卷煙工業(yè)企業(yè)逐步建立起了覆蓋產(chǎn)品生產(chǎn)全過程各個環(huán)節(jié)和各職能部門業(yè)務流程、工作程序的整合型管理平臺，但在實際執(zhí)行中，受諸多因素影響，各部門體系建設及體系運行質(zhì)量參差不齊，缺乏考評、激勵機制。本文以XC卷煙廠為試驗案例，探索建立一套管理體系運行質(zhì)量綜合評價系統(tǒng)，以提高整合型管理體系運行質(zhì)量。

關(guān)鍵詞:卷煙工業(yè)企業(yè)管理體系評價系統(tǒng)

一、引言

整合型管理體系為卷煙工業(yè)企業(yè)各項工作提供了準則、標準、程序和方法及持續(xù)改進的途徑，但在實際執(zhí)行中由于在標準化、規(guī)范化、精細化管理上認識差別，并受傳統(tǒng)的管理思維方式和長期形成的習慣性管理行為影響，管理體系在規(guī)范高效、充滿活力、有效運行方面還在一定差距。要持續(xù)保持管理體系有效運行，就需要采用一種有效方式對管理體系運行過程實施監(jiān)督和管控。

二、煙草工業(yè)企業(yè)管理體系運行評價系統(tǒng)的構(gòu)建與應用

(一)體系運行質(zhì)量評價系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與組成。以XC卷煙廠為例，管理體系運行評價系統(tǒng)由12個業(yè)務管理系統(tǒng)組成，包括80個主過程，體系運行評價系統(tǒng)是對體系覆蓋的每個部門，按評價內(nèi)容——評價項目——評價扣分項目——扣分標準——加分項目逐層次展開。六項評價內(nèi)容體系運行基礎工作、標準宣貫培訓、體系運行控制、體系運行監(jiān)視、持續(xù)改進和獎勵項目中共設置24項考評項目；考評項目中共制定90項扣分項目，每個扣分項目確定扣分標準。

