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在中國“一帶一路”戰(zhàn)略的大背景下，國內(nèi)建筑施工企業(yè)迎來了新的發(fā)展機遇。隨著工程建設(shè)規(guī)模的不斷擴大，新技術(shù)、新工藝、新材料在施工中的推廣應(yīng)用，項目技術(shù)構(gòu)成日趨復(fù)雜，特別是工程質(zhì)量“終生制”的實施，大幅提高了工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的責(zé)任追究力度。如何采取有效措施保證工程項目檔案的齊全完整和開發(fā)利用，規(guī)避項目風(fēng)險，是當(dāng)前工程項目檔案管理急需探索的新問題。施工企業(yè)要在市場競爭中求生存促發(fā)展，必須提高工程項目的管理水平，加強工程項目基礎(chǔ)管理，尤其要加強對工程項目文件檔案的管理工作。因此，全面了解工程項目檔案管理的需求，是工程項目檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理的前提。

1工程項目檔案的特點

工程項目的獨特性、整體性、多方參與性、周期性、動態(tài)性等特點，決定了工程項目檔案具有專業(yè)性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點。

1.1專業(yè)性強

每一項工程項目都有自身的獨特性，需要與之適應(yīng)的專業(yè)的參與，因而是一項專業(yè)性和技術(shù)性很強的工作。就鐵路建設(shè)項目而言，其涉及的專業(yè)技術(shù)活動主要是建筑施工活動，整個項目涉及勘察、設(shè)計、基建、科研、設(shè)備安裝等活動。因而，項目文檔作為項目建設(shè)開展的記錄材料，相應(yīng)地具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術(shù)文件不能混淆在一起。

1.2成套性強

成套性是工程項目檔案的重要特點，因而在項目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項目檔案的成套性特點是由建設(shè)項目的整體性決定的。對于一個具體的建設(shè)項目而言，項目從最初的立項、審批、招投標(biāo)到設(shè)計、施工、竣工，是一個完整的過程。項目文檔真實地記錄了這個過程，具有成套性。具體來說，項目文檔包括項目前期文件、項目設(shè)計文件、項目施工文件、項目監(jiān)理文件和項目竣工驗收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設(shè)項目的全貌。施工技術(shù)文件一般從部分到整體的按分項、分部、單位工程積累。施工企業(yè)在建設(shè)項目中主要作為施工方參與，在施工活動中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時所產(chǎn)生的施工文件也是項目文件總體的重要組成部分，應(yīng)有效地做好施工技術(shù)文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個建設(shè)項目的成套性。

1.3形成分散

建設(shè)項目本身也是一個龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項目文檔的形成具有分散性。這種分散性體現(xiàn)在兩個方面：一是項目文檔形成于多方，如建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等；二是項目文檔散存在各方的相關(guān)職能管理具體實施部門，如行政部門、計劃財務(wù)部門、技術(shù)部門等。分散性特點對項目文檔的管理是一個巨大的挑戰(zhàn)，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關(guān)文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。

1.4階段性強

建設(shè)項目的時間跨度長，具有一定的生命周期，整個項目的開展包括施工組織設(shè)計、變更設(shè)計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項目文檔。因而，從宏觀上看，建設(shè)項目文檔具有階段性的特點。只有在項目實施的每一階段，有針對性地同步管理好項目文檔，才能避免因建設(shè)項目周期長、項目文檔數(shù)量大而導(dǎo)致的項目文檔脫節(jié)、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點，同時相互間又有密不可分的聯(lián)系，這就需要對不同階段的文檔有針對性地進(jìn)行整理分類，同時保持不同階段的文檔間的有機聯(lián)系。

1.5變更頻繁

建設(shè)項目從提出到開工、建設(shè)、試運行、驗收，到之后的維護(hù)與拆除，一直處于動態(tài)之中。項目文檔因項目的動態(tài)性而具有可變性。如在項目施工過程中，經(jīng)常出現(xiàn)變更設(shè)計，需要對施工設(shè)計文件進(jìn)行修改和補充，以適應(yīng)施工要求；在項目使用和維護(hù)階段，隨著使用部門的需要及生產(chǎn)經(jīng)營的轉(zhuǎn)變，其所有權(quán)性質(zhì)、結(jié)構(gòu)等方面也有可能發(fā)生相應(yīng)的變化，從而引起建設(shè)項目文檔的變化?？勺冃允墙ㄔO(shè)項目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項目文檔與項目的同步變化，才能確保項目文檔的準(zhǔn)確與完整。

1.6種類多樣

建設(shè)項目文檔具有多樣性的特點。首先，在載體上具有多樣性。建設(shè)項目文檔的載體，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，還有感光材料、磁介質(zhì)、光盤等。載體的多樣性，使得項目文檔呈現(xiàn)出紙質(zhì)文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態(tài)。其次，在內(nèi)容上具有多樣性。建設(shè)項目文檔反映了建設(shè)項目活動的開展，而建設(shè)項目的開展涉及到行政、財務(wù)、技術(shù)等部門，從而形成文書、會計、技術(shù)多類文檔。建設(shè)項目文檔的多樣性，反映了項目文檔管理工作的繁雜性。項目文檔管理工作應(yīng)注重對各種載體和各種內(nèi)容文檔的收集整理。

