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【摘要】檔案管理是檔案工作的重中之重，唯有加強(qiáng)管理方可方可更好的發(fā)揮檔案的作用，而在檔案管理中安全又是排在首位的，對(duì)此檔案管理人員必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理安全的重要性，下文對(duì)此進(jìn)行分析，并提出有效的預(yù)防措施，提升檔案的安全性。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；安全問題；安全標(biāo)準(zhǔn)

前言

下文主要闡述影響檔案安全的因素，并根據(jù)具體的情況提出確保檔庫(kù)安全的對(duì)策。

1.影響檔案安全的主要因素

影響檔案安全的因素較多，具體來(lái)說(shuō)，主要可以分為以下幾個(gè)種類：

1.1環(huán)境因素。

檔案體系內(nèi)部的環(huán)境與外部的環(huán)境一起構(gòu)成了檔案環(huán)境，所謂的外部環(huán)境主要包括當(dāng)前技術(shù)發(fā)展情況，經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顟B(tài)與法律發(fā)展水平及社會(huì)監(jiān)督體制等因素。而內(nèi)部環(huán)境則主要是指部門內(nèi)部自身的環(huán)境，包括檔案館的建設(shè)情況，管理水平，載體的發(fā)展情況，信息材料自身等因素。

1.2人員因素。

追根究底，管理水平是由人的水平所決定的，因素，檔案管理人員的素質(zhì)、安全意識(shí)與思想態(tài)度直接決定檔案的安全性，從負(fù)面影響來(lái)說(shuō)，檔案人員對(duì)檔案安全管理的影響主要可以分為管理疏忽與惡意破壞兩種。

1.3消防安全與建筑安全。

要想保證檔案的安全，首先要確定外部環(huán)境的安全，因此，檔案館的消防安全與建筑安全亦不容忽視。

2.檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的原則與方法

2.1構(gòu)建檔案管理安全標(biāo)準(zhǔn)體系的原則。

構(gòu)建檔案安全體系首先要考慮到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與規(guī)則，具體來(lái)說(shuō)，要遵循以下幾點(diǎn)：首先，系統(tǒng)性原則。構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系過(guò)程中，要運(yùn)用系統(tǒng)理論對(duì)檔案安全管理的各環(huán)節(jié)、各要素進(jìn)行系統(tǒng)分析，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案安全管理優(yōu)化的目標(biāo)。其次，實(shí)用性與通用性原則。所謂實(shí)用性就是要求這一體系不要脫離實(shí)際，要根據(jù)館內(nèi)的情況進(jìn)行，要隨著環(huán)境的變化而不斷修正。除此之外，也切忌特立獨(dú)行，必須要具有一定的通用性，便于檔案館內(nèi)的交流，學(xué)習(xí)。最后，權(quán)威性原則。從我國(guó)當(dāng)前的情況來(lái)看，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不是強(qiáng)制性的，這就要求在體系內(nèi)頒布的標(biāo)準(zhǔn)必須要具有指導(dǎo)性或者是強(qiáng)制性的特點(diǎn)，增加標(biāo)準(zhǔn)的力度。

2.2構(gòu)建檔案管理安全標(biāo)準(zhǔn)的方法。

首先，要做到與其他標(biāo)準(zhǔn)間的協(xié)調(diào)。目前，檔案行業(yè)所采取的標(biāo)準(zhǔn)較多，包括國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)幾種，因此在制定新標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中必須要參考這些原有的標(biāo)準(zhǔn)，不能過(guò)于強(qiáng)調(diào)這些標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)點(diǎn)，也不能過(guò)于重視這些標(biāo)準(zhǔn)的不足，必須要綜合考慮，盡量制定出與本單位最適合的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，在日后的工作中也要隨時(shí)關(guān)注行業(yè)辯護(hù)，不斷調(diào)整與完善。其次，要協(xié)調(diào)好與相關(guān)領(lǐng)域間的關(guān)系。檔案工作涉及領(lǐng)域較廣，包括圖書、文物、遺產(chǎn)等等，與這些行業(yè)間都存在或多或少的較差，因此，在制定標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中也必須要注意分析這些行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到不矛盾，不抵觸，互相輔助，提升行業(yè)的管理水平，提高安全性。最后，協(xié)調(diào)好標(biāo)準(zhǔn)管理與制度管理間的關(guān)系。安全標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建過(guò)程中應(yīng)采取標(biāo)準(zhǔn)管理為主，制度管理為輔的方式，同時(shí)與相關(guān)的法律法規(guī)相結(jié)合，提升體系的不足。我國(guó)的檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系必須要堅(jiān)持立足實(shí)際，堅(jiān)持與綜合、宏觀的角度進(jìn)行設(shè)計(jì)。

