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近年來，隨著國家對計量科技事業(yè)發(fā)展的重視與支持，計量發(fā)展已經(jīng)進入到黃金時期，計量作為當代社會的技術(shù)基礎(chǔ)之一，又是發(fā)展國民經(jīng)濟的重要支柱，被納入國家中長期發(fā)展綱要[1-2]。隨著國家對計量基礎(chǔ)設(shè)施投入的加大，高精度、多參量復(fù)雜環(huán)境計量實驗室建設(shè)給基建工程帶來巨大的挑戰(zhàn)?；椖康臋n案資料管理難度及重要性也日益增強?；n案不僅是記錄整個項目的原始依據(jù)，更是為基建工程今后的竣工驗收、交付使用、維護、管理、擴建等環(huán)節(jié)提供寶貴的數(shù)據(jù)參考[3]。因此，為了不斷加強基建工程檔案的管理工作，國家制定了相應(yīng)的政策和法律法規(guī)[4]。同時，隨著工程項目管理體質(zhì)的不斷完善，互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理工作中也起到了一定的推進作用。面對檔案資料來源愈加復(fù)雜，形式愈加多樣等形勢[5]，一些傳統(tǒng)的管理模式不斷面臨著新的問題與挑戰(zhàn)?；诖?，本文通過分析基建檔案工作存在的不足與問題，提出相應(yīng)的策略與方法。

一、基建檔案的定義

基建檔案是企事業(yè)單位、政府機關(guān)檔案管理中重要的組成部分。1988年，國家檔案局、國家計委4號文件對基建檔案下達了科學(xué)的定義，指出：“基本建設(shè)項目檔案資料是在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成（使用）全過程中形成的?！盵6]基建檔案數(shù)量龐大，涉及內(nèi)容廣泛，形式多樣，綜合性較強，具有原始性、周期性、完整性、專業(yè)性、現(xiàn)實性等特點[7]。工程建設(shè)中，按照項目建設(shè)工程進度所形成的資料分類，可以分為三個階段。分別是前期管理檔案，施工管理檔案和竣工管理檔案。前期管理檔案環(huán)節(jié)會產(chǎn)生可行性研究，包括可研報告、專家建議等文件。此外，還有設(shè)計文件以及日常工作產(chǎn)生的管理文件，包括會議紀要，請示、征地文件、拆遷文件等材料[8-9]。施工建設(shè)環(huán)節(jié)中會產(chǎn)生圖紙、安裝、裝飾裝修、模型、報表、開工、竣工報告、竣工驗收單等材料[10-11]。竣工管理檔案環(huán)節(jié)包括監(jiān)理檔案、單位驗收報告等材料。

二、基建檔案在項目的作用

1.提供真實、客觀的全過程建設(shè)信息和依據(jù)。一個完整的建設(shè)項目，從立項初始到竣工驗收直至交付使用這一過程，會產(chǎn)生包含文字資料、聲像資料以及圖紙資料等多種儲存方式載體，分別記錄項目立項開始、設(shè)計規(guī)劃、施工、竣工，以至維護、擴建等環(huán)節(jié)的真實、可靠的數(shù)據(jù)及相關(guān)事宜。提供建設(shè)項目各個階段完備的各項指標參數(shù)、性能標準、質(zhì)量把控體系等各項數(shù)據(jù)信息。這些信息為今后項目的管理使用維護方面提供寶貴的技術(shù)支持。2.凝結(jié)寶貴的信息資源，推動今后可持續(xù)發(fā)展。完整的基建檔案資料不僅為項目后期的變更、擴建乃至未來可能出現(xiàn)的二次建設(shè)和科學(xué)決策提供客觀、真實的信息支撐，以避免決策者作出盲目決定，造成資源浪費。良好的基建檔案建檔后會演變成一種管理形式，通過查閱以前的資料能夠?qū)Ξ敃r的項目所處條件、各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題以及解決方法有更清楚的認識，使決策者能夠更明確地將對其有用的知識運用到自己的建設(shè)管理中，取其精華，去其糟粕，提高對基建項目的管理能力，更好地應(yīng)用到新項目管理中。3.具有真實的法律效力。由于工程項目建設(shè)的特殊性，難免會涉及拆遷、征地等一系列復(fù)雜的社會問題，甚至?xí)婕胺杉m紛等系列事件。因此，收集相關(guān)用地許可、規(guī)劃許可等文件可作為一種法律依據(jù)，能夠在緊急時刻避免一些不必要的法律糾紛，減少互相推諉情況的發(fā)生。

