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一、關(guān)于檔案館的管理跨度問題

最近，上海石化體制轉(zhuǎn)換后把原總廠一分為二，重組為上海石油化工股份有限公司和中國石化上海金山實業(yè)公司兩大塊.原總廠檔案館也成為股份公司下屬的一個二級單位，即“上海石油化工股份有限公司檔案館”.筆者認為，檔案館作為股份公司的一個二級單位未嘗不可，但兩公司應(yīng)聯(lián)合發(fā)文，明確其在業(yè)務(wù)上保留原總廠檔案館對上海石化各單位的檔案及檔案工作的管理和監(jiān)督的職能.否則，一個二級單位無權(quán)干涉另一個二級單位的業(yè)務(wù)工作，所以，檔案館的名稱似應(yīng)改作“上海石化檔案館”為妥，其理由有以下幾點:

1.目前稱為“上海石油化工股份有限公司檔案館”，若無特殊規(guī)定，其管理職能最多只能是管理和監(jiān)督股份公司各機關(guān)及下屬二級單位的檔案和檔案工作，無權(quán)管理和監(jiān)督上海金山實業(yè)公司和地區(qū)的檔案和檔案工作.

2.從歷史和現(xiàn)實來看，原總廠檔案館已經(jīng)收藏了上海石化所有大、中型項目的基本建設(shè)檔案和技術(shù)措施項目的檔案材料以及原總廠機關(guān)各處室建廠以來文書檔案和會計檔案材料。從一個地區(qū)、一個立檔單位保存檔案的完整性和系統(tǒng)性的要求來看，今后股份公司和實業(yè)公司機關(guān)各處室的文書檔案和會計檔案也應(yīng)統(tǒng)一歸到檔案館為妥。

3.從發(fā)展的觀點看，石化地區(qū)有發(fā)展成為上海市一個區(qū)或二級市的可能.現(xiàn)在已經(jīng)有這么一個初具規(guī)模、具有一定保管條件的檔案館，如果僅僅保管股份公司的企業(yè)檔案，不充分發(fā)揮其作用，而再去造第二個檔案館來保存其他檔案，這是不大可能和不現(xiàn)實的，對國家和企業(yè)來說也是一種莫大的浪費.鑒于以上幾方面的原因，檔案館的名稱應(yīng)稱“上海石化檔案館”為好，可以行使其對上海石化兩公司和地區(qū)所有檔案和檔案工作的管理和督導(dǎo)的職能.

二、關(guān)于檔案兩級節(jié)理體制問題

上海石化是一個特大型化工化纖聯(lián)合企業(yè)，規(guī)模龐大，專業(yè)性強，又是集生產(chǎn)生活于一體.為維護“安全、穩(wěn)定、長周期、滿負荷、優(yōu)質(zhì)”的生產(chǎn)秩序和方便其它活動的箱要，原總廠的檔案管理體制由總廠檔案館和二級單位檔案科(室)組成，有的檔案沒有集中到檔案館，由下屬二級單位檔案科(室)保存和提供利用.多年的工作實踐證明，這種管理模式是適合本地區(qū)的企業(yè)特點和地區(qū)環(huán)境特點的，是行之有效的.符合我國檔案事業(yè)以檔案室為墓礎(chǔ)，以檔案館為主體的一貫方針.但是，總廠檔案部門多年來接收進館的檔案門類和提供利用的實際情況表明，這種管理模式和進館檔案范圍有以下幾個方面需要改進:首先要精簡人員和減少重復(fù)勞動.當(dāng)前，受市場經(jīng)濟條件的制約，企業(yè)為了減少成本支出，梢簡管理機構(gòu)和管理人員已成必然，檔案部門也不例外.但檔案集中統(tǒng)一管理的原則不能變，否則，檔案的收集保管就不完整不齊全，國家和企業(yè)就會受到不必要的報失.為了兼顧這兩方面的關(guān)系，檔案館和二級單位的檔案機構(gòu)要充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，揚長避短，以達到既精簡了人員，又不影響整體檔案工作的目的.拿石化檔案館來說，其管理手段、現(xiàn)代化設(shè)備的擁有程度及存放保管檔案的條件等方面所占有的優(yōu)勢是二級單位的檔案機構(gòu)無法比擬的，其館藏檔案的種類和內(nèi)容的豐富性也超過任何一個二級單位的檔案科(室)，但由于它遠離二級單位.而且館藏的很大一部分檔案和二級單位檔案科(室)的庫藏檔案重復(fù)，所以，在檔案信息的提供利用方面.檔案利用率又遠不及二級單位的檔案部門，不如他們更貼近生產(chǎn)、貼近生活和貼近檔案利用者。但是，每年重復(fù)的檔案材料還在不斷地進館，不僅浪費了人力財力，還縮小了檔案館庫房存放檔案的空間.所以，筆者認為，石化檔案館可充分利用其得夭獨厚的先進的縮徽設(shè)備和計算機輔助檔案管理系統(tǒng)及M:一此自動檢索吊卡系統(tǒng)，將二級單位檔案部門以藍圖形式移交的基建項目檔案和引進設(shè)備技術(shù)檔案的復(fù)份，改成以縮徽膠卷的載體形式進館。當(dāng)然，為了使檔案材料發(fā)揮名符其實的依據(jù)作用和憑證作用，二級單位的檔案部門應(yīng)及時向檔案館移交一份這方面的材料，使館藏檔案始終能夠圖物相符。同樣道理，二級單位將需永久保存的文書檔案和會計檔案的案卷在衣單位檔案部門保存若干年后也移交給檔案館，本單位只要保存一份移交清單和卷內(nèi)全引目錄就可以了。