2傳統(tǒng)建設(shè)項目文檔管理方式存在的問題

由于建設(shè)項目文檔的專業(yè)性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點，對建設(shè)項目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統(tǒng)的項目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態(tài)的、手工的方法，存在很多問題，難以實現(xiàn)高質(zhì)量的項目文檔管理，這在一定程度上影響了項目的實施與維護(hù)。具體來說，傳統(tǒng)的文檔管理存在以下四個方面的問題。

2.1手工管理效率低下、準(zhǔn)確性差

傳統(tǒng)的項目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進(jìn)行操作和管理，效率低下。然而，建設(shè)項目文檔數(shù)量巨大，又受人、財、物方面的限制，這無疑是對建設(shè)項目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統(tǒng)文檔管理工作的低效率狀態(tài)，此外還有過分占用資源之嫌。建設(shè)項目施工文件的載體為紙質(zhì)，在傳統(tǒng)項目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質(zhì)、筆墨、計算、簽名、報表順序、保管等造成的錯誤時有發(fā)生，使施工文件的規(guī)范性和準(zhǔn)確性受到影響。有的項目存在施工員或測量員等第一填表責(zé)任人不按照觀測測量的現(xiàn)場記錄進(jìn)行填表，如分項工程驗收評定表的數(shù)據(jù)與測量記錄表數(shù)據(jù)不一致，而復(fù)核人與相關(guān)負(fù)責(zé)人不認(rèn)真檢查核對就隨意簽名過關(guān)的情況時有發(fā)生。同時一些建設(shè)項目，也發(fā)現(xiàn)存在施工與監(jiān)理方有關(guān)責(zé)任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現(xiàn)象。個別施工單位人員還存在違規(guī)更改檢測數(shù)據(jù)的情況，甚至還發(fā)現(xiàn)監(jiān)理平行實驗與抽檢資料存在數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

2.2項目文檔收集不全

建設(shè)項目涉及的責(zé)任者眾多，周期長，因而，項目文檔工作無論是在橫向的責(zé)任者維度上，還是縱向的時間維度上，都處于分散的狀態(tài)，這在很大程度上造成了項目文檔的收集不全。從橫向來看，建設(shè)項目具有多方參與性，參與方資質(zhì)不一，對于項目文檔工作的意識水平也有高有低。有的參與方忙于項目建設(shè)，平時不注意工程資料的收集工作，到了工程結(jié)束后才應(yīng)付竣工驗收，造成文檔的缺損；有的參與方對于應(yīng)收集的文檔沒有明確的認(rèn)識，對各種內(nèi)容和各種載體的項目文檔的收集不全不準(zhǔn)確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設(shè)項目不是一蹴而就的，項目從最初的提出到竣工，以及后期的維護(hù)，要經(jīng)歷一個漫長的過程，與之同時，項目文檔工作也有了很長的時間跨度。在這個漫長的過程中，稍有疏忽，就會造成“空檔”，導(dǎo)致項目文檔的收集不全。

2.3文件管理滯后，文件變更不同步

工程實踐中，施工文件編制多嚴(yán)重滯后于工程實際進(jìn)度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實性難以保證。由于建設(shè)項目從開工到竣工驗收的時間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時間跨度也大，施工文件長期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個別項目甚至發(fā)生過因為工程款糾紛，分包單位扣留應(yīng)歸檔施工文件的情況。項目文檔是項目建設(shè)的記錄文本資料，只有保持與項目建設(shè)的一致性，才具有真實性、可追溯性，才能為日后維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益提供可靠的依據(jù)。然而，傳統(tǒng)項目文檔工作的封閉性導(dǎo)致的溝通不暢，卻給項目文檔的“真實性和可追溯性”帶來了嚴(yán)重的影響。在項目施工過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)變更設(shè)計的情況，項目文檔管理人員只是被動地接收和埋頭整理，無法對建設(shè)項目的變更情況進(jìn)行跟蹤和檢查，就無法了解項目的變更情況，不能及時對相關(guān)施工文件進(jìn)行修改和補充，從而導(dǎo)致項目文檔的“失真”，不能在關(guān)鍵時刻發(fā)揮應(yīng)有的憑證和參考作用。