三、基建項目資料管理存在的問題

1.缺乏對項目檔案資料管理工作的重視。在許多工程項目中，決策者存在著重施工把控，輕資料管理的問題，對建設(shè)項目檔案管理的重要性認識不足，為建設(shè)項目的后期管理及科學(xué)決策，造成不必要的障礙。此外，檔案管理人員若未對相應(yīng)的管理工作給予充分重視，則會造成資料在收集、保存和歸檔的過程中出現(xiàn)紕漏。如只重視紅頭文件，對于文件的附件及修改稿件不做保存；只重視紙質(zhì)材料的收集，未重視音頻、視頻或光盤等其他載體資料的收集，甚至對于涉密文件未按規(guī)定進行保存；同時，對于檔案的記錄工作粗心馬虎，出現(xiàn)日期不準確，字跡模糊，說明不到位等情況，易對后期的工作進行造成非常大的困擾。2.管理機制不健全。許多單位未對工程項目制定完善的管理機制，也未有一套完善的制度對工程的檔案資料進行把控，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案缺失、破損，甚至丟失等情況發(fā)生。同時，由于思想上對檔案資料管理工作認識不到位，造成檔案管理人員流動性大，檔案管理人員專業(yè)能力不足，不熟悉相關(guān)法律法規(guī)，未按一定的管理標準處理日常工作中對檔案的保存、歸檔、借閱、借出等工作。此外，針對現(xiàn)有檔案形式多種多樣的情況，項目應(yīng)針對不同載體制定相應(yīng)的管理辦法。若只重視紙質(zhì)材料的收集工作，長時間經(jīng)翻閱、挪動等不可控的行為會造成資料褪色、破損、丟失等情況發(fā)生，會對檔案管理工作造成不小的損失。3.缺乏對工作人員的培訓(xùn)。檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，許多單位對資料保管人員的資質(zhì)要求不高，甚至有些項目中的施工人員是兼職的，業(yè)務(wù)水平較低，缺乏相應(yīng)的管理理念以及相應(yīng)的專業(yè)能力。因此，后期的專業(yè)知識培訓(xùn)工作，就顯得非常重要。通過后期培訓(xùn)，可以提高檔案管理人員的專業(yè)能力，提高整個項目建設(shè)的科學(xué)管理水平。

