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一、當(dāng)前公路檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作還不夠規(guī)范完善

由于領(lǐng)導(dǎo)和職工對(duì)檔案管理工作的不重視，致使檔案工作人員缺乏應(yīng)有的教育培訓(xùn)，對(duì)新時(shí)期下的檔案管理知識(shí)掌握不足，這就導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)檔案收集不及時(shí)、整理不規(guī)范、保存不完整等情況。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案的檔號(hào)不規(guī)范，有的檔案沒有卷內(nèi)目錄，二是有的檔案卷內(nèi)標(biāo)題不規(guī)范，標(biāo)題題目與檔案內(nèi)容不一致；三是檔案案卷用紙不一致，不美觀。同時(shí)，由于當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理的載體發(fā)生了較大變化，由以往單純的紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案轉(zhuǎn)變。但當(dāng)前公路部門的檔案管理信息化水平還比較低，先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)沒有得到應(yīng)用，檔案整理、檔案檢索等工作依然靠手工工作為主，這就嚴(yán)重制約了檔案管理的質(zhì)量和效率。

（二）檔案管理工作體制機(jī)制不健全

雖然近年來(lái)公路部門建立了部分檔案管理制度，但這些制度仍然不夠健全完善，不能完全適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作要求。具體表現(xiàn)在：一是檔案收集制度不夠合理，導(dǎo)致檔案缺乏完整記錄，二是檔案保管制度不夠合理，基礎(chǔ)信息不全，甚至發(fā)生檔案損毀、遺失等嚴(yán)重影響檔案管理工作的不良現(xiàn)象，三是檔案利用制度不合理，很多檔案利用率低，沒有充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用和價(jià)值。

（三）檔案管理人員能力素質(zhì)比較低

由于公路部門對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，很多單位選擇聘用人員從事檔案管理工作，這部分人員并未接受過(guò)專門的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理知識(shí)比較缺乏，他們?cè)跈n案管理工作中大多進(jìn)行照搬照抄，這就導(dǎo)致其整理出來(lái)的檔案缺乏實(shí)用性，檔案整體規(guī)范性不足，致使檔案使用價(jià)值不高。同時(shí)，部分檔案的檔案管理人員雖然是正式職工，但只是把檔案工作作為一種附屬工作，工作中缺乏積極性和主動(dòng)性，導(dǎo)致工作效率低下。再加上這些人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平普遍不高，完全不能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的新要求。

二、做好新形勢(shì)下公路檔案管理工作的對(duì)策措施

（一）提升思想認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化檔案管理工作科學(xué)化水平

公路部門的領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工要從根本上重視檔案管理工作，要健全檔案管理責(zé)任制，將責(zé)任落實(shí)到人，檔案管理工作的哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題，就由哪個(gè)部門承擔(dān)責(zé)任，嚴(yán)格追究問(wèn)責(zé)，確保提升檔案管理工作的責(zé)任感和緊迫感。要嚴(yán)格責(zé)任追究制度，對(duì)于違反檔案管理工作規(guī)定的人員，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度，進(jìn)行有關(guān)處罰。同時(shí)，要強(qiáng)化檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提升其專業(yè)技術(shù)水平，使其業(yè)務(wù)層次更高、職業(yè)精神更強(qiáng)，對(duì)國(guó)家的檔案管理政策法規(guī)更加熟悉、準(zhǔn)確把握，以不斷適應(yīng)新形勢(shì)下公路檔案管理行業(yè)的不斷發(fā)展變化。

（二）充分利用現(xiàn)代技術(shù)，強(qiáng)化檔案管理工作信息化水平

當(dāng)前，多媒體技術(shù)已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)逐步落實(shí)到具體的檔案管理工作中，構(gòu)建起較為完備的檔案管理系統(tǒng)。在公路部門職責(zé)任務(wù)更加繁重的今天，計(jì)算機(jī)作為一種高效處理大量信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具，逐步通入了檔案管理工作的全過(guò)程，這就導(dǎo)致檔案管理載體平臺(tái)發(fā)生了顯著變化，原來(lái)以紙質(zhì)檔案為主的情況得到很大改善，已經(jīng)演變?yōu)榧堎|(zhì)檔案與光盤、磁盤并存的情況，特別是隨著掃描技術(shù)以及電腦介質(zhì)的逐步豐富，檔案的信息存儲(chǔ)量日益增大，檔案的開發(fā)利用速度明顯加快，公路部門的檔案直觀性、選擇性得到加強(qiáng)。多元化的信息使得公路檔案處理更加數(shù)字化，檔案收集、傳遞等更加智能化、網(wǎng)絡(luò)化，這就對(duì)當(dāng)前公路部門檔案管理提出了更高要求?？梢哉f(shuō)，有效的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)成為做好公路檔案管理工作的必要條件，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理后，檔案的信息輸入和數(shù)據(jù)收集、整理、著錄等一系列工作，變得更加易于操作。要把檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)作為一項(xiàng)大工程，深入細(xì)致的做好、做實(shí)，通過(guò)規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化的工作程序和工作方法，使基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理工作更加富有成效。總體來(lái)講，檔案管理信息化可以使公路部門更好的走向社會(huì)、走向大眾，更好的服務(wù)于交通事業(yè)和群眾生活。檔案管理信息化步伐加快后，可以直接降低檔案管理人員的工作量，擯棄以往繁重的手工操作，進(jìn)一步解放檔案管理人員，把有限的精力運(yùn)用到研究檔案工作的發(fā)展規(guī)律和檔案工作的水平提高上來(lái)，這有助于公路部門檔案管理水平的整體提高，促進(jìn)公路交通事業(yè)的良性發(fā)展，也有利于為相關(guān)部門提供準(zhǔn)確的決策依據(jù)，為廣大人民群眾提供各類服務(wù)。

