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1工程建設(shè)項目檔案的特點

項目檔案是基本建設(shè)項目檔案或重大(重點)建設(shè)項目檔案的簡稱，它是企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、改建、維修及建設(shè)、管理過程中形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的項目文件材料總稱，它是檔案大家族當(dāng)中的一大門類，是國家檔案資源建設(shè)中的重要組成部分。包括建設(shè)項目的新建、擴建、改建和技術(shù)改造等項目。工程檔案具有如下特點：一是時間跨度比較長。以我公司靖西二線輸氣管道工程為例，當(dāng)初的建設(shè)周期為7年(2003—2009年)，而工程檔案管理周期將地質(zhì)勘探階段包括在內(nèi)整整10年時間(2000—2010年)。二是所涉及的專項報告多。如我公司靖西二線輸氣管道工程檔案涉及地震、地災(zāi)、環(huán)評、水保、考古、防洪、遙感、安評等。三是檔案種類多，數(shù)量比較大，而且載體形式也多種多樣。如我公司靖西二線工程建設(shè)檔案包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案以及實物檔案等種類，載體形式有紙質(zhì)、磁帶、光盤、硬盤、照片、探傷光片等。四是參與建設(shè)的單位多。一般的工程項目，根據(jù)管線長度的不同分為若干個合同標(biāo)段，并且由包括數(shù)字化管道建設(shè)單位等多個不同的施工單位負責(zé)施工，另外還有設(shè)計、勘察、檢測及監(jiān)理單位和政府質(zhì)量監(jiān)督部門的共同參與。

2工程檔案管理中普遍存在的問題

2．1工程檔案宏觀管理上普遍存在“重工程建設(shè)、輕檔案管理”的思想觀念，大部分的工程在即將竣工或投產(chǎn)時，才將檔案資料納入議事日程；在這種情況下，項目竣工后，完全依靠檔案管理部門基本不懂施工現(xiàn)場實際情況的檔案管理人員，完成整個工程檔案資料的收集、整理、分類、立卷和歸檔等一系列工作，使得最終形成的檔案就脫離了工程實際，且不能保證檔案的齊全和完整性。

2．2工程檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，未能將項目形成的檔案進行開發(fā)和編研工作，使得檔案失去了它們應(yīng)有的價值。像我公司的檔案室，一直以來只是機械的收集、存放檔案，最終檔案室只當(dāng)作資料的借閱部門。

2．3檔案管理手段落后，保護設(shè)施不完善，多數(shù)檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統(tǒng)、快速、高效的信息化的管理手段。

2．4檔案實體管理是檔案管理工作的重點，普遍存在檔案管理人員不深入現(xiàn)場，頻繁變動，對工程整個建設(shè)過程沒有系統(tǒng)的概念和理解，使得最終形成的項目實體檔案資料存在以下問題：①收集不齊全，存在丟失現(xiàn)象；②檔案整理與工程建設(shè)不同步進行，在項目驗收前才進行突擊整理：③接收人員對檔案審查把關(guān)不嚴(yán)格，由于設(shè)計變更、圖紙版本不同、數(shù)據(jù)及工程量的改變引起的圖實不符等，均在大量的檔案資料中存在；④缺少原件，簽字和蓋章手續(xù)不齊全以及字跡不清、污損和復(fù)寫資料等無效文件也很普遍；⑤忽視錄音、錄像、照片等非紙質(zhì)檔案的收集、整理；(忽視了檔案本應(yīng)具體的實用內(nèi)容及齊全、完整性，片面追求格式裝訂、盒脊表面形式，不利于日后檔案的查詢、利用。

3做好工程檔案管理的對策和方法

3．1組織協(xié)調(diào)，發(fā)揮龍頭作用

建設(shè)單位要積極履行牽頭、抓總的職責(zé)，按照項目法人責(zé)任制的要求，在項目檔案工作中積極組織、協(xié)調(diào)本單位和參建各方的項目檔案工作，檢查、指導(dǎo)本單位和參建各方按照國家相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)及時制定項目檔案工作的管理制度和統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并將項目檔案工作納入項目工作計劃和項目法人責(zé)任制、招標(biāo)投標(biāo)制、工程監(jiān)理制以及合同管理制的相關(guān)條款之中：構(gòu)建項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，建立切實有效的歸檔考核措施：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律法規(guī)，強化檔案管理機構(gòu)作為公司全面負責(zé)項目檔案工作的重要職責(zé)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，認(rèn)真依法履行對公司內(nèi)各部門、各單位以及直屬單位項目檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé)，督促、指導(dǎo)各部門、各單位文件材料的形成、積累和歸檔工作，從制度上、組織上規(guī)范全公司系統(tǒng)的項目檔案工作。

