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一、技工學校檔案工作的重要性和必要性

1.技工學校檔案工作內容和特點

我國技工教育承擔著培養(yǎng)和造就一支專業(yè)技能強、技術過硬的工人隊伍的光榮使命，它在我國國民經(jīng)濟發(fā)展中具有十分重要的作用。由于技工學校的教育不同于大學、中專的教育，更不同于普通中學的教育，技工學校的學生在學校學習過程中，既要學會一定的技術理論知識，又要掌握一定的實際操作技術，這是技工學校區(qū)別于其他類型學校的一個重要標志。它有著自身的規(guī)律和特點，因此，我們要不斷總結經(jīng)驗，從工作實踐中探索適合技工學校的檔案管理模式，科學有效地管理學校檔案資料，為日后查考、借鑒和充分利用檔案做好基礎工作。學校檔案工作是指學校檔案室從事的一項檔案專業(yè)的業(yè)務管理工作，即用檔案管理的原則和科學方法管理學校日常工作中產生的檔案，為黨和國家及學校教育事業(yè)的發(fā)展提供借鑒和參考作用的專業(yè)性工作。檔案工作的基本內容主要包括：對檔案的收集、整理、鑒定、編目與檢索、保管、統(tǒng)計、編研和利用工作。檔案工作是由相對穩(wěn)定的各個環(huán)節(jié)工作組成的有機整體，各個環(huán)節(jié)工作之間互相制約，互相促進，應該嚴格遵循各個環(huán)節(jié)之間相互關系的規(guī)律性，科學規(guī)范地開展檔案管理工作，不能以人的主觀意識隨意破壞或改變各個環(huán)節(jié)的程序。從其工作特點說：檔案管理與其他文獻及圖書管理有相同和近似的特點，都具有對信息的儲蓄、加工、輸入、輸出的傳輸信息的控制系統(tǒng)。但是檔案工作又有獨有的特點：

（1）檔案資源形成和積累過程的緩慢性。

（2）檔案管理活動過程的階段性。

（3）檔案管理對檔案形成部門的依附性。

（4）檔案的保密性、對社會的相對封閉性。

2.檔案的定義及技工學校檔案的內容

檔案是機關、組織和個人社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。技工學校檔案是學校在教育、教學和科研實踐活動中的原始記錄。它客觀地反映著學校教育教學工作的歷史發(fā)展過程，又是學校廣大教師在教育教學實踐活動中的智慧結晶，它的主要內容包括學校的文件資料管理、校園文化教育建設、教學科研成果、技能實訓考核、招生入學和學籍管理、畢業(yè)就業(yè)管理、財務賬目管理、國資財產管理、教學設備管理及職業(yè)技能培訓、技能等級鑒定、特種作業(yè)安全培訓和測評考務管理等方面的實踐過程中、形成的大量檔案資料。

二、學校檔案以教學、教務檔案為重點管理

1.學校教學檔案的重要性

主要表現(xiàn)在學校教學檔案管理是學校教學管理的重要組成部分，它反映著學校工作的歷史發(fā)展過程，同時又是教學工作的信息庫。做好這項工作，便于學校領導了解學校面貌，了解各屆、各班的教學質量，掌握學校歷史發(fā)展進程中各種重大措施及其落實情況，掌握教師和學生學習情況的各種數(shù)據(jù)。這些原始檔案材料是學校做出決策，制定規(guī)劃，科學管理教學的重要依據(jù)；也是學?？偨Y經(jīng)驗、吸取教訓、進行教學研究、提高學校管理水平的重要基礎材料。

2.教學檔案的基本內容

包括國家及上級主管部門的條例、法令、文件，各項教學計劃，各種教學大綱，以及本校歷年的教學進程計劃、總課表、學期授課計劃、教師進修計劃、教學質量提高計劃、課外活動計劃、各種教務行政統(tǒng)計資料、教學工作總結、各班成績統(tǒng)計匯編、試卷分析報告、試題匯編、學校考勤材料、升級、留級、試讀情況記載、教師逐年工作量匯總表等。

3.學校教務檔案：

包括以下幾個方面內容：

（1）學生名冊。其中包括學生的姓名、性別、年齡、民族、家庭出身、政治面貌、家庭地址、入學成績、畢業(yè)分配情況等內容。必須每班一冊，每冊第一頁要有綜合性材料。

