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一、增強(qiáng)學(xué)校整體的檔案意識(shí)

檔案行政管理部門應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)中等專業(yè)學(xué)校檔案工作的引導(dǎo)與指導(dǎo)，讓全校整體形成檔案意識(shí)，從思想上充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。檔案管理是學(xué)校整體工作的有機(jī)組成部分，學(xué)校的每個(gè)部門，每個(gè)工作人員，甚至每個(gè)學(xué)生都會(huì)與之發(fā)生聯(lián)系，其重要程度不亞于學(xué)校的其他行政管理工作。檔案是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)校的歷史、認(rèn)識(shí)學(xué)校的現(xiàn)在的最重要的工具，檔案是教職工適應(yīng)學(xué)校的最有效途徑，檔案是招聘單位了解一個(gè)學(xué)生的基本資料。要達(dá)到這些目的，學(xué)校應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)重視開(kāi)始，制定一系列的規(guī)章制度，讓各個(gè)部門、各個(gè)工作人員都有明確的檔案意識(shí)，做好檔案管理的第一步。

二、完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建立，加強(qiáng)硬件配置

近年來(lái)，中等專業(yè)院校的重要性越發(fā)顯著，其綜合辦學(xué)條件有所改善，硬件設(shè)施也越來(lái)越健全，但是由于檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施一直沒(méi)有較大的改進(jìn)，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施越來(lái)越無(wú)法與學(xué)校綜合建設(shè)形成很好的配合。檔案管理硬件設(shè)施的不完善造成了極大的人力物力的浪費(fèi)，增加了檔案管理的難度，導(dǎo)致檔案的在收集和傳遞的過(guò)程中嚴(yán)重失真，甚至對(duì)教學(xué)工作也帶來(lái)很大的沖擊。因此我們?cè)谶M(jìn)行學(xué)校綜合基礎(chǔ)設(shè)施的改進(jìn)過(guò)程中，也應(yīng)該把加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建立提上日程，為檔案管理營(yíng)造良好的環(huán)境，讓檔案管理人員的才能以及專業(yè)素養(yǎng)得到更好的發(fā)揮。當(dāng)然要適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)的日新月異，新時(shí)期的中等專業(yè)院校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，還應(yīng)該建立合理的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，充分將科技運(yùn)用于檔案管理當(dāng)中，通過(guò)選擇合理的技術(shù)路線來(lái)推動(dòng)自動(dòng)化。檔案的信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，是提高檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)和減小檔案失真可能性的重要手段，更是與現(xiàn)代化的專業(yè)檔案管理人員的教育接軌的重要途徑。當(dāng)然檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)也不是一蹴而就的，其中必然會(huì)遇到諸多的矛盾與問(wèn)題，我們應(yīng)當(dāng)將積極進(jìn)取、開(kāi)拓創(chuàng)新的思想運(yùn)用于學(xué)校的檔案管理中，著眼于提高系統(tǒng)的整體水平，有重點(diǎn)的抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，慎重選定適合本學(xué)校的技術(shù)路線，實(shí)事求是一步步改進(jìn)管理體制。

三、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

隨著當(dāng)代科技的日新月異，許多學(xué)校已經(jīng)開(kāi)出了檔案管理學(xué)、圖書(shū)館管理學(xué)等學(xué)科來(lái)培養(yǎng)專業(yè)的高素質(zhì)的檔案管理人員。隨即檔案管理也對(duì)其工作人員提出了新的更高的要求。首先，檔案人員要有一定的文化水平和駕馭文字的能力，檔案大部分是文字類型的信息，要做好檔案管理的工作，檔案管理人員要能用文字與各部門交流，才能收集到全面正確的檔案信息；要能理解自己所搜集的檔案，才能夠完成對(duì)檔案管理在檔案收集之后的后續(xù)工作，例如整理、分類、編目等等。其次，要熱愛(ài)學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理工作充滿熱情，無(wú)論在何種行業(yè)，從事什么工作，光是有完成任務(wù)的心都是不夠的，要不斷地學(xué)習(xí)新的知識(shí)，要熱愛(ài)你的工作才能夠好的完成一項(xiàng)工作，這在檔案管理工作中尤為重要，否則很容易因?yàn)檎炜菰锏孛鎸?duì)檔案而產(chǎn)生應(yīng)付的心理，加之現(xiàn)代科技發(fā)展迅猛，不斷學(xué)習(xí)才能適應(yīng)工作甚至事半功倍，否則容易被工作所淘汰。最后，檔案管理工作人員要有一定的科研能力，檔案的管理并不僅僅是將檔案整理好而已，還需要從大量的檔案研究整理中發(fā)現(xiàn)并撰寫(xiě)出有用的報(bào)告，將檔案充分運(yùn)用與學(xué)習(xí)和教育中。

四、加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

重視檔案資源的開(kāi)發(fā)利用不僅是檔案管理的結(jié)果，也是檔案管理的起點(diǎn)，只要將檔案資源更好地利用于教學(xué)和科研服務(wù)，必然會(huì)引發(fā)對(duì)加強(qiáng)檔案管理的要求。許多學(xué)校檔案管理只是流于形式，平時(shí)不積極管理檔案，當(dāng)需要使用時(shí)再花費(fèi)大量的人力物力來(lái)采集匯總。其實(shí)檔案資源具有極大的利用價(jià)值，并不僅僅是用來(lái)應(yīng)付教學(xué)評(píng)估等工作的工具。充分利用教學(xué)資源中的各種檔案，可以為教學(xué)管理提供經(jīng)驗(yàn)和依據(jù)，提高教學(xué)管理水平；可以為科研提供豐富的原始資源，節(jié)省科研的時(shí)間，提高科研的有效性；可以為教學(xué)提供豐富的資源，讓教師教學(xué)有據(jù)可循。五、結(jié)語(yǔ)總之，學(xué)校應(yīng)針對(duì)新時(shí)期中等專業(yè)學(xué)校的檔案管理的現(xiàn)狀和存在的缺陷進(jìn)行合理的改革，加強(qiáng)和優(yōu)化檔案的管理工作，努力提高檔案的管理水平，發(fā)揮檔案資源的重要價(jià)值，從而完善對(duì)新時(shí)期中等專業(yè)學(xué)校檔案的管理。

作者：常暉單位：吉林省延邊朝鮮族自治州體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校