2.4項目文檔不規(guī)范，質(zhì)量管理難度大

建設(shè)項目的多方參與性與文檔管理人員的業(yè)務(wù)水平不穩(wěn)定性，導(dǎo)致了項目文檔的不規(guī)范。多方參與，對于項目文檔管理工作的協(xié)調(diào)性有較高要求。施工單位內(nèi)部相關(guān)部門和人員相互間的溝通協(xié)調(diào)、銜接不夠，使得各方對于項目建設(shè)文檔管理的要求不一，影響了項目文檔的規(guī)范性。建設(shè)項目的文檔管理人員的穩(wěn)定性與素質(zhì)直接影響著項目文檔管理工作的規(guī)范性。由于有的參與方的項目文檔管理人員流動性大，或未設(shè)專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項目完工后臨時抽調(diào)人員整理項目文檔，這就無法保障項目文檔管理人員的素質(zhì)符合要求，從而造成項目文檔的不規(guī)范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對不足，造成文件和施工進(jìn)度不同步的現(xiàn)象，進(jìn)一步使質(zhì)量管理流程“施工自檢→工程報驗→監(jiān)理復(fù)檢→質(zhì)量認(rèn)可”失去意義。資料整理的滯后勢必又導(dǎo)致工程質(zhì)量評定工作的進(jìn)一步滯后，質(zhì)量評定的二次填表與計算也增加了評定工作中的錯誤，質(zhì)量評定的滯后反過來又影響了建設(shè)單位對施工質(zhì)量進(jìn)行及時的監(jiān)控。鐵路建設(shè)項目點多線長面廣，無法依賴施工、監(jiān)理或建設(shè)單位任何一方去實施全面的施工質(zhì)量控制，而施工文件作為施工狀況的真實記錄與實際反映，應(yīng)該成為施工質(zhì)量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項目竣工驗收后，還將長期成為項目后評價乃至應(yīng)急搶險時最需要的檔案依據(jù)與法律憑證。由此可見，傳統(tǒng)的項目文檔管理方法無法滿足項目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進(jìn)信息化技術(shù)來彌補其不足，針對項目文檔的特點，有的放矢地做好相關(guān)的管理工作，為建設(shè)項目的開展和維護(hù)起到信息支撐的作用。

3建設(shè)項目檔案管理需求

根據(jù)上述的問題分析，可見施工文件質(zhì)量面臨著諸多挑戰(zhàn)。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性欠佳、孤立存儲、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項目分析管理的現(xiàn)狀就無法改善，施工文件就會陷入為了編制而形成、為了驗收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項目檔案管理應(yīng)滿足以下需求：高效智能的現(xiàn)場記錄管理、項目文檔全過程管理、項目文檔動態(tài)化管理、項目文檔規(guī)范化管理。

3.1高效智能的現(xiàn)場記錄管理

施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質(zhì)量控制情況的真實反映，由施工員在施工現(xiàn)場據(jù)實填記，不得追記補改，是質(zhì)量保證與追溯的重要依據(jù)。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業(yè)知識有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規(guī)范、準(zhǔn)確，而且有可能面臨科學(xué)、合理組卷、擬訂案卷標(biāo)題等挑戰(zhàn)。利用項目文檔管理系統(tǒng)代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動自動化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

3.2項目文檔全過程管理

為保證施工文件質(zhì)量的完整、準(zhǔn)確、安全、有效，要求對施工文件進(jìn)行全生命周期管理，即從文件及其數(shù)據(jù)的采集、形成到交換、歸檔實行全過程管理。對大量施工原始記錄、質(zhì)量檢驗、工程監(jiān)理、驗收評定等各方面的數(shù)據(jù)的處理，要能夠?qū)崿F(xiàn)對質(zhì)量事故的記錄與跟蹤，類似事故報告、統(tǒng)計分析等均可通過網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)行，以便工作效率得到極大提高，保證質(zhì)量管理。

3.3項目文檔動態(tài)化管理

應(yīng)用信息系統(tǒng)并不能自動解決所有問題，還必須建立在工程項目自身的全程動態(tài)管理基礎(chǔ)上。按照國家建設(shè)項目文件歸檔質(zhì)量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設(shè)項目文件材料的形成、積累和歸檔納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程和工作程序，納入各項工作計劃，納入有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達(dá)項目開工任務(wù)與提出施工文件材料要求同步，檢查項目計劃進(jìn)度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗收、評定工程項目與驗收、評定施工文件質(zhì)量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

3.4項目文檔規(guī)范化管理

通過對工程建設(shè)中質(zhì)量管理的相關(guān)過程進(jìn)行全面分析，結(jié)合計算機技術(shù)，合理構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，既降低用戶的數(shù)據(jù)輸入工作量，又需要保證數(shù)據(jù)的嚴(yán)謹(jǐn)一致，保持各類施工文件的有機聯(lián)系，不得隨意肢解，分類排列有序化，實現(xiàn)數(shù)字信息一體化，既滿足了全面質(zhì)量管理對質(zhì)量管理系統(tǒng)的要求，同時又要滿足國家對施工文件存檔管理的需要。系統(tǒng)要提供完善的數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出功能和備份功能，施工文件中的數(shù)據(jù)可以長期有效保存，并能夠隨時查詢調(diào)用。

作者：楊啟燕 單位：中國鐵建股份有限公司檔案館