(二)主要評價項目。1、對各部門體系運行質(zhì)量水平的監(jiān)測和評價依據(jù)六個方面二十四項評價項目，其中，在體系運行基礎工作方面，主要包含6個評價項目，分別為：質(zhì)量、環(huán)安和標準化的方針、目標得到貫徹、員工掌握和理解，部門職責、權(quán)限進行了細分，各項職責落實清晰、明確，設置部門(兼職)體系管理員(標準化管理員)并能夠承擔、完成相應的工作，根據(jù)公司級文件制修訂情況、國標、行標和法律、法規(guī)的要求、過程管控的需要等制修訂體系文件并符合文件編寫要求，對接收和制定的文件按相關(guān)要求實施管理，對管理體系運行中所產(chǎn)生的證實性資料及所使用的記錄、報表包括信息化系統(tǒng)的表格實施管理。在標準宣貫培訓方面，主要包含2個評價項目，分別為：質(zhì)量、環(huán)境、安全標準和標準化標準宣貫學習，參加公司、廠級組織的培訓及部門自行組織學習，員工培訓面應達到90%，其中中層干部和業(yè)務骨干的培訓應達到100%和采取多種形式組織開展管理體系文件的學習培訓，達到文件各項規(guī)定傳達到相關(guān)實施部門和崗位員工。在體系運行控制方面，主要包含4個評價項目，分別為：對部門目標進行細化和分解，并跟蹤、監(jiān)視目標的完成情況；全面實施管理體系文件，保持體系持續(xù)、有效運行；管理文件中規(guī)定的控制點得到有效控制，文件執(zhí)行率達到90%以上；管理體系各過程的管控有章可循、有據(jù)可查。在體系運行監(jiān)視方面，主要包含5個評價項目，分別為：合理安排、積極配合體系外部審核和公司級和廠級內(nèi)審；過程主管部門和車間對主管的過程和職責管轄區(qū)域每年組織二次部門級內(nèi)審。二次內(nèi)審時間間隔不少于三個月，不超過半年；外部第三方審核和行業(yè)審核；公司組織管理體系內(nèi)審；企業(yè)標準化體系評價。在持續(xù)改進方面，主要包含4個評價項目，分別為：按《數(shù)據(jù)分析管理程序》收集信息開展數(shù)據(jù)分析工作；根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，識別、實施糾正預防措施；按Q/GYGSQG005《糾正和預防措施管理程序》收集和分析各過程、活動和各項檢查存在的不合格和潛在不合格，實施糾正預防措施；對糾正和預防措施跟蹤、驗證，完成率達到100%。在獎勵項目方面，主要包含3個評價項目，分別為：將驗證有效的糾正和預防措施進行固化，轉(zhuǎn)換成日常工作依據(jù)的文件，經(jīng)審查確認有效加2-5分；提出管理體系推進工作改進建議，經(jīng)評審有效并被采納加2-5分；管理體系建設方面開展創(chuàng)新，獲得廠管理創(chuàng)新獎加2-5分；獲得公司管理創(chuàng)新獎加5-10分。2、考評細則的制定以問題點控制為切入點，明確扣分項和扣分標準，從而實現(xiàn)對體系運行質(zhì)量的評價。在評價過程中，設定體系基礎工作評價基礎分為100分，從六個維度分別設定最高分值和評分標準。其中，在質(zhì)量、環(huán)安和標準化的方針、目標得到貫徹、員工掌握和理解維度，設定扣分最高分值為10分，按照未貫徹公司和本廠方針、目標，員工對方針、目標不熟悉達到抽查人數(shù)的50%和員工對方針、目標不熟悉達到抽查人數(shù)的30%的評價標準進行對應扣分；在部門職責、權(quán)限進行了細分，各項職責落實清晰、明確維度，設定扣分最高分值為10分，按照部門職責沒有進行明確分配(一項)，管理體系過程主管責任人不明確(一項)，各級管理標準第四條款中規(guī)定的部門相關(guān)職責履行責任人不明確(一項)和職責主管責任人落實不能查證(一項)的評價標準進行對應扣分；在設置部門(兼職)體系管理員(標準化管理員)并能夠承擔、完成相應的工作維度，設定扣分最高分值為10分，按照未設置部門體系管理員，體系管理員未進行培訓和考核，管理體系有關(guān)工作聯(lián)絡、反饋不及時造成不良影響(每次)和沒有及時接收和傳遞相關(guān)標準信息造成不良影響(每次)的評價標準進行對應扣分；在根據(jù)公司級文件制修訂情況、國標、行標和法律、法規(guī)的要求、過程管控的需要等制修訂體系文件并符合文件編寫要求維度，設定扣分最高分值為30分，按照未完成管理體系策劃文件或指定編寫的文件，進入標準化管理系統(tǒng)“標準制定流程”的文件與公司級文件沒有保持兼容性和一致性，進入標準化管理系統(tǒng)“標準制定流程”的文件管理流程不清晰、管理要求不明確操作性不強，部門職責范圍內(nèi)因缺少文件出現(xiàn)管理遺漏造成不良后果，情況發(fā)生變化沒有及時(超過一個月)對文件修訂，文件沒有經(jīng)過標準歸口部門審查扣5分，文件起草部門在文件審查、審批環(huán)節(jié)未覆蓋實施部門，文件制定部門對審查、審批環(huán)節(jié)提出的意見未進行適當處理(每項)和文件實施部門因?qū)ξ募彶椤徟徽J真，執(zhí)行中出現(xiàn)問題(每項)的評價標準進行對應扣分；在對接收和制定的文件按相關(guān)要求實施管理維度，設定扣分最高分值為20分，按照除公文類文件，其它文件(包括部門級文件)的行文格式、審查、審批、、更改、作廢等不符合《文件管理程序》中的規(guī)定(每項)，未按技術(shù)標準、管理標準、工作標準的分類建立《文件目錄表》，未及時更新《文件目錄表》和《文件目錄表》與部門接收和制定的文件不相符(每項)的評價標準進行對應扣分；在對管理體系運行中所產(chǎn)生的證實性資料及所使用的記錄、報表包括信息化系統(tǒng)的表格實施管理維度，設定扣分最高分值為20分，按照未按《記錄管理程序》管理和使用、保存記錄不符合要求(每項)，未編制《記錄一覽表》，《記錄一覽表》未涵蓋部門所有的記錄、有遺漏(每項)，《記錄一覽表》中記錄編號、名稱、保存期與記錄表式不相符(每項)和使用的記錄表式未經(jīng)過審批(每項)的評價標準進行對應扣分(三)如何實施體系運行質(zhì)量評價1、每項評價內(nèi)容包括的考評項目均按100分劃分項目分值。對每個考評項目確定扣分項及扣分標準，見表二：體系基礎工作示例。2、設定各項評價內(nèi)容的權(quán)重：體系建設基礎工作為15%；標準宣貫培訓10%；體系運行控制40%；運行監(jiān)視20%；持續(xù)改進15%。3、針對各部門在管理體系運行中主管過程多少不同，承擔的工作任務量有明顯的差別的現(xiàn)狀，為降低客觀因素對評價結(jié)果產(chǎn)生的影響，我們根據(jù)《管理體系過程職責分配表》對各職能部門、車間在管理體系中強相關(guān)過程的數(shù)量進行統(tǒng)計，按一定比例加分。4、每半年為一個評價周期，評價得分計算公式：部門得分=體系建設基礎工作得分×15%+標準宣貫培訓得分×10%+運行控制得分×40%+運行監(jiān)視得分×20%+持續(xù)改進得分×15%+加分項目得分+主管過程加分。

三、結(jié)束語

通過此考核評價體系的具體運用，建立了整合管理體系運行有效性評價的兩層評價指標體系——總體評價指標體系和過程評價指標體系，建立了管理體系有效運行的定性與定量綜合評價模型，尋找到了整合型管理體系改進的機會，不斷提高了整合型管理體系自身的運作質(zhì)量和效率，真正實現(xiàn)了管理體系運行可測、可控，提升了企業(yè)的整體管理水平。

參考文獻

[1]楊璟.煙草公司進行精益財務管理的探討[J].財會學習.2018(24).

[2]閔錦濤.煙草企業(yè)實施精益化財務管理的幾點思考[J].財經(jīng)界.2017(11).

作者:朱俊敬 單位:河南中煙工業(yè)有限責任公司許昌卷煙廠