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【摘要】電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化是我國高校檔案管理方式的發(fā)展趨勢，可以大幅提高檔案處理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理共享化、服務(wù)化。本文分析了高校檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)的主要內(nèi)容，并對其科學(xué)規(guī)劃和創(chuàng)新路徑進(jìn)行了簡要探討。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理；科學(xué)規(guī)劃；創(chuàng)新路徑

高校檔案是在校師生信息、校園行政管理、校外溝通合作、校園活動與校園文化的集合體。目前，我國高校檔案正在經(jīng)歷數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的創(chuàng)新，電子文檔逐步代替紙質(zhì)文檔，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息庫逐步代替檔案室，網(wǎng)頁索引、數(shù)字操作逐步代替人工查找、歸檔，極大地提高了工作效率，減輕了檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)。在實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的過程中，離不開對檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃與路徑創(chuàng)新。

一、高校檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)的內(nèi)容

基礎(chǔ)建設(shè)是管理工作的物質(zhì)前提與執(zhí)行保障，需要從頂層設(shè)計(jì)上進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。高校檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)包括：對舊有的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子文檔的收集、存儲體系，以及建立數(shù)字化檔案資源數(shù)據(jù)庫。高校檔案的信息化過程覆蓋面很廣，不僅針對新收集的信息，還需要整合舊有的館藏檔案。由于多數(shù)館藏檔案是紙質(zhì)文件，對其進(jìn)行掃描不僅效率高，而且能較好地保存舊有檔案的原始面貌。掃描后的舊檔案將被及時儲存到檔案資源數(shù)據(jù)庫中。辦公自動化、信息化，使傳統(tǒng)紙質(zhì)、手寫檔案的使用比重慢慢降低，電子文檔和網(wǎng)絡(luò)傳輸成為主流，電子文檔收集、存儲體系能將高校的日常文檔直接傳輸?shù)綑n案資源數(shù)據(jù)庫，是對文檔進(jìn)行直接處理的數(shù)字化管理路徑。檔案資源數(shù)據(jù)庫是高校檔案的數(shù)據(jù)化存儲集成，是高校檔案信息的總和。通過目錄、搜索引擎等工具不僅有助于學(xué)校師生實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化共享，還可以更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)職能。這需要高校具備獨(dú)立的信息儲存設(shè)備、信息處理技術(shù)和信息服務(wù)能力。

二、高校檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃

高校檔案管理體系的建成需要逐步、全面的基礎(chǔ)建設(shè)，而基礎(chǔ)建設(shè)需要科學(xué)的規(guī)劃來制定建設(shè)工作的主次、步驟。

（一）形成信息化檔案管理觀念。信息化的檔案管理不是碎片、割裂的，而是整體、協(xié)調(diào)的。很多高校的檔案信息化建設(shè)只局限在某些簡單領(lǐng)域，缺乏應(yīng)有的整體觀念。這需要各高校從規(guī)劃層面對檔案信息化樹立正確認(rèn)識，認(rèn)識檔案信息化的必然趨勢，組織檔案管理工作者進(jìn)行技能培訓(xùn)，并向各部門普及檔案信息化概念，推動各部門進(jìn)行檔案資源共享與合作，從而為跨部門、跨領(lǐng)域的管理合作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）對檔案管理提供人、物力支持。檔案信息化管理需要專業(yè)的信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)和單獨(dú)部門進(jìn)行操作、維護(hù)，這需要各高校成立、組織專業(yè)的檔案信息管理部門，積極招納、培養(yǎng)信息技術(shù)人才，形成相關(guān)人才管理、獎懲辦法。此外，校方還要提供相應(yīng)的物資支持，因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)需要大量電子設(shè)備以及獨(dú)立的運(yùn)行空間，而信息設(shè)備的日常維護(hù)、耗材更替都需要持續(xù)不斷的物資保障和后勤補(bǔ)給，如網(wǎng)絡(luò)、電力的合理分配。

（三）建立規(guī)范的檔案管理體系。高校檔案管理系統(tǒng)必須能夠兼容全校的檔案信息格式，才能夠保證全校資源的有效共享、交接，這就需要在全校范圍內(nèi)制定規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，從檔案格式、平臺參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)鏈接等方面確保學(xué)校檔案體系的格式自洽。同時，高校還要與政府教育部門以及其他學(xué)校進(jìn)行充分溝通，盡快建成社會通用的教育檔案信息平臺，實(shí)現(xiàn)教育信息的全社會共享。

三、高校檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)的創(chuàng)新路徑

高校檔案管理的信息化建設(shè)是我國信息化進(jìn)程的重要體現(xiàn)，由于高校檔案的重要性、復(fù)雜性、公正性特點(diǎn)，其檔案管理制度的建設(shè)不應(yīng)簡單照搬其他社會單位，而應(yīng)結(jié)合各高校的自身特點(diǎn)進(jìn)行針對、有效的建設(shè)路徑上的創(chuàng)新，探索出符合我國高校特點(diǎn)的檔案管理體系。

（一）“大數(shù)據(jù)”思維助推高校檔案應(yīng)用?！按髷?shù)據(jù)”思維是目前非常流行的信息收集、分析、處理觀念，在當(dāng)今社會生活的方方面面都扮演著重要作用?！按髷?shù)據(jù)”通過對大量數(shù)據(jù)的積累收集，結(jié)合相應(yīng)模型理論，通過精準(zhǔn)的分析計(jì)算，推導(dǎo)出某一現(xiàn)象的根本原因、某一領(lǐng)域的發(fā)展趨勢，以及某一群體的行為特征。這種方法可以用來進(jìn)行高校的檔案管理，從而使學(xué)?？梢愿鶕?jù)校內(nèi)真實(shí)狀況，主動地引導(dǎo)、參與學(xué)校的管理工作。如對學(xué)生考勤檔案進(jìn)行分析，得出缺勤、缺課原因，從而有針對性的進(jìn)行輔導(dǎo)、溝通和限制。

（二）“人工智能”實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)轉(zhuǎn)向。除了“大數(shù)據(jù)”，“人工智能”也是目前信息技術(shù)的創(chuàng)新亮點(diǎn)。利用“人工智能”的自主性、穩(wěn)定性、準(zhǔn)確性，學(xué)?？梢宰灾鏖_發(fā)各種軟件或網(wǎng)頁，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)行政工作的簡化、學(xué)籍成績的管理，還可以開發(fā)學(xué)生日常生活的服務(wù)客戶端等，一方面可以提高高校的工作效率，一方面還可以更好地為在校師生服務(wù)。

四、總結(jié)

高校檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，需要進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃與管理路徑的創(chuàng)新。因此，各高校需要做好觀念認(rèn)識、人力物資、管理體系三方面的科學(xué)布局，并結(jié)合自身特點(diǎn)，充分利用“大數(shù)據(jù)”、“人工智能”等創(chuàng)新手段，豐富高校檔案的管理路徑，從而為高校的檔案信息建設(shè)打好基礎(chǔ)。

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作者:李瑩