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“前車(chē)之鑒、后事之師”，從已有經(jīng)驗(yàn)與資料中獲取信息是提高工作效率、規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)的有效方法，檔案正是這樣一種承載了有價(jià)值信息的集合體，是社會(huì)生活的重要組成部分。而隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)據(jù)資料數(shù)量呈現(xiàn)飛速上漲趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理方式捉襟見(jiàn)肘，呼喚高新技術(shù)對(duì)此進(jìn)行變革。在數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的促進(jìn)作用下，電子檔案與數(shù)字檔案管理方式應(yīng)運(yùn)而生，我國(guó)檔案管理工作也開(kāi)始逐步由紙質(zhì)檔案向數(shù)字化方向過(guò)渡。

1電子檔案與數(shù)字檔案管理的特征

1.1電子檔案與數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.1.1便捷的共享特性

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中，檔案管理與檔案查詢(xún)均需在工作日內(nèi)進(jìn)行，并且需要檔案管理人員在場(chǎng)，親力親為，這就導(dǎo)致一些緊急與意外情況下檔案信息獲取的滯后性，并且查詢(xún)過(guò)程也需耗費(fèi)較多時(shí)間。與此相比，電子檔案與數(shù)字檔案的顯著優(yōu)勢(shì)就在于其不受時(shí)間與空間限制，借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與云存儲(chǔ)技術(shù)，電子資料可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享，即便相隔千里，也能在第一時(shí)間獲取所需信息，在獲得允許的情況下，無(wú)需檔案管理人員協(xié)助便可自行瀏覽檢索，真正體現(xiàn)了高新技術(shù)為人們工作生活帶來(lái)的便捷性。

1.1.2高效性與關(guān)聯(lián)性

對(duì)于檔案立卷部門(mén)來(lái)說(shuō)，電子檔案將極大提升其工作效率，無(wú)需平日里零散地向檔案室遞交材料，只需將部門(mén)文件資料輸入計(jì)算機(jī)中，通過(guò)局域網(wǎng)，檔案室便可方便地對(duì)部門(mén)文件進(jìn)行立卷與目錄編制工作，減少了周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，既可提高效率，又可避免零散資料的不慎遺失現(xiàn)象。而針對(duì)于檔案查閱者而言，電子檔案的關(guān)聯(lián)性也將方便其查閱工作的進(jìn)行，通過(guò)強(qiáng)大的系統(tǒng)索引功能，查閱者輸入某一主題便可調(diào)出相關(guān)資料，并呈現(xiàn)多種排列方式，這一特性在查閱者就某一問(wèn)題進(jìn)行深層次研究的情況下顯得尤為重要。

1.2電子檔案與數(shù)字檔案管理的缺陷

1.2.1系統(tǒng)依賴(lài)性與非人工識(shí)別性

電子檔案是在計(jì)算機(jī)技術(shù)高度發(fā)展的前提下興起的，其建設(shè)過(guò)程有賴(lài)于先進(jìn)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與高效軟件的配置，而現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日新月異，電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度持續(xù)加快，相應(yīng)的管理軟件也在不斷換代升級(jí)，由此引發(fā)的不兼容特性易造成檔案信息不可讀的狀況。此外，數(shù)字化檔案信息的存儲(chǔ)是以數(shù)字代碼，即計(jì)算機(jī)語(yǔ)言的形式進(jìn)行，若想進(jìn)行解讀，則需將程序恢復(fù)至原始狀態(tài)方可順利識(shí)別，而一旦發(fā)生部分損毀，恢復(fù)起來(lái)也具有較大難度。

1.2.2信息的易變性與壽命問(wèn)題

由于數(shù)字化檔案資料不具有唯一的元件，其信息可復(fù)制性強(qiáng)，也易于刪除和修改，例如圖片資料可用Photoshop等軟件進(jìn)行處理，而他人很難發(fā)現(xiàn)事實(shí)真相。同時(shí)，由于電子檔案載體為硬盤(pán)、錄像帶等介質(zhì)，其存儲(chǔ)環(huán)境在溫度、濕度、磁性等方面均有較高要求，且壽命一般在20年內(nèi)，遠(yuǎn)少于紙質(zhì)檔案壽命，與檔案使用的長(zhǎng)期性相矛盾。

2探索電子檔案與數(shù)字檔案管理策略

2.1加強(qiáng)立法，保證法令實(shí)施效力

電子檔案屬于新生事物，我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)起步晚、水平較低，各職能部門(mén)數(shù)字化意識(shí)淡薄，而相關(guān)法令條例也存在空缺。如前文所述，電子檔案具有易變性與無(wú)原件性，關(guān)于其法律效力的認(rèn)定還未有成型的規(guī)定，電子檔案管理工作無(wú)章可循，易出現(xiàn)混亂局面。為此，有關(guān)部門(mén)應(yīng)確定檔案數(shù)字化法律風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題規(guī)定，對(duì)于其效力制定明確界限，保證檔案管理工作有法可依，整體維持在有序狀態(tài)。而針對(duì)檔案的所有權(quán)與著作權(quán)問(wèn)題，更應(yīng)有清晰的認(rèn)識(shí)，即檔案所有權(quán)通過(guò)交易或贈(zèng)送的形式轉(zhuǎn)至另一方，該方對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化才不會(huì)構(gòu)成侵權(quán)行為，否則執(zhí)法部門(mén)應(yīng)依法進(jìn)行處理，保障檔案作者的合法權(quán)益，以有力的執(zhí)法行為提高全民知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)。

2.2加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，規(guī)范操作

由于數(shù)字化檔案資料自身具有可復(fù)制性與易刪改性，其管理工作更需要一套完整而又規(guī)范的制度進(jìn)行約束。應(yīng)采取集中管理的方式，從資料收集到歸檔編目、從存儲(chǔ)到保護(hù)，交由檔案部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，避免資料零散分布造成遺失現(xiàn)象。而檔案管理部門(mén)在工作過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范化程序進(jìn)行，遵照全程保護(hù)制度與傳遞記錄制度，一方面可避免非專(zhuān)業(yè)人員對(duì)數(shù)字化檔案資料認(rèn)知不清造成的意外損毀現(xiàn)象，另一方面有利于歸檔文件與其他已有文件建立關(guān)聯(lián)性，方便日后進(jìn)行查閱。

2.3加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，數(shù)字化檔案管理對(duì)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，不僅需要其具備專(zhuān)業(yè)技能，還需其熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。為此，檔案管理部門(mén)一方面需要加強(qiáng)對(duì)已有工作人員的培訓(xùn)，采用定期與不定期考核相結(jié)合的方式對(duì)其培訓(xùn)成果進(jìn)行檢測(cè)，促使其不斷進(jìn)步，完善業(yè)務(wù)素質(zhì)；另一方面應(yīng)適當(dāng)引入外部數(shù)字化專(zhuān)業(yè)人才，為部門(mén)工作注入活力，以專(zhuān)業(yè)人才帶動(dòng)原有檔案工作者，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門(mén)整體素質(zhì)的提升。檔案電子化與數(shù)字化是順應(yīng)時(shí)展的必然趨勢(shì)，在這一過(guò)程中，需要有關(guān)部門(mén)積極應(yīng)對(duì)，嚴(yán)格按照法律條令、規(guī)章制度進(jìn)行管理工作，提升工作人員綜合素質(zhì)，規(guī)范操作程序，促進(jìn)電子檔案與數(shù)字檔案管理的良性發(fā)展。

作者：張艷 單位：大港油田勘探開(kāi)發(fā)研究院