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在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的雙重作用下，電子政務(wù)建設(shè)進(jìn)程不斷加快，這使得機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，應(yīng)進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案管理工作效率，促進(jìn)機(jī)關(guān)工作更加系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對機(jī)關(guān)檔案管理的影響

1.傳統(tǒng)檔案管理不足之處。首先，傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案管理主要采用人工方式。收集查閱既費(fèi)時又費(fèi)力，出錯率極高，影響了檔案管理效率。其次，檔案管理?xiàng)l件較差。不利于檔案存儲，時間一長，受潮、蟲害等極易造成巨大損失，甚至出現(xiàn)了檔案丟失的情況。另外，紙質(zhì)檔案經(jīng)過多次重復(fù)使用，損毀嚴(yán)重，降低了檔案的利用價值。2.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境機(jī)關(guān)檔案出現(xiàn)的新變化。首先，拓展了機(jī)關(guān)部門收集檔案的途徑。可以收集計(jì)算機(jī)生成、數(shù)碼設(shè)備生成的檔案材料。其次，信息技術(shù)的應(yīng)用，使檔案信息的存儲量更大，內(nèi)容更豐富，查閱更方便，處理起工作來更加迅速，效率明顯有了大幅度提升。另外，檔案載體也越來越多元化，計(jì)算機(jī)、電子設(shè)備的多種多樣，使機(jī)關(guān)檔案載體向多元化方向發(fā)展。如視頻材料、音頻材料等，更加利于檔案儲存和使用。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題

1.對檔案管理工作認(rèn)識不足。由于機(jī)關(guān)工作千頭萬緒，所以，一部分人對檔案管理存在主觀上的輕視。認(rèn)為這是一項(xiàng)簡單的工作，不需要較高的技術(shù)，甚至認(rèn)為檔案工作沒有太大的利用價值，有幾臺電腦就可以了，沒有必要加強(qiáng)檔案建設(shè)。正是這種誤區(qū)使得機(jī)關(guān)檔案管理工作跟不上時展的腳步，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。2.檔案管理工作難度加大。目前，缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，辦公軟件多種多樣，各個機(jī)關(guān)的辦公軟件各不相同，給文檔收集帶來一定的困難。受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響，檔案的形成、載體和內(nèi)容，都趨向于多元化，這使得傳真件與修改稿數(shù)量不斷增加。檔案難保存的問題依然突出，由于科技發(fā)展迅速，各類軟件與硬件更新?lián)Q代相當(dāng)快，給檔案工作造成不小困擾。3.檔案管理人員素質(zhì)不高。人才的素質(zhì)影響到檔案管理的水平，影響著檔案管理工作的發(fā)展。首先，在檔案管理中，具有專業(yè)學(xué)科水平的工作人員較少。在檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢下，現(xiàn)有人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需求。其次，對檔案管理人員的培訓(xùn)數(shù)量，屈指可數(shù)，寥寥無幾，導(dǎo)致檔案管理人員管理水平跟不上社會發(fā)展的步伐。思想觀念落后，在開展工作時默守陳規(guī)，生搬硬套老辦法，缺乏創(chuàng)新意識。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理的措施

1.健全制度，規(guī)范行為?？茖W(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，能夠推動檔案管理水平不斷提高。檔案管理既要促進(jìn)檔案管理體系更具科學(xué)性，還要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。二者有機(jī)結(jié)合，可以為檔案管理工作持續(xù)地發(fā)展提供很好的保證，能夠有效降低檔案管理的隨意性。首先，機(jī)關(guān)單位要建立由專職檔案人員專門從事檔案管理的機(jī)制，創(chuàng)造性地結(jié)合實(shí)際工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理。其次，要進(jìn)一步加大檔案的歸檔范圍，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，做到工作中的每個環(huán)節(jié)都有明確的要求，減少相互推諉、不作為等不良現(xiàn)象的發(fā)生。另外，還要完善檔案收集制度，充分調(diào)動工作人員的積極性，提高資料收集的效率，更好地開展檔案管理工作。2.拓寬服務(wù)領(lǐng)域。為大眾服務(wù)是機(jī)關(guān)檔案管理的主要職能。這就需要機(jī)關(guān)單位創(chuàng)新服務(wù)手段和拓寬服務(wù)領(lǐng)域，最大限度地發(fā)揮檔案的使用價值。隨著社會的發(fā)展，檔案服務(wù)開始面向社會，檔案信息也越來越能滿足綜合性需求和滿足社會各方面的發(fā)展需要。拓寬服務(wù)領(lǐng)域，對于提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量而言，有著極為重要的意義。3.提升檔案管理人員能力。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，機(jī)關(guān)檔案多以視頻、圖形、圖像的形式存在，對檔案管理工作人員提出了更高的要求。這需要加強(qiáng)對機(jī)關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)，進(jìn)一步提高工作人員的素質(zhì)，尤其是加強(qiáng)檔案人員計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，為檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化科學(xué)管理打下基礎(chǔ)。要不斷總結(jié)探索檔案管理工作中的規(guī)律，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，進(jìn)一步推動檔案管理水平的提高。檔案信息化管理已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢。信息技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理工作效率大大提高，提升了檔案信息資源的利用率，給人們以極大的便利，能夠有效實(shí)現(xiàn)其為人民、為社會服務(wù)的功能。

作者:胡永喜 單位:山東省棗莊市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會計(jì)劃生育宣教中心