四、提升基建項目資料管理的策略和方法

1.樹立科學(xué)有效的管理觀念，提高管理意識。在基建工程項目中，有些領(lǐng)導(dǎo)會產(chǎn)生“重建設(shè)，輕管理”的片面思想，將視線重點集中在工程施工環(huán)節(jié)上，對檔案管理關(guān)注較少，導(dǎo)致檔案工作在推進過程中受阻[12]。因此，領(lǐng)導(dǎo)和主管干部應(yīng)該從思想上加強基建檔案的管理工作意識，定期組織學(xué)習(xí)輔導(dǎo)班，開展相關(guān)人員專業(yè)培訓(xùn)工作，提高項目建設(shè)管理人員的檔案管理意識，形成人人參與項目管理，重視檔案留存的良好建設(shè)秩序。同時，在日常辦公中，嚴格執(zhí)行管理制度，做好監(jiān)督和管理兩方面的工作。2.建立完善管理制度，提高歸檔效率。工程建設(shè)項目應(yīng)結(jié)合項目特點及國家對檔案規(guī)定的相應(yīng)法律法規(guī)制定完善的檔案管理制度，明確管理職責，領(lǐng)導(dǎo)組織人員，以及明確各工作人員職責內(nèi)容，確保各環(huán)節(jié)工作銜接到位。制度中要求的工作內(nèi)容，應(yīng)當嚴格執(zhí)行。對于各類文件應(yīng)當在保存完好的前提下，進行科學(xué)的分類歸檔，使檔案管理與各項標準相一致，確保各項工程檔案資料齊全、完整、系統(tǒng)。同時，保證檔案收集與工程進度相一致，結(jié)合施工合同，通過制度與合同雙重手段建立工程和檔案同步實施的管理機制[13]。3.加強專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理具有專業(yè)性高，綜合性強等特點，因此，應(yīng)定期組織檔案管理人員的培訓(xùn)教育，明確檔案管理要求，增強檔案管理人員工作意識，使人員熟知國家、行業(yè)對檔案的各項要求。近年來，隨著檔案管理方法逐漸走向科學(xué)化、系統(tǒng)化，作為管理檔案的工作人員應(yīng)當時刻把握檔案學(xué)習(xí)的前沿知識，接觸先進的管理思想，注重新技術(shù)、新方法的學(xué)習(xí)與積累。4.落實檔案資料管理責任制。檔案管理工作是一項細致認真、科學(xué)務(wù)實、分類嚴謹?shù)墓ぷ鳌Ｒ虼?，要求檔案管理人員具有強烈的責任意識、科學(xué)的管理能力、甘于寂寞的奉獻精神，通過不斷實踐探索，重視過程管理，從而落實檔案管理工作中各環(huán)節(jié)的管理責任。此外，管理辦法也應(yīng)對工作環(huán)節(jié)中包括資料收集、分發(fā)、查閱等明確責任制，做到專人專管，責任到人。一旦出現(xiàn)問題，能夠迅速找到源頭，解決問題。5.提升硬件管理標準，探索先進管理技術(shù)。對于檔案管理方面，應(yīng)適當加大投入，優(yōu)化管理模式，提高工作的質(zhì)量與效率。具體到配備必要的辦公用品，包括檔案盒、光盤、錄音筆、信封等。引進先進的辦公設(shè)施，尤其對于涉密文件應(yīng)配備相應(yīng)的保密柜，并由專人專門負責。一方面，重視檔案工作的收集環(huán)節(jié)，力求覆蓋整個工程項目的立項、施工、監(jiān)理、變更洽商、竣工驗收以至交付使用維護管理層面的資料的收集，確保檔案的完整性。一方面，提升對于檔案的整理、保存、歸檔等方面的工作水平，不斷學(xué)習(xí)和探索更加有效、科學(xué)的管理技術(shù)?，F(xiàn)如今，檔案管理不再僅限于紙質(zhì)材料的保存，電子版檔案管理占比也日益提高。結(jié)合信息檢索功能，探索對電子歸檔管理系統(tǒng)的建立，使包括文字、聲像等資料傳輸網(wǎng)絡(luò)化，建立數(shù)字基建檔案，實現(xiàn)動態(tài)化管理，樹立檔案的保障體系，使檔案管理工作變得更加高效、便捷，做到雙重保管機制，安全可靠。基建檔案作為工程項目規(guī)劃和管理的重要組成部分，記錄著一個項目從開始到結(jié)束的所有資料，對于項目的建設(shè)速度、成本以至未來的維護管理起到至關(guān)重要的作用。同時，對于其他項目也具有較大的借鑒價值和參考意義。因此，不論是項目領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員都應(yīng)當給予充分重視，認真履行各項職責，不斷接觸新思想，學(xué)習(xí)新技術(shù)，將更好的方法應(yīng)用到檔案管理當中，在收集、整理、歸檔資料的環(huán)節(jié)中充分發(fā)揮工作的積極性和主動性。做好檔案的管理工作，力求檔案資料的完整、真實，在實踐中不斷探索基建資料管理的新模式，新方法，努力使檔案資料管理工作更科學(xué)化、規(guī)范化。

作者:王涵 張軍歌 廣浩 單位:中國計量科學(xué)研究院