高職院校學生檔案管理論文
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高職院校學生檔案具有自身的獨特性，它同本科高校等普通高校的學生檔案有所不同，其特點主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
（1）檔案基本信息材料多樣化
高職院校的最終目標是“以就業(yè)為導向，培養(yǎng)滿足社會需要的應用型人才”，因而它的錄取范圍很廣，包括普通高中生、中專生、技校生、初中畢業(yè)生（即五年制學生）等不同層次和地域的生源，通過檔案材料呈現(xiàn)出學生們各異的綜合水平、在校情況、技能鑒定等情況，除了基本的學生檔案信息還有特有的職業(yè)技能鑒定、頂崗實習、實訓教育教學等高職院校所特有的教學材料。
（2）檔案利用頻繁化
高職院校的學生不同于普通本科院校畢業(yè)后選擇繼續(xù)深造、檔隨人走，很多沒有選擇就業(yè)的學生大多選擇了參軍、自學考試、專升本、出國打工等途徑，這就意味著學生檔案的利用也頻繁化，不同利用途徑所需要提供的檔案材料證明大不相同。比如參軍的需提供該生的錄取新生名冊，自學考試的需提供制定模板的某些學科專業(yè)的成績分數(shù)證明，專升本的需提供該生畢業(yè)成績單和畢業(yè)證明，出國打工的學生根據(jù)申請的國別不同需提供不同語言和模式的成績證明和畢業(yè)證明材料。
（3）檔案周期性短、流動性大、過渡性強
高職院校學生學制比較短，只有2～3年學制，畢業(yè)后就業(yè)速度較快，從事工作遍布各個行業(yè)領域，由于其工作相對于本科院校而言缺乏穩(wěn)定性，加之高職畢業(yè)生本身忙于就業(yè)對檔案又缺乏足夠重視，很多用人單位沒有保管人事檔案的資質而無法接受畢業(yè)生檔案，只有極為少數(shù)意識到檔案重要性的學生匆忙將檔案存放于市一級人才、區(qū)級人才或者二級部門，檔案管理部門滯留太多學生檔案，本著對畢業(yè)生負責的態(tài)度，越來越多的派遣不出去的學生檔案積壓存留在學校，沒有更好地發(fā)揮檔案的功效，處于沉睡狀態(tài)。
高職院校學生檔案管理工作失范勢必對就業(yè)工作產生最直接的不利影響，其現(xiàn)狀主要表現(xiàn)在以下幾方面。
（1）學生檔案管理模式陳舊
現(xiàn)階段大部分高校學生檔案還是沿用傳統(tǒng)的紙質管理手工操作模式，電子檔案幾乎沒有在學生檔案管理部門建立起來，個別高校應用了計算機輔助管理軟件也僅僅局限于學生基本信息的查詢工作，沒有一套完整的學生檔案管理軟件；另外很多高職院校的學生檔案分散在各個二級學院、學籍管理部門或輔導員手上，等到學生畢業(yè)前夕需要進行檔案轉移、派遣的時候再進行集中歸檔，時間倉促加之分散管理難免造成日常整理不及時，不能很好地反映出學生在校期間的全貌，在用人單位與畢業(yè)生雙向選擇的時候，勢必影響到畢業(yè)生的就業(yè)。
（2）學生檔案內容單一
可用參考價值不高。伴隨著大學擴招的大好形勢，接踵而來的就是嚴峻的就業(yè)壓力，用人單位對錄取畢業(yè)生的要求也越來越高，作為主要衡量標準的學生檔案所反映出來的材料內容呈現(xiàn)出諸多問題，比如鑒定材料模式化、政治術語過多、口號化，能提供參考的可用信息不多、有的材料呈現(xiàn)出千篇一律的空洞陳述，缺乏學生綜合素質、信用度、實踐創(chuàng)新等綜合素質的材料，比如學生參加科技創(chuàng)新、專利發(fā)明、心理健康教育、社團實踐、信用貸款等多方面的材料很難歸檔，如此千篇一律的學生檔案無法滿足用人單位的需求，只能使學生檔案停留在最原始的保管層面，沒有最大限度地發(fā)揮為就業(yè)提供服務的功效。
（3）學生檔案造假現(xiàn)象嚴重
一些人檔案意識淺薄，為了順利推動就業(yè)而對學業(yè)成績進行涂改造假、對《畢業(yè)生推薦表》夸大其詞的填寫，用人單位在一定時期內發(fā)現(xiàn)學生的真實情況與檔案材料不相符、相差甚遠，勢必對公平推動就業(yè)工作產生消極影響，畢業(yè)生不能勝任崗位要求，勢必會被用人單位辭退，因此對高職院校就業(yè)的可持續(xù)發(fā)展帶來弊端。
（4）學生檔案遺失屢見不鮮