（三）健全完善規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化水平

廣大公路系統(tǒng)檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的建章立制，不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化水平。一方面，要嚴(yán)格按照我國(guó)的《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，制定健全完善的檔案管理制度，對(duì)檔案管理的收集、歸檔、保管、保密、利用等各個(gè)方面，都做出詳細(xì)細(xì)致的規(guī)定，使檔案管理有法可依、有據(jù)可查。另一方面，要進(jìn)一步運(yùn)用比較先進(jìn)的檔案管理軟件，完善電子檔案管理，將紙質(zhì)檔案與電子檔案劃分嚴(yán)格的分類標(biāo)準(zhǔn)，使公路部門的檔案管理工作逐步向自動(dòng)化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。要逐步健全完善檔案管理機(jī)制，將先進(jìn)的檔案管理技術(shù)融合進(jìn)去，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的合理共存，促進(jìn)公路部門檔案事業(yè)的有序發(fā)展。從專業(yè)角度具體來(lái)說(shuō)，要嚴(yán)格公文的制發(fā)，這是確保公路部門檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)。公文的紙張要符合國(guó)家相關(guān)要求規(guī)定，做到尺寸統(tǒng)一、規(guī)范，排版橫寫橫排，統(tǒng)一在左側(cè)進(jìn)行裝訂。要嚴(yán)格公文簽發(fā)步驟，切實(shí)履行各層領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)手續(xù)，確保公文制發(fā)符合審批權(quán)限、公文標(biāo)題準(zhǔn)確，寫清主送單位和抄送單位等。同時(shí)，公文字跡要清晰，對(duì)于草擬的公文、正式的發(fā)文以及各種記錄、報(bào)表等，都要確保字跡清晰，有利于長(zhǎng)期保存使用。在行文時(shí)，要合理使用文種，規(guī)范行文格式，使用規(guī)范語(yǔ)句，確保能夠在下一步的運(yùn)用過(guò)程中順利檢索使用。要努力提高檔案的卷宗質(zhì)量，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵所在。要使用科學(xué)的立卷方式、方法，有利于檔案的分類和檢索，要注意檔案案卷的裝訂質(zhì)量，以利于檔案后期的規(guī)范化管理。

（四）提高管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理工作保障化水平

由于當(dāng)前公路系統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)生了較大變化，這就對(duì)廣大檔案管理人員的能力素質(zhì)提出了新的要求，原來(lái)的業(yè)務(wù)技能已經(jīng)不能完全適應(yīng)檔案發(fā)展的新形勢(shì)，提高檔案管理人員的能力素質(zhì)迫在眉睫。一方面，新時(shí)期、新形勢(shì)下的檔案管理人員要具備比較全面的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際能力，要切實(shí)樹立檔案管理信息化意識(shí)，能夠做到熟練操作計(jì)算機(jī)，熟悉了解網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。另一方面，要定期組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理基本知識(shí)，引導(dǎo)其學(xué)會(huì)運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，不斷提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。要切實(shí)提高檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高其責(zé)任感和緊迫感，真正做到愛崗敬業(yè)、堅(jiān)持原則、拼搏實(shí)干、無(wú)私奉獻(xiàn)，努力建立起一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)、有序開展提供堅(jiān)實(shí)的人才支持和智力保障。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，面對(duì)新形勢(shì)下的公路部門檔案管理工作，檔案管理人員責(zé)無(wú)旁貸。筆者相信，只要廣大公路部門進(jìn)一步更新觀念、理清思路，充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前公路檔案管理工作中存在的問(wèn)題，努力提升思想認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化檔案管理工作科學(xué)化水平；充分利用現(xiàn)代技術(shù)，強(qiáng)化檔案管理工作信息化水平；健全完善規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化水平；提高管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理工作保障化水平，就一定能夠扎實(shí)有效的做好檔案管理工作，確保檔案發(fā)揮出最大最好的作用和效益，更好的服務(wù)于公路部門發(fā)展、改革、穩(wěn)定大局。

作者：文靜單位：湖北省襄陽(yáng)市谷城公路管理局