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一、紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理階段

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，先進(jìn)的通信技術(shù)和計算機技術(shù)在我國得到了迅速發(fā)展，在計算機技術(shù)和通信技術(shù)飛速發(fā)展的基礎(chǔ)上，電子檔案管理方法在我國開始發(fā)展。在很長的一段時間內(nèi)，受到經(jīng)濟(jì)條件或者技術(shù)條件的限制，我國的許多高等院校在實施電子檔案管理的過程中遇到了挫折，例如，有的高等院校由于受到通信技術(shù)發(fā)展水平的限制而影響了采用電子檔案管理方法進(jìn)行高效檔案管理的具體實施；也有的學(xué)校受到計算機資源的限制，由于沒有足夠的計算機去從事教學(xué)工作，購買或者分配來的計算機被高效的其他教育項目占據(jù)，真正分到高校中專門從事檔案管理部門的計算機數(shù)量非常少，根本無法滿足龐大的檔案管理工作的要求等等各方面的原因，最終導(dǎo)致了我國紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理局面。

（一）紙質(zhì)檔案和電子檔案并存階段的檔案管理理念

在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，整合管理是此檔案管理階段最為主要的管理理念。所謂整合管理理念是指在高等院校進(jìn)行檔案管理的過程中，將檔案的紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行整合管理，使他們成為一一對應(yīng)的關(guān)系，由于以紙質(zhì)文件為材料的檔案管理和以電子形式保存的檔案管理方法各有優(yōu)劣點，以紙質(zhì)形式形成的檔案可以實現(xiàn)隨時隨地的查看，但是工作量比較大，只要檔案管理妥當(dāng)就不會存在文件丟失的情況；以電子檔案形式保存的檔案查閱起來非常方便，只需要在保存檔案的計算機中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索即可，省時省力，但是電子檔案的查閱必須由電力保障和計算機運行正常為前提。不同的檔案管理形式具有不同的優(yōu)缺點，在當(dāng)時我國在諸多原因的影響下，選擇了以紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理模式，將紙質(zhì)檔案和電子檔案一并進(jìn)行保存。在紙質(zhì)文件和電子文件并存的檔案管理階段，我國普遍的認(rèn)為紙質(zhì)檔案和電子檔案具有相同的價值和說服力，二者都被承認(rèn)，都可以作為證明自己的有效憑據(jù)。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的檔案管理階段主要采用的管理方式

“雙套卷”是在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中經(jīng)常出現(xiàn)的詞匯，所謂“雙套卷”是指電子檔案和紙質(zhì)檔案構(gòu)成的兩份相同的檔案信息。在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，在檔案管理方式上有兩種，一是將現(xiàn)有的人為書寫的紙質(zhì)檔案通過掃描儀等先進(jìn)設(shè)備轉(zhuǎn)化為計算機可以進(jìn)行識別和編輯的電子檔案；二是將已經(jīng)存儲在計算機中的電子檔案通過打印機等設(shè)備傳輸轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，供人們使用和保存。眾所周知，在我們的戶口管理過程中，我們每個人都會對應(yīng)一個號碼，這個號碼是一一對應(yīng)的也是唯一的，如果在戶口管理的過程中出現(xiàn)兩個人擁有相同的號碼則說明戶口在管理過程中出現(xiàn)了錯誤。同樣高等院校的檔案管理也是如此，每個高等院校的學(xué)生都對應(yīng)著唯一的檔案號碼，每個學(xué)生的檔案號碼是不變的，也就是說無論是采用電子形式保存的電子檔案還是以紙質(zhì)形式保存的檔案，其檔案號碼是一樣的，檔案的內(nèi)容信息也是完全吻合的，當(dāng)然由于紙質(zhì)檔案在制作過程中存在一定的滯后性，所以當(dāng)電子檔案和紙質(zhì)檔案存在微小的偏差時也是有可能的。

二、以電子檔案為主的檔案管理方式

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和信息化程度的不斷提高，我國的許多高等院校為了節(jié)省時間、提高辦公效率都建立了屬于自己的OA網(wǎng)和各式各樣的管理系統(tǒng)，例如財務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等。近幾年，隨著電子簽名技術(shù)的發(fā)展，以電子檔案為主的檔案管理方式正在迅速發(fā)展。在計算機技術(shù)和通信技術(shù)的大力支持下，我國的數(shù)據(jù)處理技術(shù)也取得了飛速發(fā)展。采用電子檔案為主的檔案管理形式可以將各個部門形成的檔案進(jìn)行匯總，具體來講就是每所高等院校都建有自己的檔案管理數(shù)據(jù)庫，當(dāng)分管部門對學(xué)生的檔案形成可靠的電子文件以后，可以通過本校的專用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將個人檔案發(fā)送到學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)管理庫中，實現(xiàn)檔案的匯總與融合。同時采用這種檔案管理形式，可以使學(xué)生的檔案在管理形式上統(tǒng)一化、正規(guī)化，在學(xué)校的檔案管理過程中，專門從事檔案管理工作的學(xué)校教務(wù)人員會對學(xué)生的檔案進(jìn)行實時監(jiān)控，統(tǒng)一管理，有效防止不法分子對既定的檔案進(jìn)行修改，使之失去建設(shè)意義。采用電子檔案為主的檔案管理方式在管理形式上主要是通過網(wǎng)絡(luò)交流，制作學(xué)生檔案的分管部門在檔案制作完成后將檔案文件通過某一接口將檔案傳送至固定的服務(wù)器，由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，上傳到服務(wù)器上的學(xué)生檔案被事先編制好的歸檔程序按照一定的規(guī)律進(jìn)行邏輯歸檔和物力歸檔，以確保電子檔案存放的完整性和規(guī)律性，便于需要提檔的學(xué)生進(jìn)行實時提檔。采用電子檔案的形式進(jìn)行檔案管理可以實現(xiàn)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上的及時提供和利用，檔案管理部門可以將制作好的檔案按照需要分發(fā)給學(xué)生，例如，當(dāng)我們快要大學(xué)畢業(yè)時，我們都需要擁有自己的成績單檔案，學(xué)校就會將我們的成績單逐個的發(fā)到我們的郵箱中供我們打印和使用。電子檔案具有快速、準(zhǔn)確的優(yōu)點，大大提高了我國高等院校檔案管理的效率。

三、結(jié)語

隨著我國高等院校的擴招，我國的高校檔案管理負(fù)荷正在變得越來越大，檔案管理方式經(jīng)歷了從紙質(zhì)檔案管理為主到電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的管理模式的發(fā)展，現(xiàn)在又向以電子檔案為主的管理模式轉(zhuǎn)化，電子檔案管理模式相對于紙質(zhì)檔案管理具有非常多的優(yōu)點，但也不能完全代替紙質(zhì)檔案的作用，本文認(rèn)為隨著科技的發(fā)展，高等院校檔案管理的發(fā)展必將向著以電子檔案管理為主，紙質(zhì)檔案管理為輔的方向發(fā)展，有效提高高校檔案的管理效率。

作者：高二麗單位：河北地質(zhì)職工大學(xué)