3．2提前控制，實施同步管理

檔案管理工作要與項目建設(shè)同步進行，項目申請立項時，項目建設(shè)單位的相關(guān)部門即應(yīng)開始進行文件材料的積累、整理、審查工作，項目竣工驗收時同步完成文件材料的歸檔和驗收工作。建設(shè)單位把項目檔案工作納入項目的管理程序，將項目檔案工作的要求貫穿于立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收全過程的各個環(huán)節(jié)，是保證項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的重要措施，這是目前我國家行業(yè)、項目建設(shè)單位做好項目檔案工作的一條成功經(jīng)驗。堅持同步管理，提前介入項目管理，是項目建設(shè)單位檔案部門的重要工作內(nèi)容之一，檔案部門要結(jié)合項目建設(shè)的特點，及時了解國家、行業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，掌握文件材料的形成規(guī)律，明確各部門、環(huán)節(jié)、階段應(yīng)歸檔的項目文件材料范圍，同時提出具體整理要求，并按時參加項目的開工交底、階段檢查、設(shè)備開箱驗收、交工驗收、竣工驗收，把好項目建設(shè)各個環(huán)節(jié)形成的項目文件材料，避免項目檔案工作的被動和滯后，確保項目檔案成套性，準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的質(zhì)量要求。

3．3納入合同條款，進行有效監(jiān)管和控制

合同是約束項目雙方的法律依據(jù)，將項目檔案工作納入合同管理是進行可控規(guī)范項目檔案工作最起效和實用的辦法之一。我省已經(jīng)竣工的西漢高速公路、成陽機場二期工程、韓城二電等一大批重點建設(shè)項目，在項目檔案工作中都較好地實施了合同管理，合同文本中有關(guān)項目檔案工作方面的條款詳細、具體，明確項目參建各方的違約責(zé)任，有些項目單位在合同中還明確提出了項目檔案在工程質(zhì)量保證金中所占的比例和數(shù)量，同時要求檔案管理人員要參與合同中關(guān)于竣工檔案資料乙方相關(guān)條款的起草，在施工過程中還參與工程進度款項的支付控制，使項目檔案工作真正具有了一定剛性約束力。

3．4創(chuàng)新管理模式，實施文檔一體化管理

在項目建設(shè)過程中，使項目所有文件材料的收發(fā)歸口統(tǒng)一管理，在項目開工建設(shè)前，針對具體項目建立檔案編號體系，將文件材料管理與檔案管理有機地結(jié)合起來，進行全方位的標(biāo)準(zhǔn)化、一體化管理。對暫時不具備文檔一體化管理的項目，要及時將項目建設(shè)各環(huán)節(jié)、各階段所形成的文件材料、圖樣目錄錄入微機，實施紙質(zhì)、電子文件的“雙套制”管理，項目竣工驗收后一并移交建設(shè)單位的檔案部門。

3．5不斷提高項目建設(shè)單位檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

項目檔案工作專業(yè)性較強，近些年來國家又陸續(xù)頒布、修訂了不少項目檔案工作的行業(yè)規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，這些規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容新、要求多，項目建設(shè)單位一定要認(rèn)真對待，不斷開拓思路，積極為檔案專、兼職人員創(chuàng)造必要的學(xué)習(xí)平臺，強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加交流，不斷提高項目建設(shè)單位檔案專(兼)職人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合管理水平。

4結(jié)束語

建設(shè)單位要轉(zhuǎn)變項目管理觀念，統(tǒng)籌安排，統(tǒng)一考慮項目建設(shè)的每一個環(huán)節(jié)，真正做到檔案資料的收集與工程建設(shè)同步進行。建立健全檔案管理的工作體制，加強項目檔案管理培訓(xùn)工作，并將其滲透到相關(guān)部室及每個施工技術(shù)人員的思想觀念中，在項目管理中逐步重視檔案管理工作。檔案管理人員要掌握檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的實質(zhì)，深入現(xiàn)場，結(jié)合實際靈活處理，使標(biāo)準(zhǔn)更貼近于實際。只有這樣，工程項目檔案管理工作才能做的更好。