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摘要：基層檔案管理機(jī)制的建立，對(duì)基層街道、地方高效管理有促進(jìn)作用，然而目前我國(guó)基層檔案管理工作的開展并不理想，檔案管理機(jī)制相對(duì)落后。本文從當(dāng)前基層檔案管理存在的問題出發(fā)，針對(duì)性提出相應(yīng)解決問題的措施，旨在為基層檔案管理者提供參考。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；檔案保密性；檔案管理信息系統(tǒng)

基層檔案由基本人事檔案和各項(xiàng)基層管理工作的過程資料組成，是我國(guó)公民個(gè)人發(fā)展的重要資料，同時(shí)也是基層工作展開的重要依據(jù)。加強(qiáng)基層檔案管理，有助于加強(qiáng)我國(guó)公民發(fā)展的公正公平，有效解決基層矛盾，促進(jìn)基層文明管理。因此做好基層檔案管理工作，是新時(shí)期基層工作開展的有效前提。

一、當(dāng)前基層檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識(shí)認(rèn)識(shí)不足

基層工作檔案是當(dāng)代個(gè)體以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)歷史發(fā)展的重要載體，檔案管理是一項(xiàng)專門的學(xué)科。隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，新生代群眾對(duì)體制認(rèn)識(shí)較為薄弱，對(duì)個(gè)人檔案的重視程度也逐漸減弱。此外，基層檔案收集整理的管理工作者，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)也具有局限性，導(dǎo)致檔案管理工作處于落后狀態(tài)。

（二）檔案信息采集不完整

基層部門對(duì)檔案認(rèn)識(shí)研究不深，使得基層檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致檔案收集整理歸檔的信息不對(duì)稱，檔案內(nèi)容缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，基層檔案分類不明晰，使檔案缺乏權(quán)威性和完整性，給基層管理工作帶來困擾。

（三）檔案管理分散化

基層管理的多頭管理，決定了基層檔案管理的分散化，比如轄區(qū)內(nèi)的企事業(yè)單位的人事檔案交由人事科收管，企事業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)、會(huì)議檔案交由秘書科收管，財(cái)務(wù)行政資料交由財(cái)務(wù)科收管。當(dāng)某企事業(yè)單位有調(diào)度檔案的需要時(shí)，匯總難度較大，不便于檔案的查閱，嚴(yán)重影響工作效率。

（四）檔案管理方式落后

目前大多基層檔案管理仍是以紙質(zhì)化收集存儲(chǔ)為主，檔案管理工作脫節(jié)于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于基層檔案的跨地區(qū)調(diào)度和審核有較大的滯緩性，嚴(yán)重影響了相關(guān)企事業(yè)單位的效率。比如刑事案件下的檔案調(diào)用需要檔案處理的及時(shí)性，但由于紙質(zhì)化檔案?jìng)鬏敃r(shí)間成本大，耽誤案件處理進(jìn)程。

（五）基層單位對(duì)檔案管理投入不足

基層檔案管理受經(jīng)費(fèi)因素影響，存儲(chǔ)場(chǎng)景和設(shè)施相對(duì)簡(jiǎn)單，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受場(chǎng)景環(huán)境、安全事故等因素的影響破損程度比較大，使得檔案缺失[1]。

二、如何做好基層檔案管理工作

（一）加強(qiáng)檔案管理的宣傳力度和基層人員管理

加大檔案管理的宣傳力度，需要擴(kuò)大檔案宣傳的范圍。檔案管理宣傳工作主要針對(duì)三類人群：1.基層檔案管理工作者。政府基層管理部門，將大部分資源應(yīng)用于轄區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，忽視了檔案管理工作，因此相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)樹立檔案管理意識(shí)，將檔案管理的實(shí)踐工作落于實(shí)處，加強(qiáng)對(duì)基層工作的調(diào)整和優(yōu)化力度，強(qiáng)化對(duì)基層檔案管理工作人員的要求和管理，嚴(yán)格按照檔案相關(guān)法規(guī)政策開展工作，提升檔案管理水平和工作態(tài)度，積極完成相關(guān)工作。2.轄區(qū)社會(huì)人群。檔案管理部門，應(yīng)針對(duì)企事業(yè)單位和社區(qū)定期開展檔案宣講活動(dòng)。加強(qiáng)企事業(yè)單位人事部門對(duì)員工檔案知識(shí)的普及，加強(qiáng)社區(qū)工作開展的資料收集,從而提高社會(huì)人群對(duì)人事檔案的重視程度，促進(jìn)其主動(dòng)補(bǔ)錄相關(guān)檔案，從而方便檔案管理工作的有效進(jìn)行。3.在校學(xué)生。檔案管理部門應(yīng)與轄區(qū)范圍內(nèi)的高校合作開展人事檔案課程。有助于學(xué)生在校期間即可明確人事檔案對(duì)其未來發(fā)展、福利待遇的影響，通過檔案相關(guān)課程，使學(xué)生畢業(yè)即可主動(dòng)進(jìn)行檔案追蹤和調(diào)動(dòng)，提高企業(yè)人事檔案管理工作的效率。