3.采取有效措施提升庫(kù)存檔案的安全性

3.1明確責(zé)任，增強(qiáng)防范意識(shí)，保證檔案實(shí)體的安全性。

首先，做好防火工作。針對(duì)當(dāng)前檔案館的情況，必須要配備相應(yīng)的防火設(shè)備，同時(shí)要根據(jù)具體的情況，制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，同時(shí)要將責(zé)任明確到人，簽訂安全管理責(zé)任書，實(shí)行層層責(zé)任制。在單位內(nèi)要選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)進(jìn)行安全演習(xí)，增強(qiáng)管理人員的安全防火意識(shí)。

3.2樹立信息安全意識(shí)，確保檔案信息的安全性。

作為新時(shí)期的檔案安全管理人員必須要不斷完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升安全教育水平，在工作中必須要做到以下幾點(diǎn)：首先，要掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，了解病毒知識(shí)及其危害，同時(shí)也要了解導(dǎo)致信息安全事故所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，進(jìn)而提升在工作中的安全意識(shí)，養(yǎng)成良好的計(jì)算機(jī)使用習(xí)慣，定期維護(hù)病毒庫(kù)，在生活中注意保密，嚴(yán)守口令與密碼，減少被他人利用而導(dǎo)致信息丟失的情況，增加信息的安全性。其次，在人員發(fā)生變動(dòng)的情況下必須立即更新密碼設(shè)置。檔案行業(yè)人員流動(dòng)相對(duì)較大，一旦發(fā)生人員流動(dòng)，新的人員必須在第一時(shí)間進(jìn)行密碼與口令的更改，以免被人隨意侵入，導(dǎo)致危險(xiǎn)。再次，檔案室的計(jì)算機(jī)要實(shí)行專人專用制度。每人配備一臺(tái)計(jì)算機(jī)，自己對(duì)自己所分配的機(jī)器負(fù)責(zé)，同時(shí)要對(duì)計(jì)算機(jī)的使用作出明確的規(guī)定，嚴(yán)禁安裝不必要的軟件與游戲，減少病毒入侵的機(jī)會(huì)。最后，確保計(jì)算機(jī)使用的合理與合法性。

3.3加強(qiáng)對(duì)設(shè)施檢查制度的管理，保證設(shè)施的安全。

檔案館內(nèi)有電源線、網(wǎng)絡(luò)線、防盜系統(tǒng)線等，管線密布，各類電器設(shè)備多，而且用電量較大，使用時(shí)間集中，因此，必須要定期進(jìn)行檢查與維護(hù)，一旦發(fā)現(xiàn)問題必須第一時(shí)間做出處理。

3.4增強(qiáng)保存意識(shí)，避免原件丟失。

文字檔案都存在唯一性，但檔案的利用也是不可避免的，因此，在進(jìn)行檔案使用過(guò)程中盡量提供復(fù)印件，減少原件磨損的幾率，而電子文件則要做好異地備份工作。為保護(hù)電子檔案原件，在實(shí)際檔案管理工作過(guò)程中，通過(guò)對(duì)電子檔案的原件進(jìn)行復(fù)制，以復(fù)制件替代原件，對(duì)其進(jìn)行封存妥善保管。可以減少原件的日常磨損，進(jìn)而延長(zhǎng)其保存時(shí)間。

結(jié)束語(yǔ) 

綜上所述，我們不難看出，檔案安全管理問題看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際工作內(nèi)容繁瑣，多變，這就要求檔案管理人員要從自身、環(huán)境、制度等多方面共同著手進(jìn)行管理，加強(qiáng)建設(shè)，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)，完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化目標(biāo)，提高檔案管理的安全性。

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作者：于春玲 單位：黑龍江省科學(xué)院高技術(shù)研究院