近些年在工作中不難發(fā)現(xiàn)，學生檔案遺失現(xiàn)象較為嚴重，一方面從入學開始，由于高職院校的生源多樣化，不同地域對檔案管理的意識和觀念有所不同，有少數(shù)的學生檔案是自帶的，這就增加了遺失和造假的風險；另一方面從畢業(yè)離校后，個別高職學生草率地簽訂就業(yè)協(xié)議書、或臨時掛靠某中小企業(yè)根本沒有去就業(yè)，這就導致了就業(yè)部門按照程序規(guī)定派遣學生檔案到就業(yè)協(xié)議書簽訂的所述單位或單位所在區(qū)級人才，多年后急需用檔案辦理養(yǎng)老保險繳納、落戶等切身利益等事項的時候才想到尋找自己的檔案。試想一下剛入學檔案就遺失了勢必給三年后學生就業(yè)帶來嚴重影響，與此同時不能抱著對自己負責的態(tài)度草率遺失個人檔案的學生又怎能讓用人單位對其青睞呢。
二、高職院校學生檔案管理促進就業(yè)的有效途徑
1.進一步加強檔案宣傳工作，在學生中普及檔案促進就業(yè)的意識
現(xiàn)階段，人事檔案影響并制約著人們的整個生活，因此高職院校應該積極廣泛地從團委、學生會、就業(yè)指導工作的角度從新生入學的宣傳教育開始就開展宣傳教育活動，切實提高高職學生對檔案促進就業(yè)的意識；同時還可以利用宣傳展板、櫥窗、校園廣播、校報、開設公共選修課等多種宣傳方式，深入人心地讓高職學生提高檔案意識，重視檔案價值，引導學生們用客觀、發(fā)展的眼光正確對待自己的個人檔案。另外檔案管理人員和就業(yè)工作的老師也要與時俱進、不斷充電，加強業(yè)務知識的更新，增強主動服務意識，舉辦個人簡歷設計、學生檔案轉遞和派遣說明這樣的相關專題講座，更好地為高職學生就業(yè)提供服務。
2.加強學生檔案監(jiān)管力度，明確歸檔范圍，理順檔案管理機制
首先高校領導要了解并重視檔案工作，定期開展檔案檢查指導工作，真正做到“三納入四同步”，把學生檔案管理工作納入年度考核、建立崗位責任制和獎懲機制，制定合理科學的高職學生檔案管理機制；促使各部門對學生檔案充分重視和配合，積極開展工作以促進就業(yè)。其次分工明確，有的放矢地開展學生檔案的歸檔工作，例如：學生錄取材料、招生名冊需要由招生辦提供歸檔；學生成績單、計算機等級考試、大學英語過級考試等信息需要由教務部門提供歸檔；學生獎懲情況、學籍異動、入學信用登記需要有學生處提供歸檔；學生入黨情況、日常表現(xiàn)等情況需要由二級學院和班級輔導員提供歸檔，上述職能部門協(xié)調配合，在專職檔案人員的帶領下，確保每名學生檔案的完整性和有效性，為用人單位提供最全面、可靠的學生檔案材料。
3.進一步完善學生檔案材料的收集，確保學生檔案信息的完整
高職院校學生檔案一般來說要經(jīng)歷以下幾個流程，以我校為例：學生入校后檔案由學生前身單位經(jīng)機要部門派遣至我校學生處學籍管理部門，學生在校的三年內學生檔案由學籍管理部門和學生所在專業(yè)的二級學院負責學生工作的書記、輔導員老師共同管理，其中學籍部門是統(tǒng)一保管部門，二級學院書記和輔導員老師是檔案材料的主要收集者和歸檔人員，如何在忙碌的學生工作之余做好學生檔案材料的收集無疑給學生工作者們帶來了更多的任務。其中檔案材料中最被用人單位關注的綜合能力、創(chuàng)新水平、心理健康等方面的綜合素質需要在日常學生工作中開展并及時歸檔；《畢業(yè)生就業(yè)推薦表》在填寫的時候也要重點強調填寫說明和細節(jié)，實事求是而不缺乏技巧地填寫并確保最后完成加蓋公章、填寫最后日期、相關人員簽名蓋印等諸多環(huán)節(jié)。
4.切合實際開發(fā)學生檔案信息資源，實現(xiàn)數(shù)字信息資源共享
開發(fā)學生檔案管理系統(tǒng)資源的最終目的是實現(xiàn)學生檔案信息資源共享。由于學生檔案材料由多個部門提供匯總而成，將計算機技術、校園網(wǎng)絡資源、OA辦公一體化等應用于學生檔案管理和就業(yè)服務中，相關部門及時匯總上報學生檔案信息內容，學生也可以及時了解用人單位的就業(yè)招聘信息，學生的基本信息在設置權限的條件下可以被用人單位掌握，在提高各部門工作效率的同時也減少了學生盲目就業(yè)的風險，提高了“雙向選擇”推動就業(yè)的成功率。隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展前行，高職院校人才培養(yǎng)工作也在不斷發(fā)展，在檔案管理方面，高職院校務必利用合理科學的手段加強學生檔案的管理，使之更加科學化、規(guī)范化、完整化，更好地為學生就業(yè)工作提供切實有效的保障。
作者：張晶單位：大連職業(yè)技術學院
