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一、為檔案開發(fā)利用做好信息儲(chǔ)備

檔案部門要與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，加大收集檔案資源的力度，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，注意收集反映社會(huì)重大變遷的多種載體檔案，不斷充實(shí)館藏檔案信息資源，解決傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化問題，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的效率和質(zhì)量；優(yōu)先數(shù)字化那些最具有現(xiàn)實(shí)利益問題的各類檔案信息資源，如房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、城市低保檔案、合作醫(yī)療檔案、農(nóng)民工檔案、學(xué)籍檔案、拆遷檔案、社保檔案等；采取多種方式和手段，有效地開發(fā)數(shù)字檔案信息資源，建立各級(jí)各類檔案數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)字檔案信息的廣泛利用；檔案部門還應(yīng)加強(qiáng)合作與協(xié)作，通過多種信息平臺(tái)協(xié)同建設(shè)各種文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫共享機(jī)制，用戶可以不受時(shí)間、空間等的限制，隨時(shí)、準(zhǔn)確地從網(wǎng)上查到自己所需的各種檔案信息資源。

二、利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展檔案開發(fā)利用

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源的開發(fā)必須在統(tǒng)一的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，依托政府上網(wǎng)、電子政務(wù)工程逐步實(shí)現(xiàn)文件、信息查詢、利用網(wǎng)絡(luò)化。開展檔案計(jì)算機(jī)檢索、網(wǎng)絡(luò)信息咨詢服務(wù)以及網(wǎng)上檔案信息的開發(fā)利用，加強(qiáng)聯(lián)網(wǎng)協(xié)作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。信息網(wǎng)絡(luò)化可為檔案信息的社會(huì)化服務(wù)提供最佳的技術(shù)手段，可使檢索變得簡捷快速，提高信息檢索的查全率和查準(zhǔn)率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫化、檔案信息資源服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化是目前檔案信息資源得以開發(fā)利用最快捷、最有效的措施。充分利用網(wǎng)絡(luò)和檔案信息數(shù)據(jù)庫等優(yōu)勢(shì)，開發(fā)多種多樣的數(shù)字檔案信息資源，編制多樣化的檢索工具，建立信息交換協(xié)調(diào)機(jī)制，把不同檔案部門檔案信息資源開發(fā)利用統(tǒng)一起來，形成一個(gè)全功能、高效益的檢索系統(tǒng)，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高檔案信息資源開發(fā)利用的工作效率。

三、重視檔案利用后的信息反饋工作

檔案作為一種信息資源，不僅要開發(fā)利用而且要注意掌握利用效益信息的反饋。檔案利用后的信息反饋，是指輸出后的檔案與外界發(fā)生關(guān)系后，其效果（包括用戶要求、意見、評(píng)價(jià)及效果）如何的音信，并由此引起各項(xiàng)工作內(nèi)容的調(diào)整，以便更接近于服務(wù)目標(biāo)的過程。檔案利用后的信息反饋，按照范圍可分為兩類：第一，檔案利用工作后的外部信息反饋是一個(gè)開放系統(tǒng)，需要檔案開發(fā)利用人員主動(dòng)去收集。如檔案工作者通過對(duì)檔案利用者調(diào)查、建立用戶聯(lián)系制度、詢問等形式，主動(dòng)收集用戶對(duì)檔案信息的需求意見，以利用戶及時(shí)反饋信息，也可定期召開用戶座談會(huì)，加強(qiáng)與用戶聯(lián)系，改進(jìn)工作和服務(wù)方法，開展在線的信息預(yù)定服務(wù)、設(shè)置用戶反饋欄目，充分利用網(wǎng)絡(luò)的雙向互動(dòng)性的特點(diǎn)，有針對(duì)性地解決用戶各種實(shí)際問題，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)工作的提升和開展。第二，檔案利用后的內(nèi)部信息反饋是一個(gè)閉路系統(tǒng)。如在檔案利用工作系統(tǒng)內(nèi)，檔案信息資源的加工過程中出現(xiàn)的新問題，各組成要素或環(huán)節(jié)的不協(xié)調(diào)狀況等，都要將信息反饋給檔案利用部門，以便其通過調(diào)節(jié)手段而達(dá)到新的平衡。由此可見，檔案利用后的信息反饋，是調(diào)節(jié)各項(xiàng)具體工作內(nèi)容的客觀基礎(chǔ)，是整個(gè)檔案開發(fā)利用工作不可缺少的一個(gè)重要組成部分，有利于提高檔案信息資源的開發(fā)利用工作的深入開展。

四、提高檔案開發(fā)利用人員的整體素質(zhì)

檔案開發(fā)利用人員自身的素質(zhì)將直接影響網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)利用工作。隨著大量電子信息資源的產(chǎn)生，對(duì)檔案開發(fā)利用人員提出了“一專多能”的要求，作為從事網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的檔案開發(fā)利用人員必須重新構(gòu)建自己的知識(shí)體系，加強(qiáng)信息技術(shù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理等技術(shù)和手段，提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，從舊的管理和服務(wù)方式中走出來，以滿足用戶信息需求為中心，提高工作效率和管理水平，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案開發(fā)利用工作發(fā)展的需要。

作者：林桂春單位：哈爾濱高新區(qū)機(jī)關(guān)服務(wù)中心