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文書檔案產生于企事業(yè)單位、各類社會團體以及其他各類社會組織的行政活動中，對組織具有一定的重要性。當文書檔案出現問題時，會直接影響到單位檔案的質量以及完整性，關系到單位檔案管理水平?；诖?，我們應該更加重視文書檔案的管理，為公司單位保存重要檔案。

1文書檔案管理的特點

1.1文書檔案載體豐富

文書檔案內容是單位工作的真實記錄，內容包括黨群管理、行政管理、會計檔案、科技檔案、特種載體檔案等，涉及的內容多種多樣。文書檔案載體的多樣性，主要體現在文書檔案包含有單位以及上級部門印發(fā)的“紅頭文件”，同時還有民主選舉時選民的登記以及選票，各類合同、協議、責任書以及照片、錄音、錄像、電子檔案等。

1.2文書檔案與文書工作聯系非常緊密

文書工作的全程是檔案的形成過程。文書工作主要是進行文件收藏、登記、轉運、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。檔案工作是在文書工作做完之后開始進行的，是在之前的工作上繼續(xù)進行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研以及提供利用。因此可以說，文書工作是檔案的主要來源，檔案工作的前提和基礎是文書。文書部門與檔案部門的工作有一定的聯系，文書部門定期將本單位形成的具有價值的文件材料整理歸檔到檔案部門。因此，文書檔案的質量一定要好，因為這影響到檔案的質量和檔案工作的進行。

1.3文書檔案管理的重點在于收集文件及完善保存資料

文書檔案多以發(fā)生的人、事、物、過程作為管理對象，如對事件中的文件、書報、合同進行管理，管理時主要使用紙質的載體記錄，最后歸檔到不同的檔案室，有用到相關檔案的時候，就可以進行查閱。檔案管理的最大作用就是記錄歷史，這不僅可以供后人查閱，了解事件發(fā)生的緣由結果，同時也可以讓后人在這些記錄中領悟到一些有益的道理，解決實際問題。

2文書檔案中存在的問題

2.1文書工作與檔案工作銜接方面存在問題

文書工作和檔案工作是不同的兩種工作，但文書工作和檔案工作又有一定的相同性，既有區(qū)分、又有聯系。既然是文書檔案管理，文書工作和檔案工作就應該在實際運轉中相互配合，形成合理的管理體系。在實際運行中，文書工作與檔案工作實行的是分塊管理，這是一種比較科學、有效的管理方式，但也在無形中拉大了文書管理與檔案管理之間的距離。主要體現在文書的檔案意識淡薄，不能夠及時有效地進行檔案的收集整理，而檔案管理也不能很好地同文書進行檔案的交流。這就導致這兩個管理之間的銜接不夠及時，很多地方未能有效地達到預期的目標；同時在進行交接管理的過程中，還會出現很多的錯誤，不利于文書檔案管理水平的提高。2.2檔案收集工作不到位文書檔案管理工作的檔案收集是一項較難進行的工作，檔案收集工作的進行一般來說遵循先收集重要的再收集次重要的原則。但由于部門與部門之間的聯系不緊密、溝通工作進行的不及時，或者是由于部門的拖延、敷衍情況發(fā)生較多，導致檔案在收集的時候遇到難以按時收集的難題。

2.3文書檔案管理人員素質不高

文書檔案管理人員的專業(yè)知識是非常重要的，如果專業(yè)水平較高，就會提高單位的文書檔案管理水平。但有的單位出于其他原因，沒有雇用具有專業(yè)知識和水平的文書檔案管理人員，工作者對文書檔案的管理知識一知半解，不能靈活運用、進行創(chuàng)新，或者是工作者具有文書檔案的上崗資格證，但由于時間久遠，后期也沒有進行相關的學習和培訓，沒有及時地進行知識更新，跟不上時展的腳步，特別是在計算機發(fā)展運用如此廣泛的今天。因此，要著重提高文書檔案管理人員的素質水平，這是現今檔案工作發(fā)展的重要要求，也是必需條件。

2.4各部門對文書檔案的收集工作配合力度不夠

文書檔案的收集工作主要是收集各個部門重要的文件，由于有的部門為了自己部門的方便，不愿意將部門較為重要的、經常使用的文件上交。雖然責任心較強的文書檔案管理人員會經常催交，但隨著時間的拖延，檔案管理人員也會妥協，進而導致一些重要的文件丟失，影響檔案的后期調用，同時也會拖慢檔案的收集水平。

2.5文書檔案保存方法滯后

隨著經濟的發(fā)展，科學技術也在不斷地進步，各個單位的文書檔案管理方法也在不斷地更新。計算機技術在文書檔案管理方面的應用，讓文書檔案管理的效率不斷地提高。計算機辦公無紙化與以往的紙質辦公有很明顯的不同，然而這些差異也會對檔案管理工作造成不便，如計算機保存的電子版文件沒有打印成紙質版并進行適當的保存，易造成保存工作的不完整、不一致，使得文書檔案管理陷入困境。

3提高文書檔案管理水平的方法

3.1搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件是檔案的基礎，要搞好文書的質量水平，必須建立高質量的檔案。文書部門規(guī)范處理文件是建立高水平文件的基礎，因此，文書人員要具有很強的檔案意識，做好自己的本職工作。首先，工作人員在工作中要保證文書的質量，包括將紙張的大小、文件格式、文體做到規(guī)范化、標準化。其次就是及時、準確地處理文件，做到按時收發(fā)文件、按時查找文件，將缺失的文件及時地進行查找、補充。

3.2加強文書檔案收集工作的部門協作

文書檔案的主要來源是各部門的重要文件，因此，加強與各部門的協作是必不可少的。檔案管理人員要經常與各個部門進行溝通，及時了解各部門的最新信息，保證檔案收集的完整性。檔案管理人員要充分認識到檔案的重要性，認識到檔案管理能夠揭示一個單位的歷史，具有很大的價值，可以為單位的將來提供很大的指導。

3.3加強文書檔案的收集工作

文書檔案收集工作的加強，需要注意3方面的內容。首先是嚴格把關。統(tǒng)一管理檔案的收集工作，將文件的選用、文號編發(fā)、標題制作、標題字形、附件等各方面的細節(jié)進行規(guī)定，嚴格執(zhí)行相關規(guī)定。其次是明確范圍、分類收集。按照單位文書檔案的類目進行統(tǒng)一分門別類的整理、組卷，保證案卷質量。第三是建立科學的目錄編號、檢索系統(tǒng)。在不斷完善案卷目錄、專題目錄、計算機等檢索外，還要不斷完善光盤等高科技檢索工具，不斷地加強和完善檔案的收集工作，提高檔案的收集管理水平。

4結語

綜上所述，文書檔案管理水平的高低體現了一個單位管理水平的高低，而單位管理水平的高低又對檔案資料的安全和完整具有重要的影響性，因此，企業(yè)必須提高文書的檔案管理水平。而單位要提高管理水平，就要做好文書收集、檔案管理工作，并制定統(tǒng)一的標準，將檔案利用起來，使檔案發(fā)揮其應有的作用。

作者：荊雪飛 單位：呂梁有線電視臺