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1高校評估檔案規(guī)范化管理的重要地位

1.1保證評估工作的連續(xù)性

高校評估工作并不是一次性的評定工作，而是實行“五年一輪”的評估制度，這就意味著高校評估工作是一項經(jīng)常性的工作，不能使高校因為一次評估結(jié)果符合要求標準就放松教學管理.高校評估最主要的目的就是使未獲得優(yōu)秀的高校奮起直追，努力改變現(xiàn)有的教學情況，興利除弊，為下一次的教學評估做準備.評估檔案真實的記錄了每一次的評估情況，因此可以保證評估工作的連續(xù)性，起到承上啟下的重要作用.

1.2豐富高校檔案內(nèi)容

高校評估作為一項嶄新的激勵機制，可以極大的促進我國高等教育的快速發(fā)展，因此從形式上來講，評估檔案也豐富了現(xiàn)有檔案的內(nèi)容，為高校的教育科研工作增添了新的研究內(nèi)容，促進了高校檔案事業(yè)的進一步發(fā)展.

1.3提升高校的管理水平

高校評估檔案可以為高校的長期發(fā)展提供完整、詳盡的記錄，其明確的標準和嚴格的程序也記載了評估工作的整個過程，為高校提供了成功的經(jīng)驗和失敗的教訓，同時也為高校管理水平的提高提供了寶貴的參考意見，對于高校管理質(zhì)量的全面提升具有重要的意義.

1.4提高學校的社會影響力

只有提高檔案管理的規(guī)范化水平，才能對檔案資源進行充分的利用.教學檔案管理中有關(guān)專業(yè)、課堂設(shè)置等方面的資料可以為教學改革提供原始的參考信息，并能夠滿足廣大用人單位的實際需求，加強學校與社會的聯(lián)系，因此只有保證檔案管理質(zhì)量，才能為學校與外界的聯(lián)系及時提供有效的教學信息，提高學校的社會影響力和聲譽.

2高校評估檔案管理的現(xiàn)狀

2.1沒有對評估資料進行全面收集

評估檔案是對評估資料的歸納統(tǒng)一，要保證評估檔案的完整性，就需要對評估資料進行科學系統(tǒng)的收集，形成一系列的評估文件.在實際的評估工作中，許多高校往往忽略了本校評估資料的收集，而且只注重文字資料的收集，忽視了音像資料等的收集，有些學校對領(lǐng)導視察的講話和評估專家的訪談也沒有進行及時的記錄和歸檔，造成真正被記載下來的評估資料少之又少，檔案沉淀不多，使評估檔案失去了完整性，不能有效的記錄評估工作的全部過程.

2.2對評估檔案沒有進行統(tǒng)一管理

評估工作是近年來才開展的一項教育實踐活動，因此大部分高校還沒有形成一套合理有序的檔案管理制度，在實際的工作中往往重視評估工作的現(xiàn)實投入?yún)s忽略了評估材料的歸檔整理，有些高校認為評估結(jié)果出來了評估工作就結(jié)束了，至于評估文件的檔案整理則拋之腦后，教務處、財務處、人事處各管各的，各部門對評估檔案進行分別管理，失去了檔案資料之間的聯(lián)系和溝通，嚴重影響了評估檔案的有效利用.

2.3評估檔案歸檔之前沒有進行科學鑒定

在整個評估過程中會形成大量的文件資料記載，如果對這些資料沒有統(tǒng)一的鑒定標準與明確的歸檔范圍，就很難及時發(fā)現(xiàn)有價值的資料.因此在評估資料歸檔前應該進行科學系統(tǒng)的劃分和鑒定，去偽存真，實現(xiàn)評估檔案的科學管理和有效利用.3.4缺乏評估檔案的專業(yè)管理人員高校評估工作存在的時間并不長，因此對評估檔案的管理還沒有形成規(guī)范化的管理制度，許多評估檔案都沒有專門的工作人員進行管理，大部分院校還是將檔案管理工作交給現(xiàn)職工作人員，導致評估檔案管理工作因為缺乏專業(yè)管理而無法有序的開展.

3實現(xiàn)高校評估檔案管理規(guī)范化的措施

3.1增強評估檔案規(guī)范化管理的意識

對檔案規(guī)范化管理意識的缺乏是導致我國高校評估檔案管理水平不高的主要原因.評估檔案是衡量學校教學水平和管理水平的重要參考，因此為了發(fā)揮評估檔案在管理工作中的重要作用，就需要加強檔案管理人員的意識教育，通過形式多樣的宣傳活動，使評估檔案管理的重要性深入高校每一個教職工的心里，鼓勵高校全體成員參與到評估檔案的管理工作中，增強檔案管理人員的積極性和主動性.高校管理人員還要改變傳統(tǒng)的管理觀念，提高自身的服務創(chuàng)新意識，合理的制定評估檔案規(guī)范化管理的各項制度，保證學校各部門之間的協(xié)同合作，形成全員參與的良好局面，實現(xiàn)評估檔案管理的規(guī)范化和科學化.

3.2以教學評估檔案管理為基礎(chǔ)

教學評估是高校評估工作的重要內(nèi)容，因此學校各部門要切實的以教學評估為基礎(chǔ)，不斷優(yōu)化其他各項評估檔案管理制度，提高評估檔案管理的整體水平.教學評估能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的缺陷，是衡量學校教學質(zhì)量和檔案管理水平的重要標準，因此要加強對教學評估檔案的審查和監(jiān)督.有些高校管理不到位，沒有嚴格落實崗位責任制，歸檔機制也不健全，最終導致了重復歸檔和漏檔現(xiàn)象的發(fā)生.針對這個問題，需要建立統(tǒng)一的院系檔案，明確各院系的管理職責，加強管理人員的教育培訓，提高實踐技能，為日后評估檔案的規(guī)范化管理奠定良好的基礎(chǔ).

3.3健全評估檔案管理制度

評估檔案規(guī)范化管理離不開健全的管理制度，因此為了切實的發(fā)揮評估檔案的重要作用，需要建立健全高校的評估檔案管理制度，制定一系列科學有效的管理方法和措施來實現(xiàn)評估檔案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科學的分類機制，按照評估檔案的專題性質(zhì)進行合理劃分，對各類評估材料進行科學的歸納整理，建立一個全面有效的檔案管理體系.對獲取的評估檔案要及時移交給學校的有關(guān)檔案管理部門，防止評估資料的漏檔.

3.4提高評估檔案信息化管理的水平

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使其在各行業(yè)領(lǐng)域都有了廣泛的應用，因此評估檔案的信息化管理也成為一種必然的趨勢.高校評估檔案的信息化管理離不開檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，因此要不斷加大評估檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)力度，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的共享和保存.評估檔案管理系統(tǒng)首先要保證檔案信息的安全保存，只有在對檔案信息進行完整保存的前提下才能順利開展其他工作.提高檔案的管理水平還要通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案管理的動態(tài)監(jiān)督和審查，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全和檔案資料的完整，保證檔案信息化管理的質(zhì)量。

作者：楊艷紅單位：赤峰學院