這樣，避免了大t檔案材料整理和保管工作的重復(fù)勞動.檔案館及二級單位檔案部門的管理人員就可適當(dāng)精簡，而且可以集中較多的精力來抓好檔案現(xiàn)代化管理的墓礎(chǔ)工作和檔案信息資諫的開發(fā)利用工作，使更多的死檔案材料變成促生產(chǎn)經(jīng)營、創(chuàng)經(jīng)濟效益的活的信息資源，以達到優(yōu)化館藏(庫藏)，服務(wù)于經(jīng)濟、服務(wù)于社會的根本目對。關(guān)于改進檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)問題。多年來.店總廠檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門在上海市檔案局業(yè)務(wù)部門的直接領(lǐng)導(dǎo)下，對二級單位檔案科(室)的檔案管理工作，特別是企業(yè)檔案管理升級等方面做了許多有成效的指導(dǎo)幫助工作，加上墓層檔案科(室)專、兼職檔案干部辛勒的勞動，使上海石化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和檔案管理工作有今天這樣比較扎實的基礎(chǔ)和較好的社會信譽.但是應(yīng)該看到過去的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作往往依樸毛右攻手段進行.雖然《檔案法》宣傳周也進行過幾次，但離依法治檔的要求還存在著一定的距離，某些基層領(lǐng)導(dǎo)的法制觀念和檔案意識還比較淡薄.所以，有的單位的檔案工作就形成步履艱難的局面，上面推一葉，下面動一動，不推則不動，缺乏自我發(fā)展的意識.因此，筆者認為，今后檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，首先要放在宣傳和執(zhí)行檔案法制上.要將檔案工作納入法制建設(shè)軌道作為依法治檔的基本條件.在制訂、修改、完善檔案管理的各類規(guī)章制度時，必須以《檔案法》和《檔案法實施辦法》為依據(jù).結(jié)合上海石化的具體情況，制訂出切實可行的規(guī)章和業(yè)務(wù)規(guī)范，來指導(dǎo)和監(jiān)督基層單位的檔案工作，做到“宏觀管住，微觀搞活”，統(tǒng)一石化各荃層單位檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)規(guī)范。這樣，就能優(yōu)化進館前的各類檔案一方面可以減少進館后的重復(fù)整理工作，另一方面可以為檔案現(xiàn)代化管理和計算機自動檢索做好超前準(zhǔn)備，也為檔案工作的最終目標(biāo)—提供利用打下良好的基礎(chǔ)，為今后在石化地區(qū)建立專業(yè)化、一體化的檔案信息系統(tǒng)和檔案、圖書、情報一體化信息系統(tǒng)做好準(zhǔn)備。

總之，正處于機制轉(zhuǎn)換之際的上海石化檔案管理，給檔案部門和檔案工作者帶來的問題是十分復(fù)雜的，這既是機遇又是挑戰(zhàn).在以經(jīng)濟建設(shè)為中心，多種經(jīng)濟體制并存，政企暫時并存的石化城，如何發(fā)展石化的檔案事業(yè)和建設(shè)有上海石化特色的社會主義檔案事業(yè)的確是一個值得探討的而且具有現(xiàn)實意義和厲史意義的課題。筆者發(fā)表以上拙見，只不過是拋磚引玉，目的在于引起有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和同仁的思考，以期共同把上海石化的檔案工作水準(zhǔn)推上一個新的臺階。