（2）學生學籍檔案。每個學生應有戶頭，記載該生基本情況，其中包括學習情況、獎懲情況、學籍登記情況以及畢業(yè)生登記表等。

（3）教師業(yè)務檔案。包括教師基本情況、來校時間、歷年任課情況、教學效果、科研及科研成果、歷年進修計劃考核情況、技術職稱的晉升記錄，及編寫教材、教學參考資料的記錄等。

（4）教學改革方面的有關資料。包括學校各種教學改革方案、改革經(jīng)驗及教育教學科研工作總結等。

三、計算機的應用對學校檔案工作的影響

1.加強技工學校檔案現(xiàn)代化基礎建設

我校近年來在信息化技術普及中，計算機應用到各部門的日常工作中。政府加大對技工學校教育、教學基礎建設的投入力度，分別新建并投入使用多媒體教學、數(shù)控車床實訓、數(shù)控機電實訓及計算機辦公自動化等教學設備。學校財務管理、技能創(chuàng)業(yè)培訓、職業(yè)鑒定、特種作業(yè)安全培訓等部門先后與上級業(yè)務部門建立互聯(lián)網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)，使學校的教育質量和工作效率得到極大的提高。同時，有很多部門的文件在計算機上產生，在網(wǎng)絡上進行處理，因此，產生大量電子文件。經(jīng)過檔案人員的收集、整理、鑒定、著錄等歸檔的各環(huán)節(jié)工作，形成日后具有重要參考價值和憑證作用的電子信息檔案。

2.提高學校檔案管理工作效率

進行現(xiàn)代化管理的不斷改進和創(chuàng)新，使檔案工作的效率得到全面提高。在檔案管理工作實踐中，先進的檔案管理技術模式與傳統(tǒng)的手工管理技術模式無法比擬的優(yōu)越性被充分體現(xiàn)出來，如檢索目錄迅速、查找檔案便捷、可靠性高、存儲量大、保密性強、檔案壽命長、成本低廉等。這些優(yōu)勢能極大地提高檔案管理工作效率及檔案利用工作的水平，也是檔案專業(yè)部門科學化、正規(guī)化管理，與世界先進的檔案科學管理技術接軌的重要條件；同時，也是擺在我們新時期檔案工作者面前新的研究課題。我們要不斷充實專業(yè)知識，用積極的工作態(tài)度滿足新時期檔案管理工作的新要求。

四、做好電子文件的保管工作和加強學校檔案工作的對策及建議

電子文件作為未來社會現(xiàn)行文件的主要形式，同時也是今后檔案部門接收的主要文件類型。做好電子文件的保管工作，對其長期保存和充分利用、延續(xù)數(shù)字時代人類的記憶有著重要的作用。下面談幾點做好學校檔案工作的建議想法及對策：

1.做好電子文件歸檔的技術處理工作

認真貫徹實施電子文件科學管理戰(zhàn)略。做好新型文件材料的歸檔工作是形勢所迫，這就要求檔案人員必須深入到現(xiàn)行文件領域中，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行科學指導，保護電子文件的原始記錄信息。同時，還要了解并記錄文件信息重新組合形式的詳細過程。采用先進的信息技術處理方法，將歸檔電子檔案管理好。

2.加強檔案專業(yè)人員隊伍建設

開展檔案管理專業(yè)知識培訓，提高檔案人員掌握并應用計算機先進技術的能力。主要包括信息處理技術、信息安保技術、整理排序技術、病毒防治技術等。單位領導掛帥，做好《檔案法》普及宣傳工作；加大檔案管理的基礎建設和經(jīng)費投入力度；建立完善的規(guī)章制度和業(yè)務考核機制；不斷提高檔案人員的綜合素質，以及現(xiàn)代化管理檔案的能力。總之，我們要在改革中求發(fā)展，發(fā)展中求生存，不斷學習新的科技知識，豐富自己的知識，逐步改善技工學校檔案管理工作，為經(jīng)濟建設和科學技術的發(fā)展，做出更大貢獻。

作者：王義勇單位：呼和浩特市技工學校