（二）開展檔案審核復(fù)查工作

檔案信息采集階段的不規(guī)范以及主客觀因素造成的檔案遺失，使得檔案室在檔資料信息不完整。針對(duì)這一現(xiàn)象，檔案管理部門應(yīng)開展一次全面的、大規(guī)模的檔案審核復(fù)查工作。在面對(duì)群眾開展工作前，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行自上而下的整改工作，根據(jù)相關(guān)人事政策法規(guī)，明確個(gè)人檔案中檔案收集的資料信息具體有哪些，并根據(jù)制定出的檔案內(nèi)容做出檔案審核復(fù)查的工作通知文件，文件包括各項(xiàng)資料對(duì)個(gè)人發(fā)展、待遇等的影響，以及工作開展的時(shí)間截點(diǎn)和相關(guān)資料的獲取辦法，從而全面服務(wù)人民群眾檔案復(fù)查工作；另外針對(duì)檔案管理工作人員，應(yīng)開展檔案管理工作的教育培訓(xùn)，提高其檔案管理工作的規(guī)范性和熟練性，確保在其展開復(fù)查收集工作時(shí)，可使復(fù)查工作無資料遺漏情況發(fā)生。面對(duì)人民群眾開展工作時(shí)，可通過片區(qū)管轄收集的方式，將收集工作落到基層部門上，由基層部門進(jìn)行收集和整理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成所轄片區(qū)的相關(guān)檔案收集工作，統(tǒng)一匯總上交由檔案監(jiān)管人員進(jìn)行檔案審核，并記錄遣回問題檔案，確保檔案復(fù)查工作的有效性[2]。

（三）檔案系統(tǒng)集中化管理

針對(duì)基層檔案的分散性管理，政府部門應(yīng)協(xié)助建立健全檔案集中化管理系統(tǒng)，使檔案管理工作程序化。建立適合轄區(qū)實(shí)際管理情況的科學(xué)合理的管理系統(tǒng)，建議相關(guān)部門可放棄原來按人事、財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)等按部門分類的檔案管理方式，變?yōu)榘礄n案資料分類的檔案管理方式，從而規(guī)整檔案管理部門的分類，合理配置各部門各崗位的職能，減少檔案管理部門無效的繁瑣的溝通，提高檔案補(bǔ)充、調(diào)度的靈活性，使檔案管理更具主動(dòng)性。另外應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的規(guī)范化，制定嚴(yán)格的考核制度，降低檔案資料遺漏的隱患。

（四）引進(jìn)電子平臺(tái)技術(shù)和高素質(zhì)人才

基層檔案管理部門應(yīng)充分調(diào)動(dòng)先進(jìn)思想，主動(dòng)利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)調(diào)整檔案管理方式。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，也推動(dòng)了管理技術(shù)的加強(qiáng)。檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合，可幫助檔案管理部門建立龐大的檔案信息資源庫(kù)，從而加強(qiáng)了各地區(qū)、各行業(yè)的檔案信息交流。檔案信息的錄入，使檔案管理形成紙質(zhì)化和網(wǎng)絡(luò)化的雙重保障，有效并提高了檔案的安全性?；鶎訖n案管理部門可通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建立轄區(qū)檔案管理平臺(tái)，通過官網(wǎng)、QQ咨詢等加強(qiáng)檔案管理部門與企事業(yè)單位、人民群眾的聯(lián)系，可通過不定期相關(guān)檔案貼士、檔案管理通知，提高檔案管理的黏性以及消息的流通性。利用平臺(tái)建立檔案管理評(píng)價(jià)機(jī)制，接收群眾對(duì)檔案管理的建議廣納諫言，使檔案管理更加人性化合理化，從而使檔案管理工作順利開展。檔案管理方式的變革，也相應(yīng)提高了對(duì)管理人員的素質(zhì)要求。不僅要求其對(duì)檔案管理制度的高度熟練，也對(duì)其信息化素質(zhì)有較高要求，因此相關(guān)部門需要針對(duì)性引進(jìn)高素質(zhì)人才，促使檔案管理信息化的發(fā)展。

（五）加大基層檔案管理的投入力度

檔案管理信息化發(fā)展以及高素質(zhì)水平管理人才的引進(jìn)，需要大量的資金和技術(shù)投入，因此政府應(yīng)加大對(duì)檔案管理事業(yè)的扶持，各地方政府確保有專門款項(xiàng)的投入，各基層單位也需將部分發(fā)展精力投入到檔案管理信息化建設(shè)上來，不斷維護(hù)并優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)，使檔案管理在不斷革新中適應(yīng)時(shí)展的需求，從而確保信息化檔案管理系統(tǒng)完整建立有效運(yùn)行；加大基層管理的投入力度，應(yīng)對(duì)基層檔案庫(kù)房進(jìn)行修整，檔案場(chǎng)景應(yīng)選擇通風(fēng)順暢、光亮干燥的地方，不應(yīng)是陰暗潮濕的地下室，定期檢查更新檔案室的相關(guān)安全設(shè)施和檔案裝訂工具，確保檔案室定時(shí)有專門人員進(jìn)行打掃檢查；除引進(jìn)高素質(zhì)人才外，應(yīng)加大管理部門的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)投入和檔案宣傳投入，不斷加強(qiáng)管理人員的檔案管理意識(shí)和思想道德意識(shí)，加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案保密信息和公開信息的準(zhǔn)確性分類，將檔案管理利于長(zhǎng)期發(fā)展中[3]。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理有其重要的歷史使命，隨著現(xiàn)代化信息科技的發(fā)展以及福利制度的建立健全，檔案管理制度也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展得以健全。利用先進(jìn)的信息管理技術(shù)和科學(xué)有效的管理機(jī)制，使基層檔案資料信息化、可視化，從而有效作用于社會(huì)制度的管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]王桂娥.簡(jiǎn)析基層檔案管理工作中存在的問題及解決對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)師,2019(11).

[2]趙冬梅.淺談如何做好基層事業(yè)單位檔案管理工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2019(33).

[3]韓冬麗.社區(qū)基層檔案管理工作探討[J].現(xiàn)代交際,2019(20).

作者:王娜 單位:濟(jì)寧市泗水縣濟(jì